PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON GRONG KOMMUNE

Transkript

1 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON GRONG KOMMUNE Mai 2016

2 FORORD Kontrollutvalget har ansvar for å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret/fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens/fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon innen de ulike sektorer og virksomheter 1. Dette dokumentet viser hovedresultater fra en overordnet analyse av Grong kommunes virksomhet, og inneholder forslag til plan for forvaltningsrevisjon med prosjekter i uprioritert rekkefølge. Dokumentet er utarbeidet med utgangspunkt i bestilling fra kontrollutvalget i Grong kommune i sak 27/15. Namsos, Unni Romstad Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 1 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9 og 10 Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 1

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 2. Innledning Formål med forvaltningsrevisjon Planlegging av forvaltningsrevisjon Om overordnet analyse Hvordan analysen er gjennomført datainnsamling Vurdering av risiko og vesentlighet SWOT-analyse Resultater fra overordnet analyse Innledning Rådmannens stab (stabsfunksjoner) Analyse Oppvekst/familiesektoren Analyse Helse- og omsorgssektor Analyse Utvikling Fra analysen Oppsummering: Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 2

4 2. INNLEDNING Kontrollutvalget skal, i henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9, påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10, skal det minst én gang i løpet av valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen, som skal vedtas av kommunestyret, skal være bygget på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Analysen har som siktemål å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon innen de ulike sektorene/områdene i kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Dette dokumentet viser hovedresultater fra en overordnet analyse av Grong kommunes virksomhet, og inneholder forslag til plan for forvaltningsrevisjon med prosjekter i uprioritert rekkefølge. Kontrollutvalget skal foreta en prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekter før saken legges fram for behandling i kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å gjennomføre endringer i planen i løpet av planperioden. Listen over forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter inneholder flere prosjekter enn hva som normalt vil kunne gjennomføres i løpet av 4-årsperioden. Basert på erfaringstall fra tidligere år blir det lagt fram 1 rapport for Grong kommune pr år, men antallet avhenger av de enkelte prosjektenes omfang. Forvaltningsrevisjonsprosjekt i selskaper hvor kommunen har eierinteresser blir ikke omtalt i dette dokumentet, men omtales i en egen plan for selskapskontroll. 3. FORMÅL MED FORVALTNINGSREVISJON I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner ( 7) innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 3

5 e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder. Identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter ut fra overordnede risiko- og vesentlighetsanalyser er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige områdene, og kommunen får prosjekter som har god nytteverdi. På den måten kan forvaltningsrevisjon gi effekter i form av organisasjonsmessig læring og utvikling i kommunen. 4. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON 4.1 Om overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av kommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet overordnet analyse indikerer at analysen tar utgangpunkt i kommunens virksomhet på et overordnet plan. Hensikten er å identifisere områder der det er risiko for vesentlige avvik når det gjelder måloppnåelse, produktivitet, økonomi og regelverk. Eksempler på risiki kan være: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at kommunen på et område ikke tilfredsstiller lovpålagte krav Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at kommunen ikke oppfyller mål fastsatt av kommunestyret Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende Risiko knyttet til kommunens omdømme 4.2 Hvordan analysen er gjennomført datainnsamling For å få informasjon om risikoområder i kommunen er den overordnede analysen basert på flere ulike hovedkilder til informasjon: Sentrale kommunale dokumenter (økonomiplan, budsjett, årsmelding, driftsrapporter, saker til kommunestyret) er gjennomgått. Vi har analysert kommunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen og sammenliknet disse med nøkkeltall for andre kommuner, samt utvikling over tid. Vesentlige avvik i forhold til sammenliknbare kommuner eller store Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 4

6 svingninger over tid, er faktorer vi tar hensyn til når vi anbefaler områder for nærmere revisjon. Vi har gjennomført samtale med rådmannen om hvilke utfordringer og mulige risiki kommunens virksomhet står overfor. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å komme med innspill til konkrete prosjekt. Informasjon fra andre tilsynsmyndigheter (fylkesmannen). Både det avtroppende og det nyvalgte kontrollutvalget er bedt om å komme med innspill til prosjekt/områder vi bør se nærmere på. Erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon ligger til grunn for våre vurderinger om hvilke prosjekt som bør gjennomføres fremover. 4.3 Vurdering av risiko og vesentlighet SWOT-analyse En risikovurdering er sammensatt av to elementer: Vurdering av konsekvens dersom risikofaktoren inntreffer Vurdering av sannsynlighet for at risikofaktoren inntreffer I risikovurderingen tas det hensyn til eventuelle tiltak som kommunens ledelse har satt i verk for å redusere muligheten for at risikofaktorene skal inntreffe, og redusere virkningene dersom risikofaktoren likevel slår til. Dersom vi vurderer risikoen innen et gitt område til å være høy, samtidig som vi vet at ledelsen ikke har iverksatt tiltak for å redusere risiko, og at det vil få stor negativ betydning dersom situasjonen blir en realitet, er det grunn til å vurdere området som vesentlig. Vesentlighet, det vil si hva som har størst (negativ) betydning kan vurderes ut fra ulike perspektiver, og vesentlighetsgraden avhenger av hvilket perspektiv en ser situasjonen ut fra, herunder: Økonomisk perspektiv Politisk perspektiv Brukerperspektiv Medarbeiderperspektiv Samfunns- og miljøperspektiv En måte å foreta en slik risiko- og vesentlighetsanalyse på, er ved hjelp av en SWOT-analyse. Siktemålet med en SWOT-analyse er å få en oversikt over indre og ytre styrker og svakheter i en organisasjon. De fire bokstavene SWOT står for forbokstavene i de engelske ordene Strengths (sterke sider), Weaknessess (svake Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 5

7 sider), Opportunities (muligheter) og Threats (trusler). En slik analyse kan brukes for å kartlegge og analysere kommunens stilling og kan være et nyttig verktøy for å identifisere områder for forbedring 2. I en SWOT-analyse grupperes nøkkelinformasjon i to hovedkategorier interne faktorer og eksterne faktorer. De interne faktorene omfatter kommunens sterke og svake sider. De sterke sidene representerer kommunens positive egenskaper, det som kommunen er god til og som gir trygghet internt i organisasjonen i forhold til måloppnåelse. Svakheter er det som den kommunale organisasjonen mangler eller utfører dårlig i forhold til oppfylling av mål. De eksterne faktorene omfatter eksterne muligheter og trusler. Eksterne muligheter er muligheter som ligger i omgivelsene og som kommunen kan velge å utnytte. Eksterne trusler er trusler og hindringer som kan motarbeide kommunens forsøk på å utnytte foreliggende muligheter. I et forvaltningsrevisjonsperspektiv er det naturlig å fokusere på kommunens svake sider for å vurdere på hvilke områder det kan være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Figur 1. SWOT-analyse Det er i vurderingene også tatt hensyn til at det er ønskelig med en viss fordeling mellom ulike områder av kommunens virksomhet og at man prioriterer noen områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år. Videre er det tatt hensyn til hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området. 2 NKRF: Veileder i gjennomføring av overordnet analyse (2010). Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 6

8 5. RESULTATER FRA OVERORDNET ANALYSE Dette kapittelet beskriver sentrale utfordringer, utviklingstrekk og mulige risikoområder innen de ulike tjenesteområdene i kommunen, samt enke lte forhold som går på tvers av tjenesteområder. 5.1 Innledning Grong kommune hadde 2466 innbyggere ved utgangen av Befolkningsstatistikk viser en befolkningsøkning gjennom hele perioden fra 2010 til Ser vi på demografien, viser prognosen at gruppen barn 0-5 år går ned, mens gruppen barn i skolepliktig alder viser en nedgang fram til 2015 for så å øke litt. Gruppen ungdom år viser størst nedgang, mens gruppen år viser en økning. Gruppen eldre over 80 år viser en nedgang. Dagens organisasjonskart viser at kommunen har 4 administrative sektorer: rådmannens stab (stabsfunksjoner), oppvekst/familiesektoren, helse- og omsorgsektoren og utviklingssektoren. I 2015 var fordelingen etter netto driftskostnader i kommunen slik: 8% 1% 1% 7% Sentrale styringsorganer mv Oppvekst/familiesektoren 35% Helse- og omsorgsektoren 48% Utviklingssektoren Kirkeformål Politisk styring, kontroll, fellesutgifter KOSTRA-analyse viser at Grong kommune ligger lavere enn sammenlignbare kommuner, KOSTRA-gruppe 6, 3 når det gjelder andel driftsutgifter til administrasjon 3 KOSTRA-gruppe 6 består av kommunene Engerdal, Etnedal, Vang, Rollag, Nore og Uvdal, Fyresdal, Åmli, Bygland, Valle, Åseral, Jondal, Ulvik, Masfjorden, Lærdal, Bremanger, Norddal, Smøla, Tydal, Røyrvik, Namsskogan, Grong, Vega, Hattfjelldal, Nesna, Gildeskål, Beiarn, Sørfold, Hamarøy, Tysfjord, Evenes, Røst, Kvæfjord, Ibestad, Lavangen, Karlsøy, Lyngen, Storfjord, Kåfjord, Kvænangen, Loppa, Hasvik, Kvalsund, Måsøy, Lebesby, Gamvik, Berlevåg, Tana, Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 7

9 og styring. Når det gjelder utgifter til barnehage ligger kommunen litt over kommunegruppa, men lavere enn Nord-Trøndelag fylke og landet for øvrig. For skolesektoren har kommunen har tidligere år ligget langt over KOSTRA-gruppen og reduksjonen kan forklares med at Bergsmo skole er lagt ned. Andel driftsutgifter til pleie og omsorg er lavere enn sammenligningsgruppene, mens andel til sosial og barnevern ligger på et nivå som er relativt langt over de andre. Andelen av utgifter til kommunehelse ligger vesentlig høyere enn sammenlignbare grupper og øker. Utgifter til kultur ligger litt over KOSTRA-gruppen, fylket og landet for øvrig, men nivået nærmer seg sammenligningsgruppene. Grong kommune har vedtatt visjon «Grong et aktivt og robust regionsenter» 5.2 Rådmannens stab (stabsfunksjoner) Rådmannens stab består av personal og administrasjon, service, IKT og informasjon samt økonomi. Grong kommune er IA-bedrift. Prosjektet «Saman om ein betre kommune» har fokus på å redusere sykefravær, skape et godt arbeidsmiljø, bygge et godt omdømme og skape gode prosesser. Kommunen har også endret innfallsvinkel fra å redusere fraværet til en tanke om å øke nærværet. Det er utarbeidet tydelige målsettinger for nærværsarbeidet (95 % nærvær). Til tross for at kommunen har kontinuerlig fokus på å bedre nærvær, er nærværet redusert fra 2014 til Figur 1 Utvikling i sykefravær Det pekes på at mange utbyggings- og utviklingsoppgaver krever kontinuerlig oppfølging, og dette går ut over andre (leder)oppgaver. Det er en utfordring for ledelsen å få frigjort tid til ledelse og strategisk arbeid. Ett av flere utviklingstiltak i økonomiplanperioden er organisasjonsutvikling (oppstart av gjennomgang med tanke på ledelsesstruktur og stabsfunksjoner) Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 8

10 Rådmannen har over år pekt på at det er behov for å ha løpende fokus på rutine- og kvalitetsutviklingsarbeidet, og kommunen har tatt i bruk kvalitetssystemet «Kvalitetslosen» Implementeringen av systemet har foregått over en forholdsvis lang tidsperiode. Revisjonens rapport vedrørende internkontroll på innkjøpsområdet i 2015 konkluderer med at Grong kommunen generelt sett har god intern kontroll på regnskapsføring av innkjøp. Det ble gjennomført en omorganisering ved økonomienheten i Det ble opprettet felles lønningskontor på Namsskogan (vertskommunesamarbeid) og det er tatt i bruk nytt lønnssystem. Det nye lønnssystemet krever mer personalressurs enn det gamle gjorde, samtidig som det er foretatt en reduksjon med 1,5 årsverk 4. Grong kommune har over tid hatt en anstrengt økonomi og rådmannen sier at det er «svært viktig å ha løpende fokus på økonomistyring. Kommunen har forbedringspotensial når det gjeler økonomistyring». I årsmeldingen for 2015 skriver imidlertid rådmannen at tiltaket med å legge ansvaret for økonomistyring på avdelingslederne har gitt positive resultater. Kommunen har et styringshjul; som for økonomistyringen bl.a. viser når og hvor ofte det skal rapporteres til administrativt og politisk nivå. Samtidig er det slik at økonomienheten har opplevd budsjettprosessen som krevende Analyse Grong kommune har satt fokus på nærvær, men opplever likevel at man ikke når målsettingen som er vedtatt. Lav nærværsandel vil alltid representere en betydelig kostnad for virksomheten, og det kan derfor være en risiko for at kommunen ikke når sine mål.. Samtidig vil det ofte være flere ulike faktorer som påvirker nivået på nærvær. En mulig årsak til lavere nærværsprosent kan være at ansatte opplever høyt arbeidspress. En annen faktor kan være at de tiltakene som blir iverksatt ikke gir ønsket effekt. Det er også slik at sykefravær kan forklares med nettopp sykdom. En mulig innfallsvinkel for et forvaltningsrevisjonsprosjekt vil kunne være å måle effekter av de tiltak som er iverksatt for å øke nærværet. En annen innfallsvinkel kan være å se på hva som forklarer at man ikke oppnår de målene man har satt seg når det gjelder nærvær. I et slikt prosjekt vil det være mulig å gjøre sammenligninger mellom to eller flere enheter. Organisasjonsendringer vil generelt være en utfordring for organisasjonen. Grong kommune har flyttet deler av økonomitjenesten (lønningskontoret) og samtidig tatt i bruk nytt lønnssystem. Også på personalsiden har det skjedd endringer. Tema for forvaltningsrevisjon vil her kunne være effektiviseringsgevinster, kvalitet på tjenesten og/eller rutiner og intern kontroll på området. 4 I budsjett for 2016 er det lagt inn økt stillingsressurs på enheten Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 9

11 Økonomistyring er et viktig tema, og også innenfor dette området har man gjort organisatoriske endringer. Sentrale tema her vil være rapporteringsrutiner, oppfølging, budsjettprosessen og ikke minst hvordan kommunens praksis er i forhold til krav i lov og forskrift. 5.3 Oppvekst/familiesektoren Oppvekst/familiesektoren omfatter 4 barnehager, 1 barne- og ungdomsskole og 1 oppvekstsenter. Enheten består videre av musikk- og kulturskole, voksenopplæring, SFO, barnevern og PPT. Enheten har økonomiske utfordringer når det gjelder elever med (store) særskilte behov og ekstra store barnevernsutgifter ved fosterheimsplasseringer. Barnehage Sykefraværet er høyt i 2 av barnehagene (Ekker og Rønningen). Barnehagene jobber med tidlig innsats etter Kvello-metoden, som er et tverrfaglig og forebyggende samarbeid mellom barnehage, barnevern, PPT og helsesøster. Grong kommune har utfordringer med å tilby plass til alle som søker, men har full barnehagedekning. Personalet er godt kvalifisert og pedagogisk bemanning er i tråd med krav i lov. Det er likevel slik at bemanningen (målt i antall barn pr voksen) har gått ned. Det har vært tilstrekkelig tilgang på førskolelærere, men det har vært vanskelig å skaffe vikarer ved sykdom. Mer enn fire av fem barn med minoritetsspråklig bakgrunn går i barnehage, og det er bedre enn landet for øvrig. Det er utfordrende å gi et godt tilbud til stadig flere fremmedspråklige barn. Grunnskole Innenfor grunnskole prioriteres lese- og regneferdigheter. Skolen har hatt gode faglige resultater på nasjonale prøver, men svake avgangskarakterer på 10.trinn de siste årene. Det er jobbet systematisk med adferdsutfordringer på alle trinn, noe som har hatt stor betydning for læringsmiljøet på skolen. Skolen følger opp manifest mot mobbing og har en egen plan mot mobbing. Det er ikke utarbeidet tiltaksplan. Kommunen får dårlig scoore når det gjelder trivsel på 7. trinn målt over de siste 5 årene, men ligger høyere i 10.trinn. Dette kan forklares med enkeltsituasjoner. Grong barne- og ungdomsskole hadde i 2014 et generelt innsparingskrav på 1 million kroner, noe som resulterte i sammenslåing av klasser og at 2-lærersystemet ble avviklet i flere fag. Ytterligere innsparinger vil kunne få konsekvenser for elev- og læringsmiljøet i følge årsmeldinga for Skolen har mange minoritetsspråklige elever, og det er en utfordring å bedre undervisningen til fremmedspråklige elever. Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 10

12 Skolen hadde betydelig økonomisk merforbruk i 2014, men et bedre resultat i Voksenopplæring Voksenopplæringa er innarbeidet i kommunens kvalitetssystem, og kommunen har fokus på at flere som er ferdig på kvalifiseringsprogrammet får mulighet til å skaffe seg grunnskolekompetanse. Kommunen er ikke i mål i forhold til kravene i læreplan og forskrifter på området. PPT Journalsystemet i PPT har ikke blitt tatt i bruk fullt ut, noe som gir utfordringer med å oppgradere og videreutvikle systemet (PPI). I årsmeldinga for 2013 heter det at det er nye henvisningsrutiner, men at disse ikke er fullt ut implementert. Saksmengden innenfor området er stigende, PPT har ventelister og det er en utfordring å få til bedre arbeidsfordeling mellom PPT og kommunen før sak meldes opp til PP-tjenesten. På grunn av knapp bemanning har det vært lite fokus på systemrettet arbeid. Grong er vertskommune for PPT i Indre Namdal. Barnevern Barneverntjenesten har hatt en krevende situasjon når det gjelder økonomi og det er lagt inn store økninger i ressursene til tjenesten i kommunale budsjetter. I 2014 hadde tjenesten nesten full bemanning og klarte å redusere fristoverskridelser for meldinger og undersøkelser. Det er en utfordring å skaffe tiltakspersoner som skal veilede familier, skaffe tilstrekkelig med tilsynsførere og skaffe fosterheimer i Grong. Antall saker er økende, og Grong har svært høye kostnader til barnevern. I 2014 ble det gjennomført en omorganisering (organisering i to team) og i årsmeldinga for 2015 heter det at «vedr bemanningsutfordringene er det forventninger til nylig vedtatt organisasjonsendring». Det har vært store utfordringer knyttet til å stabilisere bemanningen innenfor barnevernet Analyse Revisor mener at det ikke er spesielle forhold ved barnehage som krever oppfølging av kontrollutvalget. Når det gjelder utfordringer i forbindelse med sykefravær viser vi til hva som er sagt under punkt Heller ikke innenfor grunnskole er det spesielle forhold som gjør at revisor mener det er påkrevd med en forvaltningsrevisjon. Vi mener likevel det vil være nødvendig å ha et blikk på sammenhengen mellom økonomiske innsparinger og elev- og læringsmiljøet ved skolen. Kontrollutvalget har mulighet til å be administrasjonen redegjøre for dagens situasjon på området. Når det gjelder økonomistyring viser vi til det som er sagt under punkt Vi mener det vil være aktuelt med et forvaltningsprosjekt innenfor PPT, og at et slikt prosjekt vil kunne dekke flere kommuner. Mulig innfallsvinkler for et slikt prosjekt vil kunne være samhandlingen mellom skole og PPT, herunder hvilket arbeid skolen Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 11

13 gjør i forkant av henvisning til PPT og hvordan PPT sine anbefalinger hva gjelder den enkelte elev følges opp av kommunen. En innfallsvinkel vil også kunne være det systemrettede arbeidet PPT skal gjøre og samarbeidet omkring tidlig innsats. Barnevern vil også kunne være et aktuelt tema i en forvaltningsrevisjon. Grong kommune har høye kostnader til barnevern, og det vil kunne være aktuelt å sammenligne kommunens kostnader med andre kommuner/interkommunale samarbeid, effekter av organisasjonsendringer eller kvalitet i tjenesten. Et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt vil ikke kunne gå inn i enkeltsaker. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt vil kunne omhandle flere kommuner. 5.4 Helse- og omsorgssektor Sektoren består av omsorgstjenester, fysioterapi, legekontoret og familiebasen. I forbindelse med de økonomiske utfordringene kommunen står overfor må man gå igjennom rammeområdet for å finne løsninger som kan gi økonomisk gevinst, og dette kan få betydning for hvilke oppgaver kommunen skal utføre i årene framover og hvor mange ansatte som skal utføre disse oppgavene. Enheten hadde i 2014 et betydelig merforbruk, og det meste var knyttet til legekontoret og kommunal medfinansiering av helsetjenester 5. Budsjett- og rapporteringsarbeidet har ikke vært tilfredsstillende, og nytt sykehjem har ført til økt bemanning uten at budsjettet gjenspeilet dette. På sykeheimen er det til tider overbelegg uten at man har kunnet finne årsaken til det store presset på sykeheimsplasser. Rus- og psykiatritilbudet er ikke tilfredsstillende, og legger beslag på plasser ved sykeheimen. Grong kommune scoorer lavt på forebyggende helsearbeid. Innenfor pleiesektoren er det lønnpostene som utgjør mesteparten av budsjettene. Og når budsjettsituasjonen tilsier innstramminger vil dette måtte gå ut over antall ansatte. Dette medfører at kommunen ser store utfordringer fremover med å klare å utføre de lovpålagte tjenestene som forventes, og samtidig klare å holde tilbudet på et forventet og lovpålagt nivå. For sykeheimen sin del mener kommunen at de nedskjæringer i budsjettet som blir foretatt vil gå ut over bemanningstettheten på avdelingene. Ansatte må gjøre mer på kortere tid, og man kan forvente at dette gir seg utslag i større sykefravær over tid. Samtidig øker risikoen for at feil kan oppstå. Kommunen sier at dette allerede går utover kravet til bl.a. dokumentasjon, aktivitet og sosial stimuli. Også hjemmetjenesten opplever økt etterspørsel etter tjenester, og for å møte dette er et av tiltakene som vurderes innføring av multidose 6. Økt behov og oppgaver har 5 Kommunal medfinansiering opphørte Multidose er et verktøy for bedre kvalitet og mer effektiv legemiddelhåndtering Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 12

14 medført ekstra bruk av ressurser på kveld. Det er en utfordring for tjenesten at det ikke kan flyttes ressurser fra dag til kveld. Grong kommune får i følge Kommunebarometeret dårligste karakter når det gjelder gjennomsnittlig antall timer til hjemmesykepleie. Dette er imidlertid naturlig siden Grong har klart høyere andel institusjonsbasert eldreomsorg enn normalkommunen. Kommunen ligger over middels når det gjelder andel ansatte med fagutdanning og andelen øker. Kommunen har opplevd at antall sosialhjelpsmottakere har økt (ligger nå langt over de kommuner man sammenligner seg med) og at dette har medført stort økonomisk merforbruk i tjenesten. Grong kommune scoorer dårlig når det gjelder økonomisk rådgivning, målt i andel langtidsmottakere som får gjeldsråd), og scoorer også dårlig når det gjelder forebygging (målt i netto driftsutgifter til veiledning og sosialt forebyggende arbeid pr mottaker). Det er etablert et prosjekt «arbeid for sosialhjelp». Familiebasen og miljøarbeidertjenesten har vakanser, og flere ansatte nærmer seg aldersgrensen. Grong bosetter flykninger og det er flyktningmottak i kommunen. Det oppleves som en utfordring å drive godt integreringsarbeid, men kommunen har vedtatt egen tiltaksplan. I årsmeldingen for 2015 pekes det på at en forholdsvis stor andel av kommunebudsjettet er relatert til flykningeområdet. Legekontoret har hatt store utfordringer med mange skifter mellom faste og vikarleger, og i 2014 skulle det igangsettes en prosess vedrørende den totale driften. KomRev Trøndelag IKS gjennomførte i 2013 et forvaltningsrevisjonsprosjekt på området. Her ble det konkludert med at innbyggerne i Grong som har fastlege i kommunen, alt i alt var mindre fornøyd med sitt legekontor enn gjennomsnittet for landet. KOSTRA-tall viste at Grong har noe høyere driftsutgifter til diagnose, behandling og rehabilitering pr innbygger enn de andre kommunene i Indre Namdal, kommunegruppe 3, Nord-Trøndelag fylke og landet utenom Oslo Analyse Også innenfor helse ser vi at det har vært utfordringer med økonomistyring. Vi viser til kapittel Revisor mener at en innfallsvinkel på forvaltningsrevisjon vil kunne være kvalitet i tjenesten. Kommunen synes å ha tilfredsstillende kompetanse, men signaler om at kravet til dokumentasjon, aktivitet og sosial stimuli ikke ivaretas tilfredsstillende bør tas på alvor. Opplevd kvalitet kan belyses gjennom tema som brukermedvirkning og forsvarlighet i tjenesten. Det kan også være aktuelt å se på omsorgstjenestene på et mer generelt grunnlag. Ernæring hos eldre kan her være aktuelt tema. Et annet tema for forvaltningsrevisjon vil kunne være forebyggende arbeid og helsearbeid innenfor ulike målgrupper. Revisor vurderer at rus- og psykiatritjenesten og/eller sosialtjenesten (nærmere bestemt økonomisk sosialhjelp) vil kunne være aktuelt område her. Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 13

15 Integrering av flyktninger er på generelt grunnlag aktuelt for forvaltningsrevisjon. At kommunen lykkes med integreringsarbeidet vil være viktig i seg selv, og det er vesentlig for kommunen å ha god måloppnåelse på området. Dårlig måloppnåelse vil kunne gi negative ringvirkninger både i kommunen som organisasjon og i samfunnet for øvrig. Revisor er kjent med de utfordringene legekontoret har og at det skal igangsettes et prosjekt hvor man skal se på den totale driften. Kontrollutvalget har anledning til å be rådmannen orientere om status i prosjektet. 5.5 Utvikling Enheten består av teknisk, jord, skog, næring og miljø samt kultur. Kommunen har store uløste oppgaver i forhold til vedlikehold av bygg og veier. Hovedutfordringen er forvaltning og drift av kommunal bygningsmasse slik at krav til luftkvalitet og godkjent inneklima ivaretas i tråd med lovverket. Enheten har hatt utfordringer i forhold til vakanse i stillinger. Grong kommunen har et relativt nytt og oppdatert planverk, og er vertskommune innenfor fagområdene plan, byggetilsyn, GIS, samt kart og oppmåling. KomRev Trøndelag IKS har nylig gjennomført en forvaltningsrevisjon innenfor byggesaksbehandling. Rapporten gir en innføring i blant annet hvordan byggesakskontoret er organisert, hvilken kompetanse som foreligger, hvordan myndighet er delegert m.v. Dokumentgjennomgangen viser at saksbehandlingstiden for saker med 3 ukers frist i periodene og ligger noe over fristen på 21 dager. For samtlige gjennomgåtte saker med 12 ukers frist er saksbehandlingen innenfor fristen. Gjennomgangen viser også at det i større grad burde vært sendt ut foreløpige svar når saksbehandlingstiden overstiger en måned. Gjennomgangen av enkeltsaker viser at det foreligger enkelte avvik i saker der det er fattet vedtak om byggetillatelser. Dette innenfor vurderinger knyttet til arealformål, nabovarsling, avstandskravet/byggegrenser og delegasjon. Revisor har lagt til grunn at 5 av de 20 gjennomgåtte sakene er dispensasjonssaker. I 2 av disse sakene er dispensasjon ikke vurdert og for 3 saker er vurderingen ansett delvis korrekt. For 8 av 20 saker er kravet om begrunnelse og/eller underretning ansett delvis korrekt vurdert. Resultatet fra brukerundersøkelsen viser at Grong kommune i det vesentlige utøver god service og veiledning i forbindelse med sin byggesaksbehandling. Det er imidlertid enkelte områder som kommunen kan sette fokus på for å bli enda bedre i Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 14

16 sin tjenesteutøvelse. Dette i forhold til forutsigbarheten i byggesaksbehandlingen, informasjonen som gis, saksbehandlingstiden og forhold knyttet til respektfull behandling. Enheten har hatt utfordringer med overforbruk på enkeltposter i budsjettet Fra analysen Det er ikke forhold som umiddelbart peker seg ut som tema for forvaltningsrevisjon. Når det gjelder økonomistyring viser vi til kapittel Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 15

17 6. OPPSUMMERING: FORSLAG TIL FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Tema Økonomistyring Et prosjekt om økonomistyring vil kunne ha ulike innfallsvinkler: Budsjettprosessen og medvirkning; rutiner og praksis Rapporteringsrutiner og - praksis Det vil være naturlig å se på temaet i ulike sektorer og sammenligne rutiner og praksis Tema PPT Mulig innfallsvinkler: samhandlingen mellom skole og PPT o hvilket arbeid gjør skolen gjør i forkant av henvisning til PPT o hvordan PPT sine anbefalinger hva gjelder den enkelte elev følges opp av kommunen. En innfallsvinkel vil også kunne være det systemrettede arbeidet PPT skal gjøre og samarbeidet omkring tidlig innsats. Tema Barnevern Barnevern vil også kunne være et aktuelt tema i en forvaltningsrevisjon. Grong kommune har høye kostnader til barnevern og det vil kunne være aktuelt å sammenligne kommunens kostnader med andre kommuner/interkommunale samarbeid. Effekter av organisasjonsendringer vil kunne være en annen innfallsvinkel. Kvalitet i tjenesten vil også kunne være tema for forvaltningsrevisjon. Det vil her være aktuelt å måle kvalitet i forhold til ulike kriterier; eksempelvis saksbehandlingstid og hvordan øvrige lovkrav blir oppfylt. Et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt vil ikke kunne gå inn i enkeltsaker. Tema Helse og omsorg Revisor mener at en innfallsvinkel på forvaltningsrevisjon vil kunne være kvalitet i tjenesten. Kommunen synes å ha tilfredsstillende kompetanse, men signaler om at kravet til dokumentasjon, aktivitet og sosiale stimuli ikke ivaretas tilfredsstillende bør tas på alvor. Opplevd kvalitet kan belyses gjennom tema som Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 16

18 brukermedvirkning og forsvarlighet i tjenesten. Det kan også være aktuelt å se på omsorgstjenestene på et mer generelt grunnlag. Ernæring hos eldre kan her være aktuelt tema. Et annet tema for forvaltningsrevisjon vil kunne være forebyggende arbeid og helsearbeid innenfor ulike målgrupper. Revisor vurderer at rus- og psykiatritjenesten og/eller sosialtjenesten (nærmere bestemt økonomisk sosialhjelp) vil kunne være aktuelt område her. Tema Familiebasen/miljøarbeidertjenesten Integrering av flyktninger er på generelt grunnlag aktuelt for forvaltningsrevisjon. At kommunen lykkes med integreringsarbeidet vil være viktig i seg selv og det er vesentlig for kommunen å ha god måloppnåelse på området. Dårlig måloppnåelse vil kunne gi negative ringvirkninger både i kommunens om organisasjon og i samfunnet for øvrig. Tema Organisasjonsendringer Organisasjonsendringer vil generelt være en utfordring for organisasjonen. Grong kommune har flyttet deler av økonomitjenesten (lønningskontoret) og samtidig tatt i bruk nytt lønnssystem. Også på personalsiden har det skjedd endringer. Tema for forvaltningsrevisjon vil her kunne være effektiviseringsgevinster kvalitet på tjenesten og/eller rutiner og intern kontroll på området. Tema Sykefravær Grong kommune har satt fokus på nærvær, men opplever likevel at man ikke når målsettingen som er vedtatt. Lav nærværsandel vil alltid representere en betydelig kostnad for virksomheten, og det kan derfor være en risiko. Samtidig vil det ofte være flere ulike faktorer som påvirker nivået på nærvær. En mulig årsak til lavere nærværsprosent kan være at ansatte opplever høyt arbeidspress. En annen faktor kan være at de tiltakene som blir iverksatt ikke gir ønsket effekt. Mulige innfallsvinkler vil kunne være: å måle effekter av de tiltak som er iverksatt for å øke nærværet å se på hva som forklarer at man ikke oppnår de målene man har satt seg når det gjelder nærvær. I et slikt prosjekt vil det være mulig å gjøre sammenligninger mellom to eller flere enheter. Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 17

19 REFERANSELISTE Fylkesmannen i Nord-Trøndelag: Informasjon og statistikk. Ressursportal Trøndelag Grong kommune: Årsmelding 2013 Grong kommune: Årsmelding 2014 Grong kommune: Årsmelding 2015 Grong kommune: Helhetlig ROS-analyse Grong kommune 2014 Grong kommune: Hovedplan avløp 2015 Grong kommune: Hovedplan formålsbygg 2015 Grong kommune: Hovedplan vann 2015 Grong kommune: Kommunedelplan for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet Grong 2007 Grong kommune: Kommunedelplanens samfunnsdel Grong kommune: Budsjett 2014 Grong kommune: Budsjett 2015 Kommunal rapport 2015: Kommunebarometeret Grong KomRev Trøndelag IKS 2015/2016: Byggesaksbehandling Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 18

20 TIDLIGERE FORVALTNINGSREVISJONS- RAPPORTER I GRONG KOMMUNE KomRev Trøndelag IKS 2015/2016: Byggesaksbehandling KomRev Trøndelag IKS 2014: Samhandlingsreformen KomRev Trøndelag IKS 2013: Fastlegeordningen- oppfølgingsundersøkelse KomRev Trøndelag IKS 2012: Legekontor rutiner og forvaltning Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 19

21 Postadresse: Postboks 2565, 7735 Steinkjer Hovedkontor: Fylkets Hus, Steinkjer Tlf Plan for forvaltningsrevisjon Grong kommune 20