Formannskapet. Møteinnkalling

Transkript

1 Formannskapet Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 32/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 33/11 Spørsmål PS 34/11 Tilskudd til Stenhoggern AS 2011 PS 35/11 Lønnsstrategi PS 36/11 Møteplan for Hvaler kommune 2. halvår 2011 PS 37/11 Tertialrapport pr PS 38/11 Årsmelding og regnskap 2010 PS 39/11 Innføring av sosiale medier i Hvaler kommune PS 40/11 Fornyelse av samarbeidsavtale om inkludrende arbeidsliv PS 41/11 Samhandlingsreformen - veien videre i Hvaler. PS 42/11 Østerhaug - boliger for funksjonshemmede. Veien videre. PS 43/11 Meldinger og informasjon Enkel bevertning fra kl 16:30 Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 49

2 PS 32/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 49

3 PS 33/11 Spørsmål Møteinnkalling side 3 av 49

4 Hvaler kommune Saksnr 2011/ Søknad om støtte til Jeppe i Brottet og Brottungær - Doknr 2 Arkivkode 223 Saksbehandler Thomas Holmen Olsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester Formannskapet /11 Tilskudd til Stenhoggern AS 2011 Sammendrag Det foreligger søknad fra Stenhoggern AS om arrangementstøtte for I sommer planlegges det for forestillingene Jeppe i Brottet og Brottungær, med premiere henholdsvis 8. og 12. juli. Arena Brottet er et kulturelt fyrtårn og Stenhoggern AS produksjoner er med på å løfte Brottet som kulturarena. Saksopplysninger Hvaler kommune har mottatt søknad om arrangementstøtte fra Stenhoggern AS på kr for Det samme beløpet ble bevilget i Fra 2005 er det blitt satt opp 5 produksjoner: Stenhoggern, Brottungær, Jeppe i Brottet og Brottsjø. Forestillingene har hatt besøk av mennesker og det har vært mulig å gjennomføre forestillingene ved hjelp av over 100 frivillige som har deltatt under oppsettingene. Stenhoggern AS er i praksis en ideell organisasjon hvor eventuelt overskudd skal gå tilbake til driften. AS-modellen er valgt for å begrense det juridiske og økonomiske ansvaret til den enkelte av eierorganisasjonene. Stenhoggern AS eies av Hvaler kulturvernforening, Hvaler Barne- og ungdomsteater, Arbeiderbevegelsens Kulturfond, og Kulturværste. Målsettingen med deres virksomhet er å skape en kvalitativt god forestilling som gjør at dette er et kulturelt fyrtårn for både publikum, regionen og lokale frivillige. Stenhoggern AS er avhengig av økonomisk støtte fra aktører som Østfold Fylkeskommune, Norsk Teaterråd/Historiske spill og Norsk Kulturråd. En slik støtte forutsetter at Hvaler kommune yter lokal finansiering tilsvarende det beløpet som blir innvilget fra de andre aktørene. I Østfold fylkeskommunes retningslinjer for prosjektstøtte til kunstfag heter det: Støtten skal normalt ikke overskride vertskommunens støtte. For å oppnå en utjamningseffekt i fylket, kan fylkeskommunen fravike denne regelen hvis prosjektet innehar den ønskede kvalitet, og vertskommunen ikke har økonomisk mulighet til å støtte i samme grad. Skriftlig bekreftelse om støtte fra vertskommunen må foreligge før fylkeskommunen utbetaler sin støtte. Fylkeskommunen utbetaler halvparten av støtten ved produksjonsstart, og resterende halvpart når prosjektet er gjennomført og regnskap og rapport er sendt fylkeskommunen. Fra Norsk kulturråd heter det: Ordningen gir tilskudd til musikkfestivaler som arrangeres årlig eller annethvert år med minst to dagers varighet, og som mottar offentlige tilskudd fra egen region. Møteinnkalling side 4 av 49

5 Stenhoggern AS hadde et budsjett for 2008 på 1,2 mill, 2009 på 1,5 mill, 2010 på 1,805 mill og 2011 på 1,865 mill kroner. Årsregnskapene er som følger: , , , , ,- Resultatet for 2010 er ikke endelig klart, men vil i følge søker, ligge på et tilnærmet null resultat. På kan man gå inn og se øvrig informasjon, som for eksempel at det i løpet av de første 5 årene ikke er utbetalt utbytte. Informasjonen er basert på regnskap sendt inn til Brønnøysund. Stenhoggern AS har levert en søknad til Hvaler kommune der de ber om kr i arrangementstøtte for Dette er samme beløp som det er søkt Østfold Fylkeskommune om, og som tidligere nevnt krever disse lik finansiering fra vertskommunen. Vedlegg Søknad fra Stenhoggern AS til årets arrangement. Hjemmelsgrunnlag Retningslinjer for kulturstøtte til organisasjoner, lag, foreninger og andre i Hvaler kommune. Vurdering Dette er en sak som omhandler søknad fra Stenhoggern AS om kr i arrangementstøtte.. Kommunen som samarbeidspartner er et viktig element i forhold til støtte fra statlige og fylkeskommunale innstanser. Seksjon opplæring og kultur har kr avsatt til kulturstøtte til organisasjoner, lag, foreninger, og andre i Hvaler kommune. Denne støtten er delt inn i tre kategorier: driftsmidler, profileringsmidler og tilskudd til faste kulturinstitusjoner. Driftsmidler Formålet med tildeling av driftsmidler er å støtte den aktiviteten det frivillige organisasjonslivet i kommunen gjennomfører. Tilbudene til barn og unge skal prioriteres i ressursfordelingen. Støtte til drift kan også gis i form av prisreduksjon for leie i offentlige lokaler. Alle frivillige organisasjoner i Hvaler kommune som har en demokratisk oppbygging og eget styre kan søke. Det tildeles ikke driftsmidler til nasjonale, regionale, kommersielle eller humanitære organisasjoner. Søknadsfristen settes til ca 20. mai hvert år. Profileringsmidler Formålet med tildeling av profileringsmidler er å stimulere til gjennomføring av arrangementer og aktiviteter som bidrar til positiv markedsføring av Hvaler. Dette gjelder både enkeltstående og faste, årlige tilstelninger. Midler kan også tildeles som underskuddsgaranti eller tilbud om bruk av kommunens lokaler og tekniske utstyr. Bidrag gjennom profileringsmidler gis fortrinnsvis hjemmehørende organisasjoner som ønsker å gjennomføre arrangementer som skaper aktivitet i kommunen og markedsfører Hvaler utenfor kommunegrensene. Søknad fra andre organisasjoner, private og næringsdrivende både i og utenfor kommunen kan aksepteres i særlige tilfeller. Søknader behandles fortløpende. Tilskudd til faste institusjoner Hvaler kommune skal gi tilskudd til institusjoner og sammenslutninger som ivaretar kommunens rolle på kulturområder som er viktige for identitetsbygging og egenart. Samtidig skal slike tilskudd forankres i en samarbeidsavtale som sikrer forutsigbarhet både i de økonomiske overføringene, men også mot hvilke tjenester disse institusjonene skal utføre for eller på vegne av kommunen. Det vil være Utvalg for kultur og personrettede tjenester som bestemmer hvilke institusjoner eller sammenslutninger av organisasjoner som skal presenteres som tilskuddsmottakere. Samtidig vil det samme utvalget fastsette årlig nivå for tilskuddene i behandling av budsjett i virksomhet kultur. I dag gis slikt tilskudd til Østfoldmuseet og 17. mai komité. Søknaden oppfyller ikke fult ut kriteriene for tildeling av driftsmidler, da denne gjelder frivillige organisasjoner i Hvaler kommune. Når det gjelder tilskudd til faste institusjoner må det vurderes om kommunen ønsker å inngå en bindende avtale tilsvarende den vi i dag har med Østfoldmuseet. Dette ønsker vi å se nærmere på. Søknaden sees på i forhold til profileringsmidler. Møteinnkalling side 5 av 49

6 Av kr avsatt til kulturstøtte, fordeles omlag kr av disse ved ordinær tildeling. Hvert år kommer det også inn søknader om støtte til andre lag og foreninger, og disse søkerne som oppfyller kravene får tildelt midler fra den resterende potten. Dersom det er noen penger igjen på slutten av året fordeles disse prosentvis til de lag og foreninger som søkte ved ordinær søknadsfrist. Hvilken sum som vil stå igjen i 2011 kjenner vi ikke til, men basert på historiske tall vil vi kunne sitte igjen med om lag kr av kulturstøtten etter at søknadene som kommunen har mottatt er ferdigbehandlet. Disse midlene kan gis som støtte til Stenhoggern AS. Utover dette har ikke seksjon opplæring og kultur midler som kan settes av til formålet. Det gjenstår da kr som ikke blir dekket gjennom profileringsmidler. Rådmannen har brakt på det rene at formannskapet har om lag kr på sin tilleggsbevilgningskonto. Brottet Amfi ble etablert i 2005 og eies av Hvaler kulturvernforening. Brottet er bygget og vedlikeholdt gjennom stor dugnadsinnsats. Hvaler kommune la forholdene til rette ved makeskifte i 2003/2004 da de overtok området fra Fredrikstad steinindustri. Brottet er blitt et sted mange fastboende, hyttefolk og tilreisende besøker hver sommer. Brottet har blitt et begrep. Den er nevnt spesielt i samfunnsdelen i den nye kommuneplanen for Hvaler, og i fylkesplanen for kultur. Dersom de fremtidige planene gjennomføres vil Brottet ha store potensialer som kulturarena og også i forhold til næringsutvikling. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler at UKPT gir følgende innstilling: Stenhoggern AS innvilges kr i profileringsmidler for Formannskapet innvilger kr fra formannskapets tilleggsbevilgningskonto til arrangementstøtte til Stenhoggern AS for Totalt imøtekommes søknaden med kr Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 6 av 49

7 Hvaler kommune Saksnr 2011/248 - Forhandlingsutvalget - lønn og arbeidsvilkår- Doknr 4 Arkivkode 515 Saksbehandler Liv Schi Eriksen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Administrasjonsutvalget /11 Formannskapet /11 Lønnsstrategi Sammendrag Lønnsstrategien for Hvaler kommune perioden 2011 og 2012 er revidert. Rådmannen legger saken fram for administrasjonsutvalget til uttalelse dersom utvalget ønsker det, eventuelt til orientering. Formannskapet skal fatte vedtak i saken. Saksopplysninger Rådmannen merker seg at lønnsstrategien har gitt en forsiktig tilnærming til individuell lønnsfastsettelse. Imidlertid gjenstår det et utviklingsarbeid i å utvikle, gode nok måleinstrumenter for kriteriene. Forhandlingsutvalget og rådmannens ledergruppe har gjennomgått Hvaler kommunes lønnsstrategi. Den er revidert forut for høstens forhandlinger. Lønnsstrategien med føringer betraktes som prinsippiel og skal således behandles og vedtas politisk. Vedlegg Lønnsstrategi Hjemmelsgrunnlag Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen Vurdering I revideringsarbeidet er det lagt vekt på å se lønnsstrategien i sammenheng med kommunens øvrige virkemidler for måloppnåelse og godt arbeidsmiljø, herunder gode prestasjoner i forhold til gitte fokusområder. Det er forsøkt fokusert på tydelige, gjennomgående kriterier for hele kommunen. Fokusområdene og kriteriene skal selvfølgelig også reflektere vedtatte politiske prioriteringer. Lønnstrategien skal bidra til bedre måloppnåelse i alle deler av kommunens virksomhet. Det er lagt opp til at lønnsstrategien får virke i 2 år, slik at kriterier er kjent for de ansatte og deres organisasjoner. Rådmannens forslag til vedtak: Lønnsstrategien for Hvaler vedtas, og gjøres gjeldende for 2011 og Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 7 av 49

8 Lokal lønnsstrategi 2011og 2012 Hvaler kommune Versjon ajourført mai 2011 Møteinnkalling side 8 av 49

9 Lokal lønnsstrategi i sammenheng med Hvaler kommunes mange oppdrag Delegeringsreglementene Lover, Forskrifter og føringer HA og HTA Kommuneplanen Økonomiplan Strat. kompetanseplan Lokal lønnsstrategi Håndtering av Hvaler kommunes oppgaver, utfordringer og muligheter IA og HMS Personalpolitikk og etikk Lederavtaler, Arbeidsavtaler Kvalitetsbeskrivelse for styring og ledelse Møteinnkalling side 9 av 49

10 1.0 Hvaler kommunes strategier for forhandlinger etter Hovedtariffavtalen kap. 3, 4 og 5 for 2011 og Hvem omfattes av kapitlene i Hvaler kommune? Kapittel 3 Virksomhetslederne Seksjonssjefene Næringssjef Personalsjef Økonomisjef Stabssjef Prosjektleder Rådmannen (3.4.1 A) Kapittel 5 Avdelingsledere Ingeniører og rådgivere Leger Jordmor Sjefsarkitekt Kapittel 4 Avdelingsledere, Arbeidsledere og Teamledere Stillinger uten særskilt krav om utdanning Fagarbeiderstillinger/tilsvarende fagarbeiderstillinger Stillinger med krav om høyskoleutdanning Stillinger med krav om høyskoleutdanning med ytterligere spesialistutdanning Lærer, Adjunkt og Lektor Adjunkt m/tilleggsutdanning Lektor m/tilleggsutdanning 1.2 Prossesstrategier for forhandlingene a. Forhandlingene om lønn og andre materielle betingelser knyttes sammen i prosess og dokumentasjon med medarbeidersamtalen og inngåelsen av arbeids- og lederavtalen. b. Arbeidsgiver vil initiere egne tilbud der hvor dette anses ønskelig. Dette gjelder også rutinemessig justering, som følge av at ansatte har forhåndsavtalt kompetanseheving, som er fullført og bestått (m/henv til Strategisk kompetanseplan). c. Når kommunen skal rekruttere og beholde medarbeidere hvor markedsprisen/konkurransen for kompetansen er høy, kan kommunen gi den nytilsatte høyere lønn enn hva tilsvarende stillinger i organisasjonen lønnes. I tillegg til dette vil det bli lagt vekt på enhetenes størrelse, kompleksitet og krav til formell utdanning. d. Andre krav om særskilte forhandlinger etter HTA 4.A.2, 3.4.2, d, 5.3 (utover rekruttere og beholde) kan fremmes 2 ganger i året. Frist for innlevering av krav er 1.februar og 1.september. e. Organiserte og uorganiserte behandles i prinsippet likt av arbeidsgiver. f. Årlig inngåelse av lederavtalene vil utgjøre et hierarki. Dette starter med arbeidsgiverutvalgets avtale med rådmannen. g. Årlige lønnsforhandlinger skal i denne strategiperioden ( ) starte med forhandlinger for kapittel 5 og 4, og avsluttes med kapittel 3. Møteinnkalling side 10 av 49

11 Illustrasjon av prosess: Oppdragstildeling - øverste ledelse først Lønnsforhandling - medarbeidere først Rådmannen får sitt oppdrag/lederavtale fra arbeidsgiverutvalget Seksjonssjefene/stabsjef og stabsledere får sitt oppdrag/lederavtale fra rådmannen Virksomhetsledere får sitt oppdrag/lederavtale fra seksjonssjefen Øvrige ansatte får sitt oppdrag gjennom medarbeidersamtalen med virksomhetsleder Lønnsforhandling for ansatte i kapittel 4 og 5 Lønnsforhandliger for virksomhetsledere i kapittel 3 Lønnsforhandlinger for medlemmer av RÅLE (kap 3) 2.0 Kriterier for forhandlinger i 2011 og Hjemmel i Hovedtariffavtalen (HTA) Forhandlingskriterier for medlemmer av RÅLE er basert på HTA, kapittel Forhandlingskriterier for virksomhetsledere er basert på HTA, kapittel Forhandlingskriterier for avdelingsledere og øvrige ansatte nevnt i pkt 1.1 (kap. 5) er basert på HTA kapittel 5.2, 5.3 og 5.4. Forhandlingskriterier for avdelingsledere og øvrige ansatte nevnt i pkt 1.1 (kap.4) er basert på HTA kapittel 4. For øvrig er følgende gjeldende for alle kapitler: Stillingens kompleksitet og ansvar Den enkelte ansattes kompetanse Behov for å rekruttere og beholde arbeidstakere Sikringsbestemmelse for ledere med unntak av ev arbeidstakere som er personlig plassert med høyrere lønn, eller arbeidstakere med spisskompetanse Kriterier for forhandlinger for RÅLE og virksomhetsledere: Disse kriteriene forutsettes oppnådd (minimumsforventninger til alle ledere): Oppnådd mål i budsjett, økonomiplan, kommuneplan, personalpolitiske retningslinjer og etiske retningslinjer. Eventuelle avvikende forhold som oppstår skal dokumenteres og rapporteres tidlig. Resultater i forhold til egen lederavtale Utøvelse av egen styring av ledelse ihht Kvalitetsbeskrivelse for Styring og Ledelse Aktiv innen HMS og IA arbeidet Ledelse i tråd med delegeringsreglementet Nødvendig forbedringsarbeid, rapportering og smart ressursbruk Være lojal mot kommunes/enhetens årshjul Møteinnkalling side 11 av 49

12 For å bli vurdert for ekstra lønnsløft må lederen vise til særskilte gode prestasjoner forhold til en eller flere av de følgende fokusområder, hentet fra økonomiplanen : Konkurranseeksponering m/henv til prosjektplan Konkurranseeksponering, vedtatt i kommunestyret 26. mai Kvalitetssystem/Internkontroll m/henv til prosjektplan Internkontroll/Kvalitetssystem, vedtatt i kommunestyret 26. mai 2011 Fullføring av igangsatte prosjekter og endringsprosesser m/henv til eksempelvis digitalt arkiv/servicetorg/sentralbord, Østerhaug, vurderingsprosjektet, eiendomsforvaltning, samhandling barn/unge, osv. Nærværsarbeid Resultater og særlig innsats i forhold til å ha friske og motiverte arbeidstakere, herunder også forebyggende arbeid Tverrfaglig samarbeid Økt grad av tverrfag/sektor samarbeid, eksempelvis på tvers av virksomheter, avdelinger, seksjoner, offentlig/privat, frivillige organisasjoner, osv. 2.3 Kriterier for forhandlinger for ansatte i kap. 4 og kap. 5: Disse kriteriene forutsettes oppnådd (minimumsforventninger til alle ansatte): Bidra til oppnåelse av mål i budsjett, økonomiplan, kommuneplan, personalpolitiske retningslinjer og etiske retningslinjer. Eventuelle avvikende forhold som oppstår skal dokumenteres og rapporteres tidlig til nærmeste leder. Resultater i forhold til egen medarbeidersamtale Utøvelse av egen styring av ledelse ihht Kvalitetsbeskrivelse for Styring og Ledelse (for ledere) Aktiv innen HMS Utføre arbeidet i tråd med delegert ansvar og myndighet Nødvendig forbedringsarbeid, rapportering og smart ressursbruk Være lojal mot kommunes/enhetens årshjul For å bli vurdert for ekstra lønnsløft må den ansatte vise til særskilte gode prestasjoner forhold til en eller flere av de følgende fokusområder, hentet fra økonomiplanen : Konkurranseeksponering m/henv til prosjektplan Konkurranseeksponering, vedtatt i kommunestyret 26. mai Bidrag fra ansatte under dette punktet kan eksempelvis være innsats ifm å finne sammenlikningsenheter, metoder for beregninger, motivasjon i egen organisasjon, osv Kvalitetssystem/Internkontroll m/henv til prosjektplan Internkontroll/Kvalitetssystem, vedtatt i kommunestyret 26. mai Nærværsarbeid Særlige bidrag i forhold til å ha friske og motiverte kollegaer, herunder også forebyggende arbeid Tverrfaglig samarbeid Økt grad av tverrfag/sektor samarbeid, eksempelvis på tvers av virksomheter, avdelinger, seksjoner, offentlig/privat, frivillige organisasjoner, osv. Møteinnkalling side 12 av 49

13 Hvaler kommune Saksnr 2010/ Hvaler kommune møteplan - Doknr 2 Arkivkode 062 Saksbehandler Torunn Akselsen Engum Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /11 Kommunestyret Møteplan for Hvaler kommune 2. halvår 2011 Saksopplysninger I tråd med tidligere praksis samordnes forslag til møteplan slik at formannskapet og de respektive utvalg får saker til behandling 14 dager i forkant av kommunestyremøtet. Torsdag foreslås som fast møtedag for arbeidsmiljøutvalg, administrasjonsutvalg, formannskap og kommunestyre. Onsdag foreslås som fast møtedag for UMT, UKPT og kontrollutvalget. Tirsdag er fast møtedag for eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Vedlegg Forslag til møteplan for 2. halvår Vurdering Administrasjonen deltar som sekretær i alle utvalg. Av hensyn til effektivitet er det viktig at møtene samordnes som vist i forslag til møteplan. Møteplanen tar hensyn til behandlingsrekkefølgen. Flere saker skal til høring i utvalgene før behandling i kommunestyret. Utvalgene beslutter også å videresende egne saker og har da mulighet for rask behandling ved at kommunestyret i møteplanen har møter 14 dager etter. Av hensyn til behandlingsrekkefølgen foreslås formannskapet å ha sine møter i etterkant av utvalgene. Formannskapet innstiller til kommunestyret i budsjett og handlingsplansaker og det synes riktig at utvalgene er hørt i forkant av innstillinger. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler formannskapet å inngi slik innstilling til kommunestyret: Møteplanen, som vist i vedlagt forslag, godkjennes. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 13 av 49

14 Hvaler kommune Saksnr 2011/ Tertialrapport pr Doknr 1 Arkivkode 212 Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne /11 Eldrerådet /11 Utvalget for kultur og personrettede tjenester Utvalget for miljø og teknikk /11 Arbeidsmiljøutvalget /11 Administrasjonsutvalget /11 Formannskapet /11 Kommunestyret Tertialrapport pr Sammendrag Rådmannen anser økonomien i Hvaler kommune som svært anstrengt i budsjettåret Utfordringene vi har hatt med å vedta et årsbudsjett innen kommunelovens krav underbygger dette. Flere forhold presser kommuneøkonomien i en negativ retning i forhold til vedtatt budsjett inneværende år. Sentrale lønnsoppgjør utover forventede rammer, økte pensjonskostnader, flere brukere, økt behov innen spesialundervisning, spesialpedagogisk hjelp i barnehager, sosialhjelp og pressede driftsrammer til alle seksjoner er de viktigste årsakene til det. På en annen side har høye skatteinntekter lettet presset på økonomien noe. Skatteinngangen viser fortsatt en merinntekt i forhold til budsjettet, men ikke i en slik størrelsesorden at administrasjonen foreslår en budsjettjustering på nåværende tidspunkt. Gjeldende økonomiplan er i økende grad utover i økonomiplanperioden, saldert med bruk av oppsparte midler for å kunne tilfredsstille kommunelovens krav om realistisk budsjett. Hvis den økonomiske utviklingen følger anslagene som ligger i økonomiplanen, vil kommunens disposisjonsfond være tømt før utløpet av planperioden. Denne tertialrapporten anslår at den økonomiske utviklingen er en del svakere enn hva som ligger i økonomiplan og årsbudsjett. 8 av 16 virksomheter melder om forventet merforbruk i To virksomheter innen seksjon Helse og sosial melder om forventet merforbruk på litt i overkant av 1 mill kroner, mens alle virksomhetene innen seksjon Opplæring og kultur melder om forventet merforbruk inneværende budsjettår. Merforbruket er vanskelig å tallfeste på nåværende tidspunkt da både budsjettrammer og rettighetsbehov har endret seg. Det vil bli fremmet en egen politisk sak rundt forholdet spesialundervisning. Saksopplysninger Vedlagt er tertialrapport pr som hovedsakelig har fokus på økonomi og avvik i forhold til vedtatt økonomiplan og årsbudsjett Det som kommenteres er i hovedsak forhold hvor det er oppstått avvik i forhold til vedtatte styringssignaler. Vedlegg - Tertialrapport pr Møteinnkalling side 14 av 49

15 Hjemmelsgrunnlag - Delegeringsreglementet - Finansreglementet Vurdering Som det fremgår av vedlagte tertialrapport melder flere virksomheter om forventet merforbruk ved årets slutt. Dette gjelder alle barnehagene og alle skolene våre, uten at dette lar seg tallfeste nøyaktig på nåværende tidspunkt. Virksomhetene barn, unge og voksne (BUV), samt NAV innen seksjon Helse og sosial, melder om forventet merforbruk på kroner innen NAV, og mellom kroner for BUV. Seksjon Miljø og teknikk og Sentral stab forventer et årsresultat i tråd med vedtatt budsjettramme for inneværende år. Lønnsoppgjøret 2011, som er et mellomoppgjør, ble av sentrale tariffparter fastsatt med en lønnsramme på 4,25 prosent. Statsbudsjettet for 2011 og som vi har budsjettert etter, har tatt høyde for en lønnsramme på 3,25 prosent i inneværende budsjettår. Man har ennå ikke rukket å beregne hva dette vil utgjøre for Hvaler kommune for alle tariffområder, men dette vil bli presentert i neste tertialrapport. Statlige styringssignaler i revidert nasjonalbudsjett for 2011 som ble presentert midt i mai, antyder at forventet skattevekst for kommunesektoren vil kunne dekke økte utgifter fra lønnsoppgjøret. Våre pensjonsleverandører har varslet endringer i premieinnbetalingen for 2011 som en følge av det gode lønnsoppgjøret. Kommunestyret ga i sak 24/11 om revurdering av budsjett og økonomiplan, administrasjonen fullmakt til å endre fordelingen mellom de kommunale barnehagene i tråd med barnetallet. Denne omfordelingen har medført at budsjettrammen til Hauge barnehage ble redusert med kroner slik at ny budsjettramme ble kroner, mens budsjettrammene for Asmaløy- og Brekke barnehage ble økt med henholdsvis og kroner. Ny budsjettramme for Asmaløy ble dermed kroner og Brekkes budsjettramme ble kroner. Behov for nye investeringstiltak i 2011: Ominnredning for servicetorget Rådhuset fra år 2000 frem til i dag har fått over 25% flere arbeidsplasser. Dette har presset fellesfunksjoner som garderober toaletter, kopirom, lager,kantine osv. Møteromskapasiteten har i perioden blitt redusert, og ventilasjonssystemene jobber på spreng. For å få "kontorkabalen" til å gå opp forsøker man i disse dager å få plass til enda noen få kontorplasser. Servicetorget ominnredes ved at det skilles ut et kontor til arkivansvarlig. Det etableres en dynamisk, mye lengre skranke med plass til to medarbeidere. Prisen for denne ominnredningen er kroner og foreslås dekket av ubenyttede fondsmidler fra salg av Sollihøgda. Restoppgjør for kjøp av tre eiendommer Hvaler kommune kjøpte i 2006 to eiendommer ved Floren skole, samt eiendommen Stolen ved dagens båthavn. Kommunen fikk tillatelse til å ta i bruk Stolen og leie den ut til båtforeningen ved kontraktsinngåelse, men 10 prosent av kjøpesummen ble holdt tilbake. Denne er fortsatt ikke betalt og eiendommene står fortsatt ikke registrert på Hvaler kommune. Restoppgjør utgjør kroner og denne forslås dekket av ubenyttede fondsmidler fra salg av Sollihøgda. Vann og avløps investering på Åsebu Det er blitt bygd ut et vann og avløpsprosjekt på Åsebu, Asmaløy som tilfredsstiller kommunal standard. Dette anlegget er tilkoblet til det kommunale anlegget i sjøen(vann og avløpsledninger fra Rød- Brattestø). Landtakspunkt med vann og avløpsledninger herunder pumpestasjon for avløp på Åsebu. Disponible vann og avløpsledninger i sjøen mot hyttefelt på Spjærøy Holmetangen (ca 40 hytter), og Asmaløy Strandbakken 5 hytter. Vann og avløpsledninger frem til Riksvei/Fylkesvei 108. Tilrettelegging til hytter som ligger mellom Asmaløy barnehage og Riksveien/Fylkesveien ca 25 hytter. Tilrettelegging for videreføring av vann og avløpsledninger på Strekning Åsebu- Skipstad. Dette medfører at kommunen får en ringledning på det kommunale vannledningsnettet fra Rød- Brattestø mot Skipstad- Skipstadsand, medfører en bedre sikkerhet på vannforsyning til hele området. Strekningen Åseby- Skipstad er det ca 20 fastboende herunder utbygging av nytt boligfelt på Brente. Tilrettelegging av vann og avløp til ca 40 hytter på strekningen Åsebu-Skipstad. Møteinnkalling side 15 av 49

16 Kommunen har bidratt til oppgradering av pumpestasjonen for avløp slik at den ble bygd med overbygg og skal inn på driftsovervåkingssystemet. Totale kostnader; vann og avløpsledninger med pumpestasjon for avløp fra kommunal sjøledning til Riksvei/Fylkesvei Tidligere innbetalt fra Hvaler kommune Resterende kostnader Boliger for funksjonshemmede på Østerhaug Kommunestyret vedtok i forbindelse med behandlingen av økonomiplan og årsbudsjett 2011, et oppdrag med å komme tilbake med en kostnadsanalyse for utbygging av boliger for funksjonshemmede på Østerhaug. Kostnadsanalysen presenteres i egen sak for kommunestyret i juni. Administrasjonen tilrår ikke igangsetting av boligprosjektet på nåværende tidspunkt, fordi det ikke lar seg realisere innenfor den økonomien som finnes. Bidrag til realisering av Science senter Østfold Kommunestyret vedtok i møte at Hvaler skulle bidra til etableringen av et vitensenter som er opprettet i Sarpsborg. Hvaler kommune har inngått en 3-årig avtale fra skoleåret 2011, samt en eierandel tilsvarende kroner som skulle lånefinansieres. Dette bidraget er beklageligvis blitt uteglemt i budsjettbehandlingen og dekning fremmes i denne rapporten. Formannskapet innstiller til kommunestyret i denne saken og alle andre utvalg inviteres til å avgi uttalelse. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen foreslår at formannskapet gir slik innstilling til kommunestyret: 1. Tertialrapport tas til orientering. 2. Nytt investeringstiltak inn vann og avløp ved Åsebu iverksettes og investeringsutgiftene på kroner dekkes med låneopptak. 3. Ominnredning ved servicetorget på rådhuset på kroner dekkes ved bruk av bundet investeringsfond. 4. Restkjøpesum på kroner for kjøp av Stolen dekkes ved bruk av bundet investeringsfond. 5. Eierandel i nytt vitensenter Østfold med kroner som dekkes ved låneopptak. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 16 av 49

17 Hvaler kommune Saksnr 2011/ Årsmelding og regnskap Doknr 1 Arkivkode 210 Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne /11 Eldrerådet /11 Utvalget for miljø og teknikk /11 Utvalget for kultur og personrettede tjenester Arbeidsmiljøutvalget /11 Administrasjonsutvalget /11 Formannskapet /11 Kommunestyret Årsmelding og regnskap 2010 Sammendrag Hvaler kommunes driftsregnskap for 2010 ble gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på ,99 kroner, og investeringsregnskapet ble gjort opp med et resultat på 0,- kroner. Nøkkeltallet netto driftsresultat ble positivt med ca 21,1 mill kroner, og utgjør ca 7,0 prosent av sum driftsinntekter. Dette er godt innenfor anbefalt nivå som ligger på 3 prosent. Rådmannen foreslår at overskuddet for 2010 i sin helhet settes av på fond. Saksopplysninger Vedlagt følger regnskap og rådmannens årsmelding og revisjonsberetning for Regnskapet med noter gir detaljert oversikt over de regnskapstekniske forholdene, mens årsmeldingen gir tilbakemelding på hovedresultatene for økonomi og tjenesteproduksjonen. Østfold kommunerevisjon IKS har i skriv av lagt fram revisjonsberetning for kommunens regnskap for 2010 og de har konkludert og presisert følgende: Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen i Hvaler kommune per 31. desember 2010, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Presisering Uten at det har betydning for konklusjonen over vil revisor presisere følgende: - Det er ikke avgitt pliktig note om selvkost vedrørende byggesak og oppmåling. - Det er ikke mottatt underskrevet fullstendighetserklæring fra kommunen innen fristen for revisjonsberetning. Kontrollutvalget har i møte 19. mai 2011 behandlet regnskapet for 2010 og avgitt følgende uttalelse til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for 2010 for Hvaler kommune. Sammen med årsregnskapet forelå rådmannens årsmelding og revisjonsberetningen for Kommunens årsregnskap, årsmelding og revisjonsberetningen er avlagt rettidig og i samsvar med lov og forskrifter etter gjeldende tidsfrist. Møteinnkalling side 17 av 49

18 Revisor har avlagt en revisjonsberetning. Revisjonsberetningen for regnskapsåret 2010 inneholder ingen merknader, men har to presiseringer. Følgende presisering er gitt: det er ikke avgitt pliktig note om selvkost vedrørende byggesak og oppmåling revisjonen har ikke mottatt underskrevet fullstendighetserklæring fra kommunen innen fristen for revisjonsberetningen Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskiftet 2010/11. Kommunens driftsregnskap 2010 viser et positivt netto driftsresultat på kr ,97 og er avsluttet med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,99. Kontrollutvalget merker seg kommunens gode regnskapsresultat i 2010, og at kommunens netto driftsresultat sett i forhold til driftsinntekter utgjør + 7 %. Kontrollutvalget presiserer at resultatet i all hovedsak skyldes ekstraordinære hendelser som økt skatteinntekt på kr. 7,5 mill., og et positivt premieavvik på kr. 4,3 mill. Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til regnskapet for Hvaler kommune for 2010 og slutter seg til revisors beretning av 15. april Skattedirektoratet stiller ikke lenger krav til formell behandling av skatteregnskapet i kommunestyre/kontrollutvalg, men anser det som naturlig at dette oversendes til de respektive parter. Årsrapport for 2010 for skatteregnskapet fra kemneren i Fredrikstad og Hvaler kommune ligger vedlagt og viser bl.a. at kommunes andel av skatteinntektene viser en merinntekt på nesten 4,8 mill kroner i forhold til budsjettet. Kemneren legger også til at resultatene på innfordring av skatt og avgift er tilfredsstillende, og at restanseprosentene ligger på et stabilt lavt nivå. Arbeidsgiverkontrollen er gjennomført i henhold til målkrav om kontroll hos 5 % av arbeidsgiverne i Hvaler kommune. Skatteregnskapet blir ført og kontrollert på betryggende måte og månedsoppgjør blir avlagt til fastsatt tid. Kontrollrapport fra skatteetaten vedrørende skatteoppkreverfunksjonen på Hvaler for 2010 var bra og innehold ingen pålegg. Vedlegg - Regnskap Årsmelding Vedlegg 1 til årsmelding Årsrapport 2010 for skatteoppkreverfunksjonen i Hvaler kommune - Revisjonsberetning for Hvaler kommune for 2010 Hjemmelsgrunnlag Vurdering - Kommuneloven 48 om Årsregnskap og årsberetning - Forskrift om årsregnskap og årsberetning med tilhørende noter - Kommunal regnskapsskikk og foreløpige regnskapsstandarder Året 2010 har vært preget av de samme hovedutfordringene som i de nærmeste årene før. Det vil primært si utfordringen med å unngå regnskapsmessig underskudd. Vi lyktes heldigvis med det. Kommunens regnskapsmessige overskudd, om lag 8,3 mill kroner, bør etter rådmannens mening i det alt vesentlige avsettes til fond. Begrunnelsen for at overskuddet bør avsettes til fond, har sammenheng med grunnene til at overskuddet oppsto. Kommunens avsetninger er foreløpig alt for små i forhold til det vi trenger som permanent støtpute for å møte negative resultater i regnskapet. Inntil vi har en tilstrekkelig slik støtpute, bør vi begrense oss til å bruke av disposisjonsfondet (overskuddet) til rene nødstilfeller. Kommunestyret ga i sak 44/10 i sak om årsmelding og regnskap 2009 sin tilslutning til en intern handlingsregel om å tilstrebe et disposisjonsfond på 3 % i forhold til sum driftsinntekter. Kommunens driftsresultat kan ved første øyekast se veldig godt ut, men det er viktig å påpeke at overskuddet i stor grad skyldes økte inntekter som man ikke kan påregne fremover. Det tenkes da spesielt på gunstige pensjonsføringer som forbedret resultatet med ca 4,3 mill kroner og økte skatteinntekter som ble ca 7,5 mill bedre enn forventet. Disse svingningene i inntektene tilsier at man bør sette av en større buffer for å kunne håndtere også svikt i inntektene. Møteinnkalling side 18 av 49

19 Resultatet i driftsregnskapet skyldes i hovedsak følgende forhold: Positive premieavvik medførte pensjonsføringer som forbedret driftsresultat ca 4,3 mill kroner. Merinntekt på skatt med 7,5 mill kroner. Mindreinntekt på rammetilskudd på 3,3 mill kroner. Mindreutgift på renter og avdrag med ca 1,2 mill kroner. Merinntekt på kapitalinntekter på 1,4 mill kroner. Merforbruk hos seksjonene med ca 1,9 mill kroner. Flere av årsakene til det gode driftsresultatet for 2010 skyldes forhold vi ikke kan regne med i fremtiden, og som i varierende grad kan forutses på forhånd. Dette gjelder i hovedsak premieavvik på pensjon som må regnskapsføres etter gitte retningslinjer etter en aktuarberegning fra våre pensjonsleverandører. Det er viktig å være klar over at premieavvik på pensjon som inntektsføres et år, må kostnadsføres de påfølgende 15 år. Et positivt premieavvik for 2010, inntektsføres i 2010 i sin helhet. Dette skal altså kostnadsføres med 1/15-del de påfølgende 15 år, og vil ikke være fullt ut kostnadsført før i år Dette gjør at resultateffekten av premieavviket over tid vil være lik null. For at kostnadsføringene ikke skal få driftsmessige konsekvenser er det ønskelig fra administrasjonens side at positive premieavvik avsettes til bundne fond som igjen kan benyttes for å dekke opp fremtidige kostnadsføringer innen pensjon. Rådmannen vil derfor foreslå det positive premieavviket for pensjonsføringen fra 2010, 4,3 mill kroner, avsettes til bundet fond for premieavvik pensjon. Avslutning av byggeregnskap for bryggefront ved Skjærhalden torg anmodes fullfinansiert i denne saken om behandlingen av regnskapet for Investeringen ble bevilget midler av kommunestyret i sak 45/08 med kr og i sak 47/08 med kr og sist i sak 68/10 med kr til sammen kroner. Sluttregnskapet viser imidlertid et forbruk på kroner altså et merforbruk på kroner som det må skaffes dekning for. Det har vært stor uenighet mellom kommunen og berørte parter i denne saken som har medført at byggeregnskapet har dratt ut i tid og vanskeliggjort hvilke økonomiske størrelser de ulike partene skal svare for. Partene har ikke for lenge siden blitt enige om å løse saken i minnelighet slik at byggeregnskapet nå kan avsluttes. Det foreslås derfor i denne saken å sluttfinansiere denne investeringen med kroner med låneopptak. Rådmannen vil minne om kommunestyrets vedtak i sak 24/11 i møte om økonomisk balanse i eksisterende drift revurdering av budsjett og økonomiplan. En del av vedtaket omfattet bruk av årsresultatet for 2010 med kroner for å balansere årsbudsjettet for Dermed må beløpet på drøye 1,3 mill kroner tas hensyn til når overskuddet for 2010 skal fordeles av kommunestyret. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret slik innstilling: 1. Årsmelding for 2010 tas til etterretning. 2. Regnskapet for 2010 godkjennes. 3. Sluttfinansiering for bryggefront på Skjærhalden dekkes med låneopptak på kroner. 4. Regnskapsmessig overskudd for 2010, ,99 kroner avsettes i sin helhet til følgende fond: - Bundet fond (pensjon premieavvik) med kroner - Disposisjonsfond med resterende av årsresultatet for 2010, ,99 kroner (Kommunestyret vedtok i sak 24/11 om revurdering av budsjett 2011, bruk av kroner av årsresultatet fra 2010 for å balansere årsbudsjett 2011). Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 19 av 49

20 Hvaler kommune Saksnr 2011/ Sosiale medier i Hvaler kommune - Doknr 1 Arkivkode 024 Saksbehandler Tora Klevås Schondelmeier Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Administrasjonsutvalget /11 Formannskapet /11 Kommunestyret Innføring av sosiale medier i Hvaler kommune Sammendrag Rådmannen ønsker å innføre bruk av sosiale medier i Hvaler kommune. De nye mediene er med til å informere og skape dialog med folk, enten de bor på Hvaler eller andre steder. I første omgang anbefales at kommunen oppretter en side på Facebook. Saksopplysninger Hva er sosiale medier Sosiale medier skapes helt eller delvis gjennom gjensidig og likestilt interaksjon mellom to parter. Derfor kan ikke brukerne kalles leser, lytter eller seer. Brukerne er ofte både skaper og deltaker. Mediene utfordrer skillet mellom offentligheten og privatlivet Kraften i nettverk av mennesker er mye viktigere enn før Innholdet er ikke lenger det viktigste, men samtalen som skapes hvordan avsender skaper en dialog med deg i den rette konteksten. Denne samtalen engasjerer og gir verdi for begge parter. Bruk av sosiale medier i Norge i dag Norge er på verdenstoppen i bruk av Facebook med 62 prosent av norske nettbrukere innom ukentlig. I følge TNS Gallup bruker norske nettbrukere i gjennomsnitt 108 minutter på Internett hver dag. 30 av disse minuttene brukes på Facebook. 3.2 millioner er på internett daglig i Norge. 500 mill mennesker bruker 30 minutter daglig Youtube og Facebook er større enn VG.no Finn.no større enn dagbladet.no Wikipedia og blogger.com større enn YR.no og aftenposten.no Gjennomsnittlig bruker av sosiale medier i Norge er kvinne 32 år, 150 venner Sosiale medier i kommune-norge Over halvdelen av norske kommuner bruker i dag sosiale medier i sin kommunikasjon med omverdenen. De mest brukte kanaler er: Facebook (32%) Twitter (18%) Video (17%) Chat (12%) Blogg (11%) Av kommunene som bruker Facebook er det 54% som bare sender ut informasjon, mens 41% har en dialog og svarer på henvendelser fra innbyggerne. 5% av kommunene har liten eller ingen aktivitet på sin Facbookside. Møteinnkalling side 20 av 49