KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Molde, 4. oktober 2013 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 5/13 TID: kl. 12:00 STED: Møterom «Utsikten», Molde rådhus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 29/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. SEPTEMBER 2013 PS 30/13 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 31/13 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2013 PS 32/13 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK PS 33/13 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 1. HALVÅR 2013 PS 34/13 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2013 PS 35/13 OPPFØLGINGSLISTE PS 36/13 EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: aase.eriksengmolde.kornrnune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R Fiim Myrland (s) leder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

2 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksrnappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 29/13Kontrollutvalget Møtedato GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. SEPTEMBER 2013 Sekretærens innstilling Protokollen fra møte 16. september 2013 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

3 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: 4/ kl kl Kontrollutv.sekr./Kommunerev.distr.2 i Hamnegt.35 26/13 28/13 Finn Myrland, leder (Ap) Are Krohn Venås (Frp)(under sak 27/13 og 28/13) Harald Valved (Sp) Tove A. Melsæter, nestleder (H) Evy Olin Strømme (V) Ingen Rolf I. Gaasø (V) Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Anny Sønderland, forvaltningsrevisor Ingen Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Irmkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 26/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 3. JUNI 2013 PS 27/13 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 28/13 UTREDNING OM NY FELLES REVISJONSORDNING FOR MØRE OG ROMSDAL PS 26/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 3. JUNI 2013 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møtet 3. juni 2013 godkjennes. Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) Side 1 av 3

4 PS 27/13 REFERATOGORIENTERINGER Kontrollutvalgetsvedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgetsbehandling Referatsaker: RS 11/13 Møteprotokoll fra styremøte for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Orienteringssaker: Sekretæren refererte fra det konstituerende møtet i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Molde kommune var representert ved styremedlem Finn Myrland. OS 10/13 Rundskriv om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m. egenkontroll mv. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 28/13 UTREDNINGOMNYFELLESREVISJONSORDNINGFORMØREOG ROMSDAL Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å utrede alle sider ved å inngå i et interkommunalt samarbeid mellom kommunene i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal og Møre og Romsdal fylkeskommune om en felles revisjonsordning. Utredningen skal legges fram for kommunestyret før eventuelle forhandlinger. Dersom det er ønskelig fra andre kommuner/revisjonsdistrikt om å slutte seg til den interkommunale revisjonsordningen, gir kommunestyret kontrollutvalget fullmakt til å innlemme disse i utredningen. Kommunestyret velger kontrollutvalgets leder til å være kommunens representant i et representativt organ som skal utnevne styringsgruppen for prosjektet og fastsette mandatet for utredningen. Kontrollutvalgets behandling Sekretæren og distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om prosessen så langt og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) Side 2 av 3

5 Finn Myrland Are Krohn Venås Harald Valved leder Rolf Ingolf Gaasø Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side3 av 3

6 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksrnappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Åse S. Eriksen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 30/13Kontrollutvalget Motedato REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 12/13 Økonomireglement for Molde kommune revidering saksframlegg og protokoll fra Molde kommunestyre, møte , sak 60/13 (vedlagt) RS 13/13 Finansreglement for Molde kommune - saksprotokoll fra Molde kommunestyre, møte , sak 61/13 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 11/13 Tilsyn med rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming i Molde kommune dokumentasjon av lukking av avvik orientering fra administrasjonen Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

7 Molde kommune Rådmannen Arkiv: Saksmappe:2013/ Saksbehandler: Terje Tveeikrem Sæter Dato: Saksframlegg Økonomireglement for Molde kommune - revidering Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 70/13 Molde formannskap /13 Molde kommunestyre Saksprotokoll i Molde formannskap Formannskapets innstilling Revidert økonomireglement for Molde kommune godkjennes og erstatter tidligere økonomireglement vedtatt 27. mai Delegeringsreglement for Molde kommune , sak 120/12 vedtatt 15. november 2012, punkt vedrørende låneopptak, korrigeres i samsvar med denne saken. Behandling Rådmannens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag til innstilling Revidert økonomireglement for Molde kommune godkjennes og erstatter tidligere økonomireglement vedtatt 27. mai Delegeringsreglement for Molde kommune , sak 120/12 vedtatt 15. november 2012, punkt vedrørende låneopptak, korrigeres i samsvar med denne saken. Saksopplysninger Molde kommunes gjeldende økonomireglement ble vedtatt 27. mai Siden den tid har det blant annet kommet presiseringer av lovverket og endringer i organiseringen av kommunen som gjør det nødvendig å revidere eller oppdatere kommunes overordnede økonomireglement. Kommunens økonomiske situasjon har de siste årene også gjort det vanskelig å følge intensjonen i deler av gjeldende økonomireglement. Dette har også vært påpekt av kontrollutvalget. Delegering av myndighet i årsbudsjettet Side 607

8 Delegering av myndighet til rådmannen, er i all hovedsak bestemt av inndeling eller detaljeringsgrad i drifts- og investeringsbudsjettet, samt om kommunen benytter nettobevilgning eller bruttobevilgning. Budsjettskjema 1B som fordeler driftsrammer og skjema 2B som fordeler investeringsrammer er meget avgjørende for hvor mye kommunestyret selv må fatte vedtak om gjennom budsjettåret. Alle endringer i netto driftsrammer som er fordelt gjennom skjema 1B og investeringsrammer gjennom 2B, må vedtas av kommunestyret selv. Skjema 1B er i dag inndelt på enhetsnivå. Dette medfører i utgangspunktet tilnærmet ingen delegering til å gjennomføre budsjettendringer administrativt. Per i dag er det kun trivielle eller kurante saker rådmannen har myndighet til å gjennomføre selv. Dette er saker som ikke påvirker budsjettbalansen og som kun omhandler omfordeling av allerede bevilgede penger. Dette gjelder fordeling av sentral lønnspott, intern flytting av oppgaver mellom enheter, og omfordeling innenfor skoleområdet som følge av tilpasning til nytt skoleår. Tilsvarende er situasjonen for investeringsbudsjettet. De fleste inndelinger i skjema 2B er på investeringsprosjektnivå. Det betyr at alle forsinkelser eller forsert fremdrift på de ulike investeringene må behandles av kommunestyret selv. Svært lite er delegert. Dersom rådmannen skal ha delegert myndighet til å gjennomføre annet enn trivielle eller kurante budsjettendringer mellom enhetene, må skjema 1B budsjetteres på et mer overordnet nivå. En slik inndeling er det kommunestyret som skal bestemme i sitt budsjettvedtak, men typisk kan være tjenesteområde eller sektornivå. Sektornivå vil gi relativt stor grad av delegert myndighet til rådmannen i forhold til budsjettering ned på tjenestenivå. Dersom skjema 1B er på enhetsnivå, er det ikke behov for å begrense delegert myndighet i økonomireglementet siden det ikke er rom for det. Dersom skjema 1B er på et mer overordnet nivå, kan økonomireglementet begrense delegeringsmyndigheten som er gitt gjennom inndeling i skjema 1B. Dette kan også gjøres i det enkelte budsjettvedtak gjennom at formannskapet får tildelt fordelingsfullmakt innenfor budsjettvedtaket. Det er også slik at dersom kommunestyret vedtar kutt gjennom budsjettbehandlingen, som ikke er innarbeidet i rådmannens skisse, må kuttene minimum være spesifisert ned på det nivået som fremgår av skjema 1B. Nettorammer Molde kommune budsjetterer med nettorammer eller nettobevilgning. Nettorammer angir de øvre rammer for utgifter, utbetalinger og avsetninger til et formål etter fradrag for tilhørende inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger som er direkte henførbare til formålet. I dette ligger det delegerte fullmakter som må presiseres i kommunens økonomireglement. Bruk av nettobevilgning har som formål å unngå detaljregulering av aktiviteten på et område, og det åpner i utgangspunktet for at enheter kan disponere besparelser og får ansvar for å dekke overskridelser gjennom budsjettåret. Dette betyr at underliggende enhet i utgangspunktet har ansvar for å håndtere avvik i inntekter og utgifter innenfor netto bevilget ramme. Dette innebærer at underliggende enhet kan avsette frie midler til disposisjonsfond, eller bruke av tidligere avsatte midler knyttet til formålet uten kommunestyrets behandling. En slik praksis vil medføre at besparelser eller overskridelser innenfor enkelte enheter, som er henholdsvis disponert eller dekt inn, ikke vil inngå i kommunens samlede mer- eller mindreforbruk i regnskapet. Merforbruk kan i slike tilfeller allerede være dekt inn og mindreforbruk kan allerede være disponert. Det regnskapsmessige mer- eller mindreforbruket til kommunen kan dermed i enkelte tilfeller ikke være reelt. For å være ryddig i denne sammenheng, mener rådmannen at den beste løsning er at definisjonen av netto rammer i Molde kommune strammes inn slik at det ikke er mulig å sette av eller disponere tidligere avsatte midler. Det er kommunestyret selv som skal disponere alt av mindreforbruk og finne dekning for merforbruk gjennom sine regnskapsvedtak. Side 608

9 Dersom enheter får merinntekter gjennom året som er direkte knyttet til formålet, skal eventuell anvendelse av disse midlene skje i samråd med rådmannen. Rådmannen har myndighet til å disponere slike merinntekter gjennom budsjettåret. Dette følger av at kommunen benytter nettorammer. Det er her viktig å skille mellom bundne og ubundne midler. Dersom enheter, avdelinger eller foretak får penger der giver har satt vilkår for bruken gjennom lov, forskrift eller avtale, skal disse pengene tilhøre formålet. Den delen av slike midler som er ubrukt ved årets slutt, skal settes av til egne bundne fond. Disponering av mer-imindreforbruk Dagens økonomireglement legger opp til at enheter skal kunne beholde mindreforbruk under bestemte vilkår, samt at enheter selv må dekke merforbruk gjennom egne disposisjonsfond eller kommende års budsjett. Rådmannen ser at denne ordningen har noen positive sider knyttet til økonomistyringen ute i organisasjonen, og at det i utgangspunktet kan være en god ordning. Spesielt gjelder dette ved solid økonomisk balanse der motivasjonseffekten ved en slik ordning kan bidra til en god og effektiv økonomistyring. Men rådmannen ser også forhold ved dette som kan ha uheldige sider. Spesielt med utgangspunkt i Molde kommunes nåværende økonomiske situasjon. De vilkår som skal være til stede for at enheter skal kunne sette av til eget disposisjonsfond etter gjeldende økonomireglement, er tenkt å gi en rettferdig behandling. Enhetene skal få igjen den delen av mindreforbruket som skyldes effektiv drift og god økonomistyring, gitt levering av fastsatt kvalitet og omfang på tjenesteproduksjonen. Selv om intensjonen i vnkårene er klare, er dette vilkår det er vanskelig å etterprøve i praksis. For å kunne behandle over 50 avdelinger, enheter og foretak på en rettferdig måte, kreves en omfattende gjennomgang og analyse av forhold som kan ha påvirket resultatet til den enkelte enhet. Kommunen har en svært omfattende og differensiert tjenesteproduksjon, der lite om noe er statisk. I en slik analyse må det vurderes alt fra permisjoner, sykemeldinger, kvalitet og omfang på tjenesteproduksjonen målt opp mot målene i vedtatt budsjett, nye oppgaver og bortfall av gamle oppgaver osv. Med andre ord vil det være svært krevende å kunne gjennomføre dette på en måte som oppleves som rettferdig for den enkelte enhet. Innenfor eksempelvis skolesektoren, der omfang på tjenesteproduksjonen er relativt stabil eller i stor grad er kjent på forhånd, kan dette la seg gjøre. Innenfor andre tjenesteområder vil det være så mange forhold gjennom et år som må vurderes, at det sjelden vil være mulig å sikre at denne ordningen enten blir eller oppleves som rettferdig. For barnehageområdet vil finansieringsreformen kunne gi uønskede konsekvenser etter gjeldende reglement. Dersom de kommunale barnehagene har et mindreforbruk og får beholde dette, vil dette føre til at tilskuddet til ikke-kommunale barnehager må øke tilsvarende. Da blir spørsmålet, under en slik ordning, om de kommunale barnehagene skal få beholde mindre enn andre enheter for å dekke økt tilskudd til ikke-kommunale barnehager. Alternativt må andre enheter bidra med å dekke økt tilskudd til ikke-kommunale barnehager. Til slutt kommer vilkåret om at kommunen som helhet må ha overskudd og penger igjen på sentralt disposisjonsfond. Dette vilkåret har ikke vært til stede de siste årene og er årsaken til at de enhetene som har hatt mindreforbruk, ikke har fått beholde hele eller deler av dette. Den økonomiske situasjonen i Molde kommune vil nok i årene som kommer også være stram. Dagens ordning vil da kunne medføre at enhetene med merforbruk får et ytterligere kutt i kommende års budsjett for å finansiere økt ramme til enhetene med mindreforbruk. Dette vil gå utover tjenestemottakerne, mens andre enheter kan opprettholde en egen buffer over flere år. En slik situasjon vil også medføre at ordningen vil legge føringer for kommunestyrets mål og prioriteringer i kommende års budsjettbehandling. Uavhengig om det skyldes eget merforbruk eller andres mindreforbruk ønsker ikke rådmannen å endre rammene til enhetene med bakgrunn i fjorårets resultat. Rådmannen mener at god Side 609

10 styring, deriblant god økonomistyring, oppnås gjennom mest mulig reelle rammer med tanke på den tjenesteproduksjonen kommunen ønsker og forventer for kommende år. Behovet for tjenester kan variere mye fra et år til det neste for enkelte enheter og det er derfor viktig at rammene baseres på politiske mål og prioriteringer balansert mot behovet hos kommunes innbyggere. Rådmannen mener derfor at den beste løsningen er at kommunestyret bestemmer rammer hvert år ut fra de mål og prioriteringer kommunestyret har for neste år og at dagens ordning som vedrører mer- og mindreforbruk ikke videreføres i revidert økonomireglement. Rådmannen vil heller at økonomistyringen hos den enkelte enhet blir vurdert som en del av rådmannens styringsdialog med sine enhetsledere gjennom oppfølging av lederavtalen. Kommunale foretak Rådmannen ønsker i utgangspunktet en likebehandling av enheter, avdelinger og kommunale foretak. Men både lovverk og interne regler medfører at kommunale foretak må behandles spesielt. Kommunale foretak skal vedta egne særbudsjett ut fra de rammer kommunestyret vedtar i kommunens budsjett. Tilsvarende skal kommunale foretak vedta særregnskap og egen årsmelding (årsrapport) som skal vedtas av kommunestyret selv. Regnskapsvedtak skal angi disponering av mindreforbruk og inndekning av merforbruk. Særregler for kommunale foretak medfører at et merforbruk skal føres opp til dekning i foretakets særbudsjett i det året regnskapet legges frem for behandling. Det betyr i utgangspunktet at kommunale foretak må dekke inn sitt eget merforbruk. Men lovverket sier også at dersom det kommunale foretaket ikke klarer å dekke inn merforbruk det første året, vil kommunen måtte dekke underskudd i sitt budsjett i påfølgende år. Også i basisorganisasjonen vil et samlet merforbruk medføre at enhetene må dekke dette inn. Det kan skje gjennom regnskapsvedtaket i inneværende år, eller for kommende års budsjett gitt kommunestyrets vedtak. Sånn sett blir det tilnærmet ingen forskjell mellom basisorganisasjonen og det enkelte foretak. Ved mindreforbruk i kommunale foretak er det kommunestyret som selv skal fatte endeling vedtak om disponering av dette. Økonomireglementet legger opp til at det kun skal være et sentralt disposisjonsfond (ubundet fond) og at eventuell disponering av dette skal vedtas av kommunestyret selv. Det følger derfor av dette at et mindreforbruk i kommunale foretak enten skal settes av til kommunens disposisjonsfond, eller at det kan benyttes til å styrke inneværende års budsjettrammer. Retningslinjene for samhandling mellom kommunale foretak og Molde kommune som basisorganisasjon, sier at budsjettkorrigeringer skal vedtas samlet i basisorganisasjonens sak om budsjettrevisjon. Økonomirapportering Økonomirapporteringen i kommunen skal balansere politisk nivås behov for styringsinformasjon og de ressurser administrasjonen må benytte for å produsere styringsinformasjon. Rådmannen er av den oppfatning at dagens rapporteringsfrekvens ikke bør økes. Dette gjelder spesielt for driftssiden av budsjettet. For investeringsbudsjettet legges det nå opp til minimum en rapportering i tillegg til årsrapporten. På investeringssiden må det skilles mellom investeringsbudsjettet, som skal vise fremdrift og bevilgning innenfor budsjettåret, og prosjektstyring av flerårige investeringsprosjekt. Økonomirapportering på investeringssiden vil ha som formål å sikre bevilgning til de investeringene som er vedtatt i budsjettet. Informasjon knyttet til dette vil være nært knyttet til det enkelte prosjekt, men det har ikke som hensikt å være en rapportering for den enkelte prosjekt. Kommunen er nå i ferd med å innføre nytt BMS-verktøy. I dette verktøyet kan det ligge muligheter for å kunne sammenstille hensynet til det ettårige investeringsbudsjettet og de flerårige investeringsprosjektene på en bedre måte enn økonomisystemet klarer alene. Rådmannen tror at dette verktøyet kan gi en bedre og mer helhetlig styringsinformasjon og vil undersøke mulighetene i verktøyet når det blir implementert. Side 610

11 Vedrørende delegeringsreglement for Molde kommune I sak 120/12 vedtatt 15. november 2012 går det frem av andre avsnitt andre ledd i punkt at formannskapet kan ta opp lån på inntil 5 mill. kroner, Kommuneloven 50 sier at det kun er lov til å ta opp lån til tiltak som er ført opp i årsbudsjettet. Arsbudsjettet, med nødvendige endringer, skal kommunestyret selv vedta. Det følger dermed av dette at behov for å ta opp lån må følge behov i budsjettet og at dette må behandles av kommunestyret selv. Skulle det oppstå behov for å avvike fra dette, må kommunen følge kommunelovens 13 om utvidet myndighet i hastesaker. Dette står også omtalt i delegeringsreglementet. Arne Sverre Dahl rådmann Kurt Magne Thrana økonomisjef Vedlegg 1 Revidert økonomireglement for Molde kommune Side 611

12 PS60/13 økonomireglement for Molde kommune - revidering Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Revidert økonomireglement for Molde kommune godkjennes og erstatter tidligere økonomireglement vedtatt 27. mai Delegeringsreglement for Molde kommune , sak 120/12 vedtatt 15. november 2012, punkt vedrørende låneopptak, korrigeres i samsvar med denne saken. Behandling Kåre Ellingsgård (AP) fremmet følgende forslag: Til punkt 7 Kommunale foretak: I avsnitt Årsregnskap mer/mindreforbruk tas inn følgende bestemmelse mellom de to setningene i avsnittet: Rådmannen gir sin vurdering av årsregnskapet og legger saken fram for formannskapet med forslag til vedtak. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kåre Ellingsgårds (AP) fremsatte forslag falt med 6 mot 41 stemmer.

13 PS 61/13 Finansreglement for Molde kommune Saksprotokoll i Molde kommunestyre Vedtak Revidert finansreglement for Molde kommune godkjennes og gjøres gjeldende fra og med dato for vedtak i kommunestyret. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

14 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: /05 212&14 Åse S. Eriksen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato PS 31/13 Kontrollutvalget MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPOT FOR 2. TERTIAL 2013 Sekretærens innstilling Kontrollutvalget tar økonomirapport for 2. tertial 2013, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget vil igjen bemerke at de ser alvorlig på kommunens økonomiske situasjon og forutsetter at de tiltak som rådmann har iverksatt for å redusere årets prognoserte merforbruk blir gjennomført. Saksopplysninger I henhold til lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 77 nr 4 skal kontrollutvalget "påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte." I medhold av bestemmelsen har Kommunaldepartementet gitt Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) hvor kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon fremkommer i kapittel 4. Vedlagt saken følger: Saksframlegg til formannskap og kommunestyre Økonomirapport Molde kommune - Driftsresultat pr. 31.august 2013 Frie inntekter og finansieringsutgifter Molde kommune pr Finansrapport Molde kommune Status gjennomføring av kutt i årets budsjett Revisjonens kommentar til økonomirapporten, datert VURDERING Regnskapet for 2. tertial 2013 viser et merforbruk i forhold til periodisert budsjett på 32,1 mill. kroner. Dette fremkommer ved at resultatenhetene har hatt et samlet merforbruk på 22 mill. kroner, samt at kommunens frie inntekter har et negativt periodiseringsavvik på 10,1 mill. kroner. Dette er en forverring i forhold til samme periode i 2012 hvor regnskapet viste et negativt avvik på 12,5 mill. kroner. Samlet har enhetene brukt 68,1 % av årsbudsjettet pr Det er spesielt innenfor Barnehageområdet, Pleie- og omsorg, Sosialtjenesten NAV, Tiltak funksjonshemmede, Brann

15 og redningstjenesten og Kulturtjenesten at merforbruket er størst. Det er redegjort for avvikene mellom regnskap og budsjett, samt årsprognoser i rapporten fra enhetene. På inntektssiden er det forventet at summen av frie inntekter og finansutgifter vil bli noe bedre enn budsj ettert. Avkastning av kommunens fondsplasseringer har hatt en positiv utvikling tidligere i år og pr. 2. tertial er det en urealisert gevinst på 3,9 mill. kroner på fondsmidler plassert gjennom Pareto. Det er forventet en svikt i inntektene fra momskompensasjonen på investeringer. Av rådmannen er det anslått til 2,5 mill, kr. for Det er forventet en reduksjon i årets pensjonskostnader med kr 8,4 mill, kr. og reduserte renteutgifter med 3 mill. kroner i tillegg til økte renteinntekter av bankinnskudd med 2 mill. kroner. Samlet gir dette økte inntekter med 13,4 mill. kroner, mens reduserte inntekter utgjør 4,1 mill. kroner. Av saksframlegget til rådmannen går det fram at økonomirapporten for 2. tertial viser et prognosert regnskapsmessig merforbruk for 2013 på 21,8 mill. kroner. Målet er allikevel at årsresultat så nært som mulig skal gå i balanse. Rådmannen vil derfor i samarbeid med avdelings- og enhetsledere arbeide for å redusere avvikene i driften så mye som mulig. Oversikt over kostnadsreduserende tiltak til en samlet sum av kr går fram av vedlegg 4. Sekretær er ikke kjent med at det er feil eller mangler ved den fremlagte tertialrapporten. Regnskapsrapporten er for øvrig bekreftet av oppdragsansvarlig revisor. Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær

16 1",11 77_4, Arkiv: Molde kommune Rådmannen Saksmappe: Saksbehandler: Dato: / Ole Rødal Saksframlegg Økonomi- og finansrapport for Molde kommune per 2. tertial 2013 Utvalgssaksnr 49/13 Utvalg Drift- og forvaltningsutvalget Molde formannskap Molde kommunestyre Møtedato Rådmannens forslag til innstilling Økonomi- og finansrapport for Molde kommune per 2. tertial 2013 tas til orientering. Saksopplysninger Vedlagt oversendes økonomirapport per 31. august 2013 for Molde kommune. Det presiseres at rapporten er per 31. august 2013 og ikke tar hensyn til budsjettrevisjon II som kommer til politisk behandling i oktober. Rådmannen gjør også oppmerksom på at avvik i perioden i vedlegg 1 og 2 nå beregnes som periodebudsjett minus regnskap hittil. Det betyr at merforbruk og mindreinntekt blir rapportert med minus foran og mindreforbruk og merinntekt blir rapportert uten fortegn. Med andre ord; et minus fortegn viser en negativ utvikling og et tall uten fortegn (+) viser en positiv utvikling i forhold til rammen. Rapporten består av saksframlegget og fire vedlegg. Vedlegg 1 viser totalt driftsresultat for Molde kommune spesifisert per avdeling/enhet per 31. august Vedlegg 2 viser spesifikasjon over frie inntekter og finansieringsutgifter. Vedlegg 3 viser finansrapport per 31. august 2013 og vedlegg 4 viser status på gjennomføring av kutt jf. vedtatt budsjett for Periodisert avvik per 31. august 2013 og årsprognosen for 2013 for Molde kommune Totalt viser regnskapet et merforbruk per 31. august 2013 på 32,1 mill, kroner i forhold til periodisert budsjett. Inkludert i dette er et negativt periodiseringsavvik i kommunens frie inntekter og finansieringsutgifter på 10,1 mill. kroner. Avvik på disse postene er kommentert i denne saken umiddelbart etter avdelingenes/enhetenes kommentarer. Tjenesteområdene har et regnskapsført periodisert merforbruk på 22,0 mill. kroner. Arsprognosen viser at Molde kommune, slik situasjonen er i dag, forventes å få et merforbruk i tjenesteproduksjonen på 31,1 mill. kroner. Dette er en økning på 1,1 mill. kroner siden forrige rapportering per 30. april Behandling av budsjettrevisjon Il for 2013 vil ha innvirkning på forventet merforbruk, jf. rådmannens kommentarer til frie inntekter og finansieringsutgifter til slutt i rapporten. Side 4

17 Nedenfor er de vesentligste avvikene per 31. august 2013 kommentert. Økonomirapportering på avdelinger og enheter per august Det er presisert at enhetslederne og avdelingssjefene skal besvare følgende fire hovedspørsmål i forbindelse med rapporteringen: Forklaring av avvik på periodisert budsjett. Beskriv konkret de tiltak som er igangsatt eller skal igangsettes for å redusere eller fjerne merforbruk der det er nødvendig for å komme i balanse ved årets slutt. Beskrive konsekvensen av de tiltak som er gjennomført eller skal gjennomføres. Forklaring av avvik på årsprognose. Arsprognosen skal settes etter at enhetene har gjort det de kan av tiltak for å redusere eller fjerne et eventuelt merforbruk. Enhetene melder et negativt årsprognoseavvik på 31,1 mill. kroner. Dette er en økning på 1,1 mill. kroner fra forrige rapportering per april Nedenfor følger kommentarer fra den enkelte avdeling og enhet. Tabellen inneholder en sammenligning med rapporteringen for april. Dette for lettere å se utviklingen ved avdelingene og enhetene. Avvik i forhold til periodisert budsjett og årsprognose for 2013 for de enkelte avdelinger og enheter Drifts- o forvaltnin savdelin en inkl. rådmannen Periode- Periode- Periode- Pe riode- regns Periode kap budsjett avvik avvik i % Årsbudsjett Årspro 110Se AvvikAvvik i % April ,40 % August ,13 % Endring fia forrige periode Periodisert resultat Avdelingen har et mindreforbruk på kr ,- per 2. tertial ,13 % Hovedårsaken til mindreforbruket er at avdelingen har mottatt medlemsavgift fra de andre kommunene i ROR tidligere enn forventet (1,3 mill. kroner), utgiftene til stortingsvalget (1,0 mill. kroner) er ikke periodisert riktig per august og næringsfondet er inntektsført (0,7 mill. kroner). Det siste er bundne midler som eventuelt må overføres til neste år. Den økonomiske situasjon på andre tjenesteområder i avdelingen er stram og det er noe merforbruk på flere av dem. Tilskudd til ROR-IKT og lisens til Norsk helsenett har blitt større enn forventet, samtidig har avdelingen ikke fått inn inntekter i tråd med budsjett. Tiltak Det arbeides med å gjennomføre nedbemanning. En stilling ble tatt bort fra 31. juli og den andre nedbemanningen gjennomføres i løpet av høsten Dette er noe forsinket i forhold til budsjett. Det er innført digitale dokument for politikere for å redusere utgiftene til trykkeri, porto og budtjeneste. I tillegg blir det kontinuerlig vurdert og gjennomført mindre tiltak som kan gi innsparing med mål om økonomisk balanse i avdelingen. Konsekvens Prioritere hardt mellom oppgaver. Redusere budtjenesten. Side 5

18 Årsprognose Det meldes et merforbruk på 1,0 mill. kroner på årsprognose. Plan- o utviklin savdelin en eksl. fa seks onene Pe riode- Petiode- Periode- Pe riodeavvik i % Årsbudsjett Årsprognose Pe riode regns kap budsjett avvik April ,02 % August ,32 % Endring fra forrige periode / Periodisert resultat Avdelingen har et mindreforbruk på kr ,- per 2. tertial Fagseksjonene er ikke med i tallene her, da de rapporterer på respektive fagområder. Til tross for tilnærmet balanse er det avvik på enkelte poster i regnskapet. Hovedårsaken til balanse er at avdelingen har vakanser. Tiltak Ingen nye tiltak nødvendig, men avdelingen har holdt stillinger vakant for å komme i balanse ved årets slutt. Dette blir videreført. Konsekvens Lavere kapasitet på avdelingen. Årsprognose Avdelingen melder ingen avvik på årsprognose. Besparelse gjennom vakanser vil dekke opp for redusert inntekter fra eksterne prosjekter. Dette gir en årsprognose i balanse. Personal- o or anisas onsavdelin en Periode Periode- regnskap Periode- budsjett Periode- avvik Periode- avvik i % Årsbudsjett Årspro nose AvvikAvvik i % April ,87 % August ,55 % Endring fra forrigeperiode ,00 / Periodisert resultat Avdelingen har et merforbruk på kr per 2. tertial Dette skyldes manglende innkomne midler, utgifter til lærlingeordningen og utgifter til tiltak som skal gi effektivisering fremover. Tiltak Avdelingen har generelle stram drift og prioriterer hardt for å unngå merforbruk. Avdelingen søker om eksterne midler kontinuerlig. Alle på avdelingen er kurset i effektivisering og gjennomfører tiltak for å oppnå dette. Konsekvens Arbeidet med innføring av nye rutiner, som skal gi effektivisering for avdelingen og hele organisasjonen, har vært krevende for avdelingen. Dette kan medføre at andre viktige oppgaver blir satt på vent. Side 6

19 Årsprognose Det meldes ingen avvik på årsprognose. Økonomiavdelin Periode en Periode- regnskap Periode- budsjett Periode- avvik Periode- avvik i % A2 rsudstt bje Årsproose AvvikAvvik i % 'April ,59 % August ,63 % Endring fra tbrrige periode -50 0,00 / Periodisert resultat Avdelingen har et merforbruk på kr ,- per 2. tertial Årsaken til merforbruket er overtid i forbindelse med årsoppgjøret og mindre inntekter på pantegebyr enn budsjettert. Tiltak Deler av stilling blir foreløpig holdt vakant. Konsekvens På kort sikt forventer avdelingen å håndtere vakansen. Årsprognose Det meldes ingen avvik på årsprognose. Molde as Imottak Periode Periode- regnskap Pedode- budsjett Periode-' avvik Periode- avviki % Årsbudsjett Årspro nose AvvikAvvik i % April ,00 % August ,83 % Endring fra forrigeperiode / Periodisert resultat Enheten har et mindreforbruk på kr ,- per 2. tertial Avviket skyldes i hovedsak inntekter fra staten som det er krevende å periodisere helt presist. Tiltak Ingen tiltak iverksettes Konsekvens Ingen Årsprognose Det meldes ingen avvik på årsprognose. Side 7

20 Informas ons- o serviceavdelin en Periode Periode- Periode- Periode- Periode- Årsbudsjett Årspmgno AvvikAvvik i % April ,22 % August ,64 % Endringfraforrigeperiode ,00 / Periodisert avvik Avdelingen har et mindreforbruk på kr ,- per 2. tertial Det er kun små avvik på ulike budsjettposter. Tiltak Ingen nye tiltak er iverksatt. Driften holdes på et svært nøkternt nivå gjennom hele året. Konsekvens Ingen nye konsekvenser. Årsprognose Det meldes ingen avvik på årsprognose. Skoleområdet Periode- Periode- Periode- Periodeavvik i % Årsbudsjett Årspro nose Enhet regnskap budsjett avvik Avvik Avvik i / Fagseksjon skole ,76 % Kvam skole ,72 % Sellanrå skole ,97 % Langmyra skole ,36 % Nonlbyen skole ,36 % ,00 % Kviltorp skole ,41 % ,55 % Kleive oppvekstsenter ,06 % Bolsoya skole ,68 % Vågsetra barne- og ungdomsskole ,81 % Sekken oppvekstsenter ,28 % Bekkevoll ungdomsskole ,76 % Bergmo ungdornsskole ,85 % Skjevik bame- og ungdomsskole ,78 % ,87 % Sum august ,73 % ,33 % Sumapnl ,49 % ,34 % Endringfraforrigeperiode ,01 / Periodisert resultat Skoleområdet har et mindreforbruk på kr ,- per 2. tertial Skolene samlet har et merforbruk på 0,5 mill. kroner, noe som hovdesaklig skyldes økte lønnsutgifter som følge av elever med behov for ekstra ressurser. For fagseksjonen viser periodisert resultat et mindreforbruk på 1,6 mill. kroner. Av dette skyldes 1,3 mill. mill. kroner periodiseringsavvik på skoleskyss, leie av Moldebadet og bruk av/avsetning til bundne driftsfond. Tiltak Side 8