Forprosjektrapport. Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT. Januar 2012

Transkript

1 Forprosjektrapport Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT Januar 2012 Godkjent i prosjektet styringsgruppe Tatt til orientering i D-IKTs styre , sak 02/12

2 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT2 INNHOLD 1 OPPSUMMERING 3 2 BAKGRUNN, MANDAT OG ORGANISERING 5 3 OM D-IKT 6 4 TJENESTER 9 5 GEVINSTER VED IKT-SAMARBEID 13 6 ANSVAR OG ROLLER I KOMMUNEN 15 7 KARTLEGGING OG VURDERING TEKNOLOGISK PLATTFORM KLIENTER SYSTEMER OG LØSNINGER LISENSER INNKJØPSAVTALER PERSONAL OG KOMPETANSE 22 8 ØKONOMI IMPLEMENTERINGSINVESTERINGER (ENGANGSUTGIFT) PROSESSUTGIFTER (ENGANGSUTGIFT) INFRASTRUKTUR (ENGANGSUTGIFT) KJERNEINVESTERINGER (ÅRLIG EIERTILSKUDD) LØNNS- OG ADMINISTRASJONSKOSTNADER DRIFTSUTGIFTER (ÅRLIG EIERTILSKUDD) 28

3 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT3 1 Oppsummering På bakgrunn av presentasjon i rådmannsutvalget i Drammensregionen, og møter mellom Nedre Eiker kommune og D-IKT, utarbeidet D-IKT et notat som beslutningsgrunnlag for vurdering av om kommunen ønsket å gå videre med et forprosjekt om en tilslutning til D-IKT. Etter behandling i rådmannens ledergruppe i Nedre Eiker september 2011, ble det besluttet å igangsette et slikt forprosjekt. Forprosjektets mandat er å utarbeide en prosjektrapport som definerer konsekvensene og de praktiske premissene for Nedre Eiker ved en eventuell tilslutning til samarbeidet. Det skal også sees på hvilke konsekvenser en tilslutning vil få for D-IKT. Det skal gis et overslag over Nedre Eikers tilslutningskostnader i implementeringsfasen. D-IKT er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27. Vedtekter vedtas av hvert enkelt kommunestyre. Det er etablert rutiner i forbindelse med budsjettprosessen, som ivaretar langsiktig planlegging og økonomistyring. Målet er å gi eierkommunene innspill til sine økonomiplaner, og større forutsigbarhet i budsjetteringen. Det er også utarbeidet en kostnadsmodell som ligger til grunn ved beregning og fordeling av kostnader. D-IKT er kommunens IKT-tjeneste med ansvar for alle tradisjonelle IKT-funksjoner. Tjenesten omfatter drift og vedlikehold av teknologisk plattform, systemer og løsninger, utvikling av IKTarkitektur og standardisering, teknisk driftstøtte og lokal bistand, mål og strategiarbeid i samarbeid med kommunene, ansvar for og deltakelse i anskaffelses- og implementeringsprosjekter og inngåelse av rammeavtaler for utstyr og tjenester. D-IKT skal bidra til at kommunene står sterkt rustet til å møte aktørene i markedet, leverandører og andre det er forutsatt at kommunene skal samhandle med. I tillegg skal D-IKT ha kompetanse til å støtte kommunene med framtidige utfordringer som de møter gjennom krav fra innbyggere, næringsliv og egen organisasjon, samt de føringer og krav som ligger i nasjonale planer og lov/forskrift. Et IKT-samarbeid vil gi økonomiske gevinster gjennom stordriftsfordeler som større volum, standardisering på innkjøp av løsninger og utstyr, reduserte drifts- og vedlikeholdskostnader og bedre utnyttelse av kompetanse. I tillegg vil det være vesentlige kvalitetsgevinster, større enheter gir mer ressurser, muligheter for å dekke flere kompetanseområder og for mer spesialisering. Dette vil igjen gi robuste ytelser og trygghet rundt leveransene, samt mindre sårbarhet både i forhold til tekniske løsninger og personell. Dette er et godt grunnlag for en effektivisering av tjeneste-produksjonen, og mulighet for å gi flere og bedre tjenester til innbyggere og lokalt næringsliv. Et IKT-samarbeid gjør det også mulig for deltakerkommunene å samarbeide på fag- og tjenestenivå på tvers av kommunegrenser. I et interkommunalt samarbeid er det behov for å ivareta roller og ansvar i kommunene, og ha gode rutiner for samhandling. D-IKT er organisert med et styre og et arbeidsutvalg som formelle samhandlingsarenaer. I tillegg skal kommunene ivareta roller og ansvar fastsatt i D-IKTs Service Leveranse Avtale (SLA), som for eksempel systemeierskap og systemansvar. I praksis har kommunene en bestillerrolle overfor D-IKT. Viktige oppgaver som fortsatt må ivaretas av kommunen er blant annet utvikling av mål og strategier i samarbeid med D-IKT, utvikling av tjenesteproduksjonen ved bruk av IKT-verktøy, deltakelse i anskaffelses- og implementerings-prosjekter, samt brukeropplæring og utvikling av rutiner for bruk av systemer.

4 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT4 Det er foretatt en kartlegging av systemer, løsninger, utstyr og økonomi knyttet til IKT. Basert på dette er det foretatt en vurdering innen de ulike områdene, og det gis en kort beskrivelse av dette. Konklusjonene her er en stor del av grunnlaget for de økonomiske estimatene som er gitt. Kartleggingen viser at på grunn av utdatert utstyr og manglende kapasitet i datarommet i Nedre Eiker, vil en større investering i en teknologisk plattform være nødvendig uavhengig av en tilslutning til D-IKT. Ved en tilslutning ivaretas dette gjennom en utvidelse av kapasiteten i D-IKTs løsninger. Nedre Eiker har etablert gode kommunikasjonslinjer til eksterne lokasjoner, hovedsakelig bestående av fiberlinjer. Videre viser kartleggingen at det finnes mange forskjellige PC-modeller, og en del av utstyret er utrangert med hensyn til alder og spesifikasjon. Det er generelt behov for en rullering av utstyr, og antatt levetid for en PC er 4 år. For å oppnå stordriftsfordeler og effektiv drift ved bruk av minimale ressurser, er viktige prinsipper volum og standardisering. I forprosjektrapporten er det estimert kostnader knyttet til utskifting av blant annet PCer, basert på hva som antas å være en normal utskiftingstakt og behov for standardisering. D-IKT drifter opp mot 150 fagsystemer for kommunene. Kartleggingen viser at Nedre Eiker har flere avvikende systemer i forhold til de systemene som driftes for dagens eierkommuner. Det er imidlertid også en del like systemer. D-IKT vil kunne drifte avvikende systemer, men det er store gevinster for kommunene knyttet til harmonisering av systemer, blant annet gjennom effektiv drift og samarbeid innen de ulike fagområdene. En harmonisering kan for eksempel være naturlig i forbindelse med utfasing av systemer og nyanskaffelser. Ved en eventuell tilslutning til D-IKT vil det foretas en virksomhetsoverdragelse av IT-tjenesten i Nedre Eiker til D-IKT. Det formelle arbeidsgiveransvaret for de ansatte ligger hos Drammen kommune. Kompetansen som ligger hos de ansatte i IT-tjenesten vil være en viktig ressurs ved en tilslutning. Det vil så langt det er mulig tas hensyn til den enkeltes ønsker med tanke på arbeidsoppgaver og plassering i avdeling, dette sees i sammenheng med D-IKTs bemannings- og kompetansebehov. Styret i D-IKT har tidligere vedtatt et sett premisser for bruk ved utvidelse av samarbeidet. Disse premissene, og fastsatte modeller for kostnadsfordeling, ligger til grunn for de økonomiske estimatene som er gitt i forprosjektrapporten. Det er tatt utgangspunkt i en formell tiltredelse pr I tabellen under gis en oppsummering av engangsutgifter knyttet til investering og drift i 2012 og investering i Tabellen viser også årlige utgifter fra Engangsutgift 2012 Engangsutgift 2013 Årlig utgift fra 2013 Investering Drift Investering Investering Drift Implementeringsinvesteringer Fornyelse PC-park Avhenger av utskiftingstakt Prosessutgifter Infrastruktur - innkjøp Kjerneinvesteringer Apllikasjonsinvesteringer Eiertilskudd til drift SUM faktureres uten mva I tillegg kommer utgifter til utskifting av PCer, som vil komme uavhengig av en tilslutning til D-IKT, samt utgifter i forbindelse med fibertilknytning til D-IKT. Samtlige beløp er å anse som estimater. D-IKT vil føre fortløpende regnskap over kostnadene og fakturere i samsvar med faktiske utgifter.

5 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT5 2 Bakgrunn, mandat og organisering Bakgrunn D-IKT ble i januar 2010 invitert til møte i rådmannsutvalget i Drammensregionen for å gi rådmennene en orientering om D-IKT-samarbeidet. På bakgrunn av dette ble det i etterkant gjennomført et eget møte med Nedre Eiker kommune. Nedre Eiker kommune tok senere skritt for å utrede sin IKT-funksjon og etablerte et prosjekt som vurderte kommunens framtidige IKT-strategi og -organisering. Konklusjonene her ble lagt fram i en egen rapport i mars Etter anmodning fra rådmannen i Nedre Eiker ble det i juni 2011 avholdt et møte mellom rådmannen og representanter fra D-IKT. Møtets hensikt var å avklare om det burde startes en innledende prosess for vurdering av Nedre Eiker kommunes eventuelle tilslutning til samarbeidet og i så fall fastsette en agenda og framdriftsplan foret forprosjekt fram mot styrebehandling i D-IKT og politisk behandling i Nedre Eiker kommune. D-IKT utarbeidet en prosesskisse som ble godkjent av rådmannen i Nedre Eiker i ledermøte I august 2011 gjennomførte D-IKT og IKT-avdelingen i Nedre Eiker kommune en felles workshop. D-IKT utarbeidet på bakgrunn av dette et forprosjektnotat, datert Hensikten med dette notatet var å gi Nedre Eiker kommune et beslutningsgrunnlag for vurdering av om kommunen ønsket å gå videre inn i et forprosjekt. Notatet ble behandlet i rådmannens ledergruppe i Nedre Eiker , og rådmannen anmodet D-IKT om å iverksette forprosjektet som beskrevet i notatet. Mandat og organisering Forprosjektets mandat er å utarbeide en prosjektrapport som definerer konsekvensene og de praktiske premissene for Nedre Eiker ved en eventuell tilslutning til samarbeidet. Det skal også sees på hvilke konsekvenser en tilslutning vil få for D-IKT. I forprosjektrapporten skal D-IKT utarbeide et overslag over Nedre Eikers tilslutningskostnader i implementeringsfasen. Prosjektet har vært organisert med en styringsgruppe, en prosjektgruppe i D-IKT og en prosjektansvarlig i Nedre Eiker kommune. Styringsgruppe Bengt Nystrøm, rådmann, Nedre Eiker Arne Hvidsten, daglig leder, D-IKT Kristin Høibakk, tillitsvalgt, Nedre Eiker Hans Petter Nyhuus, tillitsvalgt, D-IKT Helge Barring, IT-sjef/ansvarlig for prosjektet i kommunen, Nedre Eiker Heidi Meese Johannessen, prosjektleder, D-IKT Prosjektgruppe i D-IKT Heidi Meese Johannessen, prosjektleder Kristoffer Solum Sten Skare Morten Nilsen

6 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT6 Sigmund Andersen Prosjektansvarlig i Nedre Eiker kommune Helge Barring Utover dette har det vært betydelig deltakelse fra ansatte i IT-avdelingen i Nedre Eiker i forbindelse med kartlegging av eksisterende løsninger, og ansatte i D-IKT i forbindelse med vurdering og prising. Prosjektet har operert etter følgende milepæler: M1 Kartlegging utført innen 18. november M2 Vurdering utført innen 7. desember M3 Rapport utarbeidet innen 21. desember Sak om tilslutning og forprosjektrapport behandles i D-IKTs styre i uke 1, og frist for overlevering til rådmannen i Nedre Eiker er satt til 6. januar Om D-IKT D-IKT er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27. D-IKT er et eget rettssubjekt, som er underlagtkommunens instruksjonsmyndighet. D-IKTs vedtekter er vedtatt av hvert enkelt kommunestyre. D-IKT er ansett som en administrativ funksjon i alle kommunene, og er organisert med et styre og et arbeidsutvalg. Styret består av rådmennene i eierkommunene, og har det administrative og organisatoriske ansvaret for driften, herunder vedtak av økonomiplan og budsjett. Arbeidsutvalget består av en representant fra hver kommune, representanten skal være den som har det utøvende ansvar for IKT-funksjonen i kommunen. Arbeidsutvalget har en koordinerende og rådgivende rolle overfor styret og daglig leder. Visjon D-IKTs visjon er å være ledende innen kommunal IT. Dette er ikke bare en visjon, men også et kompetanse- og et kvalitetsmål. Organisering D-IKT er organisert i 3 avdelinger, i tillegg til stab og daglig leder. Driftsteknisk avdeling står for daglig drift, vedlikehold og installasjoner av tekniske løsninger og infrastruktur. Avdelingen har 11 årsverk. Driftstøtteavdelingen utfører all førstelinje support, i tillegg til feilretting ute hos brukerne, også skolene. Avdelingen har 15 årsverk og 2 lærlinger. Prosjekt- og utviklingsavdelingen har en rådgivende og koordinerende rolle, styrer og deltar i prosjekter og utviklingsoppgaver. Avdelingen har 13 årsverk. Staben har 3 årsverk, og har ansvar for bl.a. personalsaker, økonomistyring og budsjett.

7 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT7 Nøkkeltall D-IKT har i 2011 et driftsbudsjett på ca 53 millioner kroner og kjerneinvesteringer for ca ni millioner kroner. Antall registrerte brukeridenter, herunder elever og foresatte: ca Antall registrerte PCer: ca Antall systemer/løsninger i drift: ca 150 Antall innbyggere i D-IKT kommunene pr : Drammen: Røyken: Sande: Svelvik: Antall ansatte i D-IKT kommunene i 2011: Drammen: ca 4200 Røyken: ca 1100 Sande: ca 500 Svelvik: ca 450 Budsjettprosess Som et element i videreutviklingen av D-IKTs styrings- og økonomiregime er det etablert rutiner med sikte på å forbedre den langsiktige planlegging, styring og økonomiske tenkning i D-IKT og i kommunene. I begynnelsen av året utarbeider D-IKT derfor et såkalt utfordringsnotat og et økonominotat som drøfter utviklingen i et fire års perspektiv. Utfordringsnotatet vurderer utviklingstrekk og strategisk tilnærming til framtidige utfordringer. Målet er også å gi eierkommunene større forutsigbarhet i sin budsjettering, i og med at økonominotatet inneholder forslag til hvordan eierkommunene bør budsjettere i sine økonomiplaner. Notatene drøftes i arbeidsutvalget før det styrebehandles. Disse notatene legges til grunn for årsbudsjettet som fremmes for styret i oktober. I driftsdelen beregnes neste års driftstilskudd for den enkelte eierkommune. Investeringsforslagene fremmes i tre kategorier: kjerneinvesteringer (nødvendige investeringer i infrastruktur) applikasjonsinvesteringer (særlige investeringer i ny programvare) eierkommunenes egne investeringer (investeringer kun av betydning for den enkelte eierkommune) Etter styrebehandling oversendes budsjettforslaget til eierkommunene for inkludering i disses budsjettprosesser. Senere utarbeides en virksomhetsplan innenfor de kommunestyrevedtatte budsjettrammer.

8 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT8 Budsjettprosessen kan illustreres slik: D - IKT`s 4 årlig e økonomiplan og langtidsplaner D-IKT`s utfordringsnotat Drøftelse i eierkommu n ene Hvis ue nighet i arbeidsutvalget Drøftelse /koordinering i arbeidsutvalget i februar Hvis enighet i arbeidsutvalget Styrebehandling D - IKT`s forslag til detaljert årsbudsjett Eventuelle konsekvenser for langsiktig planlegging Styrebehandling i oktober Budsjettbehandling i eierkommunene Kostnadsmodell Dimensjonen prosjekt (i D-IKTs økonomisystem) er nøkkelelementet for spesifikasjon og fordeling av kostnader i D-IKT. Prosjekt er i realiteten det samme som applikasjon/fagsystem. Samtlige kostnader i D-IKT styres til disse prosjektene. Prosjektene inndeles i to grupper: Grunnpakkeprosjekter Applikasjonsprosjekter

9 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT9 Grunnpakkeprosjektene består av de prosjektene som ligger i bunn for all drift. Prosjektene garanterer en trygg, stabil og sikker drift av applikasjonsprosjektene. Eksempler på grunnpakkeprosjekter er: IT182: FW-1 Fire Wall (sikkerhet brannvegg ) IT184: Trend AC (virussjekker) IT192: AD (brukerhåndtering/roller og rettigheter) Applikasjonsprosjektene er de systemene D-IKTs brukere benytter daglig. Eksempler er: IT138: Wintid (tidsregistrering) IT141: Familia (fagsystem barnevern) IT191: Oppad (fagsystem skole/barnehager) D-IKT kjenner således kostnadene for den enkelte applikasjon. Ved et kjent antall brukere kan det beregnes en applikasjonspris pr. år pr. bruker. Hovedprinsippet i kostnadsmodellen er at eierkommunenes driftstilskudd baseres på antall brukere og enhetsprisen. 4 Tjenester D-IKT er kommunenes interntjeneste for og kompetansesenter på IKT, med ansvar for alle tradisjonelle IKT-funksjoner. Det leveres basistjenester som drift og vedlikehold av teknisk infrastruktur og systemer/løsninger, utvikling av IKT-arkitektur, teknisk driftstøtte og bistand ved anskaffelses- og implementeringsprosjekter. I tillegg er viktige tjenester rådgivning i IKT-spørsmål, koordinering av fellesprosjekter i kommunene og samarbeid om utvikling av mål og strategier i kommunene. D-IKT fokuserer på å ha kompetanse som er nødvendig for å kunne bidra til å hjelpe kommunene med framtidige utfordringer som kommunene møter gjennom krav fra innbyggere, næringsliv og egen organisasjon, samt de føringer og krav som ligger i nasjonale planer og lov/forskrift. D-IKT skal ha kommunal kompetanse og bidra til at kommunene står sterkt rustet til å møte aktørene i markedet, leverandører og andre det er forutsatt at kommunene skal samhandle med. Det er utarbeidet en egen Service Leverings Avtale (SLA) som beskriver D-IKTs basistjenester. SLA en er for tiden under revisjon. Under følger en kort beskrivelse av de enkelte tjenestene D-IKT leverer. Teknologisk plattform Som en basistjeneste leveres drift og vedlikehold av en felles teknisk infrastruktur, herunder datasentral, sikkerhetsløsninger, støttesystem, brukerhåndtering og telefoni.

10 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT10 IKT-arkitektur og standardisering D-IKT baserer sin IKT-arkitektur på de prinsippene som K10 (IKT-samarbeid mellom de 10 største kommunen i Norge) beslutter skal være gjeldene for sine kommuner. Dette innebærer i hovedsak å realisere målsetninger i FAKS-rapporten som omhandler felles arkitektur i kommunal sektor. IKTarkitektur kan ses på som et rammeverk for oppbygging av IKT-systemer og samhandlingen mellom systemene, og gjennom FAKS-rapporten forankres sektorens standardisering slik at en på best mulig måte kan utnytte elektronisk samhandling mellom offentlige virksomheter, innbyggere og næringsliv. Systemer og løsninger D-IKT drifter og vedlikeholder opp mot 150 fagsystemer og løsninger for kommunene. De fleste systemene er harmonisert, dvs. D-IKT-kommunene benytter samme systemer på de forskjellige fagområdene, med enkelte avvik. D-IKT står for drift og vedlikehold av systemene/løsningene i samarbeid med leverandører, og har i tillegg en koordinerende rolle mellom kommunene og leverandører ved for eksempel oppgraderinger og installasjon av ny funksjonalitet. For å klargjøre ansvarsfordelingen mellom kommunene og D-IKT er roller og ansvar definert i Service Leverings Avtalen. Som et utgangspunkt kan man si at kommunene har ansvar for forvaltning/bruk av systemene, mens D-IKT har ansvar for drift av systemer og utstyr. Roller og ansvar som ligger til kommunen er systemeier og systemansvarlig. Systemeier er som regel øverste leder for den virksomheten/de virksomhetene som bruker systemet, og har blant annet: Overordnet juridisk og økonomisk ansvar. Skal utnevne systemansvarlig. Overordnet ansvar for å gi brukere nødvendig opplæring i systemet. Systemansvarlig har faglig ansvar for bruk og administrasjon av systemet, og er/har ansvar for blant annet: Kontaktperson mot D-IKT Vedlikehold og tilpasninger av systemet. Etablere og dokumentere rutiner som er nødvendige i forhold til bruk av systemet, samt tildeling av brukertilganger. Bistå med testing og godkjenning ved oppgradering og ny funksjonalitet. Bistå D-IKT ved behov for feilretting/feilsøking. Kontaktperson mot leverandørens brukerstøtte om bruken av systemet. Oppfølging av økonomi knyttet til bruk og videreutvikling av systemet. Roller og ansvar som ligger til kommunen er koordineringsansvarlig og driftsansvarlig. Koordineringsansvarlig er D-IKTs kontaktperson for systemeier og systemansvarlig, og har ansvar for blant annet: Rådgiver i forbindelse med utvikling av systemet. Oppfølgingsansvar mot leverandør (vedlikeholdsavtale). Koordinere oppgraderinger, behov for konsulentbistand etc. Bidra til best mulig utnyttelse av system i samarbeid med systemansvarlig/faggruppe. Driftsansvarlig har ansvar for teknisk drift av systemet, og har:

11 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT11 Ansvar for at oppgradering og drift av system er forsvarlig og i samsvar med gjeldende lover og retningslinjer For enkelte systemer er det opprettet faggrupper, hvor det i hovedsak er koordineringsansvarlig fra D-IKT og systemansvarlige fra kommunen som møter. Hensikten med faggruppene er bl.a å utveksle erfaringer på tvers, planlegge bruk av utvidet funksjonalitet og se på rutiner og bruk av systemene. Her har kommunene en mulighet til å dra nytte av hverandre. Ved harmonisering av systemer og løsninger, og samarbeid og erfaringsutveksling på tvers av kommunene, vil kommunene kunne hente ut gevinster. For eksempel kan de andre kommunene dra nytte av funksjonalitet som allerede er utviklet/tatt i bruk i en kommune og i oppgraderingsprosjekter kan arbeidsoppgaver knyttet til for eksempel utarbeidelse av rutiner og opplæringsplaner fordeles mellom kommunene. Teknisk driftstøtte og lokal bistand D-IKT har en egen driftstøtte-avdeling som har som hovedoppgavene er å bistå brukerne av D-IKTs tjenester ved tekniske feil og avvik. D-IKT driftstøtte er tilgjengelig mandag til fredag kl Det er i tillegg inngått en egen avtale om en vaktordning som driftsteknisk avdeling har ansvar for. Denne vaktordningen er ikke en utvidet driftstøttetjeneste, men skal sikre god tilgjengelighet på løsninger som er kritiske for liv og helse, samt andre systemer der det forventes høy oppetid. Vaktordningen i kombinasjon med effektive overvåknings- og meldingssystemer gir nødvendig beredskap for så langt som mulig å sikre avbrudd. Driftstøtte er delt i to funksjoner: Inne-gruppen håndterer alle henvendelser pr e-post og telefon. Ute-gruppen tar seg av alle saker som må løses ute i virksomhetene. Driftstøtte er en førstelinjetjeneste, og løser i stor grad de innkomne henvendelsene. I tilfeller hvor de ikke løses, sendes de videre til driftsteknisk avdeling eller til koordinerings-/prosjektansvarlig i prosjekt- og utviklingsavdelingen. Ansatte i driftstøtte deltar også i ulike prosjekter og har ofte en koordineringsrolle. Ved feilretting av utstyr utføres dette innenfor garanti, og da ofte av leverandør i samsvar med avtalte retningslinjer. Utover garantitid anbefales det i hovedsak å erstatte utstyr, men det foretas en kontinuerlig vurdering av om det er lønnsomt å reparere eller kjøpe nytt. D-IKT forutsetter en grunnleggende kompetanse i bruk av digitale verktøy hos de ansatte i kommunene. Brukerstøtte på funksjonalitet i Windows, Microsoft Office-produkter og fagsystemer inngår ikke i tjenesten. D-IKT leverer ikke opplæring i slik funksjonalitet med mindre det avtales særskilt. Basert på organiseringen av driftstøtte-tjenesten, foretas det en rolleavklaring mellom kommunene og D-IKT. Det skal derfor ikke være tekniske ressurser ute i kommunenes virksomheter, f.eks i skolene. Der det finnes slike ressurser i dag kan disse benyttes til andre arbeidsoppgaver innen forvaltning og bruk av systemer/løsninger, eller ressursene kan frigjøres. Mål og strategiarbeid i samarbeid med kommunene Kommunene står overfor store utfordringer i å møte omgivelsenes og befolkningenes krav til elektroniske tjenester, samhandling og muligheter i ny teknologi generelt. D-IKT-kommunene arbeider i felleskap med strategi og handlingsplaner for ekommuneutvikling, hvor det lages

12 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT12 målsettinger for de ulike sektorene. Felles strategi gjør det mulig å hente ut gevinster også i samarbeid om prosjekter, eller implementering av gode løsninger fra en kommune til en annen. D-IKT har rådgiverkompetanse til å støtte kommunenes satsinger med bruk av IKT innenfor de ulike kommunale fagområder. For å være gode rådgivere i våre eierkommuner satses det på å holde medarbeidere oppdatert om lokale som nasjonale satsinger og utviklingstrender. Kompetansen kommer ikke bare eierkommunene til gode, da D-IKT i flere sammenhenger har bidratt nasjonalt med sin kompetanse. De pågående vervene er nå knyttet til nasjonalt arkitekturutvalg for helsesektoren, prosjektet nasjonal kjernejournal, ny meldingsplattform i Norsk Helsenett, Fagråd for KS IKT-forum og KS faggruppe for helse- og omsorg. I tillegg deltar D-IKT i K10 (på vegne av Drammen), en allianse mellom de ti største kommunene i Norge på IKT-området. Deltakelse og verv nasjonalt gjør D-IKT og eierkommunene i stand til å navigere i et komplisert landskap, og gir samtidig mulighet for å påvirke utviklingen til det beste for våre eierkommuner og kommunal sektor. Når eierkommunene i fellesskap gjennomfører prosjekter hentes ofte prosjektleder fra D-IKT. Man ønsker også så langt som mulig å ha interkommunale prosjektgrupper og styringsgrupper for å bidra til å hente ut synerger gjennom samarbeid. D-IKT bistår også kommunene i utredningsfasen av prosjektene, hvor interkommunalt samarbeid alltid vurderes. For håndtering av prosjekter i D-IKTsamarbeidet benyttes prosjektretningslinjer eierkommunene har sluttet opp om. Anskaffelses- og implementeringsprosjekter Anskaffelser av systemer, løsninger og utstyr er en ressurskrevende oppgave, og det er et omfattende regelverk på området. D-IKT innehar innkjøpsfaglig kompetanse internt, men spiller også på innkjøpsfaglig- og juridisk kompetanse i eierkommunene. Ved anskaffelser av nye systemer og løsninger søkes det så langt det er mulig å skaffe og implementere dette felles på vegne av alle kommunene. D-IKT har ved innføring og oppgradering ansvar for at systemer blir harmonisert, slik at kommunene som hovedregel bruker samme systemer og samme versjon av systemer. Ved innføring av nye systemer eller oppgradering av eksisterende skal det i den grad det er mulig foretas en kartlegging og settes opp en plan som inneholder en oversikt over kostnader, behov for ressurser og opplæring, tidsplan for gjennomføring samt eventuelle andre konsekvenser, herunder behov for integrasjon med andre systemer. Ut fra dette skal det vurderes om innføring eller oppgradering bør gjennomføres. D-IKT skal godkjenne installasjon av ny programvare. Rammeavtaler utstyr og tjenester D-IKT har på vegne av kommunene inngått flere rammeavtaler på utstyr og tjenester. Alle bestillinger av utstyr skal foretas etter gjeldende retningslinjer og gjennom godkjente leverandører og inngåtte rammeavtaler. Alt utstyr som skal benyttes i nettverket skal være godkjent av D-IKT og installeres med D-IKT standard oppsett. Standardisering av utstyr er viktig for effektiv drift og vedlikehold.

13 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT13 5 Gevinster ved IKT-samarbeid En sterk og kompetent IKT-tjeneste vil gjøre kommunene bedre rustet til å møte voksende krav og forventninger, og den kompleksitet og det mangfold som ligger i framtidige utfordringer. Den digitale kompetansen hos innbyggerne er økende, og det vil stadig være større forventninger til kommunenes digitale tjenester. Samtidig stilles krav til effektive arbeidsprosesser og bedre ressursutnyttelse i tjenesteproduksjonen. IKT er viktig for modernisering og omstilling i offentlig sektor, og innslaget av teknologi får stadig større plass i kommunens forvaltning og tjenesteproduksjon framover. I nasjonale planer, bl.a ekommune 2012, legges føringer for IKT-utviklingen i kommunene. Følgende områder kan pekes ut som viktige utviklingsområder: Tilgang til digitale selvbetjeningstjenester via Internett 24/7 Effektivisering, automatisering og kvalitetssikring av arbeidsprosesser i tjenesteproduksjonen gjennom digitale verktøy IKT i grunnopplæringen Elektronisk samhandling innen helse- og omsorgstjenesten på tvers av forvaltningsnivåer og kommunegrenser IKT-arkitektur, standardisering og integrasjoner Den teknologiske utviklingen går raskt, og det er viktig å rekruttere og beholde nødvendig kompetanse på IKT-området. Et IKT-samarbeid vil gi økonomiske gevinster gjennom stordriftsfordeler som større volum på innkjøp av løsninger og utstyr. Vel så viktig er de kvalitetsgevinster som samarbeidet gir. Større enheter gir mer ressurser, muligheter for å dekke flere kompetanseområder og for mer spesialisering. Dette vil også gi robuste ytelser og trygghet rundt leveransene, samt mindre sårbarhet både i forhold til tekniske løsninger og personell. Et IKT-samarbeid gjør det også mulig for deltakerkommunene å samarbeide på fag-og tjenestenivå på tvers av kommunegrenser. Felles IKT-plattform er et verktøy, og det kan hentes ut gevinster gjennom etablering av tjenestesamarbeid og i organisasjonsutviklings-prosesser. Dette er et arbeid som ledelsen i kommunene også kan initiere, og som vil gi strategiske gevinster. Gevinster som kan tas ut ved et IKT-samarbeid kan derfor være økonomiske, kvalitetsmessige og strategiske. Reduserte kostnader/kostnadseffektivitet gjennom: Standardisering Samlet innkjøp og større volum som gir tyngde i markedet og lavere priser på utstyr, systemer/programvare og IKT-tjenester Reduserte løpende drifts-, vedlikeholds og lisenskostnader Bedre utnyttelse av intern IKT-kompetanse og mindre innleie av IKT-personell Samordning av avtaler reduserer kostnaden for eksterne datatjenester Flere kan få tjenesten til samme totalkostnad Deling av tjenester og bedre bruk av felleskomponenter Tjenester utføres parallelt ved oppgraderinger

14 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT14 Økt kvalitet/service gjennom: Økt sikkerhet og stabilitet Redusert sårbarhet En felles, standardisert, skalerbar og robust driftsløsning Styrket fagmiljø, mer profesjonalitet og enklere rekruttering av kvalifiserte medarbeidere Enklere å imøtekomme fremtidige behov og kompetanse på krevende løsninger Effektivisering av egne fagenheter og tjenesteproduksjon Bedre og flere digitale tjenester til innbyggere og lokalt næringsliv Strategiske gevinster gjennom: Fokus fra drift til bruk av IKT som virkemiddel til utvikling Samarbeid på fagnivå på tvers av kommunegrenser Møter forventninger og krav fra innbyggerne og næringsliv til økt kvalitet/service Erfaring viser at kommunene i D-IKT-samarbeidet har oppnådd konkrete gevinster innen alle disse områdene. Et IKT-samarbeid kan i en periode innebære økte kostnader. En grunn er at planene om samarbeid kan henge sammen med nye og høyere ambisjoner og en generell IKT-satsing i kommunen. Investeringene ville i stor grad kommet uansett, men gjennom samarbeidet foretas de raskt og samlet, og kanskje med en noe høyere standard enn det hver enkelt kommune selv ville valgt. En annen grunn til økte kostnader kan være at skjulte kostnader kan komme til syne på grunn av nye måter å organisere tjenestene på. En IKT-tjeneste vil ha ansvar for realisering av gevinster i egen organisasjon. Det er imidlertid kommunene og fagenhetene som må vurdere hvilke muligheter samarbeidet, og flest mulig felles og like systemer, kan gi. De må gjennomføre samarbeids- og omstillingsprosjekter og kommunene må selv ta ansvar for å hente ut gevinstene, i samarbeid med IKT. Det kan utvikles modeller for gevinstuttak i forbindelse med prosjektene. Det de siste årene skjedd en utvikling innen IKT-området for D-IKTs eierkommuner, og nye kommuner som tiltrer samarbeidet vil kunne dra nytte av den utvikling og kvalitetsforbedring som er gjort. For enkelte løsninger kan dette skje uten store kostnader, mens for noen løsninger vil det være større tilpasninger. Eksempler på løsninger som er strategisk viktige for utviklingen av ekommuner, og som Nedre Eiker kan slutte seg til er: Innbyggertjeneste innmelding og innsynsløsninger i innbyggerportalen, med offentlig pålogging (ID-porten) CRM system for kundehåndtering Samhandlingsplattform/ny funksjonalitet i intranett Innbyggerregister (IT-arkitektur) Politikerløsning Selvbetjeningsportal for kjøp av IT-utstyr/mobil Elektroniske skjema/skjemaløsning Returordning (med refusjon) av IT-utstyr

15 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT15 6 Ansvar og roller i kommunen D-IKT anses som en intern IKT-avdeling i hver av eierkommunene. Med flere eiere er det behov for velfungerende koordinerings- og samhandlingsmekanismer. Det er viktig med avklarte roller og god samhandling mellom kommunen og D-IKT. For å få full effekt av samarbeidet er det også viktig at alle parter ivaretar sine roller og sitt ansvar. I D-IKTs vedtekter fastsettes to formelle samhandlingsarenaer, styret og arbeidsutvalget. Nedre Eiker kommune skal ha representant både i styret og arbeidsutvalget. Styret har det administrative og organisatoriske ansvaret for driften av samarbeidet. Hver kommune har 1 representant i styret, rådmannen selv eller den han utpeker. I dag er kommunene Røyken, Sande og Svelvik representert i styret med rådmannen selv, Drammen er representert med en kommunaldirektør. Styret skal vedta blant annet økonomiplan, budsjett og regnskap. Styret har også ansvar for at D-IKT har nødvendige ressurser til å utføre pålagte og planlagte oppgaver. Styret skal påse at kommunene oppfyller sine forpliktelser overfor D-IKT. Arbeidsutvalget er et koordinerende og rådgivende organ, som skal være bindeledd mellom kommunene og D-IKT. I større prosjekter vil arbeidsutvalget ofte fungere som styringsgruppe. Arbeidsutvalget har ett medlem fra hver kommune, og disse skal være representert ved den som er tillagt det utøvende ansvaret for IKT-funksjonen i den enkelte kommune. For Røyken, Sande og Svelvik er dette kommunalsjefer og ass. rådmann. Drammen kommune møter for tiden med informasjonssjefen. I tillegg til å ivareta sine roller i styret og arbeidsutvalget er det definert roller og ansvar i D-IKTs Service Leveranse Avtale (SLA). I henhold til dette ligger rollene systemeier og systemansvarlig hos kommunene. Disse er nærmere beskrevet i kap. 4, under avsnittet Systemer og løsninger. Kommunene vil i praksis inneha en bestillerrolle overfor D-IKT, og det er viktig at kommunen har kompetanse og ressurser til å ivareta denne rollen. I tillegg til formelle roller beskrevet i vedtekter og SLA, vil kommunene ha ansvar innenfor flere områder. Utvikling av mål og strategier i samarbeid med D-IKT, utvikling av tjenesteproduksjonen ved bruk av IKT-verktøy, gevinstrealisering i samarbeid med D-IKT og koordinering av egne behov og bestillinger er ansvar som ligger i kommunen, og som det ofte vil være naturlig at representanten i arbeidsutvalget ivaretar. Andre oppgaver som deltakelse i anskaffelses- og implementeringsprosjekter, uvikling av rutiner for bruk av systemer/løsninger og brukeropplæring og kompetanseutvikling som er nødvendig for å bruke systemer/løsninger, kan ivaretas av systemeiere og systemansvarlige. Kommunene har ansvar for at alle brukere har nødvendig kompetanse i bruk av PCer og annet utstyr, samt operativ- og støttesystem som Microsoft Windows og Office.

16 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT16 7 Kartlegging og vurdering Som et grunnlag for vurderinger og konsekvensbeskrivelser som er gjort i forprosjektrapporten er det foretatt en omfattende kartlegging innen IKT-området, utført av ansatte i IT-avdelingen i Nedre Eiker i samarbeid med D-IKT. Det er blant annet foretatt en kartlegging av løsninger i datarom og nettverk, alle PCer og annet utstyr, alle brukere, systemer og løsninger, avtaler og økonomi. En gjennomgang av hva som skulle kartlegges ble foretatt på en workshop i august 2011, med deltakere fra IT-avdelingen i Nedre Eiker og fra D-IKT. Hovedområdene er omtalt under, med en kort beskrivelse av dagens situasjon og en vurdering av hva som må tilpasses ved en evt. tilslutning til D-IKT. I rapporten er det ikke lagt vekt på å gi en detaljert beskrivelse av alle kartleggingsområdene, det er prioritert å omhandle de områdene hvor en tilslutning til D-IKT sannsynligvis vil få størst konsekvenser. De økonomiske konsekvensene er omhandlet i kapittel 8. I vurderingene og konsekvensbeskrivelsene i rapporten har D-IKT forholdt seg til de kartlagte data. Det tas forbehold om endringer i og feiltolkninger av grunnlaget. 7.1 Teknologisk plattform Datarom Nedre Eiker kommune har tre lokasjoner for sine tekniske løsninger. Det er etablert et datarom i ITavdelingens lokaler hvor løsningen består av VMvare-servere, Citrix-løsninger og diverse rackservere. Her er også kommunens internettlinje terminert sammen med brannvegg og annet nettverksutstyr. Telefonsentralen er plassert et eget datarom i rådhuset. I tillegg er det etablert et teknisk rom i Helsehuset, hvor teknisk avdeling drifter egen løsning med SQL-server og PLS-løsning. I hovedsak driftes løsningene i her av teknisk avdeling selv, med bistand fra konsulent. Drift av denne lokasjonen er ikke tatt med i de økonomiske beregningene. Basert på kartleggingen og opplysninger fra ansatte i IT-avdelingen i Nedre Eiker er det klart at utstyret i datarommet er utdatert, og må oppgraderes og skiftes ut uavhengig av en tilslutning til D-IKT. Det er derfor ikke hensiktsmessig med gjenbruk av utstyr. For å drifte og vedlikeholde løsninger for Nedre Eiker må kapasiteten av løsningen i D-IKTs datasentral utvides. D-IKT har her etablert en fremtidsrettet teknologiplattform som tilfredsstiller de krav som stilles til effektiv drift. Alle tekniske løsninger er sentralisert i et egen datasentral i Drammen rådhus. Sentral internettlinje er her terminert sammen med redundante brannvegger. Rommet er sikret med tidligvarsling til brannvesen og har et moderne nødstrømsanlegg. Her foregår også spamfilterering og innholdsfiltrering av internett. Hovedkomponenter i D-IKTs datasentral er for: Serverløsning: redundant VMware-løsning, Citrix Xenapp-løsning med streaming av image, likt Lagring: HP 3par lagringsteknologi Backup: HP D2D diskbackup med speilet kopi på annen fysisk lokasjon

17 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT17 For fjernstyring og drifting av PCer benyttes verktøyet SCCM både i Nedre Eiker og i D-IKT. I Nedre Eiker benyttes verktøyet kun for skole. D-IKT benytter verktøyet også for administrasjonen. Her må eventuelt D-IKTs løsning utvides for å håndtere både skole og administrasjon i Nedre Eiker. Kommunikasjonslinjer Nedre Eiker har etablert gode kommunikasjonslinjer til eksterne lokasjoner. Disse består hovedsakelig av fiberlinjer. Mot enkelte lokasjoner benyttes fortsatt ADSL-linje. Nedre Eiker mangler fibertilknytning til Drammen, og ved en tilslutning til samarbeidet er det kommunens ansvar å etablere slik tilknytning til D-IKTs eksisterende nettverk. Det anbefales at det på sikt etableres to føringsveier mellom Nedre Eiker og Drammen. Nedre Eiker benytter trådløst nett fra Meru. Dette vedlikeholdes av ansatte i IT-avdelingen. D-IKT benytter en annen type trådløst nett. Det er mulig å opprettholde Nedre Eikers eksisterende løsning med noen forutsetninger, men D-IKT anbefaler at det på sikt foretas en harmonisering for å oppnå stordriftsfordeler, for eksempel i forbindelse med en naturlig utskifting, oppgradering eller utvidelse. Telefoni Den sentrale telefoniløsningen som er skissert i kartleggingen er lik den som allerede er etablert i D-IKTs eierkommuner. I tillegg til denne løsningen antas det at er etablert egne telefoniløsninger på flere lokasjoner i Nedre Eiker. Disse lokale løsningene inkl. linjer videreføres etter en eventuell tilslutning til D-IKT, og kostnader knyttet til disse vil fortsatt ligge hos de aktuelle virksomhetene. D-IKT har en sentral serviceavtale gjeldene for alle eierkommunene. Nedre Eiker kan tiltre denne avtalen, dette vil beregnes inn i eiertilskuddet. Utover dette dekker hver enkelt kommune selv sine kostnader knyttet til endringer i telefoniløsningen, for eksempel ved flytting eller etablering av internnummer. Telefonistøttesystemet Trio forutsettes videreført i Nedre Eiker sammen med den sentrale telefoniløsningen, men ved en eventuell harmonisering av systemet med D-IKTs løsning vil påløpte kostnader bli etterfakturert. Egen etablert løsning i Nedre Eiker for kostnadseffektiv bruk av fast-/mobiltelefoni, GSM gateway, blir evt. videreført i Nedre Eiker, og kostnader knyttet til denne vil fortsatt bli belastes kommunen. Eventuelle endringer i telefoniløsningen kan inngå i den generelle utviklingen skissert i handlingsplan for telefoni i D-IKT-kommunenes ekommune-strategi. 7.2 Klienter Brukerhåndtering Active Directory (AD) er en katalogtjeneste for håndtering av brukere, brukerrettigheter og ressurskontroll. Gjennom AD har man muligheter for å administrere maskiner, kjøre script og tilpasse lokale oppsett. Nedre Eiker har etablert 3 ADer som styrer rettigheter, ett pr administrasjon, helse og elever. D-IKT har ett AD uavhengig hvor bruker har tilhørighet, og tilganger styres på rettigheter definert pr bruker eller PC. Nedre Eikers AD må bygges på nytt slik at det tilpasses standard i D-IKT.

18 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT18 Arbeidsstasjoner Nedre Eiker kommune har ca arbeidsstasjoner i form av bærbare og stasjonære PCer. I tillegg har de i underkant av 400 tynnklienter (terminal som krever sentraliserte serverressurser). Av det totale antall arbeidsstasjoner er ca knyttet til bruk i skolene, fordelt på ca 1250 PCer og 150 tynnklienter. I kartleggingene er det ikke definert hvilke maskiner som er lærermodeller og hvilke som er elevmodeller. Her forutsettes det en fordeling på 40% lærermodeller og 60% elevmodeller på den totale antall maskiner i skolene. Generelt er det et kontinuerlig behov for å bytte ut PCer. I tillegg er det ofte et behov for og et ønske om å øke PC-tettheten, spesielt i skolen. Antatt gjennomsnittelig levetid for en PC er ca 4 år for at PCene skal fungere tilfredsstillende med oppdaterte operativ- og støttesystem og annen funksjonalitet i nye verktøy og systemer. Eldre PCer medfører ofte økt ressursbruk i form av feilretting og tilpasninger. Volum og standardisering er viktig prinsipper for å oppnå stordriftsfordeler og effektiv drift ved bruk av minimale ressurser. Basert på dette har D-IKT fastsatt et begrenset utvalg av standardisert utstyr som kan kjøpes inn av kommunene. Kartleggingen viser at det finnes hele 77 ulike PC-modeller i Nedre Eiker kommune. Dette skaper utfordringer rundt effektiv fjerndrift av maskinparken. For hver PC-modell må det bygges et eget grunnoppsett, dvs. et image. Det krever ca 2 dagsverk å bygge et image pr. modell. I og med at det i Nedre Eiker finnes mange modeller, vil det være en omfattende oppgave å bygge image og tilpasse disse PCene. Ved Røyken kommunes tilslutning til D-IKT ble det fastsatt et prinsipp om å skifte ut alle maskiner hvor det var færre enn 10 stk. av samme modell, uavhengig av alder. Basert på dette, og krav til standardisering for effektiv drift, bør samme prinsipp legges til grunn for Nedre Eiker. En del av utstyret i kommunen er utrangert med hensyn til alder og spesifikasjon, noe som gjør at en evt. overgang til nytt operativsystem, samt kjøring av kontorstøtteprogrammer av nyere dato går tregt. Eldre versjoner av operativsystem fases ut, og gjør det nødvendig å installere nyere versjoner. Som nevnt over er antatt levetid for en PC ca 4 år, og D-IKT vurderer det slik at PCer som er eldre enn dette ved tidspunkt for en eventuell tilslutning må fases ut. Basert på hva som vil være normal utskiftingstakt og kriteriene over er det estimert at Nedre Eiker i et ideelt scenario får kostnader knyttet til utskiftning av PCer i størrelsesorden 4,5 mill. kroner. I dette tallet er det foretatt en beregning basert på antall PCer kjøpt i 2007 og tidligere, og forutsatt en utskiftning til bærbare PCer. Hvis det også blir nødvendig å bytte ut PCer kjøpt i 2008, beløper dette seg i tillegg til ca 3,8 mill. kroner. Mange av arbeidsstasjonene i kommunen er tynnklienter. Det er tatt høyde for at disse skal benyttes videre etter en eventuell tilslutning til D-IKT, men for å drifte disse kreves etablering av egen serverløsning. Løsningen er imidlertid av en annen type enn den som benyttes i D-IKT, slik at her vil det være fornuftig med en utskiftning av utstyr over tid for å redusere kostnader til drift og vedlikehold. Ved utskiftning, for eksempel ved behov for nytt utstyr, anbefaler D-IKT at tynnklienter erstattes med PCer. Dette gjør det også mulig å håndtere lyd- og videofiler, noe erfaringen viser at flere og flere får behov for. Hvis alle tynnklienter erstattes av bærbare PCer vil dette medføre kostnader i størrelsesorden ca 3 mill. kroner. Et tiltak for å sikre forsvarlig drift og vedlikehold av stor en maskinpark, er bruk av standard ladeskap for PCer i skolene. På denne måten kan oppsett av nye maskiner og vedlikehold av eksisterende, f.eks. ved kritiske sikkerhetsoppdateringer, fjernstyres sentralt. Ordningen gjør at et stort antall maskiner kan ivaretas med minimalt av personellressurser, og den har gitt en økt effektivitet med

19 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT19 over 400% i D-IKT. I kartleggingen er det ikke gitt opplysninger om bruk av lignende standard i Nedre Eiker, og det anbefales at en slik ordning innføres. Hvert skap har plass til 30 maskiner og basert på oppgitt antall PCer i skolen er det beregnet et behov på 15 skap á kr mva. Investeringer i PC- /ladeskap vil være på rundt 0,5 mill. kroner, avhengig av hvor mange PCer som kjøpes inn til bruk i skolene. Det poengteres at mye av kostnadene knyttet til investering i nytt utstyr er kostnader som vil komme uavhengig av Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT. Det er også viktig å merke seg at ved å beholde noe av utstyret som er foreslått byttet kan man få dårligere funksjonalitet eller økte kostnader på andre områder. Det er mulig å finne løsninger for enten å redusere kostnadene eller fordele dem over en lengre tidsperiode. Dette er noe som må vurderes og planlegges mer detaljert i etterkant av et eventuelt vedtak om tilslutning. Et element her kan for eksempel være at man kjøper stasjonære PCer istedenfor bærebare PCer. Prisen på en stasjonær PCer vil være omtrent 50% lavere enn prisen for en bærbar PC, og en stasjonær PC kan i mange tilfeller være et mer fornuftig valg. Det kan sannsynligvis også oppnås ekstra gunstige priser på PCer i et implementeringsprosjekt, da leverandørene vurderer dette som en egen case og gir gode rabatter. Det er gitt opplysninger om at flere ansatte har to eller flere arbeidsstasjoner, for eksempel en stasjonær/tynnklient og bærbar. Det vil gi reduserte kostnader å innføre retningslinjer for at ansatte kun har en arbeidsstasjon. De kan for eksempel ha en bærbar som settes i en dockingstasjon på arbeidsplassen. Det er i D-IKT-kommunene innført en egen ordning for fornyelse av PCer i skolen. Ordningen innebærer at det kjøpes inn en PC pr elev i 8. klasse som elevene beholder når de går ut av 10. klasse. Erfaringene viser at en slik ordning gir mindre hærverk på PCene, noe som betyr reduserte vedlikeholdskostnader. Innføring av slike rutiner for systematisk utskiftning av PCer medfører flere og nyere PCer i skolen, uten at totalkostnaden nødvendigvis blir mye høyere enn ved dagens ordninger. Det er etablert egne returordninger for PCer. Innlevering av utrangert utstyr, gir inntekter for kommunene, og er i tillegg miljøvennlig. 7.3 Systemer og løsninger Fagsystemer Kartleggingen viser at Nedre Eiker har flere avvikende systemer i forhold til de systemene som kjøres i D-IKT-kommunene i dag, dette gjelder også for de store, tunge systemene som system for sak/arkiv, økonomi og pleie/omsorg. Innen teknisk/plan er det mange like systemer, og flere mindre systemer er like. Et grunnleggende prinsipp i D-IKT har vært harmonisering av system og løsninger. For å oppnå stordriftsfordeler og gevinster gjennom samarbeid, er det en forutsetning at kommunenes systemer er mest mulig like. For de kommunene som nå er i D-IKT-samarbeidet har dette vært en mindre problemstilling, i og med at de i utgangspunktet hadde mange like systemer.

20 Forprosjekt Nedre Eiker kommunes tilslutning til D-IKT20 Harmoniseringsprinsippet er nedfelt i premissene som ligger til grunn for en tilslutning. Disse premissene er vedtatt av styret i D-IKT. Premissene gir muligheter for at D-IKT kan drifte avvikende systemer for en eller flere av kommunene. I slike situasjoner må imidlertid kommunen selv fullt ut dekke kostnadene. Basert på dette bør det derfor tilstrebes en harmonisering så langt det er mulig og så snart som mulig for eksempel ved nyanskaffelser eller bytte av systemer. Dette kan være avhengig av eksisterende avtaler, økonomi og tilgjengelige ressurser. I en vurdering er det viktig at man tar hensyn til gevinstene ved å benytte samme systemer, de kommunene som velger å kjøre avvikende systemer mister fordeler som samarbeid om utvikling av bruk og rutiner, fordeling av oppgaver f.eks. i forbindelse med oppgraderingsprosjekt og summen av kompetansen i kommunene. Det er ikke hensiktsmessig å legge opp til en harmonisering av fagsystemer i forbindelse med en tilslutning og i et implementeringsprosjekt. Dette vil bli for omfattende, og en harmonisering av de forskjellige systemene må planlegges som selvstendige prosjekter. Exchange Nedre Eiker benytter Exchange D-IKT skal oppgradere til 2010 i løpet av våren. Løsning for hjemmekontor Nedre Eiker benytter i dag Citrix Access Gateway, dette er en løsning som ikke vil blir videreført. Hjemmekontorløsningen fases ut til fordel for D-IKTs løsning Connectra portal. Synkronisering mot mobil Det benyttes mange forskjellige mobiltelefonmodeller i kommunen idag. Support på mobiltelefoner utføres av rammavtaleleverandør. D-IKT anbefaler en standardisering på mobiltelefonmodeller. Virksomhetene bør kunne bestille fra en webportal med begrenset utvalg. Eksisterende mobiltelefoner må tilpasses til D-IKTs løsning for synkronisering mot mobil (mail/kalender), Active Sync. 7.4 Lisenser Dette avsnittet omhandler lisenser knyttet til klienter og Office-lisenser. CAL er en programvarelisens som lar klienter koble seg til serverprogramvare og bruke programvarens tjenester. Nedre Eiker har i dag enkelt-caler uten vedlikehold for servertilgang og bruk av Exchange (mail), fordelt på User (knyttet til en bestemt bruker) og Device (knyttet til den enkelte PC). D-IKT benytter CoreCAL som inkluderer lisens for bruk av Microsoft-produktene Exchange, Server, SCCM og SharePoint, dette gir en kostnadseffektiv drift. Ved en tilslutning må Nedre Eiker også benytte denne lisens-typen. Lisensene kommunen har i dag har en begrensning i forhold til oppgradering, og en investering er nødvendig. Dette er innarbeidet i implementeringsutgiftene, det