Styrets Beretning for 2013

Transkript

1 SAMEIET VESTSIDEN 1 ORG. NR. 99,3 402 I29 Styrets Beretning for 2013 Stvrets sammen$hdns os orqanisering Styret i Sameiet Vestsiden I bestir av folgende samei,re: F Andreas Evensen (styrets leder) Kj til Hognestad Tomm-Erik Johannesseir Anne Karin Nielse'n KnutNordskog Styret har i 2013 hatt 12 styremoter og et informasjonsmote. Styret har organisert sitt arbeid slik at hvert styremedlem har f8tt ansvar for definerte hovedomrider. Utover dette har hvert styrerredlem arbeidet med delegerte saker og konferert lepende med hverandre etter behov ogs6 mellom styre,rnoteire. Samarbeidet i styret har vert godt, og vi har oppnidd konse,nsus i alle vedtak. Styret har ogs8 i2013 hatt et godt sanarbeid med Jarlss Eiendom og Jarlso Drift. I sitt arbeid har styret lagf til grunn de opprinnelige verdier og prinsrpper om at Jarlse skal kunnc bebos av me,nnesker uansett alder og livssituasjon. Bdde styret og sarneieine I beboeme har i 2013 gjort det vi kan for I ta vare pi oyas verdier og skape trygghet, hygge, tivsel, stil og kvditet. Styret har lagt vekt pi at v6rt afteid skal preges av profesjonalitet, frpenhe! ryddighet og losningsorientering. Vi har sstt t drive og forvalte sameiet inne,nfor riunmen av disse verdiene, samtidig som vi har sskt A ivareta den daglige driften av sarneiet pi en kostnadseffektiv mite. Sameiet Vestsiden I har ingen ansatte. Styret er av den oppfatningen at Arsberefiringen for 2013 rned fremlagt resultatregnskap, balanse ogregnskapsnoter glr en rettvisende oversikt over drifte,n og forvaltning,n av Sarnei t Vestsiden I gjennom Det er ilke inntnrffet forhold etter regnskapsirets utlop som er av betydning for vurderingeir av regnskapet. Resnsku for 2013 Regnskapet for er satt opp under forutsetning om fortsatt drift. Driftsinntekte,ne for 2013 utgiorde l<r (mot budsjettert lr ) og Arsoverskuddet kr (mot budsjettert lcr ). Arsoverskuddst er i sln helhet tilfi?rrt egenkapitale,n. Pr utgierr egenkapitalenls ttlsvarqde 92 o/o av totalkanitalen). mens sielden uteisr l<r Bankinnskudd l3 utgien 1r Av dette er lcr plassert pi hoyrentekonto i DNB.

2 Det er i2013 foretatt en del stenre oppgraderinger i anlegget. Styret merer disse represe,nterer eir verdiskning utover rent vedlikehold, og disse er folgelig blitt aktivert i regnskapet pr og avskrives over henholdsvis 5 ir. De aktiverte kostnadene omfatter blant annet oppgradering av grontanlegget og installasjonskostnader for robotgresshippere. Det er aktivert investcringerpi til sammen kr Forretninqsfsrsel os revision Heimtun & Bryr Regnskapskontor AS har forestitt regnskapsforselen i Revisorfirmaet Hotvedt & Co AS har revidert regnskapet. Budsiett for 2014 Styret foreslir at de m6nedlige fellesinnbetalinger fra seksjonseierne i2014 skes med 2 %. Styret mener det er viktig t fortsette oppbyggrngen av et vedlikeholdsfond, slik at sameiet har midler tilgjengelig til i finansiere freurtidige vedlikeholdsarbeider og eventuelle investeringer i bygningsmessige og tekniske anlegg. Milio Sameiets virksomhet forureirser i liten grad det indre og ytre miljo. Nermere om noe av stvrets arbeld i 2013 Styret har arbeidet med mange oppgaver giennom 2013, bide store og smi. Noe,lr oppgaver er i arbeid pi kontinuerlig basis, mens andre avsluttes ett r hv rt som vedtak fattes. Styret har ssld t holde sameierne informert om styrets beslutringer giennom informasjonsskriv og sameierr sterle, Nedenfor er gjengitt noen av oppgavene styret har arbeidet med i Automatisk lys i hovedinngangene / Ledelys i lsmnlngsveier i V4 og V5 Hsst n 2013 besluttet styret t sli av lyset pennaneirt p[ kveldstid i oppgangene for 6 spare shorn og miljoet. Det ble da en utfordring med bessk nde i morke ganger med lysbryter langt unna. Styret besluttet av den grunn 6 investere i automatisk detektor i alle hovedinnganger. Brannvesenet sjel&et ut kravet om nsd.{edelys i mellomgang ne i V4 og V5 i forbindelse med sitt tilsyn i olfober.. Brannveseiret har ingen hjemmel for I kreve dette. Styret vil imidlertid anbefale beboerne I gi til anskaffelse av en oppladbat lommelykt med markeringslys som kan plugges inn i stilkontakten ved utgangsdoren. Bilkjoring/stey Innkjoringen til atriet mellom V3 og V4 ble stengt i2012 ikke minst pi grunn av barna som leker pi lekeomrlda. For I redusere 'turkjoring" i atriet og til klatrestativet i skogen, noe som etter hvert var,n belastring for sameiere med terrasse mot veien - besiuttet styret i 2013 e forsterke skiltingen mellom V5 og V6 med nye skilt og sperresteiner. Nodveirdig $ ning til eiendommene er

3 selvfolgelig tillatt. Styret vurderte ogs[ montering av bom, men trot at dagens losning er det beste alternativet, ogsi kostnadsmessig. Utfordring med stoy fra ta:ri med mer nattestid har ogsi vert et tema. Styret samt involverte har per dags dato ingen endelig losning pi proble'met. Vi oppfordrer alle til & benytte seg av droppunltene som er vedtatt foran alle garasjer, samt at man tar henslm til naboer nattestid. Bordtennls Bordtennisbord ble innkjerpt for felles bruk sist sommer. Dette er plassert ved siden av forballbanen i sommerhalviret. BrannkontrolVgassinstellasj oner Vestfold lnter{<ommunale Brannvesen giennomfente tilsp med sameiets frings- /gassanlegg i oktober. Det ble ved tilsynet ilfte avdel&et awik eller andre forhold som er av betydning for sikkerhetsn ell r adkomsten for anlegget. Det ble imidlertid pipekt at det ikke er tillatt 6 oppbevare brannfarlig stoffer (gass/bensin med mer) i kjeller. Som en del av sameiets HMS-plan og krav fra DSB er det utfsrt kontroll av gass- skapene i den enkelte leiligbet samt kontroll av brannvarslingsanlegg. Til info har Jarlss Eiendom investert i en tank pi 11,5 m3 for gassforbruket pi oya. Forelepig er da Jarlss Eiendom som administr r r tanken og fakturerer de eirkelte sameiene for forbrukg. Buss Sqrret har sendt flere brev til VesMken kollektivhafilj< med anmodning om & etablere et busstopp pi Jarlso. Vestviken kollektiwafikk har sagt at de vil prsve i finne en losning, men at dette bl.a. krever etablering av eir ny busslomme p& nordsideir av brua. Stret folger opp saken. Dyrehold Dyrehold og lufting har vert et omdiskutert teura Alle involverte parter er ni klar over hvordan man tar heirsyn til hverandre og dette synes i gi veldig bra. Fellesareeler Alle reklaurasjoner fra overtagelsen er nl utbedret. Det er nl ca 5 tr side,n overtakelse og "garantiperiode,n" r ute for Vl og V2 og vil utlepe for resten av sanreiet i lop t av Sameiere som har reklanasjonerml derfor folge opp disse overfor utbygger for ikke I risikere foreldelse. f,'ellesmste med styret i Sameiet Vestsiden 2 Det er avholdt et fellesurste hvor man i hovedsak giennomgilft leverandsravtalene som de to sa:neiene har inngfltt. Det var enigha om i samarteide ved innhelrting av anbud fra tjenesteleverandeirer da det er sannsynlig at man sammen kan oppnl bedre betingelser. Utover dette diskuterte man felles utfordringer som f.eks seippellukt, dyrehold, lufting, btndtvang mm. Forsikring og skader

4 Forsikringsavtalen med NEMI er fornyet med tilnermelsesvis salnme premie som for foregiende ir. Det er rapportert atte bygpingsskader i leipet av 2Ol3,hvorav to er meldt til forsikringsselskapet. De owige er skader som utbygger/entrepre,ner har pitatt seg ansvaret for. Grsntarealer Eksisterende styre har definert noe,lr mllsettinger som vi jobber etter: M6lsetting med prsntarealet oi Jarlsg r Vi snsker i opprettholde Jarlss mest mulig likt det parkanlegget vi tok over fre utbyggerne. o Vi onsker I dlrettelegge for aktiviteter som gleder beboerne. o Vi vil tilstrebe et sfl vedlikehotdsfritt grontrnlegg som anlegget tillater. r Vi snsker I oppnl synergier og bedret samhold giennom hensiktmessige avtaler og samarbeld med de endre sameiene pl eya' Skadeomfang 2013 fqa. ru-"i"t overtok arealeire i 2009 si var dette for et parkanlegg i betrakte- Mange flotte planter var valgt og omr&det var en fryd for syet. Ne i ettertid ser vi at en del planter ikj<e har tiit klimast vlrt like godt. Arsaken til dette er at vi har hatt noeir. vintrer i 2011 og2}l2,samt at klimaet f, mer ekstremt enn mill kans$e si for "k"tr. seg nflr valge,ne ble gio4. Det har medfu at vi har hatt vesentlige koshader ifin skader p[ planter og grantzrealene. b"i ft- r,,a"t flo" runder med Strandman (anleggsgarhrer firmaet vi har langtidsavtale med) for i komme opp med losninger som vi vet vil kunne gi varige losninger uten i forringe landskapet. Under er det gjengitt en detaljert oversilt over skadeomfanget og det erstafiringsarbeidet som ble iverksatt i fior sommer:

5 ii[ffi$ '"-;:isi''${g",ffi.{;:*'}- '#*lk-"- '.: 10 potcntlllt ffi i " -,ft.'- l-1._--.*. * e^ 4 Lrubarfiefg,:.. '. I r.laub-rhqr. - '.31,," '*, -,," r! I i_j I t. 'rti.*h lltt"-'-:' :l11:.11l1' -".- --.\#o $WC.*-'- lg!'o.r.at:-:r..,1, - -.,7,ryrpotrtilrars&rro t9l:u:!lns ".,.".:,,.r,\..3ruk - U:. ffiru; \., f :,;- ilbe* 2 Lrsbartlt! d lslsub-riq! '. -, \l \'' '- \- -:,511ft ut!.ubarhei md hvlt Pdcntilli.*ffi)}itt{bH. ',, f; 1.,.- ;t.\i il. :,o.rsba( iti.-. * lro*-.1rr I Y{ '. l. ', 5oy.tddltldo8.vb.rt -*,".\iir '",fffffi ') ]:., ' tt,ln S Tffi,l\r:,:-"-*:i *mff;aile,.*,,,,'{}e 1 ', '1i,f,f,ilil::,r:*'T,,i *' J W'"1 i j' itl: : "- ryidi1. 1;r1 i'$rrd&.*fb,,?.!il \i\, t...'' reiirhrtlrhr*jrdlrar*e* \ 1 ol tt f '- \ r,r*', L?!r i '' t.*1':., etkcjdi*t..ta..'rt r\'.'... * *#ffi':'$.tn,o',*,\ 'i-,,,x\ ii :Hli#.ffio..'.ff,o"'*' rr n *{tt, '. r" rd.;.'ffiftruiseur* lrx.fishrd;irr{4(re.rilfrt *:rr{ru.*riffig''@ d{${tl*'}rtd ---=::- - "- J \, 'vo1 -\\,''* 11 y I *..'..'i, i.n j :j '\ ' 1' ul:&p-..;.i? ily! l8uladrr tlctldnsrbar* Omfanget av disse skadene utgjorde for 2013 ca h ,- I tillegg kom ikke tue gresset seg etter vinteren, selv etter iherdig dugnadsfrisering. Fjerning av tue gresset (ca60-70yovar dsdt og rittent) i atriumet, vask av marmor og giftsproyting av omrflda utgjorde ca kr ,- Kostnadene for skadene og erstatningen av plantene ble bestemt regnskapsmessig avskrevet over 5 ir. Utbedringer Vi har ogsi gjort utbedringer av bedet vest for v6. Vi har lagt ferdigplen pi grusomrfldet i atriumet. Disse kostnadore, kr 72000,- inkl mv4 har varig verdiokning og er derfor regnskapsmessig avskrevet over 5 ir. Robotkliopere Etter en proveperiode utenfor V6 og etter en foresporsel til sameieme, besluttet styret i g[ for robotklipping med en leieordning over 10er. Sa langt er vi meget fornoyd med resultatet. At vi har hatt noe,n driftsproblerner i fsrste sesong ser vi pi som enkle korreksjoner. Noe ogsi Strandman har gitt klare lovnader pd at skal forbedres. Vi har ni tegnet en detaljert avtale som regulerer drift og awik franormalen. Vi hiper dette vil gi tiltenkt effekt og at dere alle vil oppleve disse robotklipperene som iherdige tjenere til felles beste. Kosbradsbildet og besparelsene for i gi for robotklippere er skissert under.

6 6 Robotktipptng :*t#"" Engangskost (gnving, kummer, el arbeid) 1., 2. og 3. Ar 4.,5., og 5. ir Kr AntAr3 Kr Ant lr 3 Kr tl3.l78 avsknves 7.,8.,9., Antlr4 Kr 110.9O4 10 lrs kantklipp etter behov 10m0 Ant ir 10 Kr m\r:r Kr Tot Belop Kr sffi#ffiffiffiffiffi Konvensfonell klipp inkl kantklipp Ant ir 10 Kr m\,, Kr 23o.ooo *t-ffi Belop Kr 1, k#fi*gtr Gjerde og rekkverk Gjerde rundt nordsiden av V3 er ni endelig pi plass (fiemes om vinteren pga broyting). Rekkverk fra Atrium ned til Parkering ved VIA/2 er na satt opp Jarlso Eiendom. Grsnt strppe og Dugnad Det ble besluttet etter hsstmstet at vi ikke arrangerer flere dugnader. Det er rett og slett i snsket fra sameieme. Vi prover likevel i holde kostnadene til uteomridet si lave som mulig. Skal vi betale gartnere for i holde alt gront, tipp topp til enhver tid s[ vil de irlige utgiftene til dette gi i veret. Derfor hiper vi at dere som har litt gronne fugt", kan knipe noen ros r og dra litt ugress nir dette skulle dukke opp. Ugress i forrr av hoyrnol og burot i enga tas gjennom det fulige vedlikeholdet. Ifeis Serviceavtalen med OTIS for sameiets 14 heiser er reforhandlet. Prisen ble redusert med kr dvs. en reduksjon pi 23 o/o.ny treirsavtale er inngatt. Det ble ogsl innhentet tilbud fra Heis-Tek AS, men OTIS kom med det beste tilbudet. Det er OTIS som har levert heise,ne. Hsstmste / informasjon Som vanlig arrangerte styret et uformelt hsstmote 26. septe,rnber Det ble fokusert pi informasjon og dialog med sameierne. Totalt deltok n&rrnere 60 personer pi mote. Vi hor og hiper at sameierene seffer pris pi dette tiltaket. Referat fra mste ligger pi Pi dette nettstedet ligger ogs6 all annen viktig informasjon fra styret. Styret vurderer ogsi andre muligfueter forkommunikasjon med beboerne, deriblant SMS. Ladepunkt el-bil Styret har fremforhandlet en avtale med Pet Installasjon om montering av ladepunkt for el-bil. For den enkelte beboer/garasjeplass er priseir kr 5000 eks mva For montering av slikt ladepunkt kan man kontakte Freddy Johansen hos Pet Installasjon.

7 7 Masternskkel Jarlss Eiendom har forespurt styret om de kan ta hand om mastcmsltkelen til sameiet. Dette har styret tak-ket nei til. Masteingkkel er kun tilgjengelig pe dagtid hos Jarlss Eiendom etter godkjennelse av styret. Alle sarneiere vil bli inforrrert dersom stfet gir tillatelse til at enkelte firmaer som utforer serrice kan benytte masternsllkel dersom ingen er til stede i leiligheten. I si fall skal firmaet legge igien en bekreftelse med opplysninger om hve,m som har vrrt i leiligheten og hvilket arbeid som r fifsrt Oppslagstavler Det er nl montert oppslagstavler i alle oppgangen. Tavleire skal bare be,lryttes til inforrrasjon til sameierne/beboeine samt infofinasjon fra for eksernpel Jarlss Eiendom eller Husvik og Nes Vel. Private oppslag og reklame onsker vi ikke hengt opp. Reklameaviser Onsker du ikke reklame eller gratisaviser i postkassen si merk din postkasse. All reklame og gratisaviser skal i postkassen - ik&e pi gulvet. Renhold Renhotdet i sameiets fellesarealer utfsres av ARKAS. Det har illke kommet klager pi re,nholdet etter at dette firuaet ble angasjert. Det er ni anskaffet matter i 4lle inngangene for I sk&ne gulv og trapper. Mattene vil bli reirset noen ganger i flret. Det er besluttet at garasjene skal vaskes til vireir. Videre vil mannorgulvene i oppgangene bli pole,rt. Dette arbeidet vil av kostnadshensp bli fordelt over eir treirs periode. Skadedyr Det er observert smfrgnagere inne i et av byggene. Avtalen med Anticimex om skadedyrbekje,lnpelse er opprettholdt. Meld fra om dere oppdager skadedyr. Valgkomiteen Valgkomit en harbest&tt av Tore G. Johansen og Sigurd Weraas. De har giort e'n flott jobb, men det har vert vanskelig 6 fii kandidater til styret. Det sittende styret ber alle beboerne om i vurdere sitt kandidatur de neste 8rene. Dette er en spenne,nde og lererik utfordring. Vaktnesterinstruks Styret har videreutviklet insbnrksen for vakhesteren' Vedlikeholdsfond Vedlikeholdsfondet bestir blant annet av innskudd i DNB. Innskudd pfl plasseringskonto i DNB har i 2013 sl<tftalrr til lff VentilasJonsanlegg Det er giennomfent se,lvice pi og skifte av filter i veirtilasjonsanleggene i alle leilighetene.

8 Vindavskjermlng styret har ogsi i2013 mottatt flere ssknader om vindavskjerming/innglassing pa balkonger og teirasser. Flere av disse ssknade,ne trever befaring. Styret har vart opptatt av at innglassingen er i overeirsste,mmelse med kommunens prinsippgod$ennelse og reglene som ble vedtatt pi sameiemstet L5. februar Dessuten mt ikke valgt losning hindre avlufting fra leiligletenes gassinstallasjoner. Det er viktig at sameierne sender ssknad til styret fsr arbeidet utfares. Nir styret har godkjent soknade,lr ml sameier se,lrde ssknad/melding til Tonsberg Kommune. Vindavskjermingen/innglassingen represent f, r hoye koshader, og styret har derfor filtt til en avtale med NEMI. Selskapet har sagt seg villig til I medforsikre godkjente installasjoner under sameiets bygningsforsikring uten tilleggspronie. Egenandelen ved skade er kr (lcr ved natrnskade). Egenandelen mi betales av sameiere,n som har anskaffet installasjonen. SoppeUukt Dette har vert Et gicnnomgiende tema de siste Arene. Man har forsskt i lsse problemet med et luktsaneringsmiddel ute,n sarlig hell. Problernet blir ikke mindre ved at det aktuelle depotet ogsl benyttes av bltsameiet og nering/selskapslokalet som i liten grad sorterer avfallet. Styret har ni besluttet I flytte containeme for bio- og restavfall nord for containe,me for papir- og plastavfall. HApet er at den mest fremtredende vindrefiringen da vil redusere luktproblemst. A$eidet vil bli ntfottfsr vfiren. Utover dette ber vi alle beboere om i va;rc no'ye med kildesortering og dessute,n benytte dobbel biopose i deir varme Arstiden. Generelle hensdllinger til aile fra styret

9 9 Styret mottar fra tid til annen henvendelser fra sameiere om forhold som pivirker deres trivsel. Stl.ret har pa denne bakgnrnn laget noen henstillinger til beboeme i virt sameie. Disse henstillingene er I betrakte som en velment oppfordring slik at vi ALLE skal ha det trivelig her pa oya. ArsakEn til at vi skriver om dette na er at vi har/hatt noe,n situasjoner som vi ikfte snsker og saledes prsv r i begrense i omfang: Bilvask: Dersom du velger 6 vaske bilen pi 6ya, sebruk vaskeplasse,n ved adminbygget. Fellesuttaket for strorn: Fellesuttaket for strsm er for fellesfunlsjoner. Har du ofte behov for strsm i garasjen m[ du legge opp egen kontakt pa din plass. Parkering pl P-plasser ute: Parkeringsplassene pa utsiden av byggene cr primart beregnet for besskende giester. Det er begrenset med plasser og har du behov for a sta parkert ute sa benytt deg av den P-plasse,n som er n@rmest din egen inngang. Reklame og gratisaviser: Dersom du ikke snsker disse si kast dem i scrpla - il&e pa gulvet. Husk 6 merke postkassen dersom du ikke emsker slike "bilag". Du kan fil slikt merke ved henvendelse til vaktmester, sa legger han det i postkassen din. Forplantning av lyd: Husk at enkelte iruretninger stsyer mer enn du kans\ie tror. Vaskemaskin og tsrketrommel kan med fordel settes pi lyddempefotter (fes pe hvitevarebutil&er). Husk ogsi at noen kanskje har andre dogruytmer enn deg og derav sover nir du er aktiv. Det er lov i snakke med hverandre om slike problemer. Styret tar ikke tak i slike problemer med mindre d* er brudd pa Sameiets vedtekter. Vind og skade: Husk A fottsye godt alt losore pa terrassen. Kastevinder og det den fir med seg, kan lett forarsake store skaderp6. mennesker og materiell. Det er du som er ansvarlig dersom lasorepb terrassen forirsaker skaderpa for eksempel terrasseglass eller snnet. Ege,lrandelen er 15000,-. SporUlek i oppgangene: Det r ikke tillatt i leke ellerbruke rullebretv tilsvarende i oppgangene. Arsaten er st6y og at marmorgulvet fort blir odelagvsrygt, noe som ogsi vanskeliggjen renhold. Skade inne og ute: Vi har til na hatt 4 vannskader gjennom tak og 2 vannskader forenaket av andre forhold. Dersom du opplever slike hendelser si ml du giere flg: Ring forsikringsselskapet virt. Styr* ma ogs& undcrrettes. Rslik, snus og tyggegummi Vi henstiller til alle om i kaste avfall i soppelkasse,ne, IKKE bruk gulvene i garasj dfellesanleggene. Utover disse sake,ne har sbrct eir rekke viktige og mindsp viktige saker i afteid.

10 10 St56et takker alle sameiere og beboerc pi Jarlsg for godt samarbeid og naboskap gje,nnom Spesielt vil vi takke de som arbeid r for fellesskapet gieirnom i arrangere bryggedans, bitturer, aktir{teter og andre tilstelninger. Vi hilper alle sameiere og beboere vil fortsette 6 bidra til ct godt bomiljo for alle pa Jarlso. I styret for SAMEIET VESTSIDEN 1 Tenrsberg, 31. desember 2013 / 27. februar 2014 Tomm-Erik Johannessen Styremedlem il"up,t4,/"- Anne Karin Nielsen Styremedlem ut Nordskog