Telemark O-krets 2013 Styremøte nr. 7

Transkript

1 Telemark O-Krets 2013 Styremøte nr Sted: POLs klubbhus, Kjølnes Gård Tid: 3. februar. 2014, kl. 19:00 Tilstede: Britt Fossøy, Rekruttering Tron Solberg, Teknisk Ole-Johan Waaler, Pre-O Grete S. Borge Hovi, Trening Helge Gisholt, Kart/anlegg Harald Wold. 1. varamedlem Odd Aure, 2. varamedlem Egil Ronæss, Kretsleder Forfall: Jon Arne Grammeltvedt, Kasserer og regnskap SAKSLISTE: 1) Kommentarer til siste møtereferat 2) Status for de enkelte styremedlemmer hva har skjedd siden sist mm. a) Teknisk b) Anlegg / Kart c) Trening i) In-Team Kretslaget d) Rekruttering i) MOT.TV - cup e) Pre-O f) Økonomi og PR g) Regnskap. 3) Årsberetning for 2013 a) Status, hva mangler b) Forslag til Kretstinget 4) Planer for 2014, del av Årsberetningen for a) Teknisk i) Terminliste b) Anlegg / Kart c) Trening i) In-Team Kretslaget d) Rekruttering i) O-Troll i 2014 ii) MOT.TV planer av 7

2 iii) HL-2014 status e) Pre-O f) Økonomi og PR i) Sponsing og PR-arbeide g) Regnskap. 5) Etablering av Naturreservater. a) Utkast til Verneplan, Kragerø og Drangedal b) Oppstart av verneprosesser i Drangedal (Grytdalen), Notodden (3 områder), Porsgrunn (Søndre Versvik), Skien (mange), Nome 6) Turorientering modernisering (bl.a. Tur-O på nett) 7) Diverse a) Hjemmesiden b) Telemark fylkeskommune "helsefremmende aktiviteter" og læring i bruk av kart og kompass c) NOFs ting, 22. og 23. mars d) Neste kretsstyremøte e) Kretstinget Torsdag 13. februar REFERAT: 1. Kommentarer til referat fra styremøte nr. 5, 2013 Ingen kommentar til siste møtereferat. 2. Status for de enkelte styremedlemmer hva har skjedd siden sist mm. 2.1 Teknisk Terminliste Terminlistene er på det nærmeste klare for hele sesongen. Nærløp- og treningsløp- liste fra Notodden forventes i nærmeste dager. Grenlandskarusellen bør inneholde 2 A-løype-lengder for damer fra 17 til 75/80 år KM-natt for D/H13-14, par Det kommer forslag til Kretstinget om at KM natt skal inkludere D/H par blant annet for å få opp interessen for nattløp KM-medaljer Det synes å være tilstrekkelig med medaljer for største delen av Anlegg / Kart Gunnar Mosevoll, Skien OK, har blitt forespurt om å være kartkontrollør i forbindelse med JWOC2015 kartene. Svar er ikke mottatt ennå. O-kretsens forslag til kartmålestokker for løpere fra og med 40 år relatert til kartmålestokker for D/H21- ble diskutert på kretsledermøtet og det ble enighet (og noe av 7

3 forvirring om hvordan) at dette skulle inkluderes i Konkurransereglene som var under omstrukturering. Kartmålestokker for yngre og eldre (fra og med D/H35) ble diskutert på Kretsledermøtet 18. oktober 2013, møtereferatet foreligger ikke ennå. Møtet med fylkesmannens anleggskonsulent var 13. januar. Møtereferatet legges på hjemmesiden: - Endringer i nærmiljøkart-tilskudd. - Nærmiljøkart er nå definert kart som inkluderer skole eller oppholdsarealer. - Verdisetting av dugnadsarbeider i kartprosjekter forutsetter tilbud for prosjektet fra profesjonell kartprodusent. Kartprosjekter med statstilskudd skal ikke ha pengeoverskudd etter tilskuddet fra staten/fylket. - Kart som skal utarbeides skal følge NOFs/IOFs kartnormer for vanlige kart og sprintkart. - Søknader må ha "Idrettsfunksjonell godkjenning" må ha kontrollør med i forhåndsgodkjennings-søknaden. Aktuelle saker ellers: - Finnes det noen maksimal arealstørrelse på nærmiljøkartene. - Med dagens Kartnormer hvor ofte vil det være behov for rehabilitering / nyutgivelse med økonomisk tilskudd fra fylke/stat (tippemidler). Dagens regel er rehabilitering med offentlig støtte er etter 10 år. 2.4 Trening Inteam TV 2014 Det er noe usikkert om hvem som gjør hva innenfor Inteam.TV, avklaring ønskes. Per Olav Gulbrandsen, Larvik OK har vært sentral så langt. Felles Kretslagsjakker, hvis aktuelt, og bruk av disse må defineres og design må vurderes Treneropplæring Treneropplæring via NOF eller Krets (behov for Trener 1 kurs, her klubbene må si fra) Trener 1-kurs i Aust Agder eller i Oslo. 2.5 Rekruttering Rekrutteringsarbeider i klubbene Opplæring i å forstå kart for nybegynnere. Enkle Pre-O opplegg gir en god mulighet for å lære å forstå hva de forskjellige karttegn betyr. Hvilken kartdetaljering må det startes med ble diskutert O-Troll leire 2014 Det ble i 2013 etablert fullt samarbeid om deltakelse på O-Troll leire i Telemark og Vestfold MOT.TV MOT.TV 2014 er klar. Oppstartsamling i forbindelse med Røssekleiva løpet MOT.TV 2014, som også inkluderer årets 12-åringer av 7

4 MOT.TV cup 2014 er ikke helt klar ennå avklaring forventes snart. MOT.TV poengene vil bli gitt underveis i cupen Skolesprinten Hvem som blir hovedsponsor for skolesprinten i 2014 er ikke klarlagt ennå. 2.6 Pre-O Det blir ingen Pre-O konkurranse i Telemark i Kartregler for Pre-O er under utarbeidelse. 2.7 Økonomi og PR. TOK er avhengig av sponsorer for å kunne gi tilstrekkelig økonomisk støtte til kretsens barne- og ungdoms-aktiviteter. Sponsing: Søknad til Sparebankstiftelsen om tilskudd til nærmiljøkart, nådde ikke helt opp. Søknad om tilskudd fra Sparebank 1 Telemark overskudd til TOK-aktiviteter. Søknad til Sparebank Sørs Gavefond er sendt. Flere søknader er under forberedelse. 2.8 Regnskap Regnskapet er ferdigført og oversendt til revisorene. Det ser ut til at enkelte sponsorer ikke har fått tilsendt regninger fra TOK. Dette vil bli gjort, nå i etterhånd.. Inteam TV ser ut til et noe større forbruk enn opprinnelig budsjett. 3 Årsberetning Status, hva mangler 1. Beretningen er på det nærmeste ferdig skrevet, noen mangler finnes fremdeles. 2. Regnskapet er ikke kommet i Årsberetningsversjon. 3. Revisjonsberetningen er ikke klar. 4. Budsjettforslag er ikke klart ennå. 3.2 Forslag til Kretstinget 1. Forslag til godtgjørelse for Hjemmesideansvarlig. 2. Løypeleggerkrav for kretsløp og nasjonale løp, inkluder relative kartmålestokker. 3. KM-natt for D/H13-14, parløp skal inngå i KM-systemet for Telemark. 4. Økning i lagkontingent for 2014 til kr. 35,00 per medlem over 12 år. Lagkontingent under kr. 100,00 innkreves ikke av 7

5 4 Planer for Teknisk. Terminlisten for 2014 er klar bortsett fra trenings- og nær-løpsplan for Notodden OL, som er under bearbeiding. Kontrolløroppnevning er ikke klar. 4.2 Anlegg / Kart Kartmålestokker for K-løp og større løp (og helst også for nærløp): 1. Referat fra KLM ikke mottatt ennå 4.3 Trening Inteam TV 2014 Inteam-TV ledelse, budsjett og antall deltakere er klare. Programmet for 2014 er klart, oppstart i forbindelse med Røssekleiva løpet. Kretslaget Tonje og Christine deler 1 plass. Deltakere på samlinger som ikke er i Inteam betaler selv. Informasjon om Inteam TV finnes på Facebook Treneropplæring Intet program i Telemark for 2014 foreløpig. Trener 1 Kurs planlagt i Arendal (Aust Agder) og i Oslo vinter/vår Rekruttering MOT.TV 2014 MOT.TV, oppstartsamling Røssekleiva. (inkl. Årets 12-åringer) O-Troll leire 2014 O-Troll-leir har vært i forskjellige områder med POL som hoved-organisator. Den vil høyst også inkludere deltakere fra Vestfold. O-Troll leir med sykkel-o vil bli arrangert ved Borgen/Svarstad av Lardal OL etter HL og før KM HL Status Inger Styrvold, POL er HL2014 kontaktperson. 4.5 Pre-O Ingen konkrete aktiviteter i Telemark for 2014 Pre-O er meget god O-tekn. trening, noe klubbene i TOK kan utnytte i kartforståelseslæring av 7

6 4.5 Økonomi og PR. Finne flere sponsorer. 4.6 Regnskap Budsjett for 2014 foreligger ikke foreløpig. Budsjett for Aktiviteter i 2014: Inteam TV Totalbudsjett for Inteam-TV kr ,00 MOT.TV TOK kjenner ikke budsjettet foreløpig. O-troll-leire TOK kjenner ikke noen O-Troll leir budsjetter foreløpig. Administrative kostnader + NOFs ting og Kretsledermøte(r). Administrative kostnader for styremedlemmer og styremøter. 5 Etablering og utvidelser av Naturreservater Aktuelle kommende utredninger ble delt ut til aktuelle styremedlemmer for videre bearbeiding innenfor klubbene. 5.1 Utkast til Verneplan, Kragerø og Drangedal Drangedal OL har ingen kart eller ønsker om å etablere O-kart i disse områdene. Høringsfrist er 1. mars Oppstart av verneprosesser Det er fra Fylkesmannen i Telemark om oppstart av verneprosesser for etablering av naturreservater i, Drangedal, Nome, Notodden, Porsgrunn og Skien kommuner med uttalefrist 15. mars. Aktuelle orienteringsklubber har fått over sendt materialet for uttalelse snarest mulig da saksbehandler i TOK er kretsleder som er på ferie fra 28. februar til 16. mars. 6 Turorientering modernisering (bl.a. Tur-O på nett) Det vurderes å holde en Tur-O samling for klubbene i fylket med gjennomgang av nye muligheter med blant annet Tur-O på nett med mere. Tenke nytt, - nær Tur-O - få tur-orienteringsdeltakere til å bli klubbmedlemmer, trimmedlemskap. Grønne turer er nytt konsept for nærmiljø turorientering, delvis finansiert av kommunen. 7 Diverse 7.1 Hjemmesiden Hjemmesiden fungerer bedre og bedre. TOK styremøtereferatene blir lagt ut der av 7

7 7.2 Telemark fylkeskommune - "Helsefremmende" aktiviteter Kretsleder har vært i kontakt med Fylkeskommunen i denne saken. Utredning kan bli aktuelle. Grønne turer i flere kommuner vil bli aktuelt. 7.3 NOFs Ting 22- og 23. mars Avvikles på Thon Hotel, Gardermoen. TOK har til sammen muligheter for 3 ting representanter, kretsleder eller bemyndiget fra kretsstyret + 2 ting representanter som skal velges på kretstinget. 7.4 Neste møte Vil bli avtalt av det nye styret på kretstinget. 7.5 Kretstinget, torsdag 13. februar, Aarnes Kafeteria Middagsservering, betalt av kretsen, kl.: 17:45 Kretstinget starter kl.: 18: av 7