Konkurransegrunnlag. Anskaffelsessak Innbydelse til åpen anbudskonkurranse. Kantine- og kjøkkenutstyr til kommunene på Øvre Romerike

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Anskaffelsessak Innbydelse til åpen anbudskonkurranse Kantine- og kjøkkenutstyr til kommunene på Øvre Romerike For 2 år med opsjonsmuligheter for 1+1 år Fra Doffin id:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: INNBYDELSE INNBYDELSE OPPDRAGSGIVERS REPRESENTANT OG TILLEGGSOPPLYSNINGER ROLLER ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID LEVERANSENS OMFANG...4 KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV KRAV TIL TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER TREDJEMANNS RESSURSER VED OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAVENE...6 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN DOFFIN OFFENTLIG INNSYN RAMMEAVTALE, AVTALENS LENGDE FORBEHOLD/AVVIK PRIS ERSTATNINGSVARER OG NYE VARER VAREKATALOG OG PRISLISTER RETURORDNING FOR EMBALLASJE OG LIGNENDE KONTRAKTSBESTEMMELSER KONTRAKTSVILKÅR ELEKTRONISK SAMHANDLING (E-HANDEL) MILJØKRAV VEDSTÅELSESFRIST OG SPRÅK INNLEVERING OG INNLEVERINGSSTED INNLEVERINGSFRIST TILBUDSÅPNING HABILITET TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD...8 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING...8 Konkurransegrunnlag Side 2 av 11

3 Vedlegg VEDLEGG 1 VEDLEGG 2 VEDLEGG 3 VEDLEGG 4 VEDLEGG 5 SJEKKLISTE KONTRAKTBESTEMMELSER FOR ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID (EGET VEDLEGG) PRISSKJEMA (EGET VEDLEGG) AVTALE OM ELEKTRONISK SAMHANDLING (EGET VEDLEGG) OVERSIKT LEVERINGSSTEDER Konkurransegrunnlag Side 3 av 11

4 INNBYDELSE 1 Innbydelse Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med kantine- og kjøkkenutstyr til kommunene på Øvre Romerike. Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Ajourførte endringer pr.1. juli Denne anskaffelsen er over EØS terskelverdiene. 2 Oppdragsgivers representant og tilleggsopplysninger Navn: Beate Eriksen Postadresse: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Tunvegen 17, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Telefon: E-post beate.eriksen@orik.no All kommunikasjon av administrativ og faglig art i anbudsperioden skal føres mot faste kontaktpersoner. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers representant. Spørsmål til konkurranse må være ØRIK i hende senest 10 dager før tilbudsfristen. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Oppdragsgiver samler opp skriftlige stilte spørsmål og svarer samlet til samtlige deltakere. 3 Roller I dette dokumentet med tilhørende vedlegg benyttes følgende begreper: Tilbyder = tilbyder. Kontraktspart = Leverandørens kontraktspart (ØRIK). ØRIK = Øvre Romerike innkjøpssamarbeid Oppdragsgiver = Den som bestiller kantine- og kjøkkenutstyr iht denne anskaffelsen 4 Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid ØRIK er et forpliktende samarbeid mellom kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Gjennom ØRIK skal disse kommunene så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler for varer og tjenester. Kommunene som inngår i ØRIK kjøper på årsbasis varer og tjenester for ca millioner kroner til ca innbyggere. Anskaffelsene omfatter tjenesteproduksjonsleveranser, strukturelle investeringer og innsatsfaktorer til egen tjenesteproduksjon. De operative anskaffelsene er i stor grad desentralisert til virksomhetene i den enkelte kommune. De sentrale rammekontraktene, gjennom ØRIK, er gjensidig bindende og skal sikre at aktørene gjennomgår anskaffelsesaktivitetene på en profesjonell måte. Forretningsmessige og anskaffelsesfaglige prinsipper, likebehandling, konkurranse og åpenhet skal prege ØRIKs anskaffelsesarbeid. 5 Leveransens omfang ØRIK innbyr til anbudskonkurranse, for levering av kantine- og kjøkkenutstyr til kommunene: Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Volum var for 2014 ca. kr NOK. Volumet vil være avhengig av oppdragsgivernes budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer og det historiske kjøpsvolumet må derfor kun oppfattes som veiledende. Konkurransegrunnlag Side 4 av 11

5 Tilbyder er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransen ellers er i samsvar med bestillingen fra bruker. Tilbyder er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. KVALIFIKASJONSKRAV 6 Generelt om kvalifikasjonskrav Det stilles krav til tilbydernes tekniske kvalifikasjoner, samt juridiske, finansielle og økonomiske stilling. Tilbydernes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene, som vil bli evaluert. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen: 7 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Tilbyderen skal være lovlig etablert foretak. Type attester Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Med skatteattest menes elektronisk bestilt attest for skatt og merverdiavgift fra altinn.no (RF-1316) For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attest fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Norske selskaper: Firmaattest fra Foretaksregisteret. Utenlandske selskaper: Dokumentasjon på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor tilbyderen er etablert 8 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Alternativt kan siste års regnskap vedlegges. 9 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal gi en kortfattet beskrivelse av sin organisasjon. Gi en kortfattet beskrivelse av organisasjonen. Konkurransegrunnlag Side 5 av 11

6 10 Tredjemanns ressurser ved oppfyllelse av kvalifikasjonskravene Dersom en tilbyder viser til tredjemanns ressurser for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må det foreligge dokumentasjon på at tilbyderen har rådighet over ressursene ved en eventuell gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjon kan f.eks. være en forpliktelseserklæring fra tredjemann om at han vil stille ressurser til rådighet for denne rammeavtalen. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 11 Doffin ØRIK vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra tilbyderne. Tilbyder som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av ØRIK. Tilbydere som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 12 Offentlig innsyn Lov nr.16:: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentliglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta). Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder om å vedlegge en sladdet versjon av tilbudet (må merkes sladdet tilbud). For hver sladding som gjøres i tilbudet, skal det oppgis en begrunnelse for hvorfor tilbyder mener opplysningen er å anse som en forretningshemmelighet. ØRIK kan overprøve tilbyderens sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 taushetsbelagte opplysninger. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser, men det kan gis innsyn i totalprisen hvis denne ikke kan regnes tilbake til delpriser/enhetspriser. 13 Rammeavtale, avtalens lengde For oppdragsgiver skal det inngås en avtale med tilbyder på 2 år. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å utløse opsjon for år, til sammen maksimalt fire år. Varsel om utløsning av opsjon vil gis i forkant av avtalens utløp. 14 Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold/avvik mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold/avvik vil bli avvist. Ved ikke vesentlige forbehold/avvik foreligger det en avvisningsrett. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at ØRIK kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyderen. 15 Pris Prisene skal oppgis i nettopriser per prisenhet eksklusiv merverdiavgift. Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være medtatt, dvs. alle andre avgifter, ekspedisjonsog faktureringsgebyr, transport/frakt, emballasje, eventuell brutt forpakning, nødvendig oppfølging og lignende. Priser skal oppgis i den rekkefølge og den enhet det er forespurt på. Alle priser skal oppgis i norske kroner eksklusiv merverdiavgift. Konkurransegrunnlag Side 6 av 11

7 Tilbudet til Oppdragsgiver skal derfor baseres på følgende: Nettopriser per prisenhet i henhold til vedlagt prisskjema En spesifikk rabatt på resten av sortimentet 16 Erstatningsvarer og nye varer Tilbyder skal uoppfordret tilby oppdragsgiver erstatningsprodukt der varen er utsolgt. Ved erstatningsvarer skal tilbyder før leveransen skjer informere bestiller om dette. Nye varer til erstatning for varer som utgår av tilbyders sortiment, kan etter oppdragsgivers godkjenning innlemmes av Tilbyder i avtalen i løpet av avtaleperioden. 17 Varekatalog og prislister Det skal utarbeides en spesifikk varekatalog for oppdragsgiver før avtaleimplementering. Varekatalogen skal kun inneholde prisliste og informasjon om varer som er omfattet av avtalen. Minimum halvårlig skal det utarbeides papir- og elektronisk oppdatert varekatalog og prisliste som skal distribueres av leverandør til oppdragsgiver uten kostnad for denne. 18 Returordning for emballasje og lignende Tilbyder bes i sitt tilbud om å informere om hvilke returordninger for emballasje som kan tilbys kommunenes leveringssteder. Hvis norsk tilbyder (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktinngåelse fremlegges dokumentasjon for at tilbyderen er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende ordning). 19 Kontraktsbestemmelser For oppdraget gjelder kontraktsvilkårene som angitt i vedlegg 2. Leverandøren skal kunne levere oppdragsgiver statistikker som beskrevet i vedlegg 2. Statistikken leveres på e-post i MS Excel versjon. 20 Kontraktsvilkår elektronisk samhandling (e-handel). Oppdragsgiver benytter/skal benytte et elektronisk bestillingssystem til å gjennomføre avrop / bestilling fra avtalen. For en nærmere beskrivelse av muligheter for elektronisk samhandling herunder EHF formatene, aksesspunkter og E-handelsplattformen, henvises det til nettstedet Leverandører på denne avtalen forplikter å tilgjengeliggjøre sitt avtalesortiment i henhold til de krav og frister som er angitt i bilag 4 (samhandlingsavtalen). 21 Miljøkrav Oppdragsgiver arbeider for at det skal brukes miljøvennlige produkter. Tilbyderne bør derfor kunne tilby et bredt spekter av slike produkter. Emballasjen som benyttes skal være resirkulerbar. 22 Vedståelsesfrist og språk Tilbyder er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud 5 måneder regnet fra innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres på norsk. 23 Innlevering og innleveringssted Tilbudet skal leveres i følgende formater: En 1 kopi i papirformat. Tilbudet må ikke bindes inn slik at det vanskeliggjør kopiering. Denne kopien er gjeldende dersom det er uoverensstemmelse mellom tilbudene. En 1 komplett kopi i PDF format på minnebrikke. Den elektroniske kopien skal leveres i 1 fil. Prisdokumentet skal i tillegg legges ved i Excel format. 1 sladdet, elektronisk versjon dersom tilbudet inneholder sensitiv informasjon eller forretningshemmeligheter. Tilbudet skal innleveres datert og underskrevet i en nøytral lukket konvolutt merket Kantineog kjøkkenutstyr. Konkurransegrunnlag Side 7 av 11

8 Tilbud kan leveres og sendes per post til: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid v/beate Eriksen Tunvegen 17 Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Tilbud må leveres i tidsrommet til 15.00, tilbud som ønskes innlevert utenfor dette tidsrom må avtales med den enkelte saksbehandler. Tilbud legges i egen låst kasse merket Innlevering av tilbud i gangen ved våre kontorer. De som ønsker kan be om kvittering. Vi får post hver dag kl tilbydere må ta hensyn til dette ved innlevering. Det er ikke adgang til å oversende tilbud via e-post. Som en del av tilbudet skal det medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Dersom tilbudet gis i form av en datautskrift har tilbyderen risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget. Veibeskrivelse: Du finner oss i Gamle posthuset på Tunet på Sør- Gardermoen Kultur og Næringspark. Ta av fra E6 til Gardermoen (Oslo Lufthavn). Følg E16 og ta av mot Hønefoss / Nannestad. Ta til høyre i 3. rundkjøring mot Clarion Hotel (Sør Gardermoen N) Til høyre i neste rundkjøring. Så 1. til venstre (skilt "Tunet"). Følg veien inn til rødt avlangt hus, "Posthuset" inngang syd. 24 Innleveringsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbydere vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 26 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 28 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 29 Avlysning av konkurransen ØRIK forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. ØRIK kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 30 Tildelingskriterier og evaluering Tildelingen skjer på basis av laveste pris. Tildelingskriterium Vekting % Pris 100 % Konkurransegrunnlag Side 8 av 11

9 Vedlegg 1 SJEKKLISTE MÅ INNSENDES Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid V/Beate Eriksen Tunvegen 17, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Dato: TILBUD KANTINE- OG KJØKKENUTSTYR TIL KOMMUNENE PÅ ØVRE ROMERIKE Undertegnede bekrefter herved at jeg på vegne av: har gått nøye gjennom dokumentene som grunnlag for tilbud på ovennevnte, og bekrefter at tilbudet er i henhold til kravene i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Forbehold/avvik: Andre forbehold enn her nevnt tas det ikke hensyn til. Forbehold/avvik: Sjekkliste for tilbud Vedlegg nevnt i første kolonne er vedlegg i konkurransegrunnlaget. Tilbyders vedlegg nevnt i siste kolonne vil vi ha lagt i den rekkefølge her er nevnt Følgende dokumenter skal leveres med tilbudet: Tildelingskriterium: Konkurransegrunnlag Side 9 av 11 Tilbyders vedlegg Pris Ja nr: Er prisskjema, vedlegg 3 utfylt og vedlagt? 2 Kvalifikasjonskrav: Attester: Er attest for skatt og merverdiavgift vedlagt? 3 Annet: Er firmaattest vedlagt? 3 Er kreditrating eller siste godkjente årsregnskap vedlagt? 3 Krav til tilbyders tekniske kvalifikasjoner: Ja Vedlegg nr: Er kort beskrivelse av leverandørs organisasjon vedlagt? 3 Offentlig innsyn (taushetsbelagte opplysninger) Har tilbyder opplysninger som anses som forretningshemmeligheter i tilbudet? Ja Ja Ja Nei

10 Hvis ja, er et ekstra tilbudssett (sladdet) vedlagt tilbudet? De enkelte punktene som er sladdet må begrunnes. Kravspesifikasjonen: Er kravspesifikasjonen lest og akseptert? Kontraktsbestemmelser: Er kontraktbestemmelsene i vedlegg 2 akseptert? Videre bekrefter vi i henhold til kravet i konkurransegrunnlaget opprettholder tilbudet 5 måneder fra innleveringsfristen. Ja Ja Nei Nei Tilbyders navn: Tilbyders post/besøksadresse: Tilbyders kontaktperson: Telefon: Telefon mobil: Alle henvendelser fra oppdragsgiver skal gå til følgende E-post adresse: Sted / Dato: Forpliktende signatur: Konkurransegrunnlag Side 10 av 11

11 Vedlegg 5 LEVERINGSSTEDER ØVRE ROMERIKE Kundenavn Eidsvoll kommune VILBERG HELSETUN BADET KULTURTUN KJ. PÅLSEJORDET BOSENTER GLABAKK AKTIVITETSSENTER SFO VILBERG SKOLE Hurdal kommune HURDAL SYKEHJEM Nes kommune NES SYKEHJEM KJØKKEN LEIRVEGEN BOSENTER KANTINE HT-LEIRVEGEN BOSENTER RUNNITUNET KANTINE NES ELDRESENTER NES RÅDHUS Gjerdrum kommune GJERDRUM KOMMUNE Nannestad kommune NANNESTAD PLEIE- OG OMSORGSSENTER NANNESTAD KOMMUNE CAFEEN Ullensaker kommune GYSTADMYRA BO & AKT.SENTER GJESTAD KAFE KLØFTA BO OG AKTIVITETSSENTER, Hellen kafe GYSTADMYRA BO&AKT.SENT. KANTINE ADRESSE, POSTNR/POSTSTED Helge Neumannsvei Eidsvoll Eidsvollbakken Eidsvoll Nina Paulsens vei Dal Gladbakkveien Råholt Tynsåkvegen 2, 2080 Eidsvoll Doktorveien, 2090 Hurdal Hagaskogveien 19, 2150 Årnes Leirveien 4c, 2150 Årnes Leirveien 4, 2150 Årnes Runnitunet 5, 2150 Årnes Skolegata 8, 2150 Årnes Rådhusgata 2, 2150 Årnes Bo og behandlingsenter, Gjerdrum Mikkel Revs veg 2, 2030 Nannestad Myrveien 73, 2050 Jessheim Dølivn.5, 2050 Jessheim Hellenveien 10, 2040 Kløfta Myrveien 73, 2050 Jessheim Konkurransegrunnlag Side 11 av 11