MØTEINNKALLING MOLDE KOMMUNE. VALG AV REVISJONSORDNING

Transkript

1 øc''' " 5" KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Molde, 14. april 2015 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 2/15 TID: kl. 10:00 NB! Merk annet tidspunkt enn vanlig STED: Formannskapssalen, Molde rådhus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 08/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 23. FEBRUAR 2015 PS 09/15 PS 10/15 REFERAT OG ORIENTERINGER MOLDE KOMMUNE. VALG AV REVISJONSORDNING Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: jane.anita.aspen@molde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Finn Myrland (s) leder Jane Anita Aspen daglig leder

2 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Jane Anita Aspen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 08/15Kontrollutvalget Møtedato GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 23. FEBRUAR 2015 Sekretariatets innstilling Protokollen fra møte 23. februar 2015 godkj ennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Jane Anita Aspen daglig leder

3 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/15 Møtedato: Tid: kl :20 Møtested: Galleriet, Molde rådhus Sak nr: 01/15 07/15 Møteleder: Finn Myrland, leder (Ap) Møtende medlemmer: Tove A. Melsæter, nestleder (H) Evy Olin Strømme (V) Harald Valved (Sp) Forfall: Are Krohn Venås Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor (fra sak 04/15) Anne Oterhals, regnskapsrevisor Av øvrige møtte: Arne Sverre Dahl, rådmann (sak 06/15 Oppfølgingsliste) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Det ble meldt inn en ekstra orienteringssak OS 06/15 Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Molde kommune. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV.SAKS1NR. TITTEL PS 01/15 GODKJENNINGAV PROTOKOLLFRAMØTE9. DESEMBER2014 PS 02/15 REFERATOGORIENTERINGER PS 03/15 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDINGFOR2014 PS 04/15 REVISJONENSRAPPORTTIL KONTROLLUTVALGETFOR2. HALVÅR2014 PS 05/15 MØTEPLANFOR2015 PS 06/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 07/15 EVENTUELT PS 01/15 GODKJENNINGAV PROTOKOLLFRAMØTET9. DESEMBER2014 Side 1av 9

4 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møtet 9.desember 2014 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte om at det var avglemt en sak i den først utsendte protokollen, men at dette ble oppdaget av sekretæren selv og ny protokoll ble utsendt. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (4 voterende) PS 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 01/15 Godtgjørelse til folkevalgte i Molde kommune pr. 1. januar 2015 Utvalget merker seg at kontrollutvalget er lagt i «Utvalg gruppe II». Det ønskes å vurdere om utvalget bør oppfordre til at Kontrollutvalget bør flyttes til «Utvalg gruppe I». Sekretariatet bes til neste møte i kontrollutvalget undersøke hvordan andre kommuner har gruppert godtgjørelsen til sin utvalg. RS 02/15 Ny revisjonsordning - Møte i styringsgruppa protokoll fra møte RS 03/15 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal RS 04/15 Ny revisjonsordning - Møte i styringsgruppa protokoll fra møte Sekretær orienterte om den videre fremdriften i arbeidet med ny revisjonsordning Orienteringssaker: OS 01/15 OS 02/15 OS 03/15 Årsrapport og regnskap for 2014 Skatteoppkreveren i Molde kommune Sekretær orienterte. Sekretær og regnskapsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Forbundsbasert kvalitetskontroll av Kommunerevisjonsdistrikt 2, M&R rapport fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert , Kontrollrapport av regnskapsrevisjon Kontrollrapport av forvaltningsrevisjon Skriftlig tilbakemelding fra Kommunerev.distr. 2 M&R Sekretær gjennomgikk rapporten. Distriktsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget merket seg at det er viktig at utvalget er flinke til å konkretisere bestillingen. Tilsynsrapport «Rapport fra uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang i Molde kommune 2014» - (1 avvik), Helsetilsynet, Fylkesmannen i Møre og Romsdal datert Side 2 av 9

5 Sekretæren gjennomgikk avviket som fremkommer i rapporten. Utvalget ønsket at den skulle føres opp på oppfølgingslista som ny sak. OS 04/15 Endringer i Kommuneloven og Offentleglova Mulig å utsette innsyn Brev fra kommunal- og moderniseringsdepartementet datert OS 05/15 Kontrollutvalgene fyller sin funksjon på en god måte artikkel fra nkrf.no, publisert Sekretær refererte til funnene i rapporten og vil sende utvalget link til rapporten OS 06/15 Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Molde kommune brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert Brevet var mottatt etter utsending av møtedokumentene og ble derfor utdelt i møte. OS 07/15 Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune orientering fra rådmann Arne Sverre Dahl Kontrollutvalget hadde bedt om å få en orientering fra rådmannen om hva som blir gjort for å få på plass nye rammeavtaler. Rådmannen viste til vedtak om innkjøpsstrategi K-sak 77/14. Målet er å få styrke innkjøpsarbeidet ressursmessig. Innkjøpsseksjonen sliter med lav bemanning, men de er nå i oppstarten med to anskaffelser. Det er disse som er omtalt i det nummererte brevet. Matvarer; målet er kunngjøring i Doffin i uke 10, tilbudsfrist uke 16, evaluering uke 19 og tildeling av oppdrag i uke 19. målet er en gradvis oppstart før sommeren. Forbruksvarer; målet er kunngjøring i Doffin i uke 12. Tilbudsfrist uke 18. Håpet er å komme i mål før ferien. Det blir arbeidet med oppfølging av vedtaket i K-sak 77/14, bla Pkt 2. Omfordeling av okonomiske rammer ut ifra prinsippene for finansiering av innkjopstjenester i henhold til denne saken, bes lagtfram for kommunestyret i løpet av forste halvår Ellers så blir det arbeidet med et prosjekt, også dette som oppfølging av K-sak 77/14. Rådmannsutvalget i ROR har besluttet at det skal iverksettes et lite utredningsarbeid for reetablering av en interkommunal innkjøpsordning i ROR, i første omgang er det de fire som stå uten en tilfredsstillende ordning; Molde, Rauma, Midsund og Aukra. Ole Kjell Talberg, Rauma kommune er prosjektleder. Prosjektplanen er nå godkjent. Rådmannen svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. orientering. Leder takket for en grundig Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (4 voterende) PS 03/15 KONTROLLUTVALGET.ÅRSMELD1NGFOR 2014 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til etterretning. Side 3 av 9

6 Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Det fremkom ingen merknader eller rettelser til det framlagte utkast til årsmelding. Det ble i møtet utdelt en rettet versjon av vedlegg til årsmeldingen «Oversikt over behandlede saker i 2014». Her er saksnummer rettet fra /13 til /14. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til etterretning. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (4 voterende) PS 04/15 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2014 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2014 til orientering. Kontrollutvalgets behandling Regnskapsrevisor Anne Oterhals og distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for de forskjellige punkt som var omtalt i rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgsmedlemmene. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (4 voterende) PS 05/15 MØTEPLAN FOR 2015 Kontrollutvalgets vedtak Følgende møteplan for 2015 godkjennes: Uke 9 Dato Møte nr 1/15 Saker til behgmffing Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Revisjonens rapport for 2. halvår 2014 Møteplan for /15 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 for Molde kommune Moldebadet KF Molde Vann og Avløp KF Molde Havnevesen KF Molde Eiendom KF Revisjonsberetning /15 Økonomirapport 1.tertial 2015 Oppfølging av politiske vedtak Revidering av kontrollutvalget sitt reglement /15 Revisjonsplan for revisjonsåret 2015 Side 4 av 9

7 Revisjonsrapport for 1. halvår 2015 Budsjett for kontroll og tilsyn for 2016 Kontrollutvalget sin rapport til kommunestyret om utvalget sin virksomhet i valgperioden /15 Økonomirapport 2.tertial 2015 Virksomhetsbesøk/alternativt orientering fra enhetsleder? /15 Resultat av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets leder i samråd med sekretariatet gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte og gjennomgikk møteplanen. Det ble informert om at det vil bli et ekstraordinært kontrollutvalgsmøte, trolig 20. eller 21.april, for behandling av sak om ny revisj onsordning. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (4 voterende) PS 06/15 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: FR prosjekt Refusjon sykepenger i Molde kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune i møte i sak 42/11. Oppfølging av rapporten ble behandlet av kontrollutvalget Det er nå planlagt en mer systematisk gjennomgang av restansene. Kontrollutvalget vil be om en ny statusrapport i utvalgets møte i juni Saken videreføres fra oppfølgingslisten for 2012, 2013, 2014 og til «Saman om ein betre kommune» «Saman om ein betre kommune» er et prosjekt i regi av Kommunal- og regional departementet og KS. Prosjektet har vært rettet mot sykefravær, kompetanse/rekruttering, heltid/deltid og omdømme. Molde kommune er deltaker i prosjektet og arbeider med tema sykefravær, men har også vært innom tema som rekruttering/kompetanse, omdømme og heltid/deltid. Kontrollutvalget ønsket en nærmere orientering om dette prosjektet og resultatet av Molde kommunes deltakelse. Kontrollutvalget fikk en orientering fra Personal- og org.sjef om Molde kommunes deltakelse i prosjektet «Saman om ein betre kommune» i juni 2013 og en statusrapport i oktober Prosjektets hovedmål er å redusere sykefraværet i kommunen over et 5-års perspektiv. Kommunen har fått prosjektmidler til å iverksette tiltak og det ble redegjort for planlagte og iverksatte tiltak i dette arbeidet. Kontrollutvalget ønsket å følge opp denne saken videre og vil be om en ny orientering høsten Saken videreføres fra oppfølgingslisten for 2012, 2013, 2014 til Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sitt møte i sak PS 04/13. saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 18/13 i møtet Oppfølging av rapporten ble behandlet sak PS 34/14. Kontrollutvalget ønsker å Side 5 av 9

8 følge videre vikarsituasjonen i skolene i Molde, samt sak om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten. Saken videreføres på oppfølgingslisten fra 2014 til 2015 Retningslinjer for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune Sluttregnskap for investeringsprosjekt avsluttes når prosjektet er ferdigstilt og tatt i bruk. Hvordan et sluttregnskap skal behandles er ikke nedfelt i lover og forskrifter slik at det vil være opp til den enkelte kommune å regulere dette i kommunens økonomireglement. Molde kommune har nylig foretatt en revidering av sitt Økonomireglement, vedtatt av kommunestyret i møte i k-sak 60/13. 1reglementets pkt. 5 Økonomirapportering finnes et avsnitt om Investeringsprosjekt. Reglement for investeringsprosjekt kan være som en del av kommunens økonomireglement eller nedfelt i et eget reglement for investeringer. Et slikt reglement kan bl.a. inneholde retningslinjer for den politiske prosessen og vedtak, styring av prosjektet underveis og avlegging av prosjektregnskap. Den praksis som har vært fulgt i Molde i mange år med uttalelse fra kontrollutvalget til det enkelte prosjektregnskap, går ikke fram av reglementet. Det kan derfor være lett for at det oppstår noen misforståelser omkring kommunens rutiner når reglementet er uklart på dette området, jfr. KU sak 40/13 behandlet i møte Kontrollutvalget ber om at det utarbeides et mer detaljert reglement for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune hvor kontrollutvalgets rolle er avklart. Brev sendt rådmannen med anmodning om å utarbeide nytt reglement. Svarbrevet ble gjennomgått i møte Kontrollutvalget ønsker å følge opp saken til reglementet som skal fange opp kontrollutvalgets ønsker er på plass. Saken videreføres på oppfølgingslisten fra 2014 til Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Saken føres opp på oppfølgingslisten. Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Saken ble behandlet i i sak PS 15/14. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen skal følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. I følge e-post fra distriktsrevisor , er enda ikke anbud for de rammeavtalene som mangler på plass. Kontrollutvalget ønsker i første møte i 2015 en orientering fra rådmannen om hva som blir gjort for å få på plass nye ramme-avtaler. Saken videreføres på oppfølgingslisten fra 2014 til : Rådmannen orienterte i dagens møte om at de nå er i oppstart av to anskaffelser, jf. OS 07/15. Tilsyn med sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen i Molde kommune med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014 Fylkesmannens tilsynsrapport fra viser 2 avvik: 1) Molde kommune sikrer ikke at kvalifiseringsprogram er tilgjengelig for alle mulige deltagere og at tildeling av program blir gjort på en forsvarlig måte. 2) Molde kom sikrer ikke at hver enkelt deltager får tilstrekkelig individuelt tilpasset kvalifiseringsprogram og at deltagerne blir forsvarlig fulgt opp ved gjennomføring av sine kvalifiseringsprogram. Kontrollutvalget har bedt rådmannen sende kopi av plan for lukking av avvik til kontrollutvalget. Saken videreføres på oppfølgingslisten fra 2014 til : Sekretær gjennomgikk plan for lukking av avvik og svarbrev fra fylkesmannen. Det er avtalt et møte mellom Molde kommune og fylkesmannen 4. mars, der det skal diskuteres om tiltakene kommunen har sett i verk for å rette avvika er tilstrekkelige og om de ser ut til å oppnå ønsket effekt. Kontrollutvalget ønsker at Side 6 av 9

9 NAV-leder kommer i neste møte og orienterer om oppfølgingen og resultatet fra møte med fylkesmannen. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Samhandlingsreformen i Molde kommune» - ny sak Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sitt møte i sak PS 33/14. Saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 075/14 i møtet Oppfølging av rapporten er ventet høsten 2015 eller våren Saken føres opp på oppfølgingslisen for Uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang i Molde kommune 2014 ny sak Fylkesmannens tilsynsrapport fra viser 1 avvik: 1) Molde kommune sikrer ikke at det alltid blir fattet vedtak med hjemmel i pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A når det ytes somatisk helsehjelp. Kontrollutvalget ber rådmannen sende kopi av plan for lukking av avvik til kontrollutvalget. Saken føres opp på oppfølgingslisen for Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte. Til dette møtet var det lagt opp til orientering fra rådmannen til følgende sake: Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Rådmannen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. om å føre opp ytterligere to saker på oppfølgingslisten: Det ble fremmet forslag Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport «Samhandlingsreformen i Molde kommune» Uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang i Molde kommune 2014 Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Sekretariatets innstilling: FR prosjekt Refusjon sykepenger i Molde kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune i møte i sak 42/11. Oppfølging av rapporten ble behandlet av kontrollutvalget Det er nå planlagt en mer systematisk gjennomgang av restansene. Kontrollutvalget vil be om en ny statusrapport i utvalgets møte i juni Saken videreføres fra oppfølgingslisten for 2012, 2013, 2014 og til «Saman om ein betre kommune» «Saman om ein betre kommune» er et prosjekt i regi av Kommunal- og regional departementet og KS. Prosjektet har vært rettet mot sykefravær, kompetanse/rekruttering, heltid/deltid og omdømme. Molde kommune er deltaker i prosjektet og arbeider med tema sykefravær, men har også vært innom tema som rekruttering/kompetanse, omdømme og heltid/deltid. Kontrollutvalget ønsket en nærmere orientering om dette prosjektet og resultatet av Molde kommunes deltakelse. Side 7 av 9

10 Kontrollutvalget fikk en orientering fra Personal- og org.sjef om Molde kommunes deltakelse i prosjektet «Saman om ein betre kommune» i juni 2013 og en statusrapport i oktober Prosjektets hovedmål er å redusere sykefraværet i kommunen over et 5-års perspektiv. Kommunen har fått prosjektmidler til å iverksette tiltak og det ble redegjort for planlagte og iverksatte tiltak i dette arbeidet. Kontrollutvalget ønsket å følge opp denne saken videre og vil be om en ny orientering høsten Saken videreføres fra oppfølgingslisten for 2012, 2013, 2014 til Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sitt møte i sak PS 04/13. saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 18/13 i møtet Oppfølging av rapporten ble behandlet sak PS 34/14. Kontrollutvalget ønsker å følge videre vikarsituasjonen i skolene i Molde, samt sak om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten. Saken videreføres på oppfølgingslisten fra 2014 til 2015 Retningslinjer for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune Sluttregnskap for investeringsprosjekt avsluttes når prosjektet er ferdigstilt og tatt i bruk. Hvordan et sluttregnskap skal behandles er ikke nedfelt i lover og forskrifter slik at det vil være opp til den enkelte kommune å regulere dette i kommunens økonomireglement. Molde kommune har nylig foretatt en revidering av sitt Økonomireglement, vedtatt av kommunestyret i møte i k-sak 60/13. I reglementets pkt. 5 Økonomirapportering finnes et avsnitt om Investeringsprosjekt. Reglement for investeringsprosjekt kan være som en del av kommunens økonomireglement eller nedfelt i et eget reglement for investeringer. Et slikt reglement kan bl.a. inneholde retningslinjer for den politiske prosessen og vedtak, styring av prosjektet underveis og avlegging av prosjektregnskap. Den praksis som har vært fulgt i Molde i mange år med uttalelse fra kontrollutvalget til det enkelte prosjektregnskap, går ikke fram av reglementet. Det kan derfor være lett for at det oppstår noen misforståelser omkring kommunens rutiner når reglementet er uklart på dette området, jfr. KU sak 40/13 behandlet i møte Kontrollutvalget ber om at det utarbeides et mer detaljert reglement for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune hvor kontrollutvalgets rolle er avklart. Brev sendt rådmannen med anmodning om å utarbeide nytt reglement. Svarbrevet ble gjennomgått i møte Kontrollutvalget ønsker å følge opp saken til reglementet som skal fange opp kontrollutvalgets ønsker er på plass. Saken videreføres på oppfølgingslisten fra 2014 til Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Saken føres opp på oppfølgingslisten. Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Saken ble behandlet i i sak PS 15/14. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen skal følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. I følge e-post fra distriktsrevisor , er enda ikke anbud for de rammeavtalene som mangler på plass. Kontrollutvalget ønsker i første møte i 2015 en orientering fra rådmannen om hva som blir gjort for å få på plass nye ramme-avtaler. Saken videreføres på oppfølgingslisten fra 2014 til Tilsyn med sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen i Molde kommune med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014 Fylkesmannens tilsynsrapport fra viser 2 avvik: 1) Molde kommune sikrer ikke at kvalifiseringsprogram er tilgjengelig for alle mulige deltagere og at tildeling av program blir gjort på en forsvarlig måte. 2) Molde kom sikrer ikke at hver enkelt deltager får tilstrekkelig Side 8 av 9

11 individuelt tilpasset kvalifiseringsprogram og at deltagerne blir forsvarlig fulgt opp ved gjennomføring av sine kvalifiseringsprogram. Kontrollutvalget har bedt rådmannen sende kopi av plan for lukking av avvik til kontrollutvalget. Saken videreføres på oppfølgingslisten fra 2014 til PS 07/15 EVENTUELT Henvendelse om responstid Kontrollutvalget har mottatt en henvendelse fra en av kommunens innbyggere som har gjort flere henvendelser med manglende svar fra Molde kommune. Henvendelsene gjaldt inntegning av hus på elektronisk kart, skjev lyktestolpe, brøyting og snødepot. Det ønskes svar på hvor lang responstid en kan akseptere. Kontrollutvalgets behandling Utvalget gjorde en grundig vurdering på om dette er en henvendelse som kontrollutvalget skal håndtere Konklusjon Kontrolluvalgt er ikke et klageorgan. Kontrollutvalget sender et svar til vedkommende som har henvendt seg og informerer om at det kan sendes en klage på manglende svar til Molde kommune. I brevet opplyses det også om forvaltningslovens regler for saksbehandlingstid og foreløpig svar. Det sendes kopi av brevet til Molde kommune v/rådmannen. Ffim Myrland leder Tove A. MelsæterEvy Olin Strømme nestleder Harald Valved Jane Anita Aspen sekretær Side 9 av 9

12 ø MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksrnappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Jane Anita Aspen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 09/15Kontrollutvalget Møtedato REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretariatets innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 05/15 Kontrollutvalget. Årsmelding for 2014 saksprotokoll fra kommunestyrets møte sak PS 11/15 (vedlagt) RS 06/15 Referat fra telefonmøte i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsdistriktene «Møre og Romsdal Revisjon IKS» (vedlagt) RS 07/15 Møteprotokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal (vedlagt) Orienteringssaker: OS 08/15 KU Sekretariatet. Årsmelding for 2014 (vedlagt) Jane Anita Aspen daglig leder

13 PS 11/15 Kontrollutvalget. Årsmelding for 2014 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til etterretning. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

14 Referat fra telefonmøtemøte i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsdistriktene, "Møre og Romsdal Revisjon IKS" Møtet startet kl Til stede: Knut Anders Oskarson Ola E. Rognskog Ola Krogstad Ronny Rishaug Asmund Kristoffersen, møtesekretær/utredningsleder. Sak 1. Godkjenning av innkalling. Vedtak: Innkallinga godkjent. Enstemmig. Sak 2. Godkjenning av sakliste Vedtak: Sakliste godkjent med åpning for sak under eventuelt. Enstemmig. Ronny Rishaug foreslo å ta opp spørsmål om justering av 3 i Eieravtalen i forhold til tidfesting av overgangsordning. Dette tema ble senere tatt opp under sak 5. Sak 3. Vedtaket i representantskapet i KomRev Vedtak: Styringsgruppa tar vedtaket i KomRev3 om ikke å delta i "Møre og Romsdal Revisjon IKS", til etterretning. Enstemmig. Sak 4. Selskapsavtale. I forhold til den avtaleteksten som ble lagt fram i forbindelse med innkalling til møtet, ble følgende forslag fremmet ved siden av oppretting av tallet på medlemmer som skal være 18 ( 5 1. avsnitt 1.1inje): Fra Ola E. Rognskog gjeldende både for sak 4, selskapsavtale, og sak 5, eieravtale: "Styringsgruppa avventer tilråding av selskapsavtale og eieravtale inntil styrende organ eller eiermøter i kommunerevisjonsselskapene har fått utkastene til behandling, jamfør også slik prosess for avklaring i kommunerevisjonsdistrikt3." Knut Anders Oskarsson: "Styringsgruppa foreslår endring i 4 Eier-/ansvarsdel og innskuddsplikt slik at fylkeskommunen går inn med sitt opprinnelige beløp på kr kr mens de øvrige medlemskommunene går inn med det beløp som ligger i innstillinga.

15 Dette vil innebære at fylkeskommunens eier- og ansvarsdel blir 30,5 %, og medlemskommunene andel justeres ut fra dette. De nye tallene innarbeides i 5. Sum innskuddsplikt for alle medlemmene blir etter dette kr." Avstemming: Knut Anders Oskarson tok opp de tidligere inntatte forslag til tillegg i selskapsavtalen slik: 3 siste setning siste avsnitt med tillegg av "jfr 5" slik at setninga etter dette skal lyde: "Revisjonsselskapet kan ha eierandel i et revisjonsaksjeselskap opprettet etter revisorloven, jfr 5. " Enstemmig vedtatt. 5 nytt kulepunkt om hva representantskapet skal behandle: "eventuell eierskap/deltakelse, herunder eventuell eierandel i andre selskaper". Enstemmig vedtatt. Forslaget i innstillinga "Selskapsavtalen for Møre og Romsdal Revisjon IKS vedtas" ble satt opp mot forslaget fra Ola E. Rognskog. Avstemming: Forslaget fra Ola E. Rognskog fikk 2 stemmer og falt dermed. Innstillinga fikk 2 stemmer og ble dermed vedtatt med styrelederens dobbeltstemme. Ola E. Rognskog satte fram følgende protokolltilførsel etter at hans forslag falt: "Medlem i styringsgruppa Ola Rognskog viser til tidligere uttrykt ønske om god koordinert forankring av sammenslåingsprosessen i eierkommunene. Med henvisning til sakens eierstrategiske karakter, jamfør pågående kommunereform og høring om forslag om lovendring for interkommunale selskap(iks), vil Distriktsrevisjon Nordmøre behandle saken i representantskapet og/eller i eiermøte for selskapet." Styringsgruppemedlemmene kommenterte protokolltilførselen uten at disse tok stilling til den, men uttrykte at det måtte være fritt opp til de enkelte revisjonsenhetene å foreta prosesser i samsvar med innholdet i protokolltilførselen i forkant av behandlingen av saken i kontrollutvalg og kommunestyrer. Ola E. Rognskog fratrådte møtet. Sak 5 Eieravtale. Knut Anders Oskarson tok opp 2 med forslag om slik ordlyd: "Endring i eieravtalen krever 3/4 flertall blant eierne. Endring i antall eierkommuner krever at eieravtalen inngås på nytt". Vedtak: Enstemmig som forslaget.

16 Ola Krogstad satte fram forslag til 3 om at overgangsfasen settes til 4 år slik at 1. avsnitt 2. setning skal lyde: " I en overgangsfase på 4 år vil kommunenes betaling ta utgangspunkt i det som kommunene betaler i dag." Vedtak: Enstemmig som forslaget. 5 ble opprettet slik at innskuddet settes til kr i samsvar med vedtatt beløp i 4 i Selskapsavtalen. Sak 6. Eventuell ny IKS-lovog innvirkning på vedtaket om opprettelse av Møre og Romsdal Revisjon IKS. Følgende forslag ble satt under avstemming: " Styringsgruppa vil ikke gå inn på vurderinger av hvilke konsekvenser en eventuell framtidig revidert IKS-lovmåtte få, men finner å måtte forholde seg til gjeldende lovverk i forbindelse med opprettelsen av Møre og Romsdal Revisjon IKS." Vedtak : Vedtatt mot en stemme. Sak 7. Eventuelt. a) Det har blitt reist spørsmål om Ingunn Golmens deltakelse som stedfortreder for Ola E. Rognskog i styringsgruppemøte var formelt i orden. Knut Anders Oskarson la til grunn at hun hadde nødvendig fullmakt til å møte. Styringsgruppa hadde ingen merknader til dette. Styringsgruppa bad utredningsleder i tillegg til å sende de vedtatte avtaler, selskapsavtalen og eieravtalen, til kontrollutvalgssekretariatene, også om å sende disse til alle medlemskommunene slik at disse allerede nå kan legge til rette for behandling av saka i sine organer. Møtet slutt kl Asmund Kristoffersen Referent/møtesekretær

17 Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Av styrets medlemmer møtte: Aukra kommune: Eide kommune: Fræna kommune: Molde kommune: Nesset kommune: Rauma kommune: Sunndal kommune: Vestnes kommune: Forfall: Møtende vara: Gjemnes kommune: Ikke møtt: Fra sekretariatet: Av øvrige møtte: 1/ Kl kl Møterom «Galleriet», Molde rådhus 01/15 07/15 Ola Krogstad, leder Rita Rognskog, nestleder Ola Krogstad, leder Jim Erik H. Johansen Finn Myrland Paul Nauste Odd Ivar Røhmesmo Trond M. Hansen Riise Øyvind Uren Ingen Heidi Hogset Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder Åse Solveig Eriksen, rådgiver Ingen Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom følgende merknader til saksliste: Daglig leder fremmet forslag om at det ble delt ut tre referatsak i møte RS 03/15 Referat fra møte i styringsgruppa samenslåingsprosjekt i kommunal revisjon M&R, RS 04/15 Referat fra telefonmøte i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsdistriktene og RS 05/15 Referat fra møte i sekretærforum M&R og S&F I tillegg ble det fra daglig leder innmeldt to ekstra tema under ST 07/15 Eventuelt; Kontorlokaler og Reiseregninger. Innkalling og sakliste ble godkjent med de tillegg som ble meldt. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL ST 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 10. DESEMBER 2014 ST 02/15 ST 03/15 ST 04/15 REFERATOGORIENTERINGER KU SEKRETARIATET.ÅRSMELDINGFOR2014 KU SEKRETARJATET. REGNSKAPFOR2014 Side 1 av 5

18 ST 05/14 ST 06/15 ST 07/15 KU SEKRETARIATET. ORGANISERING AV FORHANDLINGER OM LØNNS- OG ARBEIDSFORHOLD KU SEKRETARIATET. OPPRETELSE AV FORHANDLINGSUTVALG EVENTUELT ST 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 10. DESEMBER 2014 Styrets vedtak Protokollen fra styremøte 10. desember 2014 godkjennes. Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (9 voterende). ST 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Styrets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Styrets behandling Referatsaker: RS 01/15 Protokoll fra møte i sekretærforumet i M&R og S&F Sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål fra styremedlemmene. RS 02/15 RS 03/15 RS 04/15 Møte i sekretariatsgruppa for kommunar i M&R/fylkeskommunen som er deltakarar i etablering av nytt interkommunal revisjonsselskap Sekretariatet orienterte. Referat fra møte i styringsgruppa sammenslåingsprosjekt i kommunal revisjon M&R Styreleder orienterte og svarte på spørsmål, supplert av sekretariatet. Referat fra telefonmøte i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsdistriktene, «Møre og Romsdal Revisjon IKS» Styreleder orienterte og svarte på spørsmål, supplert av sekretariatet RS 05/15 Protokoll fra møte i sekretærforum i M&R og S&F Sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål fra styrernedlemmene. Orienteringssaker: OS 01/15 Etablering av ny interkommunal revisjonsordning informasjonsbrev fra kontrollutvalgssekretariatet til medlemskommunene i Kommunerevisjonsdistrikt 2, datert Utkast til selskapsavtale og eierskapsavtale ble diskutert. Styreleder og sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål. Daglig leder opplyste om at det er kommet melding fra prosessleder om at det er 2 skrivefeil i 4 i selskapsavtalen; Eier-/ansvarsandel for fylkeskommunen skal være Side 2 av 5

19 30,4 % (innskuddet er korrekt). Averøy har korrekt eier-/ansvarsandel, men korrekt innskudd skal være ,-. OS 02/15 OS 03/15 Ot.prp.nr 50 ( ) Om lov om endringer i forvaltningsloven (habilitet for styremedlemmer mv. i offentlig heleide selskaper) artikkel fra regjeringen.no, Innledning og Merknader til bestemmelsen i lovforslaget. Daglig leder informert om bakgrunnen for denne orienteringssaken. Forvaltningslovens endring fra 2009 gjør leder og medlemmer i styret i interkommunale selskaper, også 27 samarbeid, inhabile til å bebandle saker som angår selskapet. Det er relativt få saker som styret for kontrollutvalgssekretariatet fremme for kontrollutvalg og kommunestyret. Dette er derfor mer tjenlig at disse melder seg inhabil under behandlingen enn at en skal oppfordre til en annen styresammensetning. einfo 15/2 Regler og prosedyrer for unntak fra offentlighet og lukking av møter Informasjonsskriv fra Norsk kommunerevisorforbund datert (vedlagt) Sekretariatet orienterte og oppfordret kontrollutvalgslederne om å være oppmerksom på slike vurderinger i sine respektive kontrollutvalg. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (9 voterende). ST 03/15 KU SEKRETARIATET. ÅRSMELDINGFOR 2014 Styretsvedtak Årsmeldingen for 2014 godkjennes. Styretsbehandling Styreleder gjennomgikk årsmeldingen. Det fremkom ingen merknader til årsmeldingen i møtet. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (9 voterende). ST 04/15 KU SEKRETARIATET.REGNSKAPFOR 2014 Styretsvedtak Sekretariatets regnskap for 2014 godkjennes. Overskuddet i regnskapet på kr ,- settes på disposisjonsfond vedtektene 10. i samsvar med Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (9 voterende). ST 05/14 KU SEKRETARIATET.ORGANISERINGAV FORHANDLINGEROM LØNNS-OG ARBEIDSFORHOLD Side 3 av 5

20 Styrets vedtak Styret tar organisering av forhandlinger om lønns- og arbeidsvilkår for sekretariatets ansatte til etterretning. Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (9 voterende). ST 06/14 KU SEKRETARIATET. OPPRETTELSE AV FORHANDLINGSUTVALG Styrets vedtak Lønnsforhandlinger for sekretariatets ansatte følger av Delegasjonsreglement daglig leder 2 og forhandlingsutvalget består av; daglig leder, styreleder og nestleder i styret. Forhandlingsutvalg for fastsetting av lønn for daglig leder og forhandlingsutvalg for forhandlinger om arbeidsvilkår for sekretariatets ansatte består av; styreleder og nestleder. Det skal legges frem protokoll til styret etter alle forhandlinger. Styrets behandling Det ble i møtet fremmet forslag om at pkt. 2 ble endret til at forhandlingsutvalget bare skulle bestå av to personer; leder og nestleder: 2. Forhandlingsutvalg for fastsetting av lønn for daglig leder og forhandlingsutvalg for forhandlinger om arbeidsvilkår for sekretariatets ansatte består av; styreleder og nestleder. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styrets medlemmer. (9 voterende) Sekretærens innstilling Lønnsforhandlinger for sekretariatets ansatte følger av Delegasjonsreglement daglig leder 2 og forhandlingsutvalget består av; daglig leder, styreleder og nestleder i styret. Forhandlingsutvalg for fastsetting av lønn for daglig leder og forhandlingsutvalg for forhandlinger om arbeidsvilkår for sekretariatets ansatte består av; styreleder, nestleder og ett annet medlem av styret, for denne valgperioden Det skal legges frem protokoll til styret etter alle forhandlinger. ST 07/15 EVENTUELT Under Eventuelt ble følgende tema tatt opp: Fremdriftsplan for sak om ny interkommunal revisjonsordning Yrkesskadeforsikring og tariffavtalt ulykkesforsikring Side 4 av 5