Til seksjonseierne i Parkhaven Boligsameie

Transkript

1 1 Parkhaven Boligsameie Til seksjonseierne i Parkhaven Boligsameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Parkhaven Boligsameie Innkalling til ordinært sameiermøte 2014 Ordinært sameiermøte i Parkhaven Boligsameie avholdes torsdag 06. mars 2014 kl. 18:00 i Obos sine lokaler, Hammersborg Torg 1. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Vedtektsendring B) Endring av Husordensreglene Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 1 styremedlem for 2 år B) Valg av 1 varamedlem for 2 år Oslo, Styret i Parkhaven Boligsameie John Henrik Johansen/s/ Jan Magnar Førland Martin Strandenæs/s/ v/ Geir Lysfjord/s/

3 3 Parkhaven Boligsameie ÅRSBERETNING FOR 2013 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder John Henrik Johansen Pilestredet Park 38 Styremedlem Jan Magnar Førland Pilestredet Park 38 Styremedlem Martin Strandenæs Pilestredet Park 38 Varamedlem Anne Grethe Lund Pilestredet Park 38 Varamedlem Geir Lysfjord Vestre Vei 36 Styrets medlemmer består i dag av ingen kvinner og 3 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 83 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel 4 St.Hanshaugen i Oslo kommune. Adresse: Pilestredet Park 38 Gårds- og bruksnummer : 208, 946 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2013 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2013 er satt opp under denne forutsetning.

4 Aksetittel Aksetittel 4 Parkhaven Boligsameie Inntekter Inntektene i 2013 var til sammen kr Andre inntekter består i hovedsak av salg av nøkler og flyttegebyr. Kostnader Driftskostnadene i 2013 var på kr Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak: Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr , mens regnskapet viser kr Hovedårsaken til avviket var nye varmtvannsmålere og energimålere, kr Avvik i forhold til budsjett for kostnader knyttet til Energi/fyring skyldes at det var avsatt feil beløp for 2012, se note 10 i regnskapet. Avvik i forhold til budsjett for kostnader knyttet til Andre driftskostnader skyldes at det er brukt mer enn forventet til Vaktmester og Renhold ved firmaer Bygning Drift / vedlikehold Elektro Utvendig anlegg Heisanleg g Fyringsan legg Brannsikr ing Ventilasj onsanleg g Serie Driftskostnader Andre driftskostnad er Kommunale avgifter Drift / vedlikehold Energi / fyring Div. honorarer Serie

5 5 Parkhaven Boligsameie Resultat Årets resultat på kr foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapital er sameiets tilgjengelige midler, og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Sameiets arbeidskapital pr er kr For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2014 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 3,5 %, mens renovasjonsavgiften øker med 8 % og feieravgiften blir uendret. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2014 har økt med kr Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 1,0 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på sameiets skadehistorikk. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto: 0,35 % for alle innskudd Sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr ,35 % for innskudd fra kr til kr ,40 % for innskudd over kr

6 6 Parkhaven Boligsameie Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Parkhaven Boligsameie John Henrik Johansen/s/ Jan Magnar Førland Martin Strandenæs/s/ v/ Geir Lysfjord/s/

7

8

9 9 Parkhaven Boligsameie RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Kostnader sameie Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

10 10 Parkhaven Boligsameie BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Andel egenkapital i fellesanlegg SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS-banken/OBOS Sparekonto i OBOS-banken/OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar OSLO, , STYRET FOR PARKHAVEN BOLIGSAMEIE JOHN HENRIK JOHANSEN/S/ JAN MAGNAR FØRLAND MARTIN STRANDENÆS/S/ V/ GEIR LYSFJORD/S/

11 Parkhaven Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Flyttegebyr Salg av nøkler 880 SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret.

12 12 Parkhaven Boligsameie NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2012/2013, og er på kr ,- NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr ,- NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold fyringsanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasj.anl SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ENERGI / FYRING Elektrisk energi Fjernvarme SUM ENERGI / FYRING SPESIFIKASJON AV ENERGI / FYRING Elektrisk energi: Bokført "kostnad" Tilbakeført avsetning Avregning 2012 fra Inergi fakt.service, mottatt KOSTNAD SOM GJELDER

13 13 Parkhaven Boligsameie Fjernvarme: Bokført "kostnad" Tilbakeført avsetning Avregning 2012 fra Inergi fakt.service, mottatt KOSTNAD SOM GJELDER Sameiet har en bokført negativ kostnad for 2013 på kr ,-. I forbindelse med skattefordelinga for 2012, kontaktet vi Inergi AS for å få oppgitt påløpt ikke fakturert kostnad for 2012, og fikk oppgitt de beløpene som ble avsatt. Beløpene som ble avsatt har vist seg å være feil, og skyldes antagelig en misforståelse mellom oss og Inergi AS. Energikostnaden for 2012 ble likevel lavere enn for I årsberetningen for 2011 kan vi lese at kostnader knyttet til energi / fyring blant annet skyldes unøyaktigheter med målere. Antagelig er dette også en del av forklaringen på de varierende kostnadene i forskjellige år. Denne variasjonen i bokførte kostnader er beklagelig, og vi håper å kunne gi korrekte tall på kostnaden i framtida. NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding Andre fremmede tjenester Trykksaker Porto Bankgebyr -933 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken/OBOS Renter av sparekonto i OBOS-banken/OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader Andre renteinntekter SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 FINANSKOSTNADER Andre rentekostnader -334 SUM FINANSKOSTNADER -334 NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2014) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER

14 14 Parkhaven Boligsameie Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2014, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 15 GARANTIANSVAR / ANDEL ANLEGGSMIDLER I FELLESANLEGG Fordelingsregnskap med egenkapital, med solidaransvar Selskapet har eierandel på 8,32% i Pilestredet Park Garasjesameie, og 1,67% i Pilestredet Park Økodrift sameie. Selskapet har solidaransvar for den samlede gjeld i disse selskapene. Garantiansvar for 2013 for begge selskapene utgjør kr ,-. Tilsvarende tall for 2012 var kr Selskapets andel vises i balansen som sum anleggsmidler under posten "andel egenkapital i fellesanlegg". Selskapets andel av driftkostnader og årsresultat er inntatt i resultatregnskapet under posten "kostnader sameie". Til orientering vedlegges sameienes regnskap.

15 15 Parkhaven Boligsameie A) Forslag til vedtektsendringer 4 Sameierne har rett til å kjøpe, samt forkjøpsrett, til et nærmere fastsatt antall parkeringsplasser på gnr.508 bnr 8. De nærmere regler for forkjøpsett er regulert i vedtektene for parkeringsanlegg. Hvor flere sameiere ønsker å kjøpe parkeringsplass omfattet av dette punkt, skal det gjelde et ansiennitetsprinsipp knyttet til eierskap i boligsameiet. Sameiet kan fastsette nærmere retningslinjer for utøvelse av forkjøpsrett. Dette utgår og erstattes av følgende : Sameieandel med rett til parkeringsplass i Pilestredet Park Garasjesameie kan kun overdras til beboere med eierseksjon eller borett på felt B, C eller L i Pilestredet Park B) Forslag til endring av Husordensreglene 8 Takterrassen Det settes inn i teksten følgende : Det er ikke lov til å bruke engangsgriller eller annen grill på terrassen 12 Postkasser og inngangsparti Det settes inn i teksten følgende : Foran «Dette er seksjonseiers ansvar». Om dette ikke blir gjort kan styret bestille dette på eiers regning 11 Dyrehold Teksten utgår og erstattes av følgende: Dyrehold er ikke tillatt

16 16 Parkhaven Boligsameie Orientering om sameiets drift. Styrets arbeid Det har vært avholdt 3 styremøter i Styret har ellers jevnlig kontakt per mail. Sameiet utgir periodisk en boligavis, hjemmesiden oppdateres jevnlig. Det har vært avholdt et ekstraordinært sameiermøte. Sameiermøtet drøftet installasjon av automatisk styrt avlesning av strøm og varme. Det er inngått en ny avtale med Inergi om avlesning av strø og varme. Det er installert sendere i hver seksjon slik at det blir foretatt en automatisk avlesning og strømutgiftene blir lagt til fellesutgiftene hver måned (se eget vedlegg). Det er opprettet en avtale med Get slik at alle seksjonene har en digital tilknytning. Styret arbeider med bruken av felles takarealer, forsøpling av korridorer og avfallsrom og dyrehold i sameiet. Det er utført reparasjoner av lys i korridorer, ødelagte dører til fellesarealer. Arbeidsfordelingen i styret er som etter tidligere redegjorte plan. Det er en god del korrespondanse mellom styret og leieboere angående ventilasjon og varme, bruk av tv-anlegg o.l. Styret gjør oppmerksom på at det skal finnes en boligperm i hver leilighet, og at denne permen også ligger på sameiets hjemmeside. Avtale om målerskifte og energiservice Grunnen til at boligsameiene i Pilestredet Park ikke får fakturaer direkte fra energileverandører til beboerne, er at hvert sameie er en abonnent og i tilfellet Parkhaven,ikke 83 abonnenter. Vi må derfor ha en avregningsfunksjon mellom energileverandør og boligsameiet. Dette sparer sameierne kr ,- pr år på. Avregningskostnader til avregningsleverandør (Inergi) reduserer besparelsen med ca. 55%. For å oppnå riktig måleravlesning til riktig tid fra alle leilighetene, er automatisk avlesning (radiosendere) nødvendig. Nye vannmålere fordi eksisterende er gamle, trenger snart nytt batteri og heller ikke kan brukes til automatisk måling? Nye målere og radiosendere er boligsameiets eiendom. Radiosenderne vil sende målerstand til Inergi datasystem. Målerstand er kryptert. Inergi ved Henning Iversen forsikret på telefon at målerstand kan sendes annet avregningsfirma hvis boligsameiet velger en annen enn Inergi i fremtiden. Fra vil avregning skje ved at Inergi sender avregningsunderlag til boligsameiets forretningsfører (OBOS Eiendomsforvaltning) som på vegne av boligsameiet utsteder a

17 17 Parkhaven Boligsameie konto- og avregningsfakturaer 4 ganger pr. år til eierne av leilighetene i boligsameiet. Faktura fra leverandør av elektrisitet og varmt vann (Hafslund m.fl.) sendes fra energileverandør til boligsameiet v/forretningsfører OBOS. Boligeiere som misligholder fakturabetaling blir håndtert av forretningsfører på samme måte som ved månedlige fellesutgifter. Konklusjonen er at både faktura fra energileverandør og viderefakturering til boligeiere går direkte i regnskapet til boligsameiet. Boligeiere som leier ut leiligheten kan ved leietakerskifte melde inn målerstand til Inergi. Fordeling mellom leietakere vil foreligge på neste kvartalsavregning (gebyr kr. 350,-). Inergi kan bidra med tall der raskere fordeling er ønsket. Alternativt kan boligeier selv fordele energiutgiftene i henhold til avlest målerstand som også blir tilgjengelig på Internettside hos Inergi. Vaktmester Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste med Hammersborg Eiendomsdrift. Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må seksjonseier påregne å måtte betale for tjenesten selv. Renhold Sameiet har avtale med Hammersborg Eiendomsdrift om renhold av Sameiets fellesarealer. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet å gjøre.

18 18 Parkhaven Boligsameie Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni og bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon, se Kabel-TV Get er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. OBOS har fremforhandlet en kollektiv avtale med Get som gir deg som beboer rabatt på digital-tv, telefoni og bredbåndstjenester. Spørsmål knyttet til dette rettes til Gets kundetjeneste på telefon 02123, eller deres hjemmeside Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.