KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. for anskaffelse av

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Rammeavtale for Asfaltering av kommunale veger og plasser Saksnummer:

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Beskrivelse av leveransen Rammeavtale, avtalens lengde Rammeavtale med flere leverandører Deltilbud Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Kontraktsbestemmelser Krav til arbeids- og lønnsvilkår Taushetsplikt Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Skatteattest Leverandørens registrering, autorisasjon mv Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Evalueringsmetode INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming VEDLEGG... 9

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver ØRIK er et forpliktende samarbeid mellom kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Gjennom ØRIK skal disse kommunene så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler for varer og tjenester. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Kjærsti Theodorsen ØRIK, Ullensaker kommune Tunvegen Gardermoen Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Beskrivelse av leveransen I hovedsak vil avtalen dekke vedlikehold av eksisterende veinett. Avtalen kan også benyttes til andre asfalt behov hos oppdragsgiver, som for eksempel asfaltering av åpne plasser, torg, fortau eller lignende. Volumet vil være avhengig av oppdragsgivernes budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer. Tilbyder er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransen ellers er i samsvar med bestillingen fra oppdragsgiver. Tilbyder er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut på egne prosjekter ved etablering av nye veistrekninger eller der man ser at det vil være hensiktsmessig med en egen konkurranse på grunn av størrelse eller kompleksitet i prosjektet. Oppdragsgivers beskrivelse av leveransen følger kravspesifikasjonen som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget.

4 1.3 Rammeavtale, avtalens lengde For oppdragsgiver skal det inngås en avtale med tilbyder på 2 år. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å utløse opsjon for år, til sammen maksimalt fire år. Varsel om utløsning av opsjon vil gis i forkant av avtalens utløp. 1.4 Rammeavtale med flere leverandører Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtaler med 3 leverandører (pool). Reglene for tildeling av kontrakter (gjøre avrop) for rammeavtalene (mekanismer for fordeling av kjøp fra rammeavtaleleverandørene) er beskrevet i dette avsnitt. Poolen er basert på rekkefølgen etter evalueringen av de leverandører som tildeles rammeavtale. Hensikten med poolen er at oppdragsgivere som inngår i samarbeidet, skal være sikret tjenester innen fagområdet. Oppdragsgiverne skal benytte en av de valgte rammeavtaleleverandørene ved bestilling av asfaltarbeider som beskrevet i denne avtalen. Det blir valgt en vinner (best i evalueringen). Ved avrop inntil kr skal valgt leverandør (vinneren) bli spurt først. Dersom denne ikke kan levere, vil leverandører som inngår i poolen kontaktes i den rekkefølge de er satt opp innen for sitt fagområde: Dersom leverandør nr. 1 ikke kan levere, kontaktes nr. 2 osv. Det er derfor viktig at leverandører sier ifra når de ikke kan levere. Dersom leverandøren oppgir at han kan levere og så viser det seg at firmaet likevel ikke leverer, vil det bli betraktet som mislighold og leverandøren kan utelukkes ved neste henvendelse. Ved avrop over kr skal det arrangeres en minikonkurranse blant leverandørene i poolen. Ved tildeling av oppdrag ved minikonkurranse vil tildelingskriteriene være total prosjektpris (og eventuelt ferdigstillelsesdato der tid er en viktig faktor for oppdragsgiver). Det gjøres oppmerksom på at tilbudte priser i minikonkurranse ikke kan overstige enhetsprisene som er gitt inn i dette tilbudet. Leverandørene som velges til kontraktsinngåelse er forpliktet til å levere tilbud ved minikonkurranse. 1.5 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget 1.6 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Publisering på doffin.no Frist for å levere tilbud kl Tilbudsåpning kl Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 8 Klagefrist 10 dager etter tildeling Kontraktsinngåelse Uke 9

5 Vedståelsesfrist 5 mnd fra tilbudsfrist Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring, jfr 13-1(2). I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 24-8(1) b. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jfr. forskriftens 24-8(2) a. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Kontraktsbestemmelser For oppdraget gjelder kontraktsbestemmelsene som angitt i NS8406 Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt. Der standarden åpner for ulike alternativer, gjelder følgende som utfyllende bestemmelser: Punkt 4. A Avtaledokument Det opprettes avtaler på formular byggblankett 8406A Punkt 5 Partenes representanter For at byggeleder og byggeplassleder skal ha full oversikt, skal enhver henvendelse til partene i byggefasen rettes i original eller kopi til byggeleder og byggeplassleder for anlegget. Aktuell byggeleder og byggeplassleder avtales inngåelse av kontrakt for det enkelte prosjekt. Punkt 6 Byggemøter Byggemøter utføres etter avtalt plan i det enkelte prosjekt. Punkt 23.4 Regningsarbeid Avtale om regningsarbeider skal under enhver omstendighet inngås skriftlig før arbeidet utføres. Regningsarbeider som ikke er avtalt skriftlig skal ikke utføres og kan heller ikke faktureres.

6 Punkt 24 Overtakelse Oppdragsgivers nødvendige bruk av anleggene innenfor tidsfristens utløp kan ikke påberopes av entreprenøren som overtakelse. I tillegg vises det til vedlegg for særlige kontraktsbestemmelser når det gjelder ansvar og trekkregler. 2.3 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 7-4, jf. forvaltningsloven Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har blitt invitert til å levere tilbud. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Konkurranse, ref.: asfaltering» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som er oppgitt nedenfor. Den leverandøren som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakten inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.

7 3.1 Skatteattest Krav Norske leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd. 3.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv. Krav Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 sammenlignbare oppdrag. Tilbyder og dennes underleverandører skal ha tilstrekkelig kompetanse til å ivareta avtalens omfang. Ansatte skal ha relevante kurs/sertifiseringer og være fagutdannet der dette er et krav Dokumentasjonskrav Kort beskrivelse av tilsvarende tidligere gjennomførte oppdrag. Beskrivelsen skal inneholde kontaktinformasjon og informasjon av størrelsen og varighet på oppdraget/avtalen. En beskrivelse av personell som tilbyder disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke.

8 Krav Tilbyder skal ha gode kvalitetsrutiner, med veletablerte sikringsrutiner og opplæringstiltak. Tilbyder skal gi en kortfattet beskrivelse av sin organisasjon. Dokumentasjonskrav Dokumentasjon av kvalitetssikringssystem og internkontrollrutiner. Antall ansatte fordelt på avdelinger, samt hvordan disse er forutsatt å komme til anvendelse i forbindelse med en eventuell kontrakt. 4 TILDELINGSKRITERIER 4.1 Evalueringsmetode Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har laveste pris i henhold til vedlegg 3 prisskjema. Tildeling skjer basis av utfylt og signert prisskjema. Tilbyder med laveste pris blir tildelt score 6 og blir rangert som nummer 1 i leverandørpoolen. Påfølgende leverandører vil få en score som gjenspeiler relative forskjeller til rimeligste tilbyder. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: ØRIK, Ullensaker kommune Adresse: Tunvegen Gardermoen Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr v/ (Kjærsti Theodorsen). Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn.

9 5.2 Tilbudets utforming Det bes om at tilbudet utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Leverandørens løsningsspesifikasjon Utfylt prisbilag 6 VEDLEGG Vedlegg 1 Sjekkliste Vedlegg 2 Kravspesifikasjon Vedlegg 3 Prisdokument Vedlegg 4 Særlige kontraktsbestemmelser Vedlegg ESPD fil med veiledning

10 Leverandører som ønsker å levere tilbud skal fylle ut og levere dette skjemaet sammen med tilbudet sitt. Leverandøren skal fylle ut tabellen og signere under tabellen. Firmanavn: Org.nummer: Postadresse: Besøksadresse: Telefonnummer: Kontaktperson: Telefonnummer: E-postadresse: Mobilnummer: Ovennevnte leverandør forespør med dette om deltakelse i konkurransen. Sted Dato Underskrift Navn med blokkbokstaver