Møtereferat. Årsmøte Tynset Idrettsforening. Klubbhuset Nytrømoen Torsdag , Kl

Transkript

1 Møtereferat Årsmøte Tynset Idrettsforening Klubbhuset Nytrømoen Torsdag , Kl Tilstede: Tommy Klausen Jonny Dalbakk Odd Erik Svee, Jon Bråten Marit Motrøen Bente Hugdal Anne Skjøtskift Oddbjørn Lund Kristin Siksjø Anne Bjørnsmoen Anita Rekstad Heidi Barmoen Egil Vangen Erling Tronsmoen Jarle Gullbrekken Eystein Lunåshaug Mari Gullbrekken Schjølberg Bent Kvisle Jan Inge Grøndalen Ove Horten Flemming Bo Christoffersen Sak 1. Åpning Tommy Klausen bød velkommen. Ingen merknader til innkallingen. Godkjent. Jonny Dalbakk, dirigent. Erling Tronsmoen og Egil Vangen underskriver protokollen. Flemming Bo Christoffersen, referent. Sak 2. Årsmelding for hovedstyret/grupper/utvalg Årsmeldingene ble gjennomgått. Ved gjennomgangen av TIF hovedlagets årsmelding spurte Erling Tronsmoen om Tynset IFs medlemstall har vært stabil de seneste årene. Tommy Klausen svarte at medlemstallet de siste årene har vært omkring betalende medlemmer. Bente Kvisle spurte til status i forhold til strategiplanen. Tommy Klausen opplyste at det fortsatt jobbes med strategiplanen. Kanskje informasjonen rundt dette ikke har vært bra nok. Videre savnet Egil Vangen nærhet til hovedstyret og fant det ønskelig med flere (enn de nåværende 1 2) samordningsmøter i løpet av året. Det var ingen spørsmål eller kommentarer til de øvrige årsmeldinger. Årsmelding fra TIF hovedlaget ble enstemmig godkjent med henstilling om at det nye styre jobber videre med strategi- og anleggsplan. Forslaget fremlegges på årsmøte. Årsmelding for barneidrettsskolen ble enstemmig godkjent. Årsmelding for Skistua ble enstemmig godkjent.

2 Årsmelding for Tynsethallene ble enstemmig godkjent. Årsmelding for Tynset Friskliv AS ble tatt til etterretning (godkjent i generalforsamling). Årsmelding for TIF fotball ble enstemmig godkjent. Årsmelding for TIF friidrett ble enstemmig godkjent. Årsmelding for TIF gym og turn ble enstemmig godkjent. Årsmelding for TIF Håndball (sesongen ) ble godkjent. Årsmelding for sesongen sendes til hovedstyret, når den har blitt behandlet på TIF håndballs årsmøte. Årsmelding for TIF judo ble enstemmig godkjent. Årsmelding for TIF orientering ble enstemmig godkjent. Årsmelding for TIF ski (sesongen ) ble godkjent. Årsmelding for sesongen sendes til hovedstyret, når den har blitt behandlet på TIF skis årsmøte. Årsmelding for TIF skøyter enstemmig godkjent. Årsmelding for TIF svømming enstem mig godkjent Årsmelding for TIF taekwondo sendes til hovedstyret, når den har blitt behandlet på TIF taekwondos årsmøte. Årsmelding for TIF tennis ble enstemmig godkjent. Sak 3. Regnskap på hovedstyret/grupper/utvalg Regnskap for TIF hovedlaget ble enstemmig godkjent. Regnskap for Skistua ble enstemmig godkjent. Regnskap for Tynsethallene enstemmig godkjent. Regnskap for Tynset Friskliv AS ble tatt til etterretning (godkjent i generalforsamling). Regnskap for TIF fotball ble enstemmig godkjent. Regnskap for Nytrømoen drift ble enstemmig godkjent. Regnskap for TIF friidrett ble enstemmig godkjent. Regnskap for TIF gym og turn ble enstemmig godkjent. Regnskap for TIF håndball ble enstemmig godkjent. Regnskap for TIF judo ble enstemmig godkjent. Regnskap for TIF orientering ble enstemmig godkjent. Regnskap for TIF ski ble enstemmig godkjent. Regnskap for TIF skøyter ble enstemmig godkjent. Regnskap for TIF svømming ble enstemmig godkjent. Regnskap for TIF tennis ble enstemmig godkjent. Regnskap for TIF taekwondo ble enstemmig godkjent Beretning for Kontrollkomitéen framlagt og godkjent. Sak 4. Innkomne forslag og saker a) Anleggsutvalget Hovedstyret framsatte forslag om at anleggsutvalget nedlegges. Utvalget har stort sett vært inaktiv de seneste årene. Utvalget har ikke vørt inndraget i anleggsdriften og/eller anleggsinvesteringer. Behovet for å ha et fast utvalg synes derfor ikke å være tilsted. Dette var også konklusjonen på utvalget eneste møte i I stedet foreslås at det nedsettes arbeidsgrupper etter behov. Anleggsansvarlig, anleggsleder og kommunens representant deltar i disse gruppene når det er nødvendig. Under behandlingen av spørsmålet uttrykte Erling Tronsmoen og Egil Vangen bekymring ved å nedlegge utvalget, når anleggs- og strategiplanarbeidet ikke er ferdig.

3 Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sak 5. Medlemskontingent for 2014 og 2015 I 2014 har TIF overgått til nytt medlemssystem via NIF. Systemet opererer ikke med familiemedlemskaper da dette er i konflikt med NIFs lover, hvor alle medlemmer er likestilte. Dette er formelt sett ikke tilfellet i familiemedlemskaper, hvor det et hovedmedlem og en rekke undermedlemmer, registrert under hovedmedlemmet. NIF har redefinert familiemedlemskapet til familiekontingent. I praksis betyr det at alle medlemmer i familien vil få tilsendt faktura på familiekontingenten. Når et medlem har betalt, registreres kontingenten betalt for alle i familien. Det nye systemet kan således håndtere familiekontingent. Imidlertid er vårt gamle medlemssystem og klubbadmin ikke «kompatible» i forhold til overførsel av familiemedlemskapene. Det må gjøres manuelt og er en tidskrevende prosess. På den bakgrunnen framsatte hovedstyret to forslag til behandling: A) Tynset IF redefinerer (tilsvarende NIF) begrepene. I forlengelse herav foreslås følgende kontingentsatser i 2015: Enkelt medlemskap kr. 325,- Familiekontingent kr. 700,- Fordelen ved forslaget er at familier med mange TIF medlemmer fortsatt får rabatt. Ulempen er de administrative kostnader. Daglig leder må bruke mye tid på å overføre familiemedlemmene enkeltvis og registrere familierelasjonene i databasen, samt vedlikeholde familierelasjonene løpende. Videre vil det bli mange spørsmål etc. når alle i familien får en enslydende faktura på kr. 700,-. B) Tynset IF overgår til bare å ha enkeltmedlemskaper. I forlengelse herav foreslås følgende kontingentsats i 2014 og 2015: Enkeltmedlemskap kr. 225,- Fordelen ved dette forslaget er at det er enklere å administrere og at det vil være mulig å senke prisen på kontingenten. Ulempen er at familier med 4 eller flere aktive kommer til å betale mere i kontingent. Under behandlingen av forslagene gjorde Bent Kvisle oppmerksom på at det er en risiko for at budsjettmålet (for hovedlaget) ikke blir oppfylt ved forslag B. Det er svært å forutsi hvor mange voksne medlemmer TIF vil miste som følge av forenklingen. Daglig leder bekreftede risikoen. Imidlertid må alle aktive nå være medlem av TIF. Dette vil forhåpentlig oppveie en eventuell medlemsavgang som følge av forenklingen. Ved betalende medlemmer vil budsjettmålet bli oppfylt. Forslag B) ble enstemmig vedtatt.

4 Sak 6. Leiepriser for hall mv. Hovedstyret foreslo at leieprisene ikke reguleres per 1. august 2014, dvs. uendrede leiepriser (satsene gjelder per time der ikke annet er angitt): Trening Barn/unge Voksne Voksne Voksne (u. 18 år) 1/1 hall - - 2/3 hall - - 1/3 hall - Sats 1/8-14 for 1/1 hall Helgeutleie Sesong Sesong Sommer Sommer 2 første timer Påf. timer 2 første timer Påf. timer Sats 1/ Treningssamlinger og lign. Sesong Sommer Sats 1/ Håndballserien J/G12-J/G16 J/G18 4. div. 3. div. Sats 1/ Klatrevegg Årsavgift medlem Årsavgift ikke-medlem Grupper m/instruktør (inntil 5 stk.) Grupper m/instruktør (inntil 10 stk.) Utstyr til leie pr gang Restaurantbord Mellomleggsplater Stoler Madrasser Vaktdresser Styrets forslag til leiepriser ble vedtatt. Sak 7. Budsjett for hovedstyret/grupper/utvalg Budsjettene ble gjennomgått. Budsjett for TIF hovedlaget ble enstemmig godkjent. Budsjett for Skistua ble enstemmig godkjent. Budsjett for Tynsethallene ble enstemmig godkjent. Budsjett for Tynset Friskliv AS ble tatt til etterretning (godkjent i generalforsamling). Budsjett for TIF fotball og Nytrømoen drift ble enstemmig godkjent. Budsjett for TIF gym og turn enstemmig ble enstemmig godkjent. Budsjett for TIF Håndball: Årsmøtet ga hovedstyret bemyndigelse til å godkjenne budsjettet, når det har blitt vedtatt på TIF håndballs årsmøte. Budsjett for TIF judo ble enstemmig godkjent. Budsjett for TIF orientering ble enstemmig godkjent. Budsjett for TIF ski: Årsmøtet ga hovedstyret bemyndigelse til å godkjenne budsjettet, når det har blitt vedtatt på TIF skis årsmøte. Budsjett for TIF skøyter enstemmig godkjent. Budsjett for TIF svømming enstemmig godkjent. Budsjett for TIF taekwondo: Årsmøtet ga hovedstyret bemyndigelse til å godkjenne budsjettet, når det har blitt vedtatt på TIF taekwondos årsmøte. Sak 8. Valg Valgkomiteens og hovedstyrets forslag ble presentert.

5 Navn Valgt Periode Kommentar Hovedstyret Leder Eystein Lunåshaug Innstilt av valgkomiteen Nestleder/rep.aktiv Kristin Aas-Berntsen Innstilt av valgkomiteen Økonomiansvarlig Odd Erik Svee Ikke på valg Anleggsansvarlig Ola Ketil Holann Ikke på valg Bredde-/ Barneidrettskoordinator Jostein Sivertsen Innstilt av valgkomiteen Varamedlemmer til hovedstyret Vara 1 Trond Nesseth Ikke på valg Vara 2 Arne Fiskvik Ikke på valg Vara 3 Bente Hugdal Gjenvalg, Innstilt av valgkomiteen Anleggsstyret Leder Ola Holann Oppnevnt av hovedstyret Medlem Hanne Graneng Oppnevnt av kommunestyret Anleggsleder Jon Bråten Oppnevnt av hovedstyret Ski stue utvalget Leder Kari Støen Garsjø Ikke på valg Kasserer Kjell Gundersen Gjenvalg, Innstilt av valgkomiteen. Medlem Idar Schjølberg Gjenvalg, Innstilt av valgkomiteen Medlem Marianne Fredheim Ikke på valg Revisjonsfirma KPMG v. Halvor Hektoen Innstilt av hovedstyret Kontrollkomite Leder Ragnar Steien Ikke på valg. Medlem Per Kristian Innstilt av valgkomiteen Mortensen Vara Elisabeth Ytterhaug Aasen Ikke på valg Handicapidrettsutvalg Leder Kari Mette W Ikke på valg Gjerdalen Medlem Hege Veiby Gjenvalg, i Innstilt av valgkomiteen Medlem Grete S Sivertsen Ikke på valg Informasjonsutvalg TIF daglig leder Flemming Bo Oppnevnt av hovedstyret Christoffersen TIF web Bjørn Brandsnes Oppnevnt av hovedstyret TIF profilering Egil Vangen Oppnevnt av hovedstyret Æresmedlemkomite Medlem Borgar Snarvold Innstilt av hovedstyret Medlem Svein Harald Innstilt av hovedstyret

6 Medlem Navn Valgt Periode Kommentar Telneset Jon Magne Innstilt av hovedstyret Vingelsgaard Medlemmer til Frisklivs styret Leder (GF) Innkalles til ekstraordinær generalforsamling i april Medlem (GF) Astrid Hagen Ikke på valg Medlem (ÅM) Odd Erik Svee Ikke på valg Medlem (ÅM) Over Feragen Ikke på valg Medlem (GF) Ingrid Brændvang Valgt på generalforsamling Valgkomite 2013 Leder Nils P. Hagen Innstilt av TIF Håndball Medlem Terje Follien Innstilt av TIF gym og turn Medlem Oddbjørn Lund Innstilt av TIF skøyter Ny person i valgkomiteen velges for 3 år, siste året som leder. Innstilling av ny person rulleres slik: Orientering (2015) Svømming (2016) Fotball (2017) Ski (2018) Judo (2019) Tae Kwon Do (2020) TIF håndball (2021) TIF gym og turn (2022) TIF skøyter (2023). TIF tennis og TIF friidrett (fritatt) Sak 9. Avslutning Tommy Klausen takket de tillitsvalgte og andre som har gjort en innsats i året som har gått. Tommy Klausen, Marit Motrøen og Bente Hugdal fikk blomster og takk for jobben som henholdsvis leder, nestleder og styremedlem. Tynset 20. mars 2014 Flemming Bo Christoffersen, referent. Erling Tronsmoen Egil Vangen