KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Molde, 12.juni 2014 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 3/14 TID: kl. 12:00 STED: Formannskapssalen Molde rådhus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 18/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 6. MAI 2014 PS 19/14 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 20/14 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2014 PS 21/14 PS 22/14 PS 23/14 DELTAKELSE I NY INTERKOMMUNAL REVISJONSORDNING I MØRE OG ROMSDAL - VALG AV ORGANISASJONSFORM - VIDERE PROSEDYRE OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: aase.eriksenmolde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Finn Myrland (s) leder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R

2 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 18/14Kontrollutvalget Møtedato GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 6. MAI 2014 Sekretærens innstilling Protokollen fra møte 6. mai 2014 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

3 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: 2/ kl kl Møterom «Galleriet», Molde rådhus 08/14 17/14 Are Krohn Venås (Frp) Evy Olin Strømme (V) ' Are Krohn Venås (Frp) Finn Myrland, leder (Ap) Harald Valved (Sp) Tove A. Melsæter, nestleder (H) Rolf I. Gaasø (V) Rolf M. Orø (Sv) Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Arne Sverre Dahl, rådmann (under sak 10/14 14/14) Kurt Magne Thrana, økonomisjef (under sak 10/14 14/14) Kjell Danielsen, styreleder Molde Eiendom KF (under sak 11/14) Eva Kristin Ødegård, daglig leder Moldebadet KF(under sak 12/14) Dagrun Stakvik, øk. ansvarlig Molde Havnevesen KF(under sak 13/14) Bjarte Koppen, daglig leder Molde Vann og Avløp KF (under sak 14/14) Møteleder ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 08/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 3. FEBRUAR 2014 PS 09/14 REFERATOG ORIENTERINGER PS 10/14 MOLDEKOMMUNE.ÅRSREGNSKAPFOR2013 PS 11/14 MOLDEEIENDOMKF. ÅRSREGNSKAPFOR2013 PS 12/14 MOLDEBADETKF.ÅRSREGNSKAPFOR2013 PS 13/14 MOLDEHAVNEVESENKF. ÅRSREGNSKAPFOR2013 PS 14/14 MOLDEVANNOGAVLØPKF.ÅRSREGNSKAPFOR2013 PS 15/14 NUMMERERTBREVNR. 1VEDR.REVISJONAV MOLDEKOMMUNE Side 1 av 9

4 PS 16/14 OPPFØLGINGSLISTE PS 17/14 EVENTUELT PS 08/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 3. FEBRUAR 2014 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møtet 3. februar 2014 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 09/14 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 03/14 Sammenslåingsprosjekt kommunal revisjon M&R referat fra møte i styringsgruppa RS 04/14 Kontrollutvalget. Årsmelding for 2013 saksprotokoll fra Molde kommunestyre i K sak 17/14 Orienteringssaker: OS 04/14 Lovlighetskontroll om habilitet i Gjøvik kommunes kontrollutvalg brev til Gjøvik kommune fra Fylkesmannen i Oppland av (vedlagt) «Politisk engasjement utløser ikke inhabilitet» - artikkel fra Kommunal Rapport, OS 05/14 einfo 14/4 -KU-sekretær og revisors adgang til lukkede møter - infoskriv fra Norges Kommunerevisorforbund, datert vedlagt departementets vurdering OS 06/14 Kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Molde kommune brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert Sekretæren redegjorde for den enkelte referat- og orienteringssak. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) Side 2 av 9

5 PS 10/14 MOLDEKOMMUNE.ÅRSREGNSKAPFOR2013 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 10/14 behandlet Molde kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning, datert 2. april 2014, revisors notat av 28. april 2014 og kommunens årsmelding for I tillegg har revisjonen og rådmann/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsregnskapet er innarbeidet i årsmeldinga. Molde kommunes driftsregnskap for 2013 viser kr til fordeling til drift, og et regnskapsmessig merforbruk på kr Netto driftsresultat er negativt med 5,264 mill, kroner, mens overføringene til investeringsregnskapet utgjør 17,0 mill. kroner. Flere av driftsenhetene har hatt utfordringer med å holde budsjettet i Det er spesielt innenfor enhetene Drift- og forvaltningsavd., Sosialtjenesten NAV, Glomstua omsorgssenter, Kirkebakken omsorgssenter, Råkhaugen omsorgssenter, Skåla omsorgssenter og Brann- og redningstjenesten at det er vesentlig merforbruk. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsmelding. Kontrollutvalget har også merket seg i note 2 til regnskapet at det fremdeles knytter seg usikkerhet omkring refusjonskravet fra Molde kommune til BUF-etat som nå beløper seg til netto 16,8 mill. kroner. Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsmelding og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde kommunes virksomhet og for kommunen sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 2. april 2014, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde kommunes regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde kommune for 2013 slik det er avlagt. Kontrollutvalgets behandling Rådmann Arne Sverre Dahl orienterte om året som har gått og utfordringen kommunen har. Rådmannen redegjorde for det regnskapsmessige resultatet for 2013 og de utfordringer kommunen vil ha i forhold til at underskuddet for 2013 skal inndekkes i sin helhet i Rådmannen ser også budsjettmessige utfordringer for 2014, spesielt innenfor helse- og omsorg og tiltakene som skal gjennomføres ved rullering av handlingsplan for helse- og omsorgstjenestene i kommunen. Side 3 av 9

6 Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for tapsføring av fordringer i balansen og kommenterte årets underskudd. Møteleder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 11/14 MOLDE EIENDOM KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 11/14 behandlet Molde Eiendom KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 27. mars 2014 og Molde Eiendom KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr og noter er avlagt av daglig leder og kommunens økonomisjef. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Kontrollutvalget har merket seg at Molde Eiendom KF sitt regnskap for 2013 viser et regnskapsmessig merforbruk på kr og at netto driftsresultat er negativt med kr Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde Eiendom KF sin virksomhet og foretaket sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 27. mars 2014, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Eiendom KF sitt regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde Eiendom KF for 2013 slik det er avlagt. Kontrollutvalgets behandling Styreleder for Molde Eiendom KF Kjell Danielsen viste til årsmeldingen og sammenslåingen av KFene Molde Eiendom og Molde Utleieboliger. Videre redegjorde han for driften av foretaket og gjennomførte prosjekt i 2013, samt de driftsmessige utfordringer foretaket har. Møteleder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) Side 4 av 9

7 PS 12/14 MOLDEBADET KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalgetsuttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 12/14 behandlet Moldebadet KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 27. mars 2014 og Moldebadet KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr og noter er avlagt av daglig leder og kommunens økonomisjef. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Moldebadet KF sitt regnskap for 2013 viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig resultat på kr 0,-. Kontrollutvalget har merket seg at mer-/mindreforbruket på kr 0,- skyldes strykning av krav om inndekning av tidligere års merforbruk. Kontrollutvalget har også merket seg revisors kommentar i revisjonsberetningen under avsnittet Konklusjon medforbehold om særbudsjen der det vises til at foretaket hadde budsjettert med urealistisk høye inntekter for 2013 som vanskelig kunne forventes. Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Moldebadet KF sin virksomhet og for foretaket sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 27. mars 2014, har kontrollutvalget ikke merknader til Moldebadet KF sitt regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Moldebadet KF for 2013 slik det er avlagt. Kontrollutvalgetsbehandling Daglig leder for Moldebadet KF Eva Kristin Ødegård orienterte om Moldebadet og det aktivitetstilbudet badet er for regionen og de driftsmessige utfordringer foretaket har. Daglig leder redegjorde for noe av årsakene til de regnskapsmessige avvik som har oppstått i 2013 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte årets driftsresultat mot budsjett. Rådmann Arne Sverre Dahl, økonomisjef Kurt M. Thrana og distriktsrevisor svarte på spørsmål og redegjorde for overføringen fra Molde kommune til dekning av tidligere års underskudd. Side5 av 9

8 Møteleder takket for orienteringen. Kontrollutvalget kommenterte foretakets budsjett for 2013 hvor salg- og leieinntektene var budsjettert urealistisk høyt i forhold til resultatet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 13/14 MOLDE HAVNEVESEN KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 13/14 behandlet Molde Havnevesen KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 25. mars 2014 og Molde Havnevesen KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr og noter er avlagt av daglig leder og havnestyret. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Molde Havnevesen KF sitt regnskap for 2013 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr og et netto driftsresultat på kr Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde Havnevesen KF sin virksomhet og for foretaket sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 25. mars 2014, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Havnevesen KF sitt regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde Havnevesen KF for 2013 slik det er avlagt. Kontrollutvalgets behandling Økonomiansvarlig Dagrunn Stakvik ga en kort orientering om driften og aktiviteten i foretaket. Møteleder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) Side 6 av 9

9 PS 14/14 MOLDE VANN OG AVLØP KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 14/14 behandlet Molde Vann og Avløp KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning datert 2. april 2014 og Molde Vann og Avløp KF sin årsberetning for I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balansen pr og noter er avlagt av daglig leder og kommunens økonomisjef. Opplysninger om foretakets økonomiske stilling og regnskapsresultat er innarbeidet i årsrapporten og presenteres i eget vedlegg. Kontrollutvalget har merket seg at Molde Vann og Avløp KF sitt regnskap for 2013 viser at netto driftsresultat er negativt med kr og et regnskapsmessig merforbruk på kr Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Molde Vann og Avløp KF sin virksomhet og for foretaket sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 2. april 2014, har kontrollutvalget ikke merknader til Molde Vann og Avløp KF sitt regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Molde Vann og Avløp KF for 2013 slik det er avlagt. Kontrollutvalgets behandling Daglig leder for Molde Vann og Avløp KF Bjarte Koppen orienterte om aktiviteten i foretaket og redegjorde for driftsresultatet for Koppen redegjorde også for selvkostfondene på VAR-området og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Møteleder takket for orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 15/14 NUMMERERT BREV NR. 1 VEDR. REVISJON AV MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalgets vedtak /. Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal sin rapportering i «Nummerert brev nr. 1 - Molde kommune" til orientering. Side7 av 9

10 2. Kontrollutvalget ber revisj onen følge opp saken og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets behandling Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om bakgrunnen for at det var sendt et nummerert brev til kontrollutvalget og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 16/14 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets I oppfølgingslisten vedtak gjøres følgende endringer: Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret : Grunnet manglende kapasitet i administrasjonen, var ikke oversikt over politiske vedtak ferdig til behandling i dagens møte. Det er ventet at den vil bli lagt fram i utvalgets møte i juni. Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune ny sak Behandlet i dagens møte i sak PS 15/14. Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen skal følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Saken føres opp på oppfølgingslisten. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte. I dette møtet var det ikke lagt opp til orientering fra administrasjonen. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. oppføring av følgende ny sak på oppfølgingslisten: Det ble fremmet forslag til Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) PS 17/14 EVENTUELT Deltakelse på Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin fagkonferanse Haugesund 3. og 4. juni og årsmøte 2014 i Side 8 av 9

11 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerer årlig fagkonferanse og årsmøte for medlemmer av kontrollutvalg, ansatte i sekretariatene og andre som flnner konferansen interessant. Invitasjon til konferansen er sendt elektronisk til utvalgsmedlemmene. Frist for påmelding var 11. april Utvalgsmedlem Harald Valved er påmeldt konferansen. Byggesak og geodata kapasitetsproblemer? I den senere tid har det vært flere oppslag i pressen med fokus på saksbehandlingstiden for byggesaker i Molde kommune. Underbemanning i avdelingen har ført til at saksmengden har hopet seg opp og oppfølging av ulovlige tiltak og tilsyn har blitt nedprioritert. Situasjonen for byggesaksavdelingen i Molde kommune var noe kontrollutvalget ønsket å se nærmere på. Konklusjon: Saken utsettes og tas opp igjen i utvalgets neste møte. Are Krohn Venås møteleder Evy Olin Strømme Rolf I. Gaasø Rolf M. Orø Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 9 av 9

12 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 19/14Kontrollutvalget Møtedato REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 05/14 Molde kommunes årsrapport for saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 24/14 (vedlagt) RS 06/14 RS 07/14 RS 08/14 Moldebadet KF Årsrapport saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 25/14 (vedlagt) Molde Eiendom KF Årsrapport saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 26/14 (vedlagt) Molde Havnevesen KF Årsberetning og årsregnskap saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 27/14 (vedlagt) RS 09/14 Molde Vann og Avløp KF Årsrapport for saksprotokoll fra Molde kommunestyremøte , sak 28/14 (vedlagt) RS 11/13 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal (vedlagt) Orienteringssaker: OS 07/14 KU sekretariatet. Årsmelding for 2013 (vedlagt) OS 08/14 Årsmelding 2013 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal (vedlagt) OS 09/14 Informasjon om innkjøpssamarbeid om rør og rørdeler kopi av e-post av 3. juni 2014 fra Molde Vann og Avløp v/ H. Tharaldsen, jf. KU-sak 15/14 i møte (vedlagt) Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

13 PS 24/14 Molde kommunes årsrapport for 2013 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Molde kommunes årsrapport for 2013, som består av årsregnskap og årsmelding, godkjennes. Det regnskapsmessige merforbruket på kr ,81 dekkes i sin helhet i budsjettet for Behandling Frank Ove Sæther (AP) fremmet følgende forslag til endring av andre setning i innstillingen: Det regnskapsmessige merforbruket på kr ,81 dekkes i sin helhet ved budsjettkorrigeringen i juni. Det ble votert over første setning i innstillingen, som ble enstemmig vedtatt. Det ble votert alternativt mellom andre setning i innstillingen og AP's fremsatte forslag, hvor sistnevnte falt med 9 (AP) mot 38 stemmer. PS 25/14 Moldebadet KF - årsrapport 2013 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Moldebadet KFs årsrapport for 2013, som består av årsregnskap og årsmelding, godkjennes. Det akkumulerte udekkede underskuddet fra tidligere år på kr ,08 inndekkes i foretakets budsjett for Behandling Frank Ove Sæther (AP) fremmet følgende forslag til endring av andre setning i innstillingen: Det regnskapsmessige merforbruket på kr ,08 dekkes i sin helhet ved budsjettkorrigeringen i juni. Det ble votert over første setning i innstillingen, som ble enstemmig vedtatt. Det ble votert alternativt mellom andre setning i innstillingen og AP's fremsatte forslag, hvor sistnevnte falt med 9 (AP) mot 38 stemmer. Marit Røykenes Dahle (KRF) fratrådte møtet kl voterende.

14 PS 26/14 Molde Eiendom KF - årsrapport 2013 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Molde Eiendom KFs årsrapport for 2013, som består av årsregnskap og årsmelding, godkjennes. Det regnskapsmessige merforbruket på kr ,78 inndekkes i foretakets budsjett for Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. PS Molde Havnevesen KF - årsberetning og årsregnskap 2013 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Molde Havnevesen KF's årsberetning og årsregnskap for 2013 godkjennes. Det regnskapsmessige mindreforbruket på kr ,- settes av til udisponert resultat (regnskapsmessig mindreforbruk). Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt. PS 28/14 Molde Vann og Avløp KF - årsrapport for 2013 Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Molde Vann og Avløp KFs årsrapport for 2013, som består av årsregnskap og årsmelding, godkjennes. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

15 Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Av styrets medlemmer møtte: Aukra kommune: Eide kommune: Fræna kommune: Gjemnes kommune: Molde kommune: Nesset kommune: Rauma kommune: Vestnes kommune: Forfall: Sunndal kommune Møtende vara: Ikke møtt: Fra sekretariatet: Av øvrige møtte: 1/ kl kl Møterom «Galleriet», Molde rådhus 01/14 06/14 Ola Krogstad, leder Rita Rognskog, nestleder Ola Krogstad, leder Jim Erik H. Johansen Stein A. Brubæk Finn Myrland Paul Nauste Odd Ivar Røhmesmo Øyvind Uren Trond M. Hansen Riise Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, kst. daglig leder Jane Anita Aspen, påtroppende daglig leder for kontrollutvalgssekretariatet Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til saksliste. Innkalling og sakliste ble godkj ent. Den nytilsatte daglig leder for kontrollutvalgssekretariatet, Jane Anita Aspen ble presentert for styret. Aspen tiltrer stillingen 1. august. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL SF 01/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 6. NOVEMBER 2013 SF 02/14 REFERAT OG ORIENTERINGER SF 03/14 KU SEKRETARIATET. ÅRSMELDING FOR 2013 SF 04/14 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP FOR 2013 SF 05/14 MØTEPLAN FOR 2014 SF 06/14 EVENTUELT Side 1 av 4

16 SF 01/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 6. NOVEMBER 2013 Styrets vedtak Protokollen fra møte 6. november 2013 godkjennes. Styrets behandling Sekretæren orienterte. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). SF 02/13 REFERAT OG ORIENTERINGER Styrets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Styrets behandling Referatsaker: RS 01/14 Protokoll fra møte i sekretærforumet i M&R Sekretæren orienterte fra møtet i Sekretærforumet for Møre og Romsdal. Orienteringssaker: OS 01/14 OS 02/14 «Når særegne forhold svekker tilliten til rådmannen» artikkel fra Kommunal Rapport, datert Vedlagt artikler fra Kommunal Rapport vedr. rådmannssaken i Sykkylven «Også inhabile politikere kan påvirke» artikkel fra Kommunal Rapport, datert Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). SF 03/14 KU SEKRETARIATET. ÅRSMELDING FOR 2013 Styrets vedtak Årsmeldingen for 2013 godkj ennes. Styrets behandling Leder gjennomgikk årsmeldingen. Det fremkom ingen merknader til årsmeldingen i møtet, bortsett fra feil årstall i pkt Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). Side 2 av 4

17 SF 04/14 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP FOR 2013 Styrets vedtak Sekretariatets regnskap for 2013 godkjennes. Styrets behandling Forumet fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). SF 05/14 MØTEPLAN FOR 2014 Styrets vedtak Styret vedtar møteplan for høsten 2014 med de endringer som måtte fremkomme i møtet. Styrets leder, i samråd med daglig leder, gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Styrets behandling Dato for møte nr. 2/14 ble endret fra mandag 22. september til torsdag 11. september. ønskelig at møtene heretter starter kl Det er Sekretæren beklaget feil årstall i forslag til vedtak riktig årstall er 2014 og ikke 2013 som skrevet. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (8 voterende). SF 06/14 EVENTUELT Under Eventuelt ble følgende tema tatt opp: Pensjonsordning - Kommunal landspensjonskasse KLP Etablering av sekretariatet - statusrapport Utredning om sammenslåing av 4 av de 5 revisjonsenhetene i Møre og Romsdal - statusrapport Forumets behandling Pensjonsordning KLP Leder har vært i kontakt med KLP vedr. etablering av medlemskap i Kommunale landspensjonskasse for sekretariatets ansatte. Det ble gitt orientering om det praktiske rundt innmelding etc. Etablering av sekretariatet - statusrapport Leder og sekretær orienterte om følgende punkt: Leie av kontorlokaler for sekretariatet Innkjøp av inventar og utstyr Side 3 av 4

18 Avtale med Molde kommune om kjøp av stab- og støttetjenester fra for økonomi- og regnskapstjenester, lønn/personal og IKT-drift. Sekretariatets budsjett for 2014 Utredningomsammenslåingav 4 av de 5 revisjonsenhetenei Møreog Romsdalstatusrapport Leder og sekretær orienterte om tidsplan for behandling av rapporten i kontrollutvalgene og kommunestyrene. Det er lagt opp til at saken skal behandles i alle kontrollutvalgene i vårt distrikt i løpet av juni og i kommunestyrene i løpet av september Rapporten er sendt til høring til rådmennene i alle ni kommunene med svarfrist 20. mai. Pr. dato har sekretariatet mottatt svar fra tre kommuner. Sekretæren redegjorde for saksgangen og vedtaket som skal fattes i kommunene. Rita Rognskog Ola Krogstad Jim Erik H. Johansen nestleder leder Stein A. Brubæk Finn Myrland Paul Nauste Odd I. Røhmesmo Øyvind Uren Ase Solveig Eriksen sekretær Side 4 av 4

19 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET FOR ROMSDAL for Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes kommune. ÅRSMELDING FOR 2013 INNLEDNING I 2003 kom det en lovendring til lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) hvor koml 60 som omhandlet kontrollutvalg ble opphevet og erstattet med et nytt kapittel 12 Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. Det følger av koml 77 nr 10: "Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget." Dette innebar i praksis at revisjonen som tidligere hadde hatt sekretærfunksjonen kontrollutvalgene, ikke lenger kunne utføre sekretærbistand. for Det ble i 2004 inngått Samarbeidsavtale om interkommunal sekretærfunksjon for kontrollutvalgene (kommunene Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes), datert 31.desember I løpet av 1. halvår 2013 ble det fremmet en sak for alle kontrollutvalgene om endring av organisasjonsformen for sekretariatet til et Interkommunalt samarbeid (IS) etter kommunelovens 27 med status som eget rettssubjekt. Organisasjonsendringen og vedtektene for det nye sekretariatet ble vedtatt i alle kontrollutvalg og oversendt kommunestyrene i de samarbeidende kommuner som alle enstemmig sluttet seg til forslaget. Det nye sekretariatet ble opprettet med virkning fra 28. august 2013 og er registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnr FORUMETS/ STYRETS SAMMENSETNING Samarbeidsforumet har i perioden hatt følgende sammensetning: Kommune Medlem Funksjon Personlige varamedlemmer Aukra Rita Rognskog nestleder Katrine Rindarøy Eide Ola Krogstad leder Eli Sildnes Fræna Jim Erik H. Johansen Knut Kvalvågnæs Gjemnes Stein A. Brubæk Heidi Hogset Molde Finn Myrland Tove A. Melsæter Nesset Paul E. Nauste Lars Myrset Rauma Odd Ivar Røhmesmo Erling Hagen Sunndal Trond M. Hansen Riise Odd Helge Gravem Vestnes (Ann Kathrin Hjelvik) Øyvind Uren Birger Lilleheim Side 1av6

20 Styrets sammensetning for perioden er som følgende: Medlem Funksjon Personlige Kommune varamedlemmer Ola Krogstad leder Eli Sildnes Eide Rita Rognskog nestleder Katrine Rindarøy Aukra Jim Erik H. Johansen Knut Kvalvågnæs Fræna Stein A. Brubæk Heidi Hogset Gjemnes Finn Myrland Tove A. Melsæter Molde Paul E. Nauste Lars Myrset Nesset Odd Ivar Røhmesmo Erling Hagen Rauma Trond M. Hansen Odd Helge Gravem Sunndal Riise Øyvind Uren Birger Lilleheim Vestnes I styrets møte ble det foretatt konstituering og ny leder og nestleder for styret for resterende valgperiode ble valgt. Ola Krogstad, Eide KU ble valgt som leder av styret med Rita Rognskog, Aukra KU som nestleder. SEKRETARIAT 3.1 Bemanning Etter samarbeidsavtalen var Molde kommune vertskommune for sekretariatet og har hatt arbeidsgiveransvaret. Etter organisasjonsendringen er det styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal som er samarbeidets øverste organ og innehar arbeidsgiveransvar for sekretariatets ansatte, jf vedtektenes 5. I 2013 er sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene ivaretatt av kontrollsekretær Åse Solveig Eriksen. I styremøtet ble Åse Solveig Eriksen konstituert som daglig leder inntil ny daglig leder tiltrer. 3.2 Arbeidsfordeling Sekretariatet har i 2013 ivaretatt sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene i de 9 samarbeidskommunene. 3.3 Kontorplassering Det følger videre av avtalens punkt 5.1: Sekretariatet er samlokalisert med Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R i Hamnegata 35, 4.etasje. OPPGAVER 4.1 Forumets/Styrets oppgaver Forumets oppgaver følger av samarbeidsavtalens punkt 5.3: "Formålet med forumet er å etablere en instans som kan ta opp saker angående sekretariatsordningen." Samarbeidsavtalen opphørte Styrets oppgaver fremgår av vedtektenes 5 og 6: 5 Organisering av samarbeidet Styret er samarbeidets øverste organ. Styret har arbeidsgiveransvar og ansetter daglig leder. Samarbeidet ledes av daglig leder. Side 2 av 6

21 Hvert kommunestyre velger ett styremedlem med personlig varamedlem. Styret velges for 4 år. Valgene følger kommunevalgperioden. Styret velger selv leder og nestleder. 6 Styrets møter Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet er møteleders stemmegivning avgjørende. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av kommunene er representert. Innkalling til styremøte skal skje skriftlig til hvert medlem minst 7 dager før møtedato. Styrets medlemmer kan møte med faglig bistand (med talerett). Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Protokollen underskrives av styrets medlemmer. Utskrift av protokollen skal sendes styret og kommunene. Styret har myndigheten til å ansette og si opp sekretariatets personell samt avgjøre personalsaker som angår daglig leder. Styret skal vedta budsjettframlegg, regnskap og årsmelding, som skal avlegges, fastsettes og sendes kommunene. Styret har ikke myndighet til å ta opp lån eller forplikte deltakerne på lignende måte. 4.2 Sekretariatetsoppgaver Det følger av forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) 20 første og annet ledd: "Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt." 5. VIRKSOMHETI Samarbeidsforumet/Styret Forumet har avholdt 1 ordinært møte, og behandlet 8 protokollerte saker. I tillegg er det i 2013 behandlet 1 referatsaker og 3 orienteringssaker. Styret har avholdt 2 ordinære styremøter, og , og behandlet 12 protokollerte saker. I tillegg er det behandlet 4 referatsaker og 5 orienteringssaker. 5.2 Møteaktiviteti utvalgene Totalt ble det i 2013 avviklet 44 møter i kontrollutvalgene og behandlet 314 protokollerte saker. I tillegg har det i 2013 vært lagt fram for kontrollutvalgene 110 referatsaker og 128 orienteringssaker. Aktiviteten i utvalgene har også i 2013 vært stor og kompleksiteten i sakene er økende. Antall møter i det enkelte utvalg i 2013 har variert fra 4 til 6 møter. Antall protokollerte saker for det enkelte utvalg har variert mellom 27 og 43 saker. 5.3 Kurs/konferanser Den årlige Kontrollutvalgskonferansen i regi av NKRF (Norges Kommunerevisorforbund) på Gardermoen i månedsskiftet januar/februar samler mange av våre kontrollutvalgsmedlemmer. Samtlige av kontrollutvalgene var representert ved NKRF'sKontrollutvalgskonferansen februar2013.sekretariatet var representert ved kontrollsekretær. Kontrollutvalgene i Aukra, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Sunndal og Vestnes er medlemmer av Forumfor Kontrollog Tilsyn(FKT). Utvalgsmedlemmer fra Aukra, Fræna og Sunndal var representert på FKTsfagkonferanseog årsmøte på Clarion Hotel Oslo Airport juni Sekretariatet var representert ved kontrollsekretær. Side 3 av 6

22 4. april 2013 var ansatte i de fire kontrollutvalgssekretariatene i fylket innkalt av Fylkesmannen i Møre og Romsdal til et møte i Molde. Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal var representert ved kontrollsekretær. Sekretærforumet for Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane var samlet til møte i Molde 4. april 2013 og på Åram i Vanylven 24. og 25. juni Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal var representert ved kontrollsekretær. Sekretariatet var representert med kontrollsekretæren på NKRF sin samling for kontrollutvalgssekretærer i Trondheim september Sekretariatet var også representert med kontrollsekretæren på FKT sin temasamling for ansatte i kontrollutvalgssekretariatene i Oslo 20. mars 2013 og desember Videre har kontrollsekretær deltatt på Vestlandssamlingen (samling for sekretariatene i Sør- Trøndelag, Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane, Hordaland, Rogaland, Aust- og Vest-Agder) i Ålesund, oktober Økonomi Regnskapet for 2013 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr «Overskuddet» skyldes refusjon sykelønn på kr Uten refundert sykelønn, ville det vært et merforbruk i 2013 på kr Bestilling fra/tilsyn med revisjonen Sekretariatet har i løpet av 2013 effektuert 25 bestillinger overfor revisjonen på vegne av kontrollutvalgene. Disse fordeler seg som følger: Sakstittel Beskrivelse Antail Revisjonsplan for revisjonsåret 2013 Revisors vurdering av uavhengighet følger vedlagt 9 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for selskapskontroll Forvaltningsrevisjonsprosjekt. Bestilling 9 Forvaltningsrevisjonsrapporter 7 Sum 25 Sekretariatet har i løpet av 2013 lagt frem 77 dokument fra revisjonen overfor kontrollutvalgene, enten som egen sak eller som del av annen ordinær sak. Disse fordeler seg som følger: Sak Beskrivelse Antall Kommunale årsregnskap Revisjonsberetning in/evtrevisjonsnotat 9 Årsregnskap for kommunale foretak Revisjonsberetning m/evtrevisjonsnotat 7 Revisjonsplan for revisjonsåret Revisjonens rapport for 2. halvår Revisjonens rapport for 1. halvår Sluttregnskap/prosjektregnskap Uttalelser til sluttregnskap/prosjektregnskap 7 Forvaltningsrevisjonsrapporter 7 Oppfølging av FR rapporter 5 Rapport om eierskapskontroll 0 Oppfølging av selskapskontroll Selskapskontroll av RIR 5 Misligheter/uregelmessigheter Andre tilsynssaker 2 Utredninger/Undersøkelser 2 Kundebrev 2 Prosjektplan Forvaltningsrevisjonsprosjekt 4 Sum 77 Side 4 av 6

23 5.6 Regnskapsrevisjon Revisjonen utarbeider en revisjonsplan for revisjonsåret. Det blir rapportert halvårlig om status i revisjonsoppdraget. Revisjonsberetninger til årsregnskap for kommuner og kommunale foretak (KF), uttalelser til byggeregnskap, nummererte brev samt kundebrev legges frem fortløpende for kontrollutvalget enten som egen sak eller som vedlegg til sak. 5.7 Forvaltningsrevisj on Det er bestilt totalt 10 forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2013 hvorav 6 prosjekt var på bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon og 4 prosjekt var ikke i henhold til plan. Oppstartsbrev/prosjektplan vedrørende forvaltningsrevisjonsprosjekt legges frem for kontrollutvalgene fortløpende. 5.8 Eierskapskontroll Plan for selskapskontroll ble utarbeidet og behandlet i de respektive kontrollutvalg og kommunestyrer i På bakgrunn av planen er det forventet at revisjonen årlig utfører eierskapskontroll med den respektive kommune. Forutsetning for en slik kontroll er at kommunene har utarbeidet eierskapsmelding (retningslinjer for forvaltning av kommunens eierinteresser i hel- og deleide selskap og eierstrategier pr selskap). De fleste av de 9 kommunene som omfattes av kontrollutvalgssekretariatet har utarbeidet, eller er i gang med å utarbeide eierskapsmeldinger. 5.9 Selskapskontroll i 2013 På bakgrunn av plan for selskapskontroll er det ikke bestilt noen selskapskontroll i Kontrollutvalgene i de 6 eierkommunene vedtok høsten 2010 å bestille en selskapskontroll av Romsdalshalvøya Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (RIR IKS). Selskapskontroll av RIR IKS ble gjennomført og rapporten ble fremlagt for kontrollutvalgene i Oppfølging av selskapskontrollen ble i 2012 gjennomført i en av eierkommunene. I de resterende 5 kommuner ble det gjennomført oppfølging i 1. halvår Andre utredninger Grunnet ressurssituasjonen har sekretariatet heller ikke i 2013 utført utredninger for kontrollutvalgene ut over ordinær saksbehandling Oppfølging av samarbeidsforumets /styrets saker Ingen saker er gjenstående pr Sak nr Sakstittel Saken gjelder Merknad dato 5.12 Administrative utfordringer Sekretariatet benytter egne maler i Word til saksbehandling og korrespondanse. Dokumentene lagres elektronisk på eget område. I tillegg lagres også alle utvalgenes møtedokumenter og protokoller i papirutgave. Kontrollutvalgenes møtedokumenter og protokoller oversendes den enkelte kommune for arkivering og med mulighet for å legge dette ut på kommunenes hjemmesider. Sekretariatet har i flere år hatt dialog med de kommunene som tidligere ikke har Side 5 av 6

24 hatt som praksis å legge kontrollutvalgets møteinnkallinger og protokoller ut på kommunens hjemmeside. Det meste er kommet på plass etter hvert, men det er fremdeles mangelfullt hos kommunene Fræna, Gjemnes, Rauma og Vestnes Fremtidigeutfordringer Samtlige av kontrollutvalgene har konkludert med at de ønsker å være aktive kontrollutvalg med fokus på kontroll og tilsyn. Samtidig har de konkludert med at dagens bemanning i sekretariatet er for liten samtidig som den er sårbar for sykefravær, ferieavvikling og lignende. I løpet av første halvår 2013 vedtok samtlige ni kommunestyrer en endring av organisasjonsformen for sekretariatet fra dagens samarbeidsavtale til et Interkommunalt Samarbeid (IS) hjemlet i Kommunelovens 27. Endring av organisasjonsformen for sekretariatet trådte formelt i kraft Samarbeidsforumet som organ ble avviklet fra samme dato da styret for Kontrollutvalgssekretariatetfor Romsdal ble konstituert. Utfordringene fremover for styret som arbeidsgiver er å få tilstrekkelig bemanning i sekretariatet, samt å få på plass alle formaliteter knyttet til ansettelser og arbeidsavtaler. Som en følge av endring av kommuneloven som trådte i kraft 1.juli 2013 er åpne møter i alle kontrollutvalgene innført. Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid er viktig for å skape tillit til at kommunene er underlagt en betryggende folkevalgt kontroll. Åpne møter gir større forståelse for og innsikt i kontrollutvalgets arbeid og kan styrke kontrollutvalgets posisjon og gi tilsynsarbeidet mer gjennomslagskraft. 6. SAMMENDRAG 2013 har vært et merkeår for sekretariatet og er det niende året hvor sekretariatsordningen har eksistert både i henhold til samarbeidsavtalen fra 2004 samt i forhold til de nye vedtektene som ble vedtatt i forbindelse med endring av sekretariatets organisasjonsform. Aktiviteten i kontrollutvalgene har også i 2013 vært høy og kompleksiteten i sakene øker, noe som naturlig har medført tilsvarende stor aktivitet for sekretariatet. Det er stadig større fokus på kontrollutvalgenes rolle og oppgaver, noe som igjen krever at sekretariatet har de nødvendige ressurser tilgjengelig. Et velfungerende sekretariat er en forutsetning for at kontrollutvalgene skal kunne utføre sine tilsyns- og kontrollfunksjoner på en god måte. Konmiunevalget høsten 2011 medførte stor uskifting av kontrollutvalgsmedlemmer i utvalgene. Det har derfor også i 2013 vært stor aktivitet på kurs- og konferansefronten hvor mange av utvalgsmedlemmene og sekretæren har deltatt. Styretfor Kontrollutvalgssekretariatet Molde, Rita Rognskog Ola Krogstad Jim Erik H. Johansen Stein A. Brubæk Finn Myrland Paul E. Nauste Odd Ivar Røhmesmo Odd Helge Gravem Øyvind Uren Side 6 av 6

25 SAMARBEIDSFORUMET BEHANDLEDE SAKER I 2010 Saks nr SakstittelStatuskode SF 01/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 17. JUNI 2009 SF 02/10 REFERAT OG ORIENTERINGER SF 03/10 KU SEKRETARIATET OG SAMARBEIDSFORUMET. ÅRSMELDING 2009 SF 04/10 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP 2009 SF 05/10 SAMARBEIDSAVTALE OM SEKRETARIATSFUNKSJONEN FOR KONTROLLUTVALGENE. REVIDERING SF 06/10 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2010 SF 07/10 SAMLING FOR KONTROLLUTVALG 2010 SF 08/10 MØTEPLAN KOORDINERING AV MØTER OG AKTIVITETER BEHANDLEDE SAKER I 2011 Saks nr SakstittelStatuskode SF 01/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 25.MARS OG 27. OKTOBER 2010 SF 02/11 REFERAT OG ORIENTERINGER SF 03/11 KU SEKRETARIATET OG SAMARBEIDSFORUMET. ÅRSMELDING 2010 SF 04/11 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP 2010 SF 05/11 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2011 SF 06/11 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM KOMMUNEREVISJONEN OG KONTROLLUTVALGENE SF 07/11 KU SEKRETARIATET. VURDERING AV NY ORGANISASJONSFORM SF 08/11 MØTEPLAN KOORDINERING AV MØTER OG AKTIVITETER SF 09/11 ÅPEN POST BEHANDLEDE SAKER I 2012 Saks nr SakstittelStatuskode SF 01/12 GODKJENN1NGAV PROTOKOLL FRA MØTE 15.JUNI 2012 SF 02/12 REFERAT OG ORIENTERINGER SF 03/12 KONSTITUERING VAL AV LEDER OG NESTLEDER SF 04/12 KU SEKRETARIATET OG SAMARBEIDSFORUMET. ÅRSMELDING 2011 SF 05/12 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP 2011 SF 06/12 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2012 SF 07/12 KURS/OPPLÆRING AV KU MEDLEMMER EVALUERING AV KURS 24. MAI 2012 SF 08/12 MØTEPLAN KOORDINERING AV MØTER OG AKTIVITETER SF 09/12 ÅPEN POST SF 10/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 15. JUNI 2012 SF 11/12 REFERAT OG ORIENTERINGER SF 12/12 FAGLIG FORUM HJEMMEL OG PRAKSIS FOR Å LUKKE MØTER SF 13/12 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2013 SF 14/12 RETNINGSLINJER FOR SAMORDNING AV SELSKAPSKONTROLL I INTERKOMMUNALE SELSKAP SF 15/12 SITUASJONEN FOR KU SEKRETAIATET. ORIENTERING OM STATUS SF 16/12 MØTEPLAN FOR SAMARBEIDSFORUMET I 2013 SF 17/12 ÅPEN POST BEHANDLEDE SAKER I 2013 Saks nr Sakstittel Statuskode SF 01/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 8. NOVEMBER 2012 SF 02/13 REFERAT OG ORIENTERINGER SF 03/13 KU SEKRETARIATET OG SAMARBEIDSFORUMET. ÅRSMELDING 2012 SF 04/13 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP 2012 SF 05/13 ENDRING AV ORGANISASJONSFORM FOR KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET. ORIENTERING OM STATUS SF 06/13 KURS / OPPLÆRING AV KU MEDLEMMER 2013 SF 07/13 SF 08/13 MØTEPLAN KOORDINERING AV MØTER OG AKTIVITETER ÅPEN POST

26 STYRET - BEHANDLEDE SAKER I 2013 Saks nr SakstittelI Statuskode ST 01/13 KONSTITUERING AVSTYRET VALG AV LEDER OG NESTLEDER ST 02/13 GJENNOMGANG AV VEDTEKTENE ST 03/13 KONSTITUERING/ANSETTELSE AV DAGLIG LEDER ST 04/13 KU-SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2014 ST STYRETS MØTEPLAN HØSTEN 2013 ST 06/13 ÅPEN POST ST 07/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28. AUGUST 2013 ST 08/13 REFERAT OG ORIENTER1NGER ST 09/13 FASTSETTELSE AV MØTEGODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEM MER ST 10/13 FASTSETTELSE AV LØNN TIL DAGLIG LEDER ST 11/13 ARBEIDSVILKÅR OG PENSJONSORDNINGER FOR SEKRETARIATETS ANSATTE ST 12/13 EVENTUELT Kode B Forklaring Saken er avsluttet Under behandling Til videre oppfølging Saken går ut

27 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT2 MØRE OG ROMSDAL Interkommunalt samarbeid mellom Molde, Vestnes, Rauma, Nesset, Sunndal, Gjemnes, Eide, Fræna og Aukra ÅRSMELDING 2013 NØKKELTALLMEDLEMSKOMMUENE Antallinnbyggere Driftsinntekter mill kroner Antall årsverk NØKKELTALLREVISJONEN Fakturertetimer Kostnaderper time 715 Antallårsverk 5 Sykefraværi dager 6 Kommunerevisjonsdistrikt2 Møre og Romsdal Rådhusplassen Molde 6413 Molde Telefon

28 KOMMUNEREVISJONSD1STR1KT 2 MØRE OG ROMSDAL Selskapet Kommunerevisjonsdistrikt2 Møre og Romsdalble etablerti 1993ved sammenslåingav flere revisjonsenheter,og eies i dag av kommunenemolde, Vestnes,Rauma,Nesset, Sunndal,Gjemnes,Eide, Fræna og Aukra. Selskapeter hjemleti 27 i kommuneloven om interkommunalt samarbeid. Selskapethar som oppgaveå utføre lovpålagtrevisjoni eierkommunene.det er fire ansattemed oppmøtei Molde og en ansattmed oppmøtei Sunndal. Ved utgangenav 2013 er det 5 ansattei revisjonen,og utvildingenhar vært slik sidenetableringeni 1993: Årsverk 9,5 8, Reduksjoni antallansattehar vært muligpga at revisjonsarbeideter lagt om til mer fokuspå risiko-og vesentlighetsvurderingerog at det er tatt i bruk elektroniskehjelpemidleri dokumentasjonog kommunikasjon.dettehar ført til høyereeffektiviteti form av fleretjenesterog laverekostnader.de nye hjelpemidlenehar også førttil høyerekvalitetpå utførtarbeid. Revisjonsutgiftenesom dekkerregnskapsrevisjon,forvaltningsrevisjonog selskapskontrollhar hatt følgende utviklingi perioden 1993til 2013: Revisjonsutgifter Revisjonsutgifterfakturertmedlemskommunenei perioden2009 til 2013 i tusenkroner År Molde Fræna Eide Gjemnes Vestnes Rauma Aukra Nesset Sunndal Styret Styretbestk perioden2011til 2015av Leder: Nestleder: Faste medlemmer TorbjørnRødstøl Ove Medalen Frank Lien Knut Sjømæling MartinKjøpstad Bjørn Steinland Anita Øyen Halås Øyvind Solem OttarNerland Personlige varamedlemmer Ame Hop Per Olav Eidseter MartinLous Lyngstad Heidi Hogset SivertPetterDyrkom Eva Betten Odd MagneBolli InngunnHjelmås SigrunGjendemFjørtoft Deltakerkommune: Rauma Nesset Molde Gjemnes Vestnes Sunnda1 Eide Aukra Fræna Ansattehar møtt i styretmed tillitsvalgt. 1

29 KOMMUNEREVISJONSDISTRIKr2 MØRE OG ROMSDAL Det har i løpet av 2013 vært avholdt tre møter i styret og ett i lønnsforhandlingsutvalget. De sakene som har vært behandlet er budsjett, regnskap, rekruttering, sammenslåing med andre revisjonsenheter og lønnsforhandlinger. Revisjonsoppgaver Vi utfører regnskapsrevisjom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll med hjemmel i kommuneloven. I tillegg kommer ulike attestasjonsoppgaver. For revisjon etter revisorloven samarbeider vi med revisjonsselskapet BDO og er medarbeider for disse oppdragene. Dette delder noen få små aksjeselskaper. Vi er med i en ordning der Norges Kommunerevisorforbund gjennomfører kvalitetskontroll i forhold til standarder for kommunal revisjonsskikk. Regnskapsrevisjon Vi benytter det elektroniske revisjonsverktøyet Descartes til å utføre regnskapsrevisjon. Det er revisorforeningen som har ansvaret for den faglige delen i dette verktøyet. Revisjonsberetning til kommunene sine regnskaper ble avgifl innen lovens frist som er 15. april. Ny regnskapsrevisor ble ansatt 2. halvår I tillegg ble regnskapsrevisjon styrket med en stilling i styresak 20. november 2013, med ansettelse i mai Dette innebærer at det nå i 2014 er en økning fra 2,5 til 3,5 stillinger på regnskapsrevisjon. Dette er gjort for å heve kvaliteten og dokumentasjonen av utført revisjon, slik at vi bedre kan oppfylle kravene til god kommunal revisjonsskikk. Siden 2010 har vi vært 2,5 regnskapsrevisorer. Selskapskontroll Fokus fra vår side er rettet mot selskaper som har darlig økonomi og som må be kommunene om hjelp. Det er bestilt selskapskontroll av to aksjeselskaper, men på grunn av stor utskifting av ansatte har det vært problematisk å få tid til å gjennomføre disse i Plan for selskapskontroll er utarbeidet for alle kommunene og disse er godkjent av kommunestyrene. Forvaltningsrevisjon ble det levert 6 forvaltningsrevisjonsrapporter. Rapportene omhandlet temaene Ressurser til barn med spesielle behov Kvalitet i hjemmebaserte tjenester Kvalitet i grunnskoleopplæringen i Fræna kommune Kvalitet og ressursbruk i tjenestene til utviklingshemmede Kvalitet i sykehjemstjenesten Vedlikehold av kommunale bygg Det er gjennomført oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter og rapportert til kontrollutvalgene ihht plan Ny forvaltningsrevisor ble ansatt 2. halvår. Alle revisjonsoppdragene er levert i henhold til plan. 2