Rammeavtale på Idrettsutstyr

Transkript

1 Anskaffelsessak Innbydelse til åpen anbudskonkurranse Rammeavtale på Idrettsutstyr For 2 år med opsjonsmuligheter for 1+1 år Doffin ref.:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: INNBYDELSE INNBYDELSE OPPDRAGSGIVERS REPRESENTANT OG TILLEGGSOPPLYSNINGER ROLLER ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID SEKRETARIATS BIDRAG TIL ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID LEVERANSENS OMFANG...5 KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KRAV TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING TILBYDERS KVALIFIKASJONER TREDJEMANNS RESSURSER VED OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAVENE...6 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN DOFFIN OFFENTLIG INNSYN RAMMEAVTALE, AVTALENS LENGDE FORBEHOLD/AVVIK PRIS ERSTATNINGSVARER OG NYE VARER VAREKATALOG OG PRISLISTER RETURORDNING FOR EMBALLASJE OG LIGNENDE KONTRAKTBESTEMMELSER KONTRAKTSVILKÅR ELEKTRONISK SAMHANDLING (E-HANDEL) MILJØKRAV VEDSTÅELSESFRIST OG SPRÅK INNLEVERING OG INNLEVERINGSSTED INNLEVERINGSFRIST TILBUDSÅPNING HABILITET TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD...9 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING...9 Konkurransegrunnlag Side 2 av 16

3 Vedlegg i konkurransegrunnlaget (dette dokument): VEDLEGG 1 VEDLEGG 2 VEDLEGG 3 VEDLEGG 4 VEDLEGG 5 VEDLEGG 6 TILBUDSBREV (DETTE DOKUMENT) KONTRAKTBESTEMMELSER FOR ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID (EGET VEDLEGG) KRAVSPESIFIKASJON (DETTE DOKUMENT) PRISSKJEMA 3 FANER (EGET VEDLEGG) AVTALE OM ELEKTRONISK SAMHANDLING (KUN VINNER FYLLER UT)(EGET VEDLEGG) HMS-ATTEST (EGET VEDLEGG) Konkurransegrunnlag Side 3 av 16

4 INNBYDELSE 1 INNBYDELSE Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med innkjøp av Idrettsutstyr til kommunene (Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker) på Øvre Romerike. Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Ajourførte endringer pr.1. juli Denne anskaffelsen er over EØS terskelverdiene og kjøres som en åpen anbudsprosess. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt ved åpent anbud og at mottatt tilbud er å anse som endelig og leverandørs beste tilbud. 2 OPPDRAGSGIVERS REPRESENTANT OG TILLEGGSOPPLYSNINGER Navn: Tove Haarberg Postadresse: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Tunvegen 17, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen E-post tove.haarberg@orik.no All kommunikasjon av administrativ og faglig art i anbudsperioden skal føres mot faste kontaktpersoner. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver representant. Tilleggsopplysninger kan gis senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Oppdragsgiver samler opp skriftlige stilte spørsmål og svarer samlet til samtlige deltakere. 3 ROLLER I dette dokumentet med tilhørende vedlegg benyttes følgende begreper: Tilbyder = tilbyder. Kontraktspart = Leverandørens kontraktspart (ØRIK). ØRIK = Øvre Romerike innkjøpssamarbeid som står for gjennomføringen av konkurransen Oppdragsgiver = Den som bestiller idrettsutstyr iht denne anskaffelsen (kommuner samt selskaper som er eid av kommunene, se punkt 6 nedenfor). 4 ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID Gjennom Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid skal disse kommunene så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av tilbyderavtaler for varer og tjenester. Kommunene som inngår i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid kjøper på årsbasis varer og tjenester for ca millioner kroner for til sammen ca innbyggere. Anskaffelsene omfatter tjenesteproduksjonsleveranser, strukturelle investeringer og innsatsfaktorer til egen tjenesteproduksjon. De operative anskaffelsene er i stor grad desentralisert til virksomhetene i den enkelte kommune. De sentrale rammekontraktene, gjennom Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid, er gjensidig bindende og skal sikre at aktørene gjennomgår anskaffelsesaktivitetene på en profesjonell måte. Forretningsmessige og anskaffelsesfaglige prinsipper, likebehandling, konkurranse og åpenhet skal prege Øvre Romerike Innkjøpssamarbeids anskaffelsesarbeid. 5 SEKRETARIATS BIDRAG TIL ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID. Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid skal finansieres gjennom sekretariats bidrag fra den enkelte avtale/leverandør. Dette bidraget er på 1,5 % av total omsetning eksklusiv merverdiavgift via avtalen. Dette bidraget skal være inkludert i prisene, rabattene eller Konkurransegrunnlag Side 4 av 16

5 prismekanismene som er oppgitt i prisskjema, vedlegg 4. Manglende innbetaling av sekretariats bidrag vil medføre at kontrakten sies opp på grunn av mislighold. Det er ikke anledning til å ta forbehold om dette punktet, tilbud som inneholder forbehold mot dette vil bli avvist. 6 LEVERANSENS OMFANG Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid innbyr til anbudskonkurranse, for levering av Idrettsutstyr til de seks kommunene på Øvre Romerike. Anslått omsetning for varegruppen er basert på historiske tall og må anses som veiledende. Det gjøres oppmerksom på at antall kjøpte produkter varerier veldig fra år til år. Anslått verdi: Idrettsutstyr: ca kr ,- eks mva pr år. Volumet vil være avhengig av oppdragsgivernes budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer og det historiske kjøpsvolumet må derfor kun oppfattes som veiledende. Oppdraget er ytterligere beskrevet i kravspesifikasjon vedlegg 3 og prisspesifikasjonen vedlegg 4. Tilbyder er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransens ellers er i samsvar med bestillingen fra bruker. Tilbyder er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. KVALIFIKASJONSKRAV 7 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV Det stilles krav til tilbydernes tekniske kvalifikasjoner, samt juridisk, finansielle og økonomiske stilling. Tilbydernes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene, som vil bli evaluert. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen: 8 OBLIGATORISKE KRAV Skatte, MVA, HMS-attest. Oppdragsgiver har følgende krav til tilbyder i henhold til regelverk: Det skal leveres to attester utstedt av henholdsvis kemner/kommunekasserer og skattefogd i Norge, og tilsvarende i det landet hvor tilbyder er etablert, som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet. Følgende etat utsteder for følgende type/avgift/skatt og HMS. Utstedes av Type attester Kemner/skattekontoret Egen skatt Forskuddstrekk Påleggstrekk Arbeidsgiveravgift Renter Skatteetaten Merverdiavgift Renter Alle attestene skal foreligge innen innleveringsfristens utløp, eventuelt etter en kort tilleggsfrist gitt skriftlig av ØRIK. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra anbudsfristen. Manglende skatteattester er avisningsgrunn, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt av kgl. res. 15 juni 2001, med endring 28. juni Konkurransegrunnlag Side 5 av 16

6 Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbydere som ikke har sendt inn skatteattester og HMSerklæring innen de angitte frister og de tilbydere som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen: 9 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal være lovlig etablerte foretak. Norske selskaper og enkeltmannsforetak Firmaattest fra Brønnøysundregisteret. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor tilbyder er etablert. 10 TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Alternativt kan siste års regnskap vedlegges. 11 TILBYDERS KVALIFIKASJONER Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Kort beskrivelse av tilsvarende tidligere gjennomførte oppdrag. 12 TREDJEMANNS RESSURSER VED OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAVENE Dersom en tilbyder viser til tredjemanns ressurser for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må det foreligge dokumentasjon på at tilbyderen har rådighet over ressursene ved en eventuell gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjon kan f.eks. være en forpliktelseserklæring fra tredjemann om at han vil stille ressurser til rådighet for denne rammeavtalen. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 13 DOFFIN ØRIK vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra tilbyderne. Tilbyder som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av ØRIK. Tilbydere som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 14 OFFENTLIG INNSYN Lov nr.16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentliglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta). Konkurransegrunnlag Side 6 av 16

7 Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder om å vedlegge en sladdet versjon av tilbudet (må merkes sladdet tilbud). For hver sladding som gjøres i tilbudet, skal det oppgis en begrunnelse for hvorfor tilbyder mener opplysningen er å anse som en forretningshemmelighet. ØRIK kan overprøve tilbyderens sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 taushetsbelagte opplysninger. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser, men det kan gis innsyn i totalprisen hvis denne ikke kan regnes tilbake til delpriser/enhetspriser. I henhold til offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til tilbyder er valgt, ref. offentleglova paragraf 23 tredje ledd. 15 RAMMEAVTALE, AVTALENS LENGDE For oppdragsgiver skal det inngås en avtale med tilbyder på 2 år med opsjon år til sammen maksimalt fire år. Varsel om utløsning av opsjon vil gis i forkant av avtalens utløp. 16 FORBEHOLD/AVVIK Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold/avvik mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold/avvik vil bli avvist. Ved ikke vesentlige forbehold/avvik foreligger det en avvisningsrett. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at ØRIK kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyderen. 17 PRIS Prisene skal oppgis i nettopriser per prisenhet eksklusiv merverdiavgift. Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være medtatt, dvs. alle andre avgifter, ekspedisjonsog faktureringsgebyr, transport/frakt, emballasje, eventuell brutt forpakning, nødvendig oppfølging og lignende. Alle priser skal også være inkludert montering/ferdigstillelse der det er behov for dette. Priser skal oppgis i den rekkefølge og den enhet det er forespurt på. Alle priser skal oppgis i norske kroner eksklusiv merverdiavgift. Vi krever også at faktura først utstedes og sendes når leveransen jfr bestillingen er full-levert. Dersom tilbyder gjennomfører spesielle kampanjer, eller har tilbud med lavere priser enn det som er avtalt, skal oppdragsgiver ubetinget og uoppfordret godskrives denne. Prisene er faste de første 12 mnd i kontraktsperioden. Eventuelle prisjusteringer kan skje per 1.1. hvert år, må dokumenteres, godkjennes av Oppdragsgiver og meddeles skriftlig innen 15. november året før. 18 ERSTATNINGSVARER OG NYE VARER Erstatningsvarer skal i avtaleperioden følge samme pris- og rabattstruktur som vist ovenfor til samme pris og kvalitet. Ved erstatningsvarer skal tilbyder før leveransen skjer informere bestiller om dette. Nye varer til erstatning for varer som utgår av tilbyders sortiment, kan etter oppdragsgivers godkjenning innlemmes av Tilbyder i avtalen i løpet av avtaleperioden. 19 VAREKATALOG OG PRISLISTER Den/de tilbydere som blir valgt skal utarbeides et elektronisk dokument som inneholder følgende: Opplysninger om leverandør og avtale Ordrerutiner Reklamasjon/feillevering/returrutine Prisliste med avtalepriser, rabatter og bilder Dette trenger ikke foreligger før tilbudsfristen men innen 14. dager fra kontraktsignering. Dette skal utarbeides og oversendes oppdragsgiver uten kostnad. Konkurransegrunnlag Side 7 av 16

8 Ved større endring i varesortimentet må det informeres oppdragsgiver slik at dette blir implementert i avtalen. 20 RETURORDNING FOR EMBALLASJE OG LIGNENDE Tilbyder bes i sitt tilbud om å informere om hvilke returordninger for emballasje som kan tilbys kommunenes leveringssteder. Hvis norsk tilbyder (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktinngåelse fremlegges dokumentasjon for at tilbyderen er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende ordning). 21 KONTRAKTBESTEMMELSER For oppdraget gjelder kontraktsvilkårene som angitt i vedlegg KONTRAKTSVILKÅR ELEKTRONISK SAMHANDLING (E-HANDEL). Oppdragsgiver benytter/skal benytte et elektronisk bestillingssystem til å gjennomføre avrop / bestilling fra avtalen. For en nærmere beskrivelse av muligheter for elektronisk samhandling herunder EHF formatene, aksesspunkter og E-handelsplattformen, henvises det til nettstedet Leverandører på denne avtalen forplikter å tilgjengeliggjøre sitt avtalesortiment i henhold til de krav og frister som er angitt i vedlegg 5 (samhandlingsavtalen) samt forholde seg til punkt 12 i vedlegg1 Kontraktsvilkår. 23 MILJØKRAV Produktene skal ha godkjente kvaliteter med hensyn til helse, miljø og sikkerhet og være tydelig merket i forhold til slike krav. De tilbudte produkter skal ikke inneholde kjemiske stoffer som ikke er godkjent i Norge. For stoffer der det er fastsatte grenseverdier, skal disse verdier ikke overskrids. Refererer her til miljøkrav knyttet til produkter som er omtalt i Stortingsmelding nr. 46 ( ) Emballasjen som benyttes skal være resirkulerbar. Trykkfarger som benyttes skal ikke inneholde tungmetaller eller halogenerte stoffer. 24 VEDSTÅELSESFRIST OG SPRÅK Tilbyder er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud 5 måneder regnet fra innleveringsfristen. Tilbudet og all kommunikasjon skal leveres/være på norsk. 25 INNLEVERING OG INNLEVERINGSSTED Tilbudet med tilhørende dokumenter skal innleveres datert og underskrevet i lukket og nøytral konvolutt merket Idrettsutstyr. Tilbudet skal være datert og signert av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandørene. Det må inneholde leverandørens adresse, telefonnummer og foretaksnummer, samt kontaktpersonens telefonnummer og e-postadresse. Tilbyderen må levere tre sett tilbud i papirform i perm hvor ett betegnes som «Original». I tillegg skal prisskjema leveres på minnepinne. Prisskjema skal leveres i Excel-format. Det er eksemplaret som er betegnet som «Original» som vil gjelde ved uoverensstemmelser mellom de innleverte tilbudseksemplarene. Tilbudet må ikke bindes inn slik at det vanskeliggjør kopiering. Ett av tilbudssettene skal sladdes for taushetsbelagte opplysninger (må merkes sladdet tilbud), dette kan det bli gitt innsyn i. Hvis ikke tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger, leveres det i 2 eksemplarer. Tilbud kan leveres og sendes per post til: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid v/tove Haarberg Tunvegen 17 Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Tilbud må leveres i tidsrommet til 15.00, tilbud som ønskes innlevert utenfor dette tidsrom må avtales med den enkelte saksbehandler. Tilbud legges i egen låst kasse merket Innlevering av tilbud i gangen ved våre kontorer. De som ønsker kan be om kvittering. Konkurransegrunnlag Side 8 av 16

9 Vi får post hver dag kl tilbydere må ta hensyn til dette ved innlevering. Veibeskrivelse: Du finner oss i Gamle posthuset på Tunet på Sør- Gardermoen Kultur og Næringspark. Ta av fra E6 til Gardermoen (Oslo Lufthavn). Følg E16 og ta av mot Hønefoss / Nannestad. Ta til høyre i 3. rundkjøring mot Clarion Hotel (Sør Gardermoen N) Til høyre i neste rundkjøring. Så 1. til venstre (skilt "Tunet"). Følg veien inn til rødt avlangt hus, "Posthuset" inngang syd. 26 INNLEVERINGSFRIST Siste frist for innlevering av tilbud er kl Det er ikke adgang til å oversende tilbud ved elektronisk post eller pr telefaks. Som en del av tilbudet skal det medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev. Dersom tilbudet gis i form av en datautskrift har tilbyderen risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget. 27 TILBUDSÅPNING Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbydere vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 28 HABILITET Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1. Idrettsutstyr 2. Annet øvrig utstyr 3. Utstyr for vannaktivitet 30 ALTERNATIVE TILBUD Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 31 AVLYSNING AV KONKURRANSEN ØRIK forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. ØRIK kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 32 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekting % Pris 40 % Kvalitet på produktene (30 produkter) 40 % Kvalitet på gjennomføring av oppdraget 20 % Sum 100 % For hvert kriterium vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 til 6 (med 6 som best). Konkurransegrunnlag Side 9 av 16

10 Tildelingskriteriet pris (vektes 40 %) Pris vil bli evaluert etter utfylt prisskjema totalpris i hver varegruppe/kategori i vedlegg 4, fane 2, sluttsummen blir vektet med en poengsum. Den som har lavest pris vil få høyest score som er 6 og nedover. Prisene blir evaluert etter prosentvise forskjeller. Der hvor varelinjer ikke er priset, vil vi sette inn den høyeste mottatte pris fra en konkurrent. Tildelingskriteriet kvalitet på produktene (vektes 40 %) Alle produktene skal ha dokumentasjon som bekrefter minimumskravet. Kvaliteten på 30 produkter (merket i egen kolonne i regnearket) vil bli evaluert utfra vedlagt dokumentasjon, datablad, brosjyrer etc. Her er det viktig at leverandør sørger for å legge ved god nok dokumentasjon/brosjyre/datablad for en slik evaluering. Vi godtar ikke katalog eller henvisning til internettsider. Da må det i så fall tas kopi/utskrift av produktet og den informasjon som følger må gi nok informasjon til oss for å vurdere om minstekravet er oppfylt. All dokumentasjon må ha en klar henvisning til rad nummeret til produktet i prisskjema. De som blir vurdert til å ha høyest kvalitet vil få høyeste score som er 6 osv. De 30 produktene vil få en kvalitetsscore, scorene fra disse vil bli summert og delt på antall produkter. Det vil føre til en gjennomsnitts-score som vil bli lagt til grunn for evalueringen på kvaliteten på produktene i hele sortimentet. Hvis ikke dette blir gjort som beskrevet settes kvaliteten på dette produktet til 1 som er laveste score. Hvis flere enn 5 mangler nok dokumentasjon så kan vi vurdere å avvise tilbudet. Tildelingskriteriet Kvalitet på gjennomføring av oppdraget (vektes 20 %) Oppdragsgiver krever at gjennomføring av oppdraget skal være preget av høy kvalitet på tjenestene, herunder gode bestillingsløsninger, leveringstider, gode rutiner for service og en helhetlig løsning for oppdragsgiver. I vurderingspunkter for tildelingskriterier «kvalitet for gjennomføring av oppdraget» vedlegg 3 gis tilbyderen en score fra 1 til 6. Poengene legges sammen og deles på totalt antall linjer for å oppnå en gjennomsnittsscore. Se vedlegg 3 Kravspesifikasjon for evt. utfyllende informasjon om krav i forhold til alle evalueringskriteriene. Se også forside/beskrivelse fra fane 1 i prisarket. Konkurransegrunnlag Side 10 av 16

11 TILBUDSBREV, MÅ INNSENDES Vedlegg 1 Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid V/Tove Haarberg Tunvegen 17, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Dato: TILBUD PÅ IDRETTSUTSTYR Undertegnede bekrefter herved at jeg på vegne av: har gått nøye gjennom dokumentene som grunnlag for tilbud på ovennevnte, og bekrefter at tilbudet er i henhold til kravene i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Forbehold/avvik: Andre forbehold enn her nevnt tas det ikke hensyn til. Forbehold/avvik: Sjekkliste for tilbud Følgende dokumenter skal leveres med tilbudet under skilleark: Obligatoriske kvalifikasjonskrav: Skilleark nr.: Er attest for skatt vedlagt? 3 Er attest for merverdiavgift vedlagt? 3 Er HMS-attest vedlagt? 3 Er firmaattest vedlagt? 3 Er kredittrating eller siste godkjente årsregnskap vedlagt? 3 Krav til tilbyders kvalifikasjoner: Ja Skilleark nr.: Er kort beskrivelse av minimum 3 tilsvarende gjennomførte oppdrag vedlagt? 3 Offentlig innsyn (taushetsbelagte opplysninger) Ja Nei Skilleark nr.: Har leverandør opplysninger som anses som forretningshemmeligheter i tilbudet? _ Hvis ja, er et ekstra tilbudssett (sladdet) vedlagt tilbudet? 4 De enkelte punktene som er sladdet må begrunnes: Kontraktbestemmelser: Ja Nei Er kontraktbestemmelsene i vedlegg 2 akseptert? Er vilkårene under pkt 4 om sekretariatbidrag i konkurransegrunnlaget akseptert? Videre bekrefter vi i henhold til kravet i konkurransegrunnlaget opprettholder tilbudet 5 måneder fra innleveringsfristen. _ Konkurransegrunnlag Side 11 av 16

12 Kravspesifikasjonen Ja Nei Skilleark nr.: Er kravspesifikasjonen lest, akseptert og vedlagt utfylt? 5 Er forslag/beskrivelse på statistikk vedlagt? 5 Tildelingskriterium: Skilleark Pris Ja nr: Er prisskjema, vedlegg 4, 3 faner: lest, akseptert og vedlagt utfylt? Er dokumentasjon av minstekravene vedlagt som beskrevet i kravspesifikasjon? Kvalitet på produktene: Ja nr: Er utfyllende dokumentasjon på produktkvalitet av de 30 valgte produktene vedlagt som beskrevet i kravspesifikasjon? Kvalitet på gjennomføring av oppdraget: Ja nr: Er beskrivelse av gjennomføring vedlagt? Tilbyders navn: Tilbyders post/besøksadr.: Tilbyders kontaktperson: Telefon: Telefon mobil: Alle henvendelser fra oppdragsgiver skal gå til følgende E-post adresse: Sted / Dato: Forpliktende signatur: Konkurransegrunnlag Side 12 av 16

13 Vedlegg 3 Kravspesifikasjon Denne konkurransen omhandler innkjøp av idrettsutstyr til 6 kommuner på Øvre Romerike. Av dette vedlegg følger krav og ønsker til gjennomføring av avtalen. Eidsvoll (11 skoler, 6 barnehager, 3 idrettshaller og 2 svømmehaller) Gjerdrum (3 skoler, 2 barnehager, 1 idrettshall, 1 idrettsbane og 1 svømmehaller) Hurdal (1 skole, 2 barnehager, 1 idrettshall, 1 idrettsbane og 1 svømmehall), Nannestad (5 skoler, 4 barnehager, 2 idrettshaller, 1 idrettsbane og 2 svømmehaller) Nes (10 skoler og 4 barnehager, 2 idrettshaller og 2 svømmehaller) Ullensaker (11 barneskoler, 3 ungdomsskoler, 7 barnehager, 3 idrettshaller og 4 svømmehaller) Samt andre institusjoner i kommunen som måtte ha behov for idrettsutstyr. Kommunene egen konkurranse Ved større og/eller komplekse oppdrag vil kommunene ha rett til å gjennomføre egen konkurranse uavhengig av denne avtalen. Hva som er større og/eller komplekse oppdrag ligger innenfor innkjøpers anskaffelsesfaglige skjønn. Generelle minstekrav Tilbyderen skal bekrefte at alle punkter er oppfylt. Krav som ikke er oppfylt kan medføre avvisning av tilbudet. Ved behov kan det legges til en kort beskrivelse/kommentar. Beskrivelsen/kommentaren skal ikke ha en form eller innhold som grenser mot forbehold eller reservasjon. Der hvor ikke annet er angitt skal følgende krav bekreftes oppfylt/ dokumenteres: Absolutte krav Leverandøren skal besvare en hver henvendelse fra oppdragsgiver alle virkedager innen 24 timer. Leverandøren skal oppgi fast kontaktperson eller team for alle henvendelser fra oppdragsgiver i avtaleperioden. FOR nr. 922: Forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (Produktforskriften). Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester (produktkontrolloven) nr 79. Produktene skal være CE-merket og i henhold til gjeldende revisjon av standard, norske lover, regler og forskrifter. Der det er hensiktsmessig skal produktdatablad og/eller tekniske spesifikasjoner foreligge for de tilbudte produkter. Produsentens anbefalte kontrollrutiner skal også beskrives. Produkter for utebruk må være spesielt værbestandig. Oppfylt Beskrivelse Kommentar Konkurransegrunnlag Side 13 av 16

14 Absolutte krav Varer som ikke har tilfredsstillende kvalitet må kunne returneres og erstattes av produkt i produktlisten med tilfredsstillende kvalitet uten kostnad for kunden. Produkter med stoff, lær, skinn og lignende må ha slitesterke sømmer. Latexfrie produkter på alt utstyr som er tilpasset barn under 6 år. Alt utstyr må ha en kvalitet som tåler røff behandling og hard bruk (ikke hjemmebruk). Tilbyder skal bekrefte at i de tilfeller det er oppgitt en standard i prisarket er tilbudte produkter i tråd med oppgitt standard eller tilsvarende. Alt utstyr som krever montering skal være fritt montert på anvist plass. På oppdragsgivers forlangende skal leverandøren kunne tilby bestilte utstyr umontert. Vi ønsker fortløpende orientering om nye hensiktsmessige produkter, og tilsvarende produkter hvis det finnes billigere alternativer av like god kvalitet. Når det gjelder idrettsutstyr som vil ha behov for reservedeler forplikter leverandørene seg til å levere reservedeler i 10 år. Oppdragsgiver betaler reparasjonene når håndtering av det mer kompliserte idrettsutstyret ikke er i tråd med vanlig bruk. I prisarket skal kolonne for produktbeskrivelse fylles inn. Den skal minst beskrive minstekravet vi har beskrevet i andre kolonner Produkt/Beskrivelse. Bekreft dette. Garantitid/Levetid skal fylles ut pr. produkt i prisskjema. Statistikk på alt kjøp fra gjeldende kommuner skal uoppfordret sendes avtaleansvarlig i Excel-format første halvdel av januar i nytt år. Det skal også være mulig på oppfordring å få oversendt statistikk ved behov. Hvis ikke dette kan leveres i excel-format, beskriv hvordan dette da kan gjøres og med en kopi av hvordan dette ser ut. Hvis ikke excelformat er det undersøkt om formatet kan konverteres til excel? Beskrivelse Kommentar Vurderingspunkter for tildelingskriteriet «Pris», vektet 40 %. Minstekrav Her må leverandør sørge for at alle kolonner som er utfylte med informasjon er synlig i det innleverte prisskjema. Rabattene i prisskjema (under både fane 2 og fane 3) skal fylles inn og følge alle produktene i samme varegruppe. Eks. hvis vi ønsker å kjøpe et fotballmål i en annen størrelse eller type enn oppgitt i prisskjema så må rabatten på nytt mål være tilsvarende det tilbudte mål. Dette skal Oppfylt Oppfylt Beskrivelse Kommentar Konkurransegrunnlag Side 14 av 16

15 gjelde alle varegrupper. Det skal også gis inn en rabatt på alt øvrig utstyr (denne blir ikke vurdert). Vurderingspunkter for tildelingskriteriet «Kvalitet på produktene», vektet 40 %. Minstekrav Alle produkter skal ha vedlagt dokumentasjon som minimum beskriver minimumskravet, utover dette vi vil vurdere kvalitet på 30 produkter. De vil merkes i en egen kolonne. Produktets kvalitet og egnethet vurderes basert på oppgitt dokumentasjon: 1. Materiale, konstruksjon og garantitid/levetid etc (bla oppgitt i prisskjema) Her skal vi så langt det lar seg gjøre vurdere kvalitet utfra dokumentasjon/brosjyre/datablad etc. som kan gjøre det mulig å vurdere produktkvaliteten. Hvis leverandør ikke leverer inn dokumentasjon som bedt om blir konsekvensen at kvalitet settes til lavest score som er 1. Hvis det blir flere enn 5 produkter som mangler informasjon om dette så kan vi avvise tilbudet. Dokumentasjon som må være til stede som kan gjøre det mulig å vurdere produktkvalitet må være som følger: datablad/brosjyre pr. produkt fargebilde størrelser/mål materiale/konstruksjon hvert vedlegg må merkes med radnummer fra prisskjema Disse skal legges ved i tilbudet under skilleark 6(NB! Ikke varekatalog), men kun de produkter som er etterspurt. Kun beskrivelse av det ene produkt pr dokument et alternativ kan være kopi av en side evt. 2 sider fra en katalog hvis den viser all informasjon som bedt om og som minimum dekker minstekravet). Hvis behov, vil oppdragsgiver forbeholde seg retten til å få tilsendt vareprøver på det mindre utstyr de finner vanskelig å evaluere. Tilbyder må godta dette og sende de over uten kostnad for oppdragsgiver. Hvis behov, vil oppdragsgiver forbeholde seg retten til å få produktene som er uegnet for vareprøver på framvisning i Oslo-regionen. Dette uten kostnad for oppdragsgiver. Vennligst oppgi lokasjon for framvisning. Manglende framvisning av forespurte produkter vil medføre at produktene vil bli gitt karakteren 1 under tildelingskriteriet. Vurderingene blir utført av produktansvarlige for hver kommune og Ørik, og vil være basert på erfaringer og innkjøpsfaglig skjønn. Leverandør som vurderes å ha best løsning og best kvalitet vil score høyest. Oppfylt Beskrivelse Kommentar Konkurransegrunnlag Side 15 av 16

16 Vurderingspunkter for tildelingskriteriet «Kvalitet på gjennomføring av oppdraget», vektet 20 %. Krav Tilbyder skal beskrive plan for å bidra til en problemfri leveranse av idrettsutstyr. Hvis det ikke er plass her så skal det beskrives i et eget dokument og legges under skilleark 7 i oversendt perm. 1. gode bestillingsløsninger 2. leveringstider 3. service 4. rutine for levering og sporbarhet, herunder ordremottak og distribusjonsapparat 5. rutiner for reklamasjon-/feillevering/retur av feilbestilte varer Det må beskrives her eller i eget dokument. Det er ikke nok å henvise til besvarelsen/presentasjonen. Oppfylt Beskrivelse Kommentar Konkurransegrunnlag Side 16 av 16