Det har vært gjennomført mange kurs i den senere tid færre kurs resten av året.

Transkript

1 MØTEREFERAT FS-supermøte Møtedato: 10. mars 2015 Tilstede: Frafall: Referent: Eli Vangen, Anne Lise Mølmann, Astrid Kiil Hansen, Ann-Kristin Bratlie, Signe Marie Søraunet, Annette Ysland Ludvigsen, Gry Tingstad, Aud Bakken, Suzan Bulduk, Tone Holten, Flore Singer Aasli, Guro Haugen, Anita Monsø Wiggen Mari Linna Mosebekk Aglen Kristin Melum Sak 1 Referat og referent AITeL forrige gang, HHiT denne gang. Referat fra og blir gjennomgått. FagWeb nettside oppdateres ikke gjennomført, Anne Lise purret. Kloning av prod til demo 27. mars passord blir endret til prodpassord! Det har vært gjennomført mange kurs i den senere tid færre kurs resten av året. Studenter utsatt for kjemikalier register er innkjøpt. Vitnemål: Begrensede muligheter for hjelp til språkvask fram til sommeren. Avdelingene må ta kostnadene. Sak 4 Summera: Skal over til samme system som IT. Marianne har vært i kontakt med IT som mener dette systemet ikke er hensiktsmessig for oss. Avventer til sammenslåingen med NTNU. Sak 2 Fusjon v/eli Orientering fra møte 3. mars i Oslo om kartlegging/planlegging av fremdrift av FS-arbeid i forbindelse med fusjon. Info om hva vi må forberede oss på å gjøre framover. NTNU drifter FS selv.

2 FSAT anbefaler at NTNU går over til felles drift før fusjon. Fusjonen skal skje innen 1. mars Etter rapportering av høstdata 2015, men før rapportering av vårdata Leder for FS ved NTNU og IT er enig om ny drift før juni i Integrasjoner mellom andre systemer er laget av NTNU selv. Utreder nå om det er mulig å gå over til ny drift før juni. Vurderingsordninger må samkjøres med de andre institusjonene. FSAT har tilbudt seg å være leder for fusjonen med Knut Løvold som prosjektleder. Databasekompetanse fra FSAT kommer antakelig til å leies inn. Kontrakt må skrives med FSAT, møte der framdriftsplan blir bestemt. Det blir dannet undergrupper for eksamen, vitnemål, opptak og lignende, som trenger spesialkompetanse. Gruppen vil jobbe 14 dager av gangen - fridager i juli og oktober. Før selve fusjonen blir det to prøvefusjoner for å se at ting fungerer. Fusjonsjobben skal gjøres sentralt, noe som gjør at andre ting må nedprioriteres. Rydding i vår FS-base; Rydding lokalt må påregnes. Kontrollèr avtaleverk i forhold til praksis. Utvekslingsavtaler må gjennomgås. Flere andre avtaler må også kontrolleres. Noe skal videreføres andre må avsluttes. Felles timeplanlegging: Ålesund, Gjøvik og HIST har TimeEdit i dag som ligger godt an til å bli videreført. Emner på nett kontra EmWeb? Eksempel på rydding: Brukernavn, studentnummer, fødselsnummer, emnekode, studieprogramkoder, godkjenningssaker (fra NTNU), kodebruk vurderingsordninger (ulik kode med samme betydning), stedkodestruktur må samordnes, sjekke integrasjoner (TimeEdit/EmWeb/itslearning/BAS osv.), informasjon (studenter, Lånekassen, eksterne osv.) Vitnemål fra 1 jan 2016 skal utstedes med NTNU logo. Opptak etter 1. januar 2016 skal skje fra NTNU. Sak 3 StudentWeb 3 v/anne Lise Info om testingen lokalt, og overgang til ny StudentWeb. Testet veivalg og emnevalg på lærer og HHiT, ser greit ut, enklere bilder med mindre tekst. StudentWeb 3 tas i bruk 23. mars! Pinkode og utlogging ligger under fane øverst til høyre. Bibliotek er forhåndsvalgt, men kan endres. De første fem meldingene er synlig, dersom det finnes flere vil det opplyses, eks 5/9 kommer i ny versjon. Mobil er ikke hensiktsmessig å bruke på utdanningsplan. Derimot å sjekke plassering på eksamen og resultater fungerer godt. Mine resultater: de siste resultatene øverst under kommer «Deler som ikke er bestått». Betaling mulighet for å vise tidligere ubetalte faktura. Dokumentarkiv: alle dokumenter som sendes via FS, dersom hake for lagre er haket av.

3 Vitnemål, pinkodebrev, søknader og svar på tilrettelegging ol. Gode tilbakemeldinger fra institusjoner som har testet StudentWeb 3. Info om ny StudentWeb på itslearning/ansattportal og direktemelding til studenter? ikke avklart (Marianne). Sak 4 Studieplaner 2015/2016 v/signe Marie EmWeb FS TimeEdit itslearning nettsider Signe Marie viser til epost som ble videresendt FS-super 6/3 med overskrift «Frister: Studieplaner i EmWeb» Ut fra denne har jeg følgende spørsmål: 1. Når data er på plass i FS undervisningsenhet og personrolle blir da nye emner opprettet i TimeEdit? Ja dersom det ligger lærer eller student, ikke krav om begge deler. 2. Dersom det er endinger i emnenavn og studieprogramnavn i FS blir denne endringen gjenspeilet i TimeEdit? Fungerer ikke nå, Guro gir tilbakemelding til TimeEdit. Endringer blir antakelig ikke oppdatert. 3. Blir gruppeinndelinger (undervisningsaktiviteter) i FS overført til TimeEdit? Ja, Guro gir tilbakemelding. 4. Når blir emner med undervisning høsten 2015 opprettet i itslearning? Når data er på plass i FS eller etter en viss dato? 1. mai overføring til LMS, dersom emner ikke skal overføres må det settes N på «Eksport LMS». Bruk N til emnet er klart, spesielt praksisemner. 5. Nettpublisering av reviderte studieplaner: hvem gjør hva for at dette skjer? Hovedoverføring starter 1. mai. Ser av spørsmålene at en oversikt/brukerdok. som viser samhandlingene mellom de nevnte systemer ville vært til stor hjelp, også hvis en skulle måtte feilsøke. Anita orienterer om EmWeb: Frist er endret til 25. mars på grunn av påske, må få oversikt over studieprogram som kan publiseres. Ref videresendt mail 6/3. Emnenavn forkortelse: kun 20 tegn i FS EmWeb feiler dersom vi legger inn flere. Fra høsten tas statisk og dynamisk del bort i EmWeb. FS-jobb: felt som ikke blir overført ta ut emner fra FS etter overføringen legg disse i Excel for å sjekke om felt mangler. Nye ferdigstilte emner vil overføres fra EmWeb til FS hver onsdag fra 11. mars. Koder på vurderingskombinasjoner: for mange, burde vært en anbefalt liste. Eksempel: Hjemmeeksamen to koder som brukes om hverandre.

4 Sak 5 Vitnemål og PDF Opptakstjenesten har ønske om/behov for enkel tilgang til studentenes vitnemål. Ønsker å generere dette for de siste årene. Ønsker å bruke vitnemålene i FS for studenter v/hist. Oppretter pdf av vitnemål, side 3 etter gammel mal, ikke omslaget. Etter ny mal blir grunnlag for vitnemål lagret som pdf (husk å hake av). Blir da også lagret i dokumentarkiv på StudentWeb 3. Sak 6 Kurs i FS-system - innstillinger/nattjobber FSAT arrangerer for første gang kurs i FS-system, og Anne Lise blir vår utskremte. Litt usikkert hva kurset vil ta for seg siden det er det første i sitt slag, men vi vil spesielt be om gjennomgang av de automatiske nattjobbene. Disse er ikke dokumentert i noen særlig grad, og vi har opplevd at de har hatt noen uheldige bivirkninger som vi har diskutert i FS-supergruppen flere ganger. For eksempel nattjobben som sender ut epost om ny sensur har (i alle fall tidligere) sendt ut ny epost til alle dersom det er en kandidat som hadde forsinket sensur. Skal det være slik, vil det alltid være slik eller kan vi unngå det på noen måte osv. Usikkerhet rundt hva de ulike nattjobbene gjør har også gjort oss litt tilbakeholdne med å ta i bruk ny funksjonalitet som vi kanskje kunne tjent mye på å ta i bruk Dersom det er andre ting i FS-system dere lurer på (gjelder de som av og til er inne i FS-system) så send epost til FS-hjelp@hist.no ASAP.

5 Sak 7 Orienteringssaker Radiograf flyttet fra avdelingstilhørighet 2 til 3 i FS er utført. Orientering v/eli vedrørende omlegging av radiograf fra AFT til AHS. Ny omlegging fra DS - pkt. 2.2 Felt «Fag» må ikke brukes (med mindre det er lagt inn engelsk oversettelse på det valgte fagfeltet i bakgrunnsdataene, og det er gjort et bevisst valg om at dette skal fremvises på DS). Se vedlagte info med eksempel fra Anne Lise RUST - Utestengingssaker Siden dette nå ligger samlet i et nasjonalt register, er det ingen grunn til at hver institusjon skal måtte besvare henvendelser fra f.eks. pressen om antall utestenginger. FSAT (som drifter registeret) har allerede hatt slike henvendelser. For å finne kontaktinfo: FS logo Om FS Kontakt. GAUS - Godkjenning av utenlandske studier Litt om ny nasjonal base (tidl. base; NAG). Primært opptak for å kontrollere hvem som har behandlet saker. NOKUT pålagt å dele sine konklusjoner, har fått utsettelse pga gammelt system. De som har tilgang til basen kan se og legge inn saker tilgjengelig for andre. Ønsker å videreutvikle denne, Anne Lise er innkalt. Hvem skal ha tilgang? Vi melder inn opptaksleder. For saker ta kontakt med Jannike. Eventuelt Bruk av kandidatnummer - hvilke typer bør være aktive? ALFABETISK Alfabetisk KOMMISJON Kommisjonsfordelt nummerering STUDENTNR Studentnr som kandidatnr TILFELDIG Tilfeldig - ikke sammenhengende TILFELDIGS Tilfeldig - sammenhengende nummerering 30 aktive vurd.komb med type kandidatnummer.

6 Tilfeldig skal brukes. De andre satt ikke aktiv av Eli. Eksamensforum informeres av May. ASP v/ann Kristin Bratlie: karakterutskrift studenter som har innpassing blir ikke med på karakterutskrifter. Skal ikke være med! Kun emner tatt ved HIST. Utdanningsplan kan legges ved karakterutskrift, denne samsvarer med karakterutskriften. Signering på taushetserklæring v/asp kan dette gjøres via StudentWeb? Kjersti Møller kontaktes for å avklare i forhold til lovverk og hva som er «godt nok». Info om pålogging uten Citrix ble sendt pr epost fra Eli. Denne påloggingen er noe treg. Velg privat PC bruk Internet Explorer.