Telemark O-krets 2013 Styremøte nr. 1

Transkript

1 Telemark O-Krets 2013 Styremøte nr Sted: POLs klubbhus, Kjølnes Gård Tid: 4. mars. 2012, kl. 19:00 Tilstede: Helge Gisholt, Kart/anlegg Tron Solberg, Teknisk Grete S. Borge Hovi, Trening Ole-Johan Waaler, Pre-O Britt Fossøy, Rekruttering Jon Arne Grammeltvedt, Kasserer og regnskap Odd Aure, 2. varamedlem Egil Ronæss, Kretsleder Forfall: Harald Wold. 1. varamedlem SAKSLISTE: 1. Velkommen ved kretsleder 2. Styremedlemmene presenterer seg 3. Styrets Arbeidsoppgaver, se vedlagte forslag. 4. Valg av Nestleder 5. Hjemmesiden 6. Teknisk Løypelegging (Normer for løpsarrangører om konkurranseklasser, løypelengder og vanskelighetsgrad og annet.) Juryordning ved O-løp i 2013 KM-klasser og hvilke KM skal avvikles av TOK i 2013 Tur-O / Tur-O på nett 7. Anlegg / Kart Samlingsmøte med NOFs Kartutvalg Kart-register i NOF Skjema for "Anmelding av Kartarbeider", "Kontroll av Synfaring" og "Kontroll av rentegning" Kartplaner i TOK Offentlige tilskudd Kartkontrollører for kartarbeidene i 2013 Detaljeringsgrad på konkurransekart for rekrutter 8. Trening In-Team Kretslaget samarbeide med Vestfold Trenerutdanning / Trenerkurs NM 9. Rekruttering Rekrutteringsåret 2013 Rekrutteringsarbeider i klubbene av 6

2 O-Troll-leire, helgen juni og i august MOT.TV HL-2013 i Sandefjord 10. Pre-O Pre-O generelt og muligheter for bruk som kartforståelsesopplæring for Fot-O 11. Økonomi og PR Sponsing og PR-arbeide 12. Regnskap. 13. Videre utredning om sammenslåing av Vestfold og Telemark O-kretser, basert på input fra kretstinget. 14. Diverse Turorientering Neste møte FNF møte 13. mars. TOK adresseliste Kretsledermøte i NOFs våren 2013 Fordeling av skriv fra NOF Annet REFERAT: 1. Velkommen v/ kretsleder. Kretsleder ønsket velkommen til de fremmøtte styremedlemmer og håpet er at vi skulle få et godt år sportslig og utviklingsmessig i kretsen. 2. Styremedlemmene presenterte seg Styremedlemmene gjorde korte presentasjoner. 3. Kort om styrets arbeidsoppgaver. Et problem hvordan "Økonomi og PR" funksjonen skal dekkes opp er fremdeles uklart, men en del vil automatisk måtte dekkes av kretsleder. Under "Rekruttering" må uttak til O-Idol inkluderes som ansvarsområde. Under "Teknisk» må utnevnelse av TD (Teknisk Delegert) (som inkluderer løypekontrollørfunksjonen) på Kretsløp (i samarbeide med arrangørklubben) og ved Nasjonale løp. Se "Styrets Arbeidsoppgaver" som er vedlagt. 4. Valg av Nestleder i TOK Britt Fossøy ble valgt som nestleder for Hjemmesiden Helge Gisholt fortsetter som ansvarlig for hjemmesiden. Har gode planer for videreutvikling av hjemmesiden av 6

3 6 Kort fra Teknisk Utvalg 6.1 Løypelegging NOF s krav til løypelegging er blitt mer konkret for yngre og for eldre løpere. TOK har utvidet "Trappestigen" utover NOFs krav. Dette er noe som arrangørenes løypeleggere og kontrollører MÅ ta seg ad notam. Notat blir vedlagt møtereferatet. Løypeleggerkravene vil bli sendt ut til alle arrangørlagene i TOK. For kretsløpene må Arrangørklubbene må sørge for løypekontrollører til sine løp gjerne i samarbeide med kretsstyret. 6.2 Jury-ordning ved O-løp, 2013 Det vil bli oppnevnt K-løp og nærløp jury for sesongen klart i god tid før neste styrmøte. Jury vil bli oppnevnt for NA-løp også før neste styremøte. 6.3 KM for Telemark. KM for Telemark og Vestfold er fordelt mellom Vestfold og Telemark for Telemark O-krets er ansvarlig for KM Natt, Km-Sprint og KM Mellomdistanse. Vestfold er ansvarlig for KM-Lang, KLM Stafett og KM Ultralang. Nye KM-regler ble vedtatt på kretstinget for 2011, se Vedlegg 2 til dette møtereferatet. Sørge for at alle lag som skal arrangere KM blir kjent med det nye KM-opplegget. Sørge for at de KM-opplegget for Telemark blir kjent av arrangørene i Vestfold. Sørge for at løypeleggerkravene blir gjort kjent for alle arrangører av O-løp i kretsen, bl.a. få det lagt inn på hjemmesiden. 6.4 Tur-O / Tur-O på Nett Det vurderes å delegere dette til ett av styrets varamedlemmer. 7. ANLEGG / KART 7.1 Samlingsmøte med NOFs kartutvalg Skal ha samlingsmøte med kretser og lag under NM-Sprint helgen i mai. 7.2 Kart-register i NOF Mål å få registrert alle Telemarks O-kart i Regisertet. 7.3 Skjema for Anmelding av Kartarbeider, Kontroll av Synfaring og kontroll av rentegning Klubbene må sørge for at Anmeldingsskjema blir fylt. Skjema ligger på TOKs Hjemmeside 7.4 Kartplaner i TOK Oppdaterte 5-årsplaner fra lagene i kretsen er registrert og finnes i Kretsens Årsberetning av 6

4 7.5 Offentlige tilskudd For å få offentlige til skudd til kartprosjekter er det krav om kontroll og godkjenning. 7.6 Kartkontrollører for kartarbeidene i 2013 Kartansvarlig i kretsen sørger for at det blir oppnevnt kartkontrollører og kontrollører av rentegning, i samarbeid med klubbene. 7.7 Detaljeringsgrad på konkurransekart for rekrutter NOFs krav til kart for rekrutter er fleksibel, med hensyn på detaljeringsgrad og målestokk på kartet. Det er svært viktig at har en målestokk som gjør at rekruttene kan forstå kartet. Kartmålestokk og kartforståelse bør sjekkes ved å be om tilbakemeldinger fra rekrutter på løp om hva de synes om kartet, lesbarhet og forståelse. 8 TRENING 8.1 Kretslaget, In-team samarbeide med Vestfold. Planene for kretslaget ble godkjent på krets-tinget. Kretslaget ledes i år av Kjell Westin (TOK) og Per Olav Gulbrandsen (VOK). Kretslaget består i år totalt av 17 deltakere, hvorav 11 fra Telemark. Program for kretslaget er sendt ut. In-Team klær bør vurderes. Treningssamling i Tsjekkia i Påsken. 8.2 Trener-1 kurs 1 Trener 1 kurset er halvt avviklet. Færre deltakere enn ønsket NM NM-sprint skal avvikles i Skien (arrangør) og Porsgrunn siste helgen i mai. 9 REKRUTTERING 9.1 Rekrutteringsåret 2013 NOF satser stort på Rekrutteringsåret 2013 og har sendt ut en del materiell i denne forbindelsen. Orienteringsopplæring må bli nærmiljøaktiviteter som ivaretar barn og foreldre. Skolesprinten skifter navn til DNB-challenge. Eget skriv fra DNB NOF blir oversendt. 9.2 Rekrutteringsarbeid i klubber / lag. Rekrutteringsarbeidet har nå startet i flere klubber. Her er det viktig med nærmiljøaktiviteter. Dette gir håp om øket virksomhet i kretsen fremover av 6

5 Oppfølging av planer ifølge det som ble skissert på Rekrutteringssamlingen på Aarnes i november. 9.2 O-Troll leire i 2013 Det er planlagt O-Troll leir i Lunde, helgen juni i forbindelse med Bø-løpet. Arrangør er Porsgrunn OL i samarbeid med IL Skade og Bø OL. Det blir arrangert O-Troll leir i Vestfold etter sommeren. Arrangør er Lardal i samarbeide med Porsgrunn OL. Opplegget dekker også andre aldersgrupper. 9.3 MOT.TV for aldersgruppen år. MOT.TV opplegget for 2013 ble vedtatt på kretstinget 6. februar. MOT.TV samling avviklet i forbindelse med HL i ski-orientering på Konnerud. Det vil bli barmarksamling i Larvik ifølge plan. 9.4 HL2013 i Sandefjord Det blir både normaldistanse og sprintdistanse ved årets HL. 9.5 O-Idol Uttaksløp for O-Idol vil bli lagt inn på hjemmesiden. Britt utarbeider uttaksløpslisten, basert NOFs uttaksløp. 10 PRE-O NOF har etablert landslag i Pre-O. Bra terminliste for Pre-O generelt og muligheter for bruk som kart-forståelsesopplæring for Fot-O. Vanlig orientering, spesielt yngre vil ha mye å lære kartteknisk og kartforståelse ved å forsøke seg på Pre-O. Dette bør vi forsøke å få nyttiggjort. Ole-Johan anbefaler alle klubbene å sette av en kveld for presentasjon av Pre-O. Her er det klubbene som må ta initiativ og for å få en god Pre-O presentasjon. Ole Johan vil utarbeide skriv som beskriver Pre-O og opplæringsmuligheter for Fot-O. 11 Økonomi og PR Det ble ikke valgt nytt styremedlem på Kretstinget. Kretsleder mottok før møtet arbeidsmappen til Heidi Mustvedt som videre arbeidsgrunnlag for Kretsens økonomi er avhengig av støtte fra næringslivet for å kunne utvikle og drive aktiviteter for opplæring, MOT.TV og In-Team (kretslaget). Fremstøt mot næringslivet må gjøres. Kretsleder kontakter DNB, Yara, Skagerak Energi og Diplom-is om sponsormidler for av 6

6 Sørge for at mulige aktivitets- / anleggs-bidrag fra NOF / NIF blir søkt om. hjelp fra andre styremedlemmer må utnyttes. 12 Regnskap. Kasserer gikk kort gjennom status. Økonomien er ikke kritisk. Det er imidlertid sterkt ønskelig med sponsormidler, slik at det unngås i størst mulig grad og tære på mottatte midler. 13 Sammenslåing av Vestfold og Telemark O-kretser Utredningsgruppe i kretsstyret bestående av Kretsleder, nestleder og kartansvarlig. Dersom Vestfold Orienteringskrets har vedtatt forslaget om sammenslåing eller utsetter beslutningen om sammenslåing skal kretsleder utarbeide emner som må utredes videre for et bedre beslutningsgrunnlag. 14 DIVERSE / EVENTUELT 14.1 Tur-orientering Tur-O er av NOF satt et prioritert område i Rekrutteringsområde Neste styremøte Mandag 22. april kl. 19:00, i POLs klubbhus, Kjølnes Gård FNF-møte 13. mars Kretsleder er bortreist. Ingen andre styremedlemmer har anledning til å delta på møtet TOK adresseliste 2013 Kretsleder har utarbeidet utkast til adresseliste for styret og andre tillitsvalgte m.m. med tlf., mail-adresser og telefoner også til klubbledere i TOK + litt til. Listen vil bli sendt ut sammen med møtereferatet NOF - Møte med kretslederne våren 2013 Møtet med Kretslederne arrangeres fredag 19. april i Østfold (Halden). Møtet har som hovedelement oppfølging av Strategi Fordeling av skriv fra NOF Kretsleder sender normalt videre til styret med varamedlemmer skriv som kommer fra NOF for å gi styres medlemmer mulighet for å bli oppdatert om hva som skjer i O-Norge. Ved spesielle saker som direkte angår enkelte styremedlemmer vil de bli bli adressert som hovedmottakere mens resten av styret vil stå på kopilisten Andre saker Det fremkom ikke noen andre saker av 6