Lillesand kontrollutvalg

Transkript

1 Meeting Book: Lillesand kontrollutvalg ( ) Lillesand kontrollutvalg Date: T14:00:00 Location: Rådhuset, møterom ved personalkantinen Note:

2 Saksliste Møteinnkalling 5/18 Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 32/18 Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2018 Lillesand kommune 17 33/18 Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer 18 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018 Lillesand kommune 24 35/18 Orientering fra revisjonen /18 Referatsaker /18 Eventuelt

3 5/18 Godkjenning av møteinnkalling / Godkjenning av møteinnkalling : Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Lillesand kontrollutvalg Godkjenning av møteinnkalling Forslag fra sekretariatet: Møteinnkalling godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling

4 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Godkjenning av protokoll fra møte Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Lillesand kontrollutvalg Godkjenning av protokoll fra møte Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møte godkjennes. Vedlegg: Protokoll

5 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Protokoll Møteprotokoll Lillesand kontrollutvalg Dato: kl. 12:00 Sted: Borkedalen skole Arkivsak: 18/00067 Til stede: Bjørn Melbye (AP), Astrid Schmidt (SV), Lars Gunnar Nag (H), Ingebjørg Ribe Rudihagen (KRF), Jon Røthe (AP) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Daglig leder/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke Rådmann Guri Ulltveit-Moe (sak 26-27/18) Organisasjonssjef Britt Hellem (sak 26-27/18) Juridisk rådgiver Brit Ragnhild Berg (sak 26-27/18) Økonomisjef John Ånon Jonassen (sak 26-27/18) Ordfører Arne Thommasen (sak 26-30/18) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Møte starter med virksomhetsbesøk hos Borkedalen skole før kontrollutvalget behandler de ordinære sakene på sakskartet. Fra skolen deltok rektor Monica Bartok, plasstillitsvalgt (Utdanningsforbundet) Thomas Johnsen og ass. rektor Helge Hodøl. Formålet med virksomhetsbesøk var blant annet å få informasjon om følgende: - Generell informasjon/presentasjon av skolen (f. eks. sykefravær, økonomi, faglige resultater, hovedfunn i medarbeiderundersøkelser og elevundersøkelser m. m.) - Læringsmiljøprosjektet (ref. årsmelding for 2017) - Arbeidet med sosial og emosjonell kompetanse med elevene (ref. årsmelding for 2017) - Andre fokusområder for skolen - Skolens arbeid med de overordnede målene for Lillesandsskolen 1

6 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Protokoll Sakskart Side Møteinnkalling 4/18 18/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 4/18 18/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 26/18 18/ Oppfølging - Orientering om mulig straffbart forhold og oppfølging av saken 5 27/18 18/ Orientering om rutiner for varsling etter revisjon 6 28/18 18/ Budsjett for kontroll og tilsyn Lillesand kommune 8 29/18 18/ Orientering fra revisjonen /18 18/ Referatsaker /18 18/ Eventuelt Lillesand, Bjørn Melbye Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2

7 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Protokoll Møteinnkalling 4/18 Godkjenning av møteinnkalling Behandlet av Møtedato Saksnr. 1 Lillesand kontrollutvalg /18 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkalling godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Møteinnkalling godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3

8 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Protokoll Møteprotokoll 4/18 Godkjenning av protokoll fra møte Behandlet av Møtedato Saksnr. 1 Lillesand kontrollutvalg /18 Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møte godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Protokoll fra møte godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4

9 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Protokoll Saker til behandling 26/18 Oppfølging - Orientering om mulig straffbart forhold og oppfølging av saken Behandlet av Møtedato Saksnr. 1 Lillesand kontrollutvalg /18 Forslag fra sekretariatet: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Møtebehandling Kontrollutvalget besluttet å lukke møtet under behandlingen av saken jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. Rådmann Guri Ulltveit-Moe var invitert til kontrollutvalgets møte for å gi en orientering om utviklingen i saken og kommunens oppfølging av saken. I tillegg var følgende til stede under behandlingen av denne saken: ordfører Arne Thommasen, organisasjonssjef Britt Hellem, juridisk rådgiver Brit Ragnhild Berg og økonomisjef John Ånon Jonassen. Leder fremsatte slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Votering Enstemmig for leders forslag til vedtak. Vedtak Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5

10 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Protokoll /18 Orientering om rutiner for varsling etter revisjon Behandlet av Møtedato Saksnr. 1 Lillesand kontrollutvalg /18 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling Rådmann Guri Ulltveit-Moe var invitert til kontrollutvalget for å gi en orientering om rutiner for varsling etter revisjon, i tillegg til at hun besvarte spørsmål fra utvalgets medlemmer. I sammen med rådmann møtte kommunens varslingsutvalg bestående av organisasjonssjef Britt Hellem, juridisk rådgiver Brit Ragnhild Berg og økonomisjef John Ånon Jonassen. I tillegg gjorde sekretariatet rede for høringssvaret fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF) om NOU 2018/6 «Varsling verdier og vern» og hva NKRF anbefaler at kommunens egenkontroll sin plass i varslingsinstituttet bør være. Omforent endringsforslag fremsatt i møte: Kontrollutvalget tar saken til orientering og sender saken til bystyret med følgende innstilling: 1. Bystyret legger høringssvaret fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF) om NOU 2018/6 «Varsling verdier og vern» til grunn for kommunens egenkontroll sin plass i varslingsinstituttet. Dette innebærer at kontrollutvalget og revisor ikke skal oppfattes som egne varslingsorgan eller interne varslingsmottagere i kommunen, men komme inn under kategorien ekstern varslingsmottager. Bystyret mener dette er viktig for at kontrollutvalget skal kunne ivareta sin oppgave med å føre tilsyn med forvaltningen, og for at kontrollutvalget skal kunne føre tilsyn med kommunens varslingsrutiner uten at det blir reist spørsmål om kontrollutvalgets habilitet. 2. Bystyret beslutter med dette at kontrollutvalget ikke skal ha noen rolle ifht. varsel på rådmann slik det fremgår av rutinen i dag, og beslutter videre at dette skal bli håndtert av formannskapet ved ordfører. 3. Bystyret ber rådmann om å endre «rutinene for saksbehandling ved varsling om kritikkverdige forhold» i tråd med dette. Votering Enstemmig for omforent endringsforslag fremsatt i møte. 6

11 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Protokoll Vedtak Kontrollutvalget tar saken til orientering og sender saken til bystyret med følgende innstilling: 1. Bystyret legger høringssvaret fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF) om NOU 2018/6 «Varsling verdier og vern» til grunn for kommunens egenkontroll sin plass i varslingsinstituttet. Dette innebærer at kontrollutvalget og revisor ikke skal oppfattes som egne varslingsorgan eller interne varslingsmottagere i kommunen, men komme inn under kategorien ekstern varslingsmottager. Bystyret mener dette er viktig for at kontrollutvalget skal kunne ivareta sin oppgave med å føre tilsyn med forvaltningen, og for at kontrollutvalget skal kunne føre tilsyn med kommunens varslingsrutiner uten at det blir reist spørsmål om kontrollutvalgets habilitet. 2. Bystyret beslutter med dette at kontrollutvalget ikke skal ha noen rolle ifht. varsel på rådmann slik det fremgår av rutinen i dag, og beslutter videre at dette skal bli håndtert av formannskapet ved ordfører. 3. Bystyret ber rådmann om å endre «rutinene for saksbehandling ved varsling om kritikkverdige forhold» i tråd med dette. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

12 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Protokoll /18 Budsjett for kontroll og tilsyn Lillesand kommune Behandlet av Møtedato Saksnr. 1 Lillesand kontrollutvalg /18 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2019 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune med en ramme på kr ,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. Møtebehandling Sekretariatet la frem budsjett for kontroll og tilsyn 2019 i Lillesand kommune. I tillegg gjorde revisjonen oppmerksom på at post b (selskapskontroll) er tatt inn i post a (revisjon) i budsjettet for 2019, dette innebærer at ny totalrammen blir kr Sekretariatet retter totalrammen før saken sendes over til bystyret for behandling. Votering Enstemmig for forslag til vedtak med endringen som ble foretatt i møte. Vedtak Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2019 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune med en ramme på kr ,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8

13 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Protokoll /18 Orientering fra revisjonen Behandlet av Møtedato Saksnr. 1 Lillesand kontrollutvalg /18 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling Aust-Agder revisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Daglig leder opplyste at hovedrevisor vil gi en redegjørelse i neste møte for løpende revisjon. 2. Status for pågående prosjekter Daglig leder orienterte kort om status for pågående prosjekter. Når det gjelder status for arbeidet med forvaltningsrevisjon av plan- og byggesaksforvaltning rutiner og praksis i Lillesand kommune ble utvalget opplyst om at mandatet er utvidet. Revisjonen skal nå også vurdere om kommunens internkontrollsystem og rutinene er egnet til å sikre etterlevelse av rettsregler og etiske retningslinjer. Kontrollutvalget gav sin tilslutning til denne utvidelsen av mandatet. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9

14 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Protokoll /18 Referatsaker Behandlet av Møtedato Saksnr. 1 Lillesand kontrollutvalg /18 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling 1. Referatsaker: a. Status i kloakksak på Fjelldal orientering ved ordfører Ordfører redegjorde for status i kloakksak på Fjelldal, i tillegg til å svare ut henvendelse fra Aage Ellila datert Med bakgrunn i redegjørelsen anser kontrollutvalget at ordfører har besvart spørsmålene fra Ellila og går ikke videre med saken. b. Notat vedrørende kontrollutvalgets sak 3/17 - Steinbrudd og massedeponi Sekretariatet redegjorde kort for saken med bakgrunn i notatet fra administrasjonen. 2. Innkommen/utgående post: a. Henvendelse til kontrollutvalget fra Aage Ellila Sekretariatet svarer på henvendelsen fra Ellila med bakgrunn i sak 30/18-1a. b. Henvendelse datert fra Sameiet Fossbekk Brygge vedr. byggesak 15/510 Fossbekk Brygge IV Lillesand kommune Lars Gunnar Nag (H) stilte spørsmål vedr. sin habilitet i saken. Utvalget vedtok enstemmig at han er inhabil og han fratrådte under behandlingen. Det var ikke innkalt varamedlem. Henvendelsen er tidligere blitt oversendt til revisjonen, der de er bedt om å vurdere denne henvendelsen og de problemstillingen som reises ifbm. arbeidet med forvaltningsrevisjon av plan- og byggesaksforvaltning rutiner og praksis i Lillesand kommune (mail datert ). Kontrollutvalget understreker at revisjonen står fritt til å vurdere innholdet i henvendelsen og om saken skal involveres i den pågående forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalget vurderer at henvendelsen ligger utenfor utvalgets mandat. Sekretariatet svarer på henvendelsen. 10

15 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Protokoll Saker behandlet i bystyret (ikke behandlet enda): a sak 081/18 - Rapport fra selskapskontroll - Overordnet eierskap og eierstyring ved kommunens selskaper 4. Neste møte kl. 14:00 Votering Enstemmig for forslag til vedtak, samt endringsforslagene. Vedtak Sak 1b, 3 og 4: Tas til orientering. Sak 1a: Med bakgrunn i redegjørelsen anser kontrollutvalget at ordfører har besvart spørsmålene fra Ellila og går ikke videre med saken. Sak 2a: Sekretariatet svarer på henvendelsen fra Ellila med bakgrunn i sak 30/18-1a. Sak 2b: Henvendelsen er tidligere blitt oversendt til revisjonen, der de er bedt om å vurdere denne henvendelsen og de problemstillingen som reises ifbm. arbeidet med forvaltningsrevisjon av plan- og byggesaksforvaltning rutiner og praksis i Lillesand kommune (mail datert ). Kontrollutvalget understreker at revisjonen står fritt til å vurdere innholdet i henvendelsen og om saken skal involveres i den pågående forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalget vurderer at henvendelsen ligger utenfor utvalgets mandat. Sekretariatet svarer på henvendelsen. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11

16 5/18 Godkjenning av protokoll fra møte / Godkjenning av protokoll fra møte : Protokoll /18 Eventuelt Behandlet av Møtedato Saksnr. 1 Lillesand kontrollutvalg /18 Klikk her for å skrive inn tekst. Møtebehandling Følgende sak ble behandlet under eventuelt: 1. Lars Gunnar Nag (H) fremsatte et ønske om å få en prinsipiell sak som sier noe om hvordan man sikrer en god behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter. Utvalget sluttet seg til dette og ber om en slik sak til kontrollutvalgets møte Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 12

17 32/18 Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2018 Lillesand kommune - 18/ Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2018 Lillesand kommune : Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2018 Lillesand kommune Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Lillesand kontrollutvalg Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2018 Lillesand kommune Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandler ikke tertialrapportene fra rådmannen, bare årsregnskapet. Som et ledd i å sikre egenkontrollen knyttet til at kommunens økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak mv. (kommuneloven 77 punkt 4), vil det likevel være naturlig at kontrollutvalget holder seg oppdatert om den økonomiske situasjonen og utfordringer gjennom året. Det gjøres oppmerksom på at rådmannens tertialrapport ikke legges ved denne saken da denne er å finne i bystyresak 118/18 behandlet i møte Økonomisjef John Ånon Jonassen stiller i møtet for å orientere i saken. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1

18 33/18 Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer - 18/ Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer : Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Lillesand kontrollutvalg Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: I mai møte ble bystyre orientert om polenturer. Rådmannen ble bedt om å fremme en sak om skoleturer. Kontrollutvalget har også bedt om en redegjørelse for hvordan skoleeier sørger for at gratisprinsippet blir fulgt i møte sak 20/18. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ber om en ny redegjørelse fra rådmann etter at saken har vært oppe til behandling i bystyret høsten Med bakgrunn i at saken nå har vært oppe til behandling i bystyret i møte sak 091/18 får kontrollutvalget forelagt denne saken jamfør vedtaket over. Saksopplysninger: Det går frem av saksfremlegget til bystyret at i Lillesand kommune har det vært stor oppslutning om at elevene skal få dra til Polen/Tyskland på 10. trinn. Og selv om Lillesand kommune ikke har funnet rom til å finansiere turen fullt ut har Polenturer/Tysklandsturer blitt gjennomført. Videre fremgår det at det i alle år har vært kreative foreldreinitiativ for at elevene kan dra på tur. Både ved Høvåg skole og Lillesand ungdomsskole har foreldrene påtatt seg oppgaven med å samle inn penger til skolen, for på denne måten å få til turene. Bystyret har tidligere bevilget ,- til polenturene, pengene brukes til å dekke lærerkostnadene, resten av pengene til Polenturene/Tysklandsturer samles inn på dugnad. Dersom foreldrene hadde arrangert turen på frivillig basis for elevene, er dette ikke å regne som en skoletur, og ansvaret ligger da hos foreldrene. Foreldrene hadde blant annet vært ansvarlige for at alle elevene er forsikret, at det er nok ansvarlige voksne med på tur og for regler som gjelder på turen. For en slik tur gjelder ikke gratisprinsippet og turen må legges utenfor skoletiden. 1

19 2 33/18 Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer - 18/ Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer : Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer Lillesand kommune får fra tid til annen spørsmål om Polenturer/Tysklandsturer og betaling, om turen ikke er å betrakte som skoletur eller om den egentlig er en skoletur der man omgår gratisprinsippet. I en slik vurdering er blant annet følgende momenter relevante. Blir turen arrangert i skoletiden? Er skolen ansvarlig dersom det oppstår uhell på turen? Gjelder skolens forsikringsordninger? Kommer informasjonen om turen fra skolen Gjelder skolens ordensreglement på turen? Er turen reelt sett frivillig eller føler elever og foreldre seg presset til å være med på tur? Er skolen involvert i innsamlingen av betaling for turen? Går turen fram av skolens planer eller årshjul? Er det organisert opplæring for elever som ikke er med på tur? Er det lærere med på turen? Det fremgår av saksfremlegget til bystyret at dersom svaret på et eller flere av disse spørsmålene er ja, vurderes det at det reelt sett dreier seg om en skoletur, som skal være gratis. I Lillesand kommune er det vedtatt at Polenturen/Tysklandsturene skal gjennomføres som en skoletur, i regi av skolen, med et pedagogisk opplegg og ikke en tur i foreldrenes regi. I og med at Polenturene/Tysklandsturene i Lillesand er skoleturer skal gratisprinsippet gjelde. Det går klart frem at rådmannen ikke anbefaler at det bevilges penger til fullfinansiering av Polenturene/Tysklandsturen. Videre skriver rådmann i saken til bystyret at Polenturene/Tysklandsturene medfører mange ulike utfordringer og anses som så krevende for skolene å gjennomføre at turene foreslås avviklet. Rådmannen mener at skolene fortsatt skal få dra på andre skoleturer. Skolene må da ha ansvaret for organisering, bestilling og gjennomføring av turene. Foreldre kan bidra med dugnad eller andre inntektsbringende aktiviteter. Bystyret fattet slikt vedtak i saken: Lillesand kommune viderefører muligheten for lengre turer, blant annet til Polen og Tyskland, på ungdomsskolen. Skolene må sørge for at gratisprinsippet ikke brytes. Turene finansieres ved hjelp av dugnad og kommunale midler som settes av i budsjettet. Ansvarsforholdet mellom skole og foreldre skal avklares. Det må utarbeides felles retningslinjer for hvordan turene skal organiseres og gjennomføres. Retningslinjene bør utarbeides i samarbeid med elevråd, FAU, foreldrekontakter og skolenes ledelse. Retningslinjene utarbeides av administrasjonen i samarbeid med politikerne (ordfører, varaordfører og leder av oppvekstutvalget) og FAU. Retningslinjene legges frem for oppvekstutvalget til behandling senest våren Rådmann er invitert til kontrollutvalgets møte for å gi en ny redegjørelse etter at saken har vært oppe til behandling i bystyret, i tillegg til å svare på eventuelle spørsmål fra utvalgets medlemmer. I sammen med rådmann møter rådgiver Anette S. Sandberg. Vurdering fra sekretariatet: Med bakgrunn i bystyrets behandling og vedtak om at gratisprinsippet ikke skal brytes anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar saken til orientering, og avslutter oppfølgingen av saken. Vedlegg: - Saksfremlegg Sak 091/18

20 M 33/18 Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer - 18/ Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer : Saksfremlegg Sak ! " # $ $ %! & # '! ( )! * +, -. / , : / ; - <. 4 / 6 + = >! $! >!!? ' %! A! ) A!!!! $ ) $!!! B A! A A $!! D $! B $ )! E F G F H G I F J H K. L ; 7 : ; M N N <. + 8 / 0 / < 6 - :. / >!A "!! % P Q O A A D C R A C $!? ' ) A!!!! $ ' $ B A $!! A! % B A ) $! A!! B A! A (!! B $ ) C O C A (!! B A! $! ) T D! O A U V F I W X J H Y!! A A C $!? ' ) A!!!! $ ' $ B

21 33/18 Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer - 18/ Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer : Saksfremlegg Sak A $!! A! % B A ) $! A!! B A! A (!! B $ ) C O C A (!! B A! $! ) T J I G F Z G I F J H K. L ; 7 : ; K [ 8 / [ 1. / ( )! \, : A $ ] ^!! "! $ "! _ A $!! A! % A _! A _ \, : A $ B " (!! B P A C A Q O `. 4 / 6 b! A A "! $ " `. 4 / 6 + = Y!! A C!! C `. 4 / 6 + = O A " K * V F Z J X J H K [ 8 / [ 1. / 8 <. 4 / 6 + A C $!? ' ) A!!!! $ ' $ A ) $! A!! B A! A (!! B $ ) C O C A (!! B P A C A Q O (!! B A! $! ) * 6 + 8, N N - [ 8 7 ; 7 :. 1 $ ( $ @ " ) B A! A!!! $! ' A )!? ' >! ) A!! A? ' $! A

22 d 33/18 Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer - 18/ Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer : Saksfremlegg Sak %! ) c! A!!!! A ) ) R ) A C A ) ) A )!!! $! C #! C $! ) c C!? ) A ) A!!! $! A C! C! A O $ c! A A! ) B ) O! ) A ) ' $! )!!! Y!! d!!! e d ) ) e f B A!!! e A d f ) e d b A!!! A A! ) ) e d $! A e d f ) ) B e d b! ) e d b ) e ) ) B c! ' C!! A! '! >!!!! B g 1 6 / ; 8 N 1 ; 7 8 ; N N. / f!!!!! c! h # A!A! A c! % B @ c!! $! A ) A! c! c! C! )!! B $ c!!! c! A!! ) $! A ` ; 7 : = ) A? c! ' c $ )!!! >!! A $!! ) A!! $! % c!

23 33/18 Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer - 18/ Oppfølging - Etterlevelse av gratisprinsippet ifbm. skoleturer : Saksfremlegg Sak B C C A!! B C B % A!!! A A ) $!!! C A!!! ) ) ) $ c!!!! A!! C )!! c!! $ b @ ) A!! A A!!! C A! $ C!! C! A @ C A A c!! % ) C!! )! $! ) @ i )! ) % c c A A ) A A!! b A!! A! )!! % ) @ A A!!! ) )! P ^ j Q c k, l, 7 = ( $ A! $!! A A!!!? '? ) A ) A A )! A A ) ) A!! C $!! A! O $!!!

24 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018 Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Lillesand kontrollutvalg Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018 Lillesand kommune Forslag fra sekretariatet: Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018 for Lillesand kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Kommunens revisor skal følge lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i revisjonsarbeidet. De bestemmelser revisor skal følge er i hovedsak: Kommuneloven av med forskrifter Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. av Internasjonale revisjonsstandarder (International Standards on Auditing ISA) Revisjon av kommunen utgjør i henhold til forskrift om revisjon to hovedoppgaver: regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Aust-Agder revisjon IKS er valgt som revisor for Lillesand kommune og har avtale om å levere disse tjenestene for kommunen. Overordnet revisjonsstrategi 2018 er et overordnet planleggingsdokument for gjennomføring av regnskapsrevisjon for regnskapsåret Formålet med overordnet revisjonsstrategi er å planlegge tilstrekkelige og effektive revisjonshandlinger for regnskapsrevisjon. Revisjonsstandarden ISA 300 "Planlegging av revisjon av et regnskap" ligger til grunn for vedlagte dokument. Den overordnede revisjonsstrategien med dens prioriteringer for inneværende regnskapsår, vil, sammen med revisjonens øvrige muntlige og skriftlige rapporteringer, hjelpe kontrollutvalget å oppfylle deres tilsyns- og påseansvar overfor revisjonen. Revisor vil presentere overordnet revisjonsstrategi i møtet. Vurdering fra sekretariatet: Overordnet revisjonsstrategi er revisjonens dokument og skal bare tas til orientering av kontrollutvalget. Den vil likevel sikre utvalget et bedre grunnlag for å ivareta sitt påseansvar overfor revisjonen. Vedlegg: - Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018 Lillesand kommune 1

25 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018

26 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018

27 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018

28 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018

29 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018

30 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018

31 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018

32 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018

33 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018

34 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018

35 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018

36 34/18 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018

37 35/18 Orientering fra revisjonen / Orientering fra revisjonen : Orientering fra revisjonen Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Lillesand kontrollutvalg Orientering fra revisjonen Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Saksopplysninger: Aust-Agder revisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Løpende revisjon 2. Status for pågående prosjekter Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 1

38 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Referatsaker Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Alexander Etsy Jensen Saksgang Møtedato Lillesand kontrollutvalg Referatsaker Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Referatsaker: a. Temarks høstkonferanse i Bø i Telemark b. PWC Rapport - Internkontroll i Lillesand kommune - Plan- og byggesak, og offentlige anskaffelser Rådmann vil gi en kort orientering, men denne rapporten vil følges opp som egen sak i neste møte. 2. Innkommen/utgående post: a. Ingen innkommen/utgående post. 3. Saker behandlet i bystyret: a sak 091/18 Skoleturer b sak 081/18 Rapport fra selskapskontroll - Overordnet eierskap og eierstyring ved kommunens selskaper c sak 106/18 Rutiner for varsling - Oppfølging etter behandling i kontrollutvalget d sak 114/18 Lillesand kommunes eierstyring 4. Neste møte kl. 14:00 a. Prinsipiell sak som sier noe om hvordan man sikrer en god behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter b. PWC Rapport - Internkontroll i Lillesand kommune - Plan- og byggesak, og offentlige anskaffelser c. Byggesaksgebyrer - Feil og krav om tilbakebetaling Vedlegg: - PWC Rapport - Internkontroll i Lillesand kommune - Plan- og byggesak, og offentlige anskaffelser 1

39 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Internkontroll i Lillesand kommune Plan- og byggesak, og offentlige anskaffelser

40 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Innledning Denne rapporten er et resultat av arbeidet PwC har gjennomført vedrørende internkontroll i Lillesand kommune. Vårt arbeid har vært avgrenset til områdene plan- og byggesak og offentlige anskaffelser. Oppdraget er gjennomført på oppdrag fra rådmannen i perioden juni-september Vår oppfatning er at internkontrollen innen områdene plan, byggesak og offentlige anskaffelser har forbedringspunkter. Våre anbefalinger er utarbeidet både på et overordnet nivå, og så langt det har latt seg gjøre på et konkret nivå. Vi har benyttet oss av rammeverk og metodikk fra KS og COSO, samt tilpasset PwC-metodikk. KS-dokumentet Rådmannens internkontroll. Hvordan få orden i eget hus? har vært mest benyttet som grunnlag for vårt arbeid. Oppdragets rammer har vært begrenset. Vi mener likevel det har vært tilstrekkelig til å identifisere områder med utviklingspotensial. Vi kommer tilbake til det under funn, vurderinger og anbefalinger. Læringen gjennom denne prosessen har vært viktigere enn selve denne sluttrapporten. Prosessen har etter vårt syn styrket de ansattes forståelse for hva internkontroll er, hvorfor man skal jobbe med internkontroll og hvordan kommunen kan jobbe systematisk med å styrke internkontrollen fremover. Vi vil takke for godt samarbeid, godt oppmøte i workshopene og gode bidrag underveis i prosessen. Gjennom disse erfaringene har vi fått et inntrykk av at kommunen ønsker å rette fokus på arbeidet med internkontroll.

41 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Innhold 1 Mandat og oppdragsforståelse 2 Gjennomføring og funn 3 Vurderinger og anbefalinger Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

42 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 1. Mandat og oppdragsforståelse PwC

43 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 1. Mandat og oppdragsforståelse Bakgrunn, avgrensning og plan for gjennomføring Lillesand kommune har bedt om bistand til å foreta en ekstern vurdering av kommunens internkontrollrutiner på plan- og byggesaksområdet, og innen offentlige anskaffelser. Reguleringsplan og byggesak er vektlagt (80/20) opp mot offentlige anskaffelser. Aust-Agder Revisjon IKS gjennomfører parallelt en forvaltningsrevisjon. Oppdraget til PwC er avgrenset opp mot Aust-Agder IKS sin forvaltningsrevisjon og har hatt fokus på utvikling, snarere enn kontroll ved etterlevelse av internkontrollrutinene. For å sikre forankring av utviklingsarbeidet har det blitt lagt opp til en prosessuell tilnærming (workshops) i prosjektet. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

44 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 1. Mandat og oppdragsforståelse Rammer og føringer Internkontroll i kommunene er nedfelt blant annet i kommuneloven 23 nr 2, hvor det står at administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Det er ingen enhetlig «fasit» for hvordan kommunene skal etablere sin internkontroll. Hensikten med internkontroll i kommunene er ifølge KS å sikre: kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjon helhetlig styring og god utvikling et godt omdømme og legitimitet etterleve lover og regler etterleves. KS sine tre viktigste råd til kommuner som vil forbedre sin internkontroll: Internkontroll og kontrollaktiviteter må være basert på risikoanalyser Internkontroll må i større grad være en del av ordinær ledelse og virksomhetsstyring Det er nødvendig med mer formalisering av internkontrollen Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

45 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 2. Gjennomføring og funn PwC

46 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 2. Gjennomføring og funn Arbeidet i workshopene har blitt delt inn i seks faser. Resultatene fra hver fase er oppsummert på de neste sidene. Konkrete forslag til tiltak er gjengitt også i del tre. For offentlige anskaffelser er det gitt en komprimert oppsummering av de tre siste fasene. Første fase hvorfor internkontroll er kommentert i del 1 av rapporten. Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Internkontroll i Lillesand kommune PwC Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak September 2018

47 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Modenhetsanalyse For å diskutere overordnede problemstillinger knyttet til internkontroll i kommunen, og for å få et inntrykk av forsamlingens oppfatning av status/organisasjonens modenhet, ble det i de to gruppene (hhv. plan/byggesak og offentlige anskaffelser) gjennomført en modenhetsanalyse. Spørsmålene som ble lagt til grunn var relatert til følgende tema/dimensjoner: Overordnede føringer og struktur Prosess og rutinebeskrivelser Roller og ansvar Oppfølging Verktøy Eierskap og kultur Resultatene av modenhetsanalysen viste samlet sett i begge gruppene at: 1. Det er et forbedringspotensial langs alle de seks dimensjonene 2. Svarene er spredt - og oppfatningene forskjellig mellom deltakerne 3. På noen av spørsmålene var skåren relativt sett lav (roller og ansvar og verktøy) Internkontroll i Lillesand kommune PwC Det kom også Pull outfrem of anat: Flere av destatistic ansatte etterlyser klare important retningslinjer, goes in this areasjekklister el. som støtte for å utføre 11pt Georgia italic sitt arbeid (white) og godt. effektivt Foreliggende rutiner er ikke godt kommunisert og/eller enkelt å finne frem til. Det mangler rutiner og retningslinjer og/eller disse er ikke oppdatert. Mange av de ansatte etterlyser klarere delegering av myndighet. Websak er ifølge flere deltakere ikke godt nok egnet som saksbehandlingsverktøy (byggesak). Kommunens kvalitetssystem (EQS) benyttes i i liten grad. September

48 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Vi har overordnede føringer, men disse er ikke godt kommunisert Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Modenhetsanalyse Noen av refleksjonene under modenhetsanalysen som underbygger våre funn... Rutinene er tilpasset en stabil arbeidsstokk. Det vil være vanskelig for en nyansatt å finne frem til gangen i en sak med tilhørende rutiner Det er vanskelig å måle kvalitet og produksjon. Det er mye som ikke er målbart med hensyn til oppfølging og kontroll Internkontroll i Lillesand kommune PwC Vi benytter ikke overordnede (kommunale) føringer i vårt arbeid. Det har ikke direkte konsekvens for vårt arbeid. Saksbehandlingsregler gis av lov og forskrifter Delegasjonsreglementet er ikke tydelig eller intuitivt, og det er følgelig uklart hvilket ansvar som ligger til ulike roller September

49 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 2. Gjennomføring og funn Prosesskart - Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak Utarbeidelse av prosessbeskrivelser for de ulike avdelingenes kjerneprosesser er prioritert i workshopene. Hensikten med prosessbeskrivelsene har vært å få en helhetlig og systematisk tilnærming til arbeidet med risikoidentifisering. Prosesskartene kan også fungere som et grunnlag for det videre arbeidet med internkontroll på de ulike tjenesteområdene. Prosesskartene er utviklet i samarbeid med- og spesielt for de ansatte i Lillesand kommune. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September 2018

50 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Prosesskart reguleringsplan - Lillesand kommune Internkontroll i Lillesand kommune PwC September 2018

51 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Prosesskart byggesaksbehandling - Lillesand kommune Internkontroll i Lillesand kommune PwC September 2018

52 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Prosesskart grunnforurensning (Birkenes) Fra inngikk Lillesand og Birkenes kommune et samarbeid som innebærer at oppmåling, geodata, eiendomsskatt, naturforvaltning, jord og skog for begge kommuner nå er lokalisert i Birkenes kommune. Birkenes kommune ivaretar forvaltningen av disse områdene. For å sikre innspill fra tilgrensende tjenesteområder, og for å få med eventuelle innspill knyttet til måten avdelingen er organisert, deltok også relevante ansatte fra Birkenes kommune i workshopen. Prosesskartet gjelder vurdering av grunnforurensning. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September 2018

53 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Prosesskart offentlige anskaffelser (rammeavtale for kjøp av byggrelaterte tjenester ) Internkontroll i Lillesand kommune PwC September 2018

54 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 2. Gjennomføring og funn Risikoidentifisering Hvorfor internkontroll Høy 3 6 Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak Det har blitt arbeidet med risiko, identifisering av risikoreduserende kontrolltiltak og vurdering av nye tiltak i tre steg. Følgende spørsmål har vært utgangspunkt for identifisering av risiko: 9 Sannsynlighet Hva kan gå galt og hvor galt kan det gå? (sannsynlighet x konsekvens) I første steg ble potensielle hendelser med iboende risiko identifisert og analysert ihht. dimensjonene sannsynlighet og konsekvens. Vi benyttet verdiene Lav =1, Middels= 2 og Høy=3 for dimensjonen sannsynlighet og Liten=1, Middels=2 og Høy for dimensjonen konsekvens. Risiko var produktet av de to dimensjonene og ble satt til mellom 1 og 9. Dess høyere tall, dess mer alvorlig risiko. 3 Lav Lav Høy Konsekvens Internkontroll i Lillesand kommune PwC September 2018

55 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Risikoidentifisering - Reguleringsplan Hva kan gå galt? Hvor galt kan det gå? Identifisert risiko Vurdert risiko uten etablert tiltak/kontroller Sannsynlighet (S) Konsekvens (K) Risiko (S*K) Deltagere (ansatte i Lillesand kommune) kommer for dårlig forberedt/dukker ikke opp/ er ikke innkalt til internt samarbeidsmøte Uformelle signaler tolkes som lovnad (i forbindelse med prosess frem til saksbehandling) Ikke god nok håndtering av uheldig påvirkning fra tiltakshaver (i forbindelse med saksbehandlingsprosessen) Manglende rutiner for mottakskontroll og saksbehandling av planforslag Manglende rutiner for saksbehandling Dårlig kunnskapsgrunnlag inn i oppstartsmøte Mangel på kontinuitet grunnet turnover hos saksbehandlere Planprosesser trekker ut i tid eller kvalitet forringes grunnet begrenset dimensjonering av planavdeling Dokumentasjon fra tiltakshaver er for dårlig Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

56 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Risikoidentifisering - Byggesaksbehandling Hva kan gå galt? Hvor galt kan det gå? Identifisert risiko Vurdert risiko uten etablert tiltak/kontroller Sannsynlighet (S) Konsekvens (K) Risiko (S*K) Mange manuelle operasjoner i hele saksforløpet (gebyr, oversendelse til matrikkel, brannvesen mv.) Funksjonalitet i websak er ikke tilpasset behovet i saksbehandlingen, det er en tidstyv og kan redusere kvalitet i saksbehandling/øker faren for å gjøre feil Press og påvirkning fra politikere og ledere (påvirkning vedrørende beslutning) Kapasitet - Saksbehandlere drukner i saker, frister og penger går tapt Kommunen som byggherre (påvirkning vedrørende saksbehandlingstid) Arkiveringsfeil (for eksempel feilregistrering slik at sakene ikke synes hos byggesak) Korrupsjon Inhabil saksbehandler/ habilitet Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

57 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 2. Gjennomføring og funn Kontrolltiltak Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak Det har blitt arbeidet med risiko, identifisering av risikoreduserende kontrolltiltak og vurdering av nye tiltak i tre steg. Følgende spørsmål har vært utgangspunkt for identifisering av eksisterende kontrolltiltak: Hva har vi gjort for å unngå at det går galt? (eksisterende kontrolltiltak) Andre steg har tatt utgangspunkt i en kartlegging av eksisterende kontrolltiltak. Basert på en subjektiv tolkning av disse har risiko blitt justert. Noen av risikoområdene har blitt vurdert til tilfredsstillende ivaretatt med eksisterende kontrolltiltak, mens andre har blitt stående med fortsatt høy iboende risiko. Det er disse siste som det er utarbeidet konkrete tiltak på i tredje og siste steg. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September 2018

58 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Kontrolltiltak - Reguleringsplan Risiko Hva har vi gjort for å unngå at det går galt? Er det nok? -Etablerte kontroller/tiltak for å redusere risiko (Risiko etter etablert kontroll) Deltagere kommer for dårlig forberedt/dukker ikke opp/ er ikke innkalt til internt samarbeidsmøte (9) 1) Ikke skriftlige rutiner for innkalling. Med alt dette innebærer, inkludert rutiner for "videreinnkalling" av relevante fagpersoner. Tidsaspektet mangler også i rutine. 2) Ikke referatmal eller referat fra møte. Fortsatt risiko (9) Uformelle signaler tolkes som lovnad (i forbindelse med prosess frem til saksbehandling (9) Referatføring av møter med tiltakshaver. Det eksisterer mal for oppstartsmøte. Men det er ikke praksis for å loggføre/referatføre "uformell kontakt". Noe mindre risiko (4) Ikke god nok håndtering av uheldig påvirkning fra tiltakshaver (i forbindelse med saksbehandlingsprosessen) (9) Etiske retningslinjer, informasjonsreglement m.fl. styrende dokumenter er etablert. De ligger i EQS, men det er ikke rutiner for å forankre disse jevnlig i organisasjonen, Fortsatt risiko (6) Manglende rutiner for mottakskontroll og saksbehandling av planforslag (6) Det er noen rutiner og prosessregler i PBL, men det er ikke sjekkliste for mottakskontroll. Det er ikke overordnet ledelsesmessig oppfølging på dette steget i prosessen. Noe mindre risiko (4) Manglende rutiner for saksbehandling (6) PBL gir føringer. Gode veiledninger fra stat. Mal for saksframlegg, men som bør revideres. Staten gir tydelige tidsfrister. Systemet har ikke varslingsfunksjon på prosessflyt (tid), systemet gir ikke saksbehandler oversikt over hvor en sak ligger i prosessen. Mindre risiko (3) Dårlig kunnskapsgrunnlag inn i oppstartsmøte (6) Lovendring om dokumentasjon i forkant av møtet. Påbegynte rutiner for å ivareta dokumentasjonskravet. Fortsatt risiko (6) Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

59 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Kontrolltiltak - Reguleringsplan forts. Risiko Hva har vi gjort for å unngå at det går galt? Er det nok? -Etablerte kontroller/tiltak for å redusere risiko (Risiko etter etablert kontroll) Mangel på kontinuitet grunnet turnover hos saksbehandlere (6) Viktig med rutiner som ivaretar kompetanseoverføring og oversikt over saker: 1. Ikke kjennskap til rutiner for avslutning av arbeidsforhold, men det er praksis for å ivareta dette. 2. Gjennomgående bruk av websak ivaretar i stor grad det å identifisere saker som må tas over/ følges opp. Noe mindre risiko (3) Planprosesser trekker ut i tid eller kvalitet forringes grunnet begrenset dimensjonering av planavdeling (6) Det eksisterer formaliserte kriterier for prioritering mellom saker (næringsinteresser, offentlige interesser osv, samt at loven gir frister). Planmøter er formalisert der denne tematikken tas opp. Løpende tett kontakt mellom saksbehandlere Liten risiko (2) Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

60 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Kontrolltiltak - Byggesaksbehandling Hva har vi gjort for å unngå at det går galt? Er det nok? -Etablerte kontroller/tiltak for å redusere risiko (Risiko etter etablert kontroll) Mange manuelle operasjoner (gebyr, oversendelse til matrikkel, brannvesen mv.) (6) Ingen kontroller eller etablerte rutiner Fortsatt risiko (6) Websak ikke egnet som saksbehandlingssystem, tidstyv/kvalitet i saksbehandling/øker faren for å gjøre feil (6) Sporbarhet i systemet, loggføring, elektronisk godkjenning, tilgangskontroll Fortsatt risiko (6) Press og påvirkning av politikere og ledere (påvirkning vedrørende beslutning) (6) * Det foreligger en viss kontroll i at innspill og tilbakemeldinger skal følge linja, og ikke tas opp med saksbehandlere direkte. Fortsatt risiko (6) Kapasitet - Saksbehandlere drukner i saker, frister og penger går tapt (4) Det har blitt økt fokus på å effektuere flere saker raskere, og jobbe smartere. Fortsatt noe risiko (4) Kommunen som byggherre (påvirkning vedrørende saksbehandlingstid) (4) Lovverket tilsier at det ikke skal forekomme forskjellsbehandling, det er et politisk vedtak på saker i følgende rekkefølge: Næring; bolig; fritidsbolig Fortsatt noe risiko (4) Arkiveringsfeil (feilregistrering slik at sakene ikke synes hos byggesak (4) Varsel på e-post når noe registreres på en sak, har hatt en dedikert ressurs på arkiv til byggesak, men mister denne Risiko vil bli større (4 ) Korrupsjon i byggesak (3) * Sidemannskontroll, lederkontroll, flere ansatte involvert i hver sak, åpent innsyn i postlister. I disp. saker sendes vedtak i kopi til FM som har selvstendig klagerett. Planutvalget og bystyret får kopi av alle byggesaksvedtak Liten risiko Inhabil saksbehandler/ habilitet (3) Sidemannskontroll, lovverket, tildeling av sak fra fagleder, kunnskap om lovverket, Har det på agenda, lederkontroll (disp.) Liten risiko Risiko Internkontroll i Lillesand kommune PwC *Risikoene Press og påvirking av politikere og Korrupsjon i byggesak må ses i sammenheng. Vi ser det som hensiktsmessig at avdelingen vurderer disse risikoene på nytt og at prosesskartet benyttes i denne prosessen. September

61 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 2. Gjennomføring og funn Prioritering av innsats og forslag til nye tiltak Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak Det har blitt arbeidet med risiko, identifisering av risikoreduserende kontrolltiltak og vurdering av nye tiltak i tre steg. Følgende spørsmål har vært utgangspunkt for prioritering av innsats og planlegging av nye tiltak: Hva må til for å hindre at det går galt? (nye tiltak) Det tredje og siste steget har gått ut på å definere nye tiltak på prioriterte risikoområder. Der hvor det ikke er foreslått tiltak i workshop, har PwC kommet med forslag som er tydeliggjort. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September 2018

62 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Prioritering av innsats og tiltak - Reguleringsplan Risiko Oppfølging Nye eller endrede internkontrollrutiner Deltagere kommer for dårlig forberedt/dukker ikke opp/ er ikke innkalt til internt samarbeidsmøte (9) Tiltak utarbeidet i WS2: Ledergruppe/ ledere må få frem at disse møtene skal prioriteres og rutine bør utarbeides og forankres i ledergruppa. Rutine bør tydeliggjøre tidsfrist for innspill av saker, innkallingsfrist (minimum 1 uke før møte), bør ta stilling til om innkalling skal via leder før fagperson (bør vurdere å sende direkte til fagperson for å redusere forsinkelse). Ikke god nok håndtering av uheldig påvirkning fra tiltakshaver i forbindelse med saksbehandlingsprosessen (6) Tiltak utarbeidet i WS2: Gjøre kjent etisk reglement og andre relevante overordnede styringsdokumenter. Dette kan gjøres gjennom å etablere systematikk for å forankre relevante styringsdokumenter i etablerte møter (for eks.at overordnede styringsdokumenter er tema i minimum et møte i måneden og ved å etablere introduksjonsprogram og/ eller ansatteopplæring). Dårlig kunnskapsgrunnlag inn i oppstartsmøte (6) Tiltak utarbeidet i WS2: Ferdigstille påbegynte rutiner for gjennomføring av oppstartsmøte i prosess med planavdelingen. Manglende rutiner for mottakskontroll og saksbehandling av planforslag (4) PwC forslag til tiltak: Bør minimum vurdere å utarbeide sjekkliste for mottakskontroll eller lignende. Manglende rutiner for saksbehandling (4) PwC forslag til tiltak: Vurdere mulighet for tilleggsfunksjon i websak som gir saksbehandler og andre med innsynsrett oversikt over status i sak (vil gi styrket samlet oversikt over saksflyt (internkontroll). Ferdigstille påbegynte rutiner i prosess med planavdelingen. Uformelle signaler tolkes som lovnad (i forbindelse med prosess frem til saksbehandling (4) PwC forslag til tiltak: Løpende fokus på avdelingsmøter der kommunikasjon med tiltakshavere er tema. Evt kursing. Dette bør dokumenteres i referat. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

63 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Prioritering av innsats og tiltak - Reguleringsplan Risiko Oppfølging Nye eller endrede internkontrollrutiner Mangel på kontinuitet grunnet turnover hos saksbehandlere (3) PwC forslag tiltak: Vurdere å gjøre kjent / evt utarbeide rutine for avslutning av arbeidsforhold hvor håndtering av kontinuitet i arbeidet blir beskrevet. Vurdere utarbeidelse av analyse for flight-risk, for eks i mal for medarbeidersamtale/ medarbeideroppfølging. Planprosesser trekker ut i tid eller kvalitet forringes grunnet begrenset dimensjonering av planavdeling (2) PwC kommentar: Dimensjonering må vurderes fortløpende av kommunen. Spørsmål om dimensjonering hører hjemme i budsjettprosesser. Enhetsleder bør ha ansvar for relevant risikovurdering og dokumentering. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

64 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Prioritering av innsats og tiltak - Byggesaksavdelingen Risiko Oppfølging Nye eller endrede internkontrollrutiner Manuelle operasjoner (gebyr, oversendelse til matrikkel, brannvesen mv.) (6) Avdelingen pekte på et ønske om et mer tilpasset saksbehandlingssystem*, opplæring i bruk av foreliggende rutiner og system, samt sjekklister for hva saksbehandler skal ta stilling til i saksbehandlingen. Websak ikke egnet som saksbehandlingssystem, tidstyv/kvalitet i saksbehandling (6) Avdelingen pekte på et ønske om et mer tilpasset saksbehandlingssystem*. Press og påvirkning av politikere og ledere (påvirkning vedrørende beslutning) (6) Skriftlige rutiner (retningslinjer på hvordan en håndterer henvendelser fra politikere og ledere i formelle og uformelle fora), og i større grad formelt melde inn avvik. Kapasitet - Saksbehandlere drukner i saker, frister og penger går tapt (4) Avdelingen pekte på et ønske om et mer tilpasset saksbehandlingssystem*, flere stillingshjemler, ivareta og beholde arbeidskraft, kompetansepåfyll, og i større grad formelt melde inn avvik. Kommunen som byggherre (påvirkning vedrørende saksbehandlingstid) (4) Skriftlige rutiner (når det gjelder prioritering av saker, rolleavklaring), Kvalifisert ansvarlig søker i kommunen, og i større grad formelt melde inn avvik. Arkiveringsfeil (feilregistrering slik at sakene ikke synes hos byggesak (4) Avdelingen pekte på et ønske om et mer tilpasset saksbehandlingssystem*. Saksbehandlere kan også skru på varsel på e-post om nye opplysninger knyttet til sakene. *Se PwCs merknader knyttet til system under kap 3. vurderinger og anbefalinger - System og verktøy (s. 38) Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

65 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Risikoidentifisering, vurdering etablerte kontrolltiltak og vurdering av nye tiltak - Offentlige anskaffelser I workshop for offentlige anskaffelser ble et eksempel-case benyttet. Det konkrete eksempelet var utlysning av rammeavtale for byggtjenester. Prosessen ble kartlagt, risiko ble identifisert og analysert og etablerte kontrolltiltak ble vurdert (tilsvarende som på reguleringsplan og byggesak). På grunn av begrenset tid i workshop, var det ikke tid til å definere nye tiltak. PwC har derfor utarbeidet utkast til nye tiltak som kan vurderes i påfølgende arbeid. Anskaffelser.no gir god støtte til prosesskartleggingen Selv om vi tok utgangspunkt i et definert eksempel, mener vi dette eksempelet har direkte overføringsverdi for andre anskaffelsesprosesser. Stegene i anskaffelsesprosessen ser ut til å være de samme og risikotypene er tilsynelatende relativt like. I workshop ble dette caset benyttet for å belyse også bredden i risiko for anskaffelser. Det gjenstår dybdeanalyser og analyser som tar for seg bredden innen internkontrollområdet for innkjøp i Lillesand kommune. Selv om analysene er gjort innenfor begrensede rammer, mener vi likevel at de gir et godt utgangspunkt, både metodisk og innholdsmessig, for videre arbeid. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

66 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Risikoidentifisering, vurdering etablerte kontrolltiltak og vurdering av nye tiltak Offentlige anskaffelser Risiko Hva har vi gjort for å unngå at det går galt? ( Er det nok? Behov for nye tiltak Etablerte kontroller/tiltak for å redusere risiko Risiko med etablert kontroll Nye tiltak Manglende informasjon ut til brukerne (avdelingene) i kommunen ved forberedelse av kontraktsgjennomføring (9) Ingen kontrollmekanismer. (9) Må vurderes utarbeidelse av kontrolltiltak. Behovet blir ikke godt nok beskrevet og brukere blir ikke tatt med i prosessen i første fase under identifikasjon av behov og formulering av forespørsel (6) Avhenger av den enkelte, og i hvilken grad innkjøpsrådgiver blir involvert. (6) Rutine for involvering av interessenter (intererssentanalyse m.m.) bør etableres i aktuell fase. Uklare tildelingskriterier (ved utarbeidelse av kontraktsgrunnlag og ved vurdering av tilbudene/ tildeling) (9) Det fremgår av delegeringsreglement at sektorsjefen har myndighet til å undertegne kontrakter og i dette kvalitetssikre kontrakter og vilkår. Det er ikke konkrete rutiner/ sjekklister og krav til utarbeidelse av kriterier for konkurransene. (4) Bør vurdere utarbeidelse av rutine for utarbeidelse og oppfølging av kriterier. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

67 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune Hvorfor internkontroll Modenhetsanalyse Kartlegging av arbeidsprosesser Risikoidentifisering Kontrolltiltak Prioritering av innsats og tiltak 2. Gjennomføring og funn Risikoidentifisering, vurdering etablerte kontrolltiltak og vurdering av nye tiltak Offentlige anskaffelser Risiko Hva har vi gjort for å unngå at det går galt? Er det nok? Behov for nye tiltak Etablerte kontroller/tiltak for å redusere risiko Risiko med etablert kontroll Nye tiltak Manglende lojalitet til inngåtte avtaler (6) Det er internkontrollsystem for attestasjon og anvisning. Ellers er det få kontrollmekanismer som sikrer etterlevelse. (4) Bør vurdere kontrolltiltak for oppfølging av inngåtte rammeavtaler Mangelfull kontroll ift absolutte krav i forbindelse med evaluering av tilbud (6) Flere enn en person vurderer tilbud. Dette gir en viss kontroll. Dette er ikke en dokumentert prosedyre. (4) Det bør vurderes rutiner for gjennomgang av tilbud. Ulik informasjonsflyt til ulike tilbydere (i forbindelse med henvendelser fra tilbydere i konkurransegjennomføring) (6) Sikres i hovedsak når elektronisk konkurranseplattform benyttes. (3) Vurdere om elektronisk plattform benyttes i tilstrekkelig grad. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

68 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 3. Vurderinger og anbefalinger PwC

69 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 3. Vurderinger og anbefalinger Våre vurderinger og anbefalinger er basert på innhentet informasjon innenfor en begrenset tidsramme. På tross av begrensninger i datamaterialet, er det noen klare tendenser og forbedringspunkter når det gjelder internkontroll i planog byggesaksavdelingen og innenfor offentlige anskaffelser i Lillesand kommune. Det må understrekes at risiko er forskjellig i de ulike avdelingene vi har vært inne i. Risikoforståelsen og saksbehandlernes oppfatning av grad av risiko varierer også mellom de ulike avdelingene. Forslag til nye tiltak er basert på saksbehandlernes fortolkning av hva som er problemområder og løsninger. Før tiltak iverksettes / prioriteres bør arbeidet ses i sammenheng på tvers av avdelingene og kvalitetssikres. Det er også flere læringspunkter på tvers av avdelingene. Vi har oppsummert våre vurderinger og anbefalinger på overordnet nivå og så langt det har latt seg gjøre konkret nivå. Overordnet Forankring Dokumentasjon Myndighet og ansvar En systematisk tilnærming til internkontroll Internkontroll i Lillesand kommune PwC Konkrete tiltak Utarbeidelse/rydding i rutiner og retningslinjer System/verktøy September

70 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 3. Vurderinger og anbefalinger Forankring Det er etter vår oppfatning et forbedringspotensial i å forankre internkontroll i Lillesand kommune. Dette gjenspeiles blant annet i et sprikende syn på viktigheten av internkontrollarbeid blant ansatte. Det er ikke nok at det informeres om føringer og retningslinjer, det må kommuniseres Det anses som positivt at rådmannen har satt internkontroll på agendaen, og vi ser på dette som et viktig steg i riktig retning. Internkontrollen må være forankret for å sikre etterlevelse av lover og regler, bidra til helhetlig og riktig utvikling, skape godt omdømme og legitimitet og skape kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen. Anbefalinger Kommunen må få på plass et mer enhetlig, tydelig kommunisert og systematisert internkontrollsystem Ledere må prioritere internkontrollarbeid i kommunen, og det bør ses i sammenheng med ordinær virksomhetsstyring Ledere på alle nivåer må tydelig kommunisere hvordan internkontrollen skal etableres og etterleves. Ledere må i kommunikasjonen gjøre mer enn å informere ansatte om gjeldende rutiner, prosedyrer osv Ansatte bør gis systematisk opplæring i måten internkontroll skal etterleves på i Lillesand kommune. Dette kan skje i form av kurs som omhandler praksis i Lillesand kommune. Relevante tematiske kurs bør avholdes med jevne mellomrom og prioriteres ut fra en risikobasert tilnærming Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

71 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 3. Vurderinger og anbefalinger Dokumentasjon Vår samlede gjennomgang har, slik vi ser det, avdekket manglende prosedyrer for dokumentering. Det er manglende dokumentasjon av blant annet risikoanalyser og av etablerte risikoreduserende tiltak. Det er ikke etablert rutiner, prosedyrer, maler osv på en rekke områder som anses som kritiske. Der det eksisterer rutiner o.l. har ofte dokumentene en uformell karakter. Mange rutiner/ prosedyrer o.l. er ikke datert, har ikke ansvarlig for vedlikehold osv. Det er heller ikke enhetlige maler for utarbeidelse av rutiner, prosedyrer o.l. Dokumentasjonen er ellers ikke gjennomgående samlet i etablerte systemer (EQS). God dokumentasjon er blant annet viktig for å sikre opplæring, etterprøvbarhet, kvalitet i vurderinger og et grunnlag for forbedringsarbeid. Anbefalinger Det bør sikres at risikoanalyser og risikoreduserende tiltak dokumenteres Det bør settes krav til at rutiner, prosedyrer o.l. utarbeides ihht overordnede formelle maler Kvalitetssystemet (EQS) bør være utgangspunkt for oppbevaring av malverk og gjeldende dokumentasjon Avvik fra bruk av kvalitetssystemet (EQS) bør begrunnes særskilt Myndighet og ansvar for at ulike dokumenter til en hver tid er oppdatert og aktuelle (gjennom blant annet signatur, datering, loggføring m.m.) må plasseres (evt tydeliggjøres) og følges opp. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

72 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 3. Vurderinger og anbefalinger Myndighet og ansvar Innen både reguleringsplan, byggesak og offentlige anskaffelser er det usikkerhet knyttet til ansvar og myndighet. Det ble etterlyst et tydeligere delegasjonsreglement/ tydeligere delegering av myndighet. Tydeligere delegasjon fra folkevalgt til administrativt nivå ble også etterspurt. Forutsetninger for å lykkes med god internkontroll er at roller og ansvar er definert tydelig. Anbefaling Rådmannen bør, i prosess med ledere/ avdelinger, vurdere om gjeldende delegasjonsreglement gir felles forståelse av delegert myndighet og om det er nødvendig med presiseringer eller endringer. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

73 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 3. Vurderinger og anbefalinger En systematisk tilnærming til internkontroll I workshopene er det arbeidet systematisk med å: 1) identifisere prosesser 2) vurdere risiko 3) vurdere etablerte kontrolltiltak/ risikoreduserende tiltak 4) vurdere nye risikoreduserende tiltak. Lillesand kommune har blitt introdusert for en systematikk knyttet til internkontrollarbeid som er anbefalt av KS. En systematisk tilnærming til internkontroll er tilsynelatende ikke praktisert i kommunen så langt. En systematisk tilnærming til internkontroll legger til rette for at internkontrollen kan integreres i virksomhetsstyringen, noe som vi tror er nødvendig for å lykkes med internkontrollarbeidet over tid (ref KS-heftet). Anbefalinger Det anbefales å innføre et systematisk arbeid knyttet til internkontrollarbeidet i kommunen som baserer seg på KS anbefalte metodikk. Metodene benyttet i workshopene kan være et utgangspunkt for et påfølgende systematisk arbeidet. Kommunen bør vurdere å knytte kontrollaktiviteter opp i mot årshjulet for å avklare når og av hvem kontroll skal gjennomføres. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September 2018

74 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 3. Vurderinger og anbefalinger Konkrete forslag til forbedringer Lillesand kommune har et potensial for å jobbe mer systematisk og helhetlig med internkontroll. Selv om det er identifisert en rekke etablerte kontrollaktiviteter i workshopene, er det et gjennomgående behov for nye, andre og/eller flere kontrollaktiviteter på de tre områdene. Eksisterende kontrollaktiviteter fjerner ikke i tilstrekkelig grad identifiserte risikoer. Videre ser vi at det vil være nyttig å foreta en vurdering på tvers av de ulike risikoområdene, samt gjøre en helhetlig vurdering av risikovurderinger og foreliggende og foreslåtte kontrolltiltak. Vi ser for eksempel at utøvelse av press på saksbehandler og korrupsjon deles inn i ulike risiki, med ulik risiko-skåre og tilhørende kontrolltiltak på tvers av- og internt i avdelingene. Det bør gjøres en gjennomgang av hva de ulike saksbehandlerne legger i begrepene og undersøkes nærmere hvorfor oppfatningene er ulike, for å finne egnede tiltak. Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

75 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 3. Vurderinger og anbefalinger Rutiner/retningslinjer/sjekklister Tilsendt dokumentasjon viser at det foreligger en del retningslinjer og føringer for hvordan internkontroll skal håndteres, både på overordnet nivå som for eksempel i dokumentet Styringssystemet for Lillesand kommune, og konkret, for eksempel på byggesak System byggesak Flere poengterte også at de forholdt seg til lovkrav og sånn sett ikke var avhengig av- eller savnet egne kommunale retningslinjer. Vi har likevel identifisert en rekke konkrete dokumenter og rutiner som bør vurderes nærmere. Anbefalinger Flere rutiner og styringsdokumenter bør oppdateres. Dette både for å forenkle, aktualisere og effektivisere arbeidsprosesser. Det foreslås videre at det ryddes i foreliggende retningslinjer/dokumenter, opprettes nye der det ikke foreligger og at disse samles med utgangspunkt i EQS. Det gjelder blant annet følgende: utarbeide og/eller gjøre kjent rutine for å håndtere press fra politikere, ledere m.fl. Med hensyn til beslutning i saksbehandling, og saksbehandlingstid/prioritering av saker (plan og byggesak) utarbeide rutiner for å sikre at de som bør være tilstede i interne samarbeidsmøter er innkalt, prioriterer å komme og stiller forberedt (ref tiltak formulert i kapittel 2) vurdere å utarbeide rutine for å loggføre all kontakt med tiltakshaver underveis i prosess fra oppstart til vedtak (ref innspill plan) vurdere å utarbeide rutine for å sikre at alle nyansatte gjøres kjent med styringsdokumenter og måten kommunen håndterer internkontroll på utarbeide og/eller gjøre kjent sjekkliste for mottakskontroll (med dato m.m.) (ref tiltak plan kapittel 2) ferdigstille påbegynt rutiner knyttet til dokumentasjonskrav før oppstartsmøte (ref plan - tiltak i kapittel 2) utarbeide standard for utarbeidelse av- og oppfølgelse av kriterier ved offentlige anskaffelser vurdere å styrke rutiner/ retningslinjer for å ivareta og beholde arbeidskraft (særlig relevant for plan) utarbeide eller gjøre kjent rutine for avslutning av arbeidsforhold (for å sikre kompetanseoverføring). Internkontroll i Lillesand kommune PwC September

76 36/18 Referatsaker / Referatsaker : Endelig rapport internkontroll Lillesand kommune 3. Vurderinger og anbefalinger System og verktøy Det er vedtatt at EQS skal benyttes som kvalitetssystem i kommunen. I gjennomgangen har det imidlertid vist seg at EQS ikke benyttes av verken plan- og byggesak eller i forbindelse med offentlige anskaffelser. Vedrørende systemstøtte er det flere som trekker frem at websak ikke er egnet for saksbehandling. Dersom det ikke skal vurderes nytt saksbehandlingsverktøy for byggesak, er det viktig at funksjonalitet i foreliggende system utvikles for å imøtekomme utfordringer som de ansatte opplever. Før det eventuelt skal vurderes nytt saksbehandlingsverktøy, må det foreligge en grundig behovskartlegging som ivaretar hensynet til effektivitet og internkontroll. Anbefaling Etablert kvalitetssystem bør benyttes for tilgjengeliggjøring og vedlikehold av rutiner og relevant styringsdokumentasjon. Grensesnitt til andre systemer bør vurderes nøye. Konkret for reguleringsplan bør det vurderes mulighet for tilleggsfunksjon i websak som gir saksbehandler og andre med innsynsrett oversikt over status i sak. Byggesak bør, med utgangspunkt i eksisterende saksbehandlingssystem, systematisk vurdere hvordan arbeidsprosesser kan optimaliseres og hvordan eksisterende system kan understøtte dette. Kommunen bør løpende være åpen for grunngitte (med nytte/kost-vurderinger) innspill til systemanskaffelser som effektiviserer saksbehandlingen Internkontroll i Lillesand kommune PwC September 2018