FORVALTNINGSTJENESTER BUSSANLEGG AS KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

Transkript

1 FORVALTNINGSTJENESTER BUSSANLEGG AS KVALIFIKASJONSGRUNNLAG FOR KONKURRANSE MED FORHANDLING Påmeldingsfrist kl 12:00 Side 1 av 10

2 1. INNLEDNING OPPDRAGSGIVER GENERELL BESKRIVELSE Anskaffelsens formål og omfang Opsjon Anskaffelsesprosedyre Planlagt fremdrift GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN Anskaffelsesportalen Prekvalifisering av leverandører Offentlighetsloven Taushetsplikt KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN Generelt om kvalifikasjonskravene Samarbeidende konstellasjoner Obligatoriske, lovpålagte kvalifikasjonskrav Øvrige kvalifikasjonskrav KRAV TIL SØKNADENS OPPBYGNING KOMMUNIKASJON I KVALIFIKASJONSPERIODEN Hovedprinsipp for kommunikasjon Supplering av kvalifikasjonsgrunnlaget før innlevering av søknad Endring av kvalifikasjonsgrunnlaget LEVERING AV SØKNAD - FORMKRAV Frist for levering søknad om prekvalifisering Språkform Filformat Endring og tilbakekalling av søknad om prekvalifisering SÆRLIGE FORHOLD Avvisning av leverandører Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Leverandørs begrunnelse for avvisning, utvelgelse m.v Kostnader til deltakelse Returnering av søknad og dokumenter Side 2 av 10

3 1. INNLEDNING Sporveien Oslo AS inviterer med dette til konkurranse med forhandling med prekvalifiserte søkere etter forsyningsforskriften for kjøp av Forvaltningstjenester Bussanlegg AS. For denne anskaffelsen benytter Sporveien Oslo AS elektronisk utsendelse av kvalifikasjonsgrunnlaget med tilhørende vedlegg og elektronisk innlevering av søknad om deltakelse via Sporveien Oslo AS sin anskaffelsesportal. For mer informasjon, se punkt 4.1 nedenfor og 2. OPPDRAGSGIVER Sporveien Oslo AS er Norges største leverandør av kollektivreiser og frakter årlig 200 millioner reisende med sine transportmidler. Selskapet består av blant annet datterselskapene Sporveien Trikken, Sporveien T-banen og Unibuss. Sporveien leverer gjennom sine 3200 ansatte og datterselskapene Sporveien Trikken og Sporveien T- banen og Unibuss, T-bane, trikk og busstransport i Oslo og Akershus. I tillegg forvalter og vedlikeholder Sporveien Oslo AS den skinnegående infrastrukturen, vognparken av trikker og T-baner, T-banestasjoner, bussanlegg og en rekke annen eiendom knyttet til kollektivtrafikken i Oslo-regionen. Bussanleggene eies av datterselskapet Bussanlegg AS. I Oslo og Akershus er Sporveien leverandør til Ruter AS som planlegger, samordner og kjøper inn kollektivtjenester for Oslo og Akershus og tilbyr dette til de reisende. Sporveien er et produksjonskonsern som eies 100 prosent av Oslo kommune. 3. GENERELL BESKRIVELSE 3.1 Anskaffelsens formål og omfang Målet med anskaffelsen er å dekke Bussanlegg AS sitt behov for forvaltningstjenester til sine bussanlegg og hvilestuer for bussførere. Med forvaltningstjenester menes i denne sammenheng teknisk forvaltning og utøvelse av eiers plikter overfor leietakere og fremleietakere. Det etterspørres teknisk kompetente forvalterressurser som både kan planlegge og gjennomføre vedlikeholdsaktiviteter, håndtere hendelser og fungere som rådgiver for eier i spørsmål knyttet til forvaltning av teknisk infrastruktur, avtaleforhold og myndighetskrav. Det kan også være aktuelt å kjøpe vaktmestertjenester, samt ressurser for prosjekt- og byggeledelse. Sistnevnte vil være en opsjon. Bussanlegg AS eier i dag 7 bussanlegg lokalisert i Oslo og Akershus. Hvert anlegg består av oppstillingsarealer for busser og driftsbygninger for teknisk vedlikehold og vask av busser, samt kontorarealer for driftspersonell. Bussanleggene har en samlet bygningsmasse på kvadratmeter og tomteareal på kvadratmeter. Bussanlegg AS eier/leier i tillegg til forannevnte 7 bussanlegg 22 hvilestuer for bussførere. Hvilestuene består av noen frittstående mindre bygninger og noen leide rom inne på T-banestasjoner. Til sammen utgjør hvilestuene ca 600 kvadratmeter bygningsflate, bestående av oppholdsrom og toaletter. Bussanlegg AS er et selskap i vekst og det må forventes at eiendomsporteføljen utvides i avtalens løpetid. Dette er en 3-årig kontrakt som vil iverksettes f.o.m Anslått verdi inkl opsjon for vaktmestertjenester samt opsjon for forlengelser (1+1 år) er anslått til ca 9 mill kr. Side 3 av 10

4 3.2 Opsjon Avtalen inneholder en opsjon på forlengelse av avtalen på ytterligere 1+1 år. Eventuelle nye anlegg som Bussanlegg AS eventuelt erverver i kontraktsperioden skal innlemmes i kontrakten. 3.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er regulert av Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektoren (vann, og energiforsyning, transport og posttjenester), og gjennomføres som en "Konkurranse med forhandling". Anskaffelsen ligger over terskelverdiene, og gjennomføres i henhold til forskriftens Del I og II. Som del av anskaffelsesprosedyren forbeholder Sporveien Oslo AS seg retten til å forhandle enhver del av tilbudet. Innledning av forhandlinger er ikke å betrakte som avvisning av tilbudet, og Sporveien Oslo AS forbeholder seg retten til å falle tilbake på opprinnelig tilbud dersom forhandlingene ikke fører frem. Konkurransen er kunngjort i databasene TED (ted.europa.eu) og i DOFFIN ( i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser. 3.4 Planlagt fremdrift Sporveien Oslo AS planlegger fremdrift etter følgende tentative plan: Trinn Dato Aktivitet kl 12:00 2 Uke ( ) kl 12:00 4 Uke 20 ( ) 5 Uke 21 ( ) Påmeldingsfrist Tilbakemelding på resultatet av prekvalifiseringssøknad og utsendelse av konkurransegrunnlag Tilbudsfrist Kontraktsforhandlinger Innstilling Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen innenfor de tidsrammer som følger av regelverket for offentlige anskaffelser. 4. GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 4.1 Anskaffelsesportalen Sporveien Oslo AS gjør oppmerksom på at påmelding til konkurransen skjer via Sporveien Oslo AS sin anskaffelsesportal, se Dette innebærer at påmelding til konkurransen skjer elektronisk. Påmelding skjer ved å laste opp all etterspurt dokumentasjon innen oppgitt påmeldingsfrist via anskaffelsesportalen. Når prekvalifisering er gjennomført vil konkurransegrunnlaget bli sendt ut elektronisk via anskaffelsesportalen til de prekvalifiserte leverandørene. Nærmere beskrivelse av gjennomføringen av konkurransen fremgår av anskaffelsesportalen, se Side 4 av 10

5 Vennligst legg merke til at det er påkrevet at man logger seg inn på anskaffelsesportalen og registrerer ønske om å delta for å kunne laste opp dokumenter. Nye brukere: For nye brukere av denne portalen, vennligst gå til for å angi et passord for din brukerkonto. Vennligst bruk e-postadresse som ditt brukernavn. Mistet/glemt passord: Hvis man har brukt denne portalen tidligere men har glemt innloggingsinformasjon, vennligst gå til for å sette et nytt passord. Vennligst bruk tidligere registrert e-postadresse som brukernavn. 4.2 Prekvalifisering av leverandører Etter at påmeldingsfrist er utløpt vil Sporveien Oslo AS vurdere om leverandørene tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Vurderingen vil som utgangspunkt kun bli gjennomført basert på innlevert dokumentasjon. Oppdragsgiver har rett, men ikke plikt, til å be leverandøren om utdypning av innlevert dokumentasjon, samt be om ettersendelse av manglende dokumentasjon, såfremt det ikke er vesentlige mangler ved innlevert dokumentasjon. De leverandørene som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli avvist i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser, se pkt. 9.1 nedenfor. 4.3 Offentlighetsloven Etter lov av nr Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) er anskaffelsesprosesser i større grad enn tidligere underlagt offentlig innsyn. Tilbudene, kontrakt og registreringsprotokollen er offentlig dokumenter etter tildeling av kontrakt, jfr. Offentleglova 23. Unntatt fra Offentleglova er informasjon som vurderes som forretningshemmeligheter etter offentlighetsloven 13, jfr. forvaltningslovens 13 følgende. Oppdragsgiver ber derfor leverandørene oppgi hvilke deler av søknaden som ansees som forretningshemmeligheter, og som dermed kan unntas offentlig innsyn. Sporveien Oslo AS vil foreta en selvstendig vurdering av disse opplysningene og unnta opplysninger som etter hjemmel i lov kan unntas offentligheten. 4.4 Taushetsplikt Både leverandørene og oppdragsgiver plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. 5. KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN 5.1 Generelt om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er minimumskrav som knytter seg til leverandørenes egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten organisatorisk, teknisk, økonomisk og finansielt. Etter at påmeldingsfrist er utløpt vil Sporveien Oslo AS vurdere om leverandørene tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Vurderingen vil som utgangspunkt kun bli gjennomført basert på innlevert dokumentasjon. Oppdragsgiver har rett, men ikke plikt, Side 5 av 10

6 til å be leverandøren om utdypning av innlevert dokumentasjon, samt be om ettersendelse av manglende dokumentasjon, så fremt det ikke er vesentlige mangler ved innlevert dokumentasjon. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifikasjonsgrunnlaget besvares/belyses. Oppfyllelse av de obligatoriske kravene og øvrige kvalifikasjonskrav nevnt nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Alle krav må oppfylles for at en leverandør skal bli kvalifisert. 5.2 Samarbeidende konstellasjoner Flere selskap/enheter (grupper av leverandører) kan gå sammen om å innlevere tilbud. Ved slike samarbeidende konstellasjoner er det konstellasjonen som prekvalifiseres. Den samme dokumentasjonen skal fremlegges for flere selskap/enheter som går sammen om å levere søknad. Signert samarbeidsavtale skal fremlegges ved den senere innlevering av tilbud. I forbindelse med innlevering av søknaden om deltakelse er det tilstrekkelig at forpliktelseserklæring eller intensjonsavtale mellom de samarbeidende firmaer forelegges. 5.3 Obligatoriske, lovpålagte kvalifikasjonskrav Lovpålagte kvalifikasjonskrav 1. Leverandøren skal ha ordnede forhold. ift offentlige skatteog avgiftsmyndigheter Dokumentasjonskrav dvs. dokumentasjon som skal vise at de stilte krav er oppfylt Krav til attest for betalt skatt og trygdeavgifter (skatteattest) Dvs. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter. (Skjema RF-1244 fås ved henvendelse til kemner/kommunekasserer) Attest for betalt merverdiavgift Dvs. attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift. (Skjema RF-1244 fås ved henvendelse til skattefogd). 2. Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system og arbeide systematisk for å følge systemet HMS-egenerklæring Egenerklæring om at virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten. Samt at virksomheten er lovlig organisert iht. gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter Merk at attester på skjema RF-1244 må fremskaffes fra to instanser. Dokumentasjonen skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsfristen for søknaden om deltakelse. Side 6 av 10

7 5.4 Øvrige kvalifikasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav 3. Leverandøren må være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Attest fra Foretaksregistret eller tilsvarende attest for lovbestemt registrering i faglig register i det land hvor leverandøren er etablert. Redegjørelse som viser leverandørens eierforhold og eierstruktur. Evt. forpliktelseserklæring fra samarbeidende leverandør som viser at leverandør vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden der dette er relevant jf. FYF 7-11 siste ledd. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Dvs. egenerklæring som viser at de ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av , nr Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav 4. Leverandøren skal ha finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten (dvs. god økonomi). Dokumentasjonskrav Årsregnskap vil bli hentet fra Leverandør bes komme med supplerende opplysninger til dette dersom han finner det nødvendig. Der leverandøren har gyldige grunner til å ikke kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiver har bedt om, kan leverandøren godgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav 5. Leverandøren skal ha organisatorisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten (dvs. tilstrekkelig bemanning og nødvendig kompetanse). Det må minimum kunne stilles til rådighet to likeverdige ressurser Dokumentasjonskrav Oversikt over foretakets totale bemanning, spesifisert pr lokasjon. Oversikt over tilgjengelige kompetanse/fagområder leverandøren har, og antall ressurser med kompetanse innen hvert fagområde. Kompetanse for de ressursene som skal stilles til rådighet for Bussanlegg AS må dokumenteres (ikke CVer i denne omgang). Dokumentere tilgjengelig bemanning for leveransen, antall personer, og lokalisering av disse. Side 7 av 10

8 med formell teknisk bakgrunn og lang erfaring fra teknisk forvaltning. Dokumentere i hvilken grad det vil bli benyttet underleverandører i leveransen, og eventuelt vedlegge relevant dokumentasjon fra denne/disse. 6. Leverandøren skal ha relevant erfaring fra tilsvarende leveranser. Detaljert beskrivelse av foretakets viktigste leveranser til kunder av tilsvarende størrelse som Bussanlegg AS siste 3 år av relevans for kontrakten, inkludert verdi, tidspunkt, mottaker, nøkkelkompetanse for leveransen, og resultatvurdering. Leveransen til referanseprosjektene skal minimum omfatte ett industrielt anlegg med betydelig grad av teknisk infrastruktur og utrustning, sammenlignbart med et bussanlegg. Gjerne vedlagt attest eller vurderinger fra kunder. 6. KRAV TIL SØKNADENS OPPBYGNING Søknaden skal ha følgende oppbygning: 1. Følgebrev med; - Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer - Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse - Relevant informasjon tilknyttet søknaden, for eksempel tilknyttet pkt Dokumentasjonskrav iht; i. Pkt 5.3 Lovpålagte dokumentasjonskrav ii. Pkt Organisatoriske og juridiske stilling iii. Pkt Økonomisk og finansiell kapasitet iv. Pkt Tekniske og faglige kvalifikasjoner 3. Firmapresentasjoner og andre relevante vedlegg Søknaden skal merkes med 7. KOMMUNIKASJON I KVALIFIKASJONSPERIODEN 7.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon Eventuelle spørsmål/henvendelser angående denne kunngjøringen gjøres i anskaffelsesportalen. Annen kontakt vedrørende konkurransen skal skje utelukkende til nevnte kontaktperson. Kontaktperson hos Sporveien Oslo AS Navn Omberg, Heidi Pettersen Adresse Økernveien 9 Telefon E-post heidi.omberg@sporveien.com Side 8 av 10

9 7.2 Supplering av kvalifikasjonsgrunnlaget før innlevering av søknad Leverandørene har anledning til å stille spørsmål til Kvalifikasjonsgrunnlaget gjennom anskaffelsesportalen. Anonymiserte spørsmål til konkurransegrunnlaget og svar til disse vil bli publisert på anskaffelsesportalen. Oppdragsgivers svar vil kunne gis i form av oppdateringer, utfyllinger og presiseringer av Kvalifikasjonsgrunnlaget. Slike suppleringer, oppdateringer, utfyllinger og presiseringer vil også kunne gis uten at leverandørene har stilt spørsmål. Det er den til enhver tid sist oppdaterte versjon av spørsmål og svar som utgjør Kvalifikasjonsgrunnlaget, sammen med Kunngjøringen. Siste oppdaterte versjon av spørsmål og svar vil under hele prekvalifiseringsperioden være tilgjengelig i anskaffelsesportalen. 7.3 Endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av Kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Alle endringer som skulle oppstå i løpet av perioden frem til innleveringsfristen vil gjøres tilgjengelig via anskaffelsesportalen. Oppdragsgiver kan forlenge innleveringsfristen forholdsmessig. Slik forlengelse vil bli meddelt interessentene via anskaffelsesportalen. 8. LEVERING AV SØKNAD - FORMKRAV 8.1 Frist for levering søknad om prekvalifisering Frist for å innlevere søknad om deltakelse i konkurranse er kl 12:00 Vedlagt søknaden skal ligge all dokumentasjon av leverandørens kvalifikasjoner som etterspørres. Søknaden lastes opp i anskaffelsesportalen. 8.2 Språkform Søknaden om deltakelse med tilhørende dokumentasjon skal være utformet på norsk. Kommersiell informasjon kan være på engelsk. Konkurransegrunnlaget vil kun foreligge på norsk, og tilbudet i den etterfølgende konkurransen vil kun bli akseptert på norsk. Forhandlingene vil gjennomføres på norsk. Kontraktsspråk ved senere kontrahering vil være norsk. 8.3 Filformat Filene skal være lagret som MS Office eller allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Ved opplastning av flere filer kan det være fornuftig å opprette en *.zip fil. Da vil også eventuell mappestruktur opprettholdes. Eventuelle andre formater må godkjennes av Sporveien Oslo ASpå forhånd. 8.4 Endring og tilbakekalling av søknad om prekvalifisering Søknad om deltakelse kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig via anskaffelsesportalen. Endring av søknaden er å betrakte som en ny søknad og skal utformes i samsvar med kapittel 5. Side 9 av 10

10 9. SÆRLIGE FORHOLD 9.1 Avvisning av leverandører Sporveien Oslo AS vil avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring innen påmeldingsfristens utløp inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav, eller som for øvrig skal avvises i henhold til anskaffelsesregelverkets avvisningsregler. På samme måte forbeholder Sporveien Oslo AS seg retten til å avvise leverandører som kan avvises etter regelverkets avvisningsregler. Sporveien Oslo AS vil avvise leverandører hvor den del av firma som er tilknyttet oppfyllelsen av anskaffelsen er rettskraftig dømt for forhold nevnt i FYF 10-5 jf. FOA (1) e). 9.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Sporveien Oslo AS kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Videre har Sporveien Oslo AS rett til å forkaste samtlige forespørsler om deltakelse i konkurransen dersom resultatet av kvalifikasjonen gir saklig grunn til det. 9.3 Leverandørs begrunnelse for avvisning, utvelgelse m.v. Sporveien Oslo AS vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse til leverandører som avvises, samt der en forespørsel om å delta i konkurransen blir forkastet i de tilfeller der Oppdragsgiver har satt en øvre grense for antall deltakere i konkurransen. Eventuell begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel må settes frem for tingretten innen 15 dager etter meddelelsen er sendt av oppdragsgiver, jf. forsyningsforskriften Kostnader til deltakelse Kostnader som leverandørene pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av anmodning om påmelding og eventuelt tilbud vil ikke bli refundert av Sporveien Oslo AS. 9.5 Returnering av søknad og dokumenter Ingen forespørsler om prekvalifisering, eller deler av denne, vil returneres til leverandøren. Dette gjelder både i søknaden fra eventuelle leverandører som avvises, de som prekvalifiseres og de som velges ut til å delta i konkurransen. Side 10 av 10