Konkurransegrunnlag. Anskaffelsessak Innbydelse til åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Anskaffelsessak Innbydelse til åpen anbudskonkurranse TOLKETJENESTER For 2 år med opsjonsmuligheter for 1+1 år Fra Tilbudsfrist: 4. september 2015 kl. 1200

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: INNBYDELSE INNBYDELSE OPPDRAGSGIVERS REPRESENTANT OG TILLEGGSOPPLYSNINGER ROLLER ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID SEKRETARIATS BIDRAG TIL ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID.... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 6 LEVERANSENS OMFANG...4 KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV KRAV TIL TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERS TEKNISKE KVALIFIKASJONER TREDJEMANNS RESSURSER VED OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAVENE...6 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN DOFFIN OFFENTLIG INNSYN LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR I OFFENTLIGE KONTRAKTER RAMMEAVTALE, AVTALENS LENGDE FORBEHOLD/AVVIK PRIS KONTRAKTBESTEMMELSER KONTRAKTSVILKÅR ELEKTRONISK SAMHANDLING (E-HANDEL) VEDSTÅELSESFRIST OG SPRÅK INNLEVERING OG INNLEVERINGSSTED INNLEVERINGSFRIST TILBUDSÅPNING HABILITET TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD...8 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER...9 Konkurransegrunnlag Side 2 av 9

3 Vedlegg: VEDLEGG 1 VEDLEGG 2 VEDLEGG 3 VEDLEGG 4 VEDLEGG 5 VEDLEGG 6 VEDLEGG 7 VEDLEGG 8 SJEKKLISTE KONTRAKTBESTEMMELSER FOR ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID KRAVSPESIFIKASJON TILDELINGSKRITERIER OG KOMPETANSESKJEMA HMS-erklæring AVTALE OM ELEKTRONISK SAMHANDLING RETNINGSLINJER FOR TOLKER REFERANSEERKLÆRING Konkurransegrunnlag Side 3 av 9

4 INNBYDELSE 1 Innbydelse Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med kjøp av tolketjenester til kommunene på Øvre Romerike. Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser del I og II. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i en åpen anbudskonkurranse. 2 Oppdragsgivers representant og tilleggsopplysninger Navn: Kjærsti Theodorsen Postadresse: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Tunvegen 17, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark, 2060 Gardermoen Telefon: E-post Kjersti.theodorsen@orik.no All kommunikasjon av administrativ og faglig art i anbudsperioden skal føres mot faste kontaktpersoner. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver representant. Spørsmål må stilles senest ti dager før tilbudsfrist. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at på grunn av ferieavvikling i uke vil spørsmål mottatt i denne perioden bli besvart tidligst i uke 32. Det er derfor satt en lenger innleveringsfrist enn normalt. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Oppdragsgiver samler opp skriftlige stilte spørsmål og svarer samlet til samtlige deltakere. 3 Roller I dette dokumentet med tilhørende vedlegg benyttes følgende begreper: Tilbyder = tilbyder. Kontraktspart = Leverandørens kontraktspart (ØRIK). ØRIK = Øvre Romerike innkjøpssamarbeid Oppdragsgiver = Den som bestiller tolketjenester iht denne anskaffelsen 4 Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid ØRIK er et forpliktende samarbeid mellom kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Gjennom ØRIK skal disse kommunene så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler for varer og tjenester. Kommunene som inngår i ØRIK kjøper på årsbasis varer og tjenester for ca millioner kroner, til ca innbyggere. Anskaffelsene omfatter tjenesteproduksjonsleveranser, strukturelle investeringer og innsatsfaktorer til egen tjenesteproduksjon. De operative anskaffelsene er i stor grad desentralisert til virksomhetene i den enkelte kommune. De sentrale rammekontraktene, gjennom ØRIK, er gjensidig bindende og skal sikre at aktørene gjennomgår anskaffelsesaktivitetene på en profesjonell måte. Forretningsmessige og anskaffelsesfaglige prinsipper, likebehandling, konkurranse og åpenhet skal prege ØRIKs anskaffelsesarbeid. 5 Leveransens omfang ØRIK innbyr til anbudskonkurranse for kjøp av tolketjenester til kommunene på Øvre Romerike. I 2014 ble det bestilt og gjennomført ca tolkeoppdrag totalt i de seks kommunene, av disse antas det at ca bestilles via en tolkeformidler med flere språk. Denne konkurransen har til hensikt å opprette en rammeavtale på tolketjenester innenfor følgende språk: Konkurransegrunnlag Side 4 av 9

5 Tigrinja Polsk Somali Urdu Arabisk Farsi Punjabi Sorani Russisk Thai Tamil Amharisk Litauisk Vietnamesisk Dari Spansk Tsjetsjensk Portugisisk Tagalog Serbokroatisk Tysk Engelsk Fransk Tilbyder skal oppgi pris per time på de angitte språk og pris per time på andre språk som ikke er nevnt i denne tabellen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benytte andre tolker eller leverandører av tolketjenester på de språk som ikke er oppgitt i denne tabellen. Oppdragsgiver har tidligere erfart at ca. 35 % av oppdragene gjelder telefontolk, mens 65 % av oppdragene er oppmøtetolk. Det benyttes per i dag ikke videotolking, men tilbyder bes om å legge inn pris på dette slik at dette eventuelt kan benyttes ved behov. Volumet vil være avhengig av oppdragsgivernes budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer og det historiske kjøpsvolumet må derfor kun oppfattes som veiledende. Tilbyder er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransens ellers er i samsvar med bestillingen fra bruker. Tilbyder er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. KVALIFIKASJONSKRAV 6 Generelt om kvalifikasjonskrav Det stilles krav til tilbydernes tekniske kvalifikasjoner, samt juridisk, finansielle og økonomiske stilling. Tilbydernes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene, som vil bli evaluert. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen: 7 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav Type attester Leverandøren skal ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Tilbyder plikter å følge lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Tilbyder og dennes underleverandør skal være lovlig etablerte foretak Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Med skatteattest menes elektronisk bestilt attest for skatt og merverdiavgift fra altinn.no (RF-1316) For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attest fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring. Benytt gjerne vedlagte mal (vedlegg 5) Norske selskaper og enkeltmannsforetak.: Firmaattest fra Brønnøysundregisteret Konkurransegrunnlag Side 5 av 9

6 Utenlandske selskaper: Dokumentasjon på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor tilbyder er etablert. 8 Tilbyders tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal ha betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag. Tilbyder og dennes underleverandører skal ha tilstrekkelig kompetanse til å ivareta avtalens omfang Kort beskrivelse av tilsvarende tidligere gjennomførte oppdrag. Kontaktperson skal oppgis og oppdragsgiver forbeholder seg muligheten til å ta kontakt uten videre varsling. Referanseoppdragene skal være av en tilsvarende størrelse som det som utlyses i denne konkurransen (vedlegg 8). Det bes om at tilbyder oppgir til sammen 6 referanser: 3 eksisterende avtaler 3 avtaler som tilbyder har mistet i løpet av det siste året. Tilbyder skal fylle ut arkfane 2 i vedlegg 4 med informasjon om antall tilbudte tolker per språk og per nivå iht tolkeportalen.nos nivåinndeling pluss nivå 6 som er definert som tolker som har gjennomført kurs/tester og kan vise til et kompetansenivå tilsvarende nivå fem eller høyere. 9 Tredjemanns ressurser ved oppfyllelse av kvalifikasjonskravene Dersom en tilbyder viser til tredjemanns ressurser for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må det foreligge dokumentasjon på at tilbyderen har rådighet over ressursene ved en eventuell gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjon kan f.eks. være en forpliktelseserklæring fra tredjemann om at han vil stille ressurser til rådighet for denne rammeavtalen. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 10 Doffin ØRIK vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra tilbyderne. Tilbyder som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av ØRIK. Tilbydere som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 11 Offentlig innsyn Lov nr.16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentleglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta). Konkurransegrunnlag Side 6 av 9

7 Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser, men det kan gis innsyn i totalprisen hvis denne ikke kan regnes tilbake til delpriser/enhetspriser. 12 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter skal bidra til å forhindre «sosial dumping» ved at forskriften pålegger offentlige oppdragsgivere å sikre at ansatte hos leverandøren/underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende regler. 13 Rammeavtale, avtalens lengde For oppdragsgiver skal det inngås en avtale med tilbyder på 2 år. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å utløse opsjon for år, til sammen maksimalt fire år. Varsel om utløsning av opsjon vil gis i forkant av avtalens utløp. 14 Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold/avvik mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold/avvik vil bli avvist. Ved ikke vesentlige forbehold/avvik foreligger det en avvisningsrett. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at ØRIK kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyderen. 15 Pris Alle kostnader som er nødvendig for en komplett tjeneste skal være medtatt, dvs. alle andre avgifter, ekspedisjons- og faktureringsgebyr, transport, nødvendig oppfølging og lignende. I prisarket skal tilbyder oppgi en egen oppmøtepris per oppdrag med oppmøtetolk, denne prisen skal inkludere reiseutgifter for den enkelte tolk. Priser skal oppgis i den rekkefølge og den enhet det er forespurt på. Alle priser skal oppgis i norske kroner eksklusiv merverdiavgift. 16 Kontraktbestemmelser For oppdraget gjelder kontraktbestemmelsene som angitt i vedlegg Kontraktsvilkår elektronisk samhandling (e-handel). Oppdragsgiver benytter/skal benytte et elektronisk bestillingssystem til å gjennomføre avrop / bestilling fra avtalen. For en nærmere beskrivelse av muligheter for elektronisk samhandling herunder EHF formatene, aksesspunkter og E-handelsplattformen, henvises det til nettstedet Leverandører på denne avtalen forplikter å tilgjengeliggjøre sitt avtalesortiment i henhold til de krav og frister som er angitt i bilag 6 (samhandlingsavtalen). 18 Vedståelsesfrist og språk Tilbyder er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud 5 måneder regnet fra innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres på norsk. 19 Innlevering og innleveringssted Tilbudet skal leveres i følgende formater: En 1 kopi i papirformat. Tilbudet må ikke bindes inn slik at det vanskeliggjør kopiering. Denne kopien er gjeldende dersom det er uoverensstemmelse mellom tilbudene. En 1 komplett kopi i PDF format på minnebrikke. Den elektroniske kopien skal leveres i 1 fil. Prisdokumentet skal i tillegg legges ved i Excel format. Konkurransegrunnlag Side 7 av 9

8 1 sladdet, elektronisk versjon dersom tilbudet inneholder sensitiv informasjon eller forretningshemmeligheter. Tilbudet skal innleveres datert og underskrevet i en nøytral lukket konvolutt merket Tolketjenester til: Tilbud som sendes per post skal sendes til: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid v/kjærsti Theodorsen Tunvegen 17 Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Tilbud kan også leveres vår kontoradresse som er den samme som postadresse ovenfor. Veibeskrivelse: Du finner oss i Gamle posthuset på Tunet på Sør- Gardermoen Kultur og Næringspark. Ta av fra E6 til Gardermoen (Oslo Lufthavn). Følg E16 og ta av mot Hønefoss / Nannestad. Ta til høyre i 3. rundkjøring mot Clarion Hotel (Sør Gardermoen N) Til høyre i neste rundkjøring. Så 1. til venstre (skilt "Tunet"). Følg veien inn til rødt avlangt hus, "Posthuset" inngang syd. Tilbud må leveres i tidsrommet til Tilbud legges i egen låst kasse merket Innlevering av tilbud i gangen ved våre kontorer. De som ønsker kan be om kvittering. Det er ikke adgang til å oversende tilbud via e-post. Som en del av tilbudet skal det medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Dersom tilbudet gis i form av en datautskrift har tilbyderen risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget. 20 Innleveringsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 4. september 2015 kl Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbydere vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 22 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 24 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 25 Avlysning av konkurransen ØRIK forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. ØRIK kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Konkurransegrunnlag Side 8 av 9

9 26 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekting % Pris 40 Gjennomføringsevne 30 Kvalitet 30 Sum 100 % For hvert kriterium vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 til 6 (med 6 som best). Beskrivelse av hvordan evalueringen gjennomføres. Tildelingskriteriet pris (vektes 40 %), vil bli evaluert etter oppgitt sluttsum i vedlegg 4. Laveste totalpris vil få score 6, mens påfølgende tilbud vil få en relativ poengsum som speiler forskjellen i totalpris i forhold til rimeligste tilbyder. Tildelingskriteriet gjennomføringsevne (vektes 30 %), tilbyder skal gjøre rede for systemer og rutiner som sikrer at bestilte oppdrag blir gjennomført i henhold til det som er avtalt. Herunder skal de gjøre rede for responstid og om det føres statistikk over oppdrag som ikke gjennomføres i henhold til bestilling. Dersom det føres statistikk skal statistikken for 2014 legges ved. Tilbyder skal videre gjøre rede for hva som gjøres for å sikre at en stadig større andel av oppdragene blir gjennomført i henhold til bestilling. Informasjonen skal utarbeides på egne vedlegg og det skal tydelig fremkomme at vedlegget er å anse som dokumentasjon på tildelingskriteriet gjennomføringsevne. Tildelingskriteriet kvalitet og kontinuitet (vektes 30 %). kommunene på Øvre Romerike vil i flere tilfeller ha behov for en viss kontinuitet i tolkeoppdragene, dette gjelder spesielt i sensitive saker som for eksempel ved gjentatte besøk hos psykolog eller for oppdrag hos barneverntjenesten. Til tross for at tolken kun er et ledd mellom saksbehandler og bruker i kommunen er det viktig å begrense antall mennesker som involveres i denne typen saker. Tilbyder skal derfor gjøre rede for hvordan de vil forsøke å sikre kontinuitet i avtalen og at det i denne type saker i så stor utstrekning som mulig vil bli benyttet samme tolk over flere oppdrag. Dersom det er mulig å tilknytte en eller flere tolker direkte til kommunene på Øvre Romerike skal dette oppgis og det vil være en stor fordel for leverandørene. Tilbyder skal videre gjøre rede for systemer som sikrer at tilbudte tolker til enhver tid har nødvendig kompetanse for å gjennomføre bestilte oppdrag. Herunder skal det gis opplysninger om rutiner for testing av ny og eksisterende tolker som er tilknyttet tilbyder og hvilke tilbud tolkeformidler har for kursing og videreutvikling av sine tolker. Tilbyder skal også gjøre rede for hvilke systemer de har for å fange opp tolker som ikke tilfredsstiller kravene til kompetanse i løpet av avtaleperioden. Informasjonen skal utarbeides på egne vedlegg og det skal tydelig fremkomme at vedlegget er å anse som dokumentasjon på tildelingskriteriet kvalitet og kontinuitet. Konkurransegrunnlag Side 9 av 9