Staples EthicsLink - vanlige spørsmål

Transkript

1 Staples EthicsLink - vanlige spørsmål Innledning Formålet med dette dokumentet er å informere Staples-ansatte om bedriftens hjelpelinje for etikk og overholdelse, kjent som "Staples EthicsLink," samt betingelsene den kan brukes under. Generelt er hjelpelinjen opprettet til bruk for medarbeidere på alle Staples-arbeidsplasser globalt, herunder det amerikanske morselskapet Staples, Inc., 500 Staples Drive, Framingham, MA 01702, USA og deres datterselskaper over hele verden. Staples kommer ikke til å treffe andre tiltak basert på informasjon fra hjelpelinjen enn dem som tillates av loven. Hvis du har spørsmål angående denne informasjonen eller om Staples EthicsLink, kan du kontakte Nan Stout, VP, Global Business Conduct & Ethics, Staples, Inc., 500 Staples Drive, Framingham, MA 01702, USA, nan.stout@staples.com, eller Hva er Staples EthicsLink? Staples EthicsLink er vår hjelpelinje for etikk og overholdelse, hvor medarbeidere kan stille spørsmål eller rapportere om problemer på sitt eget språk. Med unntak av det som er angitt nedenfor, er hjelpelinjen tilgjengelig for alle Staples-ansatte globalt 24 timer i døgnet, sju dager i uken. En tredjepart, EthicsPoint, Inc., med adresse 6000 Meadow Road, Suite 200, Lake Oswego, OR 97035, USA ("EthicsPoint") betjener hjelpelinjen i USA på vegne av Staples Inc. og deres datterselskaper. Systemet er laget for å fungere strengt fortrolig. Tilgang til spørsmål eller saker du tar opp begrenses til de personer som trenger å vite om det. I tillegg kan ikke systemet spore rapporter tilbake til IP-adressene de ble sendt fra. Det er frivillig å bruke Staples EthicsLink. Hvis du har spørsmål eller saker du ønsker å ta opp er du ansvarlig for å si ifra, men vi oppfordrer deg til å gjøre det på den måten du er mest komfortabel med. Selv om Staples EthicsLink er en god mulighet for mange medarbeidere, er den mest effektive måten å ta opp og løse potensielle problemer på vanligvis å snakke med nærmeste overordnede eller gå gjennom andre lokale kanaler. Staples kommer ikke til å disiplinere, diskriminere eller hevne seg på deg hvis du tar opp et problem i god tro, selv om vi finner ut at mistanken var grunnløs. Hva slags problemer bør jeg ta opp? Du kan bruke Staples EthicsLink til å stille spørsmål om hvordan du håndterer en situasjon i henhold til våre etiske regler (Code of Ethics), eller fremlegge mistanker om potensielle juridiske, etiske eller forskriftsmessige brudd på en eller flere av følgende kategorier. (Legg merke til at andre krav gjelder i Europa. Se detaljer nedenfor.) Regnskap og revisjon Bestikkelser Interessekonflikter (herunder gaver og underholdning) 1

2 Diskriminering og trakassering Forfalskning av dokumenter Svindel Personvern og informasjonsforvaltning Misbruk av bedriftens eiendeler Gjengjeldelse Verdipapirer og innsidehandel Utilbørlig konkurranse og antitrust Ulovlige aktiviteter eller brudd på de etiske regler (Code of Ethics) Jeg er en europeisk medarbeider. Hva slags saker kan jeg rapportere til Staples EthicsLink? På grunn av europeiske datapersonvernregler, kan medarbeidere i Europa bare bruke Staples EthicsLink til å rapportere saker som gjelder alvorlige risikoer for Staples på følgende områder: Regnskap Bestikkelser Svindel Økonomiske uregelmessigheter Staples EthicsLink er for øyeblikket ikke tilgjengelig for medarbeidere i Belgia eller Luxemburg. I Østerrike, Portugal og Sverige kan Staples EthicsLink bare brukes til å rapportere problemer med ledere eller andre nøkkelpersoner. Hvor kan jeg rapportere et problem hvis jeg ikke kan bruke Staples EthicsLink? Hvis ikke Staples EthicsLink er tilgjengelig i ditt land eller du har et problem med en sak som ikke kan rapporteres fra Europa gjennom Staples EthicsLink, kan du rådføre deg med den lokale ledelsen eller bruke et av alternativene oppgitt i Staples' etiske regler (Code of Ethics). Hvordan bruker jeg Staples EthicsLink-nettstedet til å stille et spørsmål eller rapportere en sak? 1. Velg "Ask a Question" (still et spørsmål) eller "Report a Concern" (rapporter en sak) fra hjemmesiden på 2. Velg "Issue Type" (emne) som best beskriver det du vil rapportere (se listen ovenfor). 3. Fyll ut det elektroniske skjemaet og følg anvisningene. Hva kan jeg forvente når jeg logger meg på Staples EthicsLink? Staples EthicsLink-nettstedet leder deg gjennom hele prosessen. Det stiller deg spørsmål, viser deg nedtrekkmenyer og tekstbokser hvor du kan skrive inn detaljer om spørsmålene eller 2

3 sakene du vil ta opp. Etter at du har oppgitt alle de nødvendige opplysningene, gir systemet deg en Report Key (rapportnøkkel). Deretter blir du bedt om å opprette et personlig passord for spørsmålet eller saken du tar opp. Oppbevar denne informasjonen på et trygt sted, fordi du trenger den til funksjonen "Follow-up" (oppfølging) for å kunne sjekke statusen på rapporten din senere. Må jeg oppgi navnet mitt på Staples EthicsLink? Du behøver ikke å oppgi navn eller medarbeider-id, unntatt der det kreves av gjeldende lover. (Anonyme rapporter er ikke tillatt i Polen, Portugal eller Spania.) Hvis du velger å være anonym (der det er tillatt), er det kanskje ikke mulig for bedriften å utføre en full etterforskning. Vi oppfordrer deg på det sterkeste til å identifisere deg så vi kan følge opp spørsmål eller saken så raskt og grundig som mulig. Du er trygg. Husk at det strider mot Staples' retningslinjer å straffe eller hevne seg på medarbeidere som har tatt opp en sak i god tro. Hva skjer når jeg ringer telefonnummeret til Staples EthicsLink? Du får snakke med en kundesenterspesialist ansatt av EthicsPoint, Inc., tredjeparten som administrerer Staples EthicsLink i USA. Denne personen registrerer spørsmålet eller saken, og ber deg om detaljerte opplysninger. Der det tillates av loven kan du være anonym, men dette kan imidlertid forhindre en full etterforskning. Vi oppfordrer deg derfor til å identifisere deg. Når du er ferdig, varsler spesialisten Staples' etikkgruppe i USA om spørsmålet eller saken. Kundesenterspesialisten hos EthicsPoint kan ikke gi deg råd eller løse saken på telefon. Hvis det er en hastesak, gir han eller hun deg informasjon så du kan kontakte etikkgruppen direkte for å få umiddelbar hjelp. En kundesenterspesialist gir deg en Report Key (rapportnøkkel) og et passord du kan følge opp rapporten din med etter fem virkedager. Hvor havner spørsmålet eller saken etter jeg rapporterer det/den til Staples EthicsLink? Rett etter at du sender en rapport til eller ringer Staples EthicsLink, sender hjelpelinjesystemet automatisk en e-post til Staples' etikkgruppe i USA, ledet av visepresidenten for global forretningsatferd og etikk. Denne e-posten varsler etikkgruppen om å gjennomgå rapporten din ved å logge seg på EthicsPoints passordbeskyttede nettsted. Denne innledende gjennomgangen skjer vanligvis innen 24 timer etter at en rapport er lagt inn. Hvordan håndterer etikkgruppen nye Staples EthicsLink-rapporter? Ifølge Staples' retningslinjer skal alle spørsmål og saker som rapporteres til Staples EthicsLink behandles og løses så raskt, profesjonelt og konfidensielt som mulig. Etikkgruppen sørger for overholdelse av disse viktige retningslinjene ved å gjennomgå alle hjelpelinjerapporter innen 24 timer og ved å sende videre alle etikkrelaterte spørsmål og saker til eksperter på emnet for oppfølging. Avhengig av omstendighetene, behandler visepresidenten for forretningsetikk hjelpelinjesaker eller -spørsmål direkte, eller sender dem eventuelt videre til eksperter på emnet i personal, intern revisjon, juridisk og/eller tyverisikring. I den grad det tillates av gjeldende lover, kan Staples Inc. gjøre en sak eller en rapport tilgjengelig for andre Staples-datterselskap med henblikk på full etterforskning av den rapporterte saken, til eksterne advokatfirmaer eller 3

4 konsulenter for hjelp med visse aspekter av en etterforskning, samt eventuelt til politiet dersom det kreves eller er hensiktsmessig under omstendighetene. Uansett hvilken gruppe som behandler en bestemt etikk- eller overholdelsessak, overses alle rapporter til Staples EthicsLink av visepresidenten for global forretningsatferd og etikk for å sørge for tilstrekkelig oppfølging i samsvar med gjeldende lover, samt at bedriften treffer eventuelle formålstjenlige disiplinærtiltak. Hvordan fungerer oppfølgingsfunksjonen, og når bør jeg bruke den? Cirka fem virkedager etter at du har sendt en rapport til Staples EthicsLink kan du sjekke statusen på den via kategorien "Follow Up" (oppfølging) på nettstedet. Når du går inn, ser du om vi trenger ytterligere informasjon for å kunne behandle spørsmålet eller saken. Så lenge rapporten er aktiv, kan både du og bedriften legge inn informasjon og stille konfidensielle spørsmål. Hvis du ønsker å legge inn ny informasjon om rapporten, bruker du oppfølgingsfunksjonen. Klikk på kategorien "Follow Up" (oppfølging) på eller ring det grønne nummeret og oppgi den unike Report Key (rapportnøkkelen) og passordet. Oppfølging er spesielt viktig hvis du valgte å være anonym (hvis det tillates), fordi i et slikt tilfelle har vi ingen andre måter å kommunisere med deg på. Hva gjør jeg hvis jeg mister Report Key (rapportnøkkelen) eller passordet? På grunn av det høye konfidensialitetsnivået som opprettholdes for rapporter, må du legge inn en ny rapport hvis du mister Report Key (rapportnøkkelen) eller passordet. Du kan nevne i den nye rapporten at denne saken gjelder en tidligere innlagt rapport. Hvor lenge beholdes rapporten min? Rapporter oppbevares så lenge det tillates av gjeldende lover. Der det kreves av gjeldende lover, slettes alle rapporter som faller utenfor hjelpelinjens tillatte omfang. Hva blir gjort for å beskytte dataene best mulig? Staples og EthicsPoint er Safe Harbor-sertifisert under EU og USAs Safe Harbor-ordning. Det vil si at de gir tilstrekkelig datavern innenfor definisjonen til EC Data Protection Directive for personal data (EUs databeskyttelsesdirektiv for persondata) som mottas gjennom Staples EthicsLink. 4

5 Hvilke rettigheter har du når det gjelder tilgang til, gjennomgang av og protest mot behandlingen av persondataene dine? Enten du rapporterer en sak via Staples EthicsLink eller noen bruker systemet til å legge inn en rapport om deg, kan du ha visse rettigheter i henhold til gjeldende lover til å få tilgang til eller få korrigert, blokkert eller slettet persondata Staples oppbevarer om deg i forbindelse med Staples EthicsLink eller protestere mot behandlingen av slike persondata på lovbestemt grunnlag. Staples respekterer slike forespørsler i den grad det tillates av loven. 5