Politisk organisering og reglementer for Færder kommune

Transkript

1 JournalpostID: 19/21725 Arkiv: FE-030 Saksbehandler: Bjørn Vegar Norvang Telefon: Kommuneadvokaten Politisk organisering og reglementer for Færder kommune Utvalg Møtedato Saksnummer Organisasjonsutvalg /19 Formannskap /19 Kommunestyret /19 Rådmannens innstilling Organisasjonsutvalget oversender følgende innstilling til behandling i formannskapet: 1. Politisk struktur for Færder kommune for perioden vedtas Kommunestyre Formannskap Administrasjonsutvalg Valgstyre Kommuneplanutvalg 3 hovedutvalg: i. Hovedutvalg for kommunalteknikk ii. Hovedutvalg for helse iii. Hovedutvalg for oppvekst Kontrollutvalg Lederlønnsutvalg Organisasjonsutvalg 5 råd: i. Eldreråd ii. Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne iii. Inkluderingsråd iv. Ungdomsråd v. Klimaråd

2 1. Antall medlemmer i politiske organer m.m. vedtas: Kommunestyret skal bestå av 39 medlemmer (ref. vedtak i kommunestyret sak 179/18) Formannskapet videreføres med 11 medlemmer Hovedutvalgene videreføres med 11 medlemmer Forholdstallsprinsippet skal gjelde ved valg til hovedutvalgene Prinsippet om gjennomgående representasjon er ønskelig for valg til formannskap og hovedutvalg Hovedutvalgsleder bør fortrinnsvis være medlem av formannskapet Administrasjonsutvalget består av formannskapet og fire representanter valgt av og blant de ansatte for to år av gangen, jf. kommuneloven 5-11 Formannskapet er kommuneplanutvalg. Barnerepresentant og gruppeledere som ikke er medlem av formannskapet/kommuneplanutvalget innkalles til møtene med tale- og forslagsrett Formannskapet er kommunens klageorgan, jf. forvaltningslovens 28, 2. ledd Formannskapet oppnevnes til valgstyre Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer. Leder kan ikke velges fra posisjonen. 2. Næringsforum: Alternativ 1: Kommunens næringsforum nedlegges, og det opprettes i stedet en referansegruppe for næringsutvikling. Kommunestyret behandler i egen sak organisering og retningslinjer for referansegruppen. Alternativ 2: Kommunens næringsforum videreføres som et dialogforum, og nye vedtekter til næringsforumet vedtas. 4. Kommunens frivillighetsråd nedlegges og det opprettes et frivillighetsforum. Rådmannen bes fremme sak for kommunestyre om organisering og retningslinjer for frivillighetsforum. 5. Forslag til reglement for godtgjøring for kommunale tillitsverv vedtas 6. Reglementene a) Forslag til reglement for kommunestyret vedtas b) Forslag til reglement for formannskapet vedtas c) Forslag til reglement for administrasjonsutvalget vedtas d) Forslag til reglement for valgstyre vedtas e) Forslag til reglement for kommuneplanutvalg vedtas f) Forslag til reglement for hovedutvalg vedtas g) Forslag til reglement for kontrollutvalget vedtas * h) Forslag til reglement for lederlønnsutvalget vedtas i) Forslag til reglement for organisasjonsutvalget vedtas j) Forslag til reglement for næringsforum vedtas k) Forslag til reglement for klimarådet vedtas** l) Forslag til reglement for eldrerådet vedtas m) Forslag til reglement for råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne vedtas * reglement for kontrollutvalg må behandles på nytt i første kommunestyremøte etter konstituering, da forskrift om kontrollutvalg ikke er vedtatt før kommunestyrets behandling av reglementet. Rådmannen utarbeider forslag til nytt reglement når forskriften er vedtatt. Forslag til nytt reglement behandles direkte i formannskapet og vedtas i kommunestyret.

3 ** med de endringer som er fremmet av klimarådet i Forslag til delegasjonsreglement vedtas. 8. Forslag til etiske retningslinjer for politikere vedtas. Organisasjonsutvalg : Behandling: Anders Mathisen, FRP foreslo: Punkt 1: "Hovedutvalg for oppvekst og helse slås sammen til ett slik at det blir to hovedutvalg." Ved votering ble rådmannens innstilling vedtatt med 8 mot 1 stemme (FRP) Punkt 2: Enstemmig Punkt 3 Tom Mello, H foreslo "Færder kommune ønsker et godt samarbeid med næringslivet. Det settes ned en arbeidsgruppe med ordfører, varaordfører og opposisjonsleder for å komme fram til en ny modell/organisering for samarbeidet mellom næringslivet og Færder kommune. Arbeidsgruppen tar selv stilling til hvilke ressurser som ønskes konsultert og avgir notat til rådmannen som fremmer innstilling til organisasjonsutvalget, eventuelt formannskapet, innen 1. desember." Randi Fjellberg, MDG forselo følgende endring i 2. setning i forslag til Tom Mello, H "Det nedsettes et arbeidsutvalg" --- "...organisasjonsutvalget er arbeidsvalg..." Ved votering ble Mellos forslag vedtatt med 7 mot 2 stemmer (MDG, SP) som ble avgitt for Fjellbergs forslag. Rådmannens innstilling ble ikke realitetsbehandlet. Punkt 4: Enstemmig Punkt 5: Jørn Magdahl, Felleslista SV/Rødt foreslo "Lønn og godtgjørelser til politikere reduseres gjennomgående med 10 % ift. utsendt forslag." Magdahls forslag falt med 7 mot 2 stemmer (MDG, Felleslista SV/R) Anders Mathisen, FRP foreslo "Formannskapets godtgjørelse reduseres til kr ,- /år." Mathisens forslag falt med 7 mot 2 stemmer (MDG, FRP) Jon Sanness Andersen, AP foreslo "I hovedutvalg for kommunalteknikk reduseres godtgjørelsen til opposisjonsleder og nestleder til kr ,-/år." Andersens forslag falt med 5 mot 4 stemmer (Felleslista SV/R, AP, MDG, FRP) Ordføreren fratrådte under behandling av følgende "Det ble diskutert om ordførers godtgjørelse skulle utbetales ut måneden ved periodens slutt, eller om den stopper dagen etter konstituerende møte i kommunestyret." Organisasjonsutvalget vedtok enstemmig med 8 stemmer at forståelsen av dagens reglement er at godtgjørelse utbetales ut måneden ved periodens slutt. Rådmannen bes innarbeide det i reglementet. Anders Mathisen, FRP foreslo

4 "Dekning av lokalaviser til formannskapet og gruppeledere og hovedutvalgsledere tas ut." Mathisens forslag falt med 7 mot 2 stemmer (FRP, MDG) Randi Hagen Fjellberg, MDG foreslo "Lik godtgjørelse til alle rådene." Fjellbergs forslag falt med 5 mot 4 stemmer (MDG, SP, V, KRF) Randi Hagen Fjellberg, MDG foreslo Tittel endres til: "Reglement for klima- og miljørådet" Fjellbergs forslag falt med 8 mot 1 stemme (MDG) Punkt 6: Punktene 6 J og 6 K ble ikke realitetsbehandlet. Jon Sanness Andersen, AP foreslo: Tillegg til reglement for kommunestyre, formannskap og hovedutvalg: Utvalgsleder/ordfører primære jobb er å lede møter, sørge for at medlemmenes synspunkter kommer frem og at vedtak blir fattet. Tillegg til reglement for kommunestyre: Varaordfører sitter sammen med ordfører under kommunestyrets møter. Dersom ordfører skal delta i ordskiftet overtar han/hun ordførers oppgaver. Tillegg til reglement for kommunestyre: Protokoll skal vedtas i møte, slik at denne fortrinnsvis gjennomgås etter hver sak underveis i møtet og at protokollen vedtas fortløpende. Tillegg til reglement for kommunestyre: Ordførers skriftlige svar på spørsmål og interpellasjoner skal fremkomme av protokollen Tillegg til reglement for kommunestyre: Gruppelederne informeres på e-post så snart som mulig dersom ordfører har benyttet seg av sommerfullmakten. Tillegg til reglement for hovedutvalgene: Foreldrerepresentant fra FUG (foreldreutvalget for grunnopplæringen) og FUB (foreldreutvalg for barnehager) har møte- og talerett i hovedutvalget for oppvekst. Andersens forslag kulepunktene 1 til 5 ble vedtatt enstemmig. Andersens forslag kulepunkt 6 falt med 8 mot 1 stemme (AP) "Forslaget om å innføre spørretime i kommunestyret." Forslaget falt med 6 mot 3 stemmer (MDG, AP, Felleslista SV/R) Anders Mathisen, FRP foreslo: "Det innføres taletid i kommunestyret." Mathisens forslag falt med 8 mot 1 stemme (FRP) Resten av reglementene ble vedtatt enstemmig med de endringer som er vedtatt av organisasjonstuvalget Punkt 7: Rådmannens innstilling ble vedtatt enstemmig Punkt 8: Rådmannens innstilling ble vedtatt enstemmig Følgede innsendte forslag ble ikke realitetsbehandlet, oversendes klimarådet. Randi Hagen Fjellberg, MDG foreslo følgende endringer i reglement for klimarådet "Punkt 3 endres til Rådet skal gi innspill til kommunens arbeid på klimaområdet. Dette omfatter både innspill til klima-og energiplanen og andre saker som behandles i utvalg og kommunestyret. Klimarådet skal være en pådriver for at hensynet til kommunens klimaansvar skal være gjennomgripende på alle politiske områder og veie tyngre enn tidligere. Klimarådet skal bidra til at Færder kommune opprioriterer arbeidet med å skape en kommune og et lokalsamfunn som i størst mulig grad vektlegger bærekraft og klimasmarte tiltak. Rådet kan selv ta opp saker som de mener er viktig for klimaet- og miljøet i kommunen. Rådet kan 10

5 dager før hovedutvalgsmøte levere inn skriftlig forslag til sak de ønsker behandlet i hovedutvalget. Utvalgsleder har rett til å få utsatt behandlingen til neste hovedutvalgsmøte. Slike saker skal følge sakspapirene til hovedutvalgene ved utsendelse. Klimarådets aktivitet rapporteres i Færder kommunes ordinære årsrapport. Punkt 4, første avsnitt, siste setning endres til: Møteplan og saksliste legges ut på kommunens hjemmeside. Punkt 4, tredje avsnitt, første setning Det føres protokoll fra møtene. Protokoll gjøres tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Punkt 4, kommentar: Klimarådet er eneste råd/utvalg som ikke finnes på møteplanen, som ikke har offentlige referater, som ikke har en åpen saksliste. Det finnes heller ingen oversikt på hjemmesiden over hvem som sitter i utvalget." Følgende innsendte forslag ble ikke realitetsbehandlet. Oversendes arbeidsgruppen, jf. vedtak i punkt 3. Forslag fra Richard Fossum, SP fremmet følgende forslag "1 Formål Færder næringsforum skal være et forum for dialog mellom kommunen og næringslivet lokalt og regionalt. 2 Sammensetning Alle bedrifter som er registrert i Brønnøysund med forretningsadresse i Færder, er medlem i FNF. Kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer tiltrer FNF uten stemmerett. 3 Organisering FNF sitt øverste organ er årsmøtet. Årsmøtet velger et styre bestående av det til enhver tid sittende styre i Færder Næringsforening og gruppelederne i de politiske partiene som til enhver tid er representert i kommunestyret. Sistnevnte har ikke stemmerett. Ordfører og rådmann har anledning til å delta på styremøtene med tale og forslagsrett. 4 Oppgaver FNF skal fremme dialog og samarbeid mellom næringslivet og kommunen, herunder utarbeiding av forslag til strategisk næringsplan. Etter behandling i styret i Færder Næringforening, skal strategisk næringsplan inngå som et grunnlagsdokument i forslag til kommuneplan som rulleres hvert 4 år." Forslag fra Richard Fossum, SP «Færder næringsforening bes komme med en uttalelse til hvordan den fremtidige dialogen og samarbeidet mellom næringslivet og kommunen bør organiseres. I den forbindelse bes foreningen gjøre en vurdering om hvorvidt Færder Næringsforum skal bestå i sin nåværende form, endres eller nedlegges. Det vil være ønskelig om en slik uttalelse kan gis før formannskapsmøte » ORG- 015/19 Vedtak: 1. Politisk struktur for Færder kommune for perioden vedtas med de endringer som er vedtatt av organisasjonsutvalget Kommunestyre Formannskap

6 Administrasjonsutvalg Valgstyre Kommuneplanutvalg 3 hovedutvalg: i. Hovedutvalg for kommunalteknikk ii. Hovedutvalg for helse iii. Hovedutvalg for oppvekst Kontrollutvalg Lederlønnsutvalg Organisasjonsutvalg 5 råd: i. Eldreråd ii. Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne iii. Inkluderingsråd iv. Ungdomsråd v. Klimaråd 2. Antall medlemmer i politiske organer m.m. vedtas: Kommunestyret skal bestå av 39 medlemmer (ref. vedtak i kommunestyret sak 179/18) Formannskapet videreføres med 11 medlemmer Hovedutvalgene videreføres med 11 medlemmer Forholdstallsprinsippet skal gjelde ved valg til hovedutvalgene Prinsippet om gjennomgående representasjon er ønskelig for valg til formannskap og hovedutvalg Hovedutvalgsleder bør fortrinnsvis være medlem av formannskapet Administrasjonsutvalget består av formannskapet og fire representanter valgt av og blant de ansatte for to år av gangen, jf. kommuneloven 5-11 Formannskapet er kommuneplanutvalg. Barnerepresentant og gruppeledere som ikke er medlem av formannskapet/kommuneplanutvalget innkalles til møtene med tale- og forslagsrett Formannskapet er kommunens klageorgan, jf. forvaltningslovens 28, 2. ledd Formannskapet oppnevnes til valgstyre Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer. Leder kan ikke velges fra posisjonen. 3. Næringsforum: Færder kommune ønsker et godt samarbeid med næringslivet. Det settes ned en arbeidsgruppe med ordfører, varaordfører og opposisjonsleder for å komme fram til en ny modell/organisering for samarbeidet mellom næringslivet og Færder kommune. Arbeidsgruppen tar selv stilling til hvilke ressurser som ønskes konsultert og avgir notat til rådmannen som fremmer innstilling til organisasjonsutvalget, eventuelt formannskapet, innen 1. desember. 4. Kommunens frivillighetsråd nedlegges og det opprettes et frivillighetsforum. Rådmannen bes fremme sak for kommunestyre om organisering og retningslinjer for frivillighetsforum. 5. Forslag til reglement for godtgjøring for kommunale tillitsverv vedtas med de endringer som er vedtatt av organisasjonsutvalget:

7 Ordførers godtgjørelse utbetales ut måneden ved kommunestyreperiodens slutt. Innarbeides i reglementet. 6. Reglementene a) Forslag til reglement for kommunestyret vedtas b) Forslag til reglement for formannskapet vedtas c) Forslag til reglement for administrasjonsutvalget vedtas d) Forslag til reglement for valgstyre vedtas e) Forslag til reglement for kommuneplanutvalg vedtas f) Forslag til reglement for hovedutvalg vedtas g) Forslag til reglement for kontrollutvalget vedtas * h) Forslag til reglement for lederlønnsutvalget vedtas i) Forslag til reglement for organisasjonsutvalget vedtas j) Forslag til reglement for næringsforum vedtas k) Ble ikke realitetsbehandlet l) Ble ikke realitetsbehandlet m) Forslag til reglement for råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne vedtas * reglement for kontrollutvalg må behandles på nytt i første kommunestyremøte etter konstituering, da forskrift om kontrollutvalg ikke er vedtatt før kommunestyrets behandling av reglementet. Rådmannen utarbeider forslag til nytt reglement når forskriften er vedtatt. Forslag til nytt reglement behandles direkte i formannskapet og vedtas i kommunestyret. Tillegg til reglement for kommunestyre, formannskap og hovedutvalg: Utvalgsleder/ordfører primære jobb er å lede møter, sørge for at medlemmenes synspunkter kommer frem og at vedtak blir fattet. Tillegg til reglement for kommunestyre: Varaordfører sitter sammen med ordfører under kommunestyrets møter. Dersom ordfører skal delta i ordskiftet overtar han/hun ordførers oppgaver. Tillegg til reglement for kommunestyre: Protokoll skal vedtas i møte, slik at denne fortrinnsvis gjennomgås etter hver sak underveis i møtet og at protokollen vedtas fortløpende. Tillegg til reglement for kommunestyre: Ordførers skriftlige svar på spørsmål og interpellasjoner skal fremkomme av protokollen Tillegg til reglement for kommunestyre: Gruppelederne informeres på e-post så snart som mulig dersom ordfører har benyttet seg av sommerfullmakten. 7. Forslag til delegasjonsreglement vedtas. 8. Forslag til etiske retningslinjer for politikere vedtas. Formannskap : Behandling:

8 Punkt 1: Bjørn Kåre Sevik, FRP fremmet Mathisens forslag fra organisasjonsvalget: "Hovedutvalg for oppvekst og helse slås sammen til to hovedutvalg" Ved votering ble organisasjonsutvalgets innstilling til antall hovedutvalg vedtatt med 9 mot 2 stemmer (FRP) Rådene votering: Eldreråd: Enstemmig Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne: Enstemmig Inkluderingsråd: Vedtatt med 9 mot 2 stemmer (FRP) Ungdomsråd: Enstemmig Klimaråd: Vedtatt med 9 mot 2 stemmer (FRP) Øvrige punkter ble vedtatt enstemmig. Punkt 2: Enstemmig Punkt 3: Enstemmig Punkt 4: Enstemmig Punkt 5: Jørn Magdahl, Felleslista SV/Rødt fremmet følgende forslag: "Lønn og godtgjørelser til politikere reduseres gjennomgående med 10 % ift. utsendt forslag." "Godtgjørelsene skal ikke økes i kommunestyreperioden." Magdahls forslag falt med 10 mot 1 stemme (Felleslista SV/R) Bjørn Kåre Sevik, FRP fremmet Mathisens forslag fra organisasjonutvalget: "Formannskaptes godtgjørelse reduseres med kr ,- pr år." Seviks forslag falt med 8 mot 3 stemmer (FRP, Felleslista SV/R) Jon Sanness Andersen, SP fremmet følgende forslag: I hovedutvalg for kommunalteknikk reduseres godtgjørelsen til opposisjonsleder og nestleder til kr ,- pr år." Andersens forslag falt med 7 mot 4 stemmer (AP, Felleslista SV/R) Bjørn Kåre Sevik, FRP fremmet Mathisens forslag i organisasjonsutvalget: "Dekning av lokalaviser til formannskapet, gruppeledere og hovedutvalgsledere, tas ut." Seviks forslag falt med 8 mot 3 stemmer (FRP, Felleslista SV/R) Punkt 6: Punktene 6 med unntak av 6a, 6j og 6k ble vedtatt entemmig. Jon Sanness Andersen, AP fremmet sitt forslag fra organisasjonsutvalget: Tillegg til punkt 6a: "Forslag å innføre folkets spørretime i kommunestyret." Andersens forslag falt med 7 mot 4 stemmer (AP, Felleslista SV/R) Bjørn Kåre Sevik, FRP fremmet Mathisens forslag fra organisasjonsutvalget: "Det innføres taletid i kommunestyret." Seviks forslag falt med 9 mot 2 stemmer (FRP) Jon Sanness Andersen, AP fremmet sitt forslag om tilleggspunkt i reglement for hovedutvalg for oppvekst: "Foreldrerepresentant fra FUG (foreldreutvalget for grunnopplæringen) og FUB (foreldreutvalg for barnehager) har møte- og talerett i hovedutvalget for oppvekst." Andersens forslag falt med 7 mot 4 stemmer (AP, Felleslista SV/R) Jon Sanness Andersen, AP fremmet følgende forslag: "Hovedutvalgsmøtene holdes på dagtid." Andersens forslag falt med 9 mot 2 stemmer (AP) Punktene 6j og 6k ble ikke realitetsbehandlet. Resten av organisasjonsutvalgets innstilling i punkt 6 ble vedtatt enstemmig. Punkt 7: Enstemmig Punkt 8:

9 Enstemmig FS- 081/19 Vedtak: 1. Politisk struktur for Færder kommune for perioden vedtas med de endringer som er vedtatt av organisasjonsutvalget Kommunestyre Formannskap Administrasjonsutvalg Valgstyre Kommuneplanutvalg 3 hovedutvalg: i. Hovedutvalg for kommunalteknikk ii. Hovedutvalg for helse iii. Hovedutvalg for oppvekst Kontrollutvalg Lederlønnsutvalg Organisasjonsutvalg 5 råd: i. Eldreråd ii. Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne iii. Inkluderingsråd iv. Ungdomsråd v. Klimaråd 2. Antall medlemmer i politiske organer m.m. vedtas: Kommunestyret skal bestå av 39 medlemmer (ref. vedtak i kommunestyret sak 179/18) Formannskapet videreføres med 11 medlemmer Hovedutvalgene videreføres med 11 medlemmer Forholdstallsprinsippet skal gjelde ved valg til hovedutvalgene Prinsippet om gjennomgående representasjon er ønskelig for valg til formannskap og hovedutvalg Hovedutvalgsleder bør fortrinnsvis være medlem av formannskapet Administrasjonsutvalget består av formannskapet og fire representanter valgt av og blant de ansatte for to år av gangen, jf. kommuneloven 5-11 Formannskapet er kommuneplanutvalg. Barnerepresentant og gruppeledere som ikke er medlem av formannskapet/kommuneplanutvalget innkalles til møtene med tale- og forslagsrett Formannskapet er kommunens klageorgan, jf. forvaltningslovens 28, 2. ledd Formannskapet oppnevnes til valgstyre Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer. Leder kan ikke velges fra posisjonen. 3. Næringsforum: Færder kommune ønsker et godt samarbeid med næringslivet. Det settes ned en arbeidsgruppe med

10 ordfører, varaordfører og opposisjonsleder for å komme fram til en ny modell/organisering for samarbeidet mellom næringslivet og Færder kommune. Arbeidsgruppen tar selv stilling til hvilke ressurser som ønskes konsultert og avgir notat til rådmannen som fremmer innstilling til organisasjonsutvalget, eventuelt formannskapet, innen 1. desember. 4. Kommunens frivillighetsråd nedlegges og det opprettes et frivillighetsforum. Rådmannen bes fremme sak for kommunestyre om organisering og retningslinjer for frivillighetsforum. 5. Forslag til reglement for godtgjøring for kommunale tillitsverv vedtas med de endringer som er vedtatt av organisasjonsutvalget: Ordførers godtgjørelse utbetales ut måneden ved kommunestyreperiodens slutt. Innarbeides i reglementet. 6. Reglementene a) Forslag til reglement for kommunestyret vedtas b) Forslag til reglement for formannskapet vedtas c) Forslag til reglement for administrasjonsutvalget vedtas d) Forslag til reglement for valgstyre vedtas e) Forslag til reglement for kommuneplanutvalg vedtas f) Forslag til reglement for hovedutvalg vedtas g) Forslag til reglement for kontrollutvalget vedtas * h) Forslag til reglement for lederlønnsutvalget vedtas i) Forslag til reglement for organisasjonsutvalget vedtas j) Ble ikke realitetsbehandlet - næringsforum k) Ble ikke realitetsbehandlet - klimaråd l) Forslag til reglement for eldrerådet vedtas m) Forslag til reglement for råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne vedtas * reglement for kontrollutvalg må behandles på nytt i første kommunestyremøte etter konstituering, da forskrift om kontrollutvalg ikke er vedtatt før kommunestyrets behandling av reglementet. Rådmannen utarbeider forslag til nytt reglement når forskriften er vedtatt. Forslag til nytt reglement behandles direkte i formannskapet og vedtas i kommunestyret. Tillegg i reglement i punkt 6a: Utvalgsleder/ordførers primære jobb er å lede møter, sørge for at medlemmenes synspunkter kommer frem og at vedtak blir fattet. Varaordfører sitter sammen med ordfører under kommunestyrets møter. Dersom ordfører skal delta i ordskiftet overtar han/hun ordførers oppgaver. Protokoll skal vedtas i møte, slik at denne fortrinnsvis gjennomgås etter hver sak underveis i møtet og at protokollen vedtas fortløpende. Ordførers skriftlige svar på spørsmål og interpellasjoner skal fremkomme av protokollen Gruppelederne informeres på e-post så snart som mulig dersom ordfører har benyttet seg av sommerfullmakten. 7. Forslag til delegasjonsreglement vedtas.

11 8. Forslag til etiske retningslinjer for politikere vedtas. Kommunestyret : Behandling: Punkt 1: Anders Mathisen, FRP fremmet sitt forslag fra organisasjonsutvalget: "Hovedutvalg for oppvekst og helse slås sammen til et hovedutvalg." Formannskapets innstilling ble vedtatt med 41 mot 6 stemmer (FRP) som ble avgitt for Mathisens forslag Punktvis votering om rådene: i - eldereråd: Enstemmig ii - råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne: Enstemmig iii - inkluderingsråd: Vedtatt med 41 mot 6 stemmer (FRP) iv - ungdomsråd: Enstemmig v - klimaråd: Vedtatt med 41 mot 6 stemmer (FRP) Resten av formannskapets innstilling ble vedtatt enstemmig. Punkt 2: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. Punkt 3: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. Punkt 4: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. Punkt 5: Jørn Magdahl, Felleslista SV/Rødt fremmet sitt forslag fra formannskapet: "Lønn til politikere reduseres gjennomgående med 10 % ift. utsendt forslag." Falt med 38 mot 6 stemmer (Felleslista SV/R, 2FRP) "Godtgjørelser til politikere reduseres gjennomgående med 10 % ift. utsendt forslag." Falt med 34 mot 13 stemmer (Felleslista SV/R,MDG, 1AP, FRP) "Godtgjørelsene skal ikke økes i kommunestyreperioden." Falt med 38 mot 9 stemmer (Felleslista SV/R,MDG, 1AP, 2FRP) Randi Fjellberg, MDG fremmet følgende forslag: "Lik godtgjørelse til alle rådene." Fjellbergs forslag ble vedtatt med 26 mot 21 stemmer (15H, FRP) Anders Mathisen, FRP fremmet følgende forslag: "Formannskaptes godtgjørelse reduseres til kr ,- pr år." Mathisens forslag falt med 34 mot 13 stemmer (FRP, MDG, 1AP, Felleslista SV/R) Jon Sanness Andersen, AP fremmet følgende forslag: "I hovedutvalg for kommunalteknikk reduseres godtgjørelsen til opposisjonsleder og nestleder til kr ,- pr år." Andersens forslag ble vedtatt med 26 mot 21 stemmer (H, KRF, V) Anders Mathisen, FRP fremmet følgende forslag: "Dekning av lokalaviser til formannskapet, gruppeledere og hovedutvalgsledere, tas ut." Mathisens forslag falt med (31 mot 16 stemmer (FRP, Felleslista SV/R, MDG, 4AP) Øvrige punkter ble vedtatt enstemmig. Punkt 6: Under opplisting av reglement skal ungdomsråd inn:

12 n) Forslag til reglement for ungdomsråd vedtas Votering over formannskapets innstilling: Ellen Morgenstierne, AP fremmet følgende forslag som tillegg til punkt 6a: "Forslag å innføre folkets spørretime i kommunestyret." Morgenstiernes forslag ble vedtatt med 25 mot 22 stemmer (H, FRP) "Foreldrerepresentant fra FUG (foreldreutvalget for grunnopplæringen) og FUB (foreldreutvalg for barnehager) har møte- og talerett i hovedutvalget for oppvekst." Morgenstiernes forslag falt med 31 mot 16 stemmer (AP, Felleslista SV/R) "Hovedutvalgsmøtene holdes på dagtid." Morgenstiernes forslag falt med 34 mot 13 stemmer (AP, 1H) Anders Mathisen, FRP fremmet følgende forslag: "Det innføres taletid i kommunestyret." Mathisens forslag falt med 39 mot 8 stemmer (FRP, 2V) Punktene 6j og 6k ble ikke realitetsbehandlet. Resten av formannskapets innstilling i punkt 6 ble vedtatt enstemmig. Punkt 7: Enstemmig Punkt 8: Enstemmig KS- 062/19 Vedtak: 1. Politisk struktur for Færder kommune for perioden vedtas med de endringer som er vedtatt av kommunestyret Kommunestyre Formannskap Administrasjonsutvalg Valgstyre Kommuneplanutvalg 3 hovedutvalg: i. Hovedutvalg for kommunalteknikk ii. Hovedutvalg for helse iii. Hovedutvalg for oppvekst Kontrollutvalg Lederlønnsutvalg Organisasjonsutvalg 5 råd: i. Eldreråd ii. Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne iii. Inkluderingsråd iv. Ungdomsråd v. Klimaråd 2. Antall medlemmer i politiske organer m.m. vedtas:

13 Kommunestyret skal bestå av 39 medlemmer (ref. vedtak i kommunestyret sak 179/18) Formannskapet videreføres med 11 medlemmer Hovedutvalgene videreføres med 11 medlemmer Forholdstallsprinsippet skal gjelde ved valg til hovedutvalgene Prinsippet om gjennomgående representasjon er ønskelig for valg til formannskap og hovedutvalg Hovedutvalgsleder bør fortrinnsvis være medlem av formannskapet Administrasjonsutvalget består av formannskapet og fire representanter valgt av og blant de ansatte for to år av gangen, jf. kommuneloven 5-11 Formannskapet er kommuneplanutvalg. Barnerepresentant og gruppeledere som ikke er medlem av formannskapet/kommuneplanutvalget innkalles til møtene med tale- og forslagsrett Formannskapet er kommunens klageorgan, jf. forvaltningslovens 28, 2. ledd Formannskapet oppnevnes til valgstyre Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer. Leder kan ikke velges fra posisjonen. 3. Næringsforum: Færder kommune ønsker et godt samarbeid med næringslivet. Det settes ned en arbeidsgruppe med ordfører, varaordfører og opposisjonsleder for å komme fram til en ny modell/organisering for samarbeidet mellom næringslivet og Færder kommune. Arbeidsgruppen tar selv stilling til hvilke ressurser som ønskes konsultert og avgir notat til rådmannen som fremmer innstilling til organisasjonsutvalget, eventuelt formannskapet, innen 1. desember. 4. Kommunens frivillighetsråd nedlegges og det opprettes et frivillighetsforum. Rådmannen bes fremme sak for kommunestyre om organisering og retningslinjer for frivillighetsforum. 5. Forslag til reglement for godtgjøring for kommunale tillitsverv vedtas med de endringer som er vedtatt av organisasjonsutvalget: Ordførers godtgjørelse utbetales ut måneden ved kommunestyreperiodens slutt. Innarbeides i reglementet. Hovedutvalg for kommunalteknikk reduseres godtgjørelsen til opposisjonsleder og nestleder til kr ,- pr år. Lik godtgjørelse til alle rådene. 6. Reglementene a) Forslag til reglement for kommunestyret vedtas b) Forslag til reglement for formannskapet vedtas c) Forslag til reglement for administrasjonsutvalget vedtas d) Forslag til reglement for valgstyre vedtas e) Forslag til reglement for kommuneplanutvalg vedtas f) Forslag til reglement for hovedutvalg vedtas g) Forslag til reglement for kontrollutvalget vedtas * h) Forslag til reglement for lederlønnsutvalget vedtas i) Forslag til reglement for organisasjonsutvalget vedtas j) Ble ikke realitetsbehandlet - næringsforum k) Ble ikke realitetsbehandlet - klimaråd

14 l) Forslag til reglement for eldrerådet vedtas m) Forslag til reglement for råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne vedtas n) Forslag til reglement for ungdomsråd vedtas * reglement for kontrollutvalg må behandles på nytt i første kommunestyremøte etter konstituering, da forskrift om kontrollutvalg ikke er vedtatt før kommunestyrets behandling av reglementet. Rådmannen utarbeider forslag til nytt reglement når forskriften er vedtatt. Forslag til nytt reglement behandles direkte i formannskapet og vedtas i kommunestyret. Tillegg i reglement i punkt 6a: Utvalgsleder/ordførers primære jobb er å lede møter, sørge for at medlemmenes synspunkter kommer frem og at vedtak blir fattet. Varaordfører sitter sammen med ordfører under kommunestyrets møter. Dersom ordfører skal delta i ordskiftet overtar han/hun ordførers oppgaver. Protokoll skal vedtas i møte, slik at denne fortrinnsvis gjennomgås etter hver sak underveis i møtet og at protokollen vedtas fortløpende. Ordførers skriftlige svar på spørsmål og interpellasjoner skal fremkomme av protokollen Gruppelederne informeres på e-post så snart som mulig dersom ordfører har benyttet seg av sommerfullmakten Det innføres folkets spørretime i kommunestyret 7. Forslag til delegasjonsreglement vedtas. 8. Forslag til etiske retningslinjer for politikere vedtas.

15 Vedlegg: Reglement for organisasjonsutvalget Reglement for råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Reglement for ungdomsrådet Reglement for valgstyret Delegeringsreglement Færder etiske retningslinjer Godtgjøringsreglement Reglement for administrasjonsutvalget Reglement for eldrerådet Reglement for Færder formannskap Reglement for færder kommunestyre Reglement for hovedutvalgene Reglement for inkluderingsrådet Reglement for klimarådet Reglement for kommuneplanutvalget Reglement for kontrollutvalget Reglement for lederlønnsutvalget Eksisterende vedtekter for Færder Næringsforum Svar på høring - Reglement for eldrerådet for perioden Svar på høring - Reglement for råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Svar på høring - Reglement for inkluderingsrådet for perioden Svar på høring - kontaktperson i ungdomsrådet om Reglement for ungdomsrådet Svar på høring - ungdomsrådet om Reglement for ungdomsrådet Svar på høring - Kontrollutvalgsreglementet Svar på høring - reglement for klimarådet Notat - vurdering av høringssvar til organisasjonsutvalget m.m. Notat-Færder Næringsforum Forslag til nye vedtekter for Færder næringsforum Øvrige saksdokumenter, herunder utvalgets behandling av de ulike sakene er tilgjengelige på kommunens hjemmeside. Kortversjon Organisasjonsutvalget skal legge frem sin innstilling til vedtak om politisk organisering, reglementer og delegasjonsreglement for Færder kommune, jf. gjeldende reglement for organisasjonsutvalget 2. Utvalget kommer med forslag til behandling i formannskapet på følgende: Dagens struktur for kommunestyre, formannskap og utvalg foreslås videreført. Det er politisk dissens i utvalget knyttet til antall hovedutvalg. Et flertall ønsker tre utvalg, mens et mindretall har ønsket at man slår sammen dagens hovedutvalg for helse og dagens hovedutvalg for oppvekst til et nytt hovedutvalg for kultur og levekår. Ved vedtak om å beholde tre hovedutvalg skal det innarbeides i nytt reglement for hovedutvalgene at der en sak krever behandling i flere hovedutvalg skal lederne i hovedutvalgene som skal behandle saken avgjøre hvilket utvalg som skal behandle saken, og hvilket utvalg som får saken til orientering. Det er kommet forslag om å legge ned kommunens næringsforum, og det i stedet opprettes en referansegruppe for næringsutvikling/næringsdialog. Dersom det besluttes å oppnevne referansegruppe vil kommunestyret behandle sak om organisering og retningslinjer for referansegruppen etter konstituering av nytt kommunestyre. Alternativt er det foreslått å beholde dagens næringsforum, eventuelt som et dialogforum, men at dagens vedtekter for forumet endres.

16 Kommunens frivillighetsråd foreslås nedlagt og erstattes med et frivillighetsforum. Kommunestyret behandler i egen sak organisering og retningslinjer for frivillighetsforumet etter konstituering av nytt kommunestyre. Det er foreslått enkelte endringer i reglement for godtgjøring for kommunale tillitsverv, med tanke på å forenkle reglene knyttet til godtgjøring for folkevalgte. Under behandlingen av reglementet i organisasjonsutvalget er det også kommet frem forslag om å justere satsene for godtgjøring av enkelte posisjoner. Disse forutsettes tatt opp, og votert over særskilt i utvalgets behandling. Reglementene er oppdatert i tråd med nytt lovverk (ny kommunelov) som trer i kraft fra nytt kommunestyre blir konstituert etter valget, med unntak av reglement for kontrollutvalget, der ny forskrift om kontrollutvalg ikke er vedtatt enda. Rådmannen utarbeider forslag til nytt reglement for kontrollutvalget som behandles i første kommunestyremøte etter konstituering. Nytt delegasjonsreglement er oppdatert i tråd med nytt lovverk (ny kommunelov) som trer i kraft fra nytt kommunestyre blir konstituert etter valget. Det fremmes forslag om at det vedtas etiske retningslinjer for politikere. Innledning Utvalget har drøftet ovennevnte punkter og flertallet har konkludert slik det fremgår av innstillingen til formannskapet. Kommunestyret har vedtatt ikke å fremme forslag om innføring av parlamentarisme. Dette ble vedtatt i kommunestyret sak 178/18. Antall medlemmer i kommunestyret er fra nytt konstituert kommunestyre etter valget 39 medlemmer. Dette ble vedtatt i kommunestyret sak 179/18. Organisasjonsutvalget hadde sitt første møte 4. februar 2019 hvor utvalget vedtok en møte- og fremdriftsplan for sitt arbeid. Utvalget har avholdt 5 møter. Fremdriftsplanen ble fulgt og organisasjonsutvalget vedtar sin innstilling til formannskapet 29. mai. Faktagrunnlag Lovgrunnlag for de vedtak som gjøres i denne saken er kommuneloven av 22. juni 2018 nr. 83, som foruten økonomibestemmelsene trer i kraft samtidig med at nytt kommunestyre blir konstituert Politisk organisering Politisk organisasjonsstruktur Organisasjonsutvalget foreslår følgende struktur for politisk organisering i Færder kommune: Kommunestyre Formannskap Administrasjonsutvalg Valgstyre Kommuneplanutvalg 3 hovedutvalg: i. Hovedutvalg for kommunalteknikk ii. Hovedutvalg for helse iii. Hovedutvalg for oppvekst Kontrollutvalg Lederlønnsutvalg Organisasjonsutvalg

17 5 råd: i. Eldreråd ii. Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne iii. Inkluderingsråd iv. Ungdomsråd v. Klimaråd Flere av organene er lovpålagte, som kommunestyre, formannskap, valgstyret mv. Saken gjelder hvilken politisk struktur Færder kommune skal ha i kommende kommunestyreperiode, herunder hvor mange utvalg kommunen skal ha, om kommunen skal ha lokalutvalg, og hvor mange representanter formannskapet og hvert utvalg skal bestå av. Det foreslås å beholde dagens struktur for formannskap med 11 medlemmer. Færder kommune har i dag tre hovedutvalg. Hovedutvalg for helse og hovedutvalg for oppvekst har relativt få saker sammenliknet med hovedutvalg for kommunalteknikk. Rådmannen har foreslått å slå sammen dagens hovedutvalg for helse og hovedutvalg for oppvekst til et nytt hovedutvalg for levekår og kultur, slik at det kun blir to hovedutvalg fremover. Det ble samtidig foreslått at hovedutvalgene består av 15 medlemmer. Bakgrunnen er at flere saker med dagens utvalgsstruktur må behandles i to utvalg, og at det vil være mer effektivt å behandle saker i ett utvalg. Dette ville gjort det administrative arbeidet med innkallinger, protokoller og sekretariat enklere og rimeligere. Ett nytt sammenslått utvalg kunne også sett helheten i saker om oppvekst/helse, omsorg og kultur i en sammenheng og prioritere ressurser og satsningsområder i en større helhet. I behandling i organisasjonsutvalget er det etter det rådmannen har oppfattet flertall for å beholde dagens utvalgsstruktur med tre hovedutvalg. Det foreslås da at når en sak i utgangspunktet skal behandles i flere hovedutvalg skal lederne i hovedutvalgene som skal behandle saken avgjøre hvilket utvalg som skal behandle saken, og hvilket utvalg som får saken til orientering. Dette foreslås innarbeidet i nytt reglement for hovedutvalgene. Det har under arbeidet med saken i organisasjonsutvalget vært reist spørsmål ved om dagens utvalg for kommunalteknikk skulle deles, slik at saksmengden blir mindre, men siden rådmannen oppfatter at det ikke er politisk flertall for en slik løsning fremmes det ikke som eget alternativ for votering. Rådmannen mener dagens struktur med de fem råd som er vedtatt oppnevnt av kommunestyret, og som kommunestyret har fastsatt regelverk for fungerer tilfredsstillende, og foreslår disse videreført. Dag- eller kveldsmøter Kommunestyret har myndighet til å fastsette møteplan for alle politiske organer, herunder bestemme om politiske møter skal avholdes på dag- eller kveldstid. Det er fra politisk hold tatt opp at det er ønskelig med en debatt omkring dette spørsmålet. Kommunestyret står fritt til å organisere sine utvalg, herunder fastsette møteplan. Dette fremgår av kommuneloven 11-2 annet ledd. Det er således kommunestyret som avgjør om møtene skal avholdes på dag- eller kveldstid Om møtene bør legges til dag- eller kveldstid vil ha både politiske, organisatoriske og økonomiske konsekvenser. Disse anses å være av typisk politisk karakter, og rådmannen har derfor ingen innstilling. Rådmannen har gjort beregninger basert på erfaringstall fra 2018 på de økonomiske konsekvensene av å legge møtene til henholdsvis dag- og kveldstid. Beregningen er gjort med bakgrunn i dagens

18 ordning, og følger vedlagt. Kort oppsummert tilsier beregningen at det vil være en merkostnad ved å legge møtene til dagtid enn til kveldstid. Merkostnaden for kommunestyret utgjør ca. kr Merkostnaden for formannskapet utgjør kr Merkostnadene i forhold til dagens ordning ved å legge samtlige møter til dagtid vil med 3 hovedutvalg med 11 medlemmer utgjøre ca. kr pr. år. Dersom man velger å gå for fire hovedutvalg (9 medlemmer per utvalg) vil merkostnaden bli kr Ved to hovedutvalg (15 medlemmer) er merkostnaden beregnet til kr pr. år. I organisasjonsutvalgets møte den , sak 007/19 var det et foreløpig flertall for å beholde dagens tidspunkt for politiske møter, med unntak av ungdomsrådet, som det var ønskelig at skulle starte kl. 16. Rådmannen bemerker at fastsetting av konkrete møtetidspunkt kan gjøres i kommunestyrets vedtakelse av møteplan for kommende halvår. Rådmannen anser derfor bare at det er behov for å fatte vedtak omkring dette dersom kommunestyret ønsker endring i reglement for de politiske organene slik at prinsippet om dag- eller kveldsmøter endres. Rådmannen fremmer derfor ikke innstilling på å endre møtetidspunkt. Lokalutvalg Det har blitt fremmet interpellasjon i kommunestyret om lokalutvalg. Denne ble oversendt organisasjonsutvalget for bearbeidelse. Dersom det etableres lokalutvalg må det samtidig tas stilling til organisering av disse, oppgaver/myndighet og eventuelle midler til disposisjon. Det må også beregnes kostnader knyttet til slik etablering. Kommunestyret beslutter om det skal opprettes nærdemokratiutvalg/lokalutvalg i kommunen (jf. kommuneloven 5-7). I loven er disse omtalt som kommunedelsutvalg. Kommunestyret fastsetter selv eventuelle lokalutvalgs arbeidsoppgaver, og de kan tildeles avgjørelsesmyndighet i saker som vedrører kommunedelen med mindre annet følger av lov. I tråd med den vide juridiske rammen er det stor spennvidde når det gjelder arbeidsoppgavene til kommunedelsutvalg. Det vanligste fra kommunens side er å bruke lokalutvalg som høringsorgan for saker som angår det aktuelle området. Men det finnes også lokalutvalg som har delegert ansvar for kommunal tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse eller som utviklingsorgan med egne budsjetter. Organisasjonsutvalget har etter en samlet vurdering i sak 006/19 den vedtatt å ikke anbefale å etablere lokalutvalg. Organisasjonsutvalget har ment at den administrative og politiske ledelse bør arbeide mer strukturert i samarbeidet med frivillige organisasjoner som velforeninger, FAU, frivillighet og interesseorganisasjoner. Det foreslås ikke å opprette lokalutvalg. Færder Næringsforum Organisasjonsutvalget har mottatt et notat fra Arbeiderpartiet vedrørende Færder Næringsforum. Notatet anbefaler at forumet ikke videreføres, men at næringsarbeidet i kommunen får et økt fokus fra formannskapets side. Notatet er vedlagt saken. Det har alternativt blitt fremmet forslag om å beholde dagens næringsforum, eventuelt under et annet navn for å unngå sammenblanding med Færder næringsforening, men endre vedtektene til forumet. Nye vedtekter tydeliggjør oppgaver, mandat og rolle for forumet langt bedre enn i dag, og vil kunne gjøre forumet til den politiske møtearenaen dette er ment som. Etter diskusjon i organisasjonsutvalget fremmer rådmann to alternative forslag for organisasjonsutvalget.

19 Frivillighetsråd Frivillighetsrådet ble opprettet i sammenheng med krav til styre for sentralt tilskudd til frivillighetssentraler. Samtidig som etablering av Færder kommune ble det besluttet at sentralt tilskudd til frivillighetssentraler skulle oppheves og innlemmes i rammetilskuddet til kommunen. Fra 2020 bortfaller tilskuddene. I tillegg har frivillighetssentralene endret struktur slik at det ikke lenger er krav om et styre og en daglig leder i 100% stilling for sentralen. Bakgrunn for dette er å øke den lokale handlefriheten. Etter rådmannens oppfatning er nå frivillighetssentralen underlagt ordinær kommunal drift, og det er ikke naturlig med et eget råd for en kommunal avdeling. Rådet har vedtatt sine egne retningslinjer, uten at disse er politisk, eller administrativt behandlet. Frivillighetens innsats er svært viktig for kommunen og rådmannen ser behov for å engasjere frivillige og behovet for bistand fra kommunen. Dette arbeidet ivaretas av kultursektoren i kommunen og det gjennomføres dialogmøter mellom kommunen og frivillige organisasjoner. I tillegg tilrettelegges det for arrangementer og utvikling av anlegg, samt økonomisk støtte. Rådmannen vil anbefale at det opprettes et frivillighetsforum og fremmer egen sak om dette for nytt kommunestyre. Godtgjøringsreglement Det er foreslått enkelte endringer i reglement for godtgjøring for kommunale tillitsverv, med tanke på å forenkle reglene knyttet til godtgjøring for folkevalgte. Rådmannen anbefaler å endre dagens godtgjøringsreglement for medlemmer i råd og utvalg fra fast årlig godtgjøring til godtgjøring per møte. For kommunestyret, formannskap og råds- og utvalgsledere opprettholdes dagens ordning med fast årlig godtgjørelse. Hovedgrunnen for forslaget er forenkling i administrasjonen av ordningen både for administrasjonen og for politikerne. I dag bruker administrasjonen mye tid på å forta fradrag/kreve tilbakeført for mye utbetalt godtgjøring til medlemmer som har hatt fravær på møter. Det er heller ikke ønskelig å måtte kreve tilbakebetaling fra politikere for tidligere utbetalt godtgjøring på grunn av fravær. For å forenkle dette anbefaler administrasjonen at det for alle medlemmer i råd og utvalg godtgjøres per møte. Under behandlingen av reglementet i organisasjonsutvalget er det også kommet frem forslag om å justere satsene for godtgjøring av enkelte posisjoner. Disse forutsettes tatt opp, og votert over særskilt i utvalgets behandling. Oppsummert er forslagene som er registrert til endring som følger: Forslag om å redusere godtgjørelsen til formannskapet til ,-/år Forslag om å redusere godtgjørelsen til nestleder og opposisjonsleder i hovedutvalg for kommunalteknikk til kr ,-/år. Organisasjonsutvalget bes ta stilling til dette. Reglementer Reglementene gjelder for kommunestyret, formannskap hovedutvalg og andre politiske utvalg og råd, og regulerer ansvarsområdet for hvert enkelt politisk organ og gir regler for gjennomføring av møtene. Det er også fastsatt regler om innkallingsfrister til møter og representantenes muligheter til å stille spørsmål og fremme forslag. Hovedutvalgene har fått fordelt oppgaver innenfor sitt ansvarsområde. Der de ikke har avgjørelsesmyndighet, innstiller de for formannskapet.

20 Partssammensatte utvalg har fått reglementene til høring og utvalget har fått gode og kreative tilbakemeldinger fra 4 høringsinstanser innen fristen. Organisasjonsutvalget har i stor grad innarbeidet forslagene fra høringene i de respektive reglementer (se vedlagt notat fra kommuneadvokaten vedr. høringsinnspill av og møteprotokoll fra organisasjonsutvalgets møte den 10. mai). Rådmannen vurderer at reglementene nå gjenspeiler behovet for delegasjon, samt fastsettelse av regler for kommunens politiske organisasjon. Etter fristen innkom høringssvar fra Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekreteriat på vegne av kontrollutvalget, der det ble påpekt at reglementet må oppdateres når ny kommunelov trer i kraft. Reglement for kontrollutvalg må utarbeides og behandles på nytt i første kommunestyremøte etter konstituering, da forskrift om kontrollutvalg ikke er vedtatt før kommunestyrets behandling av dette reglementet. Rådmannen vil utarbeider forslag til nytt reglement og sak for formannskapet og kommunestyret når forskriften er vedtatt. Rådmannen har fullmakt til å fremme denne saken direkte for formannskapet uten forutgående behandling i organisasjonsutvalget, da endringen ikke er av prinsipiell karakter, men gjennomføres som tilpasning til ny lovgivning. Klimarådet måtte på grunn av møtetidspunkt etter høringsfristens utløp få utsatt høringsfrist. Høring innkom den Høringsinnspillet er vedlagt. Klimarådet foreslår endring av reglementets pkt. 1 Formål. Endringen innebærer liten realitetsendring, men tydeliggjør klimarådets oppgave, samtidig som dette gir rådet tilstrekkelig vide rammer for sitt arbeid innenfor klimafeltet. Rådmannen anbefaler at endringen vedtas og at dette innarbeides i reglementet for rådet. Enkelte saker har vært diskutert som egne saker i organisasjonsutvalget på bakgrunn av bl.a. interpellasjoner til kommunestyret som har oversendt dem til organisasjonsutvalget for behandling. Disse tas opp særskilt i saksfremlegget: Taletid i politiske organer Det er fremsatt spørsmål om begrensning i taletiden per innlegg i politiske møter. Hensikten er å få til mer effektive politiske møter. I dagens reglement for kommunestyret 11 kan kommunestyret med 2/3 flertall vedta å begrense taletiden for hvert enkelt innlegg før ordskiftet begynner i en sak. Det ligger således en mulighet til slik begrensning allerede i dag. Denne er imidlertid snever, fordi den krever 2/3 flertall, og den er i praksis lite i bruk. Av samme reglement 17, 18 og 19 kan taletiden begrenses for henholdsvis interpellasjoner, spørretime og grunngitte spørsmål. Dette gjelder både de enkelte innlegg i ordskiftet og tidsbruken på de ulike møtedelene som helhet. Enkelte av disse reglene (bl.a. 18) er også gjort gjeldende for formannskapet. Det finnes ingen slike begrensinger for utvalg eller råd. Kommunestyret har etter loven anledning til å fastsette regler om begrensninger i taletid per innlegg generelt. Det kan vedtas bestemmelser som gjelder kommunestyret, formannskapet og utvalgene. En tidsbegrensning per innlegg vil antakelig på generelt grunnlag gjøre møtene mer effektive, ved korte og presise innlegg. Motargumentet er at begrensninger i tidsbruken i enkeltsaker kan begrense enkelte representanters mulighet for å få fremmet sitt standpunkt i store eller viktige saker. Særlig utfordrende kan dette være for mindre partigrupper, hvor en eller et fåtall representanter i store og komplekse saker vil måtte ta stilling til flere problemstillinger i løpet av et kort innlegg, mens et større parti kan fordele sitt svar/innlegg på flere representanter. Videre krever tidsbegrensing at de innleggene som skal holdes ofte er svært godt forberedt, og dette vil kunne kreve at politikerne avsetter ytterligere tid til forberedelse av presise og korte innlegg.

21 I behandlingen i organisasjonsutvalget ble det fremmet forslag om at ordfører gis fullmakt til å foreslå at det innføres taletid i saker der det forventes mange innlegg. Dette informeres om allerede ved innkallingen. Kommunestyret kan ved behandling av saken vedta at det eventuelt ikke skal settes slik begrensning likevel. Rådmann oppfattet at det var flertall for dette forslaget ved behandling i organisasjonsutvalget, og har innarbeidet dette i reglement for kommunestyret 2 og 11) som er fremmet til behandling. Spørretime for innbyggerne Ordningen ble foreslått av Ellen Morgenstierne som et spørsmål til ordfører den og gjentatt som et representantforslag den 15. oktober Forslaget lød: «Det innføres en folkets spørretime i Færder kommunestyre fra og med neste kommunestyremøte. I forkant av hvert kommunestyre avholdes det en halv times åpen spørretime der innbyggerne og interesserte kan sende inn spørsmål til kommunestyret ved ordfører eller andre folkevalgte representanter. Spørsmålene må være sendt inn til Færder kommune tre virkedager før kommunestyremøtet for at det skal bli tatt opp. Spørsmålet må presenteres muntlig fra talerstol i kommunestyresalen av den som har sendt inn spørsmålet. Det kan brukes inntil 5 minutter på spørsmålsstilling og 3 minutter på eventuelle oppfølgingsspørsmål.» Kommunestyret vedtok i møte den den at saken oversendes organisasjonsutvalget for behandling. Ordningen forutsetter at det avsettes en halv time til spørsmål i forkant av hvert kommunestyremøte. Tanken bak en slik ordning er at innbyggerne skal få bedre anledning til å ta opp saker de mener er viktige, eller som berører dem i stor grad direkte med kommunens politiske ledelse. Dette vil kunne bidra til å styrke lokaldemokratiet, og sikre at flest mulig stemmer slipper til i den politiske debatten. Utfordringen med en slik ordning er særlig tids- og ressursbruk, samt fare for utfordringer med likebehandling av innbyggerne. Selv om en spørretime bare forutsetter at kommunestyret skal bruke en halv time på slike spørsmål, vil ordningen kunne bli ressurskrevende for administrasjonen. Dette fordi slike spørsmål ofte genererer en del arbeid å besvare, og fordi tiden til å besvare dem er kort. Det kan også dukke opp utfordringer knyttet til spørsmål som tar opp taushetsbelagt informasjon. Erfaring fra andre kommuner som har hatt ordninger med spørretime, herunder en enklere ordning der kun ordfører er tilgjengelig, er at de som møter til slike spørretimer i stor grad er innbyggere som har en enkeltsak til behandling i kommunen. Slike saker er i liten grad egnet for behandling eller svar i en spørretime. I praksis har ordningen dessverre medført et press for å få de saker som tas opp raskere behandlet. Dette utfordrer likebehandlingsprinsippet sett i forhold til alle andre som da eventuelt blir forbigått i saksbehandlingskøen. Ordningen vil videre etter erfaring fra andre kommuner også medføre en del for- og etterarbeid for administrasjonen. Rådmannen minner om at enkeltpersoner som ønsker sine spørsmål reist i kommunestyret allerede i dag har anledning til å stille sine spørsmål direkte til kommunens politikere, som igjen kan ta dem opp i kommunestyret. Spørsmål om pågående saker kan også stilles direkte til administrasjonen. Rådmannen mener organisasjonsutvalget bør vurdere om det finnes andre måter å oppnå den nærhet og kontakt med innbyggerne og sikre lokalpolitisk deltakelse som forslagsstiller ønsker. Bl.a. har enkelte kommuner opprettet faste kontaktpunkter eller møtearenaer der velforeninger, andre frivillige lag/foreninger, og frivillige interesseorganisasjoner møter representanter for kommunens politiske og administrative ledelse der både posisjon og opposisjon er representert. Dette gir mulighet for å ta opp problemstillinger med kommunen ledelse som gjelder både enkeltsaker og