Til beboerne i Sameiet Kanalveien

Transkript

1 1 Sameiet Kanalveien Til beboerne i Sameiet Kanalveien Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Sameiet Kanalveien Innkalling til ordinært sameiermøte 2013 Ordinært sameiermøte i Sameiet Kanalveien avholdes mandag 15. april 2013 kl i Doktorgården, Kirkegt.2, Lillestrøm. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG Ingen forslag er innkommet. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlem for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomite Oslo, Styret i Kanalveien Sameie Per Gøran Eriksen /s/ Gudrun Hamre /s/ Yngve Arne Solberg /s/

3 3 Sameiet Kanalveien ÅRSBERETNING FOR 2012 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har Sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Per Gøran Eriksen Kanalveien 9 Styremedlem Gudrun Hamre Kanalveien 9 Styremedlem Yngve Arne Solberg Kanalveien 9 Varamedlem Marit Elisabeth Bjerke Thon Hotellbygg AS Varamedlem Erland Rustebakke Kanalveien 19 Valgkomitè Jane Solberg Kanalveien 15 Per Kristiansen Styrets medlemmer består i dag av 1 kvinne og 2 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 133 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , ligger i Skedsmo kommune og har adresse: Kanalveien 9 (blokk B) Kanalveien 15 (blokk C) Kanalveien 19 (blokk D) Dampsagveien 25 (blokk A) Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer: 81, 2479 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er ERNST & YOUNG AS.

4 4 Sameiet Kanalveien Styrets arbeid Møter Styret har i 2012 gjennomført 8 styremøter, og det har i tillegg vært avholdt det ordinære sameiermøtet Styret har i tillegg hatt møte med Olav Thon gruppen og OBOS Eiendomsforvaltning AS. Det har også vært gjennomført flere samarbeidsmøter med daglig leder i Rema1000- butikken, samt møter med ORAS og representant for Thon Hotellbygg AS. Kontakt til Styret Styrets mailadresse er kanalveien@styrerommet.net Adresse til sameiets hjemmeside er Forøvrig ligger telefon og mailadresse til Styrets representanter på sameiets hjemmeside. Prioriterte saker Styret har på et overordnet nivå hatt fokus på å sørge for god drift av eiendommen, og at forvaltningen av sameiets anliggender er i samsvar med lov, vedtekter og eventuelle vedtak i sameiermøtet. Som en del av dette har Styret hatt spesiell fokus på følgende saker; - Besvare og håndtere henvendelser/forespørsler fra beboerne på ulike saker. (vann og varme, heis- garasje og dørproblemer). - Behandling av konkrete forespørsler/henvendelser i styremøter. - Oppfølging av forbedringssaker av garasjeanlegget tilknyttet Rema1000, og næringsparkeringen i kjelleren (Thon, Rema1000 og Timepark). - Gjennomført befaringer og oppfølging av utestående arbeid/saker med Veidekke. - Oppfølging og evaluering av renholds- vaktmester- og gartnertjenestene. - Oppfølging av strøm-målere og målere for fjernvarme ift ORAS, Rema1000 og Thon Hotellbygg AS. - Regnskapsoppfølging, spesielt innenfor kontoen kommunale avgifter, der avlesningsrutinene fra Skedsmo kommune medførte en skjevhet i Sameiets økonomi i Gjennomgått, revidert og dokumentert kostnadsfordelingen mellom bolig og næring, slik at denne er ihht Sameiets vedtekter - Budsjettering for 2013, slik at sameiet sikrer en korrekt økonomi for året. - Leverandørforhandlinger ift reparasjonskostnader - Forsikringssak knyttet til påkjøring av byggets store garasjeport - Kontroll av heisene (Norsk Heiskontroll), og utbedring av saker avdekket i denne. - Etablert ny adresse til Sameiets hjemmeside på nett - Utvikling av hjemmesiden, innhold og praktiske lenker - HMS (helse, miljø, sikkerhet)-gjennomgang og oppfølging - Flytting av NSB-busstransport ifm sommerstengingen fra grusplass i Kanalveien til pendlerparkeringen i Dampsagveien - Godt og konstruktivt samarbeid med daglig leder i Rema Planlegging og forberedelser til det årlige sameiermøtet - Distribusjon av diverse beboerinformasjon

5 5 Sameiet Kanalveien Avtaler - I tillegg til de avtalene Sameiet allerede har etablert på drifts- og vedlikeholdssiden, har Styret i 2012 inngått følgende avtaler; o Brannsikringsanlegg Honeywell Life Safety AS o Videreført vaktmester-, renholds- og gartnertjenester - Skedsmo Renhold og Byggservice AS Informasjon distribuert til beboerne Styret har gjennom oppslag på tavlene i oppgangene og på Sameiets hjemmeside distribuert informasjon om ulike saker til beboerne. Eierskifter og utleie - Det har i løpet av året vært 9 eierskifter i Sameiet (10 stk. i 2011) - Ved utgangen av året var det 24 stk. leiligheter som leies ut.

6 6 Sameiet Kanalveien ÅRSREGNSKAPET FOR 2012 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2012 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2012 var til sammen kr mot budsjettert kr Dette avviket skyldes en justert innbetaling fra 3 av næringsseksjonene. Kostnader Driftskostnadene i 2012 var på kr mot budsjettert kr Vesentlige avvik i forhold til budsjett skyldes i hovedsak to konti: Sameiet har i 2012 fått ekstra kostnader knyttet til kommunale avgifter (vann, kloakk og renovasjon). Dette skyldes at det gikk altfor lang tid mellom måleravlesningen fra Skedsmo kommunes side, og a-konto beløpene som ble betalt inn for 2011 ble dermed basert på forbruket i I og med at 2010 var et meget kort driftsår, ble da de innbetalte a-konto beløpene altfor lave. NB! I 2012 er det innbetalt korrekt a-konto beløp for kommunale avgifter. Sameiet har også et overforbruk på renhold- og vaktmestertjenester, som skyldes økt frekvens på renhold av visse områder i bygningen, samt opprydding og bortkjøring av hensatt søppel. Med bakgrunn i disse avvikene, har Styret forsøkt å redusere kostnadsbruk på andre konti. Besparelser er oppnådd på konto for drift og vedlikehold. I tillegg er det besparelse på konto for forsikring og på konto for energi/fyring. Resultat Årets resultat, etter finansinntekter, på kr foreslås overført til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

7 7 Sameiet Kanalveien BUDSJETT FOR 2013 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. De vesentligste budsjettendringene fra 2012, er kostnader til drift og vedlikehold. Under dette ligger det ny avtale for varme og ventilasjon, noe høyere kostnader til heis, samt at det vurderes å være behov for noe høyere vedlikeholdskostnader til bygningen, både innendørs og utendørs. I tillegg er nivået for renhold og vaktmestertjenester justert opp tilnærmet det faktiske forbruket i Det er også budsjettert et riktigere nivå på kommunale avgifter (jfr utfordringen beskrevet under kostnader i regnskapet for 2012) Kommunale avgifter i Skedsmo kommune Kommunale avgifter øker med 5 % for Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med erfaringene fra 2011 og 2012, samt estimater fra aktuelle leverandører, har Styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2013 har økt med kr Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 5,1 % samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på sameiets skadehistorikk. Lån Sameiet har ikke lån. Innskuddsrente i OBOS (pr ) Renter på driftskonto: 0,25 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr ,35 % for innskudd fra kr til kr ,40 % for innskudd over kr Felleskostnader Budsjettet er basert på 5% økning av felleskostnadene fra I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Kanalveien Sameie Per Gøran Eriksen /s/ Gudrun Hamre /s/ Yngve Arne Solberg /s/

8 8 Sameiet Kanalveien

9 9 Sameiet Kanalveien

10 10 Sameiet Kanalveien RESULTATREGNSKAP Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Fra opptjent egenkapital

11 11 Sameiet Kanalveien BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, , STYRET FOR SAMEIET KANALVEIEN PER GØRAN ERIKSEN /s/ GUDRUN HAMRE /s/ YNGVE ARNE SOLBERG /s/

12 12 Sameiet Kanalveien NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven OBOS betaler forskuddstrekk til denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. Samtidig blir posten avsatt i selskapets balanse. Skattetrekket blir belastet selskapets driftskonto ved terminforfall. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader Garasjeleie Brensel Næringsseksjon Næringsseksjon Næringsseksjon Næringsseksjon SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Opprydning reskontro 80 SUM ANDRE INNTEKTER 80 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2011/2012, og er på kr I forbindelse med ett styremøte er det dekket bespisning for kr 604,- jfr. note 11. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR

13 13 Sameiet Kanalveien NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold garasjeanlegg Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ENERGI / FYRING Fjernvarme Elektrisk energi SUM ENERGI / FYRING NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Andre fremmede tjenester Trykksaker Aviser, tidsskrifter, faglitteratur Møter, kurs, oppdateringer mv Andre kostnader tillitsvalgte -604 Andre kontorkostnader Telefon/bredbånd Telefon, annet Porto Bankgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS Renter av sparekonto i OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader SUM FINANSINNTEKTER

14 14 Sameiet Kanalveien NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Refusjon av egenandel i skadesak (beløpet er mottatt i 2013) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER NOTE: 14 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Purregebyr Ikke hevet giro (styrehonorar) -750 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD NOTE: 15 Leverandørgjeld Akershus Energi varme AS Hormann Norge AS Los AS OBOS Eiendomsforvaltning OBOS -359 Skedsmo Renhold og Byggservice AS Telenor Bedrift AS Teliasonera Norge AS -440 SUM LEVERANDØRGJELD

15 Forslag til sameiermøtet Det har ikke kommet inn noen saker til behandling. 15 Sameiet Kanalveien

16 16 Sameiet Kanalveien Orientering om sameiets drift. Vaktmestertjeneste Sameiet kjøper vaktmestertjenester og tilsynstjenester. Vaktmestertjenesten ivaretar den daglige drift og noe av det løpende vedlikeholdet i Sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse. Vaktmestertjenesten kan kontaktes på telefon når det gjelder saker som handler om: - Vannlekkasjer - Brannalarm - Glass-/låsservice - Skadedyr - Innbrudd - Brøyte og strøing Henvendelser ut over dette, rettes til Styret som vil formidle dette til rette vedkommende. Nøkler/skilt Eventuell ekstra hovednøkkel bestilles hos Styret. Når nøkkel er ferdig, mottas det en SMS og nøkkel kan hentes og betales hos Karl Jensen AS i Lillestrøm (Nittedalsgata 12). Navneendring på oversikt ved ringeklokke bestilles hos Styret. Skilt til postkasse bestilles på posten.no Styret anmoder alle om å anskaffe skilt med svart skrift på hvit bakgrunn. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i TRYG FORSIKRING med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret.

17 17 Sameiet Kanalveien HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse,- miljø- og sikkerhet å gjøre i sameiets regi. Styret ivaretar internkontrollen til blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni / bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se Kabel-TV Tjenesten leveres av Get. Avtale om leveranse av elektrisk kraft Sameiet får levert elektrisk kraft til fellesområdene av LOS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.