Telemark O-krets 2012 Styremøte nr. 1

Transkript

1 Telemark O-Krets 2012 Styremøte nr Sted: POLs klubbhus, Kjølnes Gård Tid: 27. mars. 2012, kl 19:30 Tilstede: Helge Gisholt, Kart/anlegg Tone K. Grande, Teknisk Grete S. Borge Hovi, Trening Ole-Johan Waaler, Pre-O Egil Ronæss, Kretsleder Forfall: Heidi Mustvedt, PR og Økonomi Britt Fossøy, Rekruttering Jon Arne Grammeltvedt, Kasserer og regnskap Odd Aure, 1. varamedlem Harald Wold. 2. varamedlem SAKSLISTE: 1. Velkommen ved kretsleder 2. Valg av Nestleder 3. Styrets Arbeidsoppgaver, se vedlegg 4. Viktige saker fra NOFs ting 10.og 11. mars 5. Hjemmesiden 6. Teknisk Normer for løpsarrangører om konkurranseklasser, løypelengder og vanskelighetsgrad og annet. Terminliste 2012 KM-klasser og hvilke KM skal avvikles av TOK i 2012 Oppnevning av Jury til løp 7. Anlegg / Kart Kartplaner fra klubbene Kontroll og kvalitetssikring Offentlige tilskudd 8. Trening In-Team Kretslaget Trener opplæring i kretsen NM 9. Rekruttering Rekrutteringsarbeider i klubbene MOT.TV HL-2012 status 10. Pre-O 11. Økonomi og PR Sponsing og PR-arbeide 12. Regnskap. 13. Diverse Neste møte TOK adresseliste Fordeling av skriv fra NOF Andre saker av 9

2 REFERAT: 1. Velkommen v/ kretsleder. Kretsleder ønsket velkommen til de fremmøtte styremedlemmer og håpet er at vi skulle få et godt år sportslig og utviklingsmessig i kretsen. 2. Valg av Nestleder i TOK Tone Grande ble valgt som nestleder for Kort om styrets arbeidsoppgaver. Se vedlegg 4. Viktige saker fra NOF s ting 10. og 11. mars 4.1 Målsetting 1 % av befolkningen aktive orienterere i 2020, NIFbasert (idrettstellingstall) I 2011 var det registrert aktive orienterere og målsetting om orienterere i Dette gir hele O-Norge et formidabelt arbeide i årene som kommer! 4.2 Løpsavgift for alle løp med startkontingent over kr. 30,- Løpsavgiften til NOF for alle typer løp ble vedtatt til 30 % av startkontingenten når starkontingenten er høyere enn kr. 30,-. Dette gjelder ikke klubbtreninger. 4.3 Pre-O NM Temp-O vedtatt på NOFs ting, start i Hjemmesiden NOFs hjemmesider har vært i drift en periode nå og nå er kretsenes rammeverk for deres hjemmesider på det nærmeste klar. Helge Gisholt kan påta seg hjemmesiden dersom det ikke er for komplisert. 6 Kort fra Teknisk Utvalg 6.1 Løypelegging NOF s krav til løypelegging er blitt mer konkret for yngre og for eldre løpere. Dette er noe som arrangørenes løypeleggere MÅ ta seg ad notam. N-Åpen SKAL HA START fra eller like ved samlingsplass. D/H10 skal ha flest poster med N-vanskelighetsgrad og de resterende skal ikke ha annet enn C-vanskelighetsgrad. D/H skal ha C-vanskelighetsgrad, men innimellom skal det være hvileposter med N-vanskegrad. D/H skal ha B-vanskelighetsgrad, men innimellom skal det være hvileposter med C-vanskegrad eller enklere av 9

3 D/H skal ha A-vanskelighetsgrad, men innimellom skal det være hvileposter med B- eller C-vanskegrad. Eldre erfarne løpere i A-klasser SKAL IKKE ha disse hvilepostene, selv om de har samme løypelengde. Dette kan enkelt gjøres ved hjelp av O-Cad. D/H skal ha C-vanskelighetsgrad, men innimellom skal det være hvile-poster med N-vanskegrad. Løypeleggerkravene blir sendt ut til alle lagene i TOK. Arrangørklubbene må sørge for løypekontrollører til sine løp gjerne i samarbeide med kretsstyret. 6.2 Jury-ordning ved O-løp, 2012 Det vil bli oppnevnt K-løp og nærløp jury for sesongen klart i god tid før neste styrmøte. TD og Jury vil bli oppnevnt for NA-løp også før neste styremøte. TD må oppnevnes for SG2011 som går i nedre Telemark. 6.3 KM for Telemark. KM for Telemark og Vestfold vil bli i Vestfold og Telemark i Vestfold O-krets er ansvarlig for KM Natt, Km-Sprint og KM Mellomdistanse. Telemark er ansvarlig for KM-Lang, KLM Stafett og KM Ultralang Nye KM-regler ble vedtatt på kretstinget for 2011, se vedlegg 2. Sørge for at alle lag som skal arrangere KM blir kjent med det nye KM-opplegget. Sørge for at de KM-opplegget for Telemark blir kjent av arrangørene i Vestfold. Sørge for at løypeleggerkravene blir gjort kjent for alle arrangører av O-løp i kretsen, bl.a. få det lagt inn på hjemmesiden. 7. ANLEGG / KART 7.1 Kart-register i NOF Mål å få registrert alle Telemarks O-kart i Regisertet. 7.2 Kartplaner i TOK Oppdaterte 5-årsplaner fra lagene i kretsen er registrert i Kretsens Årsberetning. 7.3 Skjema for Anmelding av Kartarbeider, Kontroll av Synfaring og kontroll av rentegning Sørge for at skjema blir fylt ut av klubbene. 7.4 Kurs i Idrettsanlegg / Spillemiddelsøknader Helge Gisholt deltar på kurs 28. mars. 7.5 Kartkontrollører for kartarbeidene i 2012 Kartansvarlig i kretsen sørger for at det blir oppnevnt kartkontrollører og kontrollører av rentegning av 9

4 8 TRENINGSUTVALGET 8.1 Kretslaget, In-team. Kretslaget ledes også i år av Kjell Westin og Dag Steinar Ragvin. Kretslaget består i år av 11 deltakere. Program for kretslaget er sendt ut. Planene for kretslaget ble godkjent på krets-tinget. Flere voksne som deltakere ved felles arrangementer. Møte Vestfold / Telemark for samarbeid om Kretslag fra høsten av. Bilder fra Kretslagsamlinger. Hvem skriver om / fra samlinger. Samlinger i Påsken, 18. og 19. mai Midt Telemark og samling i august. 8.2 Trenerutvikling Det vil bli utviklet planer og metoder for opplæring / treneropplæring. 8.3 NM NM-natt skal avvikles med fellesstart under Norwegian Spring. NM Ultra-lang i Steinkjer. 9 REKRUTTERING 9.1 Rekrutteringsarbeid i klubber / lag. Rekrutteringsarbeidet har nå startet i flere klubber. Dette gir håp om øket virksomhet i kretsen fremover. 9.2 O-Troll leire i 2012 Porsgrunn OL og Skien OK vil arrangere O-Troll-leir med POL arrangerer samlingen i Fritidsparken i Skien i med Skien OK s Hjalmarjakta, kretsløp 9. juni. Vestfold og Telemark samarbeide om O-Troll-leir i Kjose. Opplegg som også dekker andre aldersgrupper. 9.3 MOT.TV for aldersgruppen år. Fjorårets MOT.TV Høstcup var meget vellykket og forlenget sesongen positivt for mange yngre løpere. Høstcupen fortsetter også i Det har vært samlinger i allerede: Ski-O samling i Vegårdhei februar Barmarksamling i Larvik, mars Felles reise til TIOMILA, mai. Samling vil være første helgen og juni i Hedrum. MOT-TV cup avslutning på Sandefjord. 9.4 HL2012 i Lillehammer Det blir både normaldistanse og sprintdistanse ved årets HL av 9

5 10 PRE-O 10.1 Temp- O NM Temp-O vedtatt på NOFs ting allerede for 2012 som ønsket Pre-O generelt og muligheter for bruk som kart-forståelsesopplæring for Fot-O. Vanlig orientering, spesielt yngre vil ha mye å lære kartteknisk og kartforståelse ved å forsøke seg på Pre-O. Dette bør vi forsøke å få nyttiggjort. Ole-Johan anbefaler alle klubbene å sette av en kveld for presentasjon av Pre-O. Her er det klubbene som må ta initiativ og for å få en god Pre-O presentasjon. 11 Økonomi og PR Kretsens økonomi er avhengig av støtte fra næringslivet for å kunne utvikle og drive aktiviteter for opplæring, MOT.TV og In-Team (kretslaget). Fremstøt mot næringslivet må gjøres. Mottatt kr fra Sparebank 1. Markedsmessig: For arbeid med barn og ungdommer Helsesituasjonen til orienteringsløpere sammenliknet med landets befolkning. Hjemmesiden Kretsleder kontakter Yara, Skagerak Energi og Diplom-is om sponsormidler for Sørge for at mulige aktivitets- / anleggs-bidrag fra NOF / NIF blir søkt om. hjelp fra andre styremedlemmer må utnyttes. 12 Regnskap. Kasserer gikk kort gjennom status. Økonomien er ikke kritisk. Det er imidlertid sterkt ønskelig med sponsormidler, slik at det unngås i størst mulig grad og tære på oppsparte midler. 13 DIVERSE / EVENTUELT 13.1 Neste styremøte Mandag 11. juni kl. 19:00, sted avklares senere TOK adresseliste 2012 Kretsleder har utarbeidet utkast til adresseliste for styret og andre tillitsvalgte m.m. med tlf., mail-adresser og telefoner også til klubbledere i TOK + litt til. Listen vil bli sendt ut sammen med møtereferatet av 9

6 13.3 Mulig ansvarsendring mellom Trenings- og Rekrutt-utvalg Basert på de nåværende ansvarsområder for treningsutvalget og rekruttutvalget er det uforholdsmessig mye for treningsutvalget 13.4 Fordeling av skriv fra NOF Kretsleder sender normalt videre til styret med varamedlemmer skriv som kommer fra NOF for å gi styres medlemmer mulighet for å bli oppdatert om hva som skjer i O-Norge. Ved spesielle saker som direkte angår enkelte styremedlemmer vil de bli bli adressert som hovedmottakere mens resten av styret vil stå på kopilisten Andre saker Det fremkom ikke noen andre saker av 9

7 KRETSSTYRETS ANSVARSOMRÅDER KRETSLEDER: Sørger for å få innkalt og avviklet styremøter Skriver referat fra styremøtene. Fordeler post som kommer fra Norges Orienteringsforbund (NOF), for eventuelle aksjoner eller for orientering. (i dag kommer så godt som all informasjon fra NOF som e-post). Deltar på eller sørger for deltakelse på møter og arrangementer hvor kretsen skal / bør være representert Kretsledermøtet og NOFs ting (hvert annet år) inkludert. Sørger for innkalling til krets-ting i februar. Stimulere til at det samarbeides godt mellom lagene i kretsen. Kontakt med og arbeide inn mot Telemark Idrettskrets og eventuell deltakelse på TIKs møter og annet. Sørger for at det utarbeides årsrapport og revidert regnskap for avsluttet år og budsjett og aktivitetsplaner for året som kommer. Delta på møter i friluftsorganisasjonens møter. Bidra med stoff til TOK nettsider. Bidra hvis nødvendig for å skaffe sponsorer til kretsens arbeide, blant annet barnog ungdomsarbeidet. Delta på FNF-møter i Telemark REKRUTTERING: Sørge for at det blir avviklet O-Troll-leire i kretsen, gjerne med kretsens lag som arrangører. Sørge for aktiviteter for MOT.TV for aldersgruppen 13 til 16 år, sikre interessante høstarrangementer for denne aldersgruppen (eks. MOT.TV cup). Sørge for lag / reiseledere til HL Sørge for at TOK er representert i HL20XY komiteene. Initiere samlinger for rekruttene i kretsen. Støtte nye lag som ønsker å starte rekrutteringsarbeider (støtte med forslag til opplegg inkludert skriftlig materiale). Kretsstyret har per i dag ikke ressurser til direkte å drive rekrutteringsarbeider. Skrive bidrag til TOK årsmelding med blant annet et sammendrag rekrutteringsvirksomheten til lagene i kretsen og planer for kommende år innefor rekruttering. Bidra med stoff til TOK nettsider. TEKNISK Sektor: Bruk av Eventor for registrering av løp. Terminlistearbeide med koordinering mot Vestfold OK. Sikre avvikling av felles lagledermøte med Vestfold i september. Påse at det er oppnevnt løypekontrollør(er) og evt. løpskontrollører for kretsløp og eventuelle nasjonale løp. Kretsstyret skal hvert år utnevne jury for Na-løp og KM, TD leder juryens arbeide av 9

8 For K-løp og Nær-løp oppnevner Kretsstyret 5 personer med 5 vara-medlemmer som skal fungere fast jury for aktuelle arrangement i TOK. (nye løpsdefinisjoner er under gjennomføring ble diskutert på kretsledermøtet 2010) Sørge for at kretsen har representant for utdeling KM-medaljer / -merker ved alle aktuelle kretsmesterskap. For K-løp og Nær-løp oppnevner Kretsstyret 5 personer med 5 vara-medlemmer som skal fungere fast jury for aktuelle arrangement i TOK. Ansvar til Teknisk Delegert ved arrangementer. Utleie av kretsens EMIT-utstyr Bidra med stoff til TOK nettsider. Skrive bidrag til TOK årsmelding og planer for kommende år innefor teknisk sektor (Dette inkluderer resultater fra kretsens deltakere i Internasjonale mesterskap, landskamper, NM og kretsmesterskap (Anskaffe resultatlister for alle KM så snart de foreligger) Registrere Turorienteringsaktiviteter i TOK. Føre Superkretsmester-lister for 5-årsklassene fra og med 40 år ANLEGG / KART: Sørge for oppdaterte langtidsplaner (min. 5 år) fra lagene i kretsen Registrere alle kart som er under utgivelse (helt nye kartområder og revisjoner av eksisterende kart) i TOK. Oppnevne kartkontrollører til kart som er nye eller under ny utgivelse. Være behjelpelig med kostnadskalkyler for kart, inkludert kontrollørkostnader. Kontakt mot Telemark Fylkes idrettskonsulent TRENING: Sørge for at kretslaget In-team har trener(e) og ledere(e) og økonomisk ramme for driften. Sørge for eventuelle uttak til mesterskap. Sørge for lag / reiseledere til NM Bidra med stoff til TOK nettsider. Skrive bidrag til TOK årsmelding og planer for kommende år innefor område Trening i TOK. Pre-O: Sørge for at det blir avviklet Pre-O arrangementer i TOK. Bidra til kartforståelse for yngre orienteringsløpere i TOK ved bruk av Pre-O. Bidra med stoff til TOK nettsider. Skrive bidrag til TOK årsmelding og planer for kommende år innefor område Pre- O i TOK. ØKONOMI OG PR: Økonomistyring i TOK Skaffe sponsorer til TOK, gjennom kretslaget In-team, MOT.TV, Hjemmesiden og andre aktiviteter i TOK-regi. Bidra med stoff til TOK nettsider. Skrive bidrag til TOK årsmelding og planer for kommende år innefor område Økonomi og PR i TOK. KASSERER: av 9

9 Føre regnskap for TOK Føre regnskap for In-team Sørge for at regnskapet blir revidert. Skrive bidrag til TOK årsmelding og planer for kommende år innefor område Regnskap og budsjett. Utarbeide budsjett i samarbeide med styret VARAMEDLEMMER: Gå inn og utføre oppdrag for styret ved behov. Delta på styremøter, for å være informert om kretsstyret løpende arbeide. Bidra med stoff til TOK nettsider av 9