Konkurransegrunnlag til konsulenttjenester ifm ledelsesutvikling i Statistisk sentralbyrå

Transkript

1 pgr/ Konkurransegrunnlag til konsulenttjenester ifm ledelsesutvikling i Statistisk sentralbyrå Konkurranse med forhandlinger Tilbudsfrist kl Saksnr. 08/536 1

2 INNHOLD 1. Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver 1.2 Anskaffelsesprosedyre 1.3 Språk 1.4 Henvendelser 1.5 Gjennomføring av konkurransen 2. Generelt om avtalen 2.1. Varighet 2.2 Sikkerhet 3. Kravspesifikasjon for ledelsesutviklingsprogram 3.1 Bakgrunn 3.2 Målsetting for programmet 3.3. Kravspesifikasjon 3.4. Tidligere aktiviteter 3.5. SSBs lederkriterier 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Juridisk stilling 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet 4.3 Obligatoriske dokumentasjonskrav 4.4 Kapasitet og kompetanse 5. Tildelingskriterier 6. Krav til tilbudet 6.1 Innlevering av tilbud 6.2 Tilbudets disposisjon 7. Vedlegg 1. Sikkerhetsavtale 2. Kontrakt 2

3 1. Generell informasjon Formålet med anskaffelsen er å inngå avtale om konsulentoppdrag i forbindelse med utviklingsprogram for ledere i SSB. Oppdraget starter medio august. Denne anskaffelsen knytter seg til kunngjøringen i Doffin. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 1.1 Oppdragsgiver Statistisk sentralbyrå er etablert i Oslo med ca. 600 ansatte og i Kongsvinger med ca. 400 ansatte. SSB er en etat under Finansdepartementet. SSBs visjon: Offisiell statistikk og analyse basert på denne skal gi allmennheten, næringslivet og myndighetene kunnskap om samfunnets struktur, utvikling og virkemåte. Slik kunnskap styrker demokratiet og gir grunnlag for bærekraftig økonomisk, sosial og miljømessig utvikling. For å fylle sin oppgave, må offisiell statistikk utarbeides på et uavhengig grunnlag, ha høy kvalitet og gis høy spredning som et felles gode i samfunnet. SSB er inndelt i ni avdelinger og ledes av en administrerende direktør og et styre. 1.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyren er konkurranse med forhandlinger. SSB vil forhandle med tre leverandører som er kvalifiserte til oppdraget og som har en reel mulighet til å få tildelt kontrakten. 1.3 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler denne konkurransen, skal være på norsk. 1.4 Henvendelser Henvendelser i saken kan rettes til Heidi Torstensen, tlf , e-post: hlt@ssb.no Alle henvendelser skal skje skriftlig. Spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte. 1.5 Gjennomføring av konkurransen Utlysning av konkurransen Innleveringsfrist for tilbud kl Forhandlinger uke Innstilling Klagefrist - innen 10 dager Kontraktsinngåelse uke Generelt om avtalen 2.1. Varighet SSB vil inngå avtale om konsulenttjenester fra ca for to år. Avtalen kan forlenges inntil 2 år med ett år om gangen. Statens standardavtale om konsulenttoppdrag tilpasses oppdraget. Jf. Vedlegg Sikkerhet Leverandøren undertegner en egen sikkerhetsavtale med SSB. Ved mislighold av sikkerhetsavtalen kan hovedavtalen sies opp med umiddelbar virkning. 3

4 3. Kravspesifikasjon for ledelsesutviklingsprogram 3.1 Bakgrunn: SSB vil gjennomføre et utviklingsprogram for sine ledere, og ønsker med dette å invitere til et samarbeid. Ledelse i SSB skal være strategisk, målrettet og endringsorientert. SSB skal ha en tydelig ledelsesfilosofi som beskriver hvilke verdier, kvaliteter og krav som er styrende for utøvelse av ledelse i virksomheten (SSBs kompetansestrategi 2007). Om SSB: Statistisk sentralbyrå hadde 998 medarbeidere , fordelt mellom Oslo og Kongsvinger. SSB har også 235 intervjuere som arbeider med spørreundersøkelser, 131 lokale intervjuere rundt i landet og 104 intervjuere sentralt. I alt 40 prosent av de ansatte har jobbet i SSB i 20 år eller mer. Det er flere kvinner enn menn blant de ansatte, 54 prosent kvinner og 46 prosent menn. På de laveste stillingsnivåene er det en sterk overvekt av kvinner, mens menn er i flertall på høyt akademikernivå og lederstillinger. SSB er en kunnskapsbedrift. Ansatte hos oss er sivil- og samfunnsøkonomer, matematikere, statistikere, samfunnsvitere og mange med IT-utdannelse. Vi har også mange uten høyere utdannelse, med lang arbeidserfaring. Om ledelse i SSB SSB gikk inn i det nye året med ny organisasjon. Assisterende direktør ble ansatt, og to nye avdelingsdirektører ble tilsatt (alle var interne). I SSB opereres det med 3 ledernivåer; Administrerende direktør + assisterende direktør. Ni avdelingsdirektører. I underkant av 50 seksjonssjefer. Høsten 2007 gjennomførte seksjon for personal og kompetanse samtaler med 17 ledere. Alle (daværende) avdelinger er representert. Både seksjonssjefer og direktører ble intervjuet. Dette ga oss en god forståelse av hvordan ledere i SSB opplever hverdagen, og danner grunnlaget for hva vi ønsker å få ut av et ledelsesutviklingsprogram. Ledere i SSB trives godt med å være ledere, og mange positive elementer med å være leder ble trukket frem i samtalene. De opplever at de har stor frihet, selvstendighet, påvirkningsmulighet, og mange spennende faglige utfordringer. Ledere i SSB har mye erfaring, gjennomsnittlig alder på ledere er ca 50 år, og det er liten utskiftning på det nivået. De virker trygge og komfortable i rollene sine. Mange kjenner hverandre godt, og tonen dem imellom oppleves som uformell og grei. Enkelte etterspør større samarbeid på tvers av avdelingene. Ledere beskriver hverandre som faglige autoriteter, at de har fokus på å lage statistikk og forskning av høy kvalitet, de framstår som troverdige også utad, og ivaretar SSBs gode omdømme. De har personalansvar for store seksjoner (ca personer i hver seksjon), med stor spredning av alder og 4

5 utdanning blant de ansatte. Flertallet av seksjonene har gruppeledere som innehar den daglige driften innenfor sitt arbeidsområde (men uten personalansvar). Det er en lang tradisjon i SSB for å velge ledere ut fra hvem som er den faglig dyktigste. Dette preger lederes oppfatning av egen rolle. Imidlertid finnes det også mange ledere i SSB som ser dette faglige fokuset som en utfordring, og ønsker en vridning mot en mer allmenn form for lederskap. Det at mange av lederne har lang erfaring gjør at de har funnet en form i det daglige som fungerer, og at enkelte opplever at de ikke trenger et utviklingsprogram. Det er også mange som har utrykt at de er positive og ser frem til å styrke lederrollen gjennom programmet. Når det gjelder hva lederne selv ønsker å få ut av et program så trekker de frem: Lederne ønsker støtte til å bli tydeligere, gi tilbakemeldinger, bli flinkere til å skape resultater gjennom andre, konflikthåndtering, skape karrierevei for medarbeiderne, motivere etc. Egen fornyelse Felleskap rundt det å være leder (formelle nettverk) Samarbeid utover egen avdeling Strategisk ledelse Endringsledelse 3.3 Målsetting for programmet: En felles plattform for ledelse i SSB, og større fokus på ledelse som fag. 3.4 Kravspesifikasjon SSB ønsker et program som : - resulterer i varig endring - er knyttet til SSBs lederkriterier (disse bør revitaliseres), strategi, mål og egenart - skaper en felles plattform blant ledelse i SSB, men samtidig ivaretar den enkeltes individuelle behov og ulike utgangspunkt ( nye versus erfarne ledere) - tar utgangspunkt i relevante/daglige problemstillinger, og gir lederen konkrete ferdigheter de kan bruke i hverdagen - gir rom for fagligheten i SSB, men allikevel klarer å utfordre lederrollen - stiller krav til våre ledere, og engasjerer dem - gir lederne møteplasser og rom for refleksjon over lederrollen - samarbeider med oss, og ikke gir oss en fasit Lederevaluering, eventuelt 360 graders evaluering Dette har vi ikke tatt endelig stilling til. Vi vil gjerne holde muligheten åpen. Coaching Vi ønsker muligheten for å kunne tilby lederne coaching underveis. Overordnede emner: Strategiskledelse Endringsledelse Læring godt læringsmiljø/ gode læringsarenaer Å få til faglig utvikling gjennom andre - å lede Medarbeideren Teambygging Vilkår/periode: Oppstart sensommer

6 Felles samlinger på 2-4 dager, 2 ganger i året over 2 år med tilbud om moduler (også til mindre grupper) mellom samlingene. Deler av programmet skal være obligatorisk for alle ledere. Gruppeinndeling på tvers av avdelingene. 3.5 Tidligere aktiviteter 2002: 3 samlinger á 2 dager i regi av to eksterne konsulenter. Fokus på: Hva er god ledelse i SSB? Hvilke lederkompetanser trenger lederne i SSB? Utarbeidelse av 11 lederkriterier: 2003: 1 samling (2 dager) for hver avdeling i regi av 1 ekstern og 1 intern konsulent + 1 fellessamling (11/2 dag). Fokus på lederteam og teamroller, samspill, kultur og kommunikasjon. 2004: Oppfølging og videreutvikling avdelingsvis etter egne behov 3.6. SSBs lederkriterier Ledere i SSB skal: 1. Fremme SSBs virksomhetsidé og verdigrunnlag 2. Fastsette klare mål 3. Følge opp vedtatte strategier og planer 4. Bidra til nyskapning og omstilling 5. Utvikle relevant kompetanse 6. Være tydelig overfor medarbeidere 7. Delegere arbeidsoppgaver 8. Være tilgjengelig og synlig 9. Fremme en aksepterende kommunikasjonsform 10. Bidra til helhetstenkning og tverrgående løsninger 11. Kvalitetssikre prosesser og produkter 4. Kvalifikasjonskrav Dette er minimumskriterier som må være oppfylt for at tilbudet skal bli vurdert. 4.1 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Juridisk lovlig og etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Økonomisk solid foretak med dokumentert inntjeningsevne Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap hvor kravet er kredittverdig uten krav til sikkerhet. Kredittvurderingen skal ikke være eldre enn seks månader. 4.3 Obligatoriske dokumentasjonskrav Skatteattester 6

7 Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløpt. HMS-egenerklæring Leverandøren skal fremlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. 4.4 Kapasitet og kompetanse Kvalifikasjonskrav: Tilbyderen skal ha nødvendig kompetanse og erfaring i ledelsesutvikling og disponere kvalifiserte konsulenter til oppdraget. Dokumentasjonskrav: Oversikt over tilsvarende oppdrag, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på oppdragsgiver legges ved. De oppgitte oppdragene dokumenteres med en attest fra oppdragsgiveren eller en egen erklæring. CV til aktuelle medarbeidere legges ved. 5. Tildelingskriterier Det økonomisk mest fordelaktig tilbud velges på grunnlag av pris og kvalitet på tjenestene. Pris teller 40% og kvalitet 60%. Kvalitet består av dokumenterte resultater fra tilsvarende oppdrag, tilbudets relevans og fagkunnskaper. 6. Krav til tilbudet 6.1 Innlevering av tilbud Tilbud skal være mottatt av SSB innen kl Konvolutten merkes med Saksnr.08/ 536 Personal. Tilbudet skal leveres til SSB i Oslo, Kongensgate 6 eller sendes til : Statistisk sentralbyrå. Postboks 8131 Dep, 0033 Oslo En elektronisk kopi av tilbudet sendes som vedlegg til e-post adresse: pgr@ssb.no For sent ankomne tilbud avvises. Tilbudet skal skrives på norsk og skal ha underskrift. Det skal være bindende i 60 dager etter innleveringsfristens utløp. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene Tilbudets disposisjon Etterspurte dokumenter legges ved i følgende rekkefølge: Tilbudsbrev Aksept på vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt (vedlegg 2) Det skal klart komme fram hvilke tjenester tilbudet gjelder Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav Firmaattest, eller tilsvarende fra tilbyderens hjemland Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra skatteoppkrever Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap. HMS-egenerklæring Attest fra tidligere oppdragsgivere på gjennomførte oppdrag 7

8 CV til aktuelle medarbeidere Kort presentasjon av foretaket, arbeidsmetoder, kapasitet og kvalitetssikring Pris Tilbudet skal inneholde timepris for konsulenter som er aktuelle for oppdraget.. 7. Vedlegg 1: Sikkerhetsavtale 2: Utkast til kontrakt 8