KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi for kjøp med opsjon av bærbare pc-er m/tilbehør for levering til Klima- og forurensningsdirektoratet Saksnr. 2011/692 Tilbudsfrist : kl. 13:00 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Forbehold og avvik Opplysningsplikt Alternative tilbud og minstekrav Deltilbud Vedståelsesfrist Tilbake kallelse eller endring av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Lovpålagte krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Behovsspesifikasjon Tildelingskriteriene OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Bilag 1 Behovspesifikasjon med prisskjema inkludert miljøspesifikasjoner 2

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Klima- og forurensningsdirektoratet (tidligere SFT) er underlagt Miljøverndepartementet og har 325 ansatte ved kollektivknutepunktet Helsfyr i Oslo. Vi iverksetter forurensningspolitikken og er veiviser, vokter og forvalter for et bedre miljø. De viktigste arbeidsområdene våre er klima, miljøgifter, hav og vann, avfall, luft og støy. Vi jobber for en forurensningsfri framtid. Oppdragsgivers kontaktpersoner er: Navn: Bjørn H. Rudi Postadresse Postboks 8100 Dep Oslo Besøksadresse: Strømsveien 96 e-post: bhr@klif.no Telefon: Telefaks: Navn: Erik Nilsen Postadresse Postboks 8100 Dep Oslo Besøksadresse: Strømsveien 96 e-post: en@klif.no Telefon: Telefaks: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonene per e-post Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formål: I Klima- og forurensningsdirektoratet har vi lang erfaring i å utstyre våre brukere med bærbare enheter. Arbeidsdagen til våre brukere er til stor del preget av mobilitet, både internt og eksternt i til dels krevende forhold. Vi har nå behov for å fornye en stor del av vår bærbare pc park og ønsker derfor tilbud etter spesifikasjonene nevnt under. Omfang: 1. Hovedanskaffelsen er et kjøp av ca. 250 bærbare pc-er m/tilleggsutstyr i aug/sept 2011, innenfor en øvre anbudssum på 2,0 mil. NOK eks. mva. Opsjoner inngår ikke i denne rammen. 3

4 2. En opsjon på kjøp av inntil 50 pc-er m/tilleggsutstyr i des 2011/1. kvartal Videre opsjon på støttekjøp av pc-er, inntil 50 stk totalt, i 2012 og Fordelt over begge år. Det er forventet/ønsket at leverandøren kan opprettholde samme pris på levering av opsjonen i punkt 2, som ved hovedleveransen. Det er også forventet/ønsket at valgt leverandør vil kunne levere pc-er på samme plattform/modell som i punktene 1 og 2 over til 31/ Mer informasjon om anskaffelsens formål og spesifikasjoner er tatt inn i bilag nr. 1 Behovsspesifikasjon med prisskjema inkludert miljøspesifikasjoner, i dette konkurransegrunnlaget, og i selve utlysningen. 1.3 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Bilag 1 Behovspesifikasjon med prisskjema inkludert Miljøspesifikasjoner. 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Og på Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktpersoner. Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål innen slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli gitt til konkurranse deltakerne på utlysningsstedet Doffin. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 2011/692, og sendes til oppdragsgivers kontaktpersoner pr e-post. 1.6 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktpersoner. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 4

5 1.7 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Konkurranse Kunngjøring DOFFIN /TED Frist spørsmål til konkurransegrunnlag Frist for å levere tilbud , kl 13:00 Tilbudsåpning (ikke offentlig åpning) , kl 14:00 Utvelgelse Tildeling av kontrakt og meddelelse av resultatet til leverandørene Klagefrist Kontraktsinngåelse Leveranse Uke 33 tentativ Uke 34 tentativ Uke 35 tentativ Uke 37 tentativ 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktpersoner. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. 5

6 Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette på selvstendig grunnlag vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Frist for å levere tilbud , kl 13:00 Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Klima- og forurensningsdirektoratet Leveringsadresse: Strømsveien 96, 0663 Oslo Postadresse: Postboks 8100 Dep, 0032 Oslo Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Dette betyr at tilbudet skal være mottatt fysisk i vår resepsjon innen fristen (kvittering gis) eller mottatt pr. ordinær postgang i god nok tid til at det er mottaksregistrert i arkivet. Tilbud sendt pr e-post godtas ikke! For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Tilbudet skal: 1. Oversendes i lukket og nøytral pakke og være merket: «Kjøp av bærbare PCer 2011 til Klima- og forurensningsdirektoratet saksnr 2011/692» 2. Være skriftlig og pakken skal inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert av leverandørens ansvarlige person 3. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformet på norsk/engelsk 4. Leveres med: to komplette eksemplarer av tilbudet kopi av tilbudet m/vedlegg leveres også på en CD, DVD eller minnepinne i pdfformat eller et format lesbart av MS-Office Det samme som nevnt over gjelder for øvrig for sladdet versjon Tilbudsbrevet skal forøvrig inneholde: Referanse til saksnummer/konkurransegrunnlagsnummer Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer og foretaksnummer 6

7 Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Evt. forbehold skal klart fremkomme av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbehold(ene) fremkommer (med sidetall og punktnummer) Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren Forventet leveransetid etter kontraktsinngåelse Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet (se komplette krav i kapittel 3 og 4): 1. Behovsspesifikasjon og prisskjema (utfylt) 2. Gyldig skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd), attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret 3. Gyldig mva-attest (ikke eldre enn 6 mnd), attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret 4. Egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om HMS 5. Firmaattest 6. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjeneste kontrakter) 7. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon 8. Ellers etterspurt dokumentasjon på oppfyllelse av kravspesifikasjon og tildelingskriterier Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: tilbudsbrevet og deretter den rekkefølge som er nevnt fra vedlegg nr.1 til nr. x 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet, jf. omtalen i pkt Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 7

8 Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 7 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Alternativt tilbud aksepteres ikke. 2.8 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.9 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 60 dager fra tilbudsfristens utløp Tilbake kallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbake kallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 8

9 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Lovpålagte krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( 6&epslanguage=NO) Maks 6 mnd. gammel ved tilbudsfrist. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Leverandøren skal dokumentere medlemskap i returordningen etter EE forskriften HMS-egenerklæring Kopi av medlemsbevis 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 9

10 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikrings-system for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, som er relevante for dette tilbudet, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn telefon og e- post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov Redegjørelse vedrørende leverandørens relevante kvalitetssikringssystem, bl.a. rutiner for styring, kontroll og oppfølging av større pc-leveranser, spesielt når det gjelder følgende parametre: Rettidig levering Rett konfigurasjon Håndtering av feilleveranser Reklamasjoner Faktureringsrutiner. 4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 Behovsspesifikasjon Minstekrav til ytelsen og tekniske spesifikasjoner beskrives i eget vedlegg, jf vedlegg 1 Behovsspesifikasjon og prisskjema. Se FOA Se ellers gjennomgangen av tildelingskriteriene under: 4.2 Tildelingskriteriene Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Vi vil velge det totalt sett mest økonomisk fordelaktige tilbudet etter en helhetsvurdering. De innkomne tilbudene vil bli vurdert etter følgende kriterier/vekting: Kriterier Vekting 1. Pris 30% 2. Funksjonalitet 30% 3. Miljøaspekter 30% 4. Garanti og 10% serviceordninger Pris: Her vil vi legge sammen pris på pc-ene og valgte opsjoner til disse, og få frem en enhetspris som vil ligge til grunn for vurderingen. 10

11 Funksjonalitet: Her vil vi legge vekt på produktets kvalitet og egnethet, i henhold til kravene og kommentarene i behovsspesifikasjonen. Miljøaspekter: Det blir gitt tilleggspoeng for hvert av kriteriene som oppfylles. Tabellen nedenfor kobler tildelingskriterier med produkter; d.v.s. beskriver hvilke tildelingskriterium som er relevant for respektive IT-produkt: Produkt CPV-kode (2007) Tildelingsk riterier Bærbar datamaskiner , 2 Dockingstasjon cpv-kode finnes ikke 2 1. Deler for reparasjon, erstatning eller oppgradering garanteres å være tilgjengelige i minst 5 år etter at produktet er produsert. 2. Plastdeler som er tyngre enn 25g ikke inneholder flammehemmende stoffer eller blandinger som er tildelt noen av følgende risikosetninger iht. EØSdirektiv 67/548/EØF: R45: kan forårsake kreft. R46: kan forårsake arvelige skader R60 kan skade forplantningsevnen R61: kan skade barnet under graviditeten Dokumentasjonskrav: 1. Utfylt egendeklarasjonsskjema underskrevet av leverandørens ansvarlige. Alle produkter sertifisert iht. det Europeiske Miljømerket, den nordisk Svanen, Blå Engel eller TCO 05 merking aksepteres. Annet relevant bevis vil også bli akseptert. I tillegg vil vi se på produktet, leveransen, leverandøren og produsentens sin totale miljøprofil. Spesielt interessant er produksjon og livsløp, selskapenes interne miljø systemer, og annet som fremhever miljø initiativ. Vi ønsker informasjon rundt mulighet for levering i multipack, dvs. sampakking av mange enheter for å spare emballasje. Garanti og serviceordninger: Vi vil se på innholdet i leveransen av behovsspesifikasjonens: 3 år på stedet, neste arbeidsdag, serviceorganisasjon etc. Vi ønsker en oversikt over mottakerens reelle opplevde leveranse av denne tjenesten. Helst i form av statistikk på rettetid av løste saker på tilsvarende produkt. 11

12 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Det kan gis kvittering for mottak av tilbud i resepsjonen. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5.3 Avvisning pga forhold ved tilbudet Oppdragsgiver vil behandle evt. avvisninger etter, forskriftens del I og del III 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 6.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalender dager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Klif ønsker å benytte Statens standardavtale: Den lille kjøpsavtalen (SSA-K). For info rundt denne: Dersom leverandøren ønsker å gjøre endringer i selve avtalen eller ved hjelp av bilag til denne bes dette synliggjort i form av forslag ved tilbuds innlevering. Samtidig så må disse funksjonskravene oppfylles: 1. Emballasje: Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling, hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 2. Hvis det blir levert overflødig utstyr (ledninger, telefonkontakter osv.), skal dette avhentes av leverandør og behandles forsvarlig som elektronisk avfall eller benyttes til gjenbruk hvis oppdragsgiver krever det. 12

13 3. For hver ny modell som leveres oppdragsgiver etter inngåelsen av avtalen, skal egendeklarasjonsskjema fylles ut av leverandør og vedlegges leveransen eller gjøres tilgjengelig elektronisk. 4. Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å be om dokumentasjon fra leverandør for å verifisere innholdet i egendeklarasjonsskjemaet: for eksempel miljømerke/lisens, IT-Eco-deklarasjon, ECMA 370-skjema, eller annet teknisk dokumentasjon. For alt utstyr skal det vedlegges dokumentasjon (for brukeren og driftsansvarlig) som viser hvordan utstyret skal brukes og med hvilke oppsett for å minimere miljøbelastning (f.eks. tosidig kopiering for skrivere og strømsparing for PCer). Når det er mulig skal utstyr leveres allerede satt opp med et miljøeffektivt oppsett. 13