PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON LEKA KOMMUNE

Transkript

1 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON LEKA KOMMUNE Mars 2016

2 FORORD Kontrollutvalget har ansvar for å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret/fylkestinget er konstituer, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens/fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurdering, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter 1. Dette dokumentet viser hovedresultater fra en overordnet analyse av Leka kommunes virksomhet, og inneholder forslag til plan for forvaltningsrevisjon med prosjekter i uprioritert rekkefølge. Dokumentet er utarbeidet med utgangspunkt i bestilling fra Kontrollutvalget i Leka kommune. Steinkjer Unni Romstad /s/ Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Rikke Haave/s/ Forvaltningsrevisor 1 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9 og 10 Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 1

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning Formål med forvaltningsrevisjon Planlegging av forvaltningsrevisjon Om overordnet analyse Hvordan analysen er gjennomført datainnsamling Vurdering av risiko og vesentlighet SWOT-analyse Resultater fra overordnet analyse Innledning Administrasjon og støttetjenester Vurdering Oppvekst og utdanning Vurdering Helse- og sosialsektor Vurdering Kultur og næring Plan, tekniske sektor og landbruk Vurdering Oppsummering: Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 2

4 1. INNLEDNING Kontrollutvalget skal, i henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9, påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10, skal det minst én gang i løpet av valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen, som skal vedtas av kommunestyret, skal være bygget på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Analysen har som siktemål å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon innen de ulike sektorene/områdene i kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Dette dokumentet viser hovedresultater fra en overordnet analyse av Leka kommunes virksomhet, og inneholder forslag til plan for forvaltningsrevisjon med prosjekter i uprioritert rekkefølge. Kontrollutvalget skal foreta en prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekter før saken legges fram for behandling i kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å gjennomføre endringer i planen i løpet av planperioden. Listen over forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter inneholder flere prosjekter enn hva som normalt vil kunne gjennomføres i løpet av 4-årsperioden. Basert på erfaringstall fra tidligere år blir det lagt fram ca 1 rapport for Leka kommune pr år, men antallet avhenger av de enkelte prosjektenes omfang. Forvaltningsrevisjonsprosjekt i selskaper hvor kommunen har eierinteresser blir ikke omtalt i dette dokumentet, men omtales i en egen plan for selskapskontroll. 2. FORMÅL MED FORVALTNINGSREVISJON I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner ( 7) innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 3

5 e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder. Identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter ut fra overordnede risiko- og vesentlighetsanalyser er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige områdene, og kommunen får prosjekter som har god nytteverdi. På den måten kan forvaltningsrevisjon gi effekter i form av organisasjonsmessig læring og utvikling i kommunen. 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON 3.1 Om overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av kommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet overordnet analyse indikerer at analysen tar utgangpunkt i kommunens virksomhet på et overordnet plan. Hensikten er å identifisere områder der det er risiko for vesentlige avvik når det gjelder måloppnåelse, produktivitet, økonomi og regelverk. Eksempler på risiki kan være: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at kommunen på et område ikke tilfredsstiller lovpålagte krav Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at kommunen ikke oppfyller mål fastsatt av kommunestyret Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende Risiko knyttet til kommunens omdømme 3.2 Hvordan analysen er gjennomført datainnsamling For å få informasjon om risikoområder i kommunen er den overordnede analysen basert på flere ulike hovedkilder til informasjon: Sentrale kommunale dokumenter (bl.a. økonomiplan, budsjett, årsmelding,) er gjennomgått. Vi har analysert kommunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen og sammenliknet disse med nøkkeltall for andre kommuner, samt utvikling over tid. Vesentlige avvik i forhold til sammenliknbare kommuner eller store Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 4

6 svingninger over tid, er faktorer vi tar hensyn til når vi anbefaler områder for nærmere revisjon. Vi har gjennomført samtale med rådmannen om hvilke utfordringer og mulige risiki kommunens virksomhet står overfor. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å komme med innspill til konkrete prosjekt. Informasjon fra andre tilsynsmyndigheter (fylkesmannen). Avtroppende kontrollutvalget er bedt om å komme med innspill til prosjekt/områder vi bør se nærmere på. Erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon ligger til grunn for våre vurderinger om hvilke prosjekt som bør gjennomføres fremover. 3.3 Vurdering av risiko og vesentlighet SWOT-analyse En risikovurdering er sammensatt av to elementer: Vurdering av konsekvens dersom risikofaktoren inntreffer Vurdering av sannsynlighet for at risikofaktoren inntreffer I risikovurderingen tas det hensyn til eventuelle tiltak som kommunens ledelse har satt i verk for å redusere muligheten for at risikofaktorene skal inntreffe, og redusere virkningene dersom risikofaktoren likevel slår til. Dersom vi vurderer risikoen innen et gitt område til å være høy, samtidig som vi vet at ledelsen ikke har iverksatt tiltak for å redusere risiko, og at det vil få stor negativ betydning dersom situasjonen blir en realitet, er det grunn til å vurdere området som vesentlig. Vesentlighet, det vil si hva som har størst (negativ) betydning kan vurderes ut fra ulike perspektiver, og vesentlighetsgraden avhenger av hvilket perspektiv en ser situasjonen ut fra, herunder: Økonomisk perspektiv Politisk perspektiv Brukerperspektiv Medarbeiderperspektiv Samfunns- og miljøperspektiv En måte å foreta en slik risiko- og vesentlighetsanalyse på, er ved hjelp av en SWOT-analyse. Siktemålet med en SWOT-analyse er å få en oversikt over indre og ytre styrker og svakheter i en organisasjon. De fire bokstavene SWOT står for forbokstavene i de engelske ordene Strengths (sterke sider), Weaknessess (svake Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 5

7 sider), Opportunities (muligheter) og Threats (trusler). En slik analyse kan brukes for å kartlegge og analysere kommunens stilling og kan være et nyttig verktøy for å identifisere områder for forbedring 2. I en SWOT-analyse grupperes nøkkelinformasjon i to hovedkategorier interne faktorer og eksterne faktorer. De interne faktorene omfatter kommunens sterke og svake sider. De sterke sidene representerer kommunens positive egenskaper, det som kommunen er god til og som gir trygghet internt i organisasjonen i forhold til måloppnåelse. Svakheter er det som den kommunale organisasjonen mangler eller utfører dårlig i forhold til oppfylling av mål. De eksterne faktorene omfatter eksterne muligheter og trusler. Eksterne muligheter er muligheter som ligger i omgivelsene og som kommunen kan velge å utnytte. Eksterne trusler er trusler og hindringer som kan motarbeide kommunens forsøk på å utnytte foreliggende muligheter. I et forvaltningsrevisjonsperspektiv er det naturlig å fokusere på kommunens svake sider for å vurdere på hvilke områder det kan være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Figur 1. SWOT-analyse Det er i vurderingene også tatt hensyn til at det er ønskelig med en viss fordeling mellom ulike områder av kommunens virksomhet og at man prioriterer noen områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år. Videre er det tatt hensyn til hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området. 2 NKRF: Veileder i gjennomføring av overordnet analyse (2010). Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 6

8 4. RESULTATER FRA OVERORDNET ANALYSE Dette kapittelet beskriver sentrale utfordringer, utviklingstrekk og mulige risikoområder innen de ulike tjenesteområdene i kommunen, samt enkelte forhold som går på tvers av tjenesteområder. 4.1 Innledning I 2015 var det 574 innbyggere i Leka; det samme som i Nedgangen i folketallet ser ut til å ha flatet ut. Rådmannen forventer at antall barn i skolepliktig alder vil være uendret de nærmeste årene. Antall eldre over 67 år vil også holde seg uendret de nærmeste årene. Leka kommune samarbeider med andre kommuner blant annet innenfor barnevern, PP-tjeneste, jordmor, brann og IKT. Figur 1 Oversikt over fordeling av netto driftsutgifter i Leka 2014 Barnevern; 1,3 Sosialtjenesten; 0,8 Annet; 8,6 Administrasjon og styring ; 18,4 Barnehage; 4 Helse og omsorg; 47,5 Grunnskole; 19,4 Kilde: Kostra 4.2 Administrasjon og støttetjenester Personal Leka drives etter en tilnærmet to-nivåmodell der virksomhetslederne er delegert ansvar for personell, økonomi og fag for sine områder. Det var 52 ansatte i kommunen i Rådmannen opplyste høsten 2015 at kommunen mangler saksbehandlerkapasitet og har vanskeligheter med å oppfylle lovpålagte oppgaver. Rådmannen fyller flere Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 7

9 lederfunksjoner i kommunen: helse- og sosialsjef, barnehagesjef plansjef, leder for teknisk. Det var i 2014 en del vakanser for kunne holde budsjett. Kommunen har en del nye personalpolitiske retningslinjer fra I følge årsmeldingen for 2014 ble det ikke avholdt møter i arbeidsmiljøutvalget i 2014, av kommunens hjemmeside går det heller ikke fram at det er avholdt slike møter i Tillitsvalgte var i 2014 med i utvidet lederforum, og det var i tillegg 6 møter i tillitsvalgtforum. I 2015 ble det vedtatt retningslinjer for redusert bruk av uønsket deltid K.sak 36/15. Retningslinjene skal evalueres innen uutgangen av I samme sak ble også lønnspolitisk handlingsplan vedtatt (tema-/arbeidsmøte personalreglement arbeidsgiveransvar) Sykefraværet gikk ned fra 13,6 % i 2012 til 8,8 % i 2014, men høsten 2015 fortalte rådmannen at det hadde økt til 11 %. Sykefraværet oppleves som utfordring både for hjemmetjeneste og sykestue. Kommunen er IA-bedrift. Regeletterlevelse I 2015 gjennomførte KomRev Trøndelag IKS en forvaltningsrevisjon der det ble konkludert med at kommunen ikke fullt ut har et hensiktsmessig system for journalog arkivarbeid. Videre kom det fram at kommunens system for ivaretakelse av innsynsrett i offentlige dokumenter ikke kan anses som fullt ut hensiktsmessig. Kommunen har i det vesentlige en tilstrekkelig saksbehandling etter forvaltningsloven, men det er et forbedringspotensial vedrørende bruken av foreløpig svar. Dette gjelder spesielt for henvendelser som ikke er definert som enkeltvedtak. Av anbefalinger som ble gitt nevner vi her opplæring i kommunens saksbehandlersystem e-phorte. Rådmannen sa høsten 2015 at det skal gjøres en jobb med hensyn til å utarbeide maler i e-phorte; dette vil kunne bidra til bedring på området. Interkommunalt samarbeid Ansvar for å drifte IKT er satt bort til Vikna kommune, og etter det revisor kjenner til fungerer dette godt. Barnevern og PP-tjeneste, jordmortjeneste og brann er andre viktige interkommunale samarbeidsområder. Intern kontroll Det opplyses at kommunen har ikke system for intern kontroll. Innen helse og omsorg skal dette være et satsingsområde i Leka kommunes økonomireglement er fra 2011 og beskriver viktige oppgaver i forbindelse md økonomiarbeidet. For budsjettoppfølging og rapportering står det at rådmannen hver måned skal gjøre nødvendige avviksvurderinger i forhold til budsjett Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 8

10 og iverksette eventuelle justeringer. Kommunestyret skal ha rapportering hvert tertial om tilstanden, for 2015 ble det gjennomført. Det skal rapporters fra investeringsprosjekter, legges fram tilstandsrapporter for områdene. Revisor sjekket høsten 2015 kommunens intern kontroll på likvidområdet. Det ble konkludert med at det ikke var god kontroll på regnskapsføring (herunder avstemming) av likvider (bank og kasse.) Vi har fått tilbakemelding fra kommunen med forslag til endring av rutiner og nye rutiner. Innkjøp Leka har deltatt i innkjøpssamarbeid med Nord-Trøndelag Fylkeskommune. NTFK har fra trukket seg ut av dette samarbeidet, og Leka må administrere mye av sine innkjøp på egen hånd. Rådmannen gir uttrykk for at han ønsker å bruke mer lokalt næringsliv i forbindelse med innkjøp. Revisor gjennomgang av intern kontroll på innkjøpsområdet høsten 2015 førte ikke til merknader. Økonomi Kommunal Rapport har gjennom sitt kommunebarometer for Leka beskrevet kommunens økonomiske situasjon slik på grunnlag av KOSTRA-tall: Totalt sett framstår økonomien som ok målt mot resten av Kommune-Norge. Korrigert netto driftsresultat viser en drift som går litt i pluss. Målt over siste fireårsperiode har driftsøkonomien hatt veldig dårlige resultater. Det er ikke mulig å drifte kommunen på dette nivået i lang tid. Kommunen har et ganske bra disposisjonsfond, målt mot brutto driftsinntekter. Disposisjonsfondet var omtrent uendret i fjor, målt mot løpende inntekter. Disposisjonsfondet spises opp av premieavviket i balansen, som etter hvert må utgiftsføres i driften. Netto lånegjeld er veldig lav. I årsmeldingen for 2014 går det fram at rådmannen har fokus på å spare penger på drift. Det går fram at Leka bruker mer enn sammenlignbare kommuner på: helse og omsorg, næring, administrasjon og fysisk planlegging. Kommunen bruker mindre penger på: barnehage, kultur, barnevern og grunnskolen. De største utfordringene er stadig å tilpasse driften til den økonomiske rammen Leka kommune har ikke økonomi til å påta seg nye oppgaver. Det er gjennomført et jobb smartere prosjekt som har sett på hvordan IKT kan utnyttes på en mer rasjonell måte og om fordeling av oppgaver kan gjøres annerledes. I budsjettet for 2016 går det fram at Lekas største utfordring i de neste årene fortsatt vil være å dimensjonere driften i forhold til stadig endrede rammebetingelser. Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 9

11 Leka kommune har i budsjett for 2016 lagt inn inntekter fra eiendomsskatt og har videreført den positive utvikling som økonomien har vist i både 2014 og 2015, men dette fordrer i følge rådmannen fortsatt streng budsjettdisiplin Vurdering Til tross for at det er vedtatt en del personalpolitiske dokumenter i 2015, viser gjennomgangen at det kan se ut som Leka kommune kan ha utfordringer knyttet til personalarbeidet. Sykefraværet er i ferd med å øke, arbeidsmiljøutvalget hadde ikke møter i Kommunen har av økonomiske årsaker valgt å ha en lav administrativ bemanning; rådmannen peker på at dette kan gi saksbehandlingsutfordringer. Vi mener dette er en bevisst holdning og at rådmannen er klar over hvilke utfordringer dette kan innebære for kommunen. Kommunen har tatt grep i forhold til utfordringer knyttet til IKT og regleetterlevelse, her må nye rutiner få tid til å sette seg. Vi mener det er urovekkende at både rådmannen og enkeltområder peker på intern kontroll og manglende dokumentasjon som en utfordring. God intern kontroll er viktig for å sikre god og ensartet kvalitet på tjenenestene, men er også viktig for å for å ha god budsjettdisiplin. Det har også kommet innspill om prosjekt med tema rundt effekt/nytte av interkommunalt samarbeid, men vi mener at dette ut fra en samlet vurdering ikke er aktuelt prosjekt i planperioden. Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 10

12 4.3 Oppvekst og utdanning Barnehage Barnehagen er delt i 2 avdelinger for å sikre at alle får plass. det var 18 barn i 2014 hvorav 4 under 3 år. Styrer og ledere i kommunal barnehage har pedagogisk utdanning. I følge budsjett for 2016 er det 3,3 årsverk i barnhagen. Tabell 1Utvalgte KOSTRA-tall for barnehagesektoren, beløp i kroner Netto* driftsutgifter per innbygger 1-5 år Andel i % av kommunen nettoutgifter Korrigerte br. driftsutgifter* pr barn i kommunale barnehager Leka 2013 Leka 2014 Bindal 2013 Bindal 2014 Flatanger 2013 Flatanger 2014 Kostragr Landet utenom Oslo ,9 8,5 9,1 5,9 6,6 9,0 14, *Netto driftsutgifter forteller om prioritering, korrigerte brutto driftsutgifter forteller om produktivitet/enhetskostnad. Tallene viser at kommunen i 2013 hadde lavere kostander pr barn i kommunal barnehage enn alle i sammenligningen, noe som kan tyde på effektiv drift. Grunnskole Høsten 2014 var det 49 elever på skolen, høsten elever. Det forventes at elevtallet vil holde seg stabilt. 17 barn benyttet SFO, 30 barn gikk i kulturskolen. Det er 9,6 årsverk lærer inkludert rektor. Lærerdekningen karakteriseres av rådmannen som tilfredsstillende. Han mener det bør gjøres en evaluering av økonomi og struktur or skolen. I årsmeldingen for 2014 går det fram at man anser tidsressursen til administrativ, pedagogisk og personalledelse som for liten. Arbeidet med forsterket opplæring de første 4 årene videreføres. Skolen har lav andel elever som får spesialundervisning sammenlignet med andre. I følge kommunebarometeret har avgangskarakterene på 10. trinn vært godt over middels de siste årene, målt mot resten av Skole-Norge. I 2014 var avgangskarakterene ganske langt under middelnivået. Fylkesmannen gjennomførte i 2015tilsyn med skolen, og fikk mangler knyttet til dokumentasjon når det gjaldt skolebasert vurdering. Avvik er lukket. Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 11

13 Tabell 2 Utvalgte KOSTRA-tall for skolesektoren Netto driftsutgifter (202, 215, 222, 223*) i % av netto driftsutgifter Andel innbyggere 6-15 år Andel elever med spesialundervisning Andel timer su av antall læretimer totalt Antall timer s.u. pr elev Gj. snitt grunnskolepoeng Kostnad pr elev 202, 222, 223 i kommunal skole Netto driftsutgifter til grunnskole 202 pr innbygger 6-15 Gj. snitt gruppestørrelse 1-10 Avtalte årsverk pr elev Leka 2013 Leka 2014 Bindal 2013 Bindal 2014 Flatanger 2013 Flatanger 2014 Kostragr ,6 18,6 21,8 21,5 22,4 19,8 22,8 24 Landet utenom Oslo 9,5 9,1 10,4 10,3 11,9 11,3 11,7 12,4 5,7 4 17,7 17,8 13,9 13,9 9,9 8,1 4,5 3,1 26,6 25,5 14,7 24,5 17,3 17, ,8 35,5 44,8 41,3 37,7 38, , ,0 8,0 7,0 6,8 7,8 7,6 10,0 13,6 0,213 0,232 0,247 0,261 0,216 0,226 *Kostrafunksjon 202: grunnskoleundervisning, 215: SFO, 222: skolelokaler, 223: skoleskyss Figur 2 Prioritering av skole, sammensetning av utgifter D1 Grunnskole Diagram C: 200 Prioritering 000 av skole - sammensetning av utgift Netto driftsutgifter til skoleskyss (223), per innbygger 6-15 år Netto driftsutgifter til skolelokaler (222), per innbygger 6-15 år Netto driftsutgifter til grunnskole (202), per innbygger 6-15 år Netto driftsutgifter til grunnskolesektor (202, 215, 222, 223), per innbygger 6-15 år 0 Leka 2012 Leka 2013 Leka 2014 Bindal 2012 Bindal 2013 Bindal 2014 Nord- Trøndelag 2014 Landet uten Oslo Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 12

14 Barnevern Det er interkommunalt barnevernsamarbeid med Nærøy og Vikna. I årsmeldingen fra Vikna 2014 går det fram at alle kommunene har hatt en dobling av antall bekymringsmeldinger fra 2010 til For Leka økte det fra 5 til 11. Det var 3 barn som hadde hjelpetiltak ved utgangen av 2014, mens 1 barn var plassert utenfor hjemmet. Fristoverskridelser for Leka var 70 % i 2012 og 33 % i Vurdering Det er viktig å ha klart for seg at det både for barnehage og grunnskole er få barn/elever bak statistikken. Det kan lett kan bli store utslag mellom år, og tall som skiller seg ut fra andre kommuner og gjennomsnitt. Etter vår vurdering er det ikke forhold innen oppvekstsektoren som peker seg ut som mulig tema for forvaltningsrevisjon. 4.4 Helse- og sosialsektor Leka kommune brukte i 2014 nesten halvparten av netto driftsutgifter på helse og omsorg. Pleie- og omsorgstjenesten Det var 3,81 årsverk i hjemmesykepleien i På sykestua var det 9,7 årsverk; en bemanning som skal dekke opp 10 beboere. I 2014 var belegget høyere, og det var ingen på venteliste. Kommunen hadde heller ingen overliggere på sykehus etter endt spesialistbehandling. Kommunal øyeblikkelig hjelp døgnopphold ble startet opp i kommunen fra 1.april Leka har ikke omsorgsboliger, men det pågår i følge rådmannen en utredning på dette området. For begge områdene ble det jobbet med å få ned sykefraværet, og også det å bli bedre på dokumentasjon og intern kontroll fikk oppmerksomhet. Tid med lege og fysioterapeut på sykehjem er blant de laveste i landet. 71 % av dem over 80 som mottar tjenester får dette i hjemmet. Gjennomsnittlig antall timer tjenester var 2,9, de beste i landet lå på 86 % dekning og 18,9 timer i uka. I budsjett 2016 går det fram at det stadig stilles krav til økt kompetanse innen pleie og omsorg. KOSTRA-tall fra 2014 viser at andel innbyggere over 67 år er ca 20 %, og at andel av netto driftsutgifter økte fra 32 % i 2013 til 37 % i Andel eldre er høyere enn fylkes- og landsnivå; det gjelder også andel kostnader i prosent av totale netto driftsutgifter. Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 13

15 63 prosent av kostnadene går til institusjoner, denne andelen er større enn i Bindal (40 %) og fylkes- og landsgjennomsnitt (45 %). Mottakere av hjemmetjenester og institusjonstjenester har gått opp fra 43 % til 48 %. KomRev Trøndelag IKS gjennomførte i 2012/13 en forvaltningsrevisjon av bl.a. ressursbruken innen helse og omsorg. Sammenligningen av driftsutgifter viser at målt per innbygger/plass/mottaker av tjenester, kom Leka ut med relativt lave utgifter sammenliknet med flere av de andre mikrokommunene. Innenfor hjemmetjenesten viste tallene at målt i forhold til innbyggertall hadde Leka relativt høye utgifter. Sammenligningene viste at Leka kommune ga hjemmetjenester til en stor andel av befolkningen. Isolert pekte tallene mot at terskelen for å få hjemmetjenester kan være noe lavere i Leka enn i flere av sammenlikningskommunene. Antall legetimer pr beboer i sykehjem pr uke var i ,1 i Leka og 0,4 i Bindal. og fysioterapitimer (0,25 begge kommuner) pr beboer i sykehjem, men mye lavere enn kommunegruppe, fylke og landsgjennomsnitt. Helse Legedekningen ble litt dårligere i 2014, men det var fortsatt ledig plass på fastlegelisten. På bakgrunn av Leka kommune sin egenvurdering, vurderer Fylkesmannen i Nord- Trøndelag, at kommunen ikke sikrer ivaretakelse av kravene i folkehelseloven 5, jf. 30 og 27 og forskrift om oversikt over folkehelsen 3 og 4. Leka kommune har kjøpt helsesøstertjenesten i 49 % stilling, men har nå ansatt egen helsesøster Vurdering Dokumentasjon og intern kontroll er viktige elementer for å sikre god kvalitet på tjenestene. Når det framheves at det er behov for å satse på dette, mener vi det kan indikerer at det er behov for å ha en gjennomgang av området; jf også at rådmannen sier at kommunen mangler system for intern kontroll. Ellers mener vi ikke opplysningen om helse- og omsorgstjenesten i kommunen peker i retning av at det er behov for forvaltningsrevisjon på temaet. 4.5 Kultur og næring Kultur og næring har 1 stillingsårsverk. Det er opprettet et eget område for reiselivsutvikling. Området blir på grunna v sin størrelse ikke gjenstand for ytterligere gjennomgang. Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 14

16 4.6 Plan, tekniske sektor og landbruk Av årsmeldingen for 2014 går det fram at det er avsatt 30 % stilling til teknisk administrasjon i tillegg til at rådmannen bruker 10 % av sin stilling på området. Det er den siste tiden tatt styringsmessig grep på avdelingen. Det er 45 % stillingsressurs til plan og byggesaksbehandling, oppmålingstjenester kjøpes. Det var økt aktivitet på området i 2014, og kommunen har fokus på god og rask saksbehandling. Vegvedlikeholdet gjennomføres etter plan, 70 % stillingsressurs. Ressursene innen eiendomsforvaltning består av 165 % vaktmester/fagarbeider og 179 % renholder. Vedlikehold gjennomføres etter plan. Det er iverksatt ENØK-tiltak som samlet sett har gitt en innsparing på kr ,-. Som liten løykommune er Leka sårbar for natur- og værfenomener. Kommunen har ikke risiko- og sårbarhetsanalyser Vurdering Teknisk område er lite, og det er ikke noe i opplysningene som peker seg ut som tema for forvaltningsrevisjon bortsett fra manglende risiko- og sårbarhetsanalyser. Tilfredsstillende analyser på området og beredskapsplaner vil vøre viktig framover; særlig med tanke på at kommunen ser ut til å velge fortsatt å stå alene. 5. OPPSUMMERING: FORSLAG TIL FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Tema Personalarbeid Vi foreslår et prosjekt som ser på forhold omkring sykefravær, oppfølging av sykemeldte, arbeidsmiljø og arbeidet omkring dette. Tema Intern kontroll Vi foreslår et prosjekt som vinkles mot sikring av kvalitet i tjenesteytingen. Intern kontroll på alle enheter og i administrasjonen er tema. Også økonomisk intern kontroll. Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 15

17 Tema Beredskap Hvordan tenker kommunen rundt beredskap på ulike områder, både internt men også i kommunen som helhet. Vann, strøm, kommunikasjon osv. Tema Effekter av prosjektet «jobb smartere» Arbeidsdeling og stillingsbeskrivelser Foreslått av KU. Tema kan trolig kombineres. Det kan muligens tas som beskrivende kapittel i prosjekt om personalarbeid. Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 16

18 REFERANSELISTE Leka kommune 2014: Budsjett 2015 Leka kommune 2015: Årsmelding Leka 2014 Leka kommune 2015: Budsjett Økonomiplan Kommunal rapport 2015: Kommunebarometer Leka 2014 Fylkesmannen i Nord-Trøndelag 2015: Tilsyn med skolebasert vurdering Fylkesmannen i Nord-Trøndelag 2014: Tilsyn med kommunenes folkehelsearbeid tilbakemelding på egenvurdering Leka kommune 2014 Vikna kommune 2015: Årsmelding 2014 Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 17

19 TIDLIGERE FORVALTNINGSREVISJONS- RAPPORTER I LEKA KOMMUNE Ressursbruk i skolen 2010 Pleie og omsorg. Ressursbruk og kompetanse 2013 Regeletterlevelse, arkiv og journalhold 2014 Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 18

20 Postadresse: Postboks 2565, 7735 Steinkjer Hovedkontor: Fylkets Hus, Steinkjer Tlf Plan for forvaltningsrevisjon Leka kommune 19