INNKALLING ÅRSMØTE SKIEN SPORTSSKYTTERE Agenda. Dato: 3. februar 2016

Transkript

1 INNKALLING ÅRSMØTE SKIEN SPORTSSKYTTERE 2016 Dato: 3. februar 2016 Sted: Dette blir annonsert på websiden til Skien Sportsskyttere uken før møtet. Årsmøtet blir holdt digitalt på storskjerm. For de som ikke kan møte opp vil det bli mulig å delta over konferansetelefon. Husk at hvis du ikke kan delta men ønsker å stemme over vedtak og/eller valg må du levere skriftlig samtykke og gi dette til en som kan levere dine stemmer på dine vegne. Merk at av hensyn til sikkerheten til våre medlemmer poster vi ikke fulle navn på våre medlemmer på websidene vår åpent for alle. Dette gjelder også navn på styreverv i denne innkallelsen. Agenda 1. Valg av møteleder og referent, samt 1 vitne til å underskrive protokoll 2. Godkjenning av møteinnkallelse 3. Opplesing/gjennomgang av styrets årsberetning Gjennomgang regnskapet for 2015, inkludert revisors beretning 5. Styrets handlingsplan og budsjett for kommende år 6. Saker til informasjon / beslutning a. Øke årskontingent til 950,- b. Utstede et bankkort for bruk ved innkjøp c. Vedtektsendring ang. valg og lengden på verv 7. Innkomne forslag 8. Valg av styre, som nå består av: a. Styreleder: Rune b. Nestleder: Geir c. Kasserer: Laurenz d. Baneansvarlig: Michael 9. Valg av valgkomite for neste år, med 2 representanter

2 Sak 1: Valg av møteleder, referent, vitne Det skal velges en møteleder som skal holde møtet, samt referent som skal notere alle saker og tilbakemeldinger fra møtet. Når møtet er avsluttet skal møteprotokollen underskrives av 1 uavhengig representant, vitne, som skal velges blant de oppmøtte medlemmene før møtet begynner. Sak 2: Godkjenning av møteinnkallelse Hvis det er tilbakemelding ang. møteinnkallelse, mangler, etc. skal dette tas opp her Sak 3: Opplesing/gjennomgang av styrets årsberetning for 2015 For 2015 er de store hendelsene: Blæsasmellen Økt aktivitet Mye nybygging av stagemateriell, blant annet helt nytt lysanlegg Mye nytt utstyr innkjøpt til klubben Stor opprydding i medlemsbasen Nye medlemmer Sak 4: Gjennomgang regnskapet for 2015, inkludert revisors beretning Revisor/kasserer vil gå gjennom regnskapet for 2015 etter behov.

3 Sak 5: Styrets handlingsplan og budsjett for kommende år Følgende er planlagt gjennomført i løpet av 2016: RO-kurs for 8 +/- medlemmer som har vist interesse. Klubben sponser kurset, bortsett fra en egenandel på 1000,- per person Det skal (igjen) bygges et nytt safetybord Det skal kjøpes inn mer blinker og lappesaker Det skal kjøpes inn mer stål slik at vi kan utvide mulighetene for stagevariasjon Det skal kjøpes inn mer materialer og vi skal bygge mye mer nytt Det skal monteres mer lys slik at vi kan holde på lenger utover høsten Vi skal redusere bruk av skog til stager og fokusere på flater, dette blir gjort av sikkerhetshensyn. Det vil derfor bli gjort inngripen i gamle buer og bygg samt trær for å få plass til nye og sikre stager.

4 Sak 6: Saker til informasjon og beslutning Disse sakene skal informeres om og stemmes over med 2/3 flertall. Sak 6a: Øke årskontingent til 950,- Pga. mye ny aktivitet og mye vedlikehold og nybygging på banen så ser vi oss nødt til å øke årskontingenten til alle medlemmer til 950,- opp fra 650,-. Dette blir iverksatt for inneværende år. Sak 6b: Utstede et bankkort til innkjøp Ved innkjøp må de som kjøper inn, det være seg materiell og verktøy, blinker og annet, legge ut fra egen privat lomme og få igjen fra kasserer. Med størrelsen på årets planlagte utbygging anses dette som problematisk for de som har ansvaret for dette. Det er derfor foreslått å utstede et bankkort knyttet til klubbens konto som vil være tilgjengelig for de som gjennomfører innkjøp. Uansett må innkjøp godkjennes og regnskapsføres som før. Kortet vil være hos leder og utleveres på forespørsel. Fordelene med dette vil være mer smidig innkjøpsordning og heldigital kontroll på regnskap. Sak 6: Vedtektsendring ang. valg og lengde på verv For å få mer stabilitet i styret og kunne planlegge lettere for flere år blir det foreslått gjøre en vedtektsendring. Dette gjelder vedtektene paragraf 5, årsmøtet, underpunkt 6, valg. Endringene som er foreslått er som følger: Dokumentere ny rolle som er opprettet uten styreverv: o Opplæringsansvarlig Det vil bli lagt til et punkt som beskriver lengden på vervene: o Leder, nestleder og kasserer velges for 3 år av gangen. o Baneleder velges for 2 år av gangen. o Opplæringsansvarlig velges for 1 år av gangen. Vervene kan kun innehas av medlemmer med over gjennomsnittlig aktivitet i klubben. Årsaken til endringene er at vi ønsker å ha fokus på stabilitet og planlegging over lengre tid, samt at vi er avhengige av at de som innehar vervene også aktivt deltar på trening og stevner.

5 Sak 7: Innkomne forslag Hvis det kommer inn forslag skal disse tas opp her. Hvis det er saker som ønskes tatt opp på generalforsamling må disse være styreleder i hende senest mandag samme uke som årsmøtet, dvs. mandag 1. februar. Disse skal sendes til styreleder Rune skriftlig på epost rune@drip-apps.com

6 Sak 8: Valg av styre Det skal velges nytt styre og tilhørende roller på årsmøtet. Pga. en prosedyrefeil på årsmøtet i 2015 må det en vedtektsendring til før vi kan endre tidslengden på verv i klubben. På årsmøtet i fjor valgte vi styreleder og kasserer for 2 år uten at dette er formelt lov. Punkt 6c dreier seg derfor om denne endringen i vedtektene og skal stemmes over før valget gjennomføres. Hvis endringene blir vedtatt så velges styreleder, nestleder og kasserer for 3 år fra i år. Pr. dags dato består styret av følgende personer og roller: Styreleder: Rune Nestleder: Geir Kasserer: Laurenz Baneleder: Michael Opplæringsansvarlig: Reidar Alle rollene er på valg dette årsmøtet: Styreleder (3 år) 1 innehar nøkkel til bane Nestleder (3 år) 1 innehar nøkkel til bane Kasserer (3 år) 1 Baneleder (2 år) 1 innehar nøkkel til bane Opplæringsansvarlig (1 år) 2 Valgkomiteen legger frem kandidater for disse rollene på årsmøtet. Det vil gjennomføres stemming hvis det er mer enn en kandidat til en rolle eller valg ved akklamasjon hvis det kun er en kandidat. Det forutsettes at kandidatene enten er tilstede på årsmøtet og kan samtykke, eller har levert sitt samtykke skriftlig. 1 3 år kun hvis vedtektsendringene beskrevet i 6c blir vedtatt, hvis ikke kun 1 år 2 Opplæringsansvarlig er en rolle uten styreverv

7 Sak 9: Valg av valgkomite for neste år Det må velges 2 personer som ikke er valgt inn i styret til å være valgkomite for 2016/2017-sesongen. Disse må før årsmøtet i 2017 ha undersøkt hvem som står til gjenvalg, og hvilke evt. andre kandidater som stiller til valg. Valgkomiteen leverer sitt forslag til kandidater til årsmøtet.