Helse, miljø og sikkerhet ved HiST årsrapport for 2010

Transkript

1 Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Orienteringssak Dato: Til: Høgskolestyret Fra: Rektor Sak: Orienteringssak HMS-rapport for HiST 2010 HS-O-010/2011 Saksbehandler: Vedlegg: Kjell Hansen/SPO HMS-rapporter fra avdelingene og HA Helse, miljø og sikkerhet ved HiST årsrapport for 2010 Innledning HiST s arbeide med helse, miljø og sikkerhet (HMS) samt ytre miljø (YM) sammen med all annen virksomhet ved høgskolen, skal bidra til å sikre at høgskolen utvikles som et kvalitativt godt studiested for studentene, og en god arbeidsplass for de ansatte. Videre skal høgskolens HMS- arbeid oppfylle gjeldene krav i henhold til lover og forskrifter. HMS-arbeidet ved HiST er en integrert del av den enkelte leders linjeansvar. Denne rapporten er i første rekke en oppsummering av HMS-arbeidet på relativt overordnet nivå. Informasjon om avdelingenes og HA- seksjonenes utfordringer, aktiviteter og tiltak er innhentet gjennom direkte kontakt med avdelingene for å fange opp særskilte forhold, som er av interesse for denne rapporten. Avdelingene og høgskoleadministrasjonen har utarbeidet egne HMS-rapporter for Disse er vedlagt denne rapporten. Fokus for denne rapporten er HMS- forholdene ved HiST som arbeidsplass for de tilsatte. Studentenes læringsmiljø inngår som en del av høgskolens totale HMS- system. Læringsmiljøutvalget (LMU) leverer egen årsrapport til styret for sitt område. Side 1 av 8 1

2 HMS-organisering AMU, Hovedvernombud, verneombud. Arbeidsgiver er ansvarlig for å gi både arbeidsgiver og arbeidstakere (hovedvernombud, verneombud) opplæring slik at de kan skjøtte sine verv. I løpet av 2010 har hovedverneombudet innkalt til 1 møte for alle verneombudene ved HiST i tillegg til formøter før AMU-møter. I tillegg har hovedverneombudet og enkelte verneombud deltatt på eksterne kurs for opplæring i sin funksjon som verneombud. Til HMS-dagen 2010 ble både ledere, verneombud og HMS-medarbeidere i stab invitert. Våren 2011 tilbys grunnkurs for verneombud, ledere og tillitsvalgte samt stabsmedarbeidere som har HMS/IA som arbeidsfelt. ARBEIDSMILJØUTVALGET VED HiST Arbeidstakersiden: Hovedverneombud Margareth Nupen, fra Vara hovedverneombud er ikke valgt Stefan H. Utne, HA/SPO Rolf N. Sørensen, HA/SØR Varamedlemmer: Frode L. Pedersen, AFT Ytterligere varamedlemmer er ikke valgt. Side 2 av 8 2

3 Arbeidsgiversiden: Organisasjons- og personaldirektør Kjell Hansen, SPO(leder i AMU) Dekan Anne Tveit, ASP Studieleder Rolf Petersen, AFT Varamedlemmer: Teknisk sjef Tormod Bekken, SØR Dekan Ove Gustafsson, TØH Studieleder Hallstein Hemmer, AFT Verne- og helsepersonale (aml 7.1): Silvia Schüle, Hjelp24 Bedriftshelsetjenesten AS HMS-saksbehandler sentralt: HMS-koordinator Hilde Gade, SPO Sekretær for AMU: Toril Viken Haugen vår 2010 Randi Utstrand Åsentorp høsten Møtevirksomhet Det ble avholdt 5 møter i det sentrale Arbeidsmiljøutvalget (AMU) i De viktigste sakene til behandling har vært: - Gjennomgang av HMS systemet i HiST - Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold - Bygge- og Campusprosjekt - Byggearm i forbindelse med byggesaker - Felles helsefaglig bibliotek på Øya - Forskningsprosjekt om helsefremming - Beredskapsarbeid - Sykefravær - Attføringsutvalg Mål og handlingsplan HiSTs HMS mål Mål og prinsipper for HMS-arbeidet ved HiST (Vedtak i AMU, 16. sept 2004) Virksomheten ved Høgskolen i Sør-Trøndelag skal være forankret i humanistiske idealer med fokus på menneskeverd, likeverd og medvirkning. Arbeidsmiljøet i HiST skal stimulere ansatte til kreativitet, samarbeid og utvikling samtidig som det preges av motivasjon, læring, helse og trivsel samt vern mot arbeidsrelatert sykdom, arbeidsulykker og miljøskadelig utslipp/avfall. Det er et sentralt prinsipp at HMS-arbeidet skal preges av åpenhet og informasjon. Høgskolens HMS-håndbok er bl.a. derfor lagt ut som åpen informasjon på internettsidene, og med mulighet for rask og enkel tilbakemelding og avviksrapportering. Helse, miljø og sikkerhet er et sentralt lederansvar på alle nivå, men med aktiv medvirkning fra medarbeiderne slik at hver enkelt bidrar med sin erfaring og kompetanse. Side 3 av 8 3

4 Resultatmål 2010 HMS arbeidet ved HiST har på sentralt hold i 2010 vært konsentrert om følgende aktiviteter: Vedtak om felles elektronisk stoffkartotek for HiST Arbeid med felles skjema for vernerunder Samarbeidsforum for driftsaker lokalt og i HA Felles møte mellom AMU og LMU vedr. orientering om campussaken HMS-forum og HMS-dag gjenopptatt/igangsatt Standardisering av rutinene for HMS/IA-arbeidet ved HiST Gjennomføring av fellesmøter med HMS og IA som tema. Startet arbeid med utarbeidelse av handlings- og tiltaksplan for HMS/IA Gjennomføring av beredskapsøvelse for beredskapsledelsen Opprettet samarbeidsforum med naturlige samarbeidspartnere i beredskapsarbeidet Drøfting om oppstart forskningssamarbeid med Senter for helseremmende forskning og NTNU Fortsatt oppdatering av nettsidene for HMS-området Handlingsplan for 2011 (Besluttet på grunnlag av innspill fra AMU) For 2011 skal HiST arbeide videre med følgende områder: Fortsette arbeidet med standardisering av rutiner for HMS-arbeidet ved HiST Handlingsplan for HMS/IA-arbeidet både sentralt og på avdelingsnivå Fortsette samarbeidsforum for driftssaker lokalt og i HA Fortsatt oppdatering av HiST s nettsider vedrørende HMS/IA Byggearmer (underutvalg av AMU) i drift ved aktuelle campusprosjekt Fortsette beredskapssamarbeidet med NTNU, SiT, DMMH vedr. studentsaker Fortsette beredskapssamarbeidet med fylkesmannens beredskapsavdeling halvårlige fellesseminar. Gjennomføring av beredskapsøvelse for sentral og lokale beredskapsledelser ved HiST Fortsette arbeidet med stoffkartotek for farlige stoffer inkl. opplæring. Innføring av elektronisk system for avvikshåndtering - opplæring Oppfølging av elektronisk egenmelding mulighet for avkryssing av jobbrelatert fravær (er meldt inn til SSØ i 2009 uten at endring har skjedd) Opplæring i HMS/IA av vernetjeneste, tillitsvalgte, saksbehandlere og ledere - grunnkurs Starte bruk av nytt felles skjema for vernerunder/hms-runder Gjennomføre ny MTM-undersøkelse Forskningsprosjekt om helsefremming i UH-sektor sammen med NTNU og Senter for helsefremmende forskning HMS Aktivitet 2010 Oppfølging og arbeid med IA-avtale for HiST HiST inngikk høsten 2010 en avtale om fortsatt å være IA-bedrift. I 2010 har arbeidet blitt videreført ved at NAV har bidratt i forbindelse med interne kurs og opplæring, i tillegg til å gi informasjon om regelverk og endringer. Det har vært avholdt møter mellom HiST og NAV med sikte på ytterligere kontakt mellom NAV og Side 4 av 8 4

5 avdelingene/høgskoleadministrasjon om forebyggende arbeid og oppfølging av sykmeldte og for tettere oppfølging av avtalen i hele organisasjonen. Felles bedriftshelsetjeneste ved HiST I 2010 har HiST ved avdelingene og høgskoleadministrasjonen særlig brukt bedrifthelsetjenesten (Hjelp24) til arbeidsplassundersøkelser (ergonomi), sykefraværsoppfølging, konflikthåndtering, konsulentbistand og i opplæringsøyemed ved kurs og konferanser. Beredskapsarbeid HiST har utarbeidet beredskapsplan med egen pandemiplan. Disse foreligger på Websiden under HMS-sidene (Beredskapsplan). I 2010 har denne vært gjenstand for ordinært vedlikehold gjennom oppdatering av personopplysninger og roller i varslingslistene for høgskolens beredskapsgrupper. En mindre arbeidsgruppe har arbeidet med sentrale deler av beredskapsplanen for å sikre at den vil fungere etter hensikten i ulike sammenhenger. Analyse av beredskapssituasjonen vil bli gjennomført i Ytre miljø - miljøstyring ved HiST Etter nye krav i Lov, forskrift, samt føringer fra vårt fagdepartement, ble det våren 2008 tatt initiativ til utredning av system for miljøstyring ved høgskolen. I høgskolestyret sak 01/09 System for miljøstyring ved Høgskolen i Sør- Trøndelag, ble system, overordna mål og fokusområder for høgskolens arbeid med ytre miljø vedtatt. Følgende forutsetninger var lagt til grunn for arbeidet: - Systemet skal være forankret i virksomhetens øverste ledelse og etableres som en integrert del av høgskolens overordnede styringssystem. - Oppgaven med miljøstyring inngår som en del av linjeansvaret. - Mål for det systematiske arbeidet med ytre miljø skal inngå i høgskolens målstruktur. - Jfr gitte føringer sikre en videreføring av prosjektet Grønn stat slik at områdene energi, transport, innkjøp og avfall inngår som hovedområder (fokusområder). Høgskolestyret vil gjennom den faste rapporteringen holdes orientert om måloppnåelse og det systematiske arbeidet med virksomhetens ytre miljø. Energi: se vedlegg HiST har etablert et internt energiforum. Dette består av folk fra egen driftsorganisasjon og fra huseierne. Forumet møtes hvert kvartal og gjennomgår siste kvartalsrapport. Ved avdekking av avvik, iverksettes straks analyse og tiltak. Høgskolen benytter elektrisitet, fjernvarme og olje som energikilder. Høgskolen har i dag avtale med firmaet ENTRO, en underleverandør av Trondheim Energi, for å ivareta behov for elektronisk oppfølging av forbruk og rådgivning innen energisparende tiltak. Høgskolen benytter energiprogrammet EOS for ukentlig loggføringer, uttak avoversikter og statistikker og ET-diagram (grad-dagskorrigert forbruksoversikt). Årsrapporten for 2010 viser at vi dette året hadde en gjennomsnittforbruk på 164 kwh/m2/år tilsvarende ca 115 kr /m2/år. Totalforbruket for energi fra 2009 til 2010 ble redusert med Kwh (temperaturkorrigert). Til sammenligning viser nøkkeltall fra en statistikkbase at gjennomsnittforbruk i UH-bygg bør ligge rundt 125 kr/m2/år. Dermed så ligger vi litt under det. Det er variasjoner i besparelsene i de ulike årene pga ulik drift av byggene, nye undervisningsformer, ulike brukstider osv. Det er også variasjoner i besparelser i de enkelte bygg pga av byggenes infrastruktur, utforming, bygningsmaterialer, alder osv Side 5 av 8 5

6 Transport. Se vedlegg Høgskolen har ikke igangsatt systematisk arbeid for å se på situasjonen når det gjelder Transport. Høgskolen eier 3 biler hvor den ene benyttes til intern postombringing. Ekstern vareleveranse skjer uten faste rutiner til de ulike avdelinger etter behov. Det er utarbeidet Retningslinjer for reiser, et samarbeid mellom HiST, NTNU og HiNT når det gjelder felles reiseavtaler og felles retningslinjer. Det legges vekt på at behovet for enhver reise skal vurderes og om bruk av videokonferanse kan være et alternativ. Det forutsettes alltid bruk av billigste reisealternativ. Det forutsettes hovedsakelig bruk av elektroniske billetter og kredittkort slik at færrest mulig faktura sendes inn til økonomisystemene ved HiST. Høgskolen har investert i videokonferanseutstyr på hver campus. Utstyret blir mye benyttet til fjernundervisning. Det arbeides kontinuerlig for å legge til rette for bruk av sykkel til jobben/studiet. Dette skjer via etablering av sikre sykkelparkeringer og flere dusj- og garderobeanlegg. I et samarbeid med Trondheim kommune er det nå etablert 10 parkeringsplasser for el.biler på institusjonens private plasser. Avfall / avfallshåndtering: se vedlegg Høgskolens avdeling for bygningsdrift har ansvar for drift av alle høgskolens bygninger, herunder avfallshåndtering. Høgskolen samarbeider med huseierne om avhending av dette. Avfallet sorteres etter plast, papir/papp, elektronisk utstyr, kjemikalier (priblemavfall) og restavfall. Høgskolen har avtaler med ulike leverandører for mottak av problemavfall som kjemikalier, PC-er og lyskilder. Høgskolen har inngått avtale om rent bygg med sine leverandører innen håndverkertjenester og møbelleveranser. Dette innbefatter at avfall, støv og emballasje holdes på et minimum. Byggene skal holdes renest mulig med avsug og daglig renhold/opprydding. Bygningsdrift jobber i tillegg kontinuerlig med gjenbruk og resirkulering av inventar og Utstyr. Høgskolen i Sør-Trøndelag skal ha fokus på innkjøp som er relevante for klima, energi, helse og miljøfarlige kjemikalier og biologisk mangfold. Følgende produktområder vil vi spesielt holde fokus på: - Bygg og eiendomsforvaltning, inkludert energiforbruk og tropisk tømmer - Transport og bil, inkludert tjenestereiser - IKT-utstyr - Tekstiler, inklusive vask og rens - Medisinsk/hygenisk forbruksmateriell - Trykksaker og papir, kontormøbler, kontorrekvisita, renholdstjenester og hotelltjenester Forskjellige produkter og produktgrupper har ulik miljøbelastning, og hvilke miljøkrav som er relevante og realistiske å stille, vil variere. Innenfor ovennevnte områder har høgskolen inngått rammeavtaler, noe som medfører en stor økonomisk og miljømessig besparelse både i direkte innkjøpspris og administrative kostnader. Elektronisk handel HiST har innført elektronisk handel gjennom det statlige e-handelsprosjektet. Avtale med leverandøren, IBX Norge AS, er tegnet. Systemet ble tilgjengelig fra 1. juni Implementeringen av systemet gjennomført for innkjøp av kontorrekvisita og renholdsartikler. Side 6 av 8 6

7 Risikokartlegging/fareanalyser Det har ikke vært gjennomført ny risikokartlegging eller fareanalyser på sentralt, overordnet nivå i I forbindelse med beredskapsmessige forhold planlegges det gjennomført slik i Brannvern Det ble gjennomført øvelser for Tunga og E.C.Dahls eiendommene i For de øvrige campusene tilhørende Statsbygg, blir øvelser gjennomført våren Branntilsyn gjennomføres hvert år i juni etter studieavslutning, så også i Vernerunder Det er gjennomført vernerunder ved de fleste avdelinger og HA, for enkeltområder. Det vises til medfølgende rapporter. Medarbeidersamtaler De fleste avdelinger og HA har gjennomført medarbeidersamtaler i henhold til vedtatt plan. Det vises til vedlagte rapporter fra avdelingene og HA. Intranett/informasjon I 2004 og 2005 ved at det ble utviklet en nettbasert HMS-håndbok. Internettsidene inneholder nøkkelinformasjon og felles prosedyrer for HMS-arbeidet ved HiST (webadresse: I 2010 har arbeidet bestått i oppdateringer av sidene. Sykefravær Sykefraværet i høgskolen er på totalt 5,1 % i 2010 fra 6,7% i Det skilles ikke lengre mellom korttids- og langtidsfravær, men mellom egen-/og legemeldte fravær. Det har dessverre ikke latt seg gjøre å få lagt om rutinene for det elektroniske skjemaet sykefravær meldes på. Vi har meldt inn behov for en avkryssingsboks for arbeidsrelatert sykefravær til SSØ. Saken vil bli fulgt opp også i Sykefraværsoversikt 2010 Ulykker/nestenulykker Rutiner for sentral rapportering av nestenulykker og arbeidsulykker er utarbeidet og lagt ut på de internettbaserte HMS-sidene. Det ble rapportert inn til sentralt HiST-nivå om 7 slike tilfeller i Alle tilfellene kan kategoriseres som nestenulykker/hendelser med mindre personskader og er fulgt opp i henhold til fastlagte rutiner i HMS-håndboken. Side 7 av 8 7

8 Avviksrapportering på dette området antas imidlertid å ikke være meldt HMS-koordinator i alle tilfeller. Overføringsverdien for læring videre i organisasjonen blir da redusert, og institusjonen står uten en holdbar oversikt for status på området. Det antas likevel at lokale avvik følges godt opp og lukkes lokalt. Arbeidet med å få samlet all informasjon om denne type hendelser vil bli intensivert i forbindelse med vedtak om bruk av elektronisk meldeskjema for alle. Arbeidsmiljøundersøkelse (MTM) I 2011 vil det bli gjennomført en ny arbeidsmiljøundersøkelse knyttet til psykososiale, organisatoriske og ledelsesmessige forhold ved HiST. Aktivitet knyttet til oppfølging av resultatene vil bli gjennomført også i Høgskolestyret gis orientering om gjennomføring og resultat av arbeidsmiljøundersøkelsen i egen o-sak. Oppsummering/Kommentarer De vedlagte HMS-rapportene fra avdelingene og høgskoleadministrasjonen viser at det arbeides godt med HMS-området ved HiST. Det er likevel tydelige forskjeller mellom enhetene i forhold til omfang og systematikk på området. Dette gjelder også på områder hvor det ikke er konkrete arbeidsmiljøforhold som skulle tilsi slike forskjeller. Med bakgrunn i dette vil vi også i handlingsplan for 2011 vektlegge å videreføre arbeidet med felles standarder for HMS-arbeidet ved HiST. Målet må være å bringe alle enheter til det nivået som representerer beste praksis internt i institusjonen. Overordnet for HiST er det i tillegg ønske om å kunne gjøre sammenligninger med øvrige høgskoler med hensyn til å sikre at vi er på vei til å bli blant de utdanningsinstitusjonene som kan vise til best praksis i sektoren. De konkrete forholdene vi vil vektlegge i første omgang, gjenspeiles i handlingsplanen for Sentralt er det tilsatt en HMS saksbehandler i 60 % stilling. I tillegg bidrar SPO-staben for øvrig i HMS-arbeidet. Side 8 av 8 8

9 1 RAPPORT SAMT MÅL, PLAN OG ORGANISERING AV ARBEIDET MED YTRE MILJØ VED HiST OMRÅDE: Avfall (YMA) Enhet: HiST/SØR Ansvarlig: Ledelse SØR Bygningsdrift 1. UTVALGTE INDIKATORER Indikator Rapport 2008 Rapport 2009 Rapport 2010 Plan 2011 Plan 2012 YMA 1 Redusere total 209 t 167 t 155 t 150 t 136 t avfallsmengde per år YMA 2 Redusere 86 t 113 t 99 t 95 t 90 t restavfall YMA 3 Redusere papir 104 t 44 t 43 t 40 t 40 t YMA 4 Redusedre plast 0,5 t 0,4 t 0,6 0,5 t 0,5 t YMA 4 Redusere Elavfall 4.5 t 2,1 t 2,5 t 2 t 2 t YMA 4 Redusere 0,1 t 5.4 t 3,4 t 3 t 3 t kjemikalieavfall YMA 5 - Redusere Lyskildeavfall Merknad Ligger i el.avfall

10 2 2. Kritiske suksessfaktorer (KSF) En kartlegging av kritiske suksessfaktorer i forhold til måloppnåelse menes her de forhold som vi med rimelig grad av sikkerhet mener har vesentlig betydning på måloppnåelsen. Indikator Kritiske suksessfaktorer Merknad YMA 1 YMA 2 YMA 3 YMA 4 YMA 5 3. Vurdering av risiko for ikke å nå mål Her vurderes sannsynlighet konsekvens- vesentlighet (se mer utfyllende om metodikk i vedlegget). Nedenfor følger en oversikt over tiltak for å redusere uønsket risiko. Mål (ref.) Planlagte tiltak Ønsket effekt Ansvarlig YMA 1 Mindre papirbruk via nye kopi-printløsning.

11 3 YMA 2 YMA 3 Mindre papirbruk via nye kopi-printløsning. YMA 4 YMA 5 4) Andre oppgaver: a) Utarbeide oversikt over interne rutiner og reglement som har betydning for området.

12 4

13 1 RAPPORT SAMT MÅL, PLAN OG ORGANISERING AV ARBEIDET MED YTRE MILJØ VED HiST OMRÅDE: Energi totalforbruk (YME) Enhet: HiST/SØR Ansvarlig: Ledelse SØR Bygningsdrift 1. UTVALGTE INDIKATORER Indikator Rapport 2008 Rapport 2009 Rapport 2010 Plan 2011 Plan 2012 Strøm kwh kwh kwh kwh kwh Fjernvarme kwh kwh kwh kwh kwh Fyringsolje Kwh kvh kwh kwh kwh Indikator YME 1 - Redusere antall kwh/m2/år (temp.korrigert) Rapport 2002 (basis) Rapport 2007 Rapport 2008 Rapport 2009 Rapport 2010 Plan 2011 Plan Kritiske suksessfaktorer (KSF) En kartlegging av kritiske suksessfaktorer i forhold til måloppnåelse menes her de forhold som vi med rimelig grad av sikkerhet mener har vesentlig betydning på måloppnåelsen. Indikator Kritiske suksessfaktorer Merknad YME 1 1.Redusere driftstid på varme og ventilasjon. 2. Senke innetemperaturen 3. Investere i tekniske ENØKtiltak

14 2 3. Vurdering av risiko for ikke å nå mål Her vurderes sannsynlighet konsekvens- vesentlighet (se mer utfyllende om metodikk i vedlegget). Nedenfor følger en oversikt over tiltak for å redusere uønsket risiko. Mål (ref.) Planlagte tiltak Ønsket effekt Ansvarlig YME 1 1.Informasjon Teknisk sjef 2.Slukke-lyset-kampanje 3. Bruke penger på tekniske ENØK-tiltak 1 og 2.Forståelse for lavere temperaturer og kortere driftstid på tekniske anlegg Teknisk sjef

15 1 RAPPORT SAMT MÅL, PLAN OG ORGANISERING AV ARBEIDET MED YTRE MILJØ VED HiST OMRÅDE: Transport (YMT) Enhet: HiST/SØR Ansvarlig: Ledelse SØR - Bygningsdrift 1. UTVALGTE INDIKATORER Indikator YMT 1 Legge til rette for mer bruk av sykkel YMT 2 Legge til rette for el.biler Rapport 2008 Rapport 2009 Rapport 2010 Etablert 10 plasser for el.biler Plan 2011 Plan Kritiske suksessfaktorer (KSF) En kartlegging av kritiske suksessfaktorer i forhold til måloppnåelse menes her de forhold som vi med rimelig grad av sikkerhet mener har vesentlig betydning på måloppnåelsen. Indikator Kritiske suksessfaktorer Merknad YMT 1 YMT 2 3. Vurdering av risiko for ikke å nå mål Her vurderes sannsynlighet konsekvens- vesentlighet (se mer utfyllende om metodikk i vedlegget). Nedenfor følger en oversikt over tiltak for å redusere uønsket risiko.

16 2 Mål (ref.) Planlagte tiltak Ønsket effekt Ansvarlig YMI 1 YMI 2 1. Legge til rette for sikker parkering av sykler. 2. Legge til rette med dusj og garderober. 1. Etablere p-plasser med lading. 1. Flere bruker sykkel foran privatbil til jobben Mer bruk av miljøvennlig transport. Teknisk sjef Teknisk sjef 4) Andre oppgaver: a) Utarbeide oversikt over interne rutiner og reglement som har betydning for området.

17 3

18 AFT mål og handlingsplan HMS 2010 Resultatmål Maksimalt 3.0 % langtidssykefravær. (3,8 % i 2009, 3.6 % i 2008, 3.1 % i 2007, 2.9 % i 2006). 2. Ingen ulykker. (Meldt: 4 i 2009, 3 i 2008, 1 i 2007, 0 i 2006). 3. Ingen nestenulykker. (Meldt: 3 i 2009, 2 i 2008, 0 i 2007, 0 i 2006). Årlige tiltak Hva Informasjon om tiltak Dokumentasjon Ansvarlig Frist årlige tiltak 1. Livreddende førstehjelpskurs for ansatte og studenter 2. Påminning om melding av avvik, ulykker, nestenulykker. Gjøres gjerne i forbindelse med hendelser. 3. Oppdatering av førstehjelpsutstyr AFTs HMS-nettside: Ulykker og nestenulykker og Avvik og farlige forhold 4. Vernerunde AFTs HMS-nettside: Vernerunder 5. Informasjon til ansatte og AFTs HMS-side studenter om Brannevakuering evakueringsrutiner og samlingsplasser ved brann Liste over deltakere, med signatur, arkiveres på L:\AFT\Dekanstab\HMS\ Førstehjelpsutstyr. Rapport på programmets HMS-nettside. HMSsaksbehandler Studieleder og Studieleder Verneombud Studieleder Risikoanalyse AFTs HMS-side Risikoanalyse Rapport på programmets Studieleder HMS-nettside. 7. HMS- opplæring av studenter i AFTs HMS-side Sikkerhet på Underskrift fra alle Studieleder Før oppstart Gjennomført når Utkast AFT handlingsplan 2010 per

19 sikkerhet i bruk av lab og verksted. Hvert program må spesifisere hvilke kurs som er aktuelle. laboratorier og verksteder deltakere oppbevares i mappe på programmet. av aktuelle kurs Særskilte tiltak 2010 Hva Informasjon om tiltak Dokumentasjon Ansvarlig Frist/ 1. HMS-revisjon BYG, EDT AFTs HMS-nettside Revisjon 2. HMS-kurs (40-timers kurs) for nye verneombud og vara 3. Revisjon av AFTs internkontrollsystem (gjennomgang i forhold til lover og forskrifter) 4. Brannmerking av dører/områder/samlingsplasser 5. Gjøre HMS-lovgivningen som gjelder virksomheten tilgjenglig på AFTs nettsider 6. Oppdatering av rutiner og retningslinjer for sikkerhet på lab/verksted. 7. Oppdatering av rutiner for oppbevaring og kontroll av Henvendelse til Drift, HiST, eller byggeier (Statsbygg, E. C. Dahls eiendom osv.). AFTs HMS-side Sikkerhet på laboratorier og verksteder AFTs HMS-side Brannfarlig vare oppbevaring og kontroll Revisjonsskjema med tiltak på AFTs HMSnettside Revisjon. Kursbevis arkiveres på L:\AFT\Dekanstab\HMS\ HMS-kurs og i personalmappe. Hva som er gjort og tiltak på AFTs HMS-nettside Revisjon. Merking på aktuelle steder. AFTs HMS-nettsider. Programmets HMSnettside og oppslag på lab/verksted ved/på utstyr der det er aktuelt. Programmets HMSnettside og oppslag på HMSsaksbehandler hyppighet Studieleder HMSsaksbehandler HMSsaksbehandler HMSsaksbehandler / minimum hvert tredje år / minimum hvert tredje år Studieleder / minimum hvert tredje år Studieleder / minimum Gjennomført når Utkast AFT handlingsplan 2010 per

20 brannfarlig vare 8. HMS-opplæring av ansatte som skal ha tilgang til lab./verksted som krever sikkerhetsrutiner. Hvert program spesifiserer tilgang til hvilke rom/hvilket utstyr som krever opplæring. AFTs HMS-side Sikkerhet på laboratorier og verksteder lab/verksted der det er aktuelt. Underskrift fra alle deltakere oppbevares i mappe på programmet. 9. HMS-kurs for ledere Kursbevis arkiveres på L:\AFT\Dekanstab\HMS\ HMS-kurs og i personalmappe. hvert tredje år Studieleder Ved behov Dekan Ved behov Særskilte tiltak kommende år ( ) Hva Informasjon om tiltak Dokumentasjon Ansvarlig Frist/ Oppdatering av rutiner for håndtering av spesialavfall/farlig avfall HMS-revisjon for alle program AFTs HMS-side Avfallshåndtering ved AFT. AFTs HMS-nettside Revisjon. Programmets HMSnettside og oppslag på lab/verksted der det er aktuelt. Revisjonsskjema med tiltak på AFTs HMSnettside Revisjon. hyppighet Studieleder / minimum hvert tredje år HMSsaksbehandler / hvert andre år Gjennomført når Utkast AFT handlingsplan 2010 per

21 HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG Avdeling for teknologi Saksnummer 2010/616 SAKSNOTAT Avdelingsstyremøte ved Avdeling for teknologi Til: Avdelingsstyret Dato: Fra: Dekan Saksbehandler: Frode Langlo Pedersen Sak 10/10 HMS handlingsplan 2010 Vedlegg: AFT mål og handlingsplan HMS 2010 Forslag til vedtak: Avdelingsstyret vedtar AFTs mål og handlingsplan HMS 2010.

22 Helse, miljø og sikkerhet - årsrapport for 2010 Avdeling for lærer og tolkeutdanning

23 Innledning Nytt verneombud ble valgt fra 1. august. Opplæring (40-timerskurset) er planlagt for det nye verneombudet. Vara verneombud har tidligere gjennomført HMS- kurs. HMS organisering Dekanen har det overordnede ansvar for helse, miljø og sikkerhet ved avdelingen. Ulike oppgaver er delegert til andre ansatte. Pr , hadde avdelingen følgende organisering. Funksjon HMS-ansvarlig (dekan) HMS-saksbehandler Verneombud Vara verneombud Brannvernleder HMS-forum: Navn Lasse S. Isaksen Sigmund Grimstad Guri Amundsen Annepetra Jenssen Ketil Wean HMS-saksbehandler, brannvernleder, vernombud og vara verneombud Møtevirksomhet HMS-forum hadde møte 15. april, der blant annet planlegging av gjennomføringen av vernerundene stod på sakskartet. Nytt møte ble holdt Oppfølging og tiltak etter vernerundene ble gjennomgått der. Se ellers under punktet MTM- undersøkelse, for egne møter knyttet til det psykososiale arbeidsmiljø. Verneombud og HMS-koordinator hadde i forkant av vernerundene et møte der man gikk gjennom bygningsmassen for å kartlegge eventuelle områder man burde vie ekstra oppmerksomhet. Ingen slike ble avdekket ut over de spesialarealer som er nevnt under punktet vernerunder. Mål og handlingsplan Avdelingens HMS mål Avdelingen har generelle, overordnede mål for sitt HMS arbeid. Disse ble revidert i januar Avdelingen satte i 2009 mål om å arbeide videre med tre arbeidsløp etter en ekstern arbeidsmiljøkartlegging. Dette arbeidet er ressurskrevende og pågikk videre i De tre områdene det ble arbeidet videre med, var strategi, ledelse og organisering. Alle områdene hadde egne arbeidsgrupper i gang. Arbeidet med områdene ble sluttført sommeren

24 Resultatmål 2010 Resultatmål er satt innenfor sykefravær. Det vises til eget vedlegg om sykefraværet Handlingsplan for 2011 Det er angitt tiltak for oppfølging av sykemeldte arbeidstakere i forbindelse med det overordnede planarbeidet for Disse ble i plan og budsjettarbeidet utformet slik: Statistikk for første halvår fra NAV viser at sykefraværet har gått ned i 2010 i forhold til Ved ALT er det legemeldte fraværet på 3,3 % 1. kvartal og for 2. kvartal er det på 2,8 %. Ett av tiltakene for å holde fraværet nede i 2011 er å fortsette den tette oppfølgingen i form av oppfølgingssamtaler mellom den sykemeldte og nærmeste leder. Avdelingen vektlegger som før god og korrekt individuell oppfølging av sykmeldte medarbeidere og studielederne kurses fortløpende i forebygging og oppfølging av sykefravær. Medarbeidersamtaler er også et forbyggende tiltak. Øvrige tiltak: - Ergonomisk tilrettelegging for ansatte med muskel- og skjelettplager. - Kursing av verneombud. - Vernerunder er planlegges våren Det er også trimtilbud ved avdelingen i regi av kroppsøvingsseksjonen. - Alle nye studenter blir tilbudt førstehjelpskurs ved semesterstart Tilbudet går også til alle ansatte. - Sykmeldte vil fortsatt følges tett opp. - De ansatte på driftsavdelingen skal sertifiseres i forhold til varmearbeider. HMS Aktivitet Risikokartlegging/fareanalyser Foretatt i tråd med regelverk. Det vises til vedlegg 1 og 2. Brannvern I tråd med regelverk. Det vises til vedlegg 3 og 4 Vernerunder Vernerundene ble gjennomført i mai Alle ansatte fikk melding via epost om å melde inn saker de ønsket å få sett på i forhold til sitt fysiske arbeidsmiljø. Det kom tre henvendelser, alle knyttet til arbeidsposisjon/sittestilling/arbeidshøyde. Driftsleder fulgte opp disse sakene individuelt. Liste over tiltak er lagt ved. Vernombud, HMS- koordinator og driftsleder hadde i tillegg en gjennomgang av arealene som benyttes av naturfag, kunst og håndverk og kroppsøving. Områdene ble gjennomgått sammen med seksjonslederne for de aktuelle seksjonene. Oppsummeringen fra rundene er vedlagt. Disse ligger i vedlegg 4 (A-F). I vedlegg 6 ligger de tiltak som er gjort etter vernerundene

25 Driftspersonalet tar løpende hånd om spørsmål som kommer opp i forhold til fysisk arbeidsmiljø, slik at vernearbeidet i forhold til det fysiske arbeidsmiljø er ivaretatt gjennom hele året. Medarbeidersamtaler Alle ansatte har fått tilbud om medarbeidersamtaler i Intranett/informasjon Informasjon gis i fellesmøter (personalmøtene) om pågående aktiviteter inne HMS-området. HMS-informasjon ellers gis på HiSTs nettsider Sykefravær For 2010 er det totale sykefravær på 3,6%. Dette er en nedgang fra Sykefraværstabeller fordelt på kjønn/program er lagt inn som vedlegg til rapporten. Disse ligger som vedlegg 5. Ulykker/nestenulykker Ingen slike er registrert ved ALT i 2010 Oversikt Arbeidsmiljøundersøkelse (MTM) Avdelingen har hatt et eget arbeidsmiljøforum ledet av personaldirektøren i arbeid i vårsemesteret Forumet leverte en sluttrapport til avdelingsstyret før sommeren Forumet behandlet tema tilknyttet MTM- undersøkelsen, så vel som andre spørsmål som var aktuelle i forhold til arbeidsmiljøproblematikk innenfor det psykososiale området. Vedlegg: Vedlegg 1- overordnet sikkerhetsvurdering Vedlegg 2- sikkerhetsorientering HiST Vedlegg 3- branninstrukser Vedlegg 3B- branntilsyn Vedlegg 4 (A-F)- oppsummering vernerunder 2010 Vedlegg 5- Sykefravær ALT 2010 Vedlegg 6- Tiltak etter vernerunder

26 Helse, miljø og sikkerhet - årsrapport for 2010 Avdeling for helse- og sosialfag HMS organisering Ansvarlig for Helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved Avdeling for helse- og sosialfag (AHS) er dekan Hans-Jørgen Leksen. HMS-saksbehandler: Erik Lunde Verneombud: Nina K. Ford Vara: Reidun Skar Møtevirksomhet HMS-saker følges opp fortløpende når de meldes til ledere, tillitsvalgte eller verneombud. Mål og handlingsplan Avdelingens HMS-mål er basert på sentrale fastsatte HMS-mål for HiST. Se HMS-rapport for HiST. Avdelingens HMS mål Konkrete resultatmål ble ikke satt for arbeidet i 2010 innenfor andre HMS-områder enn sykefravær. Det vises til punktet under om sykefravær ved AHS. Handlingsplan for 2010 Oppfølging og reduksjon av sykefravær. HMS Aktivitet Ledelsen og verneombud har jobbet hovedsakelig med enkeltsaker knyttet til: - tilrettelegging av arbeidsplasser - romplassering - oppfølging av enkeltsaker Risikokartlegging/fareanalyser Det er ikke foretatt noen form for risikokartlegging/fareanalyser i Brannvern Høgskoleadministrasjonens ansatte er inkludert i brannvernsarbeid som blir foretatt på de ulike Campus

27 Vernerunder Det er ikke foretatt vernerunder i Medarbeidersamtaler Alle medarbeidere har fått tilbud om medarbeidersamtaler i Intranett/informasjon Avdelingen forholder seg til de sentrale internettsidene for informasjon og rutiner. Sykefravær AHS regner sykefraværstall for egenmeldt sykefravær å være noe upålitelige, fordi tallene avhenger av at de tilsatte registrerer egenmeldt sykefravær i ESS. Det antas å være mørketall ved egenmeldt sykefravær. Totalt sykefravær for AHS i 2010 var på 6,1 %. Dette fordeler seg på hhv 0,6 % egenmeldt og 5,5 % legemeldt fravær. Til sammenligning hadde avdelingen i 2009 hadde et total sykefravær på 8,5 %, fordelt på hhv 0,6 % egenmeldt og 7,9 % legemeldt fravær. AHS har en målsetning om at det totale sykefraværet ikke skal overstige 8 %, fordelt på hhv 1 % egenmeldt og 7 % legemeldt fravær. Ulykker/nestenulykker Enn takplate løsnet og falt ned i gangen i 3. etg. Del 2 høsten Ingen personer ble skadet. Skaden er utbedret. Arbeidsmiljøundersøkelse (MTM) AHS var med på arbeidsmiljøundersøkelsen som ble gjennomført for alle ansatte ved HiST høsten Svarprosenten for avdelingen var på 60 %. Resultat av undersøkelsen ble presentert og tiltak for forbedring ble utarbeidet januar/februar Oppfølging av tiltakene foregår fortløpende på de ulike enhetene

28 Helse, miljø og sikkerhet - årsrapport for 2010 Avdeling Trondheim Økonomiske Høgskole Innledning Avdelingen TØH er i HiST-sammenheng en relativt liten avdeling med under 50 ansatte som er lokalisert tett i samme bygningsmasse. Dette bidrar til tette relasjoner mellom ansatte og et relativt gjennomsiktig miljø. Avdelingen har noen utfordringer ved at studiestedets ansatte er organisert i forskjellige seksjoner slik at ikke alle faller inn under dekanens ansvarsområde. Avdelingen har på mange områder valgt en mer praktisk tilnærming til dette og ikke gjort forskjell på hvem som er ansatt i hvilke seksjoner når HMS-saker er til behandling eller planer legges. Avdelingen har en ambisiøs stab som i tillegg til bachelorstudiet har 4 masterstudium og et Phd-studium under akkreditering. Dette krever mye av hver enkelt og gir seg naturligvis også utslag i HMS-arbeidet, både psykosoialt og tilrettelegging av fysisk arbeidsmiljø. HMS organisering Avdelingens HMS-organisasjon består av dekan m/hms-saksbehandler, driftsleder og verneombud. Møtevirksomhet HMS saker tas opp til behandling i ledermøter og stabsmøter/seminar. Vernetjenesten tar ellers opp saker ved behov. Mål og handlingsplan Avdelingens HMS mål Avdelingen skal gjennom et systematisk HMS-arbeid sikre et godt arbeidsmiljø med lavt sykefravær. Avdelingen skal aktivt jobbe for at vår virksomhet utgjør en så liten belastning på våre omgivelser som mulig. HMS-arbeidet skal være en viktig bidragsyter til at avdelingen når sine strategiske målsettinger. Resultatmål 2010 Bedre stabens fysiske helse. Bedre avdelingens psykososiale arbeidsmiljø. Handlingsplan for 2011 Ytre miljø: Avdelingen skal jobbe aktivt med å videreutvikle gode avfallsrutiner og stille krav til våre leverandører om miljøvennlig produksjon og leveranse. Videre vil vi fortsatt ha stort fokus på ENØK-arbeid. Indre miljø: - Gjennomføre medarbeidersamtaler med alle ansatte. - Avholde førstehjelpskurs m/hjertestarter. - Brann-/evakueringsøvelser. - Avholde 1-2 stabsseminar.

29 - Jobbe aktivt med individuell treningsopplegg for ansatte. - Vernerunder - 2 HMS-møter, evt. flere ved behov. - Jobbe for et bedre inneklima gjennom renhold, luft og varme. HMS Aktivitet Risikovurderinger/fareanalyser Avdelingens virksomhet er ikke endret og vi har derfor ikke gjennomført andre risikovurderinger enn tidligere, men fokuserer på brannvern og slitasjeskader i forbindelse med mye arbeid foran PC/fysisk ensidig arbeid. Vi har de senere år hatt relativt stort fokus på den ansattes arbeidsplass, og benyttet oss av ergonomikonsulenter for å tilrettelegge kontorarbeidsplassene på en ergonomisk god måte. Vi har i 2010 valgt å satse mer forebyggende gjennom opprettelse av trimrom for ansatte i Gjennom tilskudd fra SDNH har avdelingen hatt økonomi til å få på plass et trimrom som er forbeholdt ansatte. Vi har benyttet konsulenthjelp fra Hjelp24 til utforming av rommet mtp type treningsapparater og også til personlig veiledning i bruk apparatene. De ansatte har fått tilbud om tilrettelagte treningsopplegg. Brannvern Alle studenter og nytilsatte har fått informasjon/opplæring i brannvernrutiner. Huseier hadde 2009 konsulentfirmaet COWI inne for kartlegging og risikovurdering av bygningens brannberedskap, og som resultat av dette er det blitt montert nytt varslingsanlegg som har direkte forbindelse til Trondheim Branntjeneste. Avdelingen har ikke gjennomført planlagte brannøvelser i 2010, men har pga mindre branntilløp i bygget foretatt to evakueringer. Disse hendelsene ble nøye evaluert og vi så dermed ikke behov for å gjennomføre planlagte øvelser. Vernerunder Avdelingen har ikke foretatt formelle vernerunder i 2010, men driftspersonale går daglige runder og foretar tilpasninger og sørger for frie rømningsveier. Medarbeidersamtaler Alle ansatte har gjennomført medarbeidersamtaler med dekan. Avdelingen har foretatt justeringer og tilpasninger i saker som kom opp på bakgrunn av dette. Intranett/informasjon Til informasjon ut til ansatte om avdelingens HMS-arbeid benyttes månedlig stabsmøter og e- post. Sykefravær

30 Avdelingen har i 2010 hatt noen tilfeller av langtidssykemelding. Tilfellene kan ikke direkte relateres til arbeidsmiljøet. Ulykker/nestenulykker Vi har hatt ett tilfelle av sterk røykutvikling på SiTs kantine hvor et vaffeljern ble stående ubetjent med strøm på. Ingen person- eller bygningsskade. Bygget ble evakuert. Arbeidsmiljøundersøkelse (MTM) Avdelingen har på bakgrunn av MTM-undersøkelsen valgt ut to bevaringsområder og to forbedringsområder: Bevaringsområder: 1. Mestring av arbeidet. Tiltak: Legge til rette for faglig oppdatering. 2. Kontroll i arbeidet. Tiltak: I større grad delegere faglig ansvar. Forbedringsområder: 1. Engasjement i organisasjonen. Tiltak: Jobbe mot å komme over i forutsigbar og stabil drift. Forutsigbare rammebetingelser og beholde dagens utdanningsprogram. 2. Sosial støtte. Tiltak: Bedre mottaksprosedyrer for nye medarbeidere. Trondheim, 30. mars 2011 Ove Gustafsson dekan Jostein A. Grytdal driftsleder

31 Helse, miljø og sikkerhet - årsrapport for 2010 HiST, Avdeling for sykepleierutdanning (ASP)

32 Innledning... 3 HMS organisering... 3 Møtevirksomhet... 3 Mål og handlingsplan... 3 Avdelingens HMS-mål... 3 HMS Aktivitet... 3 Risikokartlegging/fareanalyser... 3 Brannvern... 4 Vernerunder... 4 Medarbeidersamtaler... 5 Sykefravær... 5 Ulykker/nestenulykker

33 Innledning Her på Øya blir HMS-arbeid et samarbeid med huseier Trondheim kommune (TK), SiT, Helsebygg Midt-Norge og Det medisinske fakultet ved NTNU. Vi har areal som er felles for alle parter og egne interne areal. Denne rapporten er skrevet med utgangspunkt i egne areal i Øya helsehus. HMS organisering Avdelingen er organisert på følgende måte: HMS-utvalg: Verneombud Knut Rangøy Vara verneombud Sigrid Nakrem Dekan Anne Tveit Driftsleder Terese Brekke HMS-koordinator Toril H Sæther I tilegg har ASP opprettet et brukerutvalg for arealdisponering som består av verneombudet, driftsleder og hovedtillitsvalgt på avdelingen. Hovedoppgaven til brukerutvalget er fordeling av kontorarbeidsplasser. Møtevirksomhet HMS-utvalget møtes 3 ganger i semesteret. Mål og handlingsplan Avdelingen har startet arbeidet med lokale mål med handlingsplan som er planlagt ferdigstilt våren Avdelingens HMS-mål Vernerunde ved oppstart vårsemesteret Fortsette arbeidet med arbeidsmiljøet HMS Aktivitet HMS-arbeidet ved avdelingen er et arbeid som gjøres gjennom hele året, ikke begrenset til noen få uker ved årsskiftet. I tilegg til de aktivitetene som trappekonkurranse med premiering, ukentlig yoga og gågrupper, har avdelingen hatt et prosjekt Helsefremmende arbeidsplass. Dette prosjektet er avsluttet og er nå en fast del av avdelingens HMS-aktivitet.. Risikokartlegging/fareanalyser ASP har ingen egen risikokartlegging av Øya helsehus, men avdelingen har for deler av bygget. 3

34 Ferdighetsavdelingen/ ferdighetstrening: Her er det tidligere laget en risikokartlegging med tilhørende prosedyrer når uhell/ulykker eventuelt skulle oppstå. Dette ble oppdatert etter innflytting i nye arealer. Driftsavdelingen har utarbeidet kontaktinformasjon for bygget som gjelder utenom vanlig arbeidstid. Brannvern Det er gjennomført en evakueringsøvelse i Ut i fra branntilsyn i 2010 er feil og mangler utbedret, men uttesting vil bli utført våren Ansatte: Alle nyansatte må innom driftsleder. Her får de utlevert nødvendig info om brannvern og retningslinjer. Studenter: Ved studiestart gis det felles brannverninfo til de enkelte kullene som er obligatorisk for alle. Studentene må signere på at de har mottatt informasjonen. De studentene som ikke møtte, ble kalt inn til driftsleder. Vernerunder Vernerunde gjennomføres årlig. I 2010 ble den gjennomført 21. februar av dekan, verneombud og driftsleder ved Øya. Vernerunden avdekket fortsatt problemer vedrørende bygget. Alle feil og mangler er meldt til huseier. Utløp av garantitiden er 1.mai En håper alt vil være utbedret i løpet av Se liste nedenfor over fortsatte problemer som er meldt huseier. Problemer som er avdekket og meldt huseier: Støy - støy mellom kontorer - støy fra korridor - støy (uling) i ventilasjonsanlegg Lys -markiser fungerer dårlig. Annen lysskjerming vil bli vurdert. Varme/ventilasjon -TKs fjernstyrte varme/ventilasjonsanlegg ved hele bygget er ustabilt. Ved trykkluftsmåling november 2010 ble det avdekket lekkasjer rundt vinduer, ventiler og kanaler. Andre mindre saker som for eksempel inaktive informasjonstavler, kontorfordeling osv. er også tatt opp. 4

35 Medarbeidersamtaler Medarbeidersamtaler ble gjennomført i vårsemesteret, dekan og studieledere var ansvarlig for gjennomføringen. Sykefravær Sykefeavær totalt ASP HiST ,5 5, ,2 6,7 % ,1 Sykefravær 2010 Menn 1,3 3,6 Kvinner 4,8 6,3 Egenmeldt 0,7 0,7 Legemeldt 4,2 4,4 Avdelingen har fokus på arbeidsmiljø og sykefravær. Vi har en gjennomsnittsalder blant våre tilsatte som er relativt høy og må nok av denne grunn påregne noe sykefravær også i årene som kommer. Ulykker/nestenulykker Ingen ulykker eller nestenulykker rapportert skriftlig ved avdelingen. Det oppstod en nestenulykke da en takplate falt ned i en korridor. 5

36 Helse, miljø og sikkerhet - årsrapport for 2010 Avdeling for informatikk og e-læring

37 Innledning Høgskolens arbeid innenfor helse, miljø og sikkerhet (HMS) skal oppfylle gjeldende krav i henhold til lover og forskrifter samt sikre god kvalitet på studiestedet for studentene og en god arbeidsplass for de ansatte. Myndighet for å følge opp HMS arbeidet ute i organisasjonen er delegert til den enkelte lederen i linjen. I denne rapporten vil vi ha fokus på HMS-forholdene ved AITeL som arbeidsplass for de ansatte og studieplass for studentene. Avdelingen har i stor grad fokusert på å legge til rette for et godt arbeidsmiljø. Som et ledd i dette opprettet avdelingen i 2001 Sportslig utvalg for sosiale aktiviteter (SUSA) med det formål å styrke det sosiale arbeidsmiljøet gjennom positive fellestiltak. Hovedvekt ligger på trim/trening/sportslige og sosiale aktiviteter. Det legges bevisst opp til variasjon i tilbudet slik enhver vil finne noe som er av interesse og ønsker å delta. Eksempler er sykkelgruppe (med Birken som høydepunkt), cageballgruppe, årlig fjelltur, andre turarrangement i alle ferdighetsklasser, felles matlaging/bespisning og båtturer. HMS organisering Ved AITeL har dekanen det overordnede ansvaret for HMS arbeidet. I tillegg har avdelingen verneombud, vara verneombud og HMS-saksbehandler. Ved utgangen av 2010 var HMS aktiviteten ved avdelingen organisert på følgende måte: Funksjon HMS- ansvarlig HMS-saksbehandler Verneombud Vara Verneombud Navn Dekan Per Borgesen Seniorkonsulent Monica Storvik Høgskolelektor Bjørn Klefstad Førsteamanuensis Geir Ove Rosvold Møtevirksomhet I løpet av 2010 har avdelingens HMS representanter hatt løpende kontakt når det har vært behov for å diskutere og finne løsninger i HMS-relaterte saker. Avdelingen avsluttet i april 2010 en personalkonflikt gjennom et rettsforlik. Gjennom dette forliket, kombinert med AFP, fikk en lang og vanskelig sak en endelig løsning. Monica Storvik og Bjørn Klefstad deltok også på et møte i HMS-forum for HiST Mål og handlingsplan HMS-arbeidet ved AITeL skal være en integrert del av virksomheten og støtte opp under avdelingens strategier. AITeL har ikke en egen HMS handlingsplan i 2010, men har HMSmål og tiltak knyttet til a) Strategisk plan b) Beskrivelse av ansvarsfordeling i avdelingen og c) Måltavla

38 Avdelingens HMS mål Målsettingene innen HMS er å videreføre et positivt og fleksibelt arbeidsmiljø. Fleksibilitet realiseres gjennom bruk av IKT for å kunne arbeide fleksibelt i forhold til tid og sted og sosiale utfordringer (for eksempel omsorgsoppgaver). Avdelingen benytter bevisst oppgaveintegrasjon for flere tilsatte. Dette innebærer at en faglig tilsatt kan ha en mindre administrativ oppgave integrert med faglige oppgaver eller en teknisk/administrativt tilsatt kan ha en mindre faglig oppgave lagt til sin stilling. Dette er effektivt, reduserer kommunikasjonsbehovet, gir overlappings- og samarbeidsgevinster, gir fleksibilitet og variasjon i arbeidsoppgaver. Vi mener at dette er et vesentlig bidrag til et lavt sykefravær. Resultatmål 2010 Avdelingen har kun satt kvantitative mål for sykefravær. Se målene nedenfor hentet fra måltavla Sykefravær Mål 1,0 % 1,0 % 1,0 % HiST-EO4.2.4 Egenmeldt Legemeldt Resultat 0,5 % 0,1 % 0,3 % Mål 2,0 % 2,0 % 2,0 % Resultat 4,5 % 1,3 % 1,5 % Tabellen viser at avdelingen har målsatt en liten økning i sykefraværet. Bakgrunnen for dette er en vurdering av arbeidsbelastningen ved avdelingen er svært høg, og at dette på sikt sliter på personalet. Handlingsplan for 2011 I 2011 skal avdelingen utarbeide lokale HMS-sider på intranett som blant annet inneholder mål for HMS-arbeidet og oversikt over virksomhetens ansvar. AITeL avventer dette arbeidet til etter møtet i HMS-forum på HiST der HMS-sider er et tema. Det arbeides for tiden med byggeplaner for Kjelhuset på campus Kalvskinnet. Dette vil berøre lokalene til AITeL og medfører en del ulemper i form av flytting av undervisningsrom (spesialrom), samt støy fra byggeaktivitet og anleggstrafikk i området. Å arbeide for å sikre AITeL sine interesser i tilknytning til denne prosessen vil bli et viktig område i HMS Aktivitet Risikokartlegging/fareanalyser Avdelingen har ikke foretatt noen risikokartlegginger eller fareanalyser i Avdelingen har deltatt i beredskapsøvelse arrangert sentralt i HiST i juni Erfaringer fra beredskapsøvelsen er formidlet til ansatte gjennom allmøte. Brannvern På studiestedet Kalvskinnet er det utarbeidet rutiner og systemer for brannvern som fungerer i henhold til våre behov og myndighetenes krav. Avdelingen har sørget for at alle nye studenter

39 har fått informasjon om brannvernrutiner ved oppstart av studiet samt at nytilsatte har fått tilsvarene informasjon. Det har også blitt informert jevnlig om rutiner ved evakuering. Vernerunder Det er ikke gjennomført systematiske vernerunder i Mangler som avdekkes i løpet av året blir fulgt opp fortløpende. Pollabben i 1. etg i Brygghuset er bygget om og dette har vært fulgt opp for å ivareta rømningsveier og ergonomi. Det har vært noe fokus på låssystemet i Brygghuset og hvordan feil på dette har påvirket rømningsveiene i bygget. Videre har det blitt planlagt en ombygging av maskinrommet i 4. etg. som har kommet i gang i starten på Medarbeidersamtaler Medarbeidersamtaler ble gjennomført våren Intranett/informasjon Avdelingen har fast informasjonsformidling til alle tilsatte hver fredag. Aktuelle HMS-saker tas opp her, eventuelt til meningsutveksling. Sykefravær Oversikten nedenfor viser at avdelingen har et svært lavt sykefravær. I 2010 var totalt sykefravær på 1,8 %. Tabellen viser en oversikt over egenmeldt, legemeldt, total og sykefravær fordelt på kvinner og menn og faglig og administrativt tilsatte. Avdelingen ønsker å legge forholdene til rette for at sykefraværet i 2011 opprettholdes på cirka samme nivå som i Ulykker/nestenulykker Oversikt Det er ikke registrert ulykker eller nestenulykker i arbeidet ved avdelingen i Arbeidsmiljøundersøkelse (MTM) Medarbeidertilfredshetsundersøkelsen høsten 2009 ble gjennomført med god oppslutning, 77 %. Avdelingen har gjennomgående svært gode resultater på medarbeidertilfredshet, både sammenlignet med andre og utvikling over tid. I 2010 har avdelingen arbeidet med

40 tilbakemeldingsmøter og rapportering. Forbedrings- og bevaringsområder er identifisert, og det arbeides bevisst for å oppfylle disse målene. Kommentarer Utover dette har ikke avdelingen ytterligere kommentarer til HMS arbeidet i

41 Helse, miljø og sikkerhet - årsrapport for 2010 Høgskoleadministrasjonen HMS organisering Systemansvarlig for Helse miljø og sikkerhet i Høgskoleadministrasjonen og rektoratet er organisasjons- og personaldirektør Kjell Hansen HMS-koordinator HA: Toril Viken Haugen vår Randi Utstrand-Åsentorp - høst Verneombud for høgskoleadministrasjonen: Rune Hegge våren 2010/Ola Gulla fra høsten Vara: Britt Klein Verneombud for renhold Hilde Torsmyr Vara: Gunn Midtlyng Verneombud for driftsenheten Reidar Hansen Vara: Bård Meek Møtevirksomhet Det er ikke avholdt felles møter for HMS-forum i enheten. Aktiviteten og møter har vært basert på enkeltsaker og på flyttesakene. Flytteplanene for HA både i Brygghuset og i Schnitlergården, ble drøftet i flere allmøter og avsluttet med pizzafest etter positiv evaluering av både forberedelser og gjennomføring. Mål og handlingsplan Høgskoleadministrasjonens HMS-mål er basert på sentrale fastsatte HMS-mål for HiST. Det er ikke utarbeidet egen handlingsplan for HA. Seksjonenes og rektoratets HMS mål Høgskoleadministrasjonen hadde satt seg som mål å få utarbeidet en HMS-handlings- og tiltakplan for HA for 2011.Ved HMS-dagen 2010 var det god deltagelse fra høgskoleadministrasjonen og rektoratet. Resultatmål 2010 I løpet av 2010 har det foregått en drøfting omkring verneområdene knyttet til HA. Verneområdet er meget stort og ansatte er spredd på flere campus. Dette gjelder både for SKB, Drift, Renhold og IKT. Arbeidet er ikke avsluttet og videre drøftinger gjennomføres avhengig av plan for planlagt Org og Adm gjennomgang i HiST, samt tidspunkt for byggestart i campussaken. På grunn av behov for tett oppfølging i samarbeidet med NTNU vedr. kunnskapssenteret, er Biblioteket Øya skilt ut som eget verneområde med eget verneombud i løpet av året. Drift/renhold har eget verneombud