Birkenes IL Orienteringsgruppa. Innkalling til årsmote 2011 Onsdag 19. januar 2011, kl Sted: Idrettshuset, Birkenesparken, Birkeland.

Transkript

1 Birkenes IL Orienteringsgruppa Innkalling til årsmote 2011 Onsdag 19. januar 2011, kl Sted: Idrettshuset, Birkenesparken, Birkeland Saksliste 1. Godkjenning av saksliste 2. Valg av dirigent og sekretær 3. Styrets årsmelding 4. Regnskap for Budsjett for Handlingsplan 7. Egenandel på iop, hovedløp, Norgescup og NM i Representanter til VAOK s kretsting Valg Følgende er på valg: Arbeidsutvalg: Leder: Bjøm Stormoen Sekretær: Man Reiersen Jensen Kasserer: Gunn Svaland Aas Rekrutterings treningsråd: Leder Åsulv Birkeland Stormoen, Valgkomité: Svein Roar Jonsmyr og Dag Ivar Skåre 10. Innkomne saker Det vil bli en enkel servening Etter at det formelle årsmøtet er over blir det anledning til å diskutere det den enkelte har på hjertet.

2 Sak 3. Styrets årsmelding Styrets sammensetning 2010: Birkenes IL Orienteringsgruppa Årsmelding 2010 Bjøm Stormoen (leder) Gunn Svaland Aas (kasserer) Man R. Jensen (sekretær) Sigurd Svaland Aas (barne- og ungdomsrepresentant) Trygve Løland (tursti og kultur-o) Åsulv Birkeland Stormoen (treningsrådet) Antall medlemmer er etter NIF s inndelin : Damer I Herrer Totalt 6-12 år år år 2 Over 26 år 19 4: Totalt Konkurranseaktivitet Av totalt 53 medlemmer har 52 deltatt i 0-løp på krets-, landsplan eller i utlandet. Til sammen har Birkenesløpeme 377 starter. Åsluv Birkeland Stormoen har vært ivrigst i år med 31 starter, og Sigurd Svaland Aas var ivrigst av juniorene med 24. Birkenes stilte også i år i verdens største o-stafett i Jukola i Finland. Denne gangen som et kombinasjonslag bestående av Birkenes og Grane. Laget ble nummer 213 av godt lag som startet. Det gror også frem en rekruttgjeng som er veldig ivrige på treningsløp og andre lokale løp. Beste prestasjoner Våre yngre løpere i F112 har gjort det veldig bra. De er aktive, og har et godt sosialt miljø. Vi hadde løpere som deltok i NM for junior og senior. Klubben var representert i alle NM distansene så nær som NM sprint. II I ro.. i

3 Treningsaktivitet Det har i 2010 vært arrangert 10 treningsløp fra følgende steder: Tveide, øvre Birkeland x 2, Høykleivvannet, Rennehaven, Kleppeheia, Grasham, Espe, Tøane og Flakkebrua. Løypeleggere har vært klubbens løpere. Deltakerantallet har variert fra 10 til 50 med et gjennomsnitt på ca 30. Gjennom vintersesongen, fra slutten av oktober frem til påske, har o-gruppa hatt trening hver tirsdag fra Birkeneshallen. Tirsdagstreningene har det siste året vært delt i to med et opplegg for klubbens yngre løpere parallelt med de voksnes trening. Første del av treninga har for begge gruppene foregått utendørs, med løping for de eldste og løping kombinert med o tekniske eller andre alctiviteter for de yngste, etterfulgt av trening innendørs, styrketrening for de voksne og o-tekniske aktiviteter kombinert med lek og spill for de yngre. Treninga avsluttes med innebandy for alle. På søndager har det vært tilbud om felles langtur klokken 10. En fast gjeng har trofast møtt opp. En god gjeng av klubbens løpere mellom år, med ledere, deltok på kretsens o-troll samling på Evje i august. Trenere for klubbens yngre løpere har vært Espen Birkenes, Steinar Aas og Åsulv B. Stormoen. OlafSivertsen har vært ansvarlig for tirsdagstreningene gjennom vinteren. Representasjon Åsulv Stormoen er medlem av kretsens treningsråd. Medlemsmoter/styremoter Det er avholdt 4 styremøter pluss en rekke diskusjoner i forbindelse med aktiviteter. Vi har også hatt sosiale tilstelninger sommer og høst med stor deltakelse. Klubbmesterskapet hadde vi rekord i antall startende med over 50. Egne arrangement 2010 I 2010 har vi arrangert både KM Stafett og KM langdistanse for både Aust-Agder og Vest- Agder o-kretser. Løpene ble arrangert på flunkende nytt o-kart i jomfruelig o-terreng fra Engesland skole. 167 løpere fixllførte langdistansen mens 31 lag stilite til start i ulik stafettklasser i tillegg til 8 lag i lagkonkurransen for løper fra 12 år og under, totalt 111 løpere. Dette må vi være veldig fornøyde med.. En stor takk til Engesland skole for flott samarbeid. Løypelegger på KM lang var Trygve Løland mens Åsulv Birkeland Stormoen stod for løypene på stafetten. Dag Ivar Skåre var EMIT-ansvarlig. Løpsledere var Svein Roar Jonsmyr og Bjøm Stormoen. Vi var også delarrangør av Sørlandsgaloppen 2010 som ble arrangert i traktene rundt Arendal. Arrangementet i 2010 var begrenset til tre dager pluss en frivillig prologdag. Vårt ansvarsområde var starten. Ca. 12 personer fra klubben gjorden en strålende jobb med en krevende start hver dag. Noe mindre deltakelse i galoppen enn budsjettert gjorde at overskuddet ble noe mindre enn forventet. Sin Bjorvand hadde hovedansvaret for starten disse dagene. Anlegg/kart Kart over Engesland ble ferdig i august Dugnader Det er blitt foretatt merking og rydding av turløypene i Birkenes-området.

4 Kulturorientering 2010 Hvert år siden 1970 har 0-gruppa hatt ute trimposter (bortsett fra 1796??). De siste 13 årene har vi kalt det kulturorientering. Ekstra hyggelig var det at 40 års-jubileet ble kronet med ny deltakerrekord, over 160 solgte konvolutter! Rislåknuten ble i år lansert som turområde både med trimposter, offisiell åpning av tursti og som toppturmål. Den årlige fellesfrokosten i regi av 0-gruppa og kulturkontoret samlet ca 120 mennesker på knuten. Også terrenget sør for Tveide ble benyttet til trimposter. Her oppstod det enkelte forviklinger siden det viste seg at deler av terrenget fungerte som sommerbeite for storfe. Blant annet ble et par av postskjermene spist opp! Men ellers gikk alt greit. O-gruppa har også medansvar for det flotte turstinettet i bygda. I den forbindelse oppfordres alle medlemmene til å benytte seg av alle trimmulighetene som finnes, både sommer og vinter. Så byr det seg sikkert en anledning til å bli med på dugnad når løypene trenger en opprydding til våren! Ansvarlig for kulturorienteringen er Trygve Løland og Ivar Skåre Handlingspian Vår hovedmålsetting er å legge forholdene til rette slik at alle som ønsker det, kan komme ut i naturen og bli glad i den. Deretter håper vi at noen vil drive med orientering som konkurranseidrett, og til slutt at noen av dem igjen vil satse på å bli toppidrettsutøvere innen idretten vår. Handlingsplanen blir oppdatert i år Styret 2010

5 Sak Regnskap - Birkenes IL, 0-gruppa 2010 Inntekter og utgifter Kontoplan Inntekt Litgift Resultat-lo Budsjett 2010 Budsjett 2009 Resultat 2009 Budsjett 2011 i Kartsalg/kulturorientering ,00 310, Arrangement av løp , , Klubbarrangement , , Startkontingenter 3 920, , Kretslag, N-Cup, I-I-løp og lignende 791, , Dugnader 16060,00 0, Drakter løpstøy , , Kopiering, porto, kontorrekv. mm , , Kart - Birkeland skol& 0,00 0, Kretskontingent 0, , Materiell og utstyr , , Tilskudd fra hovedlaget , , Diverse 3 695, , Renter 4 033,79 0, Gebyr 0,00 181, Salg turkart Ogge 1 800,00 0,00 I Investering Turkart - Oggevatn 0,00 0, Rekruttering 0, , Nærmiljøkart Engesland skole , , Sum , , , , ,00 Beholdning Bankkontj Pr Resultat 10 Pr Foljokonto , ,41 Kapitalkonto ,71 570,71 Kapitalkonto hovedlaget , ,00 Beholdning , , ,12 Birkeland, 3.januar 2011 Gunn Svaland Aas kasserer

6 Sak 6 Handlingspian Aktiviteter 2010 i forhold til handlingspianen Jdrettslig aktivitet: Vi har hatt deltakelse i NM og Norgescup Stor deltakelse i Kretsløp og Næløp, 377 starter fordelt på 52 løpere Lag i NM. Ettersom vi sjøl arrangerte KM Stafett hadde vi bare lag i lagkonkurransen for under 12 år, men her hadde vi tre lag. Lag i Jukola Treningstilbud Ulike fellestreninger gjennom hele vinteren Deltatt på felles opplegg i kretsen som 0-skole og 0-trolleir. Har hatt felles treningsløp med 0K Sør Rekruttering Har prøvd å følge opp yngre løpere i den grad vi har hatt ressurser til det Turorientering God deltakelse på flott kulturorienteringsopplegg Vanskelig å nå nye grupper med kulturorientering Organisasjon Over femti deltakere på tur til Nordjysk 2-dages i mars Fellestur for 12-åringer til vårløp i Østfold Klubbmesterskap og sommeravslutning med ca 50 deltakere SynIigg~oring Vellykkete arrangement av KM Langdistanse og KM Stafett på Engesland i september Informasjon og kommunikasjon Har hatt noen oppslag i lokalaviser, men færre enn tidligere år Markerte oss fint på med egne T-skjorter under Sørlandsgaloppen Godt besøkt hjemmeside, den beste i idrettslaget. økonomi Bra overskudd fra årets KM-arrangement og Kulturorientering Noe mindre inntekt enn forventet fra Sørlandsgaloppen Eneste klubb i kretsen med forbundsgodkjent kopimaskin og operatør har gitt noen ekstra kroner i klubbkassa Noe inntekter fra rydding av turstier, Anlegg og teknisk utstyr Kart Nytt 0-kart over Engesland skole Bellandsheia ferdig etter planen. Gode tilbakemeldinger Har dessverre ikke fatt noen ryddig ordning for redigering av nye digitale o kart. Dette må prioriteres i Teknisk utstyr: 15 nye Bukkeløse stemplingsenheter, svært nyttig på trening PC og skriver i samarbeid med Svalandsgubben Begge tiltak finansiert av hovedlaget, mange taklc! Fornyet beholdningen av utlånsbrikker

7 il Idrettslig aktivitet Konkurranser Treningstilbud Vintertrening Handlingspian for Orienteringsgruppa Birkenes Idrettsiag Legge til rette for at aktive løpere f~r mulighet til å delta på løp utenfor kretsen som Hovedløp for yngre, Norgesmesterskap, Norgescup, 0-festival og andre større løp - Aktiv deltakelse på kretsløp og nærløp fra alle aldersgrupper - Stille lag i KM -stafett - Viderefølge opplegget med felles treningstilbud tirsdager, torsdager og langtur søndager - Sørge for god oppfølging av aktive som satserr ~ennom vintertreninga - Være aktiv deltaker i kretsens samarbeidsprosjekter om 0-teknisk trening både som arrangører og deltaker i treningene - Arbeide for samarbeid med andre klubber om o-teknisk trening - Sommertrening Sørge for 0-teknisk trening også i sommerhalvåret I kommende periode vil vi spesielt prioritere Yngre løpere Følge opp videre løpere i aldersgruppen år Treneropplæring Rekruttering - Videreføre arbeidet med rektruttopplæring - Følge opp nybegynnere på ulike aldersnivå - Følge opp videre løpere i aldersgruppen år Turorientering - Fortsatt høy kvalitet på Kulturorienteringa - Jobbe for at Kulturorienteringa når nye grupper av befolkningen

8 Organisasjon Sosiale tiltak Arrangement - Årlig fellestur til Nord-Jysk 2-dages - Fellesturer til andre aktuelle fleredagers løp - Jobbe generelt for at godt sosialt miljø i gruppa Synlippjorinu Arrangement - Arrangere nærløp 10. mai på Engesland - Arrangere KM Sprint i Birkenesparken i september - Minst ett kretsløp hvert år øvrige år - Medarrangør av Sørlandsgaloppen 2012 Informasjon og kommunikasjon - Alctivt bruke presse og andre kanaler til å spre informasjon om orientering generelt og vår 0-gruppe spesielt - Synliggjøre gruppa med å bruke klubbdrakter på alle arrangement - Bruke egen hjemmeside økonomi Jnntektsbringende aktiviteter - Inntekt gjennom arrangement - Kulturorientering som inntektskilde - Organisere arbeidet med dugnader på turløyper - Andre inntektsbringende aktiviteter AnIe2g Kart 2012: Nytt 0-kart Mosfjellheia : Turkart som dekker hele Ogge 2011: Nærkart rundt Engesland skole i målestokk 1: Ekstra fokus på: Sørge for at våre nye digitaliserte kart oppdateres Teknisk utstyr Sørge for nødvendige årlige oppdateringer av teknisk utstyr som for eksempel EMIT materiell. Samarbeide med Svalandsgubben om PC og aktuell programvare. Opplæring i: Kart og Iøypeleggingsprogrammet OCAD Tidtaking- og arrangementsprogrammet EMIT

9 Sak 7. Egenandel på løp, hovedlop, Norgescup og NM i 2011 Forslag til regler: Startkontingent Orienteringsgruppa dekker startkontingent for løpere til og med junior. For eldre utøvere dekkes alle utgifter bortsett fra løp i utlandet og løp i skolens sommerferie. Reiseutgifter Orienteringsgruppa dekker reiseutgifter til NM og Norgescup for junior og senior mot en egenandel på 25 c. Løperne må være kvalifisert for deltakelse. øvre grense for egendandel i 2011 settes til kr 400,- pr. reise. Hovedløp/O-landsleir Orienteringsgruppa dekker alle utgifter bortsett fra en egenandel på 25 c. For 2011 er øvre grense for egenandel kr 400,-. Aktuelle løpere må være aktive i klubben og ha deltatt i minst to orienteringsløp utenom klubbløp. Etteranmeldingsgebyr og forfall Løpere kan bli belastet for etteranmeldingsgebyr. Dette gjelder også startkontingent for løp som du er påmeldt på men ikke møter opp på. Dette gjelder uansett alder. Medlemskap Gyldig medlemskap i Birkenes Idrettslag er en forutsetning for dekning av utgifter. Disse retningslinjene sendes alle medlemmer før sesongstart. Retningslinjene skal tas opp til ny vurdering før neste sesong.