Kontrollutvalget i Kvitsøy INNKALLES TIL MØTE 15. september 2011 kl I Kommunestyresalen

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 4 Kontrollutvalget i Kvitsøy INNKALLES TIL MØTE 15. september 2011 kl I Kommunestyresalen SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 17/11 Orientering om kommunens tertialrapportering mai /11 Oppfølging av revisjonens merknader til årsregnskapet /11 Bestilling forvaltningsrevisjon: Overholdelse av regelverk for selvkostområder - innledende sak 20/11 Budsjett 2012 kontroll og tilsyn - kontrollutvalgets forslag 21/11 Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr /11 Rapport selskapskontroll: Brannvesenet Sør-Rogaland 23/11 Statusoversikt kontrollutvalgets saker 24/11 Orientering om overordnet revisjonsstrategi /11 Rapport selskapskontroll: Rogaland Revisjon IKS EVENTUELT MELDINGER Periode: 26. mai september 2011 Nr. Referatsakstittel 8/11 Kontrollutvalgets evaluering av eget arbeid i perioden Rådmannen Andreas Polster, Kommunalleder administrasjon og forvaltning Monica B. Stenseth og økonomileder Petter Wergeland er invitert til sakene Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon evt , eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Kvitsøy, 8. september 2011 Lauritz Ydstebø Leder av kontrollutvalget Per Kåre Vatland Sekretariatet

2 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 212 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2011 ORIENTERING OM KOMMUNENS TERTIALRAPPORTERING MAI 2011 Bakgrunn Kontrollutvalget er ikke med i selve behandlingen av økonomirapportene i løpet av året. Men for å holde seg orientert om utviklingen i den løpende driften i kommunen, får kontrollutvalget økonomirapportene framlagt til orientering. Saksutredning Vedlagt ligger økonomirapporten mai I rapporten gjør administrasjonen følgende vurdering av situasjonen: Regnskapsgjennomgang har vist at kommunen bør kunne oppnå budsjettert resultat, ikke minst på grunn av mer skjønnsmidler fra Fylkesmannen enn budsjettert. Vi viser ellers til tertialrapport mai Rådmannen og kommunalleder - administrasjon og forvaltning er invitert til møtet for å orientere om rapporten. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy tar tertialrapport mai 2011 til orientering. SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Tertialrapport mai 2011 Saksliste Neste 2

3 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak : Arkivkode : E: 210 Saksbeh. : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2011 OPPFØLGING AV REVISJONENS MERKNADER TIL ÅRSREGN- SKAPET 2010 Bakgrunn Ved behandlingen av kommunens årsregnskap 2010 i møtet , vedtok kontrollutvalget følgende: 1. Kontrollutvalget i Kvitsøy har ingen kommentarer til årsregnskapet 2010 for Kvitsøy kommune ut over det som kommer fram i revisjonsberetningen og årsoppgjørsnotatet Kontrollutvalget ber rådmannen til møtet i september om å gi skriftlig tilbakemelding på de forhold som er nevnt i revisjonsberetning og årsoppgjørsnotat, jfr. opplisting i saken. Kontrollutvalget har mottatt skriftlig svar fra kommunen som ligger ved saken. Rådmann og økonomileder er invitert til møtet for å orientere i saken. Saksutredning I sitt svar redegjør rådmannen for de tiltakene som administrasjonen har sett i verk for å følge opp revisors merknader til årsregnskapet. Som det går fram av brevet fra kommunen er kommunen godt i gang med å følge opp merknadene. Det vises ellers til brevet og økonomileders redegjørelse i møtet. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy tar rådmannens tilbakemelding på revisors merknader til årsregnskapet til etterretning. SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Tilbakemelding på revisors merknader til kommunens årsregnskap Saksliste Neste Forrige 3

4 Svar på brev oppfølging av revisjonsmerknadene til årsregnskapet I revisjonsberetningen er det følgende to merknader: Kommunen er ikke à jour med regnskapsføring gjennom året i tråd med bokføringslovens krav o Frem til dagens dato har kommunen arbeidet med å komme à jour, pr er kommunen så godt som à jour o Målsetningen fremover er å være à jour med alle bilag og stemt av bank konti i løpet på følgende måned Det er manglende innberetning og betaling av utgående mva utfakturert for VAR tjenestene o Endret rutine, ikke korrigert for 2010 Kommunen har heller ikke satt opp av stemming av innberettet lønn mot regnskap på pliktig skjema (RF 1022) som skal sendes skatteetaten o Ikke utført, utfylling av skjema vil starte for 2011 I årsoppgjørsnotatet blir det i tillegg pekt på følgende: Mangelfull avstemming av bank a. Avstemt legekontor konto pr og tom i. Differanse kr er nå ført rett, fant feilen ved bankavstemming 2010 ii. Avvik 0 pr b. Avstemt driftkonto i. Differanse kr, uoppklart, og ført bort ii. Avvik 0 pr c. Avstemt i. Diff på NOK 1. Avvik skyldes dobbel bokført vs kontoutdrag, = , i dialog med agresso om hvordan dette kan korrigeres. ii. Avvik pr Fakturering VAR-tjenester med feil avgifthåndtering (jfr. merknad i revisjonsberetning) a. Rutinen er endret Manglende innberetning redusert leie til ansatt a. Sendt inn fordel fri bolig for 2010 til skatteetaten En del avgiftsfeil på innkjøpsområde a. Fortløpende korrigeringer etter revisor merknad i forbindelse med momskompensasjon hver termin. I forbindelse med avgiftsfeil gis det tilbakemelding til de aktuelle avdelingene. Oppfriskningsinfo er gitt muntlig og skriftlig. Manglende henvisning til note i regnskapet, samt feil i noter a. Fullført avskrivningsskjema for 2011, godkjent, men bokføres i uke 35/36 Merforbruket i investeringsregnskapet 2010 dekkes inn i 2011

5 a. Dekning av underskudd på NOK i investeringsregnskapet (vedtatt i Kommunestyret ) i NOK dekkes ved overføring av tilskuddsmidler fra Fylkeskommunen i 2011 ii NOK dekkes ved opptak av lån iii dekkes av overskudd i 2010 fra driftsregnskap Enkelte prosjekter i investeringsregnskapet burde vært ført i driftsregnskapet, revisor nevner her Melinggården (planutgifter), Venterom Kvitsøy Ferjekai og Gs-vei Fv 551 (prosjekter som andre eier) a. Flyttet fra investeringsregnskap 2011 til driftsregnskap 2011 i. Bygdeboksalg ( ) ii. Venterom/TS iii. Melinggården Diverse andre saker (står ikke i brev oppfølging av revisjonsmerknadene til årsregnskapet) a. Regnskap send NAV ved Kristin Skåre, vedr kvalifiseringsprogram 2009 (kr ), pengene ennå ikke mottatt. Iflg Kristin Skåre kommer pengene i slutten av november 2011 b. Inngått avtale med Innkjøpsassitanse Vest. Avtaler som vil ut på anbud er følgende: i. Lønns&personal system, eventuelt økonomisystem ii. Renholdsmidler, tørkepapir og plast iii. Medisinsk forbruksmateriell og inkontinens c. Interne korreksjonsbilag mellom ansvarsstedene, dette skjema vil bli gitt opplæring ved neste regnskapsgjennomgang (i løpet av september) d. Ettersom sykepenger krav mot NAV rapportert og utbetalt sykepenger kan avvike, finner ikke Kvitsøy kommune det hensiktmessig å bokføre kravet i innværende mnd, men bokføre utbetaling når den skjer. Men ved årsavslutningen skal det settes av en andel for innværende år e. Fra 2011 blir det brukt 10,6 % (sone 2) ved beregning av arbeidsgiveravgift for premieavvik

6 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2011 BESTILLING FORVALTNINGSREVISJON: OVERHOLDELSE AV RELGEVERK FOR SELVKOSTOMRÅDER - INNLEDENDE SAK Bakgrunn Kontrollutvalget vil i neste møtet få siste forvaltningsrevisjon til behandling. Derfor legges det i dette møte opp til at kontrollutvalget forbereder ny bestilling, slik at nyvalgt kontrollutvalg kan bestille på neste møtet i kontrollutvalget. Etter plan for forvaltningsrevisjon er det Overholdelse av regelverk for selvkostområder som står for tur. Saksutredning I den forberedende bestillingen er det tenkt at kontrollutvalget trekker opp rammene for det prosjektet som skal bestilles. De innebærer at kontrollutvalget må si noe om hva som skal være formål med å gjennomføre forvaltningsrevisjonen. Videre må kontrollutvalget må trekke opp hvilke problemstillinger prosjektet skal inneholde. Plan for forvaltningsrevisjon utdyper i liten grad hva prosjektet skal inneholde bortsett fra at det pekes på overføring av tjenester og infrastruktur til IVAR IKS. Nærmere om formål med prosjektet På en rekke områder er kommunen ente pålagt å følge selvkost (f. eks. renovasjon) eller har selvkost som en maksimalgrense for hvor store gebyr de kan ta (f. eks. vann, avløp, feiing, plan- og byggesaker). På områder hvor selvkost er maksimalgrense kan kommunen fatte et prinsippvedtak om at kommunen skal ha selvkost på dette området. KRD har laget en egen veileder for hvordan selvkost skal beregnes. Denne veilederen setter en øvre grense som kommunen må holde seg innenfor i sine kalkyler. Men som det går fram av veilederen vil det for indirekte kostnader til en viss grad være opp til kommunens skjønn å avgjøre hvorvidt disse tas med i beregningen og eventuelt hvor stor grad. Det er viktig at kommunen dokumenterer sitt skjønn. I et formål for forvaltningsrevisjonen kan det derfor være aktuelt å se på om kommunen har fattet et prinsippvedtak (og eventuelt for hvilke områder). Videre bør det tas med at prosjektet skal se på i hvilken grad kommunen følger regelverket. Et forslag til formål kan være: Prosjektet skal se på hvordan kommunen overholder/- praktiserer selvkostreglene på de områder hvor selvkost er aktuelt. 4

7 Nærmere om problemstillinger Problemstillinger er en videre utdyping av formålet, der kontrollutvalget konkretiserer hva de vil at revisjonen skal belyse. Momenter som kan være aktuelle er: Hvordan er gebyrregulativet for tjenestene utformet? I hvor stor grad utnytter kommunen sin mulighet til å ta selvkost på tjenester? Hvordan håndteres selvkost for de enkelte tjenestene? o Blir alle henførbare kostnader belastet tjenesten? o I hvor stor grad blir ikke direkte henførbare kostnader belastet tjenesten? o Blir brukerbetalingene beregnet i tråd med lover og regelverk? Hvordan blir selvkostfond for tjenestene håndtert? (Spesielt i forhold til områder som er overført til IVAR.) Har kommunen tilfredsstillende oppfølging av selvkost? (Kalkyler og selvkostregnskap) Kontrollutvalget har mulighet til å ha en dialog med administrasjonen og revisor i denne prosessen. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Kvitsøy ber Rogaland Revisjon IKS legge fram forslag til prosjektmandat innen 24. november slik at bestillingen kan behandles på siste møtet i år. 2. Prosjektmandatet skal bygge på følgende: a. Formål: b. Problemstillinger: SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Saksliste Neste Forrige 5

8 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 151 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2011 BUDSJETT 2012 KONTROLL OG TILSYN - KONTROLLUTVALGETS FORSLAG Bakgrunn: Kontrollutvalget har et lovpålagt ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Da kontrollutvalget kun er underlagt kommunestyret, skal kontrollutvalgets budsjettvedtak i henhold til forskriften legges fram for kommunestyret i forbindelse med at kommunens samlede budsjett for 2012 skal vedtas. Budsjettet skal omfatte alle utgifter forbundet med kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalget blir derfor å se på som en avdeling med budsjettansvar for eget budsjett. Dette innebærer også et ansvar for regnskap og regnskapsoppfølging. Saksutredning: Forskriften pålegger kommunen å ha en forsvarlig revisjonsordning og et uavhengig sekretariat. Budsjettforslaget omfatter derfor lovpålagte oppgaver. Budsjettforslaget er delt inn i 2 hovedpunkter; utgifter til kjøp av revisjonstjenester og til sekretariat. Kontrollutvalgets øvrige utgifter (møtegodtgjørelse, kurs-/opplæring m.m.) håndteres i Stavanger kommune av ordførerens kontor. Revisors budsjettforslag: Kvitsøy kommune er medeier i og kjøper sine revisjonstjenester fra det interkommunale selskapet Rogaland Revisjon IKS. Sekretariatet har mottatt forslag til budsjett fra revisor, styrebehandlet 25. august Budsjettforslaget i et IKS skal også behandles i representantskapet, og vil bli behandlet her møtet 05. oktober Revisors budsjett omfatter i grove trekk utgifter til vanlig regnskapsrevisjon, attestasjoner, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i henhold til planer vedtatt av bystyret, samt oppmøte i kontrollutvalget. Det vises til eget vedlegg fra revisor for oversikt over hva som er forventet brukt til de forskjellige formålene. Revisor har i sitt budsjettforslag lagt inn en økning i timer samt økt timeprisen for Totalt øker budsjettet med ,- Sekretariatets budsjettforslag: Kvitsøy komme er medeier i det interkommunale 27-samarbeidet Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS, og kjøper administrasjonstjenester for kontrollutvalget herfra. Sekretariatet sitt budsjett med fordeling av grunnbeløp til kommunene ble godkjent av styret 6

9 den 26. august Det er foretatt en økning av grunnbeløpet for 2012 med kr ,-. Kvitsøy har en grunnpris som har ligget litt under Forsand. Gjennom de årene vi har holdt på har det blitt et større gap i grunnprisene enn arbeidsmengden tilsier. Derfor har vi måttet øke grunnprisen til Kvitsøy ekstra dette året. Selv med denne justeringen ligger fortsatt prisen under Forsand Endelig avregning foretas iht. vedtektene ved regnskapsavleggelse. Her ble kommunen i 2011 tilbakebetalt kr ,- (del av regnskapsoverskudd for 2010). Det påløper ingen ekstrautgifter ut over grunnbeløpet ved ordinær møtevirksomhet. Kontrollutvalgets utgifter Kontrollutvalgets egne utgifter som godtgjørelse til politikere, kurs og opplæring mv. er justert ned med kr 7.000,-. Justeringene er gjort i forhold til det som er brukt hittil i år. Utgifter til kurs og opplæring inkl reiser er justert opp noe i forhold til 2011, med tanke på økt behov for opplæring første året etter valget. Kontrollutvalgets samlede budsjettforslag Det legges fram et samlet budsjettforslag for kontroll og tilsyn gruppert på de kontoarter som er benyttet i kommunens budsjett, se vedlegg. Det er dette forskriften legger opp til når det, som nevnt innledningsvis, pålegges kontrollutvalget å utarbeide forslag til budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Samlet sett er årets budsjettforslag økt med kr , - som utgjør en økning på 8,7% Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy tilrår et samlet budsjett på kr ,- ekskl. mva for kontroll- og tilsyn for SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Budsjettoversikt Saksliste Neste Forrige 7

10 Vedlegg: Budsjettforslag kontroll og tilsyn 2012 Kontrollutvalget i Kvitsøy Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 151 Saksnr. : Budsjettforslag kontroll og tilsyn 2012 Art Vedtatt bud i Kst 2012 Budsjett 2012 Budsjett 2011 Regnskap 2010 Budsjettforslag Tapt arbeidsfortjeneste Arbeisdiveravgift Abonnementer tidsskrifter etc Kurs/seminar forlkevalgte Utgiftsdekning politikere Kjøp konsulenttjenester Kontrollutvalgssekretariatet Moms gen.komp.ordn. Driftsregnskapet Kompensert moms driftsregnskapet Sum ansvar 117 Kontrollutvalgssekr Revisjonen Moms gen.komp.ordn. Driftsregnskapet Kompensert moms driftsregnskapet Sum ansvar 116 Revisjonen Budsjettramme kontroll og tilsyn Økning i budsjett 8,7 % Oversikt fra Rogaland Revisjon IKS Regnskapsrevisjon, attestasjoner mv Forvaltningsrevisjon/selsk.ktr Sum Revisjonens oversikt Tilbake 8

11 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 212 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2011 BUDSJETTOPPFØLGING KONTROLL OG TILSYN PR Bakgrunn Siden kontrollutvalget har budsjettansvar på eget området har de også ansvar for å følge opp budsjettet i gjennom året. Normalt skjer dette tertialvis, men på grunn av at møtet i kommer i august rapporterer vi pr Saksutredning Som rapporten viser er det pr brukt 44,1 % av budsjettet. Det er foreløpig ikke ført noen utgifter på kontrollutvalget, utover kjøp av sekretariatstjenester. Kjøp av sekretariatstjenester utgjør 45,9 % av budsjettet. Dette inkluderer kjøp pr I tillegg ligger det inne tilbakebetaling av kommunens andel av sekretariatets overskudd i 2010, der Kvitsøy sin andel utgjorde kr ,-. Når det gjelder kjøp av revisjonstjenester er det pr brukt 46,6 % av budsjettet. Revisjonen kommenterer tallene dine slik: Det er utført 3 av 6 mva komp attestasjoner. Mye statlige erklæringer samles rundt årsskiftet. Årsoppgjør 2010 er sluttført mens regnskapsrevisjon 2011 ikke er påbegynt enda. Dokumentasjonen av årsoppgjøret var ikke tilfredsstillende og har medført at revisjonen har brukt mer tid enn nødvendig. På forvaltningsrevisjon er prosjekt om tilsettingsrutiner bestilt mens selskapskontroll brann er levert. Overordna analyse er bestilt. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy tar budsjettoppfølgingsrapporten pr til etterretning. SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Budsjettoppfølging pr Saksliste Neste Forrige 9

12 Vedlegg: Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr rapport Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalget i Kvitsøy Arkivkode : E: 212 Saksnr. : Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr Art Kommunens regnskap viser: Vedtak KSt. Forbruk 2. Tertial % Tapt arbeidsfortjeneste Abonnementer tidsskrifter etc Kurs/seminar folkevalgte Utgiftsdekning politikere Kjøp konsulenttjenester Kontrollutvalgssekretariatet ,8 % Moms gen.komp.ordn. driftsregnskapet ,8 % Kompensert moms driftsregnskapet ,8 % Sum ansvar 117 Kontrollutvalgssekr ,6 % Revisjonen ,9 % Moms gen.komp.ordn. driftsregnskapet ,6 % Kompensert moms driftsregnskapet ,6 % Sum ansvar 116 Revisjonen ,9 % Sum kontroll og tilsyn ,1 % Tilbake Oversikt fra Rogaland Revisjon IKS Regnskapsrevisjon, attestasjoner mv ,5 % Forvaltningsrevisjon/selsk.ktr ,0 % Sum Revisjonens oversikt ,0 % 10

13 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2011 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL: BRANNVESENET SØR- ROGALAND Bakgrunn Kontrollutvalget i Kvitsøy vedtok på sitt møte å gjennomføre selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Brannvesenet Sør-Rogaland IKS. Bestillingen ble initiert av kontrollutvalget i Stavanger som representerer største eier. Formålet med selskapskontrollen: Å påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i Brannvesenet Sør-Rogaland IKS (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Bestillingen bygget videre på følgende problemstillinger: 1. Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? 2. Er selskapets budsjettrutiner og regnskapsapportering tilfredsstillende? 3. Hvor kostnadseffektivt drives selskapet, f.eks. sett i forhold til tiden før etableringen og i forhold til andre brannselskaper? 4. Blir de enkelte eierkommunene belastet selskapets kostnader på en tilfredsstillende måte? 5. Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? 6. Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Saksutredning Rogaland revisjon har utarbeidet rapporten, som nå legges fram for kontrollutvalget til behandling. Revisor har ved utarbeidelsen av rapporten benyttet informasjon fra styret og daglig leder (brannsjef) samt åpne kilder, herunder foretaksregisteret mv. I tillegg er det innhentet svar på spørreskjema fra daglig leder, og egenerklæring fra samlet styre. Vi har dessuten benyttet informasjon fra eierrepresentanter og kommunenes administrasjon. Hovudfunn i rapporten: Styret har sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet, som følger lovregler, selskapsavtalen, strategier og nærmere krav som eierkommunene måtte ha. Revisor mener at selskapets budsjettrutiner og regnskapsrapportering er tilfredsstillende. Det samme gjelder selskapets fordeling av felleskostnader, som dekker kravene i KRD sine retningsliner. Feiing kunne likevel med fordel vært spesifisert på faktura. Selskapet kunne ikke fremvise dokumentasjon på selvfinansiering for salg til andre. Det er heller ikke foretatt kostnadssammenligninger med andre brannvesen. Sammenligninger 11

14 revisor har foretatt ut fra KOSTRA viser imidlertid at det ser ut som selskapet driver kostnadseffektivt. Fordeling av eierandeler og dermed kostnadsfordelingen, fører til store forskjeller mellom kommunene, da disse ikke er fordelt etter innbyggertall, men etter kostnadsnivået ved etablering av selskapet. Spesielt slår dette ut i Klepp og Time, som har mye lavere eierandeler enn innbyggertallet skulle tilsi. Fra 2011 skal eierandelene endres i tråd med befolkningsutviklingen i kommunene. Dette arbeidet er ikke ferdigstilt. Revisor har ikke merknader rutiner/praksis knyttet til Lov om Offentlige anskaffelser eller håndtering av etikk og miljøvern. Når det gjelder arbeidsmiljøet, ser det iflg. revisor ut til å være rimelig bra, med behov for enkelte forbedringer. Det gjelder spesielt forhold knyttet til samarbeid og tillit mellom ledelse/ansatte og for lite fokus på arbeidsmiljø og HMS-arbeid. Arbeidsmiljøsaker tar lang tid å løse. Sykefraværet har steget fra 3,9 % i 09 til 5,1% i 2010, iflg. selskapet i hovedsak pga økning i langtidssykefraværet. Enkelte av disse områdene er kommentert av styrets ansatterepresentant, se vedleggsdelen. Kvitsøy kommune har ikke utarbeidet eiermelding. Revisor etterlyser i tillegg en felles eierstrategi for selskapet. Revisors anbefalinger overfor styret og eierne retter seg i stor grad mot forhold knyttet til KS sine anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskap: ANBEFALINGER TIL SELSKAPET Styret bør utarbeide en styreinstruks. Styret bør også foreta en skriftlig egenvurdering. Alle styremedlemmer bør sørge for å registrere seg i KS sitt styrevervregister. Det er en av kommunenes fire styremedlemmer som ikke er registrert. Selskapet bør vurdere om det er behov for å tegne styreforsikring for styremedlemmene (det økonomiske ansvaret). Selskapet bør utarbeide kalkyler som dokumenterer selvfinansieringen av tjenester som selges i konkurranse med private aktører (konkurransevirksomheten). Vi anbefaler selskapet å vurdere nærmere behovet og nødvendigheten av å prioritere arbeid og tiltak på arbeidsmiljøområdet. Dette vil da naturlig følge i etterkant av den arbeidsmiljøundersøkelsen som skal gjennomføres i august ANBEFALINGER TIL EIERKOMMUNENE Kommunene bør utarbeide en eierskapsstrategi for selskapet. Eierskapsgruppens arbeid med felles eierstrategier bør derfor prioriteres fremover. Rennesøy og Kvitsøy bør utarbeide eierskapsmeldinger. Rennesøy og Kvitsøy bør vurdere nærmere i hvilken grad de skal ta med generelle eierstrategier i sine eierskapsmeldinger. Vi anser at det her bør foreligge i alle fall en del grunnleggende og overordnede prinsipper for deres eierstyring. Det anbefales at kommunene hvert år avsetter et møte hvor det er en sak om gjennomgang av sine selskaper. Stavanger og Sandnes har stort gjort dette, men i liten grad de andre kommunene. Kommunene bør sørge for obligatorisk opplæring av folkevalgte eierrepresentanter. På generelt grunnlag bør det vurderes bruk av valgkomité hvor også en formell vurdering av habilitet og kompetanse inngår. Det understrekes her at vi ikke har noe spesielt å påpeke til styrets forvaltning av selskapet. Vi kan i denne forbindelse ellers vise til de nye habilitetsreglene som trer i kraft etter neste kommunevalg. Godtgjørelsen til representantskapet bør fastsettes og utbetales av eierkommunene. Forskrift om kontrollutvalg 15 fastslår at et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, alltid skal gis anledning til å gi uttrykk for sitt 12

15 syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal gå fram av rapporten. Rapporten er kommentert av styre og daglig leder i selskapet, samt av eierne ved representantskapet i eierkommunene. Styret gjør her rede for hvilke tiltak de vil sette i gang i når det gjelder styreinstruks, egenevaluering, styreforsikring, sykefravær og sammenligning med andre brannvesen. Ansatterepresentanten i styret har som nevnt ovenfor gitt egne kommentarer, i hovedsak knyttet til utfordringer ved arbeidsmiljøet og at en mener bemanningen i selskapet er for lav (se rapportens vedleggsdel). Det siste punktet er imidlertid et forhold som ikke er undersøkt eller tatt stilling til i rapporten. Daglig leder gir uttrykk for virksomheten vil arbeide videre med de anbefalinger/ kommentarer som kommer fram i rapporten. Eierne (representantskapet) har ikke kommentarer ut over det som ellers går fram i rapporten. Det vises ellers til selve rapporten. Det finnes ikke tilsvarende krav for oppfølging av selskapskontroller som for forvaltningsrevisjon. Det er likevel naturlig å følge opp anbefalingene overfor eierne (kommunene) innen siste møtet i nåværende kontrollutvalgsperiode. Da flere eierkommuner er involvert, er det etter sekretariatets syn nødvendig med en romslig frist for tilbakemelding Kontrollutvalget innstiller direkte til kommunestyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: 1. Kommunestyret i Kvitsøy tar den framlagte selskapskontrollen av Brannvesenet Sør-Rogaland IKS til etterretning. 2. Rapporten oversendes eierkommunene, som bes om å ta stilling til rapportens konklusjoner og anbefalinger. Kontrollutvalget følger opp anbefalingene i forhold til styret og eierne innen sommeren SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Rapport selskapskontroll Brannvesenet Sør-Rogaland IKS Saksliste Neste Forrige 13

16 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2011 STATUSOVERSIKT KONTROLLUTVALGETS SAKER Bakgrunn Oversikt over status prosjekter og kontroller har endret navn til Statusoversikt kontrollutvalgets saker. Grunnen til navneendringen er at skjemaet da kan fange opp alle typer saker som kontrollutvalget skal følge opp. Skjemaet er som vanlig oppdatert fram til dette møtet. Saksutredning Rogaland revisjon har som avtalt kommet med tilbakemelding på antall timer som de forventer å bruke på overordnet analyse, se oversikten) I dette møtet behandler kontrollutvalget to selskapskontroller. Videre følger kontrollutvalget opp revisjonens merknader til årsregnskapet Det som da står igjen er: Forvaltningsrevisjonen: Tilsettingsrutiner, som forventes klar til neste møte Overordnet analyse til ny plan for forvaltningsrevisjon, som blir klar til første møtet i Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy tar statusoversikt kontrollutvalgets saker september 2011 til orientering. SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Vedlegg: 1. Statusoversikt kontrollutvalgets saker september 2011 Saksliste Neste Forrige 14

17 Vedlegg: Statusoversikt kontrollutvalgets saker - september 2011 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalget i Kvitsøy Arkivkode : E: 216 Saksnr. : Statusoversikt kontrollutvalgets saker - september 2011 Saker fra bestilling *) til behandling i kontrollutvalget Forvaltningsrevisjoner Bestilt Avtalt tidsbruk 1. Tilsettingsrutiner timer Selskapskontroller Status/ Antatt ferdig Merknader 1. Rogaland Revisjon Behandles i møte Brannvesenet Sør-Rogaland timer Behandles i møte Andre saker 1. Overordnet analyse til ny plan for forvaltningsrevisjon timer Revisjonen har gitt tilbakemelding om forventet tidsbruk til møtet *) Prosjekter eller kontroller som skal bestilles i dette møte, er skrevet i kursiv. Saker under politisk behandling eller til oppfølging i kontrollutvalget Forvaltningsrevisjoner Bestilt Behandlet i k.utv. Behandlet av/ dato Planlagt fulgt opp Merknader Selskapskontroller 1. Andre saker til oppfølging 1. Revisjonens merknader til årsregnskapet Behandles i møte Avsluttede prosjekter Forvaltningsrevisjoner Bestilt Behandl. i K.utv. Behandlet av/ dato Fulgt opp dato 1. Habilitet Kst Styringssystem for pengeflyten Kst: Anskaffelser i drift Kst Randaberg interkommunale PPT Kst Overordnet analyse Kst Selskapskontroller 1. IVAR IKS Kst Lyse Energi AS Kst Merknader Overordnet analyse: vedlegg til plan for forvaltningsrevisjon Eierstrategi ikke ferdig. Ventes klar innen utgangen av 2011 Andre saker til oppfølging Tilbake 15

18 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 026 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2011 ORIENTERING OM OVERORDNET REVISJONSSTRATEGI 2011 Bakgrunn Etter kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse at kommunens regnskaper blir revidert på betryggende måte. Tilsynet skjer ved at revisjonen rapporterer til kontrollutvalget i løpet av revisjonsprosessen. Rapporteringen omfatter både planlegging, gjennomføring/oppsummering av arbeidet. I denne omgang vil revisor presentere overordnet revisjonsstrategi som viser hvordan revisor planlegger årets revisjon. Saksframstilling I følge forskrift om revisjon 4 og god kommunal revisjonsskikk, skal revisjonen hvert år utarbeide en plan for revisjon av regnskapet. Dette er et internt dokument som styrer det arbeidet revisor må gjennomføre for å kunne bekrefte regnskapet. Siden det er et internt dokument vil det ikke bli utlevert til kontrollutvalget, men revisjonen vil gi en muntlig orientering til utvalget om hovedtrekkene. Opplysninger som kommer fram i møtet vil være unntatt offentlighet iht. Offentleglova 24. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy tar presentasjonen av overordet revisjonsstrategi 2011 til orientering. SANDNES, Per Kåre Vatland Rådgiver Saksliste Neste Forrige 16

19 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2011 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL: ROGALAND REVISJON IKS Bakgrunn Kontrollutvalget bestilte våren 2011 selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Rogaland Revisjon IKS. Selskapet eies av kommunene Bjerkreim, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Kvitsøy, Lund, Rogaland Fylkeskommune, Randaberg, Sandnes, Sokndal, Sola, Stavanger og Strand. Alle eierkommunene unntatt Eigersund kommune har deltatt i selskapskontrollen. Formålet har vært å påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskapet, i tillegg til en overordnet forvaltningsrevisjon av utvalgte forhold i selskapet. Nærmere bestemt ble det vedtatt å se nærmere på følgende: Eierskapskontroll: Fører kommunene kontroll med sine eierinteresser i Rogaland Revisjon IKS? o Har kommunene etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Forvaltningsrevisjon: Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Har selskapet en økonomiforvaltning, herunder budsjettrutiner og regnskapsrapportering, som er i tråd med gjeldende lovregler og inngåtte avtaler? Hvordan er finansforvaltningen lagt opp? Overholdes lov om offentlige anskaffelser (dersom denne er aktuell for selskapet)? Saksutredning Rapporten er nå klar, og legges fram for kontrollutvalgene til behandling. Da denne selskapskontrollen ikke kunne gjennomføres av kommunenes faste revisor som er Rogaland Revisjon IKS, har oppdraget vært utført av ReVisor AS, som er et datterselskap av Hedmark Kommunerevisjon IKS. Siden selskapet har kontorene sine på Elverum, har vi funnet det mest praktisk at det legges opp til en felles presentasjon av rapporten for alle kontrollutvalgene som har bestilt denne. Dette er å se på som første del av behandlingen. Det vil ikke foregå noen realitetsbehandling på dette møtet, men vil være anledning til å stille spørsmål og evt. ha en diskusjon rundt rapporten. Endelig behandling der det fattes vedtak vil bli foretatt i første ordinære møte i kontrollutvalget. For orientering om selve rapporten vises det derfor til presentasjonen den 25. august

20 Eierskapskontrollen: ReVisor bemerker i gjennomgangen av eierskapet spesielt for Kvitsøy kommunes del at det ikke er etablert eiermelding og eierstrategi. På generell basis blir det spesielt følgende forhold kommentert: De fleste eierrepresentantene har i liten grad fått opplæring om eierstyring Flere av eierrepresentantene er kontrollutvalgsmedlemmer. Da vedkommende både får ansvar for tilsyn med revisor og samtidig skal ivareta eierinteressene til kommunen vil dette etter ReVisors vurdering medføre utfordringer knyttet til habilitet (gjelder ikke for Strand). Representantskapets leder bør ikke møte som observatør i styremøtene, da det fort kan bli en blanding av eierrollen og styrerollen. Dette er heller ikke anbefalt i KS eiermelding. ReVisors anbefaling til eierne (representantskapet) er følgende: De eierkommunene som ikke har vedtatt eierstrategi og eller eiermelding, anbefales å legge fram slik sak til politisk behandling. For å sikre at eierrepresentantene etterlever de strategier som er vedtatt, anbefales det å styrke opplæringen knyttet til eierstrategi og eierstyring. Gjennomgangen knyttet til selskapet peker først og fremst på følgende forhold: Selskapet gir gjennom sitt regnskap uttrykk for at selskapet er av forretningsmessig karakter i og med at selskapet anses som skattepliktig. På den annen side gir eierne gjennom direkte anskaffelse av revisjonstjenester uttrykk for at selskapet drives i egenregi. Styrevervene i selskapet er ikke registrert i styrevervregisteret ReVisors anbefalinger til selskapets styre er følgende: Eierkommunene anbefales å ta stilling til hvorvidt selskapets oppgaver er tildelt i egenregi og hvorvidt selskapet har erverv til formål. Bestemmelser om dette bør tydelig fremgå av selskapsavtalen, eventuelt av vedtektene. Selskapet anbefales å registrere styrerepresentantene i styrevervregisteret i tråd med de krav som stilles av kommunene, jf. 19 anbefalinger til godt eierskap pkt. 16. Forvaltningsrevisjon: Når det gjelder områdene knyttet til forvaltningsrevisjon i selskapet, har selskapet etter ReVisors vurdering etablert tilfredsstillende retningslinjer knyttet til etikk. ReVisor presiserer imidlertid at man ikke har kontrollert i hvilken grad retningslinjene er gjort kjent for ansatte, i hvilken grad de er tema på kontormøter og i hvilken grad retningslinjene faktisk etterleves. ReVisor har heller ikke kommentarer til den gjennomgangen som er gjort når det gjelder rutiner knyttet til arbeidsmiljøet. Det presiseres at man heller ikke her har kontrollert i hvilken grad rutinene er gjort kjent, er tema på kontormøter og ellers etterleves. ReVisor peker videre på at eierne etter deres vurdering har gitt overordnede signaler som til dels omhandler miljøvern. Det pekes spesielt på at en av de største eierne; Stavanger kommune, har hatt som mål at alle virksomheter skal være miljøsertifisert innen 2011, selv om dette arbeidet er noe forsinket. Selskapet opplyser imidlertid at det ikke er stilt krav fra eierne mht miljøvern. Dette viser etter revisors vurdering at selskapet ikke fullt ut har tatt hensyn til de signalene som har kommet fra enkelte av eierne, deriblant Stavanger kommune. 18