Hovedrevisor Øyvind Nilsen Forvaltningsrevisor Camilla N. Eriksrud Trainee/forvaltningsrevisor Anne Dorthea B. Skjebstad

Transkript

1 Møteprotokoll Lillesand kontrollutvalg Dato: kl. 13:00 Sted: Rådhuset, møterom ved personalkantinen Arkivsak: 15/10174 Til stede: Bjørn Melbye (AP), Astrid Schmidt (SV), Bjørnar Heldal (V), Lars Gunnar Nag (H) og Ingebjørg Ribe Rudihagen (KRF) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Hovedrevisor Øyvind Nilsen Forvaltningsrevisor Camilla N. Eriksrud Trainee/forvaltningsrevisor Anne Dorthea B. Skjebstad Rådmann Jan Henning Windegaard (sak 32/15-34/15) Økonomisjef Espen Grimsland (sak 32/15-33/15) Utviklings- og fagleder regnskap Ramon Bermudez (sak 33/15) Stabssjef Britt Hellem (sak 34/15) Enhetsleder Aud Sunniva Fuhr (sak 34/15) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 2/15 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 2/15 15/ Godkjenning av protokoll fra møte

2 Saker til behandling 32/15 15/ Orientering om kommunens økonomiske situasjon - Andre tertial 5 33/15 15/ Orientering vedr. skillet mellom drift og investering 6 34/15 15/ Orientering vedr. kommunens rutiner i forbindelse med mislighetssaker 7 35/15 15/ Nytt kontrollutvalg for perioden /15 15/ Møte- og arbeidsplan for /15 15/ Andre orienteringer i møte /15 15/ Referat- og drøftingssaker i møte Lillesand, Bjørn Melbye Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 2/15 Godkjenning av møteinnkalling Lillesand kontrollutvalg /15 Møteinnkalling godkjennes. Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 2/15 Godkjenning av protokoll fra møte Lillesand kontrollutvalg /15 Protokoll fra møte godkjennes. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 32/15 Orientering om kommunens økonomiske situasjon - Andre tertial 1 Lillesand kontrollutvalg /15 Redegjørelsen tas til orientering. Rådmann Jan Henning Windegaard og Økonomisjef Espen Grimsland orienterer om Lillesand kommunes økonomiske situasjon pr. 2. tertial 2015 i møtet. I tillegg redegjorde de for status i forhold til inndekking av merforbruket for De kom også innom rådmannens forslag til økonomiplan , samt årsbudsjett for Redegjørelsen tas til orientering. 5

6 33/15 Orientering vedr. skillet mellom drift og investering 1 Lillesand kontrollutvalg /15 Saken legges frem uten innstilling. Spørsmålene som kontrollutvalget ønsket besvart var sendt ut i god tid i forkant av møtet. Utviklings- og fagleder regnskap Ramon Bermudez redegjorde for saken. Rådmann Jan Henning Windegaard var også til stede og bidro med informasjon knyttet til saken. Leder fremsatte slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Enstemmig for leders forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 6

7 34/15 Orientering vedr. kommunens rutiner i forbindelse med mislighetssaker 1 Lillesand kontrollutvalg /15 Saken legges frem uten innstilling. Innledningsvis ble det avklart at det kun var ønskelig fra kontrollutvalgets side å få en generell orientering om kommunens rutiner i forbindelse med mislighetssaker. Rådmann Jan Henning Windegaard og stabssjef Britt Hellem redegjorde for kommunens rutiner i forbindelse med mislighetssaker. Oppsummert i stikkordsform var stabssjefen innom rådmannens delegasjon, etiske retningslinjer, varsling av kritikkverdige forhold, avvikshåndtering, risiko og sårbarhetsanalyse, rådsmøte og politianmeldelse. Enhetsleder Aud Sunniva Fuhr var også til stede under behandlingen av saken. Leder fremsatte slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Enstemmig for leders forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 7

8 35/15 Nytt kontrollutvalg for perioden Lillesand kontrollutvalg /15 Først ble det foretatt en kort presentasjonsrunde. Sekretariatet og revisjonen ga praktisk informasjon i møtet om følgende: Utsendelse av innkallinger, protokoller og vedtak. Gjennomgang av arbeid fra sist periode Årsmelding/oppsummering av de viktigste sakene knyttet til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon (selskapskontroll) Oppdatere kontaktinformasjon Samarbeid med politisk og administrativ ledelse Sekretariatets rolle 8

9 36/15 Møte- og arbeidsplan for Lillesand kontrollutvalg /15 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2016 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2016: Mandag kl. 13:00: Sekretariatet gjennomgikk forslag til møte- og arbeidsplan for Leder fremsatte slikt endringsforslag til vedtak: Møte i februar flyttes fra uke 8 til uke 9 grunnet vinterferie, møtet berammes til Enstemmig for forslag til vedtak med endringsforslag fra leder. Saken oversendes bystyret til orientering. Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2016 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2016: Mandag kl. 13:00:

10 37/15 Andre orienteringer i møte Lillesand kontrollutvalg /15 1. Orienteringer fra revisjonen a. Hovedrevisor orienterte om det løpende revisjonsarbeidet. b. Forvaltningsrevisor orienterte om status i pågående prosjekter. 2. Orienteringer fra sekretariatet a. Sekretariatet foretok en oppsummering/evaluering av opplæringsdagen for nye kontrollutvalgsmedlemmer. Kontrollutvalgsmedlemmene ga gode tilbakemeldinger på opplæringsopplegget og ga utrykk for at det oppleves som nyttig. 3. Orienteringer fra leder a. Leder orienterte om forventninger og arbeidsform i kommende periode. 10

11 38/15 Referat- og drøftingssaker i møte Lillesand kontrollutvalg /15 1. Innkommen post Ingen post. 2. Referatsaker: a. Forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring og spesialundervisning (behandlet i bystyret sak 106/15). Kontrollutvalget ønsker at saken fremmes på ny i neste møte. 3. Neste møte kl. 13:00 4. Eventuelt a. Påmelding til kontrollutvalgskonferansen 3-4 februar 2016 De som ønsker å melde seg på gjør det så snart som mulig via sekretariatet. 11