Kontrollutvalget i Randaberg INNKALLES TIL MØTE 02. september 2011 kl i Møterom Randaberg Møtet er åpent for publikum og presse

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 5 Kontrollutvalget i Randaberg INNKALLES TIL MØTE 02. september 2011 kl i Møterom Randaberg Møtet er åpent for publikum og presse SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 22/11 Rapport selskapskontroll: Rogaland Revisjon IKS 23/11 Oppfølging rapport forvaltningsrevisjon: Psykisk helsevern 24/11 Oppfølging av Selskapskontroll: Sørmarka flerbrukshall IKS 25/11 Oppfølging av selskapskontroll Stavangerregionen Havn IKS 26/11 Oppfølging av revisjonen merknader til kommunens årsregnskap /11 Rapport forvaltningsrevisjon: Pleie og omsorg 28/11 Budsjett kontroll og tilsyn kontrollutvalgets budsjettforslag 29/11 Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr /11 Regnskaps og årsmelding Randaberg Overformynderi 31/11 Statusoversikt kontrollutvalgets saker - september /11 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for behandles i lukket møte jfr. KL 31, 3 33/11 Godkjenning av protokoller fra møtene 25. august og 02. september 2011 EVENTUELT MELDINGER Periode: 24. juni september 2011 Nr. Referatsakstittel 7/11 Kontrollutvalgets evaluering av arbeidet i perioden 8/11 Melding om vedtak - Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Gjennomgang av barnevernet Rådmann og økonomisjef er invitert sakene Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon evt , eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Randaberg, 26. august 2011 Olav Sande Leder av kontrollutvalget Per Kåre Vatland Sekretariatet

2 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Randaberg /2011 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL: ROGALAND REVISJON IKS Bakgrunn Kontrollutvalget bestilte våren 2011 selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Rogaland Revisjon IKS. Selskapet eies av kommunene Bjerkreim, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Kvitsøy, Lund, Rogaland Fylkeskommune, Randaberg, Sandnes, Sokndal, Sola, Stavanger og Strand. Alle eierkommunene unntatt Eigersund kommune har deltatt i selskapskontrollen. Formålet har vært å påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskapet, i tillegg til en overordnet forvaltningsrevisjon av utvalgte forhold i selskapet. Nærmere bestemt ble det vedtatt å se nærmere på følgende: Eierskapskontroll: Fører kommunene kontroll med sine eierinteresser i Rogaland Revisjon IKS? o Har kommunene etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Forvaltningsrevisjon: Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Har selskapet en økonomiforvaltning, herunder budsjettrutiner og regnskapsrapportering, som er i tråd med gjeldende lovregler og inngåtte avtaler? Hvordan er finansforvaltningen lagt opp? Overholdes lov om offentlige anskaffelser (dersom denne er aktuell for selskapet)? Saksutredning Rapporten er nå klar, og legges fram for kontrollutvalgene til behandling. Da denne selskapskontrollen ikke kunne gjennomføres av kommunenes faste revisor som er Rogaland Revisjon IKS, har oppdraget vært utført av ReVisor AS, som er et datterselskap av Hedmark Kommunerevisjon IKS. Siden selskapet har kontorene sine på Elverum, har vi funnet det mest praktisk at det legges opp til en felles presentasjon av rapporten for alle kontrollutvalgene som har bestilt denne. Dette er å se på som første del av behandlingen. Det vil ikke foregå noen realitetsbehandling på dette møtet, men vil være anledning til å stille spørsmål og evt. ha en diskusjon rundt rapporten. Endelig behandling der det fattes vedtak vil bli foretatt i første ordinære møte i kontrollutvalget. For orientering om selve rapporten vises det derfor til presentasjonen den 25. august

3 Eierskapskontrollen: ReVisor bemerker i gjennomgangen av eierskapet spesielt for Randaberg kommunes del at det er etablert eiermelding og eierstrategi. Kommunen har også etablert rutine for politisk avklaring i forkant av møter. Videre er det også laget rutiner for et årlig kommunestyremøte der rapportering fra de viktigste selskapene samles og eierstrategi drøftes. På generell basis blir det spesielt følgende forhold kommentert: De fleste eierrepresentantene har i liten grad fått opplæring om eierstyring Flere av eierrepresentantene er kontrollutvalgsmedlemmer. Da vedkommende både får ansvar for tilsyn med revisor og samtidig skal ivareta eierinteressene til kommunen vil dette etter ReVisors vurdering medføre utfordringer knyttet til habilitet (gjelder ikke for Strand). Representantskapets leder bør ikke møte som observatør i styremøtene, da det fort kan bli en blanding av eierrollen og styrerollen. Dette er heller ikke anbefalt i KS eiermelding. ReVisors anbefaling til eierne (representantskapet) er følgende: De eierkommunene som ikke har vedtatt eierstrategi og eller eiermelding, anbefales å legge fram slik sak til politisk behandling. For å sikre at eierrepresentantene etterlever de strategier som er vedtatt, anbefales det å styrke opplæringen knyttet til eierstrategi og eierstyring. Gjennomgangen knyttet til selskapet peker først og fremst på følgende forhold: Selskapet gir gjennom sitt regnskap uttrykk for at selskapet er av forretningsmessig karakter i og med at selskapet anses som skattepliktig. På den annen side gir eierne gjennom direkte anskaffelse av revisjonstjenester uttrykk for at selskapet drives i egenregi. Styrevervene i selskapet er ikke registrert i styrevervregisteret ReVisors anbefalinger til selskapets styre er følgende: Eierkommunene anbefales å ta stilling til hvorvidt selskapets oppgaver er tildelt i egenregi og hvorvidt selskapet har erverv til formål. Bestemmelser om dette bør tydelig fremgå av selskapsavtalen, eventuelt av vedtektene. Selskapet anbefales å registrere styrerepresentantene i styrevervregisteret i tråd med de krav som stilles av kommunene, jf. 19 anbefalinger til godt eierskap pkt. 16. Forvaltningsrevisjon: Når det gjelder områdene knyttet til forvaltningsrevisjon i selskapet, har selskapet etter ReVisors vurdering etablert tilfredsstillende retningslinjer knyttet til etikk. ReVisor presiserer imidlertid at man ikke har kontrollert i hvilken grad retningslinjene er gjort kjent for ansatte, i hvilken grad de er tema på kontormøter og i hvilken grad retningslinjene faktisk etterleves. ReVisor har heller ikke kommentarer til den gjennomgangen som er gjort når det gjelder rutiner knyttet til arbeidsmiljøet. Det presiseres at man heller ikke her har kontrollert i hvilken grad rutinene er gjort kjent, er tema på kontormøter og ellers etterleves. ReVisor peker videre på at eierne etter deres vurdering har gitt overordnede signaler som til dels omhandler miljøvern. Det pekes spesielt på at en av de største eierne; Stavanger kommune, har hatt som mål at alle virksomheter skal være miljøsertifisert innen 2011, selv om dette arbeidet er noe forsinket. Selskapet opplyser imidlertid at det ikke er stilt krav fra 3

4 eierne mht miljøvern. Dette viser etter revisors vurdering at selskapet ikke fullt ut har tatt hensyn til de signalene som har kommet fra enkelte av eierne, deriblant Stavanger kommune. Revisor har følgende anbefaling knyttet til områdene etikk, arbeidsmiljø og miljøvern. Rogaland Revisjon IKS anbefales å vurdere overordnede krav knyttet til miljøvern i eiermeldingen hos enkelte av eierne, og Stavanger kommune spesielt, og vurdere hvordan disse skal innarbeides i selskapets retningslinjer og rutiner. Etter ReVisors vurdering er behandlingen i av årsregnskap, årsbudsjett og økonomiplanen i samsvar med bestemmelser i lov og forskrift. Økonomiforvaltningen for øvrig er etter ReVisors vurdering tilfredsstillende, og revisjonsdirektøren sørger for jevnlig regnskapsrapportering til styret i selskapet. ReVisor har derfor heller ikke anbefalinger knyttet til dette punktet. Det samme gjelder for selskapets finansforvaltning, men ReVisor finner likevel her grunn til å peke på at midlene som er opptjent i selskapet i det alt vesentligste er midler fra eierkommunene. Det er i første omgang styret og representantskapet som må vurdere om midler skal tilbakeføres til / utbetales til eierne, og om opptjent egenkapital i selskapet er tilstrekkelig. ReVisor har til slutt sett på selskapets etterlevelse av regleverk om offentlige anskaffelser, og har ikke funnet signaler på at selskapet ikke etterlever regelverket. Som tidligere nevnt anbefales imidlertid selskapet å ta stilling til hvorvidt selskapet drives i egenregi og eventuelt nedfelle dette i selskapsavtalen. Oppsummert har ReVisor kommet med disse anbefalingene: De eierkommunene som ikke har vedtatt eierstrategi og/eller eiermelding, anbefales å legge fram slik sak til politisk behandling. For å sikre at eierrepresentantene etterlever de strategier som er vedtatt, anbefales det å styrke opplæringen knyttet til eierstrategi og eierstyring. Eierkommunene anbefales å ta stilling til hvorvidt selskapets oppgaver er tildelt i egenregi og hvorvidt selskapet har erverv til formål. Bestemmelser om dette bør tydelig fremgå av selskapsavtalen, eventuelt av vedtektene. Selskapet anbefales å registrere styrerepresentantene i styrevervregisteret i tråd med de krav som stilles av kommunene, jf. 19 anbefalinger til godt eierskap pkt. 16. Rogaland Revisjon IKS anbefales å vurdere overordnede krav knyttet til miljøvern i eiermeldingen hos enkelte av eierne, og Stavanger kommune spesielt, og vurdere hvordan disse skal innarbeides i selskapets retningslinjer og rutiner. Representantskapet og styret har fått anledning til å knytte kommentarer til rapporten. Det samme gjelder eierrepresentantene fra den enkelte kommune. Det har kommet tilbakemelding fra seks av kommunene. Kommentarene finnes i sin helhet som vedlegg i rapportens siste del. Flere av kommentarene går på oppretting av feil i rapporten, noe som er gjort i den versjonen som nå foreligger til behandling. Ellers kan det pekes på følgende kommentarer (utdrag): Revisjonsdirektøren har uttalt at rapporten gir et godt grunnlag for pågående prosess med utvikling av eierstrategi i selskapet. Man forventer at eiernes syn på rammebetingelser og skattesituasjon vil avklares i løpet av høsten. Bjerkreim kommune peker i sin uttalelse på at det er ønskelig å få besvart spørsmålet om hvor stor buffer som er nødvendig i et interkommunalt selskap med 20 ansatte. Sola kommune peker på skatteproblematikken i sin høringsuttalelse, og gir uttrykk for at denne problemstillingen bør drøftes i styre og representantskap. 4

5 For fullstendig oversikt over innkomne kommentarer vises det til rapporten. Siden revisor er inhabil i denne saken, skal revisor fratre og innta tilhørerplass eller har anledning til å forlate møtet ved behandling av saken. Forslag til VEDTAK: Kommunestyret i Randaberg tar den framlagte selskapskontrollen av Rogaland Revisjon IKS til etterretning. Rapporten oversendes selskapets styre og eierorgan. Kontrollutvalget får tilbakemelding fra eierne på hvordan rapportens anbefalinger er fulgt opp innen 1. juni SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Rapport selskapskontroll Rogaland Revisjon IKS Saksliste Neste 5

6 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Randaberg /2011 OPPFØLGING RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON: PSYKISK HELSEVERN Bakgrunn Kommunestyret behandlet i møte , sak 4/11 rapport om forvaltningsrevisjonen Psykisk helsevern, der de fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret i Randaberg tar rapporten om forvaltningsrevisjonen Psykisk helsearbeid til etterretning. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Kontrollutvalget får melding om hvordan konnnunestyrets vedtak er fulgt opp ca. 6 mnd etter kommunestyrets vedtak. I rapporten kommer revisjonen med følgende anbefalinger til kommunen: Å se nærmere på hva som kan gjøres for å skape et mer attraktivt dagtilbud som når flere brukergrupper Å sikre bedre og mer tilgjengelig informasjon på internett. Å styrke sentrale brukerorganisasjoners medvirkning i det psykiske helsearbei-det Å vurdere om flere brukere kunne hatt utbytte av en individuell plan (IP) Å vurdere tiltak for å bedre fastlegenes deltakelse i ansvarsgruppene. Å se nærmere på muligheten for å opprette et samarbeid med Avdeling unge voksne ved SUS. Kommunen kan vurdere Å registrere antall barn og unge som mottar psykiske helsetjenester slik at man får en samlet oversikt over brukerne Saksutredning Rådmannen har i brev av gitt tilbakemelding på rapporten som i hovedsak går på: 1. Ulike tiltak for å sake et attraktivt dagtilbud for å nå flere brukergrupper Mulig flytting av kontaktsenter Legge til rette for skoletilbud for de som ikke er lagt inn på institusjon. Leksehjelp og skolefritidsavlastning til ungdom som ikke har krav på skolefritidsordning. Det er opprettet formelt samarbeid mellom barnevernet og NAV, på overordnet nivå. Nytt prosjekt Ny start for å dekke behov for ettervern i barnevernet og arbeid med ungdomskontakter 2. Sikre bedre og mer tilgjengelig informasjon på internett gjennom ny behovsportal 6

7 3. Økt samarbeid med brukerorganisasjoner 4. Gi flere bruker individuelle planer 5. Kontakt med fastleger for dialog om samarbeid. 6. Samarbeid med Sus 7. Kommunen vurdere registrering av antall bar og unge som mottar psykiske helsetjenester, som lite egnet. Vi viser ellers til rådmannens svarbrev og redegjørelse i møtet. I følge forskrift om kontrollutvalg med merknader tilligger det kontrollutvalget å påse at rådmannen følger opp rapporten. Det ligger ikke til kontrollutvalget å fastsette hvordan administrasjonen skal følge opp påviste avvik/svakheter i det konkrete tilfelle, da dette er rådmannens ansvar. Kontrollutvalget kan likevel melde videre til kommunestyret dersom saker etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilsvarende måte. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding om oppfølging av rapporten Psykisk helsevern til etterretning 2. Melding om oppfølging sendes til kommunestyret til orientering. SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Rådmannens tilbakemelding oppfølging av forvaltningsrevisjonen Psykisk helsevern. Saksliste Neste Forrige 7

8 Randaberg kommunes svar til kontrollutvalget, rapport om forvaltningsrevisjon Psykisk helsevern Følgende punkter ble Randaberg kommune anbefalt å gjøre noe med av Rogaland Revisjon: 1. Å se nærmere på hva som kan gjøres for å skape et mer attraktivt dagtilbud som når flere Brukergrupper Helse og omsorg: Kontaktsenter: Slik det er i dag har vi en liten gjeng personer som bruker kontaktsenteret jevnt og trutt. Men vi sliter med å introdusere nye brukere. Vi er i dag lokalisert på Vistestølen, dette tror vi er en del av problem stillingen. Vi ønsker, når ungdomshuset er ferdig rehabilitert, å ta i bruk lokaler der sammen med jobbsentralen. Vi håper da at det kan bli mer attraktivt, og noe mer aktivitet. Vi har prøvd å introdusere aktiviteter der vi er i dag, men det eneste vi har lykkes med er turdag. Vi ser for oss en del oppgaver i samdrift med jobbsentralen, eks. lage til frokost/lunsj til de som arbeider der, generelt vedlikehold inne/utforbi ungdomshuset. Mental Helse vil bli invitert inn til ide møte før vi tar steget å flytter. Flytting vil bli aktuelt på nyåret. Barn og familie: a) Dagtilbud for ungdom i alder år er i hovedsak skoletilbud. For de med psykiske lidelser av ulik grad, som ikke er innlagt på institusjon, forsøkes tilrettelagt for skolegang. Dette gjøres i samarbeid mellom skolene og kommunens tjenesteapparat. Ved behov kobles eksterne hjelpeapparat på. b) Randaberg Avlastningssenter: gir tilbud om leksehjelp og skolefritidsavlastning til ungdom med spesielle behov, som ikke har krav på skolefritidsordning c) Barnevernet; I 2009 ble det etablert et formelt samarbeid mellom barnevernet og NAV, på overordnet nivå. To ganger pr år er det felles samling/ fagdag. Tema er samarbeid mellom avdelingene og fokus på oppgaver i grenseoppgangene mellom Barnevern og NAV. Bl.a. er det konkret samarbeid rundt flyktninger og enslige mindreårige asylsøkere, samt rundt ungdom i barnevernet ettervern. d) BoF starter i høst med et prosjekt som heter Ny start. Bakgrunnen for prosjektet er to ulike behov: ettervern i barnevern og arbeid med ungdomskontrakter. Ansettelsesprosessen med en 100% stilling i prosjektet skjer i løpet av sommeren. Prosjektet startes med hjelp av tildelte midler fra Helsedirektoratets kommunalt rusarbeid. Målgruppen for Ungdomskontrakt er ungdom i alder år som er i starten av en kriminell løpebane, som har tilstått et lovbrudd og som i tillegg opplever en sammensatt sosio- emosjonell problematikk. Ungdommer som er på ettervern i barnevernet er i alderen 18 til 23 år, som har vært under barnevernets omsorg og fortsatt ønsker det. Dagtilbud, som jobb og skole, blir sentrale elementer for å lykkes i arbeid med begge målgruppen for Ny start. e) Ellers kan det opplyses om at tema for Verdensdagen psykisk helse 2011 er unge på vei der et viktig fokusområde er frafall i skolen. Kommunens tjenesteområder Helse og Omsorg + Barn og familie samarbeider med Mental Helse, Mental Helse Ungdom og Randaberg Videregående skole om denne markeringen.

9 2. Å sikre bedre og mer tilgjengelig informasjon på internett Randaberg kommune har i løpet av vinteren jobbet med å lage en ny nettside, både for layout og innhold. Siden ble lansert våren I den anledning skal alle avdelingene se på innhold for sine sider, korrigere og oppdatere. Selv om nettsiden er lansert, er den ikke ferdigstilt på innhold. På bakgrunn av anbefalinger fra Rogaland Revisjon har vi bl.a. sett på hvordan innbyggerne kan finne bedre frem til kommunens tjenester. BoF har i den sammenheng innhentet tillatelse fra Sandnes kommune om å kopiere deres behovsportal Mitt barn. Dette er en portal som skal gjøre det enklere for innbyggere å finne frem til hjelpeinstanser (både i BoF, i kommunen generelt, eksternt og andre nettsteder/ hjelpetelefoner) alt etter hvilke utfordring eller behov en opplever. Selv om vi tar utgangpunktet i annen kommunes portal, er det lagt ned en del arbeid for å tilpasse den til vår kommune. Fortsatt gjenstår noe av dette arbeidet, men vi regner med at den ferdigstilles i løpet av høsten Vi tar også sikte på å fortelle andre kommuner om vår prosess ift å opprette denne portalen, i håp om at andre kommuner kan kopiere oss igjen. 3. Å styrke sentrale brukerorganisasjoners medvirkning i det psykiske helsearbeidet a) Mental Helse er BoFs mest sentrale samarbeidspartneren av brukerorganisasjoner i Randaberg. De halvårlige møtene mellom BoF og Mental Helse gjennomføres som avtalt og etter avtalens innhold: agenda preges av å fremme samarbeid ved å inkludere hverandre i arbeidsoppgaver og fokusområder. Det refereres fra møtene til ledelsesmøte i BoF, for å sikre overføring av informasjon. Ellers er det liten terskel for å kontakte hverandre dersom det oppstår behov for samarbeid utenom de avtalte møtene. Kommunen bidrar også med å markedsføre arrangement i regi av Mental Helse gjennom kommunenes mailsystem. Dessuten samarbeidet vi også i år om årlige markeringen av Verdensdagen Psykisk helse i gang, se under pkt 1 BoF, bokstav d. b) I gjennomføringen av kommunens Sommerferieaktiviteter har Tjenesteområdene Barn og familie og Kultur jobbet for å tilrettelegge best mulig for enkeltbrukernes deltakelse. For oss er det viktig at barn med spesielle behov skal få delta på lik linje med andre barn. Det er ingen brukerorganisasjon som har deltatt i denne tilretteleggelsen, men vi har i dialog med foresatte og andre etater i kommunen jobbet for å tilrettelegge for deltakelse og trivsel. c) Den nye tilskuddsordningen for kommunens frivillige lag og organisasjoner med medlemmer i alder opp til 18 år, ble i gangsatt til sommeren Målet med tilskuddsordningen er å inkludere barn og unge i organisert fritidsaktivitet. Ledere i frivillige lag/ organisasjoner har bidratt til å jobbe frem denne løsningen. 4. Å vurdere om flere brukere kunne hatt utbytte av en individuell plan {IP} Randaberg kommune har revidert sin rehabiliteringsplan Som et ledd i dette arbeidet har en utarbeidet nye retningslinjer for ansvarsgrupper, Individuell plan og koordinatoropplæring. Det har vær informasjon i de ulike avdelinger om nye rutiner/retningslinjer og disse er tilgjengelig for alle i det nye kvalitetssystemet vårt. Vi

10 satser på å styrke koordinatoropplæringen og håper at gode koordinatorer er med på å øke bruken av Individuelle planer. Koordineringsteamet sine deltagere er ressurspersoner i sine respektive avdelinger og holder fokus på temaet. Barn og familie fortsetter med gjennomgang av barn/unge med behov for koordinering 2 g/år i ledergruppen. Siden november har vi opprettet 3 nye planer og 3 andre familier har fått informasjon om dette men takket nei. 5. Å vurdere tiltak for å bedre fastlegenes deltakelse i ansvarsgruppene. Det er individuelt hvor aktive fastlegene er i samarbeidet. Nye retningslinjer sier at en skal sende skriftlig innkallelse med saksliste i god tid før møtene. Dette gjør det enklere for legene å vurdere når det er saker som er aktuelle for dem å være med på møter rundt. I tillegg har kommunen faste møter med fastlegene 2 ganger/år og vi ser at dette er en arena å melde inn tema for diskusjon. Rehabiliteringsplanen ble vedtatt mot at lege og brukerrepresentant blir representert i teamet. Her vil kommunelegen blir invitert til å være med. Barn og familie har for øvrig tatt initiativ til dialog med fastleger om et samarbeid rundt problemstillingen barn av + invitert til samarbeid rundt urinprøvetaking for ungdommer som er på ungdomskontrakt og som har urinprøve som et av sine vilkår. I begge sakene opplever vi i hovedsak lite imøtekommelse. 6. Å se nærmere på muligheten for å opprette et samarbeid med Avdeling unge voksne ved SUS. AUV ble invitert til et dialogmøte med Barn og familie i 17.januar Det var representanter innen psykisk helsearbeid, leder barnevern og Barn og familiesjef som møtte fra kommunen. Fra AUV møtte ledere fra ulike seksjoner/team. I dette møtet var det en presentasjon av hverandres arbeidsplasser + se på muligheter for samarbeid. Foruten ønske om å få til halvårlige lignende samarbeidsmøter mellom BoF og AUV, var det ønske om årlige møter mellom barnevern og PUT. Barnevernet vil ta initiativ til møte med PUT, så snart den ansatte i Ny start -prosjektet begynner. Dette er mest hensiktsmessig i fht felles målgruppe. Det var også muligheter for å se på samarbeid rundt foreldrenettverk og samarbeid rundt videregående skole. BOF har tatt initiativ ovenfor poliklinikken på Gausel til å opprette samarbeid med en kontaktperson fra Gausel for Randaberg vgs, da en ser at en betydelig andel av elevene henvises dit fra skolehelsetjenesten. ANNET VEDR SAMARBEID: Revisjonens vurderinger og anbefalinger pkt gjelder PPTs manglende mulighet for henvisning direkte til BUP. BoF og PPT har tatt dette opp i møte med BUPA mai BUPA er positive til et prøveprosjekt, og PPT kontakter undervisningsdirektøren hos Fylkesmannen for å undersøke mulighetene for et eventuelt prøveprosjekt. 7. Revisjonen mener også at Randaberg kommune kan vurdere:

11 Å registrere antall barn og unge som mottar psykiske helsetjenester slik at man får en samlet oversikt over brukerne Revisjonens anbefaling om å vurdere å registrere antall barn og unge som mottar psykisk helsetjenester er vurdert. Etter vår mening foreligger ingen helhetlig og pålitelig måte å verifisere dette antallet administrativt i Randaberg kommune. Dette er fordi begrepet psykiske vansker, og det kommunale tilbudet, nødvendigvis er sammensatt. En psykisk lidelse antar en diagnose, og dette begrepet kan være misvisende, da en stor del av det kommunale tilbudet opererer uten å forholde seg til diagnoser. I en vurdering av omfanget av psykiske vansker i Randaberg bidrar følgende faktorer til å komplisere bildet; Mange brukere vil ha behov for tverrfaglige tiltak på tvers av instanser En del brukere vil ha uoppdaget problematikk En del brukere ønsker ikke kontakt med hjelpeapparatet En del psykiske vansker defineres ut i fra sitt primærårsak, som ikke nødvendigvis defineres som psykiske, men snarere f.eks omsorgsmessige, hjerneorganiske eller atferdsmessige. En del psykisk vansker defineres ut i fra sin primærarena, som f.eks ved dysleksi eller generelle lærevansker, som sees på som et pedagogisk problem. En del psykiske vansker behandles i spesialisthelsetjenesten. En del psykiske vansker er under pågående behandling, f.eks medikamentelt. En del psykiske vansker defineres arbitrært (tilfeldig) som normale emosjonelle reaksjoner snarere enn psykiske vansker. Totalt sett indikerer dette at mulig gevinst ved forsøk på å kartlegge omfanget av psykiske lidelser i Randaberg bør sees opp mot mulig risiko. En kan nemlig risikere at en slik telling virker misvisende på grunn av de faktorer som er beskrevet over. Særlig gjelder dette når tallene sammenlignes i større sammenhenger som mellom kommuner og på landsbasis. Internt i kommune har vi imidlertid en registrering som brukes i kommunens planlegging og prioriteringer. Om vi skulle finne metoder som eliminerer disse feilkildene vil vi selvsagt ta dette i bruk.

12 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Randaberg /2011 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL: SØRMARKA FLERBRUKSHALL IKS Bakgrunn Kommunestyret i Randberg behandlet den sak 100/10 rapporten om selskapskontroll i Sørmarka Flerbrukshall IKS, der det ble fattet følgende vedtak: Kommunestyret i Randaberg tar den framlagte selskapskontrollen i Sørmarka Flerbrukshall IKS til etterretning Av tilrådinger i rapporten knyttet til eierkommunene er følgende aktuelle for Sola kommune: Eierkommunene bør sammen utarbeide eierstrategier for selskapet. Vi anbefaler at det foretas obligatorisk opplæring av de folkevalgte representantene. Dette gjelder både for styrer og eierorganer. Stavanger og Sandnes gir dette tilbud om dette, men det er ikke obligatorisk. Det kan tenkes at dette er noe som kommunene kan gjøre i felles regi eventuelt også med andre. Representantskapet bør for hvert år påse at de får behandlet årsregnskapet. I forhold til selskapet kommer revisjonen med følgende tilrådinger. Selskapet bør ansette daglig leder i full stilling. Det bør også ansettes egen økonomisjef. Styret bør utarbeide en styreinstruks og gjennomføre egenvurdering. Saksutredning Kontrollutvalgssekretariatet har ikke mottatt tilbakemelding fra kommunen, men var i kontakt med økonomisjef som bekreftet muntlig at kommunen har samme tilbakemelding som for i forbindelse med oppfølgingen av selskapskontrollen i IVAR: Kommunen samarbeider med de andre eierne om felles eierstrategi, som forventes ferdig i løpet av Selskapet har vært i kontakt med sekretariatet og lovet tilbakemelding på rapporten i slutten av uken. Denne er ikke mottatt ennå, men vil bli tatt med og levert ut i møtet. Vi viser til mottatte tilbakemeldinger. Etter sekretariatets syn er det gitt en tilfredsstillende tilbakemelding fra rådmannens side på rapportens anbefalinger. Rådmannen er invitert til å orientere om sin tilbakemelding. 8

13 Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Randaberg tar framlagt tilbakemeldinger om oppfølging av kommunestyrets vedtak knyttet til rapporten til etterretning. 2. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Tilbakemelding fra selskapet. Saksliste Neste Forrige 9

14 Fra: Vatland, Per Kåre Til: Vatland, Per Kåre Emne: VS: kontrollutvalg status Dato: 31. august :48:14 Vedlegg: 20%69%20%53%F8%72%6D%61%72%6B%61%20%46%6C%65%72%62%72%75%6B%73%68%61%6C%6C%20%49%4B%53%20%20%32%35%30%38%31%30%2D%31%2E%64%6F%63 Fra: Karton Nilsen Dato: 26. august :41:35 GMT+02:00 Til: "Olsen, Wencke Sissel" Kopi: "Olsen, Wenche" " Emne: Fwd: kontrollutvalg status Hei Wenche. Viser til hyggelig telefonsamtale på mandag. Jeg er faktisk midt i en kontorflytting og jeg har rett og slett beklageligvis forlagt brevet deres. Det jeg husker var at dere vil ha status på 2 forhold: 1. Daglig leder i full stilling 2. Ansette økonomisjef. Det vi kan si om status er følgende: 1. Full stilling daglig leder. Daglig leder har i sin ansettelseskontrakt en stillingsprosent på 60 %. Imidlertid har det vært mulig å skalere opp arbeidsandelen til 100% ved selskapenes behov for dette, etter nærmere avtale. Dette har sammenheng med at Daglig leder har et eget firma som har hatt noe aktivitet fra tiden før ansettelsen. Imidlertid er status denne at daglig leder i hele 2010 har arbeidet i 100% stilling for selskapet, og dette er også situasjonen hittil i Selskapet har gjort en tillegsavtale med daglig leder om at det vil være behov for tilnærmet 100% arbeidskapasitet frem til og med april Det er en åpning i denne avtalen for daglig leder å utføre noe arbeide i sitt selskap hvis dette er nødvendig, som en permisjon uten lønn ordning. Hittil har ikke dette vært aktuelt, da den fulle arbeidssinnsatsen har blitt viet Sørmarka Flerbrukshall IKS. 2. Ansettelse av økonomisjef. Selskapet har gjort en midlertidig ansettelse av økonomisjef. Denne har vært ansatt i 25 % stilling siden september 2010, og kontrakten utgår april Det er selskapets hensikt å etablere en mer permanent ordning på denne funksjonen, dog er det pr idag ikke behov for en 100% stilling. Forøvrig viser vi til vedlagte høringsuttalelse fra styret. mvh Karton

15 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Randaberg /2011 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL STAVANGERREGIONEN HAVN IKS Bakgrunn Kommunestyret i Randberg behandlet den sak 6/11 rapporten om selskapskontroll i Stavangerregionen Havn IKS, der det ble fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyert i Randaberg tar den framlagte selskapskontrollen av Stavangerregionen Havn IKS til etterretning. 2. Kontrollutvalget følger opp anbefalingene i forhold til eierne iunen siste møtet i nåværende kontrollutvalgsperiode. Av tilrådinger i rapporten knyttet til eierkommunene er følgende aktuelle for Randaberg kommune: Kommunene bør utarbeide en eierskapsstrategi for selskapet. Det anses mest praktisk at denne eierskapsstrategien utarbeides i et samarbeid med alle eierkommunene. Kommunene bør ha en obligatorisk opplæring av folkevalgte eierrepresentanter. Det samme gjelder også for styreforhold i selskaper. Kommunene bør benytte en valgkomite for styre utnevnelse i selskapet. Valgkomite gjelder i utgangspunktet for hver kommune. Men en samordnet valgkomite med de andre eierkommunene kan vurderes dersom dette er praktisk. I forhold til selskapet kommer revisjonen med følgende tilrådinger. Selskapet bør utarbeide en økonomiplan for morselskapet (IKS'et). Dette er et lovkrav iht. IKSlovens 20. Det bør vurderes om en økonomiplan skal utarbeides for hele konsernet. Styret bør foreta en skriftlig egenvurdering. Selskapet bør foreta risikovurderinger ved store kjøp i andre selskaper. Selskapet bør arbeide for en mulig endring av leieavtalen for utenriksterminalen i Risavika. Saksutredning Kontrollutvalgssekretariatet har ikke mottatt tilbakemelding fra kommunen, men var i kontakt med økonomisjef som bekreftet muntlig at kommunen har samme tilbakemelding som for i forbindelse med oppfølgingen av selskapskontrollen i IVAR: Kommunen samarbeider med de andre eierne om felles eierstrategi, som forventes ferdig i løpet av Kontrollutvalget har også mottatt tilbakemelding fra selskapet om anbefalinger vedrørede selskapet. Her heter det mellom annet: Økonomiplanen er vedtatt av styret og representantskapet i april 2011 Styret har til hensikt å foreta egenvurdering i løpet av

16 Styret har notert seg dette, men det her ikke vært aktuelt med kjøp i andre selskaper så langt i 2011 Den inngåtte avtalen løper til 2026 med rett for leietakere til å kreve forlengelse for 10 år om gangen. Avtalen åpner ikke for reforhandlinger. Styret v/styreleder bemerker i tillegg bl.a. at det forut for oppføring av ny utenriksterminal ble foretatt grundige vurderinger knyttet til økonomi og risiko. Det bemerkes også at etablering av havnen ikke utelukkende kan vurderes ut fra bedriftsøkonomiske motiver. Det er også næringsmessige og markedsføringsmessige motiver bak en slik etablering. Det vises ellers til vedlagte tilbakemelding. Det er etter sekretariatets syn gitt tilbakemelding på de punktene som var nevnt i kommunestyrets vedtak og anbefalingene i rapporten. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Randaberg tar framlagt tilbakemeldinger om oppfølging av kommunestyrets vedtak knyttet til rapporten til etterretning. 2. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: Tilbakemelding fra selskapet. Saksliste Neste Forrige 11

17 STAVANGERRE HAVNII(. A FE."J. T l. r.l v1'rl 'Rogaland. ~C KontroIJutvalgssekretariat Saksnr.: /!ook.nr. Mottatt dato: - Cl hi)" ' " " Zli", i Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Postboks SANDNES Arkivnr.: Kornm.nr Saksb: U.off: Stavanger, Deres ref.: pkv Vår ref.: 10/104/ FPO Oppfølging av selskapskontoil Vi viser til Deres brev av vedrørende oppfølgingen av selskapskontrollen for Stavangerregionen Havn IKS. Når det gjelder de fire punktene som i selskapskontrollen er avgitt som anbefalinger, vil vi knytte følgende kommentarer: Økonomiplan Økonomiplanen for Stavangerregionen Havn IKS ble vedtatt av styret og av representantskapet samme dag. Egenvurdering Styret har til hensikt å foreta en egenvurdering i løpet av 2. halvår Risikovurdering ved store kjøp i andre selskaper Styret har notert seg at Rogaland Revisjon IKS anbefaler at det foretas risikovurderinger ved store kjøp i andre selskaper. Det har ikke vært aktuelt med kjøp i andre selskaper så langt i Endring av leieavtalen for utenriksterminalen i Risavika Avtalen mellom Stavangerregionen Havn IKS og Risavika Havn AS om leie av arealer og kai til utenriksterminal ble inngått Avtalen løper til 2026 med rett for leietaker til å kreve forlengelse for 10 år om gangen. Det er ikke bestemmelser i avtalen som åpner for reforhandlinger. I sin uttalelse til selskapskontrollen har styret i brev av til Rogaland Revisjon IKS vist til at det forut for oppføringen av den nye utenriksterminalen ble foretatt grundige vurderinger knyttet til de økonomiske forholdene og risikoelementet ved investeringen. Styret var innforstått Posladr.: Telefon: Telefaks; Bankgiro: E post: Internett: Nedre Strandgate post@stavanger.havn.no Stavanger

18 med at investeringer i havneterminaler generelt er forbundet med en viss risiko all den tid det ikke er mulig å få operatører til å binde seg opp i langsiktige kontrakter når det gjelder rutefrekvens og anløpshyppighet. Styret understreket også at etableringer av terminaler som f.eks. utenriksterminal og hurtigbåt/fergeterminal er en viktig del av tilretteleggingen av nødvendig infrastruktur i regionen. Som offentlig havn har havneselskapet et spesielt ansvar for å legge infrastrukturen til rette for maritim virksomhet. Investeringer i den type infrastruktur kan ikke vurderes utelukkende ut fra bedriftsøkonomiske motiver. I vår region, der havnen av departementet var gitt status som en av 5 utpekte havner i landet, var det et stekt behov for en ny, tidsmessig utenriks fergeterminal. En slik terminal har vist seg å være et viktig element for å legge forholdene til rette for å flytte godstransporten over fra vei til sjø, samtidig som det har åpnet for bedret mulighet for reisende direkte fra vår region til Danmark. Den nye utenriks fergeterminalen i Risavika vil også være sentral i markedsføringen av fremtidige nye fergeforbindelser. Ved vurderingen av den økonomiske risikoen ble det fra styrets side lagt vekt på at selskapets egenkapitalsituasjon var så solid at en etableringen av utenriksterminalen i Risavika ikke ville innebære negative resultater totalt sett for selskapet. Driftssituasjonen for utenriksterminalen i Risavika vil bli vesentlig endret når Fjord Line AS i 2012 setter i trafikk sine to nye cruiseferger på strekningen Hirtshals - Risavika - Bergen. Det vil da bli daglige anløp ved utenriksterminalen i Risavika, noe som vil føre til betydelige merinntekter og bedret resultat for terminalen isolert sett. Styret leder ~r.~ Finn P. Olsen Havnedirektør Postadr.: Nedre Strandgate Slavanger Telefon: Telefaks: Bankgiro: E post: Internett: post@stavanger.havn.no

19 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 210 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Randaberg /2011 OPPFØLGING AV REVISJONEN MERKNADER TIL KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP 2010 Bakgrunn Ved behandlingen av kommunens årsregnskap 2010 i møtet , vedtok kontrollutvalget følgende: 1. Kontrollutvalget i Randaberg har ingen/følgende kommentarer til årsregnskapet 2010 for Randaberg kommune ut over det som kommer fram i revisjonsberetningen og årsoppgjørsnotatet Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på hvordan kommunen har fulgt opp nevnte forhold i revisjonsberetning og årsoppgjørsnotat innen Kontrollutvalget har mottatt skriftlig svar fra kommunen som ligger ved saken. Rådmann og økonomisjef er invitert til møtet for å orientere i saken. Saksutredning Når det gjelder akkumulert underskudd på renovasjonsområdet som er i strid med forurensninglovens 34, arbeider kommunen med å dekke dette inn. Dette har imidlertid vist seg vanskelig på grunn av uforutsette ugifter, samt at kommunen ikke kjenner til IVAR sine priser når de utarbeider budsjettet. Dette vil kommunen gjennom beskrevne tiltak forsøke å ta i budsjettet. Fagsystemet på for sosialhjelp oppgraderes slik dette kan innberettes fra 2012 Forholdet med at mange medarbeidere i regnskapsavdelingen har bankfullmakt blir drøftet og det kommunen beskriver tiltak for å motvirke uheldige sider ved dette. Kommunen har ansatt en ansvarlig på innkjøp og arbeider med rutiner og prosedyrer på området. Det vises ellers til brevet og rådmannens redegjørelse i møtet. 12

20 Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Randaberg tar rådmannens tilbakemelding på revisors merknader til årsregnskapet til etterretning. SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Tilbakemelding på revisors merknader til kommunens årsregnskap. Saksliste Neste Forrige 13