Saksliste Møteinnkalling 6/17 Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 6/17 Godkjenning av protokoll fra Saker til behandling

Transkript

1 Meeting Book: Risør kontrollutvalg ( ) Risør kontrollutvalg Date: T12:30:00 Location: Kommunehuset, møterom Stemmen Note: Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: eller mobil: Vara møter bare etter eget varsel. I tillegg møter følgende: Enhetsleder bosetting, opplæring og inkludering Søs Nysted, sak 37/17 kl. 12:30 Rådmann Trond Aslaksen, sak 38/17 ca. kl. 12:50 Økonomisjef Halvor Halvorsen, sak 39/17 ca. kl. 13:10

2 Saksliste Møteinnkalling 6/17 Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 6/17 Godkjenning av protokoll fra Saker til behandling 37/17 Etablering av bofellesskap enslige mindreårige flyktninger Risør 18 38/17 Endringer i den administrative organisasjonsstrukturen 65 39/17 Orientering om budsjett 2018 Risør kommune 66 40/17 Orienteringer fra revisor /17 Referatsaker /17 Eventuelt

3 6/17 Godkjenning av innkalling / Godkjenning av innkalling : Godkjenning av innkalling Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Benedikte Muruvik Vonen Saksgang Risør kontrollutvalg Møtedato Godkjenning av innkalling Forslag fra sekretariatet: Innkalling til møte godkjennes. 1

4 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Godkjenning av protokoll fra Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Benedikte Muruvik Vonen Saksgang Risør kontrollutvalg Møtedato Godkjenning av protokoll fra Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møte godkjennes. Vedlegg: Protokoll Risør kontrollutvalg

5 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg Møteprotokoll Risør kontrollutvalg Dato: Sted: Arkivsak: kl. 12:30 16:00 Kommunehuset, møterom Stemmen 17/00227 Til stede: Per Anders Østerholt (leder), Rune Hansen (nestleder), Anlaug Stenersen (medlem) Møtende varamedlemmer: Kjell Skarheim (varamedlem for Randi Gunsteinsen), Forfall: Randi Gunsteinsen (medlem), Per Søderlind (medlem), Nina Th. Christensen (varamedlem for Per Søderlind), Kristian Willy Thorsen (varamedlem for Per Søderlind) Andre: Ordfører Per Kristian Lunden, sak 29/17 Rådmann Trond Aslaksen, sak 29-30/ /17 Økonomisjef Halvor Halvorsen, sak 29/ /17 Barnehagefaglig rådgiver Janne Broms, sak 29/17 Leder enhet bosetting, opplæring og inkludering Søs Nysted, sak 33/17 Revisjonssjef Kristian Fjellheim Bakke, sak 29/ /17 Forvaltningsrevisor Stine Norrøne Beck (t.o.m. sak 33/17 i behandlingen) Hovedrevisor Bente Tobiassen (t.o.m. sak 30/17 i behandlingen) Protokollfører: Benedikte Muruvik Vonen (Temark) Sakskart Side Møteinnkalling 5/17 17/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 5/17 17/ Godkjenning av protokoll fra

6 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg Saker til behandling 29/17 16/ Rapport fra forvaltningsrevisjonen Ressursbruk på barnehageområdet 5 30/17 17/ Internkontroll knyttet til postmottak og arkiv/journalføring Risør 7 31/17 17/ Møte- og arbeidsplan 2018 Risør kontrollutvalg 8 32/17 17/ Overordnet revisjonsstrategi 2017 Risør 9 33/17 17/ Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2017 Risør 10 34/17 17/ Orienteringer fra revisor /17 17/ Referatsaker /17 17/ Eventuelt Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 31-32/17, 34-35/17, 29/17, 33/17, 30/17, 36/17 Risør, Per Anders Østerholt Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2

7 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg Møteinnkalling 5/17 Godkjenning av innkalling Behandlet av 1 Risør kontrollutvalg Møtedato Forslag fra sekretariatet: Innkalling til møte godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Innkalling til møte godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3 Saksnr 5/17

8 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg Møteprotokoll 5/17 Godkjenning av protokoll fra Behandlet av 1 Risør kontrollutvalg Møtedato Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møte godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Protokoll fra møte godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4 Saksnr 5/17

9 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg Saker til behandling 29/17 Rapport fra forvaltningsrevisjonen Ressursbruk på barnehageområdet Behandlet av 1 Risør kontrollutvalg Møtedato Saksnr 29/17 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar rapporten Ressursbruk på barnehageområdet til orientering og oversender rapporten til bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret ber rådmannen gå gjennom anbefalingene i rapporten Ressursbruk på barnehageområdet og ta disse i betraktning i arbeidet med utvikling og organisering av barnehagesektoren i Risør kommune. Rådmannen bes rapportere tilbake til kontrollutvalget om hvordan anbefalingene er fulgt og eventuell effekt av dette, innen tidlig høst Møtebehandling Revisjonssjef Kristian Fjellheim Bakke innledet til saken og avklarte rammene for saken fra revisjonens side. Forvaltningsrevisor Stine Norrøne Beck presenterte rapporten fra forvaltningsrevisjonen Ressursbruk på barnehageområdet og svarte også på spørsmål. Kristian Fjellheim Bakke ga utfyllende kommentarer og svarte på spørsmål. Ordfører Per Kristian Lunden, rådmann Trond Aslaksen, økonomisjef Halvor Halvorsen og barnehagefaglig rådgiver Janne Broms var til stede under behandlingen og ga sine kommentarer og svarte på spørsmål. Rett i forkant av behandlingen mottok kontrollutvalget en henvendelse fra Private Barnehagers Landsforbund, som ble referert til under behandlingen. Kontrollutvalget valgte å oversende denne til kommunen uten realitetsbehandling i kontrollutvalget. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Kontrollutvalget tar rapporten Ressursbruk på barnehageområdet til orientering og oversender rapporten til bystyret med følgende forslag til vedtak: 5

10 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg Bystyret ber rådmannen gå gjennom anbefalingene i rapporten Ressursbruk på barnehageområdet og ta disse i betraktning i arbeidet med utvikling og organisering av barnehagesektoren i Risør kommune. Rådmannen bes rapportere tilbake til kontrollutvalget om hvordan anbefalingene er fulgt og eventuell effekt av dette, innen tidlig høst [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6

11 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg /17 Internkontroll knyttet til postmottak og arkiv/journalføring Risør Behandlet av 1 Risør kontrollutvalg Møtedato Saksnr 30/17 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling Rådmann Trond Aslaksen redegjorde for den konkrete saken som var grunnlag for forespørselen fra kontrollutvalget. Han viste til hvordan de sikrer at tilsvarende feil ikke vil skje igjen. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

12 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg /17 Møte- og arbeidsplan 2018 Risør kontrollutvalg Behandlet av 1 Risør kontrollutvalg Møtedato Saksnr 31/17 Forslag fra sekretariatet: Møte- og arbeidsplan 2018 for Risør kontrollutvalg godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2018: Torsdager kl. 12: Vedtaket oversendes bystyret til orientering. Møtebehandling Sekretær la kort frem forslag til møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget i 2018 og svarte på spørsmål. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Møte- og arbeidsplan 2018 for Risør kontrollutvalg godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2018: Torsdager kl. 12: Vedtaket oversendes bystyret til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8

13 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg /17 Overordnet revisjonsstrategi 2017 Risør Behandlet av 1 Risør kontrollutvalg Møtedato Saksnr 32/17 Forslag fra sekretariatet: Overordnet revisjonsstrategi 2017 for Risør kommune tas til orientering. Møtebehandling Hovedrevisor Bente Tobiassen redegjorde for revisjonens strategi for revisjonsåret 2017 og svarte på spørsmål. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Overordnet revisjonsstrategi 2017 for Risør kommune tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9

14 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg /17 Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2017 Risør Behandlet av 1 Risør kontrollutvalg Møtedato Saksnr 33/17 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling Økonomisjef Halvor Halvorsen orienterte om økonomisk situasjon for Risør kommune pr. 2. tertial 2017 og svarte på spørsmål. Rådmann Trond Aslaksen ga utfyllende kommentarer. De viste til at det er en krevende situasjon i driftsenhetene med et merforbruk på kr 17,9 mill. Den vanskelige situasjonen oppveies delvis av økte skatteinntekter og pensjonsforhold. Det styres nå mot et merforbruk for kommunen totalt på kr 0-5 mill. for Rådmann Trond Aslaksen og leder Enhet bosetting, opplæring og inkludering Søs Nysted redegjorde for situasjonen omkring tjenester for enslige mindreårige flyktninger (EM). De orienterte om bakgrunnen for og konsekvenser av bortfall av statlige overføringer, da det kom færre EM enn forespeilet og som organisasjonen ble bygd for. Formannskapet har vært holdt orientert om utviklingen i saken siden mars Begge svarte på spørsmål. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10

15 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg /17 Orienteringer fra revisor Behandlet av 1 Risør kontrollutvalg Møtedato Saksnr 34/17 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling Hovedrevisor Bente Tobiassen orienterte kort om løpende revisjonsoppgaver. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11

16 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg /17 Referatsaker Behandlet av 1 Risør kontrollutvalg Møtedato Saksnr 35/17 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling 1. Behandling i bystyret av saker fra/av særlig betydning for kontrollutvalget: a. Ingen saker 2. Temark høstkonferanse Påmeldinger sendes direkte til marianne.lundeberg@temark.no. 3. Neste møte Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 12

17 6/17 Godkjenning av protokoll fra / Godkjenning av protokoll fra : Protokoll Risør kontrollutvalg /17 Eventuelt Behandlet av 1 Risør kontrollutvalg Møtedato Møtebehandling Ingen saker. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 13 Saksnr 36/17

18 37/17 Etablering av bofellesskap enslige mindreårige flyktninger Risør - 17/ Etablering av bofellesskap enslige mindreårige flyktninger Risør : Etablering av bofellesskap enslige mindreårige flyktninger Risør Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Benedikte Muruvik Vonen Saksgang Risør kontrollutvalg Møtedato Etablering av bofellesskap enslige mindreårige flyktninger Risør Forslag fra sekretariatet: Redegjørelsen tas til orientering. Bakgrunn for saken: I kontrollutvalgets møte sak 33/17 Økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2017 Risør, fikk kontrollutvalget bl.a. en orientering omkring situasjonen bak presseoppslag vedr. inntektsbortfall for kommunen i 2017 pga. at kommunen ikke fikk så mange enslige mindreårige flyktninger som det var bygd opp apparat for å motta. Dette er en oppfølging av denne saken. Saksopplysninger: Etter møtet ba kontrollutvalgets leder om dokumentasjon på anmodninger fra IMDI og vedtak i kommunen vedr. mottak av enslige mindreårige flyktninger, for å kunne følge anmodningene og vedtakene frem til situasjonen som er i dag. Denne dokumentasjonen følger vedlagt (datert ). Sekretær sendte etter anmodning fra leder noen oppfølgende spørsmål til kommunen, som enhetsleder har besvart i epost av Forespørselen og svaret fra kommunen følger også vedlagt. Etter dette har leder bedt om oversikt over utvikling av kapasiteten i bokollektivene for enslige mindreårige i 2016 og Da dette utgjør bare en del av tilbudet som er bygd opp omkring de flyktningene som kom og de som var forventet å komme, kan det synes mer hensiktsmessig at kontrollutvalget får en ny felles redegjørelse om utviklingen av kapasiteten i tjenesten. Enhetsleder Søs Nysted vil møte i kontrollutvalget og orientere i saken. Risør kommune er ikke alene om å ha bygd opp tilbud til flyktninger de sa seg villige til å motta, men som ikke kom. Tjenester ble bygd opp i mange kommuner, med tro på at dette ville bli finansiert av statstilskudd, men disse har uteblitt. KS har fremsatt krav om at Justisdepartementet skal dekke kommunenes utgifter til ubenyttede bofellesskap for enslige mindreårige. De fikk gjennomslag for deler av kravet, men midlene ble fordelt til Fylkesmennene på andre kriterier enn det KS hadde bedt om. Vedlegg: Dokumentasjon angående mottak av flyktninger i Risør kommune med vedlegg Oppfølgende spørsmål med svar 1

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63 37/17 Etablering av bofellesskap enslige mindreårige flyktninger Risør - 17/ Etablering av bofellesskap enslige mindreårige flyktninger Risør : Oppfølgende spørsmål med svar

64 37/17 Etablering av bofellesskap enslige mindreårige flyktninger Risør - 17/ Etablering av bofellesskap enslige mindreårige flyktninger Risør : Oppfølgende spørsmål med svar

65 38/17 Endringer i den administrative organisasjonsstrukturen - 17/ Endringer i den administrative organisasjonsstrukturen : Endringer i den administrative organisasjonsstrukturen Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Benedikte Muruvik Vonen Saksgang Risør kontrollutvalg Møtedato Endringer i den administrative organisasjonsstrukturen Forslag fra sekretariatet: Redegjørelsen tas til orientering. Saksopplysninger: I bystyrets møte er det lagt frem en sak om endringer i den administrative organisasjonsstrukturen i Risør kommune. Dette er først og fremst et administrativt anliggende, men det er relevant for kontrollformål at kontrollutvalget kjenner til rådmannens organisering av ledelse i kommunen. Rådmann Trond Aslaksen vil redegjøre i saken i møtet. 1

66 39/17 Orientering om budsjett 2018 Risør kommune - 17/ Orientering om budsjett 2018 Risør kommune : Orientering om budsjett 2018 Risør kommune Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Benedikte Muruvik Vonen Saksgang Risør kontrollutvalg Møtedato Orientering om budsjett 2018 Risør kommune Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal ikke behandle forslag til budsjett verken fra rådmannen eller formannskapet, men har selvstendig innstillingsrett overfor bystyret når det gjelder den delen av budsjettet som gjelder kontroll, tilsyn og revisjon. Dette har kontrollutvalget oversendt til kommunen, og det skal følge budsjettsaken via formannskapet til bystyret. Det har likevel stor verdi for kontrollutvalget å få en orientering om hvordan budsjettsituasjonen for 2018 er for kommunen, som et ledd i kontrollutvalgets ansvar for å påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, jf. Kommuneloven Økonomisjef Halvor Halvorsen vil orientere om rådmannens forslag til budsjett for 2018 i møtet. 1

67 40/17 Orienteringer fra revisor / Orienteringer fra revisor : Orienteringer fra revisor Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Benedikte Muruvik Vonen Saksgang Risør kontrollutvalg Møtedato Orienteringer fra revisor Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et påseansvar for at det blir gjennomført forsvarlig revisjon i kommunen. For å holde utvalget orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget fortløpende gjennom året. Saksopplysninger: Revisor orienterer om aktuelle saker i den løpende revisjonen og oppdrag den jobber med i Risør kommune. 1

68 41/17 Referatsaker / Referatsaker : Referatsaker Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Benedikte Muruvik Vonen Saksgang Risør kontrollutvalg Møtedato Referatsaker Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Behandling i bystyret av saker fra/av særlig betydning for kontrollutvalget: a : Ingen saker b : i. PS 97/17 Rapport fra forvaltningsrevisjonen Ressursbruk på barnehageområdet i Risør kommune ii. PS 101/17 Orientering om administrative organisatoriske endringer iii. PS 102/17 Møteplan Politiske møter 2018 iv. PS 104/27 Politisk organisering i Risør kommune v. PS 105/17 Tertialrapport Svar på henvendelse fra PBL vedr. forvaltninsrevisjonsrapport 3. Betraktninger fra høstkonferanse Temark NKRFs kontrollutvalgskonferanse Neste møte 1

69 42/17 Eventuelt / Eventuelt : Eventuelt Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Benedikte Muruvik Vonen Saksgang Risør kontrollutvalg Møtedato Eventuelt