SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 100/08

Transkript

1 Sak 100/08 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 100/08 Sakstittel: "POLITIKERSYSTEM" / E-POLITIKER Arkivsaknr: 08/3785 Saksbehandler: RKO/INFO/OHE Odd Hellum K-kode: 064 Saksnummer Utvalg Møtedato 100/08 Økonomi- og administrasjonsutvalget / Kommunestyret Administrasjonens innstilling: 1. Det etableres løsning for elektronisk politikersystem med tilhørende PCer til politikere i tråd med kommunestyrets vedtak og vedtatt strategisk IKT-plan, så snart de tekniske og praktiske forutsetningene for dette er lagt til rette. Dette omfatter bl.a. ytterligere tilrettelegging av kommunens hjemmesider og at skanning av alle saksvedlegg er gjennomført. 2. Løsningen innføres i første fase i økonomi- og administrasjonsutvalget, som vil fungere som pilotutvalg fram til full innføring av løsningen. 3. Innføringen dekkes av fond avsatt til prosjekt PCer til kommunestyrerepresentantene. 4. Etter pilotperioden innføres løsningen for hele kommunestyret. Fullstendig innføring forutsetter ytterligere midler i tillegg til fondet, anslagsvis kr Tidligere behandlinger: Side 1 av 40

2 Sak 100/08 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 08/3785 Sakstittel: "POLITIKERSYSTEM" / E-POLITIKER K-kode: 064 Saksbehandler: Odd Hellum / Roy Allan Hansen Innstilling: 1. Det etableres løsning for elektronisk politikersystem med tilhørende PCer til politikere i tråd med kommunestyrets vedtak og vedtatt strategisk IKT-plan, så snart de tekniske og praktiske forutsetningene for dette er lagt til rette. Dette omfatter bl.a. ytterligere tilrettelegging av kommunens hjemmesider og at skanning av alle saksvedlegg er gjennomført. 2. Løsningen innføres i første fase i økonomi- og administrasjonsutvalget, som vil fungere som pilotutvalg fram til full innføring av løsningen. 3. Innføringen dekkes av fond avsatt til prosjekt PCer til kommunestyrerepresentantene. 4. Etter pilotperioden innføres løsningen for hele kommunestyret. Fullstendig innføring forutsetter ytterligere midler i tillegg til fondet, anslagsvis kr For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Saken følger opp vedtatt forslag i kommunestyret for innføring av system for fullelektroniske politikere, e-politikere. Vedlegg: Ingen. Saksutredning: Bakgrunn for saken: Økonomi- og administrasjonsutvalget og kommunestyret har i følgende saker vedtatt føringer for innføring av et IKT-basert politikersystem/e-politiker : a) I Ø/A-sak 41/08 "Strategisk IKT-plan for Sørum kommune med handlingsplan for 2008", ble det vedtatt "Forprosjekt PCer til kommunestyrerepresentantene, fond kr ". b) I kommunestyresak 33/08 "Handlingsprogram med økonomiplan " ble det vedtatt bl.a. følgende: Nytt punkt under fokusområder servicesenteret: IKT-basert politikersystem. Det er m.a.o. ingen særlig tvil: Oppstart av forprosjekt for etablering av elektronisk politikersystem med tilhørende PCer til politikere hviler på solid politisk fundament. Som en oppstart av forprosjekt for etablering av elektronisk politikersystem har en gruppe bestående av ordfører, Ø/A-medlem Odd Sars-Olsen, leder servicesenteret Helga Soldal, IKT-konsulent Toril Molde og politisk sekretær Odd Hellum vært på et studiebesøk i Arendal kommune og fått demonstrert Side 2 av 40

3 Sak 100/08 og blitt orientert om deres løsning for IKT-basert politikersystem. I tillegg til Arendal er det en rekke andre, og et stadig økende antall kommuner og fylkeskommuner som har tilsvarende systemer. Økonomi- og administrasjonsutvalget ble gitt en orientering om slike løsninger i sitt møte Ø/A ba da om at politikersystemløsningen fremmes som egen sak. Saksopplysninger: Et elektronisk politikersystem handler i hovedsak om bruk av informasjonsteknologi for å bedre de politiske beslutningsprosessene. En konsekvens av dette er at politikerne blir papirløse de jobber med saksdokumentene elektronisk. Et elektronisk politikersystem er imidlertid ikke et standardprodukt, det vil si at funksjonaliteten i de ulike systemer varierer forholdsvis mye. De kommunene som har på plass et slikt system har derfor svært varierende kvalitet og funksjonalitet i sine systemer. Arendal og Kristiansand kommuner har hatt én type løsning på plass et par år, mens Bergen kommune nylig har realisert et mer omfattende system. En del av diskusjonen i disse kommunene har vært på det teknologiske nivået (type bærbar datamaskin, utfordringer med å tilrettelegge hjemmesiden), noe på det administrative nivået (skanning av saksdokumenter, kompensasjonsordninger), mens forholdsvis lite har vært på kvaliteten rundt beslutningsnivået (hvordan påvirker løsningen beslutningsgrunnlaget, hvordan er det å lese omfattende saksdokumenter på skjerm). I dag skjer en stadig større grad av den administrative saksbehandlingen elektronisk. I løpet av neste år skal administrasjonen fortsette å realisere helelektronisk arkiv da vil hele informasjonsflyten skje elektronisk. Lite er imidlertid gjort rundt de politiske beslutningsprosessene. Politikerne mottar fortsatt alle saksdokumenter på papir. Det virker ikke konsistent i forhold til måten saksbehandlerne jobber på. Dokumentproduksjonen til det politiske nivået er i tillegg omfattende, og dermed er det nærliggende å anta betydelige økonomiske og miljømessige besparelser. Denne saksutredningen fokuserer på å få fram de vesentlige forholdene rundt hva som ligger i dette konseptet, sett både i forhold til prosessendringene og til de økonomiske forholdene. En e-politikers hverdag Politikerne får utdelt hver sin bærbare datamaskin, med tekstbehandlingsprogram, antivirus og annen nødvendig programvare. Datamaskinene som anbefales til dette formålet er såkalte tablet-pc. Det er en bærbar datamaskin med ekstra funksjonalitet; man kan vende skjermen rundt og legge den ned slik at den fungerer som en notatblokk der man kan lese dokumenter, og med en elektronisk penn gjøre notater og understrekinger. En tablet-pc kan også tolke håndskrift og gjøre den om til maskinskrift dermed trenger man strengt tatt ikke tastatur for å eksempelvis sende e-post. Tatstatur følger imidlertid med, og kan brukes når man ønsker det. Når administrasjonen har klargjort saklista og sakspapirene og disse er lagt ut på kommunens internettsider, sendes en melding (på SMS eller e-post) til politikerne i det aktuelle utvalget, som da kan laste ned dokumentene til sine egne datamaskiner fra kommunens hjemmeside. Politikerne jobber så lokalt med dokumentene og saksforbereder seg. Notater kan gjøres direkte i dokumentene på skjermen med en elektronisk penn. Politikerne kan kommunisere gjennom e-post eller andre kanaler. På møtedagen tar politikeren med seg datamaskinen i møterommet og henter på denne fram sakspapirene med tilhørende notater. Prosjektor kan benyttes i kommunestyresalen for å hente fram sakene på storskjerm. Som det framkommer, vil ikke dokumentene lenger trykkes opp, men tilgjengeliggjøres elektronisk. Unntaket er i første omgang B-saker (saker som er unntatt fra offentlighet) disse må fortsatt sendes ut som papir. Politikerne får dermed en mer aktiv rolle med selv å hente ut nødvendige dokumenter. Side 3 av 40

4 Sak 100/08 Forutsetninger for et slikt e-politikersystem: Politikerne vil ikke få utlevert skriver eller skriverpapir tanken og poenget er at alt skal skje elektronisk. Politikerne må ha en vanlig internettforbindelse slik at de når hjemmesiden til Sørum kommune, og kan laste ned dokumentene. Politikerne må være tilgjengelig på mobil (SMS) eller e-post slik at de blir varslet når dokumentene er klar for nedlastning. Politikerne må forholde seg til at de får en egen e-postadresse og bruke denne aktivt. Informasjon fra administrasjonen vil kunne bli sendt til denne adressen. Innbyggere kan også ta kontakt mot denne adressen. Administrasjonen må skanne inn alle vedlegg slik at de er tilgjengelig for nedlastning. Administrasjonen må tilrettelegge for løsningen på hjemmesiden. Politikerne må opparbeide seg nødvendig kompetanse slik at de er i stand til å ivareta sitt verv innenfor disse rammene; administrasjonen har ikke pr. d.d. noen brukerstøtte (helpdesk) utenom ordinær dagarbeidstid. Gjennomføringen av møtene må redesignes og utvikles med tanke på at all forberedelse, notater og presentasjoner skjer elektronisk. Spin-offeffekt innbyggerfokus: I et e-demokratiperspektiv er det viktig at innbyggerne på samme måte som politikerne får tilgang til sakspapirene på hjemmesiden. Det gir større mulighet til å påvirke beslutningsprosessene og skape debatter. Det blir lettere å kontakte politikerne all den tid de alle står oppført med en e-postadresse. Politikersystemet kan tenkes utvidet til å bli en lokaldemokratisk arena for offentlig debatt, hvor innbyggere, næringsliv og politikere kan samles til diskusjoner. Til gjennomtenkning, må avklares: Er dette noe du som politiker vil gå for? Vil du forplikte deg selv med hensyn til opplæring og gjennomføring? Vil du være en misjonær i egen partigruppe og bidra til 100 % forankring? Har du et realistisk nivå på forventningene til brukerstøtte? Tilrettelegging av lokaler Det gjenstår en del praktiske utfordringer, blant annet i forbindelse med trådløst nettverk og strømtilførsel i møtelokalet. Når alle kommunestyrerepresentantene skal ha egen bærbar datamaskin med i kommunestyremøtet, blir det mange strømkabler liggende på gulvet. I tillegg er det ønskelig å ha fleksible løsninger i kommunestyresalen, slik at man enkelt kan rydde plass og omrokkere på stolene/bordene til annen type bruk av rommet (utfordrer faste installasjonsløsninger for strøm). Det vil være for usikkert å basere seg på batteridrift i møtene. Innfasingsplan For å høste noen erfaringer er det ønskelig å starte opp med et mindre utvalg, økonomi- og administrasjonsutvalget (Ø/A). Utvalget vil fungere som pilot, og man kan avdekke og rette eventuelle svakheter før dette rulles ut til alle politikerne. Når det gjelder utviklingen av et politikersystem, kan man tenke seg to faser: 1. Saksdokumenter tilgjengeliggjøres elektronisk, og politikerne laster ned dokumentene på egne bærbare datamaskiner. Administrasjonen og politikerne opparbeider seg nødvendig kompetanse i bruk av systemet før man ser på videreutvikling. Side 4 av 40

5 Sak 100/08 2. Politikersystemet utvikles i dialog med politikernes behov og ønsker; det kan være lukkede rom for utvalgsdialoger, grupperingsdialoger og lagringsplass for felles notater. Dette kan bli et utviklingsløp dersom ytterligere funksjonalitet er ønskelig. Nytteverdien av en fase 2 bør vurderes nøye før man eventuelt går i gang med forarbeider til den. I en gjestekommentar fra professor Eli Skogerbø i bilag til Kommunal Rapport nr. 41/07 (artikkelen Det vanskelige e-demokratiet ) finner vi følgende klare budskap: Felles for debattfora på nettstedene til norske kommuner, er at de ikke fungerer. De blir ikke brukt, verken av befolkningen eller politikerne, de som legger inn noe får ikke svar, og innleggene er ofte uegnet for kommunalpolitiske organer. Det er mulig å starte forholdsvis raskt med innkjøp av utstyr til Ø/A, slik at man får kommet i gang. Den største umiddelbare utfordringen er tilrettelegging av saksdokumenter med vedlegg på hjemmesiden administrasjonen jobber for tiden med videreutvikling av hjemmesiden, og dette kan ta noe tid. Her vil det sannsynligvis måtte bli en overgangsordning fram til hjemmesiden er fullstendig utviklet og tilpasset et e-politikersystem. Forhold til gjeldende vedtak: Føringer er gitt og midler stilt til disposisjon i følgende saker, se innledningen under Bakgrunn for saken : Ø/A-sak 41/08. Kommunestyresak 33/08. Økonomiske konsekvenser: I utgangspunktet har kommunestyret vedtatt at prosjekt e-politiker skal omfatte alle kommunestyrerepresentantene. Men siden de aller fleste representantene i tillegg sitter i innstillingsutvalgene, bør det vurderes om systemet også skal favne om de gjenstående utvalgsrepresentantene. Samlet sett vil det i så fall være behov for å utruste ca. 42 faste kommunestyre- og innstillingsutvalgsrepresentanter. Tabellene under viser økonomien for å utruste kommunestyret i ordningen, mens kolonnen Alle også omfatter innstillingsutvalgene. Investeringer (fra fond): Enhet Kom.styret Alle Tablet-PC Tablet-PC ekstra (for vara) Lisenser Tilrettelegging av strøm Tilrettelegging av hjemmesiden Andre tilretteleggingskostnader Sum Investeringene relaterer seg til innkjøp av datamaskiner, tilrettelegging av hjemmesiden og tilleggskostnader (lisenser og drift). Utskiftningstakten på datamaskinen bør settes til fire år slik at den følger kommunestyreperioden. (Utfordringen på kort sikt er selvfølgelig at neste kommunestyrevalg er allerede om tre år). Det må besluttes hvordan slike periodiske innkjøp skal finansieres. Enten må man i økonomiplanen ta høyde for periodiske innkjøp, eller så kan man inngå en leasingavtale. Fordelen med en leasingavtale er at da ligger alt innkjøp i driftsrammen slik at det ikke er behov for ytterligere tilleggsfinansieringer. Årlige driftsutgifter: Side 5 av 40

6 Sak 100/08 Enhet Kom.styret Alle Tablet-PC vedlikehold og support Lisenser (Microsoft Office) Andre driftsutgifter Sum Vedlikehold og support er løst priset, det kan omfatte elementer som nye strømforsyninger, administrativ belastning osv. Det legges ikke til rette for noe apparat utenom ordinær dagarbeidstid. I tillegg kommer eventuelle utgifter til leasing av bærbare PCer (anslått til ca kr pr år). Årlige driftsbesparelser: Enhet Kom.styret Alle Redusert papirbruk Redusert kopiering Sum Som det fremkommer, oppnås vesentlig større besparelse dersom alle innstillingsutvalgene innlemmes i løsningen. Det er i handlingsplanen for den vedtatte IKT-strategiplanen satt av 0,6 millioner kr til dette prosjektet. Som det framkommer av saksutredningen, er ikke dette tilstrekkelig til å realisere et fullstendig prosjekt. Her kan tenkes flere tilnærminger: Politikersystemet begrenses til kun kommunestyret. Det gir lavere investering, men uheldige konsekvenser i forhold til møtebehandling i øvrige innstillingsutvalg (de fleste sitter med bærbar PC, de øvrige ikke), samt at papiropptrykket ikke reduseres vesentlig. Det kjøpes inn ordinære bærbare PCer ikke tablet PCer. Det gir en lavere investering, men man mister da merverdien tablets gir av funksjonalitet. Politikersystemet begrenses til Ø/A. Det må gjennomføres en tilleggsbevilgning som sikrer full prosjektrealisering. Det understrekes at en del av de kalkulerte utgiftene og besparelsene foreløpig er vanskelig å anslå mer nøyaktig enn de tallene vi opererer med i tabellene ovenfor. Bærekraftig utvikling: Et viktig element med en slik ordning er de miljømessige forholdene. Det er anslått at årlig papiropptrykk til kommunens politiske utvalg er på papirer. En slik papirmengde tilsvarer ca 70 trær og ca liter vann hvert eneste år. Innkjøp av nye datamaskiner gjøres i tråd med Grønn IT, det vil si at produksjonen av maskinene tar hensyn til miljøet (produksjon og deponering). I tillegg kommer andre ikke-tallfestede besparelser, blant annet utkjøring av politikerpost. Budbilsjåføren og arbeids- og aktivitetssenteret kjører rundt i kommunen to ganger i uka med post til de faste medlemmene i utvalgene. Å erstatte denne kjøringen med fullelektroniske løsninger gir administrativ arbeidsbesparelse og redusert miljøbelastning. Bemanningskonsekvenser: Politikersystemet vil endre på administrasjonens arbeidsoppgaver. Side 6 av 40

7 Sak 100/08 For det første blir det redusert behov for utkjøring av politikerpost, og for det andre reduseres arbeidet med trykking, pakking og utsendelse. På den andre siden vil skanning av vedlegg ta mer tid, samt brukerstøtte/support og videreutvikling av løsningen. Det er usikkert hvordan dette samlet sett vil endre arbeidsbelastningen til administrasjonen. Vurdering: Innføringen av et slikt elektronisk politikersystem innebærer en del risikofaktorer og usikkerhetsmomenter. Det vil være en fordel å starte med en første fase for en mindre gruppe. I første omgang bør derfor prosjektet omfatte økonomi- og administrasjonsutvalget. En slik fase bør blant annet avdekke: Hvorvidt de politiske utvalgene vil være komfortable med denne arbeidsformen, og at alle aktuelle politikere har den nødvendige kompetansen i bruk av maskin- og programvaren. Hvilke praktiske tilrettelegginger som må gjøres før utvalgsmøtene, og hvordan bruk av PC endrer selve møtegjennomføringen. Hvordan administrasjonen kan tilrettelegge for saksdokumenter på en optimal måte for utvalgene. Valg av tablet-pc blir det valgt riktig løsning? Behov for support og vedlikehold. Vi avslutter med utdrag fra en artikkel skrevet av Jørn Wad i IT-avisen Business nr , hvor varaordfører Freddy Hoffmann i Drammen kommune gir til kjenne sitt syn på deres e-politikerløsning: - Jeg har sagt at jeg helst ikke vil se et eneste papir, om det kan unngås. Det føles som om de aller fleste er fornøyd med at alle saksdokumenter nå er tilgjengelig elektronisk. Men noen hadde kanskje en terskel de måtte passere rent teknisk. Varaordfører Freddy Hoffmann i Drammen kommune er svært fornøyd med at kommunen er blant de første i landet som har innført elektronisk tilgjengelighet av alle sakspapirer. Dette gjelder også de såkalte vedleggene, som det kan være ganske mange av i den kommunale saksbehandlingen. Videre i samme artikkel kan vi lese: Både bystyrets medlemmer og kontrollutvalget i kommunen har nå bærbare datamaskiner i stedet for hauger med dokumenter med seg på møtene. Og de fleste er svært fornøyd med ordningen. Men langt fra alle. Fra flere hold har det i den siste tiden kommet kritikk mot at ikke også vararepresentantene er med i denne ordningen. Dette vil på sikt kunne bli en trussel for rekrutteringen til politisk arbeide, og dermed også for demokratiet, blir det sagt. For dersom du ikke har tilgang til all denne dataherlighet som de fleste faste representantene har, da vil du sakke akterut. Utskrift av saken til: Leder informasjons- og dokumentasjonsavdelingen Politisk sekretær Økonomisjefen Sørumsand, den Seksjonsleder: Helga Soldal Side 7 av 40

8 Sak 101/08 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 101/08 Sakstittel: FORPROSJEKT NORDLI BARNEHAGE Arkivsaknr: 08/3896 Saksbehandler: BHG/BHG/MNICO Mona Nicolaysen K-kode: A10 Saksnummer Utvalg Møtedato 29/08 Oppvekstutvalget /08 Økonomi- og administrasjonsutvalget / Kommunestyret Administrasjonens innstilling: 1. Hovedbygningen på Nordli rives, og det bygges et nytt identisk bygg. 2. Det bygges en ny bygning i tilknytning til hovedbygningen med redusert areal i forhold til tegninger i forprosjektet. 3. Det startes et nytt forprosjekt. Finansiering av Nordli barnehage fremmes som egen sak når nytt forprosjekt foreligger. Tidligere behandlinger: Side 8 av 40

9 Sak 101/08 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 08/3896 Sakstittel: NYTT FORPROSJEKT NORDLI BARNEHAGE K-kode: A10 Saksbehandler: Mona Nicolaysen Innstilling: 1. Hovedbygningen på Nordli rives, og det bygges et nytt identisk bygg. 2. Det bygges en ny bygning i tilknytning til hovedbygningen med redusert areal i forhold til tegninger i forprosjektet. 3. Det startes et nytt forprosjekt. Finansiering av Nordli barnehage fremmes som egen sak når nytt forprosjekt foreligger. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. For å nå målet om full barnehagedekning vedtok kommunestyret i sak om lokalisering av barnehage i Sørum skolekrets, å gjennomføre et forprosjekt basert på rehabilitering av hovedbygningen på Nordli til barnehage og i tillegg bygge et nytt bygg i tilknytning til hovedbygningen. Vedlegg: 1. Vedtak i kommunestyrets sak 70/07: Ny barnehage i midtbygda valg av lokalisering. 2. Kostnadskalkyle forprosjekt fra Planforum arkitekter AS. 3. Tegninger Forprosjekt 4. Notat fra Stormorken og Hamre AS: Kort redegjørelse for tiltak angitt i forprosjektet med kostnadskalkyle. 5. Kostnadskalkyle ved alternativt bygging av replika (ny identisk hovedbygning) 6. Nytt skisseutkast med replika med redusert areal på tilbygg. Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Kommunestyresak 4/06: Forprosjekt Nordli barnehage. Kommunestyresak 70/07: Ny barnehage i midtbygda valg av lokalisering. Tilstandsrapport over Nordli barnehage Ing/tømrermester Morten Johan Landmark Saksutredning: Bakgrunn for saken: I henhold til kommunestyrets vedtak i sak 70/07: Ny barnehage i midtbygda valg av lokalisering, foreligger nå forprosjektet for Nordli barnehage med finansiering. Grunnet en betydelig økning i kostnadsrammen ønsker ikke rådmannen å fremme saken om endelig finansiering nå, men foreslår et nytt forprosjekt. Saksopplysninger: Side 9 av 40

10 Sak 101/08 I prosessen med valg av lokalisering av ny barnehage i Sørum skolekrets, har området Nordli hele tiden vært et aktuelt alternativ. Følgende alternativer har vært utredet for dette området: Beholde hovedbygningen som den var og bygge et nytt frittstående bygg på eiendommen. Se på mulighetene for å rive sidebygningen. Ikke benytte hovedbygningen, men bygge et nytt bygg på eiendommen som dekker behovet for plasser i kretsen. Kommunestyrets vedtak i sak 70/07: Ny barnehage i midtbygda, valg av lokalisering: o Hovedbygningen rehabiliteres og brukes til barnehage og det bygges et nytt bygg i tillegg. o Hovedbygningen og den nye tilknyttede bygningen skal til sammen gi plass til en barnehage med 120 barn. o Den eksisterende sidebygningen omfattes ikke av barnehageløsningen. Forprosjekt i henhold til kommunestyrets vedtak i sak 70/07. Prosjektgruppa har bestått av: SK Eiendom: Isabel von Klitzing og Odd Arne Valberg i Klitzings permisjonsperiode. Nordli barnehage: Lillian Nybråten, styrer. Seksjonsleder barnehage: Mona Nicolaysen Barnehagen har også hatt en brukergruppe hvor ledere og verneombud har vært representert. Valg av arkitektfirma: Etter utlysning på Doffin ble firmaet Planforum Arkitekter AS som eneste interessent valgt. Utfordringer og vurderinger underveis: Hovedbygningens tilstand: Sørum kommunale eiendomsselskap har hele tiden vært klar over at det var stor usikkerhet knyttet til hovedbygningens tilstand. I tilknytning til saken om valg av barnehagens lokalisering, fulgte en tilstandsrapport over hovedbygningen så langt dette var mulig å fastslå før vedtak om forprosjekt var fattet. Tilstandsrapporten konkluderte med at bygget var i dårlig forfatning, og at det var mange usikkerhetsmomenter knyttet til struktur/statistikk, råte og vernekrav fra bevaringsmyndigheter. Verneinteresser: Både hoved- og sidebygning er av verneverdig interesse. Sørum kommune og arkitetktfirmaet har hatt flere møter med fylkeskommunen for å avklare vernemyndighetenes vurderinger knyttet til bevaring av bygg og området i sin helhet. Vernemyndighetene har hatt følgende anbefalinger: Dersom hovedbygningen skal rehabiliteres og brukes som barnehage, må bygningen ikke endres utvendig. Eventuelle nybygg må plasseres slik at hovedbygningen ikke domineres. Nybygg bør plasseres slik at tunet som det opprinnelig framsto, forsterkes. Det nye bygget må gjerne fremstå som en låve og helst ikke henge sammen med hovedbygningen. Sørum kommunale eiendomsselskap KF mottok forprosjektet for Nordli med beskrivelse og kontoplan fra firmaet Planforum Arkitekter. Prosjektets kostnadsramme var økt med i underkant av 40 millioner kroner, i forhold til kostnadsoverslaget estimert i kommunestyrets sak 70/07 på i underkant av 60 millioner kroner. Forprosjektets kostnadsramme: Full utbygging kr Rehabilitering av eksisterende bygg kr Nybygg kr Side 10 av 40

11 Sak 101/08 Vedlegg nr. 2: Kostnadskalkyle Forprosjekt, Planforun arkitekter AS Begrunnelser for økt kostnadsramme. Hovedbygningens tilstand: Etter gjennomføring av en detaljert tilstandsanalyse av hovedbygningen viser det seg at bygningen er i svært dårlig tilstand og at det blir lite igjen av den opprinnelige bygningen. Arealutnyttelse: Underveis i prosjektet har det vært forsøkt mange løsninger for å få til en mest mulig effektiv arealbruk i hovedbygningen. Til tross for dette har arealet i det ferdige prosjektet økt med ca. 300 m2 i forhold til opprinnelig romprogram. Økning i areal skyldes: Begrensninger i hovedbygningen som gjør at arealet ikke kan utnyttes effektivt. Verken eksisterende kjeller eller loftsetasje kan benyttes. Anbefalinger fra vernemyndigheter om å forsterke tunløsningen og sikre at nye bygg underkaster seg hovedbygningen. Brukernes ønske om at bygningene henger sammen for å sikre en god og hensiktsmessig drift av barnehagen. Vedlegg nr. 4: RIB-Notat -02, Stormorken og Hamre AS. Kort redegjørelse for tiltak i forprosjektet med kostnadsanalyse. Forlengelse av forprosjektet: Nordli barnehage har en flott beliggenhet og et unikt uteområde. Det ferdige forprosjektet, slik det ligger med rehabilitering av hovedbygningen og med to nye bygg, tilfredsstiller vernemyndighetenes anbefalinger knyttet til verneinteressene. Plasseringen av nybyggene i forhold til hovedbygningen gir også muligheter til en god drift av barnehagen, selv om arealet er vesentlig større enn det opprinnelige romprogrammet. Rådmannen finner det imidlertid ikke samfunnsøkonomisk forsvarlig å foreslå å bygge en barnehage til 120 barn til nærmere 100 mill. kroner. Planforum arkitekter AS ble derfor forespurt om å beregne kostnader knyttet til: Riving av hovedbygningen Bygge en replika av hovedbygget (et utvendig identisk likt bygg) Redusere arealet på nybygget Kostnadskalkyle ved alternativ bygging av replika med samme areal på nybygget: Full utbygging kr Nybygg kr (samme kostnad som ved rehabilitering av hovedbygningen, se begrunnelse nedenfor) Replika kr Vedlegg nr. 5: Kostnadskalkyle ved alternativt bygging av replika. (anslagsvis oversikt, ikke samme kvalitet som kalkyle for Forprosjektet) Det er ikke mulig å anslå hvor mye det nye tilbygget vil kunne reduseres ved at hovedbygningen rives og bygges opp som et identisk bygg, før ny plan foreligger og alle arealer kan sees under ett. I rapporten pekes det på at dersom det er mulig å ta i bruk loftet til personalavdeling, er dette 150m2 grunnflate som kan utnyttes. Arealet i tilbygget kan derved reduseres tilsvarende, noe som kan gi en besparelse i kostnadsrammen på 4-5 mill. kroner. Side 11 av 40

12 Sak 101/08 Tilbygget vil kunne løses på ett plan og en får en optimal kontroll på bygningstekniske og bygningstekniske løsninger. Dette må imidlertid utredes nærmere ved en eventuell fortsettelse av forprosjektet. Driften av barnehagen vil være tjent med at hovedbygningen rives og bygges opp på nytt. Mindre areal vil gi muligheter for et enda tettere samarbeid mellom basene og effektivisere driften, samtidig som driftskostnader som husleie, oppvarming og renhold reduseres. Å utnytte loftsetasjen til perosonalavdeling er fullt mulig. Sørum kommune har hatt møte med Fylkeskommunen hvor tanken om å rive hovedbygningen og erstatte den med et identisk bygg ble presentert. Fylkeskommunen vil gi sin vurdering av en slik løsning innen Forhold til eksisterende plandokumenter: Handlingsplan med økonomiplan Forhold til gjeldende vedtak: Vedtak i kommunestyrets sak 70/07: Ny barnehage i midtbygda valg av lokalisering. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Vil fremmes i egen sak når nytt forprosjekt foreligger. Drift, vedlikehold: Vil fremmes i egen sak når nytt forprosjekt foreligger. Bærekraftig utvikling: Barnehagen vil i henhold til Sørum kommunes prognoser frem til år 2020 kunne dekke behovet for barnehageplasser i Sørum skolekrets. Barnehagen er planlagt med en spesialavdeling som vil kunne gi et godt tilbud til barn med sterkt nedsatt funksjonsevne. Bemanningskonsekvenser: Vil kreve nye stillinger i henhold til barnehageloven. Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? nei Alternative løsninger: Det er mulig å gå tilbake å se på alternativet å bygge barnehage ved Sørum skole. Dette vil imidlertid kunne utsette byggingen av barnehagen ytterligere. Fra 1. januar 2009 vil retten til barnehageplass være gjeldende. Ny Nordli barnehage er med i kommunens beregninger for å kunne innfri dette krave. Alle tomter i Sørum skolekrets som er vurdert tidligere er ikke funnet egnet til barnehagetomter, enten på grunn av kvikkleire eller beliggenhet eller begge deler. Vurdering: Ny barnehage i Sørum skolekrets har vært en lang, vanskelig og tidkrevende prosess. Det er av stor betydning både for brukerne, personalet i barnehagen og den varslede retten til barnehageplass fra 2009 at den videre planprosessen blir så kort som mulig. Planforum Arkitekter har bekreftet at et nytt forprosjekt for Nordli barnehage i henhold til sakens innstilling vil kunne gjennomføres på 3 måneder. Side 12 av 40

13 Sak 101/08 Rådmannens vurdering er derfor at et nytt forprosjekt knyttet til Nordli barnehage er det eneste alternative slik saken fremstår i dag. Utskrift av saken til: Samarbeidsutvalget ved Nordli barnehage Sørumsand, den Seksjonsleder: Mona Nicolaysen Side 13 av 40

14 Sak 102/08 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 102/08 Sakstittel: VIRKSOMHETSOVERDRAGELSE AV A/L SENNERUD BARNEHAGE Arkivsaknr: 08/4156 Saksbehandler: BHG/BHG/MNICO Mona Nicolaysen K-kode: A10 Saksnummer Utvalg Møtedato 30/08 Oppvekstutvalget /08 Økonomi- og administrasjonsutvalget / Kommunestyret Administrasjonens innstilling: 1. Kjøpet av Sennerud barnehage realiseres innenfor en kostnadsramme på 6 millioner kroner, som lånefinansieres av Sørum kommunale eiendomsselskap KF. 2. Sørum kommune overtar virksomheten i Sennerud barnehage. Virksomhetsoverdragelsen gjøres gjeldende fra Tidligere behandlinger: Side 14 av 40

15 Sak 102/08 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 08/4101 Sakstittel: VIRKSOMHETSOVERDRAGELSE AV A/L SENNERUD BARNEHAGE K-kode: A10 Saksbehandler: Mona Nicolaysen Innstilling: 1. Kjøpet av Sennerud barnehage realiseres innenfor en kostnadsramme på 6 millioner kroner, som lånefinansieres av Sørum kommunale eiendomsselskap KF. 2. Sørum kommune overtar virksomheten i Sennerud barnehage. Virksomhetsoverdragelsen gjøres gjeldende fra For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Styret i A/L Sennerud barnehage ønsker å skifte eierform og ønsker Sørum kommune som eier og drifter av barnehagen. Vedlegg: 1. Forslag til kjøpsavtale 2. Sennerud barnehage: Bygningsmessige tiltak 3. Sennerud barnehage: Uteområde, investeringer og oppgradering 4. Sennerud barnehage: Inventar og utstyr 5. SK Eiendom: Budsjettering av vedlikehold- og moderniseringstiltak Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Sennerud barnehage: Styrevedtak sak 04/08: Endring av eierform Sørum kommunestyre, sak 43/08: Overtagelse A/L Sennerud barnehage Saksutredning: Bakgrunn for saken: Styret i A/L Sennerud barnehage ønsker å skifte eierform, og ønsker Sørum kommune som eier og drifter av barnehagen. Rådmann har i henhold til kommunestyrets vedtak i sak 43/08: Overtagelse A/L Sennerud barnehage, gjennomført de nødvendige forhandlinger knyttet til overdragelsen. Drøftingene har vært ført i forhold til kjøp av eiendommen og overdragelse av personalet. Saksopplysninger: Sennerud barnehage A/L ble åpnet i 1990 og har hele tiden vært drevet som andelslagsbarnehage, det vil si at det er foreldrene som eier og driver barnehagen. Barnehagen ligger på Sørumsand med adresse Orderudveien 20. Barnehagen har tre avdelinger med til sammen 45 barn i alderen 0-6 år. Barnehagen har 11 ansatte. Side 15 av 40

16 Sak 102/08 Styret i Sennerud barnehage ønsket å endre eierform og kontaktet ulike barnehagedriftere som bakgrunn for et mulig eierskifte. Sørum kommune deltok på et informasjonsmøte for ansatte og andelseiere hvor det ble redegjort for hva det vil si å bli en kommunal barnehage. Styret i Sennerud barnehage fattet følgende vedtak: Styret går enstemmig inn for å velge Sørum kommune som fremtidig samarbeidspartner, og at barnehagen skal bli kommunal. Styret stiller seg dermed helt bak de ansattes synspunkter og ønsker. Sørum kommunestyre vedtok i sak 43/08 å gi rådmannen fullmakt til å starte forhandlinger om overtagelse av barnehagen. Virksomhetsoverdragelse i henhold til Arbeidsmiljølovens kapittel 16: Sørum kommune har brukt advokatfirmaet Mageli i overdragelsesprosessen for å sikre vurderingen av de ansattes rettigheter og andre kontraktsmessige forhold. I henhold til reglene i arbeidsmiljølovens kapittel 16, er det en virksomhetsoverdragelse i lovens forstand dersom det foreligger en overdragelse av en virksomhet fra en arbeidsgiver til en annen. Det er også et vilkår at virksomheten har vært en selvstendig enhet som beholder sin identitet etter overføringen. Sørum kommune legger arbeidsmiljølovens kap.16 til grunn for at det her dreier seg om en virksomhetsoverdragelse med følgende begrunnelse: Sørum kommune skal overta hele virksomheten De ansatte skal fortsette sitt arbeid som før, men skifter arbeidsgiver fra barnehagens andelslag til kommunen Virksomheten skal fortsette på samme sted i samme lokaler og med samme type innhold som tidligere. Reglene i arbeidsmiljøloven vil komme til anvendelse til beskyttelse av arbeidstakernes rettigheter. Det har vært gjennomført drøftingsmøter mellom Sørum kommune, tillitsvalgte og styreleder i Sennerud barnehage knyttet til ansattes rettigheter ved overdragelsen. Protokoll fra drøftingsmøte mellom partene ble undertegnet Det føres egne drøftinger for styrer. Drøftingene er planlagt avsluttet i løpet av 1. halvdel av november. Kjøpskontrakt: Det har vært avholdt møter mellom Sørum kommune, styreleder og leder for foreldrenes arbeidsutvalg i Sennerud barnehage for gjensidig å drøfte Sørum kommunes forslag til salgskontrakt. Kjøpesummen foreslås fastsatt til kr Beløpet dekker barnehagens langsiktige og kortsiktige lånegjeld, herunder tilbakebetaling av foreldrenes andeler. Dersom beløpet skulle vise seg ikke å dekke tilbakebetaling av andelsinnskudd, vil dette beløpet måtte økes noe. Utifra foreliggende dokumenter er det ikke noe som tyder på at dette vil bli aktuelt. Andelslaget Sennerud barnehage vil etter salget bli oppløst og andelseierne vil få tilbakeført sine innskudd. Eventuelle midler utover dette skal overføres Sørum kommune og avsettes til bruk i Sennerud barnehage. Barnehagen har i forbindelse med overdragelsen presentert tre ulike dokumenter som beskriver behov for utbedringer av bygning, utelekeplass og inventar/utstyr: Bygningsmessige tiltak beskrevet i vedlegg nr. 2. Uteområder- investeringer og oppgradering. Vedlegg nr. 3. Inventar/utstyr og personalpolitiske tiltak. Vedlegg nr. 4. Sørum kommunale eiendomsselskap KF har på bakgrunn av disse dokumentene og som en mulig fremtidig eier hatt en grundig gjennomgang av bygningen og uteområdet. Vedlegg nr. 5: SK eiendom: Nødvendige tiltak med kostnadsoversikt - Budsjettering av vedlikeholdog moderniseringstiltak. På bakgrunn av dette foreslås det i salgskontrakten å sette av kr til nødvendige oppgraderinger og vedlikehold av eiendommen og bygningene som står på denne. I tillegg avsettes kr Side 16 av 40

17 Sak 102/ til dokumentavgifter og advokatkostnader. Ytterligere forhold knyttet til kjøp av eiendommen er omtalt i kjøpskontrakten. Husleieberegninger: Husleie Sum av Total Seksjon Hovedpost 2 Totalt SK Eiendom Husleie Totalt SK Eiendom Barnehageseksjonen Drift Energi Kommunale avgifter Renhold Vedlikehold Totalt Barnehageseksjonen Totalt Forhold til gjeldende vedtak: Sørum kommunestyrets vedtak i sak 43/08: Overtagelse Sennerud barnehage A/L. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Kr som lånefinansieres av Sørum kommunale eiendomsselskap KF. Drift, vedlikehold: Barnehagens ordinære driftsutgifter med de endringer som kommunal overtagelse medfører. Dette gjelder i hovedsak at renter og avdrag på lån bortfaller, mens husleiekostnaden kommer inn i stedet. Driftskostnader finansieres med foreldrebetaling og statstilskudd, samt en netto kostnadsramme som tilsvarer bortfallet av kommunens tilskudd til Sennerud barnehage som privat barnehage. Bærekraftig utvikling: Driften av Sennerud barnehage videreføres. Bemanningskonsekvenser: Barnehagens nåværende bemanning videreføres. Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? nei Alternative løsninger: Sørum kommune overtar ikke eierskap og drift av Sennerud barnehage. Vurdering: Det har skjedd stor utvikling i barnehagesektoren de siste årene, og Sørum kommune har tilnærmet full barnehagedekning. Flertallet av barnehagene eies av store private driftere eller Sørum kommune. Andelslagsbarnehagene er i en spesiell situasjon, hvor foreldrene både eier og driver barnehagen. Dette har mange positive sider, men kan i en konkurransesituasjon oppleves som utfordrende både i Side 17 av 40

18 Sak 102/08 forhold til å sikre økonomien, ha tilfredsstillende standard på bygg og uteområde og være med i konkurransen om arbeidskraft. Det er stor overvekt av private barnehager i Sørum. En overdragelse av Sennerud barnehage vil bidra til en bedre balanse mellom privat og offentlig drift. Utskrift av saken til: Styret i Sennerud barnehage Sørum kommunale eiendomsselskap KRF Økonomisjefen Østre Romerike revisjosndistrikt Tillitsvalgte i Sennerud barnehage Hovedtillitsvalgt i Utdanningsforbundet Hovedtillitsvalgt i Fagforbundet Sørumsand, den Seksjonsleder: Mona Nicolaysen Side 18 av 40

19 Sak 103/08 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 103/08 Sakstittel: REVIDERING AV EIERMELDINGEN Arkivsaknr: 08/4248 Saksbehandler: RKO/ØKO/PAAMO Per Erland Aamodt K-kode: 280 Saksnummer Utvalg Møtedato 103/08 Økonomi- og administrasjonsutvalget / Kommunestyret Administrasjonens innstilling: 1. Vedlagte forslag vedtas som ny eiermelding for Sørum kommune. 2. Rådmannen gis fullmakt til å foreta nødvendige endringer i eiermeldingen som baserer seg på eventuelle endringer i selskapsavtalen for Østre Romerike Brann- og redningsvesen. Tidligere behandlinger: Side 19 av 40

20 Sak 103/08 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 08/4248 Sakstittel: REVIDERING AV EIERMELDINGEN K-kode: 280 Saksbehandler: Per Erland Aamodt Innstilling: 1. Vedlagte forslag vedtas som ny eiermelding for Sørum kommune. 2. Rådmannen gis fullmakt til å foreta nødvendige endringer i eiermeldingen som baserer seg på eventuelle endringer i selskapsavtalen for Østre Romerike Brann- og redningsvesen. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Kommunestyret vedtok den eiermeldingen som Sørum kommunes plattform for eierstyring. Samtidig ble det også vedtatt at den skal revideres fortløpende, senest i løpet av første kalenderår etter kommunestyrevalg. Det legges derfor frem en revidert utgave av eiermeldingen til behandling. Vedlegg: 1. Forslag til revidert eiermelding for Sørum kommune Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Gjeldende eiermelding for Sørum kommune Saksutredning: Bakgrunn for saken: Kommunestyret vedtok den eiermeldingen som Sørum kommunes plattform for eierstyring. Samtidig ble det også vedtatt at den skal revideres fortløpende, senest i løpet av første kalenderår etter kommunestyrevalg. Det legges derfor frem en revidert utgave av eiermeldingen til behandling. Saksopplysninger/vurdering: Eiermeldingen skal tjene både som et oppslagsverk og som et dokument for eierstyring. Det er i revideringsarbeidet foretatt en oppdatering av kommunens ulike involveringer i foretak, selskaper og stiftelser. Siden gjeldende utgave ble vedtatt har kommunestyret vedtatt å avvikle sitt eierskap i Blaker Utvikling AS. Nedre Romerike Vannverk IKS er et nytt selskap som har fått sin plass i eiermeldingen. Sørum kommune eier videre en beskjeden eierandel i Øyeren Båtservice AS, et eierforhold som for så vidt eksisterte da forrige eiermelding ble skrevet, men som ikke er inntatt før nå. Det samme kan sies om stiftelsen Jenny Elise Aasens minne, som også er inntatt. Sørum kommunestyre vedtok å stifte selskapet Krogstad Miljøpark AS. Videre er kommunens medlemskap ( eierskap ) i KLP inntatt. Det er videre inntatt et kapittel om vertskommunemodellen, som ikke var trådt i kraft da eiermeldingen ble vedtatt, og som det interkommunale innkjøpssamarbeidet nå er organisert som. Det er også foretatt en gjennomgang av samtlige virksomheters vedtekter osv. slik at eiermeldingen skal gi korrekte opplysninger om virksomhetens formål osv. Side 20 av 40

21 Sak 103/08 Når det gjelder de delene av eiermeldingen som skal tjene som grunnlag for eierstyring, er det for de enkelte selskaper/foretak tatt inn et punkt om Sørum kommunes forventninger. Punktet finnes nederst i faktaboksen for de respektive selskaper/foretak. Her er det tatt utgangspunkt i selskapenes/foretakenes økonomiplan/handlingsprogram. Det er altså målsettinger som eierorganene har satt til selskapene/foretakene, og det synes naturlig at Sørum kommune, som eier, setter som forventning at målsettingene nås. Det er ingenting i veien for å erstatte og/eller supplere dette med andre forventninger som eieren måtte ha. Av spesielle endringer som rådmannen vil trekke frem, er pkt. 9.2, hvor det er inntatt enkelte betraktninger om størrelsen på representantskap og generalforsamlinger. I pkt er det inntatt et avsnitt om avvikling av eierskap. Rådmannen mener at eiermeldingen bør inneholde noen føringer for eventuelle spørsmål om eierskapsavvikling. I forslaget pekes det på at eier bør vurdere formålstjenlighet og hensiktsmessighet for de enkelte selskaper. Dersom selskaper opptrer i strid med sitt formål eller i strid med Sørum kommunes verdier, vil avvikling eller uttreden være aktuell politikk. Også et eierskap som er av passiv karakter kan gi grunnlag for avvikling eller uttreden. I pkt. 9.3 er det forsøkt pekt på at styreevaluering kan gjøres både i form av egenevaluering til intern bruk, og slik at eieren får ta del i resultatene. Rådmannen vil også gjøre oppmerksom på punktet rettslige rammer (utfordringer fremover), som finnes i faktaboksene til de respektive selskapene. For Romerike krisesenter sin del er det inntatt at det bør drøftes om samarbeidet skal videreføres i andre former. Dette på grunnlag av det noe uklare grunnlaget som finnes i dagens samarbeid. For Østre Romerike revisjonsdistrikt sin del foreslås det at Sørum kommune vil initiere en gjennomgang av organisasjonsformen med sikte å bringe samarbeidet inn i klart definerte former. Det er også påpekt at Sørum kommune må avklare sin eierrolle i Norasonde AS. Det er videre foretatt en del redaksjonelle endringer. I gjeldende eiermelding er KST-sak 69/08 inntatt som vedlegg. Dette er i forslaget tatt ut og erstattet med et sammendrag i avsnittsform i pkt Det er videre tatt ut mesteparten av redegjørelsen av spørreundersøkelsen fra 2006, som ligger til grunn for gjeldende eiermelding. Dette fordi det ikke lenger synes aktuelt å ha dette i eiermeldingen. Kapitlene om interkommunale samarbeid og stiftelser er i gjeldende eiermelding inntatt som vedlegg. Etter rådmannens oppfatning vil flere eierskapsspørsmål også kunne gjelde for disse organisasjonsformene, og disse er derfor tatt inn som egne kapitler i selve eiermeldingen. Det er for øvrig igangsatt en prosess med sikte på å revidere selskapsavtalen for Østre Romerike Brann- og redningsvesen IKS, jf. Ø/A-sak 94/08. Ettersom endelige vedtak ikke er fattet av kommunestyrene i Fet og Sørum, er ikke forslaget innarbeidet i vedlagte forslag til eiermeldingen. Derfor foreslås det å gi rådmannen fullmakt til å foreta nødvendige endringer i eiermeldingen som baserer seg på endelige vedtak i denne saken. Rådmannen har tidligere foreslått at rådmannen/rådmannens representanter ikke skal være valgbar til styret i kommunale foretak. Det vises til KST-sak 40/07. Temaet er også problematisert i saksfremlegget til gjeldende eiermelding. Rådmannen ønsker ikke å gjenta dette i forslagsform i forbindelse med behandlingen av foreliggende sak, men ønsker å gi uttrykk for at ordningen fortsatt anses som lite ønskelig. Forhold til eksisterende plandokumenter: Ingen. Forhold til gjeldende vedtak: Side 21 av 40

22 Sak 103/08 Kommunestyrevedtak av i sak 68/06. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Ingen. Drift, vedlikehold: Ingen. Bærekraftig utvikling: En helhetlig og aktiv eierskapspolitikk skal bidra positivt til en bærekraftig utvikling. Bemanningskonsekvenser: Ingen. Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Nei Alternative løsninger: Ingen særskilte. Utskrift av saken til: Lederforum Daglig leder for de kommunale foretakene Revisjonen Saksbehandler Sørumsand, den Rådmann Rannveig E. Eidet Side 22 av 40

23 Sak 104/08 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 104/08 Sakstittel: UTNYTTELSE AV RESTKAPASITET I FIBERNETT - INTENSJONSAVTALE Arkivsaknr: 08/3797 Saksbehandler: RKO/ØKO/PAAMO Per Erland Aamodt K-kode: 020 Saksnummer Utvalg Møtedato 83/08 Økonomi- og administrasjonsutvalget /08 Kommunestyret /08 Økonomi- og administrasjonsutvalget / Kommunestyret Administrasjonens innstilling: 1. Sørum kommune godkjenner vedlagte intensjonsavtale av , inngått mellom Sørum kommunalteknikk KF og T & B Hansen AS. 2. Sørum kommunalteknikk KF får fullmakt til å forlenge fristen i intensjonsavtalens pkt. 8.3 til Tidligere behandlinger: Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Sak: 65/08 Behandling: Saken er utsatt. Vedtak: Saken er utsatt. Utvalg: Økonomi- og administrasjonsutvalget Møtedato: Sak: 83/08 Behandling: Fra rådmannen forelå slik innstilling: Side 23 av 40

24 Sak 104/08 1. Sørum kommune godkjenner vedlagte intensjonsavtale av , inngått mellom Sørum kommunalteknikk KF og T & B Hansen AS. 2. Sørum kommunalteknikk KF får fullmakt til å forlenge fristen i intensjonsavtalens pkt. 8.3 til Repr. Berit Kjeldseth Arntzen satte på vegne av Ap fram slikt utsettelsesforslag: Saken utsettes og oversendes til kontrollutvalget for uttalelse. Utsettelsesforslaget ble vedtatt enstemmig. Vedtak: Saken utsettes og oversendes til kontrollutvalget for uttalelse. Side 24 av 40

25 Sak 104/08 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 08/3797 Sakstittel: UTNYTTELSE AV RESTKAPASITET I FIBERNETT - INTENSJONSAVTALE K-kode: 020 Saksbehandler: Per Erland Aamodt Innstilling: 1. Sørum kommune godkjenner vedlagte intensjonsavtale av , inngått mellom Sørum kommunalteknikk KF og T & B Hansen AS. 2. Sørum kommunalteknikk KF får fullmakt til å forlenge fristen i intensjonsavtalens pkt. 8.3 til For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Sørum kommunalteknikk KF har gjennom flere år arbeidet med utbygging av fibernett i Sørum kommune. Gjennom hele prosjektet har det også vært planlagt å utnytte den forholdsvis store restkapasiteten i anlegget. I foreliggende sak skal det tas stilling til om man skal slutte seg til en fremforhandlet intensjonsavtale. Denne avtalen skal så gi grunnlag for videre arbeid mellom partene, et arbeid som tar sikte på å munne ut i etablering av et felles selskap. Vedlegg: 1. Undertegnet intensjonsavtale av mellom Sørum kommunalteknikk KF og T & B Hansens Kablenett AS. 2. Saksfremlegg til styresak 14/08 Sørum kommunalteknikk KF. 3. Saksfremlegg til kommunestyresak 44/07. Nytt vedlegg til den utsatte behandlingen: 4. Utskrift av kontrollutvalgets behandling og uttalelse. (Kontrollutvalgets møte Vedlegget ettersendes.) Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Notat fra Teleplan AS av (vedlegg til KST-sak 44/07) Notat fra advokatfirmaet Mageli ANS av (vedlegg til KST-sak 44/07) Saksutredning: Bakgrunn for saken: Sørum kommunalteknikk KF har gjennom flere år arbeidet med utbygging av fibernett i Sørum kommune. Gjennom hele prosjektet har det også vært planlagt å utnytte den forholdsvis store restkapasiteten i anlegget. Sørum kommunestyre har tidligere behandlet prinsippene i denne saken. I sak 44/07 vedtok kommunestyret: Side 25 av 40

26 Sak 104/08 Sørum kommune samtykker i at Sørum kommunalteknikk KF arbeider videre med utvikling av bredbåndsnett i Sørum kommune, i tråd med anbefalingene fra Teleplan AS og advokatfirmaet Mageli ANS Endelig sak legges frem for kommunestyret på et senere tidspunkt, i tråd med herværende prinsippvedtak. Sørum kommunalteknikk KF har over tid hatt et godt samarbeid med T & B Hansen Kabelnett AS. Etter prinsippvedtaket i kommunestyret har disse to partene fremforhandlet en intensjonsavtale som ble signert Sørum kommunalteknikk KF er ikke bundet av avtalen før den er godkjent av det rette politiske organ i Sørum kommune. Styret i Sørum kommunalteknikk KF behandlet intensjonsavtalen i møte hvor daglig leders innstilling ble vedtatt med 4 mot 1 stemme. Vedtaket lyder: Styret i Sørum Kommunalteknikk KF stiller seg bak den fremforhandlede intensjonsavtalen og oversender den til Sørum kommune for videre behandling. Saksopplysninger: For sakshistorikk vises det til vedlegg, tidligere saksfremlegg. I foreliggende sak skal det tas stilling til om man skal slutte seg til en fremforhandlet intensjonsavtale. Denne avtalen skal så gi grunnlag for videre arbeid mellom partene, et arbeid som tar sikte på å munne ut i etablering av et felles selskap. Allerede i uttrykket intensjonsavtale ligger det betydelige reservasjoner. Av avtalens pkt. 8.1 fremkommer det at kun punkt 6 og punkt 9 er rettslig forpliktende for partene. Det fremkommer videre i pkt. 8.1 at for øvrig er intensjonsavtalen kun uttrykk for partenes aktuelle hensikt og derfor ikke rettslig forpliktende. Dersom intensjonsavtalen vedtas vil det videre arbeidet bestå i å verdivurdere tingsinnskudd, fastsette hvordan verdivurdering av fremtidig tingsinnskudd skal foretas, samt vurdere behovet for aksjekapital ved en eventuell stiftelse av selskapet. Dette vil også influere på hvordan eierandelene partene imellom vil bli. Videre vil det utarbeides en forretningsplan med budsjett som viser hvordan selskapets økonomiske utvikling vil være. Intensjonsavtalen gir partene en frist frem til 31. desember 2008 med å stifte aksjeselskapet. Etter dette bortfaller intensjonsavtalen. For øvrig inneholder intensjonsavtalen felles planer for hvordan man ser for seg eierskap og drift av selskapet. Selv om dette altså ikke er bindende gir det uttrykk for hvilke målsettinger man arbeider mot. Avtalens pkt. 4 inneholder nærmere planer om virksomheten i aksjeselskapet. Her kan det spesielt pekes på at selskapet ikke på noe tidspunkt skal selge ut hele eller deler av bredbåndsnettet. Videre tas det sikte på at selskapet skal utbetale utbytte til sine eiere. I punkt 5, som inneholder planer for fremtidig eierskap, fremgår det at intensjonen til partene er en kommunal overtakelse av selskapet på sikt. Foreliggende sak tar altså ikke endelig stilling til om det skal opprettes et aksjeselskap. Det vil derfor etter hvert bli en fremmet ny sak hvor dette spørsmålet skal få sin endelige avklaring. Forhold til eksisterende plandokumenter: Det er i tråd med gjeldende økonomiplan, samt årsbudsjett å avklare fremtidig organisering av fibervirksomheten. Side 26 av 40