FDVU-håndbok Oslo universitetssykehus HF, Rikshospitalet

Transkript

1 : : Oslo universitetssykehus HF, Rikshospitalet Oslo universitetssykehus HF, Rikshospitalet, Eiendom Avsnitt F, Sognsvannsveien 20, 0027 Oslo Telefon: / telefaks

2 KAPITTEL 0 Innholdsfortegnelse 0. INNHOLDSFORTEGNELSE Oslo universitetssykehus HF, Rikshospitalet Innholdsfortegnelse Figurer Om FDVU-Håndboken Formål Oppbygging av boken Definisjoner og forklaring av sentrale begreper Definisjoner og forklaring av sentrale begreper Ansvarsområder i en organisasjon for bygningsteknisk drift Forkortelser Organisering og ansvar i FDVU-arbeidet Generelt Organisasjonsplan og ansvar til de enkelte FDVU-aktører Oslo universitetssykehus ved Rikshospitalets Eiendom (byggherre) Rikshospitalet Eiendom, (FDVU-rådgiver) Prosjekteringsgruppen (PG) Eiendom, avdeling Drift og vedlikehold, Rikshospitalet (Byggeledelse) Entreprenører/leverandører Eiendom ved Rikshospitalet Leverandør av EDB basert FDVU-system EDB-basert FDVU-system, DV-systemdel: Rutiner for innlevering av FDVU-dokumentasjon Hva inngår i FDV ihht RIF-normen FORMATTABELL FOR TYPE ASJON RIF-norm for bygninger av 1989/ Rådgivende Ingeniørers forening Vedlegg Klassifikasjons- og Merkesystem Generelt System- og bygningsdelstabellen Teknisk merkesystem Skilting Romnummer Vedlegg Bruker romnr AB.CDEF(X) Layout FDVU-dokumentasjon Layout på dokumentasjon som leveres ihht RIF-normen layout på dokumentasjon som leveres vha jobtech Datafangstregneark Hensikt Grunnlag / Forutsetninger Generelt om koder Vedlegg Datainnsamling til i FDVU-system Status vedr. valg av edb basert FDVU-system Generelt om bruk av Registreringsmodulen i JobTech Vedlegg Sist oppdatert: Revisjon 6; JF Side 0.1 av 22

3 KAPITTEL / Om FDVU-Håndboken Vedlegg Vedlegg 3.1 Adresseliste for distribusjon av FDVU-Håndboken (finnes skannet, JF. Link ) Vedlegg 3.2 KS-skjema med veiledning (finnes JF, link) Vedlegg 3.3 Flytskjema, godkjenningsrutiner FDVU-dokumentasjon (finnes JF, link) Vedlegg 4.1 System- og bygningsdelstabellen for RH (finnes. JF. Link) Vedlegg 4.2 Teknisk merkesystem (finnes forprosjekt. JF. Link) Vedlegg 4.3 Merkesystem Elektrotekniske anlegg (finnes. JF. Link) Vedlegg 4.4 Merkesystem VVS-anlegg (finnes. JF. Link) Vedlegg 4.5 Merkesystem for tegninger, utdrag fra kapittel 4.5 i generelt anbudsgrunnlag (finnes JF. Link ) Vedlegg 4.6 Prinsipper for romnummer etter byggets akser - Geografisk romnummer (finnes JF/ link) Vedlegg 4.7 Bruker romnummer. (Finnes. EL har laget egen prosedyre) Vedlegg 4.8 Merking av entreprenørtegninger (finnes/ finnes ikke?) Vedlegg 4.9 Skilting av tekniske anlegg. (Finnes i både VVS og elektrodokumentasjonen.) Vedlegg 5.1 Permlayout FDVU-dokumentasjon framside og rygg (finnes. JF. Link) Vedlegg 5.2 Layout - Nummerering av RIF-skjema (finnes. JF. Link) Vedlegg 5.3 Layout skjema - Utdrag fra generelt anbudsgrunnlag (vedlegg 8) (finnes. JF. Link) Vedlegg 5.4 Informasjon om permtype og skhillearktype (finnes. JF. Link) Vedlegg 6.1 Alternative metoder for elektronisk datafangst Figurer Figur 3.1 Strukturering av FDVU-dokumentasjon basert på FDV-normen, for hoveddel bygning Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 0.2 av 22

4 KAPITTEL 1 Om FDVU-Håndboken 1. OM FDVU-HÅNDBOKEN 1.1 FORMÅL en for Rikshospitalet er utarbeidet for å sikre at alle de involverte parter i prosjektet får tilgang til samme informasjonsgrunnlag. Boken skal være et levende verktøy i den fasen som prosjektet nå går inn i, der hovedtyngden av arbeidet vil bestå i innsamling av FDVU-dokumentasjon fra entreprenører og leverandører. Samtidig skal en bidra til å effektivisere innsamlingsprosessen av dokumentasjon for alle FDVU-aktører for derigjennom å sikre et mest mulig optimalt resultat på den endelige FDVUdokumentasjonen. Førsteutgaven av boken vil på ingen måte være en komplett. Etterhvert som prosjektet produserer ny FDVU-informasjon sendes dette ut til alle FDVU-aktører som selv sørger for å holde en a jour. Gjennom lanseringen av en vil RH-prosjektet i enda sterkere grad enn før sette fokus på FDVU-arbeidet. Det er et faktum at kunnskap omkring FDVU er varierende blant de ulike aktører i et byggeprosjekt som Rikshospitalet. Boken skal også bidra til å øke de involverte parters forståelse av viktigheten ved ivaretagelse av FDVU på et tidlig stadium i byggefasen. Dette håper også prosjektet skal bidra til en generell kompetanseheving blant alle engasjerte rådgiverer, entreprenører og leverandører, noe som vil komme alle tilgode i fremtidige prosjekter. 1.2 OPPBYGGING AV BOKEN Boken er oppdelt i x hovedkapitler som er adskilt med skilleark. Under er det gitt en kort forklaring til de enkelte hovedkapitler: 1. Om en Kort forklaring om ens formål med spesifisering av de enkelte kapitler Definisjoner og forklaring av sentrale begreper Kapittelet tar for seg de viktigste begreper innenfor FDVU og gir en kort forklaring av disse. FDVUområdet omfatter mange tildels nye begreper som er lite innarbeidet i bransjen. Det er derfor viktig at alle FDVU-aktører setter seg inn i disse slik at det snakkes et entydig språk. 2. Organisering og ansvar i FDVU-arbeidet Kapittelet definerer de ulike FDVU-aktører og gir en beskrivelse av deres ansvarsområder og oppgaver. For de ulike aktører er det gitt adresser og kontaktpersoner. 3. Klassifikasjons- og merkesystem Kapittelet tar for seg prosjektets klassifikasjons- og merkesystem, knyttet til den fysiske merkingen ute på sykehuset. Merkesystem ifm. FDVU-dokumentasjonen blir berørt i kapittel Layout FDVU-dokumentasjon I dette kapittelet beskrives layouten til FDVU-dokumentasjonen. 5. Datainnsamling i FDVU-system I dette kapittelet vil informasjon om i FDVU-systemet og Registreringsmodulen, samt elektronisk datainnsamling bli berørt. Erstattes med bruk av regneark. Sist oppdatert: Revisjon 6; JF Side 1.1 av 22

5 KAPITTEL 2 Definisjoner og forklaring av sentrale begreper 2. DEFINISJONER OG FORKLARING AV SENTRALE BEGREPER FDVU er et begrep som står for Forvaltning (F) Drift (D) Vedlikehold (V) Utvikling (U) Service (S) Forvaltning (F) er en overordnet funksjon som omfatter ledelse, planlegging, organisering og kontroll av det totale FDVU-arbeidet. Dette innebære bl.a oppgaver som: utarbeidelse av vedlikeholdsplaner, budsjetter, regnskap og kalkulasjon leietakeradministrasjon oppretting og oppfølging av forsikringsavtaler, serviceavtaler og andre avtaler/kontrakter oppfylling av myndigheters lover og forskrifter ansvar for innbetaling av skatter og avgifter administrasjon av eget personell planlegging og gjennomføring av endret bruk av arealer, dvs. utvikling av bygningsmassen gjennom supplering, planendring, ombygging og eventuell nybygging. Drift (D) omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendig for at bygningen med tekniske installasjoner skal fungere som planlagt både funksjonelt, teknisk og økonomisk. Dette omfatter bl.a oppgaver som drift og ettersyn, jevnlig inspeksjoner og betjening av tekniske installasjoner, rengjøring og energi. Vedlikehold (V) omfatter arbeider som er nødvendig for å opprettholde bygningen og de tekniske installasjoner på et fastsatt kvalitetsnivå og dermed gjøre det mulig å bruke bygget til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid. Utskiftninger av bygningsdeler med kortere levetid enn resten av bygningen blir også definert som vedlikehold. Det er vanlig å skille mellom løpende og periodisk/planlagt vedlikehold. Løpende vedlikehold er ikke planlagte arbeider som må utføres for å rette opp uforutsette skader eller mangler. Spesielt for tekniske anlegg er det en flytende grense mellom løpende vedlikehold og drift og ettersyn. Planlagt vedlikehold (intervallbundet) er arbeider som må utføres p.g.a. jevn og normal slitasje for å hindre forfall. Planlagt vedlikehold har en preventiv virkning og forebygger skader. Tilstandsbasert vedlikehold er tiltak for å fange opp behov for og gjennomføre vedlikeholdet før det oppstår skader. Utvikling (U) omfatter de tiltak som medfører en opprettholdelse av forvaltningsobjektets verdi over tid, dvs. byggets produktivitet i forhold til nye krav. Dette kan f.eks. være nye krav til byggets funksjoner (suppleringer/mindre planendringer), endrede markedsvilkår eller nye forskrifter (brann, HMS, o.l.). For sykehus vil utvikling i hovedsak være relatert til det å tilfredsstille sykehusdriftens endrede krav til bruk av arealer (arealeffektivitet) som følge av nye behandlingsformer, nytt medisinsk utstyr, politiske beslutninger etc. Bygningsforvaltning defineres som det overordnede begrepet som omfatter alle faser av en bygnings liv - fra hensyn til bruksfasen i planlegging og bygging av nybygg eller ombygging, via forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) til riving evt. restaurering. Sist oppdatert: Revisjon 6; JF Side 2.1 av 22

6 KAPITTEL 3 Organisering og ansvar i FDVU-arbeidet Eiendomsforvaltning omfatter foruten bygningsforvaltning også forvaltning av tomter, anlegg o.l. FDVU-dokumentasjon er den samlede informasjon og dokumentasjon som opparbeides gjennom planlegging, prosjektering og bygging og som skal danne grunnlag for overføring til et EDB basert FDVU-system. Et EDB-basert FDVU-system har til hensikt å sette FDVU i system og sørge for effektiv og rasjonell informasjonsstyring i en bygnings bruksfase. Systemene har en rekke moduler og vil ofte være koblet opp mot et DAK-system (tegning), SD/ BAS-anlegg (Sentral driftskontroll/ Byggautomatiseringsanlegg) og organisasjonens generelle økonomisystem. En sentral funksjon i et FDVU-system er styring og oppfølging av de planlagte drifts- og vedlikeholdsoppgaver i form av generering av arbeidsordrer. BAS-anlegg/SD-anlegg (Byggautomatiseringsanlegg /Sentral driftskontrollanlegg) er et system for overvåkning og styring av de tekniske installasjoner. Bygningsteknisk drift omfatter forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av bygning med tekniske anlegg og tilhørende utomhusanlegg. Sykehusteknisk drift omfatter aktiviteter knyttet til den medisinske drift av sykehuset, dvs. til den virksomhet/prosess som drives i bygget. Gråsoneaktiviteter eller Funksjonsrelaterte servicefunksjoner omfatter oppgaver som ligger i grenseland mellom bygningsteknisk drift og sykehusteknisk drift. Dette kan f.eks. omfatte posttjeneste, portørtjeneste, transporttjeneste, sentralbordtjeneste o.l. I en rekke sykehusorganisasjoner er ansvaret for disse aktivitetene plassert i organisasjonen for bygningsteknisk drift Ansvarsområder i en organisasjon for bygningsteknisk drift En vanlig oppdeling av en organisasjon for bygningsteknisk drift er en nivådeling i strategisk, taktisk og operativt nivå. I hovedsak kan en si at de økonomiske rammer for FDVU og beslutninger vedrørende eiendomsutvikling blir gjort på strategisk nivå, men ofte med beslutningsgrunnlag utarbeidet på taktisk nivå. Dette omfatter bl.a budsjetter for drift og vedlikehold, krav til inntjening (ved utleie), ombygging, utbedring etc. De strategiske beslutningene skal følges opp gjennom taktisk og operativt nivå. Behovet for dokumentasjon/informasjon vil være forskjellig på de ulike nivåer. På operativt nivå vil det f.eks. være behov for å få tilgang på detaljerte arbeidsordrer fra et FDVU-system, mens det på strategisk nivå vil være behov for enkle nøkkeltall som grunnlag for beslutninger. I en sykehusorganisasjon vil strategisk nivå omfatte avdeling for bygningsteknisk drifts ledelse samt sykehusets overordnede ledelse. I tillegg vil en del strategiske valg bli tatt av politiske myndigheter. Årskostnader er definert som summen av investeringskostnader og alle fremtidige FDVU-kostnader som skal til for å opprettholde funksjonell og teknisk standard fordelt over bygningens levetid. Totaløkonomibetraktninger innbefatter en vurdering av det samlede økonomiske resultat av investeringen (inntekter, utgifter, finanskostnader og avskrivninger) gjennom prosjektets levetid. FDVU-tegninger er spesialtilpassede tegninger som er utarbeidet til bruk i et EDB basert FDVUsystem. Tegningene er basert på som bygget tegninger, men støyinformasjon er fjernet for å gjøre de bedre egnet til bruk i den daglige drift. På Rikshospitalet kalles disse arealforvaltningstegninger i motsetning til standardtegningene som tilsvarer leveransen i byggeprosjekter. Lokaliseringsbeskrivelse (heretter betegnet Lokalisering) er standardisert beskrivelse av en eller flere forvaltningsobjekters geografisk oppdeling. Beskrivelsen består av et hierarkisk system der forvaltningsobjektet splittes i flere deler. Merkesystem er en standardisert angivelse av et fysisk objekt. Merkesystem tar vanligvis utgangspunkt i NS System- og bygningsdelstabellen. Merkesystemet for Rikshospitalet har med seg en viss grad av lokalisering (avsnitt, underavsnitt og etasje), for enkelte objekt kan det være behov for ytterlig lokaliseringsspesifikasjon f.eks. romangivelse. Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 2.2 av 22

7 KAPITTEL 3 Organisering og ansvar i FDVU-arbeidet Klassifikasjonssystem er det overordnede begrep som innbefatter både lokalisering og merkesystem, dvs. en angivelse av et fysisk objekts plassering/geografi. FDVU-objekt er et fysisk objekt som kan være gjenstand for Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling, f.eks. et bygg, en etasje, et anlegg, etc Forkortelser FDVU Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling NRH Nytt Rikshospital ARK Arkitekt LARK Landskapsarkitekt DAK Dataassistert konstruksjon BAS Byggautomatiseringsanlegg SD Sentral driftskontroll anlegg RIB Rådgivende ingeniør byggeteknikk RIV Rådgivende ingeniør VVS RIE Rådgivende ingeniør elektro S Service FM Facility manangement/ eiendomsforvaltning Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 2.3 av 22

8 KAPITTEL 3 Organisering og ansvar i FDVU-arbeidet 3. ORGANISERING OG ANSVAR I FDVU-ARBEIDET 3.1 GENERELT Dette kapittel gir en oversikt over hvordan FDVU-arbeidet for Rikshospitalet er organisert og hvilke ansvarsforhold som hviler på de enkelte FDVU-aktører. I tilknytning til beskrivelse av de ulike aktører er det gitt navn og telefon/ faksnummer til de personer som ivaretar FDVU-funksjoner. 3.2 ORGANISASJONSPLAN OG ANSVAR TIL DE ENKELTE FDVU-AKTØRER Organisasjonsplan for prosjektet er angitt i PA bok for Rikshospitalet I FDVU-arbeidet står følgende aktører sentralt 1. Eiendomsavdelingen, teknisk seksjon som byggherre 2. Forvaltningsseksjonen som FDVU-rådgiver 3. Prosjekteringsgruppen (PG) bestående av arkitekt, RIB, RIV og RIE. Avhengig av kompleksitet i prosjektet. 4. Eiendomsavdelingen, Teknisk seksjon, prosjektgruppe som byggeleder for Rikshospitalet 5. Entreprenører/ Leverandører for Rikshospitalet 6. Eiendomsavdelingen ved dagens Rikshospital som vil få det fremtidige FDVU-ansvar for Rikshospitalet 7. Leverandør av EDB basert FDVU-system til Rikshospitalet I det etterfølgende er det gitt en kort beskrivelse av de enkelte FDVU-aktører sine sentrale funksjoner og ansvarsområder. I Vedlegg 3.1 finnes det i tillegg en oversikt over alle som FDVU-Håndboken er distribuert til Oslo universitetssykehus ved Rikshospitalets Eiendom (byggherre) Eiendom ved Rikshospitalet er ansvarlig for å fastlegge ambisjonsnivå for FDVU-arbeidet, dvs. fastlegge de overordnede krav og rammebetingelser for FDVU i prosjekterings- og byggefasen. Stasbygg skal oppnevne en FDVU-ansvarlig person som skal ivareta FDVU-arbeidet og påse at FDVU-arbeidet følger gjeldende fremdriftsplan. FDVU-ansvarlig Telefon Telefaks Adresse Avsn. F, Sognsvannsveien 27, 0027 Oslo Rikshospitalet Eiendom, (FDVU-rådgiver) Forvaltningsseksjonen jobber overfor byggherren om hvordan FDVU-opplegget skal bygges opp. Alle beskrivelser som utgår fra PG kontrolleres av FDVU-rådgiver før de sendes ut. I innsamlingsperioden skal FDVU-rådgiver kontrollere og godkjenne all FDVU-dokumentasjonen fra entreprenører og leverandører (etter at FDVU-ansvarlige i PG har hatt dokumentasjonen til kontroll). Prosjektleder Tlf Telefaks Adresse Avsnitt F, 0027 Oslo Prosjekteringsgruppen (PG) Det skal oppnevnes en FDVU-ansvarlig for hvert fag. Prosjekteringsgruppen ved de enkelte fagspesifikke rådgivere er ansvarlig for utarbeidelse av spesielt FDVU-kapittel i anbudsbeskrivelsen. Innleverte FDVU-dokumentasjon fra entreprenør/leverandør skal kontrolleres og godkjennes før den videresendes til FDVU-rådgiver for endelig kontroll og godkjenning. PG skal i tillegg overlevere egen Sist oppdatert: Revisjon 6; JF Side 3.1 av 22

9 KAPITTEL: 4 Klassifikasjons- og merkesystem prosjektdokumentasjon som bygget. Under er vist tabellen for de som opprinnelig var i prosjekteringsgruppen som oppførte Rikshospitalet Rådgivere FDVU-ansvarlig Tlf Telefaks Adresse ARK RIB RIV RIE LARK IARK Eiendom, avdeling Drift og vedlikehold, Rikshospitalet (Byggeledelse) Byggeleder har ansvar for å følge opp leveransen av FDVU-dokumentasjon fra den enkelte entreprenør/ leverandør. Det er knytte samme krav til FDVU-leveransen som for de øvrige leveranser både mht. frendriftsplanlegging og igangsetting av dagmulkt. Byggeleder skal kontrollere at entreprenør har tatt inn overlevering av FDVU-dokumentasjon i sin fremdriftsplan og at en FDVU-ansvarlig person er oppnevnt. Når dette er oppfylt deler byggeleder ut KS-skjema for FDVU-dokumentasjon. Byggeplassansvarlig Tlf Telefaks Adresse Prosjektleder Entreprenører/leverandører Entreprenør/leverandør skal utarbeide FDVU-dokumentasjon for alle sine entrepriser. Krav til entreprenør/leverandør er nedfelt i: Generelt anbudsgrunnlag (generelle krav, gjelder alle entrepriser) FDVU-kapittel i hver anbudsbeskrivelse (spesiell krav, gjelder spesifikt for hver entreprise) Blant de generelle krav nevnes spesielt her at entreprenør/leverandør skal: oppnevne en FDVU-ansvarlig og melde dette til byggeleder utarbeide fremdriftsplan for alle FDVU-leveranser og melde dette til byggeleder levere all FDVU-dokumentasjon ihht. til siste gjeldende Rådgivende ingeniørers RIF-norm levere all FDVU-dokumentasjon ihht. prosjektets klassifikasjons- og merkesystemer (se kapittel 4) ivareta FDVU-leveransen for sine underentreprenører, leverandører og i evt. tiltransporterte entrepriser levere forslag til FDVU-dokumentasjon til entrepriseansvarlig rådgiver for godkjenning senest 1 måned før overlevering til byggheren. Av praktiske årsaker leveres denne direkte til byggeleder og kun i ett eksemplar. Byggeleder er ansvarlig for å informere entrepriseansvarlig rådgiver ved FDVUansvarlig, om at FDVU-dokumentasjonen er innlevert.. Før inn informasjon om FDVU-ansvarlig: FDVU-ansvarlig Tlf Telefaks Adresse Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 3.2 av 22

10 KAPITTEL: 4 Klassifikasjons- og merkesystem Eiendom ved Rikshospitalet Eiendomsavdelingen er representanter for den fremtidige bruker av Rikshospitalet. Avdelingen vil få tillagt FDVU-ansvar ifra ibruktagelse. Avdelingen skal bidra til å sikre at avdelingens fremtidige behov blir tilstrekkelig ivaretatt i prosjektet. Avdeling Tlf Telefaks Adresse Eiendomsavdelingen Kontaktpersoner Tlf Telefaks Funksjon Elin Berggren Avd.leder forvaltning og utvikl. Thomas Magnusson Avdelingsleder Drift og vedlikehold Arne Kvale Eiendomsdirektør Leverandør av EDB basert FDVU-system Leverandør blir etter planen valgt i november Leverandørens rolle i FDVU-arbeidet er ikke endelig avklart. Så snart valg foreligger vil det bli sendt ut ytterligere informasjon EDB-basert FDVU-system, DV-systemdel: Firma Prosjektleder Tlf Telefaks Adresse NOIS AS Karl Johan Olsen Vestfjordgt. 4, 1338 Sandvika 3.3 RUTINER FOR INNLEVERING AV FDVU-ASJON Byggeleder er ansvarlig for å distribuere KS-skjema for FDVU-dokumentasjon m/veiledning (Vedlegg 3.1) til de enkelte entreprenører/leverandører. Det presiseres at i skjemaets del F er det kun dokumenter som produseres underveis i godkjenningsprosessen som skal angis, ikke FDVUdokumentasjonen. Skjema skal følge FDVU-dokumentasjonen fra entreprenør/ leverandør gjennom de ulike kontroller og godkjenningsinstanser frem til endelig lagringssted, se flytskjema i Vedlegg 3.3. For å forenkle innleveringsarbeidet av forslag til FDVU-dokumentasjon kan denne leveres i ett eksemplar til byggeleder. Byggeleder er videre ansvarlig for å overlevere denne til aktuell entrepriseansvarlig rådgiver. Når FDVU-dokumentasjon er endelig godkjent leveres denne i ett eksemplarer til byggherren gjennom byggeleder. For alle entrepriser der Generelt anbudsgrunnlag 4 eller 5 gjelder, skal all FDVU-dokumentasjonen også foreligge elektronisk lagret i hensiktmessig format i forhold til hva slags type Hva inngår i FDV ihht RIF-normen FDV-dokumentasjon Dok.kode Byggherre/ Tiltakshaver T FDV-dokumentasjon pr. entreprise, Leverandørliste Dokumentliste System- og bygningsdelsinformasjon Tilsyns- og vedlikeholdsjobber Prosjekter ende Utførende D, J, R, P UTF040, UTF060 Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 3.3 av 22

11 KAPITTEL: 4 Klassifikasjons- og merkesystem FDV-dokumentasjon Dok.kode Byggherre/ Tiltakshaver T Reservedeler Årsplaner Prosjekter ende Utførende Funksjonsbeskrivelser F PRO UTF040, UTF060 Jobbinstrukser J UTF040, UTF060 Overflateinformasjon A PR110 UTF040, UTF060 Miljødeklarasjoner A UTF040, UTF060 Sertifikater / godkjenninger A UTF040, UTF060 HMS-datablad A UTF040, UTF060 Servicekontrakter lovpålagte A SAM Servicekontrakter ikke A SAM lovpålagte Andre relevante dokumenter Andre dokumenter iht byggherrens krav Nødprosedyrer A UTF040, UTF060 Brukerveiledning/ manual A SAM UTF040, UTF060 Vedlikeholdsplaner A UTF040, UTF060 Vedlikeholdsbudsjett A SAM Andre relevante dokumenter FORMATTABELL FOR TYPE ASJON Dokumentkode Beskrivelse A B D F G J K Andre tekstdokumenter Brosjyrer Excel-registreringsskjema Funksjonsbeskrivelser Myndighet-/godkjenningsdokumenter, byggesak, tillatelser etc. Jobbinstruks Kontrolldokumentasjon fra byggesaken, måle- og prøveprotokoller, kontrollplaner, sjekklister etc Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 3.4 av 22

12 KAPITTEL: 4 Klassifikasjons- og merkesystem Dokumentkode Beskrivelse P R S T U X Produktdatablad Renholdsinstrukser System-/flyskjema Tegninger Utredninger, rapporter og beregninger Skjema og mengdeoversikter 3.4 RIF-NORM FOR BYGNINGER AV 1989/ 2002 All FDVU-dokumentasjon skal bygges opp ihht. Rådgivende Ingeniørers Forening (RIF) FDV-norm for bygninger av gjeldende revisjon. Utgangspunktet for leveransen på hovedleveransen på I generelt anbudsgrunnlag og i de enkelte FDVU- kapitler i anbudsbeskrivelsen er det foretatt noen presiseringer og noen avvik i forhold til normen. Disse spesifikasjoner har gyldighet foran normen. FDV-normen benyttes for å sikre en enhetlig og oversiktlig dokumentasjonsoppbygging for alle entrepriser og fag. Dette skal bidra til at FDVU-dokumentasjonen skal være et effektiv hjelpemiddel for den fremtidige driften av Rikshospitalet. Normen har en hovedoppdeling pr. fag. For hvert fag er det angitt en beskrivelse over hva som bør inngå i FDVU-dokumentasjonens ulike kapitler (A, B, C og D). I tillegg er det for hvert fag utarbeidet noen eksempler for ferdige utfylte skjemaer. Det presiseres at det i vedlegg 8 i generelt anbudsgrunnlag er vist hvordan layout på skjemaene for Rikshospitalet skal være. For nærmere informasjon om RIF s FDV-norm vises det til kapittel 5 i en. Figur 3.1 illustrerer strukturen for oppbygningen av FDV-normen for hoveddel 2 Bygning. En tilsvarende struktur benyttes også for de andre fagene. RIF s FDV-norm for bygninger fås kjøpt hos: Rådgivende Ingeniørers forening Telefon: Telefaks: Alle permer skal ha en entydig layout på forside og rygg, layouten er vist i kapittel 5. Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 3.5 av 22

13 KAPITTEL: 4 Klassifikasjons- og merkesystem Rikshospitalet Del 1: Forvaltning Del 2: Bygning Del 3: VVS Del 4: El Entreprise K201 Entreprise K202 RIF s FDV-norm A Orientering B Drifts- og bygningsdels-/systeminfo C Tilsyn og vedlikehold D Dokumentasjon System- og bygningsdelstabellen / Merkesystem for Rikshospitalet Figur 3.1 Strukturering av FDVU-dokumentasjon basert på FDV-normen, for hoveddel bygning. 3.5 VEDLEGG Vedlegg 3.1 Adresseliste for distribusjon av FDVU-Håndboken (finnes skannet, JF. Link ) Vedlegg 3.2 KS-skjema med veiledning (finnes JF, link) Vedlegg 3.3 Flytskjema, godkjenningsrutiner FDVU-dokumentasjon (finnes JF, link) Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 3.6 av 22

14 KAPITTEL 4 Klassifikasjons- og Merkesystem 4. KLASSIFIKASJONS- OG MERKESYSTEM 4.1 GENERELT I RH-prosjektet eksisterer det gitte rammer for klassifisering. Prosjektet sitt merkesystemer skal benyttes på selve anlegget, i FDVU-dokumentasjonen og på entreprenør-/leverandørtegninger. Følgende klassifikasjonssystem eksisterer i RH-prosjektet: System- og bygningsdelstabell, Vedlegg 4.1 Teknisk merkesystem, Vedlegg 4.2. Gir overordnet beskrivelse av merkesystemet, men er ytterlig underdeling i fagspesifikke deler: Merkesystem Elektrotekniske anlegg, Vedlegg 4.3 Merkesystem VVS-anlegg (deles ut fra Dokumentgruppa for de aktuelle entrepriser), Vedlegg 4.4 Skilting av tekniske anlegg, Vedlegg 4.9 Merkesystem for tegninger, Vedlegg 4.5 Merking av entreprenørtegninger, Vedlegg 4.8 Lokalisering / romnr (basert på akser eller bruker romnr), Vedlegg 4.6 og Vedlegg 4.7 FDVU-merkesystem, kapittel 7 Det påpekes at de tekniske merkesystemene for EL og VVS gjelder for den fysiske merkingen ute på sykehuset, mens for merking av FDVU-dokumentasjon vises det til FDVU-merkesystem i kapittel 7. Viser til vedlegg 4.8 ifm. skiltlayout. Utdrag fra prosjektet sitt merkesystem er nevnt i Generelt anbudsgrunnlag, under kapittel 4.5. Spesielle momenter vedr. klassifisering er eventuelt. nevnt i anbudsbeskrivelse for hver entreprise. Entreprenører/leverandører plikter å sette seg inn i og bruke de rammene som gjelder for RHprosjektet vedr. klassifisering. Nødvendig dokumentasjon kan skaffes hos entrepriseansvarlig rådgiver. Mangler koder/nummer, skal entrepriseansvarlig rådgiver kontaktes slik at klassifikasjonssystemet kan kompletteres. Hvordan FDVU-dokumentasjonen klassifiseres og merkes i et prosjekt av denne størrelse er av meget stor betydning. All arkivering og gjenfinning av informasjon knyttet til FDVU bygger i sin helhet på bruk av klassifikasjonssystem. Dette har spesiell betydning for de EDB baserte systemer som skal tas i bruk når sykehuset idriftsettes, primært Byggautomatiseringssystem og FDVU-system. Det er derfor særdeles viktig at alle parter benytter de klassifikasjonssystemer som er vedtatt benyttet i prosjektet. Dersom ikke alle er lojale mot den systematikk som foreligger helt fra starten av, vil det medføre store ekstraarbeider i ettertid for alle de involverte parter. En vil også kunne risikerer at den fremtidige driftsorganisasjon ikke får effektiv tilgang til nødvendig informasjon når de trenger det, noe som i verste fall vil kunne medføre vesentlige driftsproblemer for sykehuset. Klassifikasjonssystem er det overordnede begrep som innbefatter både lokalisering og merkesystem, dvs. en angivelse av et fysisk objekts plassering/geografi. Lokaliseringsbeskrivelse (heretter betegnet Lokalisering) er standardisert beskrivelse av en eller flere forvaltningsobjekters geografisk oppdeling. Beskrivelsen består av et hierarkisk system der forvaltningsobjektet splittes i flere deler (f.eks. område, avsnitt, underavsnitt, etasje og romnr). Sist oppdatert: Revisjon 6; JF Side 4.1 av 22

15 KAPITTEL 5 Layout FDVU-dokumentasjon 4.2 SYSTEM- OG BYGNINGSDELSTABELLEN System- og bygningsdelstabellen for RH (utgave 3, ) er basert på NS3451 på nivå 1, 2 og 3, med noen suppleringer spesialtilpasset RH. De ledige sifrene 0, 1, 8 og 9 er benyttet ihht NS3453. Se Vedlegg TEKNISK MERKESYSTEM Merkesystem er en standardisert angivelse av et fysisk objekt. Merkesystem for RH tar utgangspunkt i NS System- og bygningsdelstabellen for RH, se. Merkesystemet for RH har med seg en viss grad av lokalisering (avsnitt, underavsnitt og etasje), men for enkelte objekt kan det være behov for ytterlig lokaliseringsspesifikasjon f.eks. romangivelse. Det påpekes at det for merking av FDVU-dokumentasjon vises til FDVU-merkesystem i kapittel 7. Merking av Merkesystem RH ny System Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 System (ihht system- og bygningsdelstabellen) Plassering (avsnitt, underavsnitt, etasje) Løpenr XXX XXX XX Kun VVS Komponenter Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Nivå 5 ny Nivå 6 System (ihht system- og bygningsdelstabellen) Tabell 4.1 Merkesystem RH ny fra Plassering (avsnitt, underavsnitt, etasje) Løpenr. Komponenttype (bokstavkode) Geografisk plassering (delavsnitt og etasje) Løpenr XXX XXX XX XX XX. XX Komponent merkes på tilsvarende måte som system, men med 2 +4 ekstra siffer for angivelse av geografisk plassering, komponent type og løpenummer. Merkesystemet gir ikke opplysninger om hvor den enkelte komponenten er plassert, men bare opplysninger om hvilket system som den tilhører. 4.4 SKILTING Det er viktig med en enhetlig skilting av tekniske anlegg på RH, med tanke på gjenkjennelseseffekten uavhengig av hvor på sykehuset man måtte befinne seg. Det finnes krav i hver entreprise vedr. skilting. I Vedlegg 4.9 er det beskrevet en felles mal for skiltlayout for alle fag. Det påpekes at dette oppsettet gjelder foran evt. beskrivelsen av skiltlayout i Vedlegg 4.3 Merkesystem Elektrotekniske anlegg og Vedlegg 4.4 Merkesystem VVS-anlegg. 4.5 ROMNUMMER Det eksisterer tre typer romnummer på Rikshospitalet: funksjonsromnummer Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 4.2 av 22

16 KAPITTEL 5 Layout FDVU-dokumentasjon geografisk romnummer, se Vedlegg 4.6. Link bruker romnummer (romnr.), se Vedlegg 4.7. Link Hvert rom har alle tre romnummer, og disse fremkommer på tegningene fra arkitekten hvis de rette attributter er slått på ved plotting. I løpet av februar 1998 har man igangsatt midlertidig skilting på sykehuset, hvor romnr. framkommer på ett ark i en plastlomme pr. rom. Hvis entreprenører ønsker informasjon om de ulike romnummer, finnes det nå oppdaterte lister hos fagrådgiverne hvor alle de tre romnummer framkommer. Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 4.3 av 22

17 KAPITTEL 5 Layout FDVU-dokumentasjon 4.6 VEDLEGG Vedlegg 4.1 System- og bygningsdelstabellen for RH (finnes. JF. Link) Vedlegg 4.2 Teknisk merkesystem (finnes forprosjekt. JF. Link) Vedlegg 4.3 Merkesystem Elektrotekniske anlegg (finnes. JF. Link) Vedlegg 4.4 Merkesystem VVS-anlegg (finnes. JF. Link) Vedlegg 4.5 Merkesystem for tegninger, utdrag fra kapittel 4.5 i generelt anbudsgrunnlag (finnes JF. Link ) Vedlegg 4.6 Prinsipper for romnummer etter byggets akser - Geografisk romnummer (finnes JF/ link) Vedlegg 4.7 Bruker romnummer. (Finnes. EL har laget egen prosedyre) Vedlegg 4.8 Merking av entreprenørtegninger (finnes/ finnes ikke?) Vedlegg 4.9 Skilting av tekniske anlegg. (Finnes i både VVS og elektrodokumentasjonen.) Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 4.4 av 22

18 KAPITTEL 5 Layout FDVU-dokumentasjon Vedlegg 4.7 Bruker romnr Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 4.5 av 22

19 KAPITTEL 5 Layout FDVU-dokumentasjon 4.7 BRUKER ROMNR. Bruker romnr. er gitt siffer, samt evt. en bokstavkode (A, B, C) AB.CDEF(X) A = Prosjektavsnitt B = Delavsnitt. = Mellomrom C = Etasje D, E, F = Løpenummer (tre siffer) X = evt. bokstavkode A, B, C Ytterlig informasjon vedrørende oppbygningen av bruker romnummer sendes ved behov. Hvis entreprenører ønsker informasjon om de ulike romnummer, finnes det nå oppdaterte lister hos Forvaltningsseksjonen ved arealforvalter hvor alle de tre romnummer framkommer. Pr er det kun Sikkerhetsseksjonen som trenger romfunksjonsnummerene. Det er tatt en beslutning på at vi lager nye serier til bruk på dør- og låsesysemnummerering. Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 4.6 av 22

20 KAPITTEL 5 Layout FDVU-dokumentasjon 5. LAYOUT FDVU-ASJON 5.1 LAYOUT PÅ ASJON SOM LEVERES IHHT RIF-NORMEN Leveres dokumentasjon ihht RIF-normen vises det til vedlegg 5.1, 5.2, 5.3 og 5.4 for informasjon om layout. 5.2 LAYOUT PÅ ASJON SOM LEVERES VHA JOBTECH Leveres dokumentasjon vha JobTech skal det leveres kun ett permsett med papirkopier, se skilleark 7 kapittel 7 vedr. rapportutskrifter fra JobTech. For hvert av skjermbildene LEVERANDØR, UTSTYR, JOBBSPESIFIKASJON og skal det skrives ut 2 rapporter (en oversiktsrapport og en detaljrapport), d.v.s. at det til sammen skal skrives ut 8 rapporter fra JobTech. I tillegg til rapportene fra JobTech skal alle dokumenter det er henvist til legges ved (f.eks. datablad, brosjyrer, måleprotokoller, tegninger, vedlikeholdsinstrukser m.m.). Ifm. permlayout for forside og rygg, vises det til vedlegg 5.1. Permen skal bygges med skilleark for del A, B, C og D som ihht. RIF-normen. 5.3 DATAFANGSTREGNEARK Hensikt Skjema har til hensikt å samle relevant informasjon om anlegg/utstyr som skal vedlikeholdes via et databasert system for Forvaltning, Drift og Vedlikehold - FDV. Skjema kan benttes i forbindelse med nye anlegg eller til å samle data for eksisterende anlegg som et alternativ til manuelle skjemaer og dokumenter. Data vil senere kunne lastes over i endelig FDV-system. Innsamlingsskjema vil utgjøre en ramme rundt og definere omfang av krav som stilles til FDV dokumentasjon som stilles ved nye leveranser til anlegg Grunnlag / Forutsetninger Skjema er basert på Excel regenark og er ikke ment å erstatte et fullverdig vedlikeholdssystem, men å være et alternativ i et kjent og utbredt verktøy. Det vil være en fordel om brukere behersker grunnleggende bruk av Excel regneark. Deler av informasjon i dette skjema vil i utgangspunktet være initiert fra byggherre/anleggseier. Dette gelder arkfaner: Leverandører (Evt. suppleres av leverandør) ANLEGG-Område ANLEGG-Gruppe ANLEGG-System KODER Generelt kodegrunnlag Formatering av koder vil være gitt i retningslinjer fra byggherre/anleggseier og er avhengig både av virksomhetens organisering anleggets oppbbygging/type. Koder kan være basert på etablerte standarder eller spesielt tilpasset et gitt formål. Kodene som er lagt inn er hjelp/ ekspempler og kan endres/ slettes hvis datafangstarket. For de som skal legge inn begrenset data ( ) kan f.eks linjene med 3, 4, 5, 600-gruppene slettes. Sist oppdatert: Revisjon 6; JF Side 5.1 av 22

21 KAPITTEL 5 Layout FDVU-dokumentasjon Generelt om koder UTSTYR Koder for å identifisere utstyr/anlegg er bygget opp i et hierarki med 5 nivå: Nivå KodeBeskrivelse Område OOOOOOOOOO Område/Plassering/Geografi eks, RH-A Gruppe GGGGGGGGGG Gruppe/Hovedfunksjon/System ihht NS3451 EnhetEEEEEEEEEE Utstyrsenhet, øverste nivå for fysisk utstyr Eks. A2201 som sammen med gruppe lager unikt systemnr. Elektro og VVS forskjellig A201 uten delavnitt Komponent KKKKKKKKKK Utstyrskomponent ihht NS3420 eks. J Del DDDDDDDDDD Utstyrsdel, løpenr eller tekn. bokstavkode Eks. PU21.01 pumpe A2 1. etg. løpenr 01 Nivå Område+Gruppe+Enhet er definert som et system og er forhåndsdefinert som lovllige kombinasjoner i 5.4 VEDLEGG Vedlegg 5.1 Permlayout FDVU-dokumentasjon framside og rygg (finnes. JF. Link) Vedlegg 5.2 Layout - Nummerering av RIF-skjema (finnes. JF. Link) Vedlegg 5.3 Layout skjema - Utdrag fra generelt anbudsgrunnlag (vedlegg 8) (finnes. JF. Link) Vedlegg 5.4 Informasjon om permtype og skillearktype (finnes. JF. Link) Sist oppdatert: Revisjon 6, JF Side 5.2 av 22

22 KAPITTEL 6 Datainnsamling til i FDVU-system 6. DATAINNSAMLING TIL I FDVU-SYSTEM 6.1 STATUS VEDR. VALG AV EDB BASERT FDVU-SYSTEM 6.2 GENERELT OM BRUK AV REGISTRERINGSMODULEN I JOBTECH Som hjelp ifm. utarbeidelse av FDVU-dokumentasjon og bruk av Registreringsmodulen er det som supplement til en utarbeidet. I hovedprosjektet var dette en egen programinngang. Nå bruker vi Excel-mal eller direkte tilgang. Anvisning for brukere av JobTech i avsnitt F, se kapittel 9 Supplering av kodeverk, se kapittel 7 FDVU-merkesystem Leverandørkoder Dokumentkoder Jobbkoder Opplegg for engangsopplæring for bruk av JobTech, se kapittel VEDLEGG Vedlegg 6.1 Alternative metoder for elektronisk datafangst Regneark er en alternativ måte å foreta datafangst. Vi har laget en slik versjon for Rikshospitalet og den finnes på katalog: q:\progdata\fdvu\k611\maler\ Sist oppdatert: Revisjon 6; JF Side 6.1 av 22