Trøgstad kommune Teknikk og næring KONKURRANSEGRUNNLAG. Tømming av slamavskillere, minirenseanlegg, og tette tanker.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Tømming av slamavskillere, minirenseanlegg, og tette tanker. TRØGSTAD KOMMUNE - INNKJØP Side 1 -

2 Anbud tømming av slamavskillere, minirenseanlegg, og tette tanker. I henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (ajourført med endring, senest ved lov av 30.juni 2006 nr. 41) samt forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd), med endring ved forskrift 24. november 2006 nr ( inviterer Trøgstad kommune til åpen anbudskonkurranse på tømming av slamavskillere, minirenseanlegg, og tette tanker. Kommunen følger forskrift om offentlige anskaffelser. Viktig å nevne er at det ikke er mulig å forhandle med aktuelle leverandører i anbudsprosessen. Kontrakten skal som hovedregel inngås ut fra de opplysninger oppdragsgiver gir i sitt konkurransegrunnlag. Oppdragsgiver kan gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget senest 6 - seks dager før innleveringsfristen. Da dette er en åpen anbudskonkurranse vil det ikke være mulig å endre prisene etter tilbudsåpningen. Siden endringer ikke er tillatt, er det viktig at konkurransegrunnlaget leses nøye, slik at det ikke oppstår misforståelser. For å sikre dette ber vi om at vedlegg 4 besvares i sin helhet og vedlegges tilbudet. Tilbudsåpningen vil bli en ren registrering av innkomne tilbud, og har ingen avtalerettslige føringer. Tilbyderne kan derfor ikke påberope seg anbudsprotokollen fra tilbudsåpningen som grunnlag for rettskrav om kontrakt for levering. Eventuelle forbehold prissettes og vedlegges på eget ark (merket: Forbehold). Tilleggsopplysninger skal også framkomme som eget vedlegg (merket: Tilleggsopplysninger). Trøgstad kommune den 22. juni Dag Arne Lier teknikk og næringssjef Harald H. Foss leder teknisk drift - Side 2 -

3 Trøgstad kommune Innholdsfortegnelse Anbud tømming av slamavskillere og minirenseanlegg 2 Innholdsfortegnelse... 3 KAPITEL GENERELT:... 4 Avtaleperiode:... 4 Frist for innlevering av tilbudet:... 4 Vedståelsesfrist:... 4 Tilbudsåpning:... 4 Anbudsinnbydelsen omfatter følgende: Tømmevolum i Trøgstad kommune Kvalifikasjonskrav for å delta i konkurransen Priser Prisendringer Leveringsbetingelser Betalingsbetingelser Responstid Innkjøpsvilkår Tildelingskriterier Service og oppfølging/opplæring, kurs Håndbok Statistikk Opsjon Oppsigelse Prøvetid Kontrakt Befaring Kontaktperson hos kommunen KAPITTEL2..13 Alminnelige vilkår for kjøp av tjenester KAPITTEL 3.19 VEDLEGG 1.HMS-Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet VEDLEGG 2.Firmaopplysninger 20 VEDLEGG 3.Dokumentasjon/organisering av tilbudet VEDLEGG 4.Prisskjema.22 VEDLEGG 5.Veiledning av prisskjemaet Side 3 -

4 Kapitel 1. Tilbud på tømming av slamavskillere, minirenseanlegg og tette tanker. Åpen anbudskonkurranse GENERELT: Avtaleperiode: , 2 år + eventuell prolongering 1+1 år. Frist for innlevering av tilbudet: kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Vedståelsesfrist: Tilbudsåpning: Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. Det vil være to representanter fra oppdragsgiver tilstede. Tilbudet sendes/leveres: Trøgstad kommune Pb Trøgstad Besøksadresse: Servicetorget Kirkeveien Trøgstad Tilbudet sendes/leveres i lukket og nøytral innpakning merket med tydelige bokstaver: Tilbud tømming av slamavskillere m.v. Tilbudet skal være innbundet i perm, og opplysningene skal legges i den rekkefølge som det er bedt om i konkurransegrunnlaget. (Vedlegg 3) Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbud vil ikke bli refundert av kommunen. Konkurransegrunnlaget og alminnelige innkjøpsvilkår for kommunen og valgte leverandørs tilbud vil legges til grunn ved utforming av kontrakt. Dersom - Side 4 -

5 tilbyderne ikke kan akseptere eller oppfylle kommunens spesifikasjoner og/eller innkjøpsvilkår, skal dette fremkomme tydelig på eget ark i tilbudet. Anbudsinnbydelsen omfatter følgende: - Oppdragsgiver ønsker tilbud på tømming av slamavskillere, minirenseanlegg, og tette tanker, med levering ved Skjønhaug renseanlegg i Trøgstad kommune. I disse dager vurderes det om Trøgstad kommune skal bygge nytt renseanlegg eller inngå et samarbeid med Eidsberg kommune. Kommunen ønsker derfor også en alternativ pris på med levering til Mysen renseanlegg. Anbudet gjelder for de kategorier som fremgår av prisskjema (se vedlegg 4). Trøgstad kommune forbeholder seg retten til å benytte egen kompetanse ved tilsyn og kontroll. 1.2 Tømmevolum i kommunen: - Volumet er estimert basert på kunderegister. Det forventede volum er ikke bindende. - Kommunen setter krav om at kun godkjente renseløsninger kan brukes fra /18. Dette vil kunne medføre en reduksjon i antall slamavskillere og en økning av antall minirenseanlegg. Det kan også bli en reduksjon av antall anlegg fordi noen velger å koble seg til det kommunale avløpsnettet. Slamavskillere som skal tømmes, kan deles inn i følgende grupper: 1: Øvrige slamavskillere med vannklosett tilknyttet, og som har etterfølgende sandfilterkum/grøft. Det er pr. i dag ca 550 stk, tilsvarende ca 1800 m 3, av denne typen. Disse skal tømmes en gang hvert år. 2: Slamavskillere som skal tømmes en gang hvert 3. år. Det er i dag ca 100 slike, tilsvarende ca 300 m 3, i kommunen. Disse skal tømmes en gang hvert 3. år. 3: Tette oppsamlingstanker tilknyttet vannbesparende klosett (tette tanker), antall ca 180, tilsvarende ca 1100 m 3. Disse skal ha tømming hvert år inkludert i ordningen. Eieren er pålagt å gi beskjed direkte til renovatøren ved behov for tømming. Eventuelle tømminger utover den ene, faktureres kunden direkte. 4: Minirenseanlegg med våtslamlager. Antall ca 120, tilsvarende 350 m 3. Tømming en gang hvert år. - Side 5 -

6 1.3 Kvalifikasjonskrav for å delta i konkurransen. Dokumentasjon/organisering av tilbudet (papirformat m/nummererte skilleark) - Tilbudsbrev og Prisskjema - begge skal inneholde totalpris. Begge skal også være stemplet, datert og signert av person med nødvendig fullmakt, og utarbeidet i henhold til konkurransegrunnlaget. Uten dette forbeholder kommunen seg retten til å avvise tilbudet. - Bekreftelser (ikke eldre enn 6 måneder) fra den kompetente myndighet på at skatter og avgifter er betalt (kemnerattest for skatt og arbeidsgiveravgift og skattefogdattest for mva). Ved eventuell bruk av underleverandør i kontraktsforholdet skal skatteattest også innleveres for disse. Manglende attester gir grunnlag for avvisning. - HMS-attest (vedlagt). Manglende HMS egenerklæring gir grunnlag for avvisning - Firmaattest m/foretaksnummer. - Bekreftelse på bankforbindelse. - Regnskap med revisorberetning for de to siste år. - Firmaopplysninger (vedlegg 2) - Kopi av ansvarsforsikring relatert til dette anbud. - Dokumentasjon i hht. tildelingskriteriene i pkt Eventuelle forbehold (prissatt) - Eventuelle tilleggsopplysninger - Skjema (vedlegg 4) - Annet Øvrige krav: Krav til innsamling: Tilbyder er ansvarlig for at tømming gjennomføres på en slik måte at adkomstveier og private eiendommer, der tanken/anlegget som skal tømmes ligger, ikke forringes. Skader påført folk og eiendom under tømming, er tilbyders ansvar. Tilbyder må selv til enhver tid vurdere hvorvidt adkomst til tanker/anlegg er forsvarlig. Tilbyder skal ha en ansvarsforsikring på vanlige vilkår. Forsikringen skal dekke erstatningsansvar for skade han og hans undertilbydere kan påføre tredjemann eller tredjemanns eiendom i forbindelse med utførelsen av arbeidet. Det skal i tilbud inkluderes kostnader for oppsamlingsrunde av tanker/anlegg som ikke er tømt under ordinære runder. Dersom tanker/anlegg ikke kan tømmes, skal dette grunngis ovenfor både grunneier og kommunen på eget rapporteringsskjema. TILBUDET SKAL LEVERES I TO 2 EKSEMPLARER - Side 6 -

7 - Manglende dokumentasjon og krav til produktene vil kunne være grunnlag for avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud i henhold til: 20-13, Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet 20-14, Avvisning av unormalt lave tilbud 20-12, Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. - Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn (1) - Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det (2) - Varedeklarasjon - Alle tilgjengelige kolonner og linjer i prisskjemaet skal besvares - Leverandøren skal tilfredsstille forskrifter gitt av offentlige myndigheter - Leverandøren skal ha etisk og profesjonell forretningsførsel. - Alle som utfører arbeid etter denne avtalen forutsettes å snakke norsk. 1.4 Priser - Prisene skal oppgis i NOK eks. mva. på vedlagte prisskjema - Priser oppgitt i prisskjemaet skal være faste fra tilbudsgivelse til uten tillegg for lønns- og prisstigning. Deretter justeres prisen hvert år. - Prisene på tømming skal inneholde pris på alle elementer/kostnader som skal til for en fullstendig leveranse. Priser på arbeid/transport oppgis som totalpris og skal inneholde alle utgifter til egen administrasjon, feriepenger, skatter og avgifter m.v. - Valgte leverandør er bundet til å refundere oppdragsgiver merkostnadene for kjøp av tjenesten, eller tilsvarende tjeneste fra annen leverandør, dersom valgte leverandør ikke er leveringsdyktig. 1.5 Prisendringer - De avtalte prisene er bindende og gjelder fram til Eventuelle prisendringer etter i kontrakt skal reguleres etter SSB`s kostnadsindeks for lastebiltransport, renovasjonsbil, 2-aksla bil - og reguleres hvert år. - Prisøkninger skal begrunnes skriftlig minst 3 (tre) måneder før ikrafttredelse, og er ikke gyldig før de er skriftlig godkjent av oppdragsgiver. 1.6 Tilbudet skal omfatte pris på følgende: Innsamling Pris skal oppgis pr. enhet og være lik i hele tømmeområdet. - Side 7 -

8 I prisen som gis skal alle kostnader forbundet med gjennomføring av oppdraget frem til levering ved Skjønhaug renseanlegg/mysen renseanlegg være inkludert. Vi gjør oppmerksom på at mottakskapasiteten på renseanlegget ikke er mer enn ca. 40 m 3 slam pr dag. Prisen skal inkludere minimum en oppsamlingsrunde Ekstratømming Ved behov for ekstratømminger som ikke inngår i den ordinære tømmefrekvensen skal det legges til rette for at abonnenter/innbyggere skal kunne henvende seg til valgte leverandør direkte. Fakturering skal således også skje direkte til abonnent Tømming av større tanker For tømming av større tanker skal pris oppgis pr kubikkmeter slam. Prisen oppgis for hver enkelt tank Abonnementsregister Kommunen har pr i dag eget abonnementsregister. Valgte leverandør skal påta seg innenfor kontraktsperioden å ha ansvar for bruk, oppdatering og ajourføring av abonnementsregisteret. Når kontraktsperioden er over, plikter valgte leverandør å sørge for at oppdatert abonnementsregister etter siste tømming overleveres kommunen Varsling Abonnenten skal varsles om tømming gjennom lokalpressen mellom en og to uker før tømming i et område starter. Valgte leverandør står for annonsering for egen regning. Oppdragsgiver får likelydende melding. Abonnenten skal, samme dag som tømming har skjedd, underrettes skriftlig når tanken er tømt. Oppdragsgiver skal ha tilsvarende melding. Dersom tanker ikke blir tømt som følge av forhold som abonnenten selv er ansvarlig for, skal han skriftlig, med begrunnelse, varsles om dette samme dag. Oppdragsgiver skal ha tilsvarende melding. Dersom valgte leverandør ved tømming finner forhold ved tanken som ikke er i henhold til krav, forskrifter m.v., skal både abonnent og kommunen varsles skriftlig om dette. - Side 8 -

9 1.7 Betalingsbetingelser - Fakturering avtales med kommunen. Fakturaen skal være oversiktlig slik at det er lett å kontrollere at kommunen er godskrevet de avtalte betingelser. Det skal tydelig framgå av fakturaen hvilke nettopriser som gjelder for de aktuelle varene. - Faktureringsgebyr aksepteres ikke. - For å sikre rettidig betaling må kommunen ha mottatt korrekt faktura senest 4 dager etter fakturadato. Betalingsfrist skal være 30 dager. - For arbeider av lengre varighet, kan akontofakturering avtales. - Fakturaen skal minst inneholde: Bestillende virksomhet Bestillerens navn Utført oppdrag Nettopriser basert på tilbudspriser Spesifikasjon av merverdiavgift Firmanavn, selgers navn, adresse og organisasjonsnummer - Eventuell forsinkelsesrente beregnes i henhold til lov om renter ved forsinket betaling av 17.des. 1976, med siste endring. Rentenota skal ikke utstedes før bestiller er kontaktet. 1.8 Responstid - Leverandøren skal stille nødvendig utstyr og mannskap på stedet 24 timer (uansett ukedag) etter bestilling av oppdraget - Ved akutt behov skal responstiden være maksimalt 1 time 1.9 Innkjøpsvilkår Kommunen legger til grunn: - Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift. - Alminnelige innkjøpsvilkår - tjenester for kommunene Tildelingskriterier. Kriterier som blir lagt til grunn ved antakelse av tilbud og tildeling av kontrakt. I henhold til kunngjøring i DOFFIN/TED-databasen. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert ut fra: pris/anskaffelseskostnad 40% service/tilgjengelighet 20% kompetanse/teknisk utstyr/gjennomføringsevne 20% erfaring fra tilsvarende arbeid 20% Priser/ansaffelseskostnader (40%) - Side 9 -

10 Priser skal fylles ut av tilbyder i prisskjema. Alle øvrige kostnader (gebyrer, levering, reisekostnader, administrasjonskostnader, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer) skal inkluderes i beregningen. Prisene er eks. mva. Her vil den totale anskaffelseskostnaden legges til grunn. Service/tilgjengelighet (20%) Leverandøren beskriver sin beredskap og sitt serviceapparat, hvordan det vil fungere ved en avtale, hvor bl a følgende bør utdypes nærmere: - Responstid - Beskrivelse av beredskapsplanen som sikrer kravene i kontrakten. Kompetanse/teknisk utstyr/gjennomføringsevne (20%) Under dette tildelingskriteriet vil oppdragsgiver vurdere tilbyders beskrivelse/plan for gjennomføring av oppgavene. Spesielt med tanke på: - Maskiner og utstyr som er tiltenkt avtalen - Opplegg for gjennomføring - Navn og kvalifikasjoner på de personer som skal benyttet til denne kontrakten (CV). - Oppfølging/opplæring i avtaleperioden. Erfaring fra tilsvarende arbeid (20%) Under dette tildelingskriteriet vil oppdragsgiver vurdere tilbyders erfaring med tilsvarende arbeid. Med tilsvarende arbeid menes erfaring med samme type arbeidsoppgaver i samme omfang som denne avtalen omfatter. Vektingsmodell Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterie bli gitt en karakter fra Beste tilbud innenfor hvert kriterie vil bli gitt karakteren 10 forutsatt at det oppfyller oppdragsgivers krav. Tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Kommunen forbeholder seg retten til å akseptere eller forkaste ethvert tilbud, i henhold til forskrift for offentlig anskaffelser 1.11 Service og oppfølging/opplæring, kurs Det forutsettes at leverandør stiller med kvalifisert personell med nødvendig kompetanse tilpasset det enkelte oppdrag Statusmøter leverandøren skal innkalle til 2 møter pr. år. På statusmøtene skal avtalen evalueres, status hittil i avtaleperioden m.v. Implementering av avtalen. - Det er viktig at kommunen og valgte leverandør legger ned mye tid og ressurser i begynnelsen av avtaleperioden for å få avtalen opp å gå. - Side 10 -

11 1.12 Håndbok - Valgte leverandør skal i samarbeid med kommunen utarbeide håndbok som holdes løpende à jour av leverandør. - Leverandøren skal sørge for kostnader forbundet med produksjonen av håndboken og distribusjonen av denne til de ulike brukerstedene. - Brukerhåndboken skal minst inneholde følgende avsnitt: - Avtalen mellom partene - Bestillingsrutiner - Leveringsrutiner - Reklamasjonsrutiner - Kontaktpersoner hos leverandøren - Kontaktpersoner i kommunen 1.13 Statistikk - Valgte leverandør skal føre statistikk over kommunens samlede forbruk. Statistikk over tjenesten skal sendes hvert år eller på forespørsel. - Statistikken skal kunne leveres både på papir/mail og i programvare Excel. Statistikken er kommunens eiendom og må ikke under noen omstendigheter overdras til andre uten kommunens samtykke. - Statistikken skal inneholde følgende opplysninger: - Antall tanker i ulik kategori - Antall mengde slam i ulik kategori - Kommunens totale forbruk i mengde og NOK 1.14 Opsjon - Kommunen har rett til å prolongere avtalen med 1+1 år til de samme betingelsene. - Utløsning av opsjonen skal skje senest 3 måneder før avtalens utløp Oppsigelse - Avtalen kan ved saklige grunner sies opp med en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Kommunen kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning dersom leverandørens tjenester har en vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. - Mislighold fra leverandørens side gir kommunen rett til å heve kontrakten uten at kommunen pådrar seg noen form for erstatningsansvar. Foruten manglende levering / leveringsforsinkelser skal det også regnes som mislighold at reklamasjonshåndtering ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag kan kommunen kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. - Side 11 -

12 - Dersom det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det forhandles om revidering eller oppsigelse Prøvetid Så lenge ikke annet er avtalt, blir de første 6 måneder å betrakte som prøvetid sett fra oppdragsgivers side. Dette gjelder så vel kvalitet, oppfølging og leveringsforhold Kontrakt - Det opprettes skriftlig kontrakt med valgt leverandør med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget og antatt tilbud. - Avtale anses først inngått når kontrakt er underskrevet av begge parter ( 22-3(1)) Befaring For de tilbydere som ønsker vil det bli avholdt befaring: Torsdag 28. juni kl Møtested: Skjønhaug renseanlegg Alle som ønsker å være med på befaring må melde seg på innen onsdag 27. juni til Servicetorget på tlf eller e-post postmottak@trogstad.kommune.no. Leverandørene har her mulighet til å klargjøre eventuelle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget, se tømmeområdet på kart samt deponi. Eventuelle spørsmål skal være oppdragsgiver i hende senest 48 timer før tidspunktet for befaringen. Spørsmål skal rettes til oppdragsgiverens kontaktperson jf. Pkt Reiseutgifter mv. i forbindelse med befaringen dekkes av den enkelte leverandør. Referat fra befaringen vil bli utarbeidet Kontaktperson hos kommunen Spørsmål vedrørende anbudet må leveres skriftlig, pr. brev eller via E-post (epostadressen fremkommer nedenfor). Dette på grunn av at kommunen vil gi samme opplysninger til alle tilbydere, samt ivareta egen internkontroll og kvalitetssikring. Fagrelaterte spørsmål rettes til: Harald H. Foss - Side 12 -

13 Trøgstad kommune Pb Trøgstad Anbudsrelaterte spørsmål rettes til: Dag Arne Lier Trøgstad kommune Pb Trøgstad Kapittel 2. Trøgstad kommunes alminnelige vilkår for kjøp av tjenester. Disse alminnelige betingelser gjelder for kjøp av tjenester til Trøgstad kommune, senere kalt kjøper. Kjøper er kommunen. Leverandør er den adressat som tjenesten er stillet til og avtale er inngått med. Eventuelle avvikende betingelser er uten virkning for utførelsen av tjenesten med mindre kommunen skriftlig har godtatt dem. Leverandører til Trøgstad kommune skal ha betalt alle offentlige skatter og avgifter. 1. Utførelse av oppdraget 1.1 Tjenesteyter skal utføre oppdraget i henhold til avtalen, inkludert disse alminnelige betingelser. 1.2 Tjenesteyter skal følge de til enhver tid gjeldende lovregler og bestemmelser relevant for utførelsen av oppdraget, samt innhente og opprettholde alle nødvendige tillatelser i forbindelse med oppdraget. I nødvendig utstrekning vil kjøper bistå tjenesteyter med slike søknader. Tjenesteyter skal på oppfordring fra kjøper fremvise dokumentasjon på at nødvendige tillatelser, inkludert dispensasjoner etter Sysselsettingslovens regler om privat arbeidsformidling, er gitt. 1.3 Tjenesteyter skal utføre oppdraget i henhold til anerkjent teknikk og utførelse etter de til enhver tid gjeldende bransjenormer. 1.4 Dersom kjøper etter at avtale er inngått angir krav til materiell, utstyr, konstruksjonsvalg, metoder, retningslinjer e.l skal tjenesteyter umiddelbart skriftlig informere kjøper om sine eventuelle reservasjoner til dette. 1.5 Tjenesteyter skal ikke overlate oppdraget, eller deler av det, til underleverandører, uten etter kjøpers skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke tjenesteyter noen forpliktelse etter avtalen. 1.6 Tjenesteyter skal umiddelbart varsle kjøper dersom det viser seg at oppdraget ikke kan påbegynnes, gjennomføres eller avsluttes i samsvar med avtalen. - Side 13 -

14 1.7 Dersom tjenesteyter i hht avtalen skal overlevere til kjøper skriftlig sluttrapport, eller andre resultater eller tjenester, er dette å betrakte som en del av leveransen. 1.8 Når tjenesteyter anser oppdraget som avsluttet skal kjøper vasles snarest mulig. Etter mottak av slikt varsel, vil kjøper skriftlig bekrefte om oppdraget skal aksepteres som avsluttet. Dersom kjøper ikke aksepterer oppdraget som avsluttet, skal kjøper innen rimelig tid etter mottak av tjenesteyters varsel meddele tjenesteyter årsaken til dette. 2. Personell 2.1 Kjøper skal ikke anses som arbeidsgiver for tjenesteyters personell, selv om slikt personell skal utføre oppdraget eller deler av dette i samarbeid med kjøpers organisasjon på kjøpers virksomhetssted. 2.2 Tjenesteyters personell kan ikke trekkes tilbake eller erstattes uten at kjøpers skriftlige godkjennelse på forhånd er innhentet. 2.3 Dersom kjøper eller tjenesteyter finner at tjenesteyters personell opptrer i strid med pkt. 1.1, herunder pkt. 1.2 eller 3.1, eller er uegnet til å utføre oppdraget, skal dette øyeblikkelig utskiftes på tjenesteyters bekostning. 2.4 Tjenesteyter skal øyeblikkelig varsle kjøper om enhver eksisterende eller mulig interessekonflikt i forbindelse med oppdraget. 3. Sikkerhet og kvalitetssikring 3.1 Tjenesteyter skal følge kjøpers gjeldende regler for sikkerhet og arbeidsforhold. Kjøper skal gjøre tjenesteyter kjent med de bestemmelser som til enhver tid skal gjelde for oppdraget. 3.2 Tjenesteyter skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenestens art. Tjenesteyter er forpliktet til å være behjelpelig med å foreta kontroll av kvalitetssikringssystemet når kjøper ber om det. Kjøper kan forlange fremlagt prøveprotokoll, materialsertifikater, beregninger og lignende. 4. Revisjon 4.1 Kjøper eller den kjøper oppnevner som revisor, skal ha rett til å foreta revisjon av tjenesteyters regnskap i den utstrekning det er nødvendig for å kontrollere tjenesteyters fakturering. Tjenesteyter skal vederlagsfritt yte rimelig assistanse ved slik revisjon. Kjøpers revisjonsrett løper i 2 år etter utløpet av det året kjøper mottar sluttfakturaen for oppdraget. - Side 14 -

15 5. Betaling 5.1 Kjøper skal betale tjenesteyter i samsvar med de betingelser som fremgår av avtalen. Dersom det er avtalt en total kostnadsramme for oppdraget, representerer dette tjenesteyters maksimale samlede krav på vederlag med mindre kjøper skriftlig har godkjent ytterligere vederlag. 5.2 Tjenesteyter skal innen 90 dager etter oppdragets avslutning sende faktura for sluttoppgjør. Denne sluttfaktura skal dekke alle tjenesteyters krav til kjøper i forbindelse med utførelse av oppdraget. 5.3 Kjøper vil betale godkjent fakturabeløp 30 dager etter utløpet av den måned hvor tjenesteyter har meddelt kjøper at tjenesten, eller avtalt del av den, er utført. Dog ikke tidligere enn 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Utbetaling skjer under forutsetning av at signert ordrebekreftelse er mottatt av kjøper. 5.4 Alle fakturaer skal være påført bestillingsnummer samt evt. andre referanser som kjøper krever. Fakturaen skal klart angi hva beløpet gjelder. Kjøper har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredstiller disse kravene. 5.5 Kjøper kan holde tilbake omtvistet eller udokumentert beløp, men skal da underrette tjenesteyter om hvilket beløp holdes tilbake og grunnen til dett. Etter at kjøper har mottatt tilfredsstillende forklaring eller dokumentasjon, vil beløpet bli betalt ved første ordinære betalingstermin. 5.6 Dersom hele eller deler av oppdraget utføres av utenlands statsborger og/eller utenlandsk firma, har kjøper rett til å holde tilbake utbetalingen(e) inntil tjenesteyter enten har dokumentert at pliktig skatteinnbetaling har funnet sted, eller tjenesteyter har stilt fullgod sikkerhet for slik innbetaling. Kjøper kan alltid kreve regress hos tjenesteyter for det ansvar kjøper påføres som følge av at tjenesteyter har unnlatt å foreta pliktig skatteinnbetaling. 6. Rettigheter til resultater 6.1 Dersom ikke annet er avtalt får kjøper eiendomsrett til resultatene av oppdraget etter hvert som det utføres. Alle rapporter, tegninger, spesifikasjoner og lignende dokumenter, samt dataprogrammer som utarbeides som følge av tjenesteyters arbeid under avtalen, inngår som del av oppdragets resultater. 6.2 Tjenesteyter har rett til å bruke resultater av generell art i sin egen virksomhet. - Side 15 -

16 7. Endringer Kansellering 7.1 Kjøper har rett til å foreskrive endringer av enhver art i tjenesteyters ytelser. Kjøper kan likevel ikke kreve utført kvantitets- eller tidsmessige endringer som går utover det partene med rimelighet kunne forvente da avtalen ble inngått. 7.2 Oppdager tjenesteyter behov for endringer som nevnt ovenfor skal kjøper varsles om dette så snart som mulig. Eventuelle endringer skal være skriftlig godkjent av kjøper før de iverksettes. 7.3 Tjenesteyter skal godskrives for dette merarbeid som pådras ved iverksettelsen av slike endringer. Dersom ikke annet er avtale, skal dette skje i samsvar med det kostnads- og fortjenestenivå som det tidligere avtalte arbeidsomfang er basert på. Er det tidligere avtalte arbeidsomfang ikke relevant for vurderingen av tillegget for merarbeidet, skal vurderingen baseres på hva som er en rimelig verdi for tilsvarende ytelser. Medfører endringene reduksjon i tjenesteyters ytelser, skal kjøper på samme måte godskrives dette. 7.4 Dersom partene er uenige om det beløp som skal godskrives eller fratrekkes kjøpesummen som følge av slike endringer, skal tjenesteyter likevel iverksette endringen uten å avvente den endelige løsningen sv tvisten. 7.5 Kjøper kan til enhver tid uten varsel utsette hele eller deler av oppdraget. Umiddelbart etter slik utsettelse skal tjenesteyter meddele kjøper hvilke virkninger utsettelsen kan få på gjennomføringen av oppdraget. Hvis utsettelsesperioden varer utover 90 dager, har tjenesteyter rett til å si opp avtalen ved å gi skriftlig varsel til kjøper. 7.6 Kjøper har til enhver tid rett til å si opp avtalen. Tjenesteyter er ikke berettiget til noe vederlag på grunn av en slik oppsigelse. Kjøper skal dog dekke dokumenterte og nødvendige kostnader oppstått i forbindelse med en hensiktsmessig avvikling av oppdraget. 8. Kontraktsbrudd og følger av kontraktbrudd 8.1 Tjenesteyter plikter for egen regning å rette feil som påvises ved tjenesteyters utføring av oppdraget eller i resultatene inntil 2 år etter at kjøper skriftlig har akseptert oppdraget som avsluttet. Hvis tjenesteyter ikke retter påviste feil innen rimelig tid etter kjøpers varsel kan kjøper enten kreve prisavslag, foreta de nødvendige utbedringer selv, eller engasjere en tredjepart. Tjenesteyter skal dekke kostnader forbundet med utbedringen, forutsatt at oppdragsgiver har handlet på riktig måte. 8.2 Dersom en avtalt tidsfrist for ferdigstillelse overskrides, skal tjenesteyter betale 0,2% av den i avtalen angitte betaling for oppdraget for hver kalenderdag fristen overskrides, begrenset - Side 16 -

17 oppad til 10% av det samme beløp. Konvensjonalboten kan fratrekkes i tjenesteyters tilgodehavende hos kjøper. Har resultatene slike mangler at de ikke er egnet til bruk for sitt formål, likestilles dette med forsinkelse. 8.3 Dersom tjenesteyter har utvist uaktsomhet, kan kjøper, i stedet for konvensjonalbot, kreve erstatning for det tap han lider ved forsinkelsen. 8.4 Dersom tjenesteyter misligholder noen av sine forpliktelser i forbindelse med oppdraget, kan kjøper kreve at tjenesteyter straks tar de nødvendige skritt for å oppfylle sine forpliktelser. Dersom dette ikke blir gjort innen rimelig tid fastsatt av kjøper, kan kjøper si opp avtalen. Kjøper kan i begge tilfelle kreve erstatning for alle merkostnader som kjøper påføres som følge av kontraktsbruddet. 8.5 Dersom tjenesteyter misligholder sine forpliktelser vesentlig, kan kjøper si opp avtalen umiddelbart og kreve erstatning som i foregående avsnitt. 9. Forsikring 9.1 Tjenesteyter skal for egen regning tegne og opprettholde en ansvarsforsikring tilpasset tjenesteyters virksomhet, som dekker tap eller skade på person eller gods med ansvarsbeløp som tilfredsstiller kjøpers krav. Med mindre annet er avtalt, skal ansvarsbeløpet være på minst NOK 3 millioner for hvert skadetilfelle. 9.2 Tjenesteyter skal sørge for at forsikringsselskapet frafaller regress mot kjøper og at kjøper varsles direkte fra forsikringsselskapet dersom vilkårene endres eller forsikringen blir sag opp eller utløper. Videre skal tjenesteyter sørge for at forsikringen er av en slik art at den er gyldig minst en måned etter at kjøper har fått varsel som beskrevet i forrige setning. 9.3 Tjenesteyter skal på anmodning fremskaffe kopi av forsikringspolisen eller attest om forsikringsdekningen for oppdraget. Tjenesteyter skal dessuten på anmodning fremskaffe erklæring fra forsikringsselskapet hvor det fremgår at vilkårene i pkt. 9.2 er oppfylt. 10. Reklame 10.1 Tjenesteyter må innhente forhåndsgodkjennelse fra kjøper dersom tjenesteyter for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon utover å oppgi leveransen av tjenesten som generell referanse. - Side 17 -

18 11. Dokumentrang 11.1 Dersom bestillingsdokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge: - Bestillingsblankett, rekvisisjon o.l - Alminnelige betingelser for kjøp av tjenester - Eventuelle tekniske spesifikasjoner - Eventuell tegninger - Tilbudsinnbydelsen med tilhørende tilbudsgrunnlag / forespørselen med tilhørende tilbudsgrunnlag - Tilbudet 12. Tvister 12.1 Dersom det oppstår tvist om tolkninger eller rettsvirkningen av vilkårene skal det søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlinger frem skal saken avgjøres av ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftsbehandling. Hver av partene skal oppnevne en voldgiftsmann, og voldgiftsmennene i fellesskap en oppmann. Unnlater en av partene å oppnevne voldgiftsmann eller blir voldgiftsmennene ikke enige om oppmann, foretas oppnevnelse av sorenskriveren i Heggen og Frøland Tingrett. For voldgift gjelder ellers bestemmelsene i tvistemålslovens kapittel 32 om voldgift. Voldgiften avgjør tvisten med endelig og bindende virkning for begge parter. I tilfelle søksmål er Heggen og Frøland verneting for partene i kontrakten og garantistene, og varsel skal gis som for innenbysboende som bestemt. - Side 18 -

19 Kapittel 3 Vedlegg 1. HMS-erklæring for leverandører til kommunen HMS-Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma : Adresse : Postnr./-sted Land * : Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato: Daglig leder (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato: (sign.) Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold at lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Dato: Daglig leder (sign.) - Side 19 -

20 Vedlegg 2: Firmaopplysninger Firmanavn: Organisasjonsnummer: Postadresse: Postnummer og sted: Besøksadresse: Kontaktperson: E-post kontaktperson: Telefon: Telefaks: Mobil: E-post, firma: Web adresse: - Side 20 -

21 Vedlegg 3. Dokumentasjon/organisering av tilbudet DENNE SIDEN SKAL BESVARES OG VEDLEGGES TILBUDET Dette for å lette arbeidet for leverandøren og sikre at all informasjon er forstått/levert. I tillegg forenkles evalueringen av de innkomne tilbudene. Skillearknr: Vedlagt (ja/nei) 1. Tilbudsbrev og Prisskjema - begge skal inneholde totalpris. Begge skal være stemplet, datert og signert av person med nødvendig fullmakt og utarbeidet i henhold til konkurransegrunnlaget, ellers forbeholder kommunene seg retten til å avvise tilbudet 2. Bekreftelser (ikke eldre enn 6 måneder) fra den kompetente myndighet på at skatter og avgifter er betalt (kemnerattest for skatt og arbeidsgiveravgift og skattefogdattest for mva). Manglende attester gir grunnlag for avvisning 3. HMS attest.(vedlagt) Manglende HMS egenerklæring gir grunnlag for avvisning 4. Firmaattest m/foretaksnummer 5. Bekreftelse på bankforbindelse 6. Regnskap med revisorberetning for de to siste år 7. Firmaopplysninger ( Se vedlegg 2 ) 8. Kopi av ansvarsforsikring relatert til dette anbud 9. Viktigste referanser i forhold til tilsvarende leveranser. Til hver referanse skal kunde, kontaktperson og telefonnummer oppgis. 10. Beskrivelse av hvilke fagpersoner som skal serve denne avtalen og deres kompetanse/kvalifikasjoner 11. Beskrivelse av service/oppfølgingsrutiner 12. Eventuelle forbehold (prissatt) 13. Eventuelle tilleggsopplysninger 14. Dette skjemaet i utfylt stand 15. Annet - Side 21 -

22 Vedlegg 4 Prisskjema tømming av tanker med levering til renseanlegget i Skjønhaug. Type tank / anlegg 1 Tømming av slamavskillere og tette tanker inkl. transport og levering på renseanlegget i Skjønhaug. Antall ca. Størrelse i m Tømming av slamkammer i minirenseanlegg, spyling av anlegget innvendig, transport og levering på renseanlegget i Skjønhaug Enhetspris u. mva Samlet pris u. mva Prisskjema tømming av tanker med alternativ pris for levering til renseanlegget i Mysen: Type tank / anlegg 1 Tømming av slamavskillere og tette tanker inkl. transport og levering på renseanlegget i Mysen. Antall ca. Størrelse i m Tømming av slamkammer i minirenseanlegg, spyling av anlegget innvendig, transport og levering på renseanlegget i Mysen Enhetspris u. mva Samlet pris u. mva - Side 22 -

23 Vedlegg 5 Veiledning for prisskjema VEILEDNING FOR UTFYLLING AV PRISSKJEMA - TØMMING AV TANKER Prisskjemaet er leverandørens svar på anbudet. Alle opplysninger som blir gitt på prisskjemaet vil være en del av avtalen. Prisskjemaet skal dateres og signeres. Anbudet skal omfatte alt arbeid med å tømme slamavskillere m.v. transport til Skjønhaug renseanlegg, og tømming inn på septikmottaket ved anlegget. Tilsvarende for alternativ pris med å kjøre til Mysen renseanlegg. Eventuelle ulemper med lang avstand fra bil til tank samt snø og is eller annen overdekking skal inkluderes i anbudsprisen. Tømmeplanen må godkjennes av teknisk drift i kommunen. Det forutsettes at slamavskillerne er ført opp til terrengnivå, og at lokket ligger jevnt med bakken eller høyere. Overdekking av kumlokk med snø, is osv. skal fjernes av abonnenten før tømming, under forutsetning av at abonnenten er gitt tilstrekkelig varsel på forhånd gjennom annonsering i lokalavis. Likeledes skal abonnenten varsles skriftlig samme dag om at renovatøren har vært på stedet. Den som tømmer slamavskilleren har rett til å plassere nødvendig utstyr på eiendommen for å få utført jobben. Anbudet omfatter ikke staking/spyling av avløpsrør ved gjentetting/ forstoppelse ved private anlegg. Anbudet skal omfatte innvendig spyling av minirenseanlegg der dette er nødvendig. Tømmingen skal utføres slik at eiendommene ikke påføres skader eller unødig sjeneres av støy og lukt. Anlegget skal forlates i lukket stand, og grinder, porter og dører skal lukkes. Ved første gangs tømming skal entreprenøren registrere avløpsforholdene på eiendommen. Med slamavskillere menes i denne beskrivelsen det kloakkanlegget hver abonnent har på sin eiendom, enten det består av en eller flere kummer. Det forutsettes at entreprenøren ved senere tømminger ajourfører registreringene i den grad det er gjort forandringer. Arbeidene med registrering og ajourføring skal inkluderes i anbudsprisen. Tekniske tjenester vil være behjelpelig med registreringsskjema. Et sett av registreringen - Side 23 -

24 oversendes Trøgstad kommune. Det forutsettes også at entreprenøren skriftlig gir melding om eventuelle feil og mangler ved det enkelte anlegg. - Side 24 -