Filmdistribusjonstjeneste ved gratis streaming til bibliotekenes låntakere

Transkript

1 Filmdistribusjonstjeneste ved gratis streaming til bibliotekenes låntakere Del 1: KONKURRANSEGRUNNLAG 1. Oppdragsgiver Norsk filminstitutt er statens forvaltningsorgan for filmpolitikk og rådgiver i filmpolitiske spørsmål. Norsk filminstitutt er underlagt kulturdepartementet og ledes av styre og direktør. Norsk filminstitutt består av fem ulike avdelinger og omlag 90 ansatte. Ansvarlig avdeling for den aktuelle anskaffelsen er publikumsavdelingen som har som oppgave å formidle film og kunnskap om film til allmennheten. Avdelingen ledes av avdelingsdirektør Julie Ova. Norsk filminstitutt innbyr til åpen anbudskonkurranse om avtale vedrørende utvikling og drift av en gratis strømmetjeneste for film med høy bildekvalitet som kan distribuere et antall norske kort- og dokumentarfilmer til registrerte låntakere til de norske bibliotekene som ønsker å delta i ordningen. Anskaffelsen er kunngjort på Doffin-databasen. 2. Oppdragets innhold 2.1. Premisser og krav til tilbudet Det er laget en kravspesifikasjon som skal være utgangspunktet for tjenesten. Norsk filminstitutt søker etter en samarbeidspartner som både kan utvikle og drifte tjenesten mot målgruppa. NFIs rår over følgende ressurser som skal legges til grunn som et premiss for tilbudet: 1) NFI klarerer og betaler for rettighetene til å distribuere filmene som skal inngå i ordningen. Dette gjelder både for ikke-eksklusiv rett til å distribuere selve filmen etter avtale med produsent/rettighetshaver(e) og framføringsvederlag til Tono for streaming av musikk i filmene. Det er ingen begrensning i hvor mange som skal kunne kan låne samme film samtidig, men en begrensning oppad til 6000 påsyn på den enkelte film før ny avtale må signeres med rettighetshaver. 2) Koding av filer til aktuelle distribusjonsformater inngår ikke i oppdraget, men NFI ønsker et tilbud som legger til rette for at dette skal kunne skje på en kostnadseffektiv måte. Filer levert av NFI eller rettighetshaver forblir NFIs, henholdsvis rettighetshavers eiendom. 1

2 Følgende forutsetninger er også premiss for tilbudet: 3) Norsk filminstitutts direktør har redaksjonelt ansvar for tjenesten 4) Tjenesten skal være i drift høsten 2014 og vil i 2014 kunne komme til å omfatte inntil 300 filmer av ulik lengde. Dersom Stortingets bevilgning til formålet opprettholdes på nivå med 2014 også i 2015, 2016 og 2017 vil ytterligere filmer komme i tillegg hver av disse årene 5) NFI tar sikte på å inngå en avtale som skal gjelde fra oppstart høsten 2014 og fram til Tilbyder må likevel være innforstått med at tjenesten kan bortfalle, eventuelt bli vesentlig redusert, ved politisk beslutning før dette tidspunktet. Ved bortfall eller vesentlig reduksjon av bevilgningene til formålet må tilbyder akseptere tilsvarende reduksjoner i driften. Krav til tilbudet På bakgrunn av kravspesifikasjonen og ovenstående premisser for den ønskede tjenesten ber Norsk filminstitutt om et tilbud på utvikling, drift og brukersupport av tjenesten i hele avtaleperiodens varighet. Denne prisen skal omfatte alle krav i kravspesifikasjonen med unntak av en videreutvikling som er anført som en mulig opsjon for eventuell senere gjennomføring, og en opsjon på mulig tilleggsoppgave når det gjelder digitalisering/koding av den enkelte film. Norsk filminstitutt ønsker en forutsigelig pris for alle avtaleårene, men det er - om ønskelig - anledning til å differensiere prisen på drift og support, i forhold til det antall filmer som til enhver tid finnes i tjenesten. Tjenesten vil være helt ny, og det er vanskelig å gi begrunnede estimater på antall påsyn på årsbasis i ordningen. Tilbyder har anledning til å legge inn i sitt tilbud økonomisk forbehold dersom antall streaminger skulle gå over et visst nivå pr. år. Et slikt forbehold må utformes slik at det går klart fram hvilke merutgifter Norsk filminstitutt må regne med dersom bruken av tjenesten går over et visst nivå. Norsk filminstitutt ønsker at tjenesten skal være operativt for innlasting av film, så snart som mulig og klar i prøvedrift i bibliotekene i løpet av høsten Det er behov for en testperiode, og vi ber om en tentativ, realistisk framdriftsplan som skisserer hvordan dette tenkes gjennomført. Tilbudet skal også inneholde: Forslag til tidsplan med oppstart- og ferdigstillelsesdatoer Referanser Informasjon om de ressursene som er tenkt tilbudt i et eventuelt implementeringsprosjekt. Informasjonen skal i tillegg synliggjøre hvilken kompetanse tilbyder vil benytte. Det er viktig at tilbyder synliggjør ressursenes tilgjengelighet i forhold til tidsplanen. I utgangspunktet er det NFIs intensjon at avtale skal kunne inngås juni

3 2.2. Tildelingskriterier Tildeling skjer på grunnlag av det tilbudet som er mest fordelaktig for NFI etter følgende vektede kriterier: 60 % En vurdering av kvaliteten på tjenesten, teknisk, funksjonelt og administrativt, og av tilbyders mulighet til å oppfylle NFIs betingelser, gi tilstrekkelig god support og tilrettelegge dette som en attraktiv tjeneste for bibliotekene i Norge og deres låntakere i samsvar med intensjonen for statens bevilgning til formålet. 40 % Pris, vurdert samlet for engangs utviklingskostnader og for drift fram til Anskaffelsesprosedyre NFI må som offentlig virksomhet gjennomføre alle anskaffelser i henhold til Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69, ajourført med endringer, senest ved LOV nr. 413, forskrift fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 16 første ledd, fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. For denne anskaffelsen gjelder reglene i del I og II (Anskaffelser under EØS-terskelverdien) i nevnte lovverk. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Forhandlinger vil skje på norsk. 4. Generell informasjon 4.1. Anskaffelsens omfang Konkurransen gjelder utvikling av en filmdistribusjonstjeneste på web, beregnet på låntakere i norske folkebibliotek og kjøp av driftstjenester til denne Avtalens varighet Med den tilbyder som velges, vil det bli inngått en avtale, som skal gjelde fram til Dersom Stortinget i budsjettårene 2015, 2016 eller 2017, ikke lenger stiller midler til rådighet for videreføring av ordningen, kan NFI si den opp med 3 måneders varsel eller be om forhandlinger om en redusert drift i resten av avtaleperioden. Avtalen opphører uten oppsigelse Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: 9. juni 2014 kl For sent innleverte tilbud vil bli avvist, jf., forskrift til lov om offentlige anskaffelser a. 3

4 4.4. Innlevering av tilbud Tilbudet skal være utformet på norsk språk. To eksemplarer av tilbudet sendes/leveres i papirformat i nøytral lukket forsendelse merket Tilbud - Filmdistribusjonstjeneste ved streaming til bibliotekenes låntakere til: Norsk filminstitutt v/ avdelingsdirektør Julie Ova Besøksadresse: Dronningens g 16, Oslo Postadresse: Postboks 482, Sentrum, 0105 Oslo Kontaktpersoner: avdelingsdirektør Julie Ova eller seniorrådgiver Erlend Jonassen Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. Tilbyder bør oppgi navn, telefon og e-postadresse til en kontaktperson for kommunikasjon om forhandlingsmøter, evt. uklarheter osv Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til 31. aug 2014 kl Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av representanter fra NFI. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget, kan bli avvist. Rettelig mottatte tilbud åpnes 9. juni 2014 kl Kostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet, vil ikke bli refundert av NFI Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om valg av leverandør vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Begge parter har rett til å heve kontrakten med øyeblikkelig virkning ved varsel til den annen part, dersom det foreligger vesentlige kontraktsbrudd. Som vesentlig kontraktsbrudd fra leverandørens side regnes bl.a. ikke tilfredsstillende kvalitet på levert tjeneste, gjentatt manglende levering ved fastsatte leveringstidspunkt, insolvens o.l. Dersom det skulle oppstå tvister, skal kontrakten være undergitt og fortolkes i samsvar med norsk rett Spørsmål og svar Spørsmål i forbindelse med konkurransen skal rettes skriftlig pr. e-post til: avdelingsdirektør Julie Ova, mob , tlf , e-post: julie.ova@nfi.no og seniorrådgiver Erlend Jonassen, mob , tlf , e-post: erlend.jonassen@nfi.no 4

5 5. Priser og betingelser 5.1. Pris- og leveringsbetingelser Prisene skal oppgis eksklusiv mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader, i henhold til konkurransegrunnlag og kravspesifikasjonen. Oppgi gjerne også timepris på eventuelle utviklingstjenester og digitaliseringstjenester som går ut over kravspesifikasjonens krav, og som man måtte bli enige om å gjennomføre. Kostnadselementer som leverandør vet vil tilkomme, men som ikke er nevnt i konkurransegrunnlaget, skal også angis. Økonomiske konsekvenser av forbehold skal synliggjøres, og framkomme i eget punkt i tilbudet. Priser som ikke er angitt, antas inkludert i prisen som er gitt i tilbudet. Tilbyder kan komme med forslag til regimer for prisjustering basert på relevante offentlige indekser. Tilbyder kan ikke kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist Betalingsbetingelser Faktura skal sendes elektronisk i samsvar med statens rutiner for elektronisk fakturabehandling. Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke Prisreguleringer Prisen i avtalen er fast første avtaleår. Partene kan be om prisforhandlinger for senere år dersom det er oppstått åpenbare og vesentlige uforutsatte endringer som har betydning for beregning av prisen og som det ikke er tatt høyde for i konkurransegrunnlaget Handlingsplan og rapportering Leverandøren som får tildelt kontrakt, skal i samarbeid med NFI utarbeide en handlingsplan som beskriver hvordan avtalen kan gjennomføres innenfor de avtalte tidsfristene. 6. Kvalifikasjonskrav til leverandør 6.1. Dokumentasjon omkring leverandørens faglige kvalifikasjoner og tjenestetilbud Kvalifisert personell. Leverandøren må ha personell som oppfyller kravene. NFI skal ha en kontaktperson å forholde seg til hos leverandøren. Leverandøren kan dokumentere kvalifikasjoner ved å legge ved en liste over nøkkelpersonell og deres kvalifikasjoner. Produktsertifiseringer er også av interesse. Kvalifikasjonene skal dokumenteres. I tillegg er eventuelle kvalitetssikringssystemer av interesse. Dersom det benyttes underleverandører, skal det oppgis hvilke tjenester underleverandør kan tilby, og videre dokumenteres at underleverandør er kvalifisert til å levere tjenesten. Leverandøren skal beskrive sin fleksibilitet i forhold til å levere tjenestene. Det legges vekt på kapasitet, tilgjengelighet, responstid ved hastesaker og mulighet til å tilpasse seg kundens behov. Erfaring fra tilsvarende leveranser. Leverandøren skal dokumentere foretakets viktigste leveranser av tilsvarende art de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. 5

6 6.2. Krav til leverandøren Det kreves fremlagt følgende dokumenter: Firmaattest HMS-egenerklæring Skatteattest Foretakets årsregnskap siste to år med revisjonsberetning Foretakets totale omsetning de siste to regnskapsår Minst 3 referanser med kontaktperson og telefonnummer 6.3. Underleverandører Det kan brukes underleverandør på deler av tjenestene. Dersom tilbyder skal benytte underleverandører til å utføre tjenesten, må dette fremkomme av tilbudet. Det må oppgis navn på underleverandør, samt hvilke tjenester de skal utføre. 7. Tildeling Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige for NFI, og basert på de vektede tildelingskriterier i pkt

7 Filmdistribusjonstjeneste ved gratis streaming til bibliotekenes låntakere Del 2: KRAVSPESIFIKASJON Norsk filminstitutt ønsker anbud ved åpen anbudskonkurranse på følgende tjenester med sikte på at disse kan settes i drift høsten Vi ber om at tilbydere innledningsvis for hvert krav gjør det klart om svaret på kravet er Ja, Nei eller Delvis. Alle krav med unntak av Opsjon 2 og Opsjon 6 er obligatoriske. Vi ønsker også opsjonene besvart og, om mulig, kostnadsberegnet. Disse skal prises separat, og løsning og pris på disse inngår ikke i vurderingen for tildeling av oppgaven. Dersom det ikke er hensiktsmessig å legge løsningsbeskrivelsen inn i forhold til hvert enkelt krav, kan løsningsbeskrivelsen gis samlet, men med tydelig referanse til de konkrete kravene slik at det klart framgår hvilket krav som utdypes, og i hvilken grad de ulike kravene oppfylles. Pkt 0. Overordnet totalbeskrivelse Tilbyder bes innledningsvis om å gi en overordnet beskrivelse av løsningen totalt, slik den tilbys og mest mulig i samsvar med kravene i denne kravspesifikasjonen. Løsningene må utformes slik at de samlet dekker Norsk filminstitutts formål med tjenesten, og slik at tjenesten kan prises i samsvar med konkurransegrunnlagets premisser. Krav 1. Tjenesten må kunne distribuere film på internett via en web-applikasjon, for påsyn for bibliotekenes registrerte låntakere. Filmene skal lagres på tilbyders servere og tilgjengeliggjøres som strømming i ulike filformater og kvaliteter (HD når HD kan leveres), for alle aktuelle plattformer, operativsystemer og nettlesere. Etter innlogging som registrert låntaker på et bibliotek som er oppkoblet mot bibliotekenes nasjonale låneregister, skal låntakeren kostnadsfritt kunne velge å se de filmene som er lagt inn i systemet, i en strømmetjeneste via internett på pc, mac eller mobile enheter (mobiltelefon og nettbrett). Den valgte filmen skal være tilgjengelig for låntakeren i en avgrenset tidsperiode, f.eks. 48 timer. Detaljene i den tekniske løsningen skal utdypes i svaret med angivelse av alt som måtte være av begrensninger i forhold til plattformer, operativsystemer og nettlesere. Dersom oppkoblingen mot bibliotekenes låneregister enklest lar seg implementere i samarbeid med andre aktører, må praktiske, tekniske og økonomiske konsekvenser av dette klargjøres. Opsjon 2 (ikke vektlagt i konkurransen) Tjenesten skal også utformes slik at den ved utvikling av en egen applikasjon for mobile enheter i alle aktuelle operativsystemer skal kunne laste filmen midlertidig ned til enheten for påsyn i f.eks. 48 timer. Filmen skal ikke kunne kopieres, og skal så automatisk slettes på låntakerens enhet når låneperioden er over. Tilbyder bør redegjøre for hvordan dette kan være en tilleggsutvikling som kan gjøres på et senere tidspunkt, basert på den tjenesten som 7

8 primært er utlyst i denne anbudskonkurransen. Tilbyder bør også kunne gi en tentativ pris på en slik tjeneste, uten at denne er bindende for tilbyder. Krav 3 Tjenesten må være tilrettelagt slik at den uten kostnader og teknisk spesialkunnskap skal kunne tas i bruk av alle de bibliotekene i Norge som ønsker dette tilbudet til sine låntakere. Krav 4 Tjenesten må utformes med et brukergrensesnitt slik at bibliotekene og deres låntakere kan skaffe seg god oversikt over hva som er tilgjengelig av film i tjenesten og hva som er ny tilvekst. Den skal ha gode søkefunksjoner både i fritekst og i forhånddefinerte metadata. Krav 5 Metadata til filmene skal leveres i et bibliotekstilpasset oppsett. Norsk filminstitutt er i utgangspunktet ansvarlig for utarbeidelse av metadata, men vil trolig bruke ekstern kompetanse til denne oppgaven. Tilbyder skal tilrettelegge for smidig, lite arbeidskrevende overføring av metadata til systemet og en teknisk tilrettelegge av disse slik at filmene i tjenesten - dersom biblioteket ønsker det - kan framstå som en integrert del av bibliotekenes portefølje av bøker og andre media for utlån. Opsjon 6 - (ikke vektlagt i konkurransen) Norsk filminstitutt har i utgangspunktet ansvaret for digitalisering og koding til aktuelle distribusjonsformater. Dette er en tjeneste som NFI enten vil utføre med egne ansatte eller kjøpe fra andre. Vi ber om en pris pr film i ulik lengde dersom det skulle bli aktuelt å kjøpe denne tjenesten av tilbyder. Krav 7 Filmfilene skal gjøres tilgjengelig gjennom et API (fortrinnsvis et REST-API) slik at andre biblioteksaktører kan programmere applikasjoner som automatisk henter ut de filene som skal avspilles og gjør dem tilgjengelig for bibliotekenes låntakere. API-et må ha støtte for uthenting av metadata fra systemet. API-et må ha støtte for nøkler slik at man kan styre tilgang til API-et. API-et må sørge for at filer hentet ut via tredjeparts applikasjoner behandles på samme måte som avspilling gjennom webapplikasjonen (jf. krav 1) slik at det føres statistikk over lån og liknende. Beskriv hvordan API-et fungerer og beskriv med ikketekniske termer hvordan en tenkt applikasjon skal kunne hente ut data fra systemet. Krav 8 Avspilling av filmfilene må kunne avgrenses slik at kun låntakere i norske bibliotek med gyldig lånekort kan låne gyldig påsynsrett for filmene. 8

9 Krav 9 Tjenesten bør kunne presentere en kort forsmak på filmen før brukerens endelige beslutning om å se den, ved å muliggjøre avspilling av et kutt på ca. ett minutt fra filmen eller avspilling av en trailer - om det finnes - før selve lånet finner sted. Krav 10 Tjenesten skal ha mulighet for å kunne tilby valgfri underteksting på enkelte av filmene (norsk, samisk), når Norsk filminstitutt kan levere teksting som egne filer i egnet filformat. Krav 11 Tilbyder skal ha et system for sikker lagring av filmene på server og nødvendig sikkerhetskopiering av filer som er NFIs eller rettighetshavernes eiendom. Filmfilene må også sikres mot uautorisert bruk og nedlasting gjennom metoder som - så langt det er mulig - bidrar til å vanskeliggjøre ulovlig nedlasting, kopiering eller påsyn. Krav 12 Tilbyder må ha linjekapasitet for samtidig strømming av relativt store filmfiler. Krav 13 Av hensyn til brukere med ustabile internettlinjer må tjenesten ha en bufferings-mekanisme slik at filmene ikke hakker under avspilling. Krav 14 Tilbyder må redegjøre for hvordan man effektivt kan organisere mottak av nye filmer i distribusjonssystemet med utgangspunkt i et antatt antall filmer på inntil 300 i 2014 og hvert av de påfølgende år. Krav 15 Tilbyder må ha tilgang til eller utvikle teknologi som er i stand til å registrere og følge opp Norsk filminstitutts avtaler med rettighetshaverne når det gjelder registrering av antall påsyn på den enkelte film og den enkelte bruker. Når antall påsyn når et visst nivå, f.eks påsyn av en enkelt film, må systemet varsle, eventuelt også automatisk stoppe videre distribusjon inntil ny avtale er inngått med filmeier(e). Det skal også være mulig å ta ut påsynsstatistikk i differensierte, ad hoc-definerte tidsperioder. Systemet må kunne produsere automatiske og regelmessige rapporter på aktiviteten i tjenesten som er tilpasset NFIs, bibliotekenes, rettighetshavernes og TONOs behov for garantert sikker påsynsstatistikk. Tilbyder må også kunne levere statistikk tilpasset NFIs rapporteringsbehov overfor departement og andre myndigheter. Tjenesteleverandøren må kunne levere statistikk i Excel eller et format som lett lar seg overføre til Excel. Krav 16 Tilbyder må ha en velutviklet supporttjeneste i forhold til den tekniske avspilling av film. Denne tjenesten skal være et lett tilgjengelig tilbud til brukerne, og betjene dem gjennom FAQ, henvendelser på e-post, og med mulighet for kontakt på telefon. Det er ikke et krav om garantert support hele døgnet, men tilbyder bør redegjøre for hvilke forventninger brukerne skal ha til support i systemet. 9