ØKONOMIREGLEMENT Vedtatt av kommunestyret i Rendalen kommune K-sak 1-16 den

Transkript

1 ØKONOMIREGLEMENT Vedtatt av kommunestyret i Rendalen kommune K-sak 1-16 den

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledende bestemmelser Formål Hjemmel Kommunens plan- og rapporteringssystem Økonomiplan Årsbudsjett Budsjettendringer i året Årsregnskap og årsberetning Årsregnskap Strykninger Avsetning og bruk av fond Aktivering og avskrivning Vurdering av kortsiktige fordringer Årsberetning Økonomisk rapportering Finansforvaltning Øvrige økonomiske bestemmelser Innkjøp Lønn Fast lønn Tilfeldig lønn Reiseregning Forskudd Lønnskjøring Fravær Salg/avhending Fakturering av kommunale krav Innfordring av kommunale krav Betalingsavtaler Stopp av tjenestetilbud Tvangssalg Tapsføring... 13

3 6.5.5 Ettergivelse av kommunale krav Pant / prioritetsfravikelse Utlån Utlån fra KAD- og kraftfond eller av kommunens egne midler Sosial utlån Startlån Skatter og avgifter Intern kontroll Tidsplan i økonomisaker Ikrafttredelse

4 1 Innledende bestemmelser 1.1 Formål Økonomireglementet for Rendalen kommune skal sikre en etisk og effektiv forvaltning av kommunens verdier i tråd med kommunestyrets planer og målsetninger. Hensikten med økonomireglementet er: Å beskrive kommunens økonomi og regnskapssystem Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen Å bidra til god økonomistyring Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag i økonomisaker Å dokumentere viktige økonomirutiner Økonomireglementet skal gi en helhetlig oversikt over lokale bestemmelser for kommunens økonomiforvaltning. Det beskriver plikter og rettigheter som gjelder forbruk, endringer og oppfølging av kommunens budsjett, samt klargjør det ansvar politiske fora og administrasjon har gjennom delegasjon av myndighet. 1.2 Hjemmel Lov om kommuner og fylkeskommuner av , sist endret , med tilhørende forskrifter. o FOR nr 1423: (KRD) Forskrift om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) o FOR nr 1424: (KRD) Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) o FOR nr 1425: (KRD) Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner o FOR nr 0144: (KRD) Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier o FOR nr 0635: (KRD) Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning LOV Skattebetalingsloven, sist endret LOV Panteloven, sist endret LOV Inkassoloven,sist endret LOV Tvangsfullbyrdelsesloven, sist endret

5 2 Kommunens plan- og rapporteringssystem 2.1 Økonomiplan I henhold til kommunelovens 44 skal kommunestyret selv hvert år vedta en rullerende økonomiplan som omfatter de fire neste budsjettår. Økonomiplanen skal gi en realistisk oversikt over kommunens forventede inntekter, utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden og skal bygge på kommuneproposisjon og revidert nasjonalbudsjett. Planen skal ha en drifts- og en investeringsdel og disse delene skal hver for seg vedtas i balanse. Driftsdelen skal vise hvilke rammer hver virksomhet har til rådighet og hvordan kommunen skal finansiere virksomhetenes drift. Planen skal også vise hvilke nye tiltak ut over ordinær drift som administrasjonen skal gjennomføre i planperioden. Tiltakene kan være både nye oppgaver som virksomhetene skal ivareta og innsparingstiltak for at økonomiplanen skal kunne vedtas i balanse. Det er også viktig å ivareta driftskonsekvenser av nye investeringstiltak. Investeringsdelen skal vise hvilke investeringsprosjekt som skal gjennomføres i planperioden og hvordan disse skal finansieres. Det er formannskapet som lager innstilling til kommunestyret på bakgrunn av administrasjonens arbeid med økonomiplanen. Formannskapets innstilling skal legges ut til alminnelig ettersyn i 14 dager før den behandles i kommunestyret. Økonomiplanen skal vedtas i balanse og behandles i kommunestyret innen utgangen av juni hvert år. Vedtatt økonomiplan skal sendes Fylkesmannen. Endringer i økonomiplanen som går ut over opprinnelig kommunestyrevedtak, skal vedtas av kommunestyret selv. 2.2 Årsbudsjett I følge kommunelovens 45 og 46 skal kommunestyret vedta årsbudsjett for kommende kalenderår. Budsjettet skal deles inn i en drifts- og investeringsdel og er bestemmende for bruken av midler i løpet av budsjettåret. Rendalen kommune har rammebudsjettering, driftsrammene styres på virksomhet og investeringsrammene på prosjekt. Budsjettet må vise de inntektsforutsetningene som er lagt til grunn for virksomhetenes rammer. Det må også komme fram hvilke tiltak kommunestyret mener administrasjonen skal gjennomføre i tillegg til pålagte oppgaver og driftskonsekvenser av nye investeringstiltak. 5

6 Statsbudsjettet, som kommer i oktober, er avgjørende for hvilke økonomiske rammer Rendalen kommune får for neste budsjettår. Årsbudsjettet vedtas med netto ramme for hver virksomhet. Budsjettet skal i tillegg vises på kontogrupper som minimum viser rammetilskudd, skatter, renter, avdrag og avsetninger. Budsjettet skal vedtas i balanse. For budsjettets investeringsdel skal det foreligge en bevilgning for hvert investeringsprosjekt. Det skal i tillegg gjøres et felles oppsett på hvordan investeringene skal finansieres. Det er formannskapet som lager innstilling til årsbudsjett til kommunestyret på bakgrunn av administrasjonens arbeid med budsjettet. Formannskapets innstilling skal legges ut til 14 dagers alminnelig ettersyn før det vedtas i kommunestyret. Budsjettet skal vedtas senest innen utgangen av desember hvert år. Vedtatt budsjett skal oversendes Fylkesmannen til orientering Budsjettendringer i året Jfr kommunelovens 47 er vedtatt årsbudsjett bindende for alle underordnede organer. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på skal rådmannen melde dette til kommunestyret. Kommunestyret må vedta nødvendige budsjettendringene i årsbudsjettet som går på tvers av virksomhetenes økonomiske rammer. Virksomhetene kan selv lage intern budsjettendring så lenge den gitte rammen overholdes. 3 Årsregnskap og årsberetning 3.1 Årsregnskap I henhold til kommunelovens 48 skal kommunen hvert år utarbeide årsregnskap og årsberetning etter budsjettårets utgang. Årsregnskapet skal fremlegges i samme form som årsbudsjettet er vedtatt. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt, eller ikke, når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. 6

7 3.1.1 Strykninger Hvis regnskapet får et merforbruk ved regnskapsavslutningen skal rådmannen sørge for at det blir foretatt lovpålagte strykninger i regnskapet, jfr regnskapsforskriftens 9. Unntatt fra bestemmelsene om strykninger er avsetninger som er begrunnet i at midlene i medhold av lov, forskrift eller avtale er reservert særskilte formål Avsetning og bruk av fond Avsetning til- og bruk av disposisjonsfond vedtas av kommunestyret selv. Avsetning til- og bruk av bundne driftsfond gjøres av rådmannen i henhold til de retningslinjer som ligger til grunn for midlene. Avsetning til- og bruk av ubundne investeringsfond er delt: o Avsetning av ikke budsjetterte inntekter gjøres av rådmannen. o Bruk av årets ikke budsjetterte inntekter gjøres av rådmannen så langt det er nødvendig for å få årets investeringsregnskap i balanse. o Bruk av ubundne investeringsfond for øvrig, gjøres av kommunestyret selv. Avsetning til- og bruk av bundne investeringsfond gjøres av rådmannen i henhold til de retningslinjer som ligger til grunn for midlene. Investeringsbudsjettet er ett-årig på samme måte som driftsbudsjettet. Ubrukte investeringsmidler som skal overføres til neste budsjettår må tas med i neste års budsjett eller re-busjetteres i egen kommunestyresak Aktivering og avskrivning Investeringer med en økonomisk levetid på minst 5 år og en anskaffelseskostnad på minimum kr skal føres i investeringsregnskapet og aktiveres i balansen. Anleggsmidler skal vurderes til anskaffelseskost. Anleggsmidler som har begrenset økonomisk levetid, skal avskrives med like store årlige beløp over levetiden til anleggsmiddelet. Følgende avskrivningsperioder skal legges til grunn: 5 år: EDB-utstyr, kontormaskiner og lignende. 10 år: Anleggsmaskiner, maskiner, inventar og utstyr, verktøy og transportmidler og lignende. 20 år: Brannbiler, parkeringsplasser, trafikklys, tekniske anlegg (VAR), renseanlegg, pumpestasjoner, forbrenningsanlegg og lignende. 7

8 40 år: Boliger, skoler, barnehager, idrettshaller, veier og ledningsnett og lignende. 50 år: Forretningsbygg, lagerbygg, administrasjonsbygg, sykehjem og andre institusjoner, kulturbygg, brannstasjoner og lignende Vurdering av kortsiktige fordringer For å sikre at kommunen opprettholder sin soliditet og likviditet, skal kommunens fordringer gjennomgås minst en gang pr. år. Fordringer som er uerholdelige eller bortfalt skal utgiftsføres og belastes innenfor budsjettrammen til den tjenesten hvor tapet er påløpt. For utgiftsføring gjelder følgende beløpsgrenser: Rådmannen: inntil kr ,- pr. krav Formannskap: inntil kr ,- pr. krav Kommunestyret selv: krav over kr Dersom et krav ikke kan utgiftsføres før regnskapsavslutningen pga at det må vedtas politisk, så skal dette opplyses i note til regnskapet. Årsregnskapet skal avlegges innen 15. februar året etter. Regnskapet skal revideres av godkjent revisjon innen 15. april. Deretter skal det sendes kontrollutvalget for uttalelse før formannskapet gjør sin innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal selv vedta årsregnskapet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Vedtaket skal angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. Vedtaket skal skje innen utgangen av juni året etter regnskapsåret. 3.2 Årsberetning I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. 8

9 Årsberetningen skal være ferdig innen 31. mars året etter og være ferdig revidert innen 15 april. Årsberetningen skal vedtas i samme møte som årsregnskapet. Årsberetningen skal sendes til kontrollutvalget for uttalelse før den går til behandling i formannskapet. På bakgrunn av rådmannens innstilling skal årsberetning vedtas i kommunestyret innen utgangen av juni. 4 Økonomisk rapportering Det skal lages en enkel økonomisk rapport til formannskapet for hver måned med unntak av juni og desember. Rapporten skal inneholde prognose for lønn, refusjon sykepenger, andre utgifter og andre inntekter og en kort beskrivelse av forholdet mellom prognose og vedtatt budsjett. Videre skal rapporten inneholde kommentar om sykefravær og hvordan virksomheten ligger an i forhold til de tiltakene som er nevnt i budsjettdokumentet. Rapporten skal vise både hver enkelt virksomhet og kommunen totalt. Rådmannen skal samtidig levere oversikt over kommunens likvide situasjon. Det skal utarbeides tertialrapporter til kommunestyret. Tertialrapporten skal basere seg på samme mal som rapportering til formannskapet, men med mer utfyllende kommentarer. Dersom det er behov for regulering av budsjettrammer mellom virksomhetene skal rådmannen legge ved forslag til budsjettendring i saken. 5 Finansforvaltning Se eget reglement 6 Øvrige økonomiske bestemmelser 6.1 Innkjøp Rendalen kommune har kjøpt aksjer i Abakus AS og er i gjennom det en del av innkjøpssamarbeidet i Østerdalen. FARTT fortsetter sitt innkjøpssamarbeid som styres av Fagrådet som består av den innkjøpsansvarlige i hver av samarbeidskommunene. Hver kommune oppnevner også brukergrupper for de ulike innkjøpsområdene. Brukergrupperepresentantene er fagpersoner på ulike områder og har en 9

10 viktig funksjon. De er representant for hele kommunen og skal medvirke til å utarbeide kravspesifikasjon, gi uttalelser og anbefalinger i konkrete anbudsrunder. På bakgrunn av anbudsprosessen og brukergruppens anbefaling kan fagrådsrepresentantene gjøre sine leverandørvalg. Det vises til eget vedtatt innkjøpsreglement for framgangsmåte for anbudsrunder og inngåelse av rammeavtaler. Rådmannen har myndighet til å foreta nødvendige innkjøp til tjenesteproduksjonen. Denne fullmakten kan delegeres videre til virksomhetsledere som igjen kan videredelegere innen sin virksomhet. Innkjøpsfunksjonen i Rendalen kommune skal organiseres slik at den som bestiller varer eller tjenester, skal attestere for at varen eller tjenesten er mottatt. Før varen eller tjenesten kan bestilles, skal det kontrolleres at det er budsjettmessig dekning for innkjøpet. Det skal hvert nytt budsjettår gjøres eget administrativt vedtak på hvem som har anvisningsrett for innkjøp og hvem som kan bestille varer og tjenester. Dette vedtaket skal også vise for hvilket virksomhet denne retten gjelder for. Hvert bilag skal være attestert av bestiller og anvist av en person med gyldig anvisningsrett for det aktuelle innkjøpet. 6.2 Lønn Fast lønn Ansettelsesreglementet i Rendalen kommune regulerer selve ansettelsen. Når en nyansatt skal begynne i jobben, skal virksomheten sende elektronisk personalmelding. Personalmeldingen skal inneholde opplysninger om hjemmel, stillingskode, stillingsprosent, utdanningskode, årslønn m/evt faste tillegg, startdato, ansiennitet og kontering på konto, ansvar og tjeneste. Videre må virksomheten be den ansatte om å legge inn bankkontonummer og e-post adresse på «Min side» i HRM. Lønn utbetales den 12. hver måned og den 10. i desember. Når et ansettelsesforhold opphører (oppsigelser, vikariater, midlertidige ansettelser med mer), skal virksomhetsleder sende ny elektronisk personalmelding med stoppdato slik at lønn stoppes Tilfeldig lønn Når en nyansatt skal begynne i et midlertidig arbeidsforhold, skal virksomheten sende elektronisk personalmelding på samme måte som ved fast ansettelse. Virksomheten må oversende kopi av arbeidsavtalen til lønningskontoret. Arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om: 10

11 stillingskode, ansiennitet, årslønn og periode for ansettelsesforholdet. Dersom arbeidsavtalen gjelder et vikariat i en bestemt stilling, skal navnet på den som eier stillingen oppgis. Virksomheten må be den ansatte om å legge inn bankkontonummer og e-post adresse på «Min side» i HRM dersom det ikke er levert tidligere. Dersom dette gjelder vikariat for en annen ansatt, må hjemmelsnummer oppgis. Ansatte som er registrert i turnussystem GAT, blir registrert der.andre ansatte registrerer timeliste i HRM. Virksomheten konterer, attesterer og anviser listen elektronisk. Frister for lønnsbilag: Ansatt Attestant Anviser: Lønningskontoret 20. hver måned hver måned hver måned 01. hver måned Reiseregning Dersom den ansatte har foretatt tjenestereiser med bruk av egen bil skal hun/han registrere reiseregning på Expence. Det skal inneholde tidspunkt for reisen, reiserute, formål med reisen og evt navn på passasjer. Virksomheten kontrollerer, attesterer og anviser reiseregningen elektronisk. Tidsfristen er den samme som for timelister. Utlegg i forbindelse med reise (togbillett, bussbillett, bompenger, parkeringsavgift mm) skannes og legges som vedlegg til elektronisk reiseregning. Udokumenterte utgifter skal utbetales som vanlig lønn og lønnsinnberettes. Dette må ivaretas av attestant og anviser Forskudd Forskudd på lønn skal bare utbetales unntaksvis. Virksomhetsleder skal vurdere nødvendigheten av forskudd i hvert enkelt tilfelle. Det skal ikke utbetales forskudd før det har gått 14 dager etter siste lønnsutbetaling. Forskuddsbeløpet skal ikke være større enn halvparten av netto lønn. Attestert og anvist bilag på forskudd sendes økonomiavdelingen for utbetaling. Forskuttert lønn vil da bli inntrukket på påfølgende lønn Lønnskjøring Lønningskontoret sørger for import av lønnsbilag som er anvist innen fristen. Lønn beregnes, bokføres og utbetales den 12. hver måned. Lønningskontoret sørger også for å ivareta: Inn- og utmelding av AA-register. Inn- og utmelding av pensjonskasser. 11

12 Innberetning og betaling av arbeidsgiveravgift, skattetrekk og påleggstrekk. Betaling av utleggstrekk, bidragstrekk og fagforeningskontingent. Statistikker Fravær Legemeldt fravær punches på lønningskontoret, øvrig fravær legges inn elektronisk av den ansatte. Leder har ansvar for å påse at alt fravær blir registrert og godkjenne fraværet. Ansatte som er registrert i turnussystem GAT blir registrert der og overført til HRM. Lønningskontoret beregner refusjon sykelønn/foreldrepenger og sender krav til NAV. Kravet inntektsføres månedsvis. 6.3 Salg/avhending Salg og avhending av utstyr og materiell innkjøpt i drift avgjøres av rådmannen eller virksomhetsleder innenfor gjeldende budsjettramme. Salg av eiendommer og bygninger, aksjer/andeler og anleggsmidler hvor kjøpet er finansiert gjennom investeringsregnskapet, avgjøres av: Rådmann/virksomhet: Ferdig nedskrevet anleggsmidler under kr Formannskap: Kommunale tomter. Kommunestyret selv: All øvrig salg av eiendommer og bygninger, aksjer/andeler og anleggsmidler. Alle inntekter fra salg av eiendeler som er finansiert gjennom investeringsregnskapet, skal inntektsføres i investering. 6.4 Fakturering av kommunale krav Når kommunen har solgt en vare eller tjeneste skal det omgående sendes attestert og anvist bilag til økonomiavdelingen. Bilaget skal vise kontering; konto, ansvar, tjeneste, evt prosjektnummer, netto beløp og mva-kode. For krav som ligger inne som abonnement må det sendes oppdatert regneark med total oversikt over den aktuelle abonnementtypen. Arket skal inneholde alle opplysninger som kundens navn, evt kundenummer og total sum. Arket skal også være oppsummert med total sum for alle kunder. Kravet blir fakturert hver periode med den plasstørrelsen og prisen som ligger inne. Det må hver måned sendes regneark med endringer fra virksomhetene til økonomiavdelingen slik at kunden får korrekt faktura. Endringer er stopp i tjenesten, endring i plass-størrelse, prisendring etc. 12

13 For krav som kommer fra forsystemer produserer virksomhetene filer i sine systemer og økonomiavdelingen importerer filene til økonomisystemet. Økonomiavdelingen sørger for utsendelse av faktura hvor forfall settes til 30 dager etter fakturadato. 6.5 Innfordring av kommunale krav Rendalen kommune benytter for tiden Lindorff AS til innfordring av ubetalte, forfalte krav. Før kravet oversendes til Lindorff AS skal økonomiavdelingen sende ut inkassovarsel. Dette varslet bør ha 10 dagers forfallsfrist og inneholde følgende opplysninger: Opprinnelig fakturanummer, fakturadato, forfallsdato, fakturabeløpet, purregebyr, evt delinnbetaling og utestående beløp. Purregebyr for inkassovarselet settes til maksimumsats iflg Lov av nr 26 om inkassovirksomhet og annen inndriving av forfalte pengekrav (inkassoloven). Inkassovarselet skal i tillegg inneholde opplysninger om at kravet vil bli oversendt til Lindorff AS dersom det ikke blir betalt innen fristen. Videre skal det komme fram at Lindorff AS kan legge til ytterligere omkostninger iflg gjeldene lovverk Betalingsavtaler På bakgrunn av henvendelse fra skyldner kan rådmannen inngå betalingsavtaler for alle kommunale krav. Slike avtaler bør normalt ikke strekke seg ut over 1 år og ikke gjelde restanser større enn kr uten at det stilles krav om sikkerhet Stopp av tjenestetilbud Rådmannen har ansvaret for å påse at det finnes rutiner for nødvendige tiltak slik at tjenestetilbudet kan stoppes for debitorer som har restanser for mer enn 3 måneder. Stopp av tjenestetilbudet foretas av aktuell virksomhet på bakgrunn av tilbakemeldinger fra Lindorff AS. Dette vil normalt være utkastelse fra kommunal bolig og plassoppsigelse i barnehage og skolefritidsordning Tvangssalg For eiendomsavgifter har kommunen legalpant jfr. Panteloven 6-1. Lindorff AS skal avklare med kommunen om tvangssalg skal gjennomføres etter tvangsfullbyrdelseslovens kapittel Tapsføring Øvrige krav som Lindorff AS ikke klarer å innfordre innen rimelig tid, må tapsføres. Kravet vil likevel ligge hos Lindorff AS til inkassoovervåkning. I 13

14 de tilfeller kravet blir innbetalt etter å ha ligget til inkassoovervåkning, må det inntektsføres på nytt Ettergivelse av kommunale krav Rådmannen har fullmakt til å ettergi uerholdelige krav på inntil kr Denne fullmakten kan videredelegeres til økonomiavdelingen. Formannskapet kan ettergi kommunale krav på inntil kr Øvrige krav skal behandles av kommunestyret selv. Ettergivelse av skattekrav skal behandles som angitt i kapittel 8 i dette reglementet. 6.6 Pant / prioritetsfravikelse Rådmannen gis fullmakt til å slette heftelser på parseller og tomter som skilles ut fra hovedeiendom som egne bruksnummer. Det forutsettes at den fraskilte parsellen eller tomten ikke forringer hovedeiendommens verdi i slik grad at den ikke gir dekning for eksisterende heftelser. Rådmannen gis fullmakt til å avgjøre søknader om prioritetsvikelse av kommunale heftelser. Det forutsettes at restansen / kravet sikres på andre måter. 7 Utlån 7.1 Utlån fra KAD- og kraftfond eller av kommunens egne midler Utlån av kommunens egne midler avgjøres av kommunestyret selv. Utlån av næringslån som finansieres fra næringsfond, kan avgjøres av formannskapet i saker der søknadsbeløpet er under kr For større beløp skal saken avgjøres av kommunestyret. Når et næringslån, eller utlån av egne midler er bevilget, overføres det til Lindorff AS som utbetaler lånesum og sørger for å inndrive lånet etter de forutsetninger som er angitt i låneavtalen. Lindorff AS skal rapportere tilbake til kommunen om status på alle lån minimum en gang pr år. Ved regnskapsavslutning skal det gjøres en vurdering om det er noen lån som må avskrives som uerholdelig. 7.2 Sosial utlån NAV gis fullmakt til å behandle og avgjøre søknader om sosiale utlån innenfor sine rammer. Låneavtalen skal i utgangspunktet inneholde klausul om å legge inn trekk på bankkonto, hos arbeidsgiver eller NAV. Dersom dette ikke er mulig, skal lånet overføres til Lindorff AS for innkreving. Da må låntaker gjøres oppmerksom på at det vil påløpe ytterligere omkostninger. 14

15 Hvis et sosiallån kan ses som uerholdelig skal NAV omgjøre lånet til bidrag. Attestert og anvist bilag på dette skal sendes økonomiavdelingen som sørger for å avskrive lånet. 7.3 Startlån Helse og omsorg gis fullmakt til å behandle og avgjøre søknader om startlån og tilskudd på inntil kr innenfor de rammer som årlig tildeles av Husbanken. Startlån og tilskudd på over kr skal behandles i formannskapet. Søknad om å oppta lån fra Husbanken til videreutlån skal avgjøres av kommunestyret selv. Når et Start-lån er bevilget, overføres det til Lindorff AS som utbetaler lånesum og sørger for å inndrive lånet etter de forutsetninger som er angitt i låneavtalen. Lindorff AS skal rapportere tilbake til kommunen om status på alle lån minimum en gang pr år. Ved regnskapsavslutning skal det gjøres en vurdering om det er lån som må avskrives som uerholdelig. 8 Skatter og avgifter Området reguleres av LOV om betaling og innkreving av skatt (skattebetalingsloven) med tilhørende forskrifter og meldinger gitt av Skattedirektoratet, herunder Instruks for skatteoppkrevere, sist oppdatert Rådmannen skal sørge for at Rendalen kommune har en skatteoppkrever som ivaretar kommunens plikter på de områdene som nevnes i Instruks for skatteoppkrevere, samt skattebetalingsloven. Skatteoppkreveren skal sørge for at Rendalen kommune følger lov og regelverk på skatteområdet. Dette omfatter oppfølging av rutiner og dokumentasjon, forvaltning av lovverk, innfordring av utskrevet/ utlignet skatt og ettersyn av arbeidsgivere. Rendalen kommune er deltaker i Regnskapskontrollen i Fjellregionen som utfører bokettersyn hos arbeidsgivere på vegne av deltakerkommunene. Rådmannen i Rendalen kommune har vedtatt å legge stilling som skatteoppkrever til økonomiavdelingen. Økonomisjefen har det administrative ansvaret for skatteoppkreverfunksjonen, men det er Skatt Øst som har den faglige instruksjonsmyndighet jfr skattebetalingslovens

16 Søknader vedr lemping av skatt skal sendes skattoppkrever som er saksbehandler. Skatteoppkrevers innstilling i saken sendes skatteutvalget i Skatt Øst som gjør endelig vedtak. Skattoppkrever er også saksbehandler for gjeldsordningssaker og betalingsavtaler. Skatteoppkrever kan ifølge instruksen inngå betalingsavtaler på inntil kr av inntil 12 måneders varighet. Videre har skattekrever myndighet til å føre bort renter og omkostninger etter søknad inntil kr I tillegg skal skattoppkrever uttale seg i saker om skjenkebevilling. I følge skattebetalingslovens 2-8 og trekkanmeldelsesinstruksen av er skatteoppkrever delegert generell fullmakt fra staten til å inngi påtalebegjæring, dvs å anmelde overtredelse hvor begjæring fra skattekreditorene er nødvendig. For at skattoppkrever skal kunne utføre helhetlig saksbehandling, er hun/han delegert samme myndighet på vegne av Rendalen kommune. 9 Intern kontroll Intern kontroll skal sikre at kommunen når de mål som er satt, både på overordnet nivå og for de ulike tjenestene. En effektiv kontroll sikres gjennom en kontinuerlig oppfølging / dialog med både virksomheter og rådmannens stab. Rådmannen må sikre at det er tilfredsstillende rutiner på områder som: Realistisk budsjettering Regnskapsføring etter gjeldende lovverk Godt lønns- og regnskapssystem System for attestasjon og anvisning av alle typer bilag Avstemminger av regnskap / balanse Oppbevaring og makulering av regnskapsmateriale Personalressurser Rådmannen har ansvar for at rutiner dokumenteres og er gjenstand for løpende oppfølging. 9.1 Rutiner Budsjett og budsjettoppfølging: o Rendalen kommune har rammebudsjettering. o Virksomhetene skal skrive en omtale av virksomhetens planer for neste budsjettår i kommunens budsjettdokument. Omtalen skal også vise hvilke antatte konsekvenser økning/innsparing i budsjettrammen vil få for tjenesteproduksjonen. 16

17 o Virksomhetene skal lage tallbudsjett ift tildelt ramme. Tallbudsjettet skal være klart senest o Lønnsbudsjettet skal settes opp ift stillingshjemler vedtatt i kommunestyret og felles enighet om sosiale utgifter. o Virksomhetene skal rapportere i fastsatt rapporteringsmal 10 mnd pr år ift datoer som er fastsatt i kommunens årshjul. Anvisningsmyndighet: o Rådmannen skal for hvert nytt regnskapsår oppdatere liste over personer som har anvisningsmyndighet. Det skal også framgå hvilke ansvar anvisningsmyndigheten gjelder for. Listen oppbevares i økonomiavdelingen. o Alle som får tildelt anvisningsmyndighet skal ha levert signaturprøve. Denne oppbevares i økonomiavdelingen. o Endringer i anvisningsmyndighet i løpet av regnskapsåret skal leves skriftlig og være undertegnet av rådmannen selv. Bestillings- og attestasjonsmyndighet: o Virksomhetsleder skal for hvert nytt regnskapsår oppdatere liste over personer som har myndighet til å forplikte virksomheten ved bestilling av varer og tjenester. o Attestasjon av bilag betyr en bekreftelse på at kommunen har mottatt varen/tjenesten i henhold til bestilling som er gjort. o Attestant skal også påse at bilaget er korrekt kontert og at korrekt mva-kode er satt på. Elektronisk attestasjon og anvisning: o Økonomiavdelingen skal kontrollere at oppsett for attestasjon og anvisning i lønns- og personalsystem og økonomisystem følger tildelt myndighet for attestasjon og anvisning. Fullmakt til å disponere bankkonto: o Rådmannen delegerer til økonomisjef å administrere kommunens bankkonti. o Det skal for hvert nytt regnskapsår kontrolleres at fullmakter til å disponere bankkonto er korrekt. o Ingen som har fullmakt til å disponere bankkonto kan ha anvisningsmyndighet. Kontroll av utbetalinger: o Den som gjør utbetalinger fra kommunens bankkonto skal kontrollere at bilaget er attestert og anvist og at anviser har gyldig anvisningsmyndighet. 17

18 Oppbevaring av bilag: o Alle bilag skal være tydelig merket med bilagsnummer slik at de er sporbare. o Bilagene skal oppbevares i brannsikkert hvelv og utilgjengelig for uvedkommende. o Bilagene skal oppbevares i forhold til krav i regnskapsforskriften. Når oppbevaringsplikten er over, skal alle bilag makuleres. Avstemminger i regnskapet: o Det skal føres oversikt over hvilke avstemminger kommunen skal foreta i regnskapet, hyppighet og hvem som har hovedansvaret for de ulike avstemmingene. Denne listen skal være tilgjengelig for kommunens revisor. 10 Tidsplan i økonomisaker Frister for økonomisk saksbehandling: Regnskapsavslutning administrativ behandling Årsmelding administrativ behandling Revisjonsberetning Behandling av regnskap og årsmelding i kontrollutvalget Innstilling av regnskap i formannskapet Vedtak av årsmelding i formannskapet Vedtak av første tertialrapport i formannskapet Innstilling av økonomiplan i formannskapet Offentlig høring av økonomiplanen Vedtak av regnskap i kommunestyret Vedtak av årsmelding i kommunestyret Vedtak av første tertialrapport i kommunestyret Vedtak av økonomiplan i kommunestyret Vedtak av andre tertialrapport i formannskapet Vedtak av andre tertialrapport i kommunestyret Innstilling av budsjett i formannskapet Offentlig høring av budsjett Vedtak av budsjett i kommunestyret Det skal hvert regnskapsår utarbeides et detaljert årshjul som inneholder frister for både administrativ behandling og politiske vedtak. 11 Ikrafttredelse 18

19 Økonomireglementet skal oppdateres og vedtas sammen med Rendalen kommunes finansreglement, dvs minimum en gang i hver kommunestyreperiode. Dette reglementet trer i kraft fra vedtaksdato, og erstatter tidligere vedtatte reglement på berørte områder. 19