Til seksjonseierne i Sameiet Heimdalsgata 3-9

Transkript

1 1 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Til seksjonseierne i Sameiet Heimdalsgata 3-9 Velkommen til sameiermøte Denne innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for I tillegg finner du bakerst i heftet «Orientering om sameiets drift. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Heimdalsgata 3-9 det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Heimdalsgata 3-9 avholdes 4. april 2016 kl. 18:00 i Akersalen, Trondheimsveien 52. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 4. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlem for 2 år C) Valg av 2 varamedlem for 1 år D) Valg av valgkomité Oslo, Styret i Sameiet Heimdalsgata 3-9 Anita Vikan Mathisen /s/ Per-Helge Dimmen /s/ Anne Marit Ryen /s/ Liv Ellinor Strøm /s/

3 3 Sameiet Heimdalsgata 3-9 ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Anita Vikan Mathisen Heimdalsgata 3 Styremedlem Per-Helge Dimmen Heimdalsgata 9 Styremedlem Anne Marit Ryen Heimdalsgata 5 Styremedlem Liv Ellinor Strøm Heimdalsgata 7 Varamedlem Anders Steen-Nilsen Dynge Heimdalsgata 3 Valgkomiteen Ida Irene Bergstrøm Heimdalsgata 9 Håvard Torsteinson Hasås Heimdalsgata 9 Glenn Roger Rønning Heimdalsgata 9 Styrets medlemmer består i dag av 1 mann og 3 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Sameiet Heimdalsgata 3-9 Sameiet består av 57 seksjoner. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer Sameiet ligger i bydel 1 (Gamle Oslo) i Oslo kommune og har adresser: Heimdalsgata 3,5,7 og 9. Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer: Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

4 4 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Styrets arbeid Det er i perioden avholdt 11 styremøter, samt møter med OBOS, adv. Torolv Sundfør, Bakgården Velforening, og andre. Heimdalsgata 3-9 har omsider fått ferdigattest. Styret har inngått en avtale med innehaver av næringslokalet i Heimdalsgata 9 om betingelser for drift. Det vil etter hvert komme en sushibar i lokalene, som kun skal basere seg på takeaway. Styret har vært opptatt av at driften ikke skal oppleves sjenerende for beboere. Avtalen med innehaver forutsetter derfor blant annet at det ikke serveres alkohol, eller drives aktivitet som skaper støy, lukt eller forsøpling. Gjester vil ikke ha tilgang på fellesarealer, og det vil heller ikke være sitteplasser i lokalene. Styret har fremforhandlet en avtale om kabel-tv og internett med Canal Digital, som trådde i kraft 1. februar Den nye avtalen vil gi større hastighet på bredbåndet, og flere TV-kanaler. Seksjoner med hybler vil heller ikke måtte betale for to abonnementer. Vi har inngått ny avtale om vaktmestertjenester innvendig med Bygårdsservice. I Bakgården fortsetter vi foreløpig med Gamle Oslo Servicesentral. Schneider Electric, som utfører service på brannvarlslingssystemet, oppdaget i juli feil på brannalarmen i 16 leiligheter. Disse er nå utbedret. Vi har serviceavtale ed Oslo Skadedyrkontroll, som har drevet skadedyrbekjempelse. Vi har satt rottestoppere på rørene og tettet en del hull i bygningen. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr ,- som er i samsvar med budsjett. Andre inntekter består i hovedsak av utbetaling fra forsikringsselskapet i forbindelse med skade. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr ,-. Avviket i forhold til budsjett skyldes i hovedsak kostnader til reparasjon av heis. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr ,- og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital.

5 5 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr er ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr ,- til ordinær drift og vedlikehold. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften er redusert med 2 %, og renovasjonsavgiften øker med 7 %. Feieravgiften forblir uendret. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for budsjettet i Forsikring Forsikringspremien for 2016 har økt med 8,4%. Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Sameiet Heimdalsgata 3-9. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på følgende endring i felleskostnadene fra : Felleskostnadene økes med 5% I tillegg er kostnadene til kabel-tv kr 295,- pr måned for alle leilighetene fra For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Sameiet Heimdalsgata 3-9 Anita Vikan Mathisen /s/ Per-Helge Dimmen /s/ Anne Marit Ryen /s/ Liv Ellinor Strøm /s/

6

7

8 8 Sameiet Heimdalsgata 3-9 RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Fra opptjent egenkapital

9 9 Sameiet Heimdalsgata 3-9 BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, , STYRET I SAMEIET HEIMDALSGATA 3-9 Anita Vikan Mathisen /s/ Anne Marit Ryen /s/ Per-Helge Dimmen /s/ Liv Ellinor Strøm /s/

10 Sameiet Heimdalsgata 3-9 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Vaktmester Felleskostnader Styrehonorar Forretningsfører/revisjon Strøm Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Utbetaling fra forsikringsselskapet for skadesak Korrigeringer på reskontro 66 Viderefakturert for reperasjon inngangsdør SUM ANDRE INNTEKTER

11 11 Sameiet Heimdalsgata 3-9 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr I tillegg har styret fått dekket bevertning i fbm styremøte for kr 2 745, jf. note 10. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand OBOS Eiendomsforvaltning AS Gamle Oslo Servicesentral, befaring SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fellesanlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg Egenandel forsikring Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

12 12 Sameiet Heimdalsgata 3-9 NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Skadedyrarbeid/soppkontroll Driftsmateriell -59 Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Vakthold Renhold ved firmaer Hjemmeside (abonnement) Kontor- og datarekvisita -125 Kopieringsmateriell -208 Trykksaker -679 Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader Porto Reisekostnader -184 Bankgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 278 Renter av for sent innbetalte felleskostnader SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 FINANSKOSTNADER Renter på leverandørgjeld SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER

13 13 Sameiet Heimdalsgata 3-9 Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester og rengjøringstjeneste Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste med Gamle Oslo Servicesentral (GOS) som kan nås på telefon Kun styret kan bestille vaktmesterarbeid for sameiets regning ut over det rutinemessige, med unntak av nødstilfeller. Gos Beredskapstelefon 24/7: Vaktmester ivaretar oppgavene knyttet til forefallende vedlikehold, skift av lyspærer, rydding, søppelfjerning, kontroll og tilsyn av elektriske anlegg. Foretrukket elektriker er Elektronettverk, som sto for installasjonen. Ventilasjonsanlegg vedlikeholdes av Climatech etter serviceavtale med filterskift vår og høst. Heis vedlikeholdes av Reber Schindler etter serviceavtale med 4 faste besøk i året. Beboere som bestiller vaktmestertjenester inne i sine leiligheter blir fakturert direkte av GOS. Beboere kan bestille vaktmester på vegne av sameiet til dører og lignende på fellesområder dersom det er for å sikre verdier. Sameiet har avtale om rengjøringstjeneste med Renholdsgruppen AS, som kjøpte opp Sweep Renhold. Rengjøringen skjer en dag pr uke i oppganger, trapper og heis. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i W.R.BERKLEY INS.NORWAY NUF med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om

14 14 Sameiet Heimdalsgata 3-9 vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Radonmåling, ny strålevernforskrift Fra ble det krav om radonmåling i alle boliger som skal leies ut. Dette er utleiers ansvar. Statens Strålevern anbefaler, uavhengig av om boligen skal leies ut eller ikke, at alle som har oppholdsrom i en underetasje eller i en av de tre nederste etasjene over bakkeplan, måler radonkonsentrasjonen. For mer informasjon: Radonoppfølging omfattes av HMS-arbeidet i alle boligselskaper fra Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.