Konkurransegrunnlag. Anskaffelsessak Innbydelse til åpen anbudskonkurranse. Doffin id:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Anskaffelsessak Innbydelse til åpen anbudskonkurranse Rammeavtale på låsesmedarbeider For 2 år med opsjonsmuligheter for 1+1 år Doffin id:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: INNBYDELSE INNBYDELSE OPPDRAGSGIVERS REPRESENTANT OG TILLEGGSOPPLYSNINGER ROLLER ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID LEVERANSENS OMFANG...4 KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV KRAV TIL TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER TREDJEMANNS RESSURSER VED OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAVENE...6 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN DOFFIN OFFENTLIG INNSYN LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR I OFFENTLIGE KONTRAKTER RAMMEAVTALE, AVTALENS LENGDE RAMMEAVTALE MED FLERE LEVERANDØRER FORBEHOLD/AVVIK PRIS KONTRAKTBESTEMMELSER KONTRAKTSVILKÅR ELEKTRONISK SAMHANDLING (E-HANDEL) VEDSTÅELSESFRIST OG SPRÅK INNLEVERING OG INNLEVERINGSSTED INNLEVERINGSFRIST TILBUDSÅPNING HABILITET TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD...9 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER...9 Konkurransegrunnlag Side 2 av 10

3 Vedlegg: VEDLEGG 1 VEDLEGG 2 VEDLEGG 3 VEDLEGG 4 VEDLEGG 5 VEDLEGG 6 VEDLEGG 7 SJEKKLISTE KONTRAKTBESTEMMELSER FOR ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID KRAVSPESIFIKASJON PRISSKJEMA HMS-ERKLÆRING AVTALE OM ELEKTRONISK SAMHANDLING MÅ BESVARES AV LEVERANDØREN Konkurransegrunnlag Side 3 av 10

4 INNBYDELSE 1 Innbydelse Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med rammeavtale på låsesmed til kommunene på Øvre Romerike. Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Ajourførte endringer pr.1. juli Denne anskaffelsen er over EØS terskelverdiene. 2 Oppdragsgivers representant og tilleggsopplysninger Navn: Tove Haarberg Postadresse: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Tunvegen 17, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark, 2060 Gardermoen Telefon: E-post tove.haarberg@orik.no All kommunikasjon av administrativ og faglig art i anbudsperioden skal føres mot faste kontaktpersoner. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver representant. Spørsmål til konkurranse må være ØRIK i hende senest 10 dager før tilbudsfristen. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Oppdragsgiver samler opp skriftlige stilte spørsmål og svarer samlet til samtlige deltakere. 3 Roller I dette dokumentet med tilhørende vedlegg benyttes følgende begreper: Tilbyder = tilbyder. Kontraktspart = Leverandørens kontraktspart (ØRIK). ØRIK = Øvre Romerike innkjøpssamarbeid. Oppdragsgiver = Den som bestiller låsesmedtjenester iht denne anskaffelsen. 4 Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid ØRIK er et forpliktende samarbeid mellom kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Gjennom ØRIK skal disse kommunene så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler for varer og tjenester. Kommunene som inngår i ØRIK kjøper på årsbasis varer og tjenester for ca millioner kroner, til ca innbyggere. Anskaffelsene omfatter tjenesteproduksjonsleveranser, strukturelle investeringer og innsatsfaktorer til egen tjenesteproduksjon. De operative anskaffelsene er i stor grad desentralisert til virksomhetene i den enkelte kommune. De sentrale rammekontraktene, gjennom ØRIK, er gjensidig bindende og skal sikre at aktørene gjennomgår anskaffelsesaktivitetene på en profesjonell måte. Forretningsmessige og anskaffelsesfaglige prinsipper, likebehandling, konkurranse og åpenhet skal prege ØRIKs anskaffelsesarbeid. 5 Leveransens omfang Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid innbyr til anbudskonkurranse, på rammeavtale for levering av låsesmed til kommunene: Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Kommunene har et volum for 2014 på 1.8 millioner eks. mva. Konkurransegrunnlag Side 4 av 10

5 Volumet vil være avhengig av oppdragsgivernes budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer og det historiske kjøpsvolumet må derfor kun oppfattes som veiledende. Tilbyder er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransens ellers er i samsvar med bestillingen fra bruker. Tilbyder er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. KVALIFIKASJONSKRAV 6 Generelt om kvalifikasjonskrav Det stilles krav til tilbydernes tekniske kvalifikasjoner, samt juridisk, finansielle og økonomiske stilling. Tilbydernes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene, som vil bli evaluert. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen: 7 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav Type attester Leverandøren skal ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Tilbyder plikter å følge lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Tilbyder og dennes underleverandør skal være lovlig etablerte foretak Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Med skatteattest menes elektronisk bestilt attest for skatt og merverdiavgift fra altinn.no (RF-1316) For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attest fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring. Benytt gjerne vedlagte mal (vedlegg 5) Norske selskaper og enkeltmannsforetak.: Firmaattest fra Brønnøysundregisteret Utenlandske selskaper: Dokumentasjon på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor tilbyder er etablert. Konkurransegrunnlag Side 5 av 10

6 8 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og dennes underleverandører skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. 9 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Kredittvurdering, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Alternativt kan siste års revisorgodkjente regnskap vedlegges. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Tilbyder skal kunne dokumentere at de arbeider etter gjeldende regler og forskrifter for lås og beslag, og at arbeidet utføres etter høy faglig standard. Kort beskrivelse av tilsvarende tidligere gjennomførte oppdrag. Tilbyder skal dokumentere medlemskap i foreningen Norske Låsesmeder. Dersom tilbyder ikke er medlem, må tilbyder dokumentere hvordan følgende punkter blir oppfylt: firmaet drives etter god forretningsskikk gjeldende regler og forskrifter for lås og beslag blir fulgt arbeidet utføres etter høy faglig standard låsesmeden gir sikring etter det enkelte behov 10 Tredjemanns ressurser ved oppfyllelse av kvalifikasjonskravene Dersom en tilbyder viser til tredjemanns ressurser for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må det foreligge dokumentasjon på at tilbyderen har rådighet over ressursene ved en eventuell gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjon kan f.eks. være en forpliktelseserklæring fra tredjemann om at han vil stille ressurser til rådighet for denne rammeavtalen. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 11 Doffin ØRIK vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra tilbyderne. Tilbyder som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av ØRIK. Tilbydere som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 12 Offentlig innsyn Lov nr.16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentliglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta). Dokumentasjon i forbindelse med offentlige Konkurransegrunnlag Side 6 av 10

7 anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder om å vedlegge en sladdet versjon av tilbudet (må merkes sladdet tilbud). For hver sladding som gjøres i tilbudet, skal det oppgis en begrunnelse for hvorfor tilbyder mener opplysningen er å anse som en forretningshemmelighet. ØRIK kan overprøve tilbyderens sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 taushetsbelagte opplysninger. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser, men det kan gis innsyn i totalprisen hvis denne ikke kan regnes tilbake til delpriser/enhetspriser. 13 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter skal bidra til å forhindre «sosial dumping» ved at forskriften pålegger offentlige oppdragsgivere å sikre at ansatte hos leverandøren/underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende regler. 14 Rammeavtale, avtalens lengde For oppdragsgiver skal det inngås en avtale med tilbyder på 2 år. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å utløse opsjon for år, til sammen maksimalt fire år. Varsel om utløsning av opsjon vil gis i forkant av avtalens utløp. 15 Rammeavtale med flere leverandører I tillegg har oppdragsgiver til hensikt å inngå rammeavtaler med 3 leverandører (pool) per fagområde, Reglene for tildeling av kontrakter (gjøre avrop) for rammeavtalene (mekanismer for fordeling av kjøp fra rammeavtaleleverandørene) er beskrevet i dette avsnitt. Poolen er basert på rekkefølgen etter evalueringen av de leverandører som tildeles rammeavtale. Hensikten med poolen er at oppdragsgivere som inngår i samarbeidet, skal være sikret tjenester innen fagområdet. Oppdragsgiverne skal benytte en av de valgte rammeavtaleleverandørene ved låsesmed. Det blir valgt en vinner (best i evalueringen). Ved avrop inntil kr skal valgte leverandør blir spurt først. Kan den ikke levere vil leverandører som inngår i poolen kontaktes i den rekkefølge de er satt opp innen for sitt fagområde. Kan ikke nr.1, kontaktes nr.2 osv.. Det er derfor viktig at leverandøren sier i fra at de ikke kan levere. Angir leverandøren at han kan levere og så viser det seg at firmaet ikke leverer, vil det bli betraktet som mislighold og leverandøren kan utelukkes ved neste henvendelse. Ved avrop over kr skal det arrangeres en minikonkurranse blant leverandørene i poolen. Ved tildeling av oppdrag ved minikonkurranse vil tildelingskriteriene være laveste pris/oppdragspris og tidsbruk/ferdigstillelse. 16 Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold/avvik mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold/avvik vil bli avvist. Ved ikke vesentlige forbehold/avvik foreligger det en avvisningsrett. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at ØRIK kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyderen. Konkurransegrunnlag Side 7 av 10

8 17 Pris Alle kostnader som er nødvendig for en komplett tjeneste skal være medtatt, dvs. alle andre avgifter, ekspedisjons- og faktureringsgebyr, kjøregodtgjørelse, transport, nødvendig oppfølging og lignende. Priser skal oppgis i den rekkefølge og den enhet det er forespurt på. Alle priser skal oppgis i norske kroner eksklusiv merverdiavgift. 18 Kontraktbestemmelser For oppdraget gjelder kontraktbestemmelsene som angitt i vedlegg Kontraktsvilkår elektronisk samhandling (e-handel). Oppdragsgiver benytter/skal benytte et elektronisk bestillingssystem til å gjennomføre avrop / bestilling fra avtalen. For en nærmere beskrivelse av muligheter for elektronisk samhandling herunder EHF formatene, aksesspunkter og E-handelsplattformen, henvises det til nettstedet Leverandører på denne avtalen forplikter å tilgjengeliggjøre sitt avtalesortiment i henhold til de krav og frister som er angitt i bilag 6 (samhandlingsavtalen). 20 Vedståelsesfrist og språk Tilbyder er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud 5 måneder regnet fra innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres på norsk. 21 Innlevering og innleveringssted Tilbudet skal leveres i følgende formater: En 1 kopi i papirformat. Tilbudet må ikke bindes inn slik at det vanskeliggjør kopiering. Denne kopien er gjeldende dersom det er uoverensstemmelse mellom tilbudene. En 1 komplett kopi i PDF format på minnebrikke. Den elektroniske kopien skal leveres i 1 fil. Prisdokumentet skal i tillegg legges ved i Excel format. 1 sladdet, elektronisk versjon dersom tilbudet inneholder sensitiv informasjon eller forretningshemmeligheter. Tilbudet skal innleveres datert og underskrevet i en nøytral lukket konvolutt merket Låsesmed til: Tilbud som sendes per post skal sendes til: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid v/tove Haarberg Tunvegen 17 Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Tilbud kan også leveres vår kontoradresse som er den samme som postadresse ovenfor. Veibeskrivelse: Du finner oss i Gamle posthuset på Tunet på Sør- Gardermoen Kultur og Næringspark. Ta av fra E6 til Gardermoen (Oslo Lufthavn). Følg E16 og ta av mot Hønefoss / Nannestad. Ta til høyre i 3. rundkjøring mot Clarion Hotel (Sør Gardermoen N) Til høyre i neste rundkjøring. Så 1. til venstre (skilt "Tunet"). Følg veien inn til rødt avlangt hus, "Posthuset" inngang syd. Konkurransegrunnlag Side 8 av 10

9 Tilbud må leveres i tidsrommet til Tilbud legges i egen låst kasse merket Innlevering av tilbud i gangen ved våre kontorer. De som ønsker kan be om kvittering. Det er ikke adgang til å oversende tilbud via e-post. Som en del av tilbudet skal det medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Dersom tilbudet gis i form av en datautskrift har tilbyderen risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget. 22 Innleveringsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbydere vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 24 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud kommunevis. 26 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 27 Avlysning av konkurransen ØRIK forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. ØRIK kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 28 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekting % Pris og kostnader 70 % Kvalitet på gjennomføring av oppdraget 30 % Sum 100 % For hvert kriterium vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 til 6 (med 6 som best). Konkurransegrunnlag Side 9 av 10

10 Beskrivelse av hvordan evalueringen gjennomføres. Tildelingskriteriet pris (vektes 70 %), vil bli evaluert etter oppgitt sluttsum i vedlegg 4. Totalsummen/sluttsummen blir vektet med en poengsum. Den som har lavest pris vil få høyest score som er 6 og nedover. Prisene blir evaluert etter prosentvise forskjeller. Tildelingskriteriet kvalitet på gjennomføring av oppdraget (vektes 30 %), vil bli evaluert etter følgende: Oppdragsgiver krever at gjennomføring av oppdraget skal være preget av høy kvalitet på tjenestene som vurderes etter punktene under. De som svarer best på punktene vil få høyest score som er 6 og nedover. Poengene legges sammen og deles på total antall linjer for å oppnå en gjennomsnittsscore. Denne legges til grunn for evalueringen. Se vedlegg 3 Kravspesifikasjon for utfyllende informasjon om noen av punktene. Kvalitet på gjennomføring av oppdraget Tilbyder skal beskrive plan på eget dokument for å bidra til en problemfri leveranse av låsesmedtjenester. Her må nedenfor stående punkter beskrives punktvis i eget dokument. Hvis dette ikke blir gjort så vil dere får score 1. Dette dokument legges som vedlegg i deres tilbud under fane/ skilleark 2 (under prisskjema). 1. Gode bestillingsløsninger. Hvilke bestillingsløsninger tilbys? 2. Responstid ved henvendelser for forespørsel, bestilling, befaringer ol? 3. Leveringstider/informasjon om utførelsestidspunkt (ordrebekreftelse ol)? 4. Rutine ved evt. uforutsette hendelser og brudd på respons- og leveringstider? 5. Utrykningstid ved hasteoppdrag? 6. Rutine for reklamasjon? 7. Beskriv hvordan lærlinger/ufaglærte blir brukt i forhold til å holde kostnaden nede for kommunene? Konkurransegrunnlag Side 10 av 10