Konkurransegrunnlag. Anskaffelsessak Innbydelse til Konkurranse med forhandlinger. Kjøp og drift av digital meldingsbok Ullensaker kommune

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Anskaffelsessak Innbydelse til Konkurranse med forhandlinger Kjøp og drift av digital meldingsbok Ullensaker kommune

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: INNBYDELSE INNBYDELSE OPPDRAGSGIVERS REPRESENTANT OG TILLEGGSOPPLYSNINGER ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID ULLENSAKER KOMMUNE SEKRETARIATS BIDRAG TIL ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID LEVERANSENS OMFANG...4 KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV KRAV TIL TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER...6 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN DOFFIN OFFENTLIG INNSYN LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR I OFFENTLIGE KONTRAKTER FORBEHOLD/AVVIK PRIS KONTRAKTBESTEMMELSER MILJØKRAV VEDSTÅELSESFRIST OG SPRÅK INNLEVERING OG INNLEVERINGSSTED INNLEVERINGSFRIST TILBUDSÅPNING HABILITET TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD...8 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING...8 Konkurransegrunnlag Side 2 av 8

3 Vedlegg: VEDLEGG 1 VEDLEGG 2 SJEKKLISTE STATENS STANDARD AVTALE DEN LILLE KJØPSAVTALEN MED VEDLEGG Konkurransegrunnlag Side 3 av 8

4 INNBYDELSE 1 Innbydelse Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) innbyr til konkurranse med forhandlinger i forbindelse med kjøp og drift av digital meldingsbok til Ullensaker kommune. Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser del I og II. Forhandlingene gjennomføres 23. juni i perioden Den enkelte tilbyder vil bli invitert med eget klokkeslett og har maks 1 ½ time til disposisjon inklusiv 30 minutter demo av løsningen. 2 Oppdragsgivers representant og tilleggsopplysninger Navn: Kjærsti Theodorsen Postadresse: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Tunvegen 17, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark, 2060 Gardermoen Telefon: E-post kjersti.theodorsen@orik.no All kommunikasjon av administrativ og faglig art i anbudsperioden skal føres mot faste kontaktpersoner. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver representant. Spørsmål til konkurranse må være ØRIK i hende senest 3 dager før tilbudsfristen. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Oppdragsgiver samler opp skriftlige stilte spørsmål og svarer samlet til samtlige deltakere. 3 Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid ØRIK er et forpliktende samarbeid mellom kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Gjennom ØRIK skal disse kommunene så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler for varer og tjenester. 4 Ullensaker kommune Ullensaker kommune med innbyggere er en av de kommunene som vokser raskest i landet. Kommunen ligger 25 km nordøst for Oslo. Jessheim er kommunesenter og regionsenter på Øvre Romerike og fikk bystatus Kommunen har flere tettsteder og preges ellers av et kulturlandskap det er godt å hvile øynene på. Landskapet består av bølgende åser, spennende raviner og grytehullsjøer som ble dannet på slutten av siste istid. Kommunen er vertskap for Oslo Lufthavn Gardermoen og dette har bidratt til at handel, hotell/konferanse og transport/logistikk dominerer næringslivet i kommunen. 5 Sekretariats bidrag til Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid. ØRIK skal finansieres gjennom sekretariats bidrag fra den enkelte avtale/leverandør. Dette bidraget er på 1,5 % av total omsetning eksklusiv merverdiavgift via avtalen. Dette bidraget skal være inkludert i prisene, rabattene eller prismekanismene som er oppgitt i prisskjema. Leverandør skal utbetale beløpet etter endt oppdrag til ØRIK. Rutine for utbetaling følger med kontrakten. Ikke innbetalt sekretærbidrag anses som vesentlig mislighold av kontrakten som gir grunnlag for heving av kontrakten. Det er ikke anledning til å ta forbehold om dette punktet og tilbud som inneholder forbehold mot dette vil bli avvist. 6 Leveransens omfang ØRIK innbyr til anbudskonkurranse, for levering av digital meldingsbok til Ullensaker kommune. Meldingsboka skal bidra til at 2-veiskommunkasjon mellom skole, barnehage og foresatte flyttes fra den tradisjonelle meldingsboka og lapper i sekken til digitale medier. Det kan også være aktuelt for kommunen å benytte den digitale meldingsboka til kommunikasjon Konkurransegrunnlag Side 4 av 8

5 med foreldre/foresatte i skole/barnehage ved krisesituasjoner. Det vises for øvrig til kravspesifikasjonen vedlegg 2 for ytterligere beskrivelse av ønsket løsning. I avtalen ligger det følgende opsjoner (evalueres ikke): Nes og Nannestad kommune kan inngå avtale for digital meldingsbok skole. Kommunene opptrer uavhengig av hverandre. Nes og Nannestad kommune kan inngå avtale for digital meldingsbok barnehage. Kommunene opptrer uavhengig av hverandre. KVALIFIKASJONSKRAV 7 Generelt om kvalifikasjonskrav Det stilles krav til tilbydernes tekniske kvalifikasjoner, samt juridisk, finansielle og økonomiske stilling. Tilbydernes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene, som vil bli evaluert. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen: 8 Krav til tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Tilbyderen skal være lovlig etablerte foretak. Type attester Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Med skatteattest menes elektronisk bestilt attest for skatt og merverdiavgift fra altinn.no (RF-1316) For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attest fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Norske selskaper: Firmaattest fra Foretaksregisteret. Enkeltpersonforetak: Nøkkelopplysninger fra Enhetsregistret Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor tilbyderen er etablert 9 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Kredittvurdering, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Alternativt kan siste revisorgodkjente regnskap vedlegges. Konkurransegrunnlag Side 5 av 8

6 10 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Tilbyder skal bekrefte at de oppfyller kravtabellen i bilag 1 til statens standard avtale. Kort beskrivelse av 3-5 tilsvarende tidligere gjennomførte oppdrag. Med tilsvarende oppdrag menes å ha levert tilsvarende løsning til andre kommuner. Referansene skal oppgis med kontaktperson. Oppdragsgiver står fritt til å kontakte oppgitte referanser etter tilbudsfristens utløp. Utfylt kravtabell. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 11 Doffin ØRIK vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra tilbyderne. Tilbyder som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av ØRIK. Tilbydere som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 12 Offentlig innsyn Lov nr.16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentliglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta). Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder om å vedlegge en sladdet versjon av tilbudet (må merkes sladdet tilbud). For hver sladding som gjøres i tilbudet, skal det oppgis en begrunnelse for hvorfor tilbyder mener opplysningen er å anse som en forretningshemmelighet. ØRIK kan overprøve tilbyderens sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 taushetsbelagte opplysninger. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser, men det kan gis innsyn i totalprisen hvis denne ikke kan regnes tilbake til delpriser/enhetspriser. 13 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter skal bidra til å forhindre «sosial dumping» ved at forskriften pålegger offentlige oppdragsgivere å sikre at ansatte hos leverandøren/underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende regler. 14 Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold/avvik mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold/avvik vil bli avvist. Ved ikke vesentlige forbehold/avvik foreligger det en avvisningsrett. Konkurransegrunnlag Side 6 av 8

7 Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at ØRIK kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyderen. 15 Pris Prisene skal oppgis i nettopriser per prisenhet eksklusiv merverdiavgift. Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være medtatt, dvs. alle andre avgifter, ekspedisjonsog faktureringsgebyr, nødvendig oppfølging og lignende. 16 Kontraktbestemmelser For oppdraget gjelder kontraktbestemmelsene som angitt i vedlegg Miljøkrav Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid arbeider for at det skal brukes miljøvennlige produkter. 18 Vedståelsesfrist og språk Tilbyder er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud 5 måneder regnet fra innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres på norsk. 19 Innlevering og innleveringssted Tilbudet skal leveres i følgende formater: En 1 kopi i papirformat. Tilbudet må ikke bindes inn slik at det vanskeliggjør kopiering. Denne kopien er gjeldende dersom det er uoverensstemmelse mellom tilbudene. En 1 komplett kopi i PDF format på minnebrikke. Den elektroniske kopien skal leveres i 1 fil. Prisdokumentet skal i tillegg legges ved i Excel format. 1 sladdet, elektronisk versjon dersom tilbudet inneholder sensitiv informasjon eller forretningshemmeligheter. Tilbudet skal innleveres datert og underskrevet i en nøytral lukket konvolutt merket digital meldingsbok. Tilbud kan leveres og sendes per post til: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid v/kjærsti Theodorsen Tunvegen 17 Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Veibeskrivelse: Du finner oss i Gamle posthuset på Tunet på Sør- Gardermoen Kultur og Næringspark. Ta av fra E6 til Gardermoen (Oslo Lufthavn). Følg RV 35 og ta av mot Hønefoss / Nannestad. Ta til høyre i 3. rundkjøring mot Clarion Hotel (Sør Gardermoen N) Til høyre i neste rundkjøring. Så 1. til venstre (skilt "Tunet"). Følg veien inn til rødt avlangt hus, "Posthuset" inngang syd. Tilbud må leveres i tidsrommet til Tilbud legges i egen låst kasse merket Innlevering av tilbud i gangen ved våre kontorer. De som ønsker kan be om kvittering. Vi får post hver dag kl tilbydere må ta hensyn til dette ved innlevering. 20 Innleveringsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbydere vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Konkurransegrunnlag Side 7 av 8

8 22 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 24 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 25 Avlysning av konkurransen Kommunen forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. 26 Tildelingskriterier og evaluering Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekting % Pris 20 % Funksjonalitet/kvalitet 60 % Brukervennlighet 20 % Sum 100 % For hvert kriterium vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 til 6 (med 6 som best). Beskrivelse av hvordan evalueringen gjennomføres. Tildelingskriteriet pris (vektes 20 %), vil bli evaluert etter gjennomsnittlig årlig kostnad basert på priser oppgitt i avtalens bilag 7. Tildelingskriteriet funksjonalitet/kvalitet (vektes 60 %), vil bli evaluert på bakgrunn av de mulighetene som finnes i løsningen utover oppgitte minimumskrav. Tildelingskriteriet brukervennlighet (vektes 20 %), vil bli evaluert med tanke på hvor enkel løsningen er å anvende. Dette evalueres ut fra demonstrasjonen under forhandlingene. Konkurransegrunnlag Side 8 av 8