STYREMØTE NR 1, 2016 (SM 16/1) REFERAT Når: Torsdag 28. januar 2016 kl Hvem:

Transkript

1 Hva: STYREMØTE NR 1, 2016 (SM 16/1) REFERAT Når: Torsdag 28. januar 2016 kl Hvem: Hans-Jørgen Arvesen, Anniken Ellingsen og Marika Erlandsen, Tine Bjonge (GS) Thorvald Jakobsen hadde forfall og Peder Strand møtte ikke Sak Beskrivelse 16/1/1 Godkjenne innkalling og saksliste Det var ingen kommentarer til innkallingen og sakslisten Vedtak: Innkalling og saksliste er godkjent Saksunderlag: Sakslisten REFERATER OG PROTOKOLLER 16/1/2 Styremøte 10. desember 2015 Referatet fra styremøte 10. desember 2015 ble gjennomgått. Siste setning i sak 15/9/5 ble strøket. Vedtak: Referat fra styremøte 10. desember 2015 er godkjent Saksunderlag: Referat fra Styremøte 10. desember /1/3 Ekstra trenerressurs torn PL - Vedtak per e-post 8. jaunar 2016 OL/PL sesong gir ekstra logostikkutfordringer og det er behov for ekstra trenerressurs til Rekruttgruppen eller Birgit i de periodene der de har avvikende opplegg. Det er gjort avtale med Birgits tidligere trener at han kan komme inn på timebasis tom PL. Dette er ikke budsjettert, men den aktuelle kostnaden er lavere enn den budsjetterte vintersamlingen i desember, som kan kuttes om man ikke klarer å skaffe friske midler til stillingen. Vedtak: Styret godkjenner at det engasjeres en ekstra trenerressurs til Birgit Skarstein denne sesongen. 16/1/31 Prosedyrer for styrevedtak Tine la frem utkast til rutiner for styrebehandling og styrevedtak, både ordinær behandling og hastebehandling. Dokumentet som helhet trenger videre bearbeiding, mens følgende ble foreslått vedtatt med øyeblikkelig virkning: 1. Sak må være oppført på sakslisten for at det skal kunne fattes vedtak 2. Det må være full enighet om hva det voteres over før votering finner sted 3. Møteleder skal oppsummere og det skal være full enighet om hva som er vedtatt 4. Når pkt 1-3 er oppfylt er vedtaket «klubbet» og gyldig Vedtak: Foreslått rutine for ordinære styrevedtak er godkjent. Det opprettes en dropbox eller tilsvarende for deling av styredokumenter. s. 1 av 7

2 Saksunderlag: Notat fra Tine 16/1/4 Styrets møteplan 2016 Forslag: Styremøte torsdag 28. januar Styremøte onsdag 2. mars Styremøte torsdag 7. april Styremøte torsdag 12. mai Styremøte torsdag 23. juni Styremøte torsdag 25.august Styremøte torsdag 22. september Styremøte torsdag 20. oktober Ledermøte lørdag 19. november Styremøte torsdag 15. desember Vedtak: Foreslått møteplan er godkjent Saksunderlag: Egen kalender. Forslag møteplan ORGANISASJON OG ADMINISTRASJON 16/1/5 Langtidsplan Oppstart arbeidet med ny langtidsplan. Omfattende diskusjon rundt hovedmål og fremdrift. Tine lager forslag til struktur, som oversendes styremedlemmene for innspill. Vedtak: Styrets forslag til hovedmål for strategiperioden er 1) Til enhver tid lag av begge kjønn i verdenstoppen og 2) Vekst i aktivitet og antall medlemmer. Det skal sendes ut høringsbrev med konkrete problemstillinger til klubbene innen 1. mars, med svarfrist 1. mai. Saksunderlag: Notat fra Hans Jørgen 16/1/6 Victor Hjorts Legat Hver av de nordiske nasjonene skal oppnevne hvert sitt styremedlem til Victor Hjorts Legat. Hans-Jørgen ble foreslått. Vedtak: Den foreslåtte kandidaten er oppnevnt Saksunderlag: E-post fra Nordisk Ruforbund 16/1/7 National Federations' Conference Styret skal oppnevne representanter til National Federations' Conferende i London 6. mars Hans-Jørgen og Anniken ble foreslått. Vedtak: De foreslåtte representanter er oppnevnt Saksunderlag: Vedtak fra Hans-Jørgen 16/1/8 Hederstegnkomite Det nye styret skal formelt oppnevne hederstegnkomiteen. Tine ba om at komiteen utvides og får utvidede oppgaver, herunder å samle relevant informasjon om hederstegn- og gullmedaljeinnehavere, samt andre nøkkelpersoner, slik at man s. 2 av 7

3 unngår å bli historieløse til tross for utskiftninger i styre og administrasjon. I tillegg til nåværende komite med Lis Schjøtt, Ove Finsveen og Kjell Emblem, ble Per Bønsnæs foreslått Vedtak: De foreslåtte kandidater er oppnevnt. 16/1/9 Kartlezging ad de ansattes arbeidstid Gjennomgang av foreløpig kartlegging ved Thorvald ble utsatt da Thorvald ikke var til stede. ØKONOMI 16/1/10 Regnskap 2015 Tine gjennomgikk status og svarte på spørsmål. Regnskapet går foreløpig i balanse, men grunnet flere forsinkede oppgjør antas vi å ende opp med et underskudd. Saksunderlag: Foreløpig prosjektregnskap /1/11 Regnskap 2016 Tine gjennomgikk detaljbudsjettet for 2016, inkl foreløpig status på inntektssiden. Saksunderlag: Budsjett 2016 FAGAVDELINGENE Toppidrett 16/1/12 Fagutvalg Toppidrett I nnstilling fra Thorvald: u oppidrettsutvalget (Tie) o Thorvald Jakobsen, leder (Styremedlem Toppidrett) o Johan Flodin (Landslagssjef) o NN (Leder Kraftsenterutvalget, velges av KSU) o Åke Fiskerstrand (OLT-representant) o NN (Aktiv representant*, velges av de active) *Aktiv representant deltar ikke i avstemninger dersom det er dissens I TiU om innstillinger til mesterskap. Kraftsenterutval ;et(krm), fragutvalz underthj o Per Helge Brun-Svendsen (KS Trener Øst) o Sebastian Baranzano Lena (KS Trener Vest) o NN (KS-leder Oslo, velges av klubbene i KS Oslo) NN (KS-leder Østfold, velges av klubbene I KS Østfold) NN (KS-leder Vestfold, velges av klubbene I KS Vestfold) o NN (KS-leder Vest, velges av klubbene I KS Vest) a Åke Fiskerstrand (Prosjektleder Utviklingsprosjektet) a Øyvind Lavoll (Studentroing) Utvalget velger sin egen leder blant KS-lederne. Vedtak: De foreslåtte kandidater/roller er oppnevnte Ber ge kjønn skal vare s. 3 av 7

4 representert i lbeg e utval ;o Om nødvendig må det oppnevnes ytterligere ett medlem tol hvert utvalg av det manglende kjønn. Aktiv-representant u TfU teller ikke med u kjønnsffordel`ingen. Saksunderlag: Notat fra Thorvald 16/1/13 Ci l ute Orientering ved Thorvald ble utsatt da Thorvald ikke var til stede. 16/1/14 Utviklingsgrupper Orientering ved Thorvald ble utsatt da Thorvald ikke var til stede. 16/1/15 Kvrinnesatsin Diskutere og evt fastsette plan for ekstraordinær kvinnesatsing, ref styrevedtak 135/12, 15/5/2, 15/6/10 og 15/9/10 ble utsatt da Thorvald ikke var til stede. Konkurranse og anlegg 16/1/16 Fagutvalg konkurranse g anlegg I nnstilling fra Anniken: Rer attautvalr et o Oscar Thøgersen (Leder) o Morten Grepperud o Jens Chr. Kolberg o Øyvind Lavoll Sissel Lothe o Anniken Ellingsen Dommerutvalg et o Anne Cathrine Hunstad (Leder) o Gunnar Clifford o Per Bønsnæs o Tore Gulli o Grete Stokke o Veronika Vogler Anleggsutvak,et o Erling Storm (Leder) o Arne Aas o Knut Strengelsrud o Håkon Kryvi o Anniken Ellingsen Vedtak: De foreslåtte kandidatene er oppnevnt Saksunderlag: Innstilling fra Anniken s. 4 av 7

5 16/1/17 Regatta Anniken orienterte kort om status. Det er ikke tatt avgjørelse vedr evt bytte fra sportsadmin til Regatta Central for kommende sesong, blant annet grunnet en del kostnader knyttet til Regatta Central. Styret poengterte at det er viktig at vi har et system som fungerer. Anniken kaller inn til møte med Øyvind Lavoll og Tine for å få klarhet i alternativene. Det ble påpekt at det er viktig at regattaarrangørmøte blir avholdt i år, og i god tid før sesongstart. 16/1/18 Anlegg Anniken orienterte kort om status. Vi har inngått samarbeid med GIA (Gode Idrettsanlegg), som skal være en nettside til nytte for alle som skal bygge idrettsanlegg. Her vil det ligge god informasjon om generelle prosesser og kriterier, samt spesielle krav og råd og tips for roanlegg. 11. mars er siste frist for innlevering av stoff som skal være tilgjengelig ved lansering i mai Saksunderlag: e-post fra Gudrund Reikvam, prosjektleder GIA Klubbstøtte, bredde og sikkerhet 16/1/19 Fagutval klubbsstotte, bredde og sikkerhet I nnstilling fra Marika: Klubbsti-7tteutvalget o Marika Erlandsen (Leder) o Åke Fiskerstrand (Rekruttering) o Johannes Niesen o Anita Brox (Masters) o Øyvind Lavoll (Student) Bastien Gallet (Para) o Tore Lysdal (Tur og Trim) Tur og Trrimutvralr et (TuTu), underutvalt o Tore Lysdal (Leder o Marianne Lundh o Jens Chr. Kolberg o Helge Tønnesen Vedtak: De foreslåtte kand6dlater er oppnevnt Saksunderlag: Innstilling fra Marika 16/1/20 Clubbstøtte, bredde og sikkerhet M arika orienterte kort. Norge v/tutu har på søknad fått tildelt FISA-langturen i /1/21 ldrettssregustrerringen Orientering om nye rutiner og frister for idrettslagenes årsmøter, rapportering og søknader, utsatt. Saksunderlag: N R SM 16/1, 28. januar 2016 s. 5 av 7

6 16/1/22 Utstyrsmidler Fordelingen av utstyrsmidler 2015 er gjennomført. Samtlige klubber ha fått samme tildelingsprosent som forbundet fikk totalt. Det må innleveres bilag for godkjente kjøp på minimum 3 ganger tildelt beløp innen 7. februar for at støtten skal utbetales. Saksunderlag: 16/1/23 Ny Lovnorm for Idrettslag Idrettsstyret har vedtatt ny lovnorm for idrettslag, som klubbene må vedta innen 31. mars Informasjon om det er gitt direkte fra NIF til klubbene. Endringene er i hovedsak justeringer og oppmyking av tidligere lovnorm. Saksunderlag: Marked og informasjon 16/1/24 Fagutvalg marked og informasjon I nnstilling fra Peder: Markedsutvalget Peder Strand (Leder) Sverke Lorgen Lars Odin Mellomsæter Halvor Lande I nformasjonsutvalget Sjur Øyen (Leder) Øyvind Lavoll Oscar Thøgersen Lars Myhrer Morten Klipper Vedtak: De foreslåtte kandidater er oppnevnt Saksunderlag: Innstilling fra Peder 16/1/25 Marked Orientering ved Peder ble utsatt da han ikke var tilstede. 16/1/26 Informasjon Orientering ved Peder ble utsatt da han ikke var tilstede. 16/1/27 Pressekontakt OL-uttaksprosessen Pressen er veldig på vedr OL-uttaksprosessen. Vedtak: Kun leder av TiU (Thorvald) og landslagssjefen (Johan F) svarer på spørsmål fra pressen vedr OL-uttaksprosessen. s. 6 av 7

7 16/1/28 Informasjonsstrategi Thorvald har per e-pst etterlyst en tydeligere informasjonsstrategi. Dette bør vektlegges i den nye strategiplanen. Tine gjennomgikk gjeldende rutiner. Saksunderlag: e-postveksling Hans-Jørgen/Thorvald vedr informasjonsstrategi og oversikt over gjeldende rutiner v/tine. EVENTUELT 16/1/29 Høring Forskrift om vannforsyning og drikkevann Fra NIF er vi blitt tipset om høring vedr ny forskrift om vannforsyning og drikkevann. Anniken oversender høringen til anleggsutvalget for innspill. Hans-Jørgen forfatter og sender inn høringssvar fra Norges Roforbund. Saksunderlag: Høringsdokumenter 16/1/30 3. Alexideia Det er mottatt invitasjon til minneregatta i Hellas, til ære for en ung gresk-norsk roer som døde brått av akutt sykdom da han akkurat hadde flyttet til Norge for drøyt tre år siden. Dette er en bredde-regatta over 1000 m og det vil bety mye for dem å få norske deltagere. Tine legger ut info under aktuelt på hjemmesiden, samt facebook. Saksunderlag: Invitasjon til «3. alexideia» a s Jørgen Arvesen President Peder Strand Visepresident Anniken Ellingsen Styremedlem Thorvald Jak bsen Styremedlem Marika Erlandsen Styremedlem tine Bjonge GS/Referent N R SM 16/1, 28. januar 2016 s. 7 av 7