FRØYA KOMMUNE. HOVEDUTVALG FOR DRIFT Møtested: Møtedato: Kl. Møterom A :00. Saksliste. Møteinnkalling. Sakliste:

Transkript

1 FRØYA KOMMUNE HOVEDUTVALG FOR DRIFT Møtested: Møtedato: Kl. Møterom A :00 Møteinnkalling Saksliste Medlemmene innkalles herved til overnevnte møte. Forfall må straks meldes til informasjonen, Tlf eller til postmottak@froya.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere beskjed. Sakliste: Saksnr. Arkivsaksnr. Innhold 41/19 19/2375 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE /19 19/2377 REFERATSAK 43/19 19/1931 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA UTDANNINGSKRAVET SISTRANDA KYSTBARNEHAGE 44/19 19/2304 TERTIALRAPPORT 2. TERTIAL HFD 45/19 19/2373 PLAN FOR MILJØRETTET HELSEVERN /19 19/2376 ORIENTERINGER Sistranda, Kristin Reppe Storø Leder Siv-Tove Skarshaug Sekretær Saksdokumentene er lagt ut til offentlig ettersyn på følgende sted:

2 Saknr: 41/19 FRØYA KOMMUNE Hovedutvalg for drift Møtedato: Saksbehandler: Siv-Tove Skarshaug Arkivsaksnr: 19/2375 Arkivkode: 033 Møtebok Sak nr: 41/19 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 41/19 Hovedutvalg for drift GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Forslag til vedtak: Protokoll fra møte godkjennes som framlagt. Vedlegg: Protokoll fra møte

3 Saknr: 42/19 FRØYA KOMMUNE Hovedutvalg for drift Møtedato: Saksbehandler: Siv-Tove Skarshaug Arkivsaksnr: 19/2377 Arkivkode: 033 Møtebok Sak nr: 42/19 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 42/19 Hovedutvalg for drift REFERATSAK Forslag til vedtak: Referatet tas til orientering. Vedlegg: Rapportering 1. halvår 2019 Felles Mottaksavdeling Orkdal Sjukehus

4 Saknr: 43/19 FRØYA KOMMUNE Hovedutvalg for drift Møtedato: Saksbehandler: Mona Perline Åsen Arkivsaksnr: 19/1931 Arkivkode: 430 Møtebok Sak nr: 43/19 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 43/19 Hovedutvalg for drift SØKNAD OM DISPENSASJON FRA UTDANNINGSKRAVET SISTRANDA KYSTBARNEHAGE Forslag til vedtak: Hovedutvalg for drift innvilger dispensasjon fra utdanningskravet for Cathrine Lykke f for perioden Vedlegg: Søknad om dispensasjon fra utdanningskravet fra Sistranda kystbarnehage Saksopplysninger: Sistranda Kystbarnehage søker om dispensasjon fra utdanningskravet for Cathrine Lykke f for perioden Stillingen har vært utlyst etter kommunens krav. Det kom inne 2 kvalifiserte søkere, ikke 1 som det står i søknaden. Begge har fått tilbud om stilling og er tiltrådd. Det søkes om dispensasjon da en av deres faste pedagoger har fått 1 års permisjon og en annen er ute i svangerskapspermisjon frem til april Cathrine Lykke har fagbrev som barne- og ungdomsarbeider, og har vært tilsatt i barnehagen som assistent siden Hun har gjennom jobben hun har gjort at hun er skikket til å utføre jobben som barnehagelærer. Hun vil i det daglige fungere som pedagog 2 og få veiledning av Fritz Nordskag, samt at hun vil følges opp av styrer Gretha Rabben. 1.Norm for pedagogisk bemanning Barnehagen skal ha en forsvarlig pedagogisk bemanning. Barnehagen skal ha minst én pedagogisk leder per syv barn under tre år og én pedagogisk leder per 14 barn over tre år. Ett barn til utløser krav om en ny fulltidsstilling som pedagogisk leder. Barn regnes for å være over tre år fra og med august det året de fyller tre år. Styrerens tid til administrasjon og ledelse skal ikke inngå i beregningen av normen for pedagogisk bemanning. I barnehager der over halvparten av barna har avtalt kortere oppholdstid enn seks timer per dag, skal omregnede heltidsplasser legges til grunn i beregningen av normen for pedagogisk bemanning etter andre ledd.

5 Saknr: 43/19 2.Midlertidig dispensasjon fra norm for pedagogisk bemanning Kommunen kan innvilge dispensasjon fra 1 for inntil ett år om gangen dersom særlige hensyn tilsier det og barnehageeier søker om dispensasjon. Barnehageeier skal legge ved uttalelse fra barnehagens samarbeidsutvalg i søknaden. 3.Midlertidig dispensasjon fra utdanningskravet og kravet om norskferdigheter Kommunen kan innvilge dispensasjon fra utdanningskravet for styrer og pedagogisk leder for inntil ett år om gangen, dersom barnehageeier søker om det, stillingen det søkes dispensasjon for har vært offentlig utlyst og det ikke har meldt seg kvalifisert søker. Kommunen kan innvilge dispensasjon fra kravet om norskferdigheter for personer med utenlandske yrkeskvalifikasjoner som styrer eller pedagogisk leder, dersom barnehageeier søker om det, stillingen det søkes dispensasjon for har vært offentlig utlyst og det ikke har meldt seg kvalifisert søker. Vurdering: Frøya kommune har ingen innvendingen mot å innvilge dispensasjon fra utdanningskravet for Cathrine Lykke f for perioden

6 Saknr: 44/19 FRØYA KOMMUNE Hovedutvalg for drift Møtedato: Saksbehandler: Thomas Sandvik Arkivsaksnr: 19/2304 Arkivkode: 210 Møtebok Sak nr: 44/19 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 44/19 Hovedutvalg for drift TERTIALRAPPORT 2. TERTIAL HFD Forslag til vedtak: Hovedutvalget for drift tar tertialrapporten for 2.tertial 2019 til orientering. Vedlegg: Tertialrapport 2.tertial 2019 Avkastningsrapport Sparetiltak Høsten 2019 Samlerapport 2.tertial 2019 fra kommunens virksomheter Saksopplysninger: Tertialrapporten viser totalt et merforbruk på ca. 1 million kr pr 2.tertial for hele kommunen, inkludert finans. I dette rapporters det om følgende feilkilder som gjør at resultatet ser ut slik det gjør: 1. Det er ikke bokført sykelønnsrefusjoner for juli og august. Dette skyldes sykdom hos sentrale personer i organisasjonen. (Små fagmiljø, og derfor svært sårbart ved sykdom) a. Det er gjort en anslag på utestående, og det vil bli bokført i oktober ca. 1,4 millioner kr i sykelønnsrefusjon for månedene juli og august. 2. Det sentrale lønnsoppgjøret er med i resultatet, og skaper noe avvik på lønn hos virksomhetene. Det er imidlertid ikke gjennomført lokale forhandlinger, disse gjennomføres i uke 38/39. Rådmann har totalt avsatt 3 millioner kr til dette, som vil bli fordelt til virksomhetene etter at alle forhandlingene er gjennomført. Driftsmessig for virksomhetene er resultatet pr 2. tertial da på ca. 5 millioner i merforbruk. Pga dette merforbruket iverksatte rådmann pr en sparekatalog i samarbeid med alle virksomhetslederne. Målet er å hente inn mest mulig av de 5 millionene resten av driftsåret. Tiltakene som er iverksatt ligger i vedlegg til tertialrapporten. Virksomhetslederne rapporter månedlig i det digitale verktøyet «KF Bedre styring». Styringsverktøyet har gode muligheter for dokumentasjon og rapporteringsmuligheter, og rådmannen vil jobbe videre med å utvikle dette verktøyet for Frøya kommune. Prognosene på skatteinngangen for 2019 er i hht budsjett, men ligger litt under samme nivå som for samme periode i Budsjettet ligger noe høyere en faktiske inntekter, men inntektsutjevningen tar inn forskjellen, og kommunen kommer inn ca. på budsjettet.

7 Saknr: 44/19 Finansinntektene har et positivt avvik på 7,9 millioner kr. Siden finansinntektene var svært lave i 2018, og kommunen måtte bokføre et tap i verdien av beholdningen, har markedet kommet tilbake og kommunen har et godt 1. og 2.tertial på avkastningen. Det er imidlertid «storpolitikk» som kan påvirker dette fremover, og det er flere ting i verden som kan påvirke norske og internasjonale børser og verdipapirer. I tråd med signaler fra formannskapet har rådmann 18.september sendt regning til Trønderenergi AS på engangsutbetalingen i samsvar med kontrakten mellom Sarepta AS og Frøya kommune i forbindelse med Frøya Vindkraftpark, totalt 11,2 millioner kr inkludert renter. Sykefraværet er ned fra 9,2% i 1.tertial til 7,3% i 2.tertial for hele kommunen. Det er korttidsfraværet som har den største endringen. Dette viser at det lønner seg å jobbe med nærværsarbeid, og virksomhetene skal ha ros for godt arbeid innen dette området.

8 Saknr: 45/19 FRØYA KOMMUNE Hovedutvalg for drift Møtedato: Saksbehandler: Ingrid Kristiansen Arkivsaksnr: 19/2373 Arkivkode: G10 &30 Møtebok Sak nr: 45/19 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 45/19 Hovedutvalg for drift / Kommunestyret PLAN FOR MILJØRETTET HELSEVERN Forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar vedlagte Plan for miljørettet helsevern i Frøya kommune. 2. Planen skal revideres ved behov (lovmessig/faglig) og/eller innen Vedlegg: Plan for miljørettet helsevern i Frøya kommune Saksopplysninger: Bakgrunn Det fysiske miljøet som omgir oss er grunnleggende for helse, trivsel og livskvalitet. Miljørettet helsevern omfatter alt i vårt miljø som direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen, det være seg fysiske, kjemiske, biologiske og sosiale miljøfaktorer. Kvaliteten på miljøfaktorene har stor betydning for livskvalitet, helse og trivsel. Ansvar og myndighet for fagområdet miljørettet helsevern er tillagt kommunen med hjemmel i Folkehelseloven. Plan for miljørettet helsevern Planen er basert på gjeldende lovhjemler og regelverk, samt IS-2288 Veileder for kommunens tilsyn med miljørettet helsevern. Planen tar for seg hvordan Frøya kommune skal Organisere tilsyn med miljørettet helsevern på en forsvarlig måte Sikre at man har en interkontroll som sikrer at arbeidet med tilsyn med miljørettet helsevern blir ivaretatt Sikre at man har et system for at tilsyn skal baseres på risikovurderinger jfr. folkehelselovens 30 Sikre at man i henhold til folkehelselovens 9 dokumenterer særskilt: o Hvem som har ansvar for å følge opp tilsynet med virksomheter etter MHV-regelverket o Hvilken faglig kompetanse, kapasitet og ev. delegert myndighet de som i praksis utfører tilsynet, har

9 Saknr: 45/19 o Hvordan det er sikret at tilsynet er tilstrekkelig uavhengig i forhold til de virksomheter som er gjenstand for tilsyn o At tilsynsorganet har tilstrekkelig styring med tilsynsoppgavene, blant annet gjennom risikovurderinger og tilsynsplan, samt rutiner for oppfølging av avvik osv. Vurdering: Rådmannen anbefaler at planen for miljørettet helsevern i Frøya kommune godkjennes. Forhold til overordna planverk: Kommunens samfunnsdel 3. Levekår og folkehelse

10 Saknr: 46/19 FRØYA KOMMUNE Hovedutvalg for drift Møtedato: Saksbehandler: Siv-Tove Skarshaug Arkivsaksnr: 19/2376 Arkivkode: 033 Møtebok Sak nr: 46/19 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 46/19 Hovedutvalg for drift ORIENTERINGER Orientering MOT undersøkelsen 10. trinn 2019.

11 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Siv-Tove Skarshaug Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 19/2375 Saken skal behandles i følgende utvalg: Hovedutvalg for drift GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Forslag til vedtak: Protokoll fra møte godkjennes som framlagt. Vedlegg: Protokoll fra møte

12

13

14

15

16

17

18

19

20 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Siv-Tove Skarshaug Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 19/2377 Saken skal behandles i følgende utvalg: Hovedutvalg for drift REFERATSAK Forslag til vedtak: Referatet tas til orientering. Vedlegg: Rapportering 1. halvår 2019 Felles Mottaksavdeling Orkdal Sjukehus

21 Rapport 1. halvår 2019, Felles Mottaksavdeling, Orkdal Sjukehus 1

22 1. Bakgrunn og premisser for etablering av Felles Mottaksavdeling, Orkdal Sjukehus 1.1 Styrende dokumenter Signert samarbeidsavtale av mellom SiO-kommunene v/vertskommunen Orkdal og St. Olavs hospital HF, om drift av Legevakt og Øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD-senger) i regi av sykehuset. St. Olavs hospital HF mottok den pr. mail fra Orkdal kommune som vertskommune for SiO- samarbeidet, en bestilling på hvilke indikatorer det ønskes rapportert på pr. kvartal. 1.2 Oppdraget: Etablere Felles Mottaksavdeling for håndtering av øyeblikkelig hjelp i Orkdalsregionen i tråd med vedtak i Styret for St. Olavs hospital HF og SiO-kommunene: Felles målsetting for partene om virksomhetsoverdragelse er gjeldende fra Ny driftsmodell skal bidra til en mer effektiv utnyttelse av de samlede ressursene En døgnåpen helsetjeneste med prinsippet om ett kontaktpunkt for pasienten Utvikle system for rapportering av driften og kvalitetsoppfølging når det gjelder driftskonseptet 1.3 Organisering og status i forhold til oppdraget pr : Virksomhetsoverdragelsen ble gjennomført i hht. plan og med virkning fra Alt personell fra Orkdal kommune som var omfattet av virksomhetsoverdragelsen takket ja til ansettelse i St. Olavs hospital HF. Samlokalisering mellom Akuttmottak/ LV-sentral og Legevakt er det ikke mulig å innfri i 2019 på grunn av omfattende ombygging av 1. etg. ved Orkdal Sjukehus. Dette har medført at Felles Mottaksavdeling i inneværende år drifter ved 3 lokasjoner: Legevakt - 1. etg. i samme lokaler som tidligere Akuttmottak/ LV-sentral 1. etg. i samme lokaler som tidligere frem til Fra denne dato vil enheten være lokalisert i 2. etg. frem til nyttår ØHD-/OBS-enhet 4 etg Øyeblikkelig (ØHD-senger- kommunalt tilbud) Oppstart Det er avtalefestet at tilbudet skal bestå av 5 senger. Det er kommunalt ansatte leger som har ansvar for den medisinske oppfølgingen av pasienter innlagt ved dette tilbudet. Det er også ansatt (Orkdal kommune) medisinsk systemansvarlig lege i 20 % st. som har ansvar for å følge opp og å påse at driften er i hht. kommunal Lov og forskrift. Alle leger er ansatt i vertskommunen Orkdal. Det øvrige personellet er ansatt ved St. Olavs hospital HF. 2

23 1.3.2 Observasjons-tilbud Oppstart med et driftskonsept som består av 7 OBS-senger for sykehuset. Det har tidligere ikke vært driftet OBS-senger ved Sjukehuset i Orkdal. St. Olavs hospital, Trondheim har erfaring med denne type virksomhet knyttet til Akuttmottaket. Det er lagt opp til å kopiere Trondheim sin driftsmodell i så stor grad som mulig, ut i fra de forutsetningene en har i Orkdal. Det ble høsten 2018 besluttet at Medisinsk avdeling, Orkdal Sjukehus inntil videre disponerer OBS-tilbudet. Bakgrunnen for dette er nedtrekk av antall senger i fm. omgjøring fra tosengsrom til enerom ved B2M. Medisinsk avdeling, Orkdal ved avdelingssjef for leger har det medisinsk faglige ansvaret ved OBS-tilbudet. Det er også denne avdelingen som har ansvar for å stille med medisinsk kompetanse til oppfølging av pasientene innlagt ved OBS-tilbudet. Det har vært utfordringer knyttet til bemanningssituasjonen i avdelingen og dette har resultert i at Klinikk- og avdelingsledelsen i felleskap har besluttet at det har vært nødvendig å redusere driften av antall senger på helg fra 7 til 5 OBS-senger. Driften av ØHD-senger har fra oppstart ikke vært påvirket av dette. Denne enheten driftes med et spennende konsept hvor det er samdrift mellom kommunalt tilbud og sykehusdrift. Dette er et konsept som er lite utprøvd på landsbasis og følges derfor med interesse både fra kommuner og sykehus rundt omkring i landet Legevakt Interkommunal legevakt er åpen i tidsrommet kl hverdager og hele døgnet på helg- og høytidsdager. Legevaktslegen har tilstedevakt ved legevakten. Fastlegene dekker legevakten i en rulleringsordning mellom kommunene. I tidsrommet kl alle dager er det faste tilsatte allmennleger som betjener legevakten. Disse legene har sitt ansettelsesforhold i vertskommunen Orkdal. På dagtid hverdager besørges legevakt funksjonen av fastleger ved de respektive Legekontorene i SiO-kommunene. Nødvendig støttefunksjoner ved Legevakten bemannes av sykepleiere og helsesekretærer som alle har sitt ansettelsesforhold ved St. Olavs hospital HF. Det siste halve året er det legevaktsleger som har fått innvilget studiepermisjon eller har avsluttet sitt arbeidsforhold ved Legevakten. Det har vist seg utfordrende å skaffe kvalifiserte leger til å dekke opp de ledige stillingene. Legevaktslegenes arbeidsforhold er knytet til enten vertskommunen Orkdal eller den kommunen de har fastlegeavtale med. De er disse kommunene som er ansvarlig for legetjenesten knyttet til Legevakten Akuttmottak og LV-sentral Legevaktsentralen ved Orkdal Sjukehus telefoni er et kommunalt ansvar som det er avtalefestet skal driftes av St. Olav hospital HF. Driften ved Akuttmottak/Legevaktsentral omtales ikke ytterligere i kvartalsrapporten Forutsetning for driften av Felles Mottaksavdeling I inneværende år har det ikke vært mulig med utstrakt grad av jobbrotasjon mellom avdelingens tre seksjoner. Bakgrunnen for dette er at Felles Mottaksavdeling er en virksomhet som har store krav til kompetanse innen et bredt fagområde, og med erfaring fra alle tjenesteområder før jobbrotasjon kan iverksettes. Dette genererer et betydelig behov for opplæring/kompetanseheving hos alt personellet før, en kan innføre jobbrotasjon mellom alle avdelingens seksjoner. Det planlegges jobbrotasjon fra Det å sikre at alle ansatte innehar tilstrekkelig kompetanse og erfaring, er forutsetninger for å kunne levere tjenester 3

24 av høy kvalitet og faglig forsvarlighet til regionens innbyggere. Dette er også en viktige premiss med hensynet til ivaretagelse av avdelingens personell med tanke på HMS. Det ble fra etablert felles elektronisk pasientadministrativt system/elektronisk pasientjournal (EPJ) ved ØHD-/OBS-enheten. Det ble tidlig i planleggingsfasen (2018) besluttet å benytte sykehusets EPJ ved sengeposten for både ØHD- og OBS-tilbudet. Personellet er svært godt fornøyd med å kunne benytte felles system. Felles og gjennomgående pasientadministrative systemer og elektronisk pasientjournal gir større mulighet for innsyn og dokumentasjon, som igjen bidrar til å fremme pasientsikkerhet og god arbeidsflyt. Ved Legevakten er det på nåværende tidspunkt ikke mulig å benytte sykehusets elektronisk pasientadministrative system/elektronisk pasientjournal. Det er imidlertid lagt til rette for at alle legevaktsleger har innsynsmulighet i sykehusets elektroniske pasientjournal system når dette er nødvendig, for å kunne optimalisere pasientbehandlingen. Innsyn dokumenteres. Det har også vært en klar målsetting om å kunne oppnå en høyere grad av utnyttelse av sengene totalt sett, samt bedre pasientflyten både for sykehuset og kommunene. Dette oppnås gjennom fleksibel utnyttelse mellom sykehusets observasjonssenger og kommunale øyeblikkelig hjelp senger, til beste for pasientene og en samlet effektiv drift. Det legges opp til et time-til-timekonsept med plan for observasjon, behandling og hjemreise ved innleggelse i enheten. Det er et kontinuerlig fokus på å kunne innfri intensjonen om kortest mulig liggetid for pasientene i denne type virksomhet. Ved OBS-tilbudet er det estimert en gjennomsnittlig liggetid på inntil 1 døgn og ved ØHD-tilbudet inntil 3 døgn. I en oppstartsfase som 1. driftsår vil være er statistikken akseptabel med tanke på at virksomhet er nyetablert, men en ser at det er ytterligere forbedringer å hente. Ansvarsforholdet for behandlingen av den enkelte pasient, bestemmes av hvilket behandlingsnivå pasienten plasseres på jf. Helse- og omsorgstjenesteloven og Spesialisthelsetjenestelovens sørge-for-ansvar. 2. Statistikk 2.1 Øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD-senger- kommunalt tilbud) Forutsetninger for rapportering: Datagrunnlaget er hentet fra sykehusets pasientadministrative system PAS samt andre rapporteringssystemer som sykehuset benytter. Tidligere rapportering til SiO-kommunene (før 2019) på produksjonsdata er hentet fra kommunale databaser i vertskommunen Orkdal. Dette kan føre til at datagrunnlaget og benevnelser kan variere noe fra tidligere års rapportering. Sykehuset har også valgt å ikke publisere data pr. kommune hvor pasientgrunnlaget er under 5 pasienter. Pasienter fra disse kommunene er summert under andre kommuner. Bakgrunnen for dette er at det kan være mulig å identifisere pasienter når antallet er så vidt lavt. 4

25 2.1.1 Statistikk knyttet til antall innleggelser Tabell 1 a. Innleggelser knyttet til bostedskommune: Tabell 1 b. Tabell 2 a. Innleggelser fordelt på aldergrupper: Tabell 2 b. 5

26 Tabell 3 a. Innleggelser fordelt på kjønn: Tabell 3 b. Tabell 4 a. Tabell 4 b. Pasienter innlagt fra: 6

27 Tabell 5 a. Diagnosegrupper i fht. Innleggelser: Tabell 5 b Statistikk over antall liggedøgn Tabell 6 a. Antall liggedøgn fordelt på kommuner: 7

28 Tabell 6 b. Tabell 7 a. Aldersgrupper fordelt på liggedøgn: Tabell 7 b. Tabell 8 a. Liggedøgn fordelt på alder: Tabell 8 b. 8

29 Tabell 9 a. Liggedøgn fordelt på diagnosegrupper: Tabell 9 b. NB: Statistikken viser at ca. 1/3 av pasientene er i yrkesaktiv aldersgruppe (16-65 år). Denne gruppen har trolig ikke annet tilbud i egen kommune og ville blitt innlagt i sykehus om ikke ØHD vært tilgjengelig. Diagnosegruppener som forventet og i hht. prosedyrer og retningslinjer. Samarbeidet mellom de kommunalt ansatte tilsynslegene og sykehusets legegruppe fungerer etter intensjonen til det beste for pasientene. Beleggsprosent ØHD-tilbud for 1. halvår 2019 er 66 % 2.2 Observasjonstilbud Tabell 10 a. Innleggelser knyttet til moderavdeling/klinikk: 9

30 Tabell 10 b. Oppholdstider for pasienter innlagt ved OBS-tilbudet: Tabell 11 a. Snitt liggetid pr. avdeling: Tabell 11 b. Sum liggetid pr. avdeling: 10

31 2.3 Legevakt Tabell 12 a. Statistikk for pasientkonsultasjoner 1. halvår 2019: Kommune Januar-mars April-juni Sum totalt Orkdal Skaun Meldal Surnadal Hemne Rennebu Agdenes Frøya Hitra Rindal Snillfjord Andre Totalt NB: Ved sammenligning mot statistikk for 4. kvartal 2018 viser 1. kvartal 2019 en økning i antall konsultasjoner ved Legevakten tilsvarende 16 %. Det er også en liten økning i antall pasienter fra 1. til 2. kvartal 2019 (2,2 %) Leger i vakt ved Legevakt Som det ses i oversikten under er det svært mange vakter som gis bort. Det er i størst grad turnusleger som overtar disse vaktene, i mindre grad vikarer. Det medfører at vi ikke har den beste kompetansen i front. Fastlegene har en presset arbeidssituasjon ser vi i media, og det er kanskje den viktigste årsaken til at vakter gis bort? Det totalt antall vakter den enkelte lege har gjennomført visses ikke i oversikten, det er kun gjennomførte vakter etter oppsatt vaktliste som vises. Tabell 12 b. Vakter tildelt, gjennomført og byttet bort til andre leger: Lege nr.: Antall vakter totalt Antall vakter gjennomført av opprinnelig lege Prosentandel gitt bort til andre kolleger % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % 11

32 3. Internkontroll og HMS 3.1 Internkontroll Øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD-senger- kommunalt tilbud) Virksomheten benytter to ulike systemer for avvikshåndtering. Ved ØHD- tilbudet benyttes sykehusets kvalitetssystemet EQS. I dette systemet rapporteres og behandles avvik og uønskede hendelser knyttet til pasientrelaterte hendelser og hendelser/situasjoner knyttet til drift hvor sykehusets personell og utstyr er involvert. Når det gjelder avvik og uønskede hendelser knyttet til legetjenesten ved ØHD-tilbudet, benyttes Orkdal kommunes system for avvikshåndtering Internkontroll ved Legevakt Når det gjelder Legevakten gjelder det samme med bruk av de to ulike kvalitetssystemene som ovennevnt Observasjonstilbud (spesialisthelsetjeneste) Ved Observasjonstilbudet benyttes sykehusets system - EQS for all melding og behandling av avvik og uønskede hendelser Avvik og hendelser 1. halvår 2019 Avvik/uønskede Oversendt til ekstern behandling hendelser i perioden Tjeneste Innmeldt Lukket ØHD-/OBS-enhet Legevakt Akuttmottak/LVsentral 12/2 12/2 2 samhandlingsavvik til berørte kommune Totalt Kommentar til avvikene: Det er etablert en kultur i avdelingens seksjoner med lav terskel for å melde uønskede hendelser/avvik. Dette er i tråd med sykehusets kvalitets- og forbedringsarbeid. 3.2 HMS HMS er et området som gjennomgås ukentlig i avdelings driftsmøte hvor avdelingsledelsen er representert. Det ble i mars etablert et nytt verneområde i avdelingen som nå består av totalt to verneområder: 1. Verneområde Akuttmottak/ LV-sentral og Legevakt 2. Verneområde ØHD-/OBS-enhet Verneombudet ved verneområde 1. har allerede gjennomført sykehusets opplæringsprogram for verneombud og ledere. Verneombud ved verneområde 2. skal i løpet av høsten 2019 gjennomføre samme opplæringsprogram. De to verneombudene samarbeider tett og bistår hverandre i arbeidet. 12

33 Avdelingen har vært igjennom en betydelig omstillingsprosess med både virksomhetsoverdragelse og omstilling internt i sykehuset. Dette har vært og er fortsatt utfordrende for alle ansatte i virksomheten. Klinikk- og avdelingsledelse er klar over situasjonen og det jobbes kontinuerlig med tiltak for å ivareta personellgruppen på best mulig måte. Felles Mottaksavdeling er under etablering hvor det er ulike kulturer som nå er samlet og skal fremstå som en felles virksomhet. Avdelingsledelsen har i tett dialog med tillitsvalgte og verneombud valgt å invitere Arbeidsmiljøseksjonen ved St. Olavs hospital, til å bistå med kompetanse i forhold til kultur bygging internt i avdelingen. Arbeidet er startet våren 2019 og vil pågå utover inneværende år Personell 1. halvår 2019 Virksomhet Årsverk Kommentarer Felles Mottaksavdeling Totalt antall årsv. for avdelingen inkl. avdelingssjef Akuttmottak/LV-sentral 26,75 Inklusiv seksjonsleder Legevakt 5,12 Inkl. driftsansvarlig sykepleier ØHD-/OBS-enhet 15,70 Inkl. ass.seksjonsleder Sykefravær (totalt for egenmeldt og legemeldt) Sykefravær i Avdelingen er totalt sett lavt. Med tanke på at virksomheten har vært omfattet av både en virksomhetsoverdragelse, omstilling og etablering av ny virksomhet, er dette bemerkelsesverdig. All honnør til alle ansatte! Avdelingen har i 1. halvår 2019 hatt utfordringer med å rekruttere tilstrekkelig kompetanse på helg, noe som skyldes at en kun har lave stillingsprosenter å tilby potensielle jobbsøkere. Dette har medført en økt vaktbelastning på avdelings personell. Avdelingen har også en utfordring knyttet til at flere av stillingene er vikariater, noe det ikke er attraktivt å tilby jobbsøkere. Personellet ved Legevakten opplever økt arbeidspress med tanke på flere oppgaver er tillagt de samt stor pågang av pasienter som gir et høyt arbeidspress på de ansatte. Ved Legevakten har det det i 1. halvår 2019 pågått lukking av avvik fra 2016/2017 (ref. kap ). Et av tiltakene er å iverksette en bedre «siling»/triagering av pasientene som er ankommet legevakten. Fra 1. september er det i samråd med vertskommunen Orkdal besluttet å prøve ut en ordning med at legevakts personellet skal sikre at det gjennomføres en triagering av pasientene når de ankommer legevakten. Personellet som deltar er opplært i denne standardiserte metodikken og tiltaket skal sikre nødvendig prioritering av hastegrad knyttet til behandling. Triage metoden som skal benyttes har vært i bruk i Ambulansetjeneste og Akuttmottak i Helse Midt-Norge over mange år og fungerer etter hensikten i disse tjenestene. Triagering er spesielt viktig når det er stor pågang av pasienter og det kan påregnes ventetid før en kommer inn til behandling hos legevaktslege. Sykefravær 1. halvår 2019 Seksjon Januar Februa Mars April Mai Juni r Felles Mottaksavdeling - totalt 4,3 % 5,0 % 5,2 % 5,5 % 7,7 % 3,3 % ØHD-/OBS-enhet 8,7 % 7,5 % 5,9 % 9,3 % 11,4 % 5,2 % Legevakt 3,7 % 7,8 % 5,2 % 7,6 % 4,2 % 6,8 % Akuttmottak/ LV-sentral 1,9 % 2,4 % 2,1 % 2,8 % 6,3 % 1,3 % Ved noen av tjenesteområdene er antall årsverk totalt lavt og gir % stort utslag ved sykefravær. 13

34 3.3 Samarbeidsarena kommune sykehus Det ble allerede høsten 2018, i forbindelse med forberedelse av virksomhetsoverdragelsen besluttet at det var nødvendig å etablere en samarbeidsarena mellom vertskommunen Orkdal som bestiller og Sykehuset som utfører av tjenestetilbudene. Følgende møtearena ble etablert med virkning fra : Driftsmøter x 1 pr. uke hvor medisinsk systemansvarlig for ØHD-tilbud og Legevakt deltar sammen med avdelingsledelsen. Avdelingsledelsen består av avdelingssjef, seksjonsleder og ass. seksjonsleder. Driftsansvarlig sykepleier legevakt deltar også. 1. gang pr. måned deltar kommunalsjef helse og omsorg i vertskommunen Orkdal i driftsmøtet. I dette møtet tas opp tema som berører begge parter i forhold til samarbeid og drift. SiO- kommunene har eget regionsamarbeid, Regionrådet for Orkdalsregionen hvor sykehuset har blitt invitert til å delta. I dette fora gis det mulighet for dialog, rapportering og nødvendige avklaringer for samarbeidet. I 1. halvår 2019 har sykehuset deltatt i Regionrådsmøte som ble avholdt den Fra sykehuset deltok samhandlingsdirektør og representanter fra avdelingsledelse samt medisinsk systemansvarlig lege ved ØHD. 14

35 4. Økonomi Forutsetningene for fakturering er avklart i dialog med vertskommunen Orkdal. 4.1 Legevakt St. Olavs hospital HF har fakturert SIO v/vertskommunen Orkdal kommune månedlig iht. til påløpte kostnader. I tillegg er det fakturert 15 % overhead av totale kostnader (eksklusiv husleie og renhold) og 10% av lønn til avdelingssjef. Vertskommunen Orkdal faktureres i sin helhet for driftskostander knyttet til Legevakt. Regnskap hittil Budsjett hittil Avvik budsjett hittil Radetiketter (3) Salgs- og driftsinntekter (4) Varekostnad (5) Lønnskostnad (6) Annen driftskostnad, av- og nedskrivning (7) Annen driftskostnad, av- og nedskrivning, fortsettelse (9) Interne transaksjoner Totalsum Merforbruk på lønn er knyttet til mertid og overtid hos hjelpepersonellet ved Legevakten. 4.2 Øyeblikkelig hjelp døgntilbud -/Observasjonsenhet (ØHD-senger- kommunalt tilbud/observasjonssenger - sykehus tilbud) Regnskap viser driftsresultat for samlet ØHD-/OBS-senger 1. halvår St. Olavs hospital HF har fakturert SIO v/vertskommunen Orkdal kommune månedlig. Fakturerte kostnader med grunnlag i 5/12 av faktiske kostnader. I tillegg er det fakturert 15% overhead av totale kostnader (eksklusiv husleie og renhold) og 15% av lønn til avdelingssjef. Regnskap hittil Budsjett hittil Avvik budsjett hittil Radetiketter (3) Salgs- og driftsinntekter (4) Varekostnad (5) Lønnskostnad (6) Annen driftskostnad, av- og nedskrivning (7) Annen driftskostnad, av- og nedskrivning, fortsettelse (9) Interne transaksjoner Totalsum Merforbruk på lønn er knyttet til mertid og overtid hos hjelpepersonellet ved enheten. Årsak er blant annet opplæring ved oppstart, vakanser i normerte stillinger. Dette er spesielt knyttet til helg hvor en er avhengig av innleie pga. marginal bemanning sett i lys av aktivitet. 15

36 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Mona Perline Åsen Arkiv: 430 Arkivsaksnr.: 19/1931 Saken skal behandles i følgende utvalg: Hovedutvalg for drift SØKNAD OM DISPENSASJON FRA UTDANNINGSKRAVET SISTRANDA KYSTBARNEHAGE Vedtak: Forslag til vedtak: Hovedutvalg for drift innvilger dispensasjon fra utdanningskravet for Cathrine Lykke f for perioden Vedlegg: Søknad om dispensasjon fra utdanningskravet fra Sistranda kystbarnehage Saksopplysninger: Sistranda Kystbarnehage søker om dispensasjon fra utdanningskravet for Cathrine Lykke f for perioden Stillingen har vært utlyst etter kommunens krav. Det kom inne 2 kvalifiserte søkere, ikke 1 som det står i søknaden. Begge har fått tilbud om stilling og er tiltrådd. Det søkes om dispensasjon da en av deres faste pedagoger har fått 1 års permisjon og en annen er ute i svangerskapspermisjon frem til april Cathrine Lykke har fagbrev som barne- og ungdomsarbeider, og har vært tilsatt i barnehagen som assistent siden Hun har gjennom jobben hun har gjort at hun er skikket til å utføre jobben som barnehagelærer. Hun vil i det daglige fungere som pedagog 2 og få veiledning av Fritz Nordskag, samt at hun vil følges opp av styrer Gretha Rabben. 1.Norm for pedagogisk bemanning Barnehagen skal ha en forsvarlig pedagogisk bemanning. Barnehagen skal ha minst én pedagogisk leder per syv barn under tre år og én pedagogisk leder per 14 barn over tre år. Ett barn til utløser krav om en ny fulltidsstilling som pedagogisk leder. Barn regnes for å være over tre år fra og med august det året de fyller tre år. Styrerens tid til administrasjon og ledelse skal ikke inngå i beregningen av normen for pedagogisk bemanning.

37 I barnehager der over halvparten av barna har avtalt kortere oppholdstid enn seks timer per dag, skal omregnede heltidsplasser legges til grunn i beregningen av normen for pedagogisk bemanning etter andre ledd. 2.Midlertidig dispensasjon fra norm for pedagogisk bemanning Kommunen kan innvilge dispensasjon fra 1 for inntil ett år om gangen dersom særlige hensyn tilsier det og barnehageeier søker om dispensasjon. Barnehageeier skal legge ved uttalelse fra barnehagens samarbeidsutvalg i søknaden. 3.Midlertidig dispensasjon fra utdanningskravet og kravet om norskferdigheter Kommunen kan innvilge dispensasjon fra utdanningskravet for styrer og pedagogisk leder for inntil ett år om gangen, dersom barnehageeier søker om det, stillingen det søkes dispensasjon for har vært offentlig utlyst og det ikke har meldt seg kvalifisert søker. Kommunen kan innvilge dispensasjon fra kravet om norskferdigheter for personer med utenlandske yrkeskvalifikasjoner som styrer eller pedagogisk leder, dersom barnehageeier søker om det, stillingen det søkes dispensasjon for har vært offentlig utlyst og det ikke har meldt seg kvalifisert søker. Vurdering: Frøya kommune har ingen innvendingen mot å innvilge dispensasjon fra utdanningskravet for Cathrine Lykke f for perioden

38

39 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Thomas Sandvik Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 19/2304 Saken skal behandles i følgende utvalg: Hovedutvalg for drift TERTIALRAPPORT 2. TERTIAL HFD Vedtak: Forslag til vedtak: Hovedutvalget for drift tar tertialrapporten for 2.tertial 2019 til orientering. Vedlegg: Tertialrapport 2.tertial 2019 Avkastningsrapport Sparetiltak Høsten 2019 Samlerapport 2.tertial 2019 fra kommunens virksomheter Saksopplysninger: Tertialrapporten viser totalt et merforbruk på ca. 1 million kr pr 2.tertial for hele kommunen, inkludert finans. I dette rapporters det om følgende feilkilder som gjør at resultatet ser ut slik det gjør: 1. Det er ikke bokført sykelønnsrefusjoner for juli og august. Dette skyldes sykdom hos sentrale personer i organisasjonen. (Små fagmiljø, og derfor svært sårbart ved sykdom) a. Det er gjort en anslag på utestående, og det vil bli bokført i oktober ca. 1,4 millioner kr i sykelønnsrefusjon for månedene juli og august. 2. Det sentrale lønnsoppgjøret er med i resultatet, og skaper noe avvik på lønn hos virksomhetene. Det er imidlertid ikke gjennomført lokale forhandlinger, disse gjennomføres i uke 38/39. Rådmann har totalt avsatt 3 millioner kr til dette, som vil bli fordelt til virksomhetene etter at alle forhandlingene er gjennomført. Driftsmessig for virksomhetene er resultatet pr 2. tertial da på ca. 5 millioner i merforbruk. Pga dette merforbruket iverksatte rådmann pr en sparekatalog i samarbeid med alle virksomhetslederne. Målet er å hente inn mest mulig av de 5 millionene resten av driftsåret. Tiltakene som er iverksatt ligger i vedlegg til tertialrapporten.

40 Virksomhetslederne rapporter månedlig i det digitale verktøyet «KF Bedre styring». Styringsverktøyet har gode muligheter for dokumentasjon og rapporteringsmuligheter, og rådmannen vil jobbe videre med å utvikle dette verktøyet for Frøya kommune. Prognosene på skatteinngangen for 2019 er i hht budsjett, men ligger litt under samme nivå som for samme periode i Budsjettet ligger noe høyere en faktiske inntekter, men inntektsutjevningen tar inn forskjellen, og kommunen kommer inn ca. på budsjettet. Finansinntektene har et positivt avvik på 7,9 millioner kr. Siden finansinntektene var svært lave i 2018, og kommunen måtte bokføre et tap i verdien av beholdningen, har markedet kommet tilbake og kommunen har et godt 1. og 2.tertial på avkastningen. Det er imidlertid «storpolitikk» som kan påvirker dette fremover, og det er flere ting i verden som kan påvirke norske og internasjonale børser og verdipapirer. I tråd med signaler fra formannskapet har rådmann 18.september sendt regning til Trønderenergi AS på engangsutbetalingen i samsvar med kontrakten mellom Sarepta AS og Frøya kommune i forbindelse med Frøya Vindkraftpark, totalt 11,2 millioner kr inkludert renter. Sykefraværet er ned fra 9,2% i 1.tertial til 7,3% i 2.tertial for hele kommunen. Det er korttidsfraværet som har den største endringen. Dette viser at det lønner seg å jobbe med nærværsarbeid, og virksomhetene skal ha ros for godt arbeid innen dette området.

41 Tertialrapport 2.tertial 2019 Innhold Innledning...2 Rammeområdene...3 Rammeområde rådmann...3 Nærvær / sykefravær...3 Rammeområde oppvekst...3 Nærvær / sykefravær...4 Rammeområde helse...4 Nærvær / sykefravær...4 Rammeområde kultur og idrett...5 Nærvær / sykefravær...5 Rammeområde teknisk...5 Nærvær / sykefravær...5 Inntekter & Finans...6 Alle...6 Nærvær / sykefravær...6 Investeringsbudsjettet Kommentarer til investeringsbudsjettet: Finans Likviditet Lånegjeld Fonds Avslutning... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2.tertial 2019 side 1

42 Innledning Tertialrapporten viser totalt et merforbruk på ca. 1 million kr pr 2.tertial for hele kommunen, inkludert finans. I dette rapporters det om følgende feilkilder som gjør at resultatet ser ut slik det gjør: 1. Det er ikke bokført sykelønnsrefusjoner for juli og august. Dette skyldes sykdom hos sentrale personer i organisasjonen. (Små fagmiljø, og derfor svært sårbart ved sykdom) a. Det er gjort en anslag på utestående, og det vil bli bokført i oktober ca. 1,4 millioner kr i sykelønnsrefusjon for månedene juli og august. 2. Det sentrale lønnsoppgjøret er med i resultatet, og skaper noe avvik på lønn hos virksomhetene. Det er imidlertid ikke gjennomført lokale forhandlinger, disse gjennomføres i uke 38/39. Rådmann har totalt avsatt 3 millioner kr til dette, som vil bli fordelt til virksomhetene etter at alle forhandlingene er gjennomført. Driftsmessig for virksomhetene er resultatet pr 2. tertial da på ca. 5 millioner i merforbruk. Pga dette merforbruket iverksatte rådmann pr en sparekatalog i samarbeid med alle virksomhetslederne. Målet er å hente inn mest mulig av de 5 millionene resten av driftsåret. Tiltakene som er iverksatt ligger i vedlegg til tertialrapporten. Virksomhetslederne rapporter månedlig i det digitale verktøyet «KF Bedre styring». Styringsverktøyet har gode muligheter for dokumentasjon og rapporteringsmuligheter, og rådmannen vil jobbe videre med å utvikle dette verktøyet for Frøya kommune. Prognosene på skatteinngangen for 2019 er i hht budsjett, men ligger litt under samme nivå som for samme periode i Budsjettet ligger noe høyere en faktiske inntekter, men inntektsutjevningen tar inn forskjellen, og kommunen kommer inn ca. på budsjettet. Finansinntektene har et positivt avvik på 7,9 millioner kr. Siden finansinntektene var svært lave i 2018, og kommunen måtte bokføre et tap i verdien av beholdningen, har markedet kommet tilbake og kommunen har et godt 1. og 2.tertial på avkastningen. Det er imidlertid «storpolitikk» som kan påvirker dette fremover, og det er flere ting i verden som kan påvirke norske og internasjonale børser og verdipapirer. I tråd med signaler fra formannskapet har rådmann 18.september sendt regning til Trønderenergi AS på engangsutbetalingen i samsvar med kontrakten mellom Sarepta AS og Frøya kommune i forbindelse med Frøya Vindkraftpark, totalt 11,2 millioner kr inkludert renter. 2.tertial 2019 side 2

43 Rammeområdene Rammeområde rådmann Ansvar Oppr. budsjett Budsjettendring Budsjett 2.tertial Regnskap 2.tertial Avvik i NOK Budsjett 2019 Forbruk i % 1000 Sum rådmann % 1106 Brannvesen % 1101 Sum økonomi og IKT % 1103 Sum Servicekontor % 1120 Strategi og utvikling % Sum ramme rådmann % Estimert refusjon sykelønn juli og august Ramme rådmann fellestjenester har pr 2.tertial et merforbruk på 1,6 millioner kr hovedsakelig fra rådmann. Hovedårsakene er utgifter til juridisk tjenester (vindkraftsaken) og leieutgifter til Frøya ungdomsskole, som dekkes av rådmann frem til Nærvær / sykefravær Virksomhet Egenme Sykemeldi Sykemeldi Sykem Totalt Permisj Nærvær lding 1-16 dager ng 1-16 dag ng dag elding 56 dag oner Rådmann fellestjenester 1,5% 0,4% 1,3% 6,6% 9,8% 1,9% 88,3% Sykefraværet er ned fra 11,6% i 1.tetial til 9,8% i 2.tertial. Det er korttidsfraværet som er ned. Rammeområde oppvekst Ansvar Oppr. budsjett Budsjettendring Budsjett 2.tertial Regnskap 2.tertial Avvik i NOK Budsjett 2019 Forbruk i % 2000 Admin Oppvekst % Sum flykningetj. Og voksenoppl % 2100 Dyrøy oppvekstssenter % 2200 Mausund skole/sfo/barnehage % 2300 Nabeita skole % 2400 Nordskag oppvekstssenter % 2500 Sistranda skole-barneskole % 2520 Frøya ungdomsskole Sørburøy barne- og ungdomsskole % 2800 Nesset barnehage % 2900 Musikk- og kulturskole % Sum ramme oppvekst % Estimert refusjon sykelønn juli og august Ramme oppvekst har pr. 2.tertial et merforbruk på totalt 3,2 millioner kr. Virksomhetene innenfor oppvekst har et samlet mindre forbruk på kr inkl. estimert refusjon av sykelønn. Merforbruket skyldes budsjettpostene private barnehager og Flyktningetjenesten. Når det gjelder Flyktningetjenesten er tilskudd fra staten på kr 575 tusen, for 2. tertial, regnskapsført i september. I tillegg har vi en del løpende kostander, som for eksempel husleie, i tilknytning til de 10 flyktningene som skulle ha ankommet i april. Siste melding fra IMDI er at de kommer i månedsskifte oktober/november. Rådmann regner med at Flyktningetjenestens budsjett vil være i balanse ved årets slutt. 2.tertial 2019 side 3

44 Utgiftene til private barnehager vil ha et avvik ved årets slutt, slik rådmann har orientert i formannskapet, og er en av grunnene til sparetiltakene som er igangsatt. Årsaken til dette avviket i budsjettet skyldes at det er 15 flere barn som har benyttet seg av barnehagetilbudet enn forutsatt. Dette er en miks av tilflyttet barn og at det er flere barn som benytter barnehagetilbud. Nærvær / sykefravær Virksomhet Egenme Sykemeldi Sykemeldi Sykem Totalt Permisj Nærvær lding 1-16 dager ng 1-16 dag ng dag elding 56 dag oner 0,8% 0,6% 0,8% 4,8% 7,1% 2,1% 90,8% Oppvekst Sykefraværet er ned fra 10,4% i 1.tertial til 7,1% i 2.tertial. Nedgang på alle områder. Rammeområde helse Ansvar Oppr. budsjett Budsjettendring Budsjett 2.tertial Regnskap 2.tertial Avvik i NOK Budsjett 2019 Forbruk i % 3000 Admin Helse og omsorg % Sum Familie og helse % 3300 NAV - Sosialtjenesten % Sum PLO % Sum BAM % Sum helse og mestring % Estimert refusjon sykelønn juli og august Rammeområdet Helse og mestring har et merforbruk på rundt 4 millioner hvis det sees sammen med estimert refusjon av sykelønn for juli og august. Hovedsakelig er dette merforbruk hos barnevernet (flere barn under omsorg) og NAV-Sosialtjenesten (flere med behov for stønad av kortere eller lengre art, rettighetsbasert). Utgiftene til disse to områdene vil ha et avvik ved årets slutt, slik rådmann har holdt formannskapet løpende orientert om, og er en av grunnene for sparetiltakene som er igangsatt. (vedlagt) Det er også et avvik hos pleie og omsorg som skyldes hovedsakelig at kommunen har hatt mange døgn utskrivningsklare i siste del av 2. tertial (totalt 41 pr. 2 tertial), og har flere utskrivningsklare som ligger ferdigbehandlet på sykehuset pr. i dag. (Dette koster oss nesten 5000,- pr. døgn. Pr. nå er det helt fult på korttidsavdelingen, og vi har ikke mulighet til å ta inn flere brukere). Det positive avviket hos bo, aktivitet og miljøtjenesten er pga. lavere aktivitet som en følge av at tjenester har opphørt. Forventer også lavere refusjon som en følge av dette, og som bør sees i sammenheng med overskuddet. Nærvær / sykefravær Virksomhet Egenme Sykemeldi Sykemeldi Sykem Totalt Permisj Nærvær lding 1-16 dager ng 1-16 dag ng dag elding 56 dag oner 1,4% 1,0% 1,2% 4,6% 8,2% 2,6% 89,2% Helse 2.tertial 2019 side 4

45 Sykefraværet er ned fra 9,5% i 1.tertial til 8,2% i 2.tertial. Det er korttidsfraværet som har den største endringen. Rammeområde kultur og idrett Ansvar Oppr. budsjett Budsjettendring Budsjett 2.tertial Regnskap 2.tertial Avvik i NOK Budsjett 2019 Forbruk i % Sum kultur og idrett % Estimert refusjon sykelønn juli og august Kultur og idrett har ca kr i merforbruk pr 2.tertial. Hovedårsakene til dette er økt aktivitet med medfølgende økt behov for ansatte, samt at Titranspelet mistet en forestillingsdag. Frøya kulturhus har som målsetning om å redusere dette med høy aktivitet, høsten Rådmann vil gå inn å se på utkjøp av restlager av effekter som ble igjen fra Titranspelet, til bruk i øvrige virksomheter. Nærvær / sykefravær Virksomhet Egenme Sykemeldi Sykemeldi Sykem Totalt Permisj Nærvær lding 1-16 dager ng 1-16 dag ng dag elding 56 dag oner Kultur og idrett 1,0% 0 0 0,6% 1,6% 1,2% 97,2% Sykefraværet er ned fra 3,2% i 1.tertial til 1,6% i 2.tertial. Det er langtidsfraværet som har den største endringen Rammeområde teknisk Ansvar Oppr. budsjett Budsjettendring Budsjett 2.tertial Regnskap 2.tertial Avvik i NOK Budsjett 2019 Forbruk i % Sum Drift og komunalteknikk % 5120 Virksomhet for forvaltning % 5200 VAR-områder % Sum Teknisk % Estimert refusjon sykelønn juli og august Teknisk har totalt er mindreforbruk på ca. 1,5 millioner kr. Dette inkluderer et mindreforbruk i VAR området på 1,1 million kr. Merforbruket på virksomheten Drift og kommunalteknikk er som rapportert i 1. tertial (avtaler som er inngått tidligere som ikke ligger i budsjettet) Virksomheten Forvaltning har et mindreforbruk på 1,3 millioner kr i forhold til budsjettet. I tillegg har det vært «ufrivillige» vakanser på dette området tidlig på året. Det er også noen inntekter til som skal fordeles ut over året. Virksomhetene på teknisk sees mot hverandre, da dette er første periode som virksomhetene har et delt budsjett. Nærvær / sykefravær Virksomhet Egenme lding 1- Sykemeldi ng 1-16 dag Sykemeldi ng dag Sykem elding 56 dag Totalt Permisj oner Nærvær 2.tertial 2019 side 5

46 Teknisk 16 dager 0,4% 0,6% 2,2% 2,5% 5,7% 1,4% 92,9% Sykefraværet er ned fra 7,1% i 1.tertial til 5,7% i 2.tertial. Det er langtidsfraværet som har den største endringen Inntekter & Finans Ansvar Oppr. budsjett Budsjettendring Budsjett 2.tertial Regnskap 2.tertial Avvik i NOK Budsjett 2019 Forbruk i % 8000 Frie inntekter % 9000 Finans % Prognosene på skatteinngangen for 2019 ser ut til å følge budsjettprognosen, men ligger litt under samme nivå som for samme periode i Budsjettet ligger noe høyere en faktiske inntekter, men inntektsutjevningen tar inn forskjellen, og kommunen kommer inn ca. på budsjettet. Finansinntektene har et positivt avvik på 7,9 millioner kr. Siden finansinntektene var svært lave i 2018, og kommunen måtte bokføre et tap i verdien av beholdningen, har markedet kommet tilbake og kommunen har et godt 1. og 2.tertial på avkastningen. Det er imidlertid «storpolitikk» som kan påvirker dette fremover, og det er flere ting i verden som kan påvirke norske og internasjonale børser og verdipapirer. Alle Ansvar Oppr. budsjett Budsjettendring Budsjett 2.tertial Regnskap 2.tertial Avvik i NOK Budsjett 2019 Forbruk i % ALLE ,00 Refusjon sykelønn juli og august ALLE ,00 Totalt pr 2.tertial gir dette et positivt avvik på kr i forhold til budsjettet. Nærvær / sykefravær Virksomhet Egenme Sykemeldi Sykemeldi Sykem Totalt Permisj Nærvær lding 1-16 dager ng 1-16 dag ng dag elding 56 dag oner 1,1% 0,8% 1,2% 4,3% 7,3% 2,1% 90,6% Frøya kommune Sykefraværet er ned fra 9,2% i 1.tertial til 7,3% i 2.tertial. Det er korttidsfraværet som har den største endringen Kommunens målsetting: Vårt hovedmål er å beholde medarbeiderne langtidsfriske. Skulle du bli syk vil vi utnytte alle muligheter for å få deg raskt tilbake i jobb. 2.tertial 2019 side 6

47 Vi har rutiner for oppfølging av sykemeldte arbeidstakere, dette gjelder hva Frøya kommune som arbeidsgiver og den enkelte ansatte skal gjøre i forbindelse med fravær. Alle virksomheter med over 10 % sykefravær blir innkalt til en samtale sammen med den som har det overordna ansvaret for virksomheten, personalsjef, hovedverneombud og hovedtillitsvalgt. Dette for å kartlegge evt. behov for bistand. Her kan vi også trekke inn Bedriftshelsetjenesten, Nav og Nav arbeidslivssenter. I tillegg har vi kjørt NED-prosjektet i nesten alle virksomheter. Dette jobbes det fortsatt med. Her deltar også NAV og NAV arbeidslivssenter med en innsatsgruppe. Sykefraværet på 7,3% for 2.tertial er lavere enn tidligere år, som var i ,4 % og i ,2 %. Rådmann jobber aktivt med å holde nivået, og får å redusere det ytterligere. 2.tertial 2019 side 7

48 Prosjekt Investeringsbudsjettet 2019 I tråd med tidligere praksis så rapporteres status på nye investeringsprosjekter for 2019 i 1.tertial. For 2.tertial vil også pågående prosjekter være med i oversikten. Budsjett 2019 Regnskap pr 2.tertial Kommentar Brann Utstyr til branndepotene Sula og Mausund Under anskaffelse Den norske kirke Oppgradering av orgelpiper Sletta kirke Overført den Norske kirke Oppgradering av gravplasser Overført den Norske kirke Helse og mestring NYE SENGER SYKEHJEMMET Anskaffet. Rest sees i sammenheng med MO Gamle legekontorene til BAM Prosjekteres høst / vinter 2019/ AVLASTNINGSBOLIG FOR BARN Planlegge utforming av uteområdet sees i sammenheng med prosjekt MORGENDAGENS OMSORG Pågående KOMMUNALT HJELPEMIDDELLAGER Ferdig. Avsluttes Bofelleskap 5 boenh. unge voksne med særskilte behov Begynner prosjektering i høst Bofelleskap 5 boenh. "Frøyablå seng" Sees i sammenheng med MO Utstyr til avlastningsbolig barn- og unge Sees i sammenheng med prosjekt Boliger til personer med aktiv rusavhengighet Kartlegging og planlegging ferdig, utfordringer med plassering Medisinsk teknisk utstyr og luftmadrasser Sees i sammenheng med MO Løfte-hvilestoler og spisestoler Anskaffet Velferdsteknologi Pågående, sees i sammenheng med MO Kultur og idrett FORPROSJEKT MUSEUM Sees i sammenheng med prosjekt FRILUFTLIVETS ÅR KOMMUNE Planlegges brukt til skilting av turstier HELHETLIG IDRETTSPARK/ BASISHALL Planlegger skateboardbane UTSTYR HELHETLIG IDRETTSPARK/ SJØSPORT Avventer badeanlegg SIKRING OG OPPGRADERING AV STABBEN Pågående FORT Vinduer Bygdetunet Sees i sammenheng med prosjekt tertial 2019 side 8

49 Opparbeidelse kulturpark-museum Under planlegging / delvis gjennomført på prosjekt Oppvekst Musikkbinge Nordskag oppvekstsenter Rest tilskudd for Musikkbinge Utbygging - Dyrøy oppvekstsenter Pågår Sklie Under anskaffelse Rådmann - fellestjenester Oppgradering kommunens møterom Igangsettes ASAP TRAFIKKSIKKERHETSTILTAK Se egen plan FYSISK UTFORMING OSK Ferdig INNKJØP ELEVPCER Sees i sammenheng med innkjøp av Ipader til skolen NY KOMMUNIKASJONSLØSNING Ferdig - innkjøp av PCer til valget NY SKOLEPORTAL Avventes til Ipader har fått ett prøveår Basestasjon Nordskag Avventer faktura fra fylket Fiberkabel sjø Bremnestua-Nordskag Ferdig Bygning av kommunale utleiebolig Hvite biler - tilbringertransport i øyrekka Under utarbeidelse, bilene kommer i høst FP Parkering Dyrøy fergeleie Rekrutteringsleiligheter kjøpt, kjøper en til i høst Ipader til politikere og administrasjon Anskaffet Teknisk Bygging av bod Moa midtre Feilført fra MO og Dyrøy Gang- og sykkelveg Sistranda-Hamarvik Avventer faktura fra Fylket Nesset industriområde Forskuttering PÅKOSTNADER KOMMUNALEBYGG Planlegges opp mot rehabilitering driftsbygning Nabeita BOLIGOMRÅDE BEINSKARET Rest forprosjektering. Rest overføres hovedprosjekt ALMENNINGSKAIER Avventer overtakelse statlige kaier SKARPNESET NÆRINGSPARK Eiendomservervelse BOLIGFELT HOLAHAUAN Oppstart infrastruktur ferdig ADRESSEPROSJEKT Pågående FJERNVARMEANLEGG - SISTRANDA SENTRUM Nytt anbud innhentes, ferdig Kommunale veier Avventer politisk sak LIGGEKAI SISTRANDA Pågår, forskutterer statlige midler (16,8 millioner) og Trondheim Havn (2,5 millioner) 2.tertial 2019 side 9

50 Oppgradering uteområdet på Sistranda/Hamarvik Pågående arbeid, planlegges ferdigstilles i NORDHAMARVIKA GRAVPLASS Litt forsinket, men planlegges ferdig høst DIGITALISERING AV BYGNINGS- OG Pågående DELINGSARKIV KULVERT I BLAKSTADVASSDRAGET Avventer prøvefisking GJETØY BRU I gang med prosjektering VARMESENTRAL MAUSUND SKOLE Utsettes Parkering Titran kapell Planlegges gjennomført i ØVERGÅRDEN Sees i sammenheng med UTVIDELSE AV NORDHAMARVIKA INDUSTRIOMRÅDE Ferdig, sees i sammenheng med Branndører Frøya sykehjem Ferdig Infrastruktur sentrumsområde Vedtatt utbygd, gjennomføres 2019/ Opparbeide næringsområder Uttian / Skarpnesset / Nordhammarvika / Nesset Turistinformasjon Under planlegging / avklaring med grunneiere Forprosjekt industriområde Hallaren Avventer politisk behandling Uteområdet i Sistranda sentrum/torvet Planlegges ferdigstilles i 2019/ Uteareal avlastningsbolig/rådhus Sees i sammenheng med Forprosjekt næringsareal Uttian Forskuttering, må sees i sammenheng med Boligmodul Perstua Ferdig, avsettes til flytting Traktor Sees i sammenheng med planlagte bevillinger Bogøy bru - utbedring Under tilbudsinnhenting Svømmehall Sistranda - utbedring Settes i stand til drift Bygningen til kommunenes anleggsavdeling på Nabeita Må sees i sammenheng med Vann og avløp VANNFORSYNING SISTRANDA-NORDSKAGET Pågående arbeid, planlegges ferdigstilles i NYTT HØYDEBASSENG - BERGHEIA Reguleringsplanen er under utarbeidelse NYTT HØYDEBASSENG - BREMNESTUVA Under bygging - planlegger ferdigstillelse april / mai OPPRYDDING KOMMUNALE AVLØPSLEDNINGER/OVERVANNSPROBLEMER Planlegger å buke dette i 2020 / planlegger vinter 2019/ HOVEDPLAN VANN Ferdig ønskes omdisponeres (se e-post fra Ann 2.tertial 2019 side 10

51 UTBYGGING VANNLEDNINGSNETT FRØYA Planlegger å buke dette i HØYDEBASSENG SISTRANDA Reguleringsplanen under godkjenningsprosess RENSEANLEGG AVLØP SISTRANDA Planlegges gjennomført egen politisk behandling AVLØPSANLEGG GRINDFARA Avsluttes (omdisponeres rest) AVLØPSANLEGG FLATVAL 1 OG Vil gå inn i avløpsrenseanlegget SANERING AV AVLØPSANLEGG NORDSKAGET Igangsatt forprosjekt Prosjektering vei, vann og avløp Beinskaret Kontrahert Oppgradering vannledningsanlegg Blir ferdigstilt i 2019 Bremnestuva Sanering og oppgradering VA Sistranda Midtre Begynt prosjektering i september Vannforsyning Sandvika Pågår, avventer byggherre på når dette kan ferdigstilles Membranrigg D Ferdig, foreslår at dette omdisponeres til Utvendig rehab. høydebasseng Avventer til vi har rammeavtale med konsulent (rådgivende VA) Innkjøp vannmålere Innhenter priser, kjøpes inn i løpet av høsten Oppgradering/utskifting - vannkummer Igangsatt kartlegging, planlegger noen tiltak i høst Ventilkammer Nordskag næringspark Under detaljplanlegging - ut på anbud i høst Løpende investeringer kommunale avløp, samlepost Planlegger å buke dette i Sanering/oppgradering avløpsanlegg Sula Begynner prosjektering i høst Kommentarer til investeringsbudsjettet: Overfor er en oversikt over alle investeringstiltakene som kommunen jobber med pr 2.tertial De fleste prosjekter er startet opp, noen er pr på prosjekteringsstadiet og vil derfor ikke ha noe forbruk pr d.d. Finans I hht. finansreglementet skal Rådmannen skal minst tre ganger pr år (inkl pr 31.12) rapportere status for kommunens finansforvaltning til Kommunestyret. Finansrapporteringen inngår som en del av den generelle økonomirapporteringen. Innhold i rapporteringen er spesifisert i pkt 2.4, 3.7 og 4.7. Ved vesentlige endringer skal Kommunestyret orienteres så raskt som mulig: Finansieringskostnad eller avkastning avviker negativt fra budsjett og en forventer ikke at dette rettes opp i løpet av budsjettåret 2.tertial 2019 side 11

52 Det har oppstått avvik mellom krav og rammer i finansreglementet og faktisk forvaltning Rådmannen ser ikke at det er avvik på disse punktene pr. 1.tertial Likviditet I hht. finansreglementet 2.4 Rutiner for rapportering Kommunens generelle retningslinjer fremgår i pkt 1.5. For ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål skal følgende fremgå: Sammensetting av aktiva Markedsverdi, samlet og fordelt på de ulike typer aktiva Vesentlige markedsendringer og endringer i risikoeksponeringen Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet Markedsrenter og egne rentebetingelser I Omløpsmidler kortsiktig gjeld Arbeidskapital Premieavvik m/aga Ubrukte lånemidler Korrigert arbeidskapital II Kasse, bank Aksjer, andeler Netto innskudd Herav Fond Ubrukte lånemidler Grunnlikviditet Lånegjeld I hht. finansreglementet 3.7 Rutiner for rapportering Kommunens generelle retningslinjer fremgår i pkt 1.5. For gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler skal følgende fremgå: Sammensetting og løpetid for passiva Verdi, samlet og fordelt på de ulike typer passiva Vesentlige markedsendringer og endringer i risikoeksponeringen 2.tertial 2019 side 12

53 Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet Markedsrenter og egne rentebetingelser Opptak av nye lån og refinansieringer av eksisterende lån Lånegjeld pr Avdrag i året Nye låneopptak i året Lånegjeld pr Herav videreutlån Netto lånegjeld Nto gjeld i % av driftsinnt Låneopptaket 1.tertial var startlån 31 millioner, og i 2.tertial er investeringsbudsjettet lånt med 90,5 millioner kr. Fordeling av lånegjeld i kommune på ulike områder: Lån til selvkostområdene (VAR) i kommune Lån til kirkelige formål Startlån Lånegjeld på kommunens øvrige tjenesteområder Kommunens totale langsiktige gjeld: Fonds I hht. finansreglementet 4.7 Rutiner for rapportering Kommunens generelle retningslinjer fremgår i pkt 1.5. For langsiktige finansielle aktiva skal følgende fremgå: Sammensetting av aktiva Markedsverdi, samlet og fordelt på de ulike typer aktiva Vesentlige markedsendringer Ingen. Svingningene i markedene og porteføljen i 2018, herunder verdifallet i fjerde kvartal, er godt innenfor det en må forvente av kortsiktige svingninger. I første og andre tertial 2019 har markedene kommet tilbake, og porteføljens verdi er betydelig høyere enn før verdifallet høsten 2018 Ingen. Ingen. Endringer i risikoeksponeringen Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet Markedsrenter og egne rentebetingelser Her kan det opplyses at 3 mnd. Nibor er 1,4 %. Effektiv rente i obligasjonsporteføljen er 2,4% Delporteføljenes relative risiko 2.tertial 2019 side 13

54 Relativ risiko i aksjeporteføljen er pt 1,4 % (krav i finansreglementet inntil 5 %) og i obligasjonsporteføljen 0,8 % (krav i finansreglementet inntil 2,5 %) Renterisiko for de rentebærende investeringene Her kan det opplyses at renterisikoen pt er noe lavere enn porteføljens referanseindekser Tabellen nedenfor viser utviklingen i fondsmidlene (hele tusen) Fonds pr Bruk i året Avsetninger i året Fonds pr Beholdning Avsetninger Bruk av fond i driftsregnsk apet Bruk av fond i inv.regnska pet Beholdning Disposisjonsfond kr kr 226 kr Bundne driftsfond kr kr 12 kr kr Ubundne investeringsfond kr kr Bundne investeringsfond kr 637 kr 637 Samlede avsetninger og bruk av avs kr kr 12 kr kr - kr For de øvrige punktene i denne rapporteringen, vises det til vedlagte rapport fra Grieg Investor. Økonomisjef Thomas Sandvik tertial 2019 side 14

55 AVKASTNINGSRAPPORT Frøya kommune

56 Totalportefølje Avkastning hittil i mnd (%) Avkastning hittil i år (%) Avkastning (NOK) Allokering (%) Port. Indeks Diff Port. Indeks Diff Hittil i mnd Hittil i år Markedsverdi Port. Strategi Min-Max Kontroll Totalportefølje Aksjer OK Norske Aksjer OK Globale Aksjer OK Obligasjoner OK Norske Obligasjoner OK Globale Obligasjoner OK Kontanter Frøya kommune lastet ned: side 2 av 10

57 Totalportefølje Frøya kommune lastet ned: side 3 av 10

58 Aksjer Avkastning hittil i mnd (%) Avkastning hittil i år (%) Estimat Kjøpsdato Port. Indeks Diff Port. Indeks Diff Markedsverdi Allok. Referanseindeks Aksjer Norske Aksjer OSEBX Arctic Norwegian Equities D OSEFX Danske Norske Aksjer Instistusjon I OSEFX KLP AksjeNorge Indeks II OSEBX Globale Aksjer MSCI AC World AB Global Core Equity RX MSCI AC World Ardevora Global Long Only SRI MSCI AC World KLP AksjeGlobal Indeks II Hdg NOK MSCI World Lokal Valuta KLP AksjeVerden Indeks MSCI AC World Nordea Stabile Aksjer Global Etisk MSCI World SGA Global Equity Growth Fund Class F MSCI AC World Storebrand Indeks - Nye Markeder MSCI Emerging Markets Frøya kommune lastet ned: side 4 av 10

59 Aksjer Frøya kommune lastet ned: side 5 av 10

60 Norske Aksjer: 6.4% (-1.3%) Globale Aksjer: 18.0% (-1.1%) Frøya kommune lastet ned: side 6 av 10

61 Obligasjoner Avkastning hittil i mnd (%) Avkastning hittil i år (%) Estimat Kjøpsdato Port. Indeks Diff Port. Indeks Diff Markedsverdi Allok. Referanseindeks Obligasjoner Norske Obligasjoner ST4X Alfred Berg Obligasjon ST4X Danske Norsk Obligasjon Inst ST4X DnB Obligasjon (III) ST4X Globale Obligasjoner BarCap Global Agg Government Hdg NOK KLP Obligasjon Global I Hdg NOK BarCap Global Agg Corporates Hdg NOK Loomis Sayles Sust Global Corp NOK BarCap Global Agg Corporates Hdg NOK Payden Global Short Bond Fund Hdg NOK BarCap Global Agg 1-3 Yrs Hdg NOK Storebrand Global Obligasjon Hdg NOK BarCap Global Agg Government Hdg NOK Frøya kommune lastet ned: side 7 av 10

62 Obligasjoner Frøya kommune lastet ned: side 8 av 10

63 Norske Obligasjoner: 3.1% (1.7%) Globale Obligasjoner: 8.1% (0.1%) Frøya kommune lastet ned: side 9 av 10

64 Kontanter Avkastning hittil i mnd (NOK) Avkastning hittil i år (NOK) Valuta Start Inn / Ut Avkast. Start Inn / Ut Avkast. Markedsverdi (lokal valuta) Kode Kurs Markedsverdi (NOK) Allok. Kontanter Kontanter Klientkonto NOK DNB NOK Frøya kommune lastet ned: side 10 av 10

65 Sparetiltak høsten 2019 Rådmann kr ,- Konsekvensene som er beskrevet er få. Det for det meste stillinger som er ledige (f.eks. rådmann) og stillinger som er prøvd besatt (f.eks. Controller). Reise og kurskostnader vil trekkes inn, og møter bes utføres der det er mulig i elektronisk form. Ps. På dette området vil følgende utgifter vil likevel komme, som følge av politisk behandling tidligere i Leieutgifter ungdomsskolen - Leieutgifter bobiltømming - Advokatutgifter, vindkraft Oppvekst kr ,- Konsekvensene for oppvekst vil være lite eller ingen bruk av vikarer der det er mulig. Konsekvensene vil være i noen tilfeller at to-lærer prinsippet kan falle bort, og at reise og kurs vil bli kraftig innskrenket. Virksomhetene vil også spare på de forbruksartikler de har mulighet til å spare på. Helse og mestring kr ,- Konsekvensene vil bli nedgang av faglig kompetanse, da området vil benytte seg i større grad av egen arbeidskraft, og ikke leie inn f.eks. sykepleierkompetanse fra vikarbyrå. Konsekvens vil bli slitasje på egne ansatte. I tillegg vil det på noen områder bli tatt ned stillinger og flyttet til andre avdelinger / virksomheter for å fylle ledige stillinger. Ingen faste stillinger vil bli sagt opp, men i noen tilfeller omfordelt. Kultur og Idrett kr ,- Innsparinger på driftsutgifter Teknisk kr ,- Innsparinger på ubesatte stillinger, og ubudsjetterte inntekter som er kommet til i løpet av året. Totalt kr ,-

66 Virksomhetenes Tertialrapport 2. tertial 2019

67 Innhold Rammeområde rådmann...2 Virksomhet: Økonomi og IKT... 2 Virksomhet: Strategi og utvikling... 2 Virksomhet: Offentlig Servicekontor... 6 Rammeområde kultur og idrett...8 Virksomhet: Kultur og idrett... 8 Rammeområde oppvekst Virksomhet: Nesset barnehage Virksomhet: Frøya kulturskole Virksomhet: Mausund oppvekstsenter Virksomhet: Nabeita oppvekstsenter Virksomhet: Nordskag oppvekstsenter Virksomhet: Sistranda skole Virksomhet: Sørburøy barne- og ungdomsskole Virksomhet: Dyrøy oppvekstsenter Virksomhet: Voksenopplæringen/flyktningetjenesten Rammeområde helse og velferd Virksomhet: Bo-, aktivitet og miljøtjenesten Virksomhet: Familie/Helse/Rehabilitering Virksomhet: Pleie- og omsorg Virksomhet: Kommunale tjenester i NAV Frøya Rammeområde teknisk Virksomhet: Teknisk - Drift Virksomhet: Teknisk Bygg og kommunalteknikk

68 Rammeområde rådmann Virksomhet: Økonomi og IKT Navn leder: Thomas Sandvik Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Mål: Frøya kommune er tydelig på strategi og styring - Vektlegge god økonomisk styring og langsiktig planlegging for en bærekraftig økonomi Om virksomheten - tjenesteproduksjon Området jobber godt, Løpende fakturering, faktura mottak og lønnskjøringer har gått etter planen. Har imidlertid har utfordringer med sykmeldinger, som har rammet rutinene rundt registrering og refusjon av sykelønn, og har dermed ikke rukket å hente inn refusjonen for juli og august i tid for tertialrapporten. I tillegg så har også personalsjefen vært sykmeldt, og med en personalavdeling med 1 person så medfører dette noen utfordringer. Har derfor i samordning med rådmann utlyst en HR konsulent som gjør at vi blir mindre sårbar i fremtiden. Har fått inn en ny lærling i IKT avdelingen. Har flyttet ansvaret for fakturamottak til Servicekontoret for å skape et større handlingsrom hos økonomi. Skal ta inn behandlingen av bl.a. startlån ut over høsten. Virksomhet: Strategi og utvikling Navn leder: Marit Wisløff Norborg Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Mål: Gjøre kommunen som organisasjon i stand til å se inn i fremtiden for å bidra til en helhetlig kunnskapsbasert samfunnsutvikling. Virksomheten skal være proaktiv og utnytte virksomhetens ulike spisskompetanse gjennom en prosessbasert arbeidsmetode for sammen å nå visjonen kraft og mangfold. Om virksomheten - tjenesteproduksjon Virksomheten strategi og utvikling består av en virksomhetsleder i 50 prosent og 5 rådgivere i til sammen 5, 20 årsverk. Våren 2019 ble virksomheten tilført en rådgiver i 100 prosent stilling som arbeider med generell digitalisering og effektivisering, samt digitalisering innen helse. Rådgiver vil fra 1. august arbeide i en 20 prosent stilling for Helseplattformen hvor Frøya kommune får refundert hennes lønn i 20 prosent. De stillingene som er gjenværende i virksomheten er samfunnsplanlegger, rådgiver kvalitet, næringsrådgiver, digitaliseringsrådgiver og samfunnsmedisiner. Samfunnsplanlegging: Kommuneplanens arealdel lå ute til 1. gangs høring og offentlig ettersyn fra mars til 12.april I høringsperioden ble det holdt folkemøter, regionalt planforum, befaring med sektormyndigheter og åpent kontor. Det kom inn 96 høringsuttalelser. Disse ble merknadsbehandlet, og kommuneplanens arealdel lagt ut til 2. gangs høring, i kommunestyret Høringsfristen 2

69 er satt til 13. september, og avklarte deler av arealplanen forventes vedtatt i løpet av september Forslag til ny forskrift om politivedtekter for Frøya kommune ble vedtatt lagt ut til høring Høringsfristen er 23. august. Samfunnsplanlegger har ellers bistått i arbeidet med Miljøuka, prosessarbeid innenfor oppvekst, samt beredskapsledelsen i kommunen. Rådmannens betryggende internkontroll Rådgiver har deltatt på en 3 dagers KINS konferanse (informasjonssikkerhet). Prosjektgruppe som jobber med brannberedskap i kommunen er startet opp hvor rådgiver for kvalitet er deltaker. Beredskapsgruppa for sikkerhet har hatt jevnlige møter. Deltakelse i lederforum og SLG hvor ulike deler av internkontroll/personvern har vært tema. Sjekklister for internkontroll er utarbeidet og skal være gjennomført av alle virksomhetsledere i løpet av året. Pilotering av Velferdsteknologi Varslende multidosedispenser: Oppstart pilotering av varslende multidosedispenser. Opplæring av superbrukere på alle virksomheter, i administrering av systemet, veiledning av pasienter/pårørende. I tillegg informasjonsmøte med fastlegene. Superbrukere har gjennomført opplæring av kollegaer og pasienter/pårørende. Det utarbeidet forslag til nye rutinebeskrivelser, og det har blitt jobbet med implementering av ny tjeneste og rutiner. Videre utrulling foregår fortløpende. Digitalt tilsyn Det har blitt gjort avtale om leasing av utstyr til digitalt tilsyn med Doro. Planlagt og klargjort for oppstart av pilotering av digitalt nattilsyn med kamera hos en bruker. Planlegger oppstart i uke 37. GPS sporing Det er kjøpt inn klokke og annet utstyr fra Doro for pilotering av tjenesten. Planlegger oppstart hos en bruker i løpet av høsten. Det arbeides med å få på plass vurdering av personvernerkonsekvenser, og ROS analyser på de nye tjenestene og programvaren. Digitalisering/kvalitetsutvikling Deltagelse i nettverk Kompetanseløft Trøndelag. Fokus på strategi og kvalitetsutvikling for hele organisasjonen, ved bruk av teknologi. Første møte i september. Kartlegging av muligheter for digitalisering av skjemaer, og rutiner for ansatte i administrasjonen. Dette arbeidet pågår. Helseplattfomen Rådgiver er ansatt i 20% stilling som fagekspert for institusjon i Helseplattfomen AS. Samfunnsmedisin MHV Inngått avtale med Kystlab som har startet tilsyn med barnehager og skoler. 2 enheter gjennomført, flere avvik og merknader hos begge som forventet. I gang med plan for lukking av avvik. 3 enheter til skal ha tilsyn i uke 38. 3

70 Plan for MHV jobbet med og kommer til politisk behandling ila høsten. Det må også avklares hvem som skal innhente anbud på videre avtale for ekstern aktør på tilsyn ila høsten. Meldeskjema/info om miljørettet helsevern til publikum er utarbeidet og vil bli tilgjengelig på nett ila høsten. Tett samarbeid med Lars ift. at sjekklister for de ulike enheter og kommune som tilsynsmyndighet henger sammen med lover og forskrifter knyttet til folkehelseloven og MHV. Kriseteam Det har vært ett tilfelle av aktivitet i kriseteam siste tertial. Kriseteam har vært etterspurt ifm aksjoner/aktivitet i Nessadalen/vindkraft. Dette har per mandat ikke vært under kriseteamets mandat, men man har vært på tilbudssiden i forhold til å videreformidle kontakt til hjelpere. MO Deltaker rådgivende gruppe Deltakelse i arbeidsgruppe tverrfaglig samhandling helse/oppvekst (politisk bestilling fra 2015) og Programfinansiering 0-24 pilot Deltatt i arbeidsgruppe helse/oppvekst og utarbeidet sammen med Mona på mandat fra dem, et forslag til samarbeidsformer og utviklingspotensiale for fremtidig samhandling i disse sektorene. I lys av dette arbeidet ble det i mai sendt inn en søknad på fylkesmannens midler på 0-24 tiltaket, som går ut på bedre tverrfaglige tjenester for utsatte barn og unge. Her trakk vi inn bestillingen politikerne har hatt på samarbeid helse/oppvekst, samt at vi fokuserte på et forslag omkring hvordan vi bedre kan løse koordinering av tjenestene spesielt til denne gruppen. Så viste det seg, at vi faktisk kom med og får tildelt midler som en av fire kommuner i Trøndelag i prosjektperioden Sum er ikke avklart da det er avhengig av det kommende statsbudsjettet. Arbeidet skal følges av forskere, og Oxford research har vært på en nullpunktsanalyse før oppstart av selve prosjektet. Jeg ønsker å understreke at søknaden som ligger til grunn er fleksibel, og at vi har god tid på å forme og tilpasse målet og midlene underveis. Dette skal ikke være et hastverk og vi skal passe på at alle involverte er på samme sted. Møter/koordinering omkring enkeltbrukere av helse- og omsorgstjenester Politiråd Deltaker i Politiråd, fast deltaker. Involvert i oppsett av agenda. Utarbeidelse av avtale med politiet og samhandling med politikontakt. Politivedtekter. Prosjektering av hjelpepersonell legevakt Hitra/Frøya Deltaker i arbeidsgruppe for å se på et 3 mnd prosjekt/pilot for hjelpepersonell tilstede på vakt sammen med lege. Utarbeidet ROS for legevakt. Deltakelse kvalitetsutvalg legevakt Hitra/Frøya Avholdt flere møter sammen med Hitra. Forum for kvalitetsforbedring innad og opp mot AMK/legevaktssentralen. HUNT 4

71 Kommunen er invitert inn sammen med de andre kommunene i sørfylket til å delta i HUNT. Videre arbeid består i å lage plan for å rekruttere flest mulig til å delta i undersøkelsen. Hvite biler/atv øyrekka Gjennomført allmøter på Sula og Mausund. Inngått samarbeidsavtaler med grendelagene. Teknisk anskaffet bårer/atv-hengere på øvrige øyer. Bilene til Sula og Mausund ankommer sept/oktober. Planlagt opplæring av personell som skal drifte bilene når de kommer. Åpner for førstehjelpskurs også for andre interesserte i øyrekka. Samarbeid StOlav Flere møter planlagt for gjennomgang av videre samarbeid koblet mot Helsehus og velferdsteknologi, digitale løsninger. Ikke blitt gjennomført grunnet forfall fra StOlav. Helseplattformen Leder for ressursgruppa som har til ansvar å rigge organisasjonen for utvikling, mottak og implementering av Helseplattformen. ØYA KICK-OFF mai-19, 120 deltakere og god medvirkning/forslag til videre arbeid i prosjektet. Viktig også for eierskap. Ser det var en bakdel at ansatte i skoler og barnehager ikke fikk lønnet oppmøte, da flere valgte ikke å delta og dermed føler mindre eierskap til prosjektet per i dag. Det er lagt opp til en bred informasjonsrunde i alle virksomheter ila høsten. Utarbeidet logo og arbeid med profilering av prosjektet. Velfungerende arbeidsgruppe med engasjerte deltakere, både kommunalt ansatte og innbyggere som ikke har tilknytning til kommunen. Møter i arbeidsgruppe hver 14.dag, samt undergrupper som jobber parallelt. Stor interesse for profileringseffekter. Status i arbeidet per nå: ICDP foreldreveiledning 8.trinn Frøya ungdomsskole høsten 2019 Forskningspilot på dette kullet, samarbeid med RKBU og NTNU samfunnsforskning Rigge plan for kompetanseøkning på ICDP blant ansatte, oppstart kompetanseøkning høst 2020 Utdanning av 6 nye ICDP-veiledere Første film #rollemodell kommer høst 19 Samarbeid med kulturskolen; lage sang knyttet til prosjektet som barn og unge i Frøya kommune får eierskap til Ønske om prosjektlederstilling i budsjett fra I tillegg må det ses på ekstra midler for kompetanseøkning hos ansatte på ICDP, samt lønning av ICDP-veiledere utover prosjektperioden. Smittevern Smitteoppsporing blant brukere og ansatte på MRSA ved Frøya sykehjem. Klagearbeid knyttet opp mot Folkehelseloven og miljørettet helsevern Flere møter og befaringer knyttet til støy og lukt Nordskag industriområde. Samhandling med Fylkesmannen angående disse sakene. Næringsområder Skarpneset: oppfølging av grunneiere, politisk vedtak HFF, oppmåling regulert område, matrikkelbrev, forhandling grunneiere kjøpesum, skjøter og kjøpekontrakter, saksframlegg erverv, 5

72 Uttian: Oppstartsmøte reguleringsplan, detaljplanlegging, utforming av areal, innspill reguleringsplan, intensjonsavtaler, Fylkesmannen utfylling i sjø, oppfølging Skarsvaag Boats, geoteknikk, prøvetaking sedimentsprøver, oppfølgingsmøter Rambøll, konkurransegrunnlag, innspill fra sektormyndigheter, rapport Natur og Samfunn, befaring, oppfølging Dekar erverv, plankart, innsigelse Fylkesmannen, svare ut innsigelse, politisk behandling av reguleringsplan HFF/ KST Ekspropriasjon Nesset: Oppfølging advokatfirmaet Bjerkan & Stav, oppfølging Kystteknikk, forberede Tingretten, prosesskriv Eiendom: Interesse for og salg av eiendommer; Sørburøy, Gjesingen, Beinskardet, Fredagsvika, Sula, Mausund, Sistranda, Holahauan: Til slutt kan en påpeke at vindkraft har tatt mye tid og ressurser til næringsrådgiveren. Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial Antall ansatte 6 Antall årsverk 5,10 Sykefravær % Nærvær Kommentarer: Virksomhetsleder har lukket 1 avvik som handlet om informasjonssikkerhet. Virksomhet: Offentlig Servicekontor Navn leder: Frode Larsen Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Det arbeides kontinuerlig med å klare de servicegradsmålene som virksomheten har satt seg. Servicegradmålene handler om svarprosent på telefon, svartid på e-post, holde frister for saksbehandling og innsyn, frister for arkivering, frister for politiske innkallinger osv. Om virksomheten - tjenesteproduksjon Opprettholdelse av normal tjenesteproduksjon er opprettholdt. Vi har også i dette tertialet hatt sykemeldte i personalet, men vi har hatt innleid vikar i perioden. Mye av arbeidsmengden i dette tertialet har dreid seg om saksbehandling og arbeid med og gjennomføringen kommunestyre- og fylkestingsvalget Spesielt har forhåndsstemmeperioden gjort sitt til at 2 stk ansatte i servicekontoret bestandig har vært opptatt fra og med 10.august og frem til valgdagen. Den uken man hadde forhåndsstemming i øyrekka og på institusjon ble det totalt brukt 4 personer til stemmemottak hver dag. Dette ga en dårligere svarprosent på telefon i denne perioden. 6

73 Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial Antall ansatte prosjektstilling Antall årsverk 5,9 + 1 prosjektstilling Sykefravær % 5,4 Nærvær 93,6 Kommentarer: Investeringsprosjekter Nummer Navn Tidligere års budsjett Årets budsjett Total budsjett Regnskap Kommentarer: 7

74 Rammeområde kultur og idrett Virksomhet: Kultur og idrett Navn leder: Marit Wisløff Norborg Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Mål: Frøya er en attraktiv og blomstrende kulturkommune. Skape gode relasjoner mellom innbyggere, frivilligheten og næringslivet Bruke kulturplanen som et overordnet strategidokument Stimulere til at alle får delta aktivt i kulturlivet. Om virksomheten - tjenesteproduksjon Frøya kulturhus Frøya kulturhus gjennomførte 15 kulturarrangementer og 107 kinoforestillinger i 1. tertial Totalt ble det i perioden solgt i underkant av 4000 billetter. På landsbasis opplevde kino en markant nedgang i solgte kinobilletter, og Frøya kino er intet unntak. Likevel ble Frøya kino trukket frem av FILMWEB som en av de kinoene i Norge som gjorde det best i april måned! Parallelt med den daglige driften, ha Frøya kulturhus stått i spissen for planlegging og gjennomføring av Titranspelet 2019, med minnemarkering og nyåpning av Stabben fort. Dette har vært omfattende prosjekter som har krevd mye av de ansatte i kulturhuset. Frøya kulturhus har som målsetning å vise bredde på ulike kulturområder, og i 2019 har de ansatte sørget for å lage 8 mobile utstillingsvegger. Arbeidet har gitt umiddelbar respons, og kulturhuset har allerede arrangert 2 kunstutstillinger, og flere er under planlegging. Nytt av året er også LIVE kino et konsept som strømmer verdensomspennende konserter og forestillinger live i vår egen kinosal. Dette har vært en kjempesuksess, og viser at kulturhuset henger med i den teknologiske utviklingen. Frøya kulturhus har et overordnet mål om å holde seg innenfor budsjett i Balansen mellom aktivitetsnivå, publikumsoppslutning og timebruk/lønnskostnader, er krevende, men god planlegging er noe vi har fokus på hver eneste dag. Frøya kulturhus har 3 ansatte, i henholdsvis 100 %, 80 % og 50 % stilling. I tillegg benytter vi ungdommer som tilkallingsvakter til kioskdrift, samt billettsalg til kinoforestillingene. Kulturhuset benytter seg av frivillige til ulike typer enkle oppgaver, når det er behov for det. De ansatte jobber godt i team, er engasjerte og serviceinnstilt i den jobben de gjør. De ansatte er opptatt av å skape et godt omdømme for kulturhuset, framfor å snakke det ned. Frøya kulturhus er et sted hvor de aller fleste besøkende i alle aldre er blide, og takknemlig for at de har et flott kulturhus på Frøya, med godt og variert tilbud. Årsak til regnskapsavvik er at alle utgifter i forbindelse med Titranspelet er ført i Frøya kulturhus sitt budsjett. Når det gjelder inntekter på Titranspelet, så er kun billettinntekter og sponsorinntekter foreløpig ført i Frøya kulturhus sitt budsjett. Kommunale støtte på dette arrangementet vil bli lagt inn i 3.tertial. 8

75 Det reelle avviket i budsjettet er derfor ,-, og dette avviket kan forklares med reduserte inntekter i forbindelse med redusert drift pga ferieavvikling (ingen arrangementer i sommermåneden JULI). Oppsummering: Det er i all hovedsak Titranspelet som er årsak til avviket, og det er fordi at utgiftene er ført i budsjettet, men store deler av inntektene er ennå ikke ført. Når det gjelder resterende avvik ( ,-) så har Frøya kulturhus målsetning om å redusere dette med høy aktivitet, høsten Biblioteket I det andre kvartalet har biblioteket i hovedsak fokusert på skoler. I sammenheng med delingen av Sistranda skole inn i Sistranda Barneskole og Sistranda ungdomsskole var det viktig å tilpasse bibliotekets tilbud for begge de og å forberede nye samarbeidsavtaler. Fra dette kvartalet har biblioteket også startet et ekstra samarbeid med skolene på Nordskag og Dyrøy. Bøkene lånes ut til skolene i en lengre periode, biblioteket både leverer og henter bøker. Takket være det har elevene og lærerne tilgang til tilleggslitteratur. Så utenom Bokbussens tilbud som er finansiert av biblioteket kan skolene også ha tilgang til bøker fra Frøya Bibliotek. Tilbudet er tilpasset elever med ulike lesenivåer (fra barnehagen til 7.trinn), inkludert både faktabøker og skjønnlitteratur. Biblioteket jobber fortsatt med integrering. I 2019 begynte vi en ny serie med aktiviteter: bli kjent med landet mitt. Det er bibliotekets prosjekt som fungerer uten noen tilleggs midler og baserer seg på frivilligheten. Personer fra ulike land inviteres til å vise landet sitt etter en fast mal satt opp av biblioteket. Til nå har det vært 3 møter med landene Italia, Litauen og Polen. For oktober skal det være et møte med temaet Venezuela. Møtene skal fortsette i Et annet tiltak som skal fremme integrering er møtene med grendelagene på Frøya. De inviteres for å møte Frøyas befolkning på biblioteket. Møtene inneholder både en informasjonsdel og en mindre formell del. I dette kvartalet var det holdt møte med Uttian grendelag. I august gjennomførte vi arbeid med boksamlingen på Mausund. Filial Mausund får nå flere nye bøker og også mer depot fra hovedbiblioteket. På Mausund var det skifte av bibliotekar. Biblioteket har tilpasset tilbudet sitt til den videregående skolen etter endringene som hadde tatt sted der: utbytte av boksamling (med Hitra). Biblioteket var åpent i løpet av sommeren. Det var åpent hver dag i tre timer fra mandag til fredag, dette foregikk i hele juli. Fra august var det igjen åpent i vanlige åpningstider. Biblioteket mener at sommer åpent har vært en suksess med mange besøkende. Biblioteket var med på den årlige norske lesekampanjen for barn, Sommerles. For første gang på Frøya var det så høy frekvens. Til sammenlikning: deltagere, , 2019-over 160. Det har blitt startet opp lesesirkel som engasjerer mange ulike personer. 9

76 Hele 2019 er et spesielt år for bibliotekene rundt om i Norge. Også Frøya Bibliotek er med på den norske kampanjen Bokåret Hendelser i det andre kvartalet: Lesestund for barn (fast) Sjakk for barn og ungdom (fast) Bokbussbesøk (fast) Sommerles (fast, 1 gang per året) Datahjelp (fast) Språkhjelp (fast) Utstillinger Møte med Uttian grendelag Møt Litauen (serie: Møt landet mitt) Møt Polen (serie: Møt landet mitt) Lesesirkel (fast) Høytlesning med språkkafe (fast) VGS bokinnlevering Lesestund i sommer (hele juli, 1 gang per uke) VGS utlån Bli kjent dag for VGS Foredrag om ikoner: Folkeakademiet Nasjonal bibliotekdag (lesestund på flere språk) Faste hendelser på biblioteket, gjennom hele året: Lesestund for barn, bokprat, sjakk for barn og ungdom, språkkafe, jul med engler, bokbuss, forfatterbesøk, sommerles, datahjelp, språkhjelp, strikkehjelp, lesesirkel, morsmåldag og utstillinger. Søknader til midler Spillemidler: 6 søknader godkjent og sendt fylket. Kulturmidlene utlyst og fordelt. Kr utdelt og fordelt på til sammen 36 søkere. SalMar-fondet utlyst, totalt mottatte søknader er 46 for Frøyahallene: Det er nå innført gratis halleie for barn og unge under 19 år. Betales ut etterskuddsvis og er behovsprøvd. Åpen basishall er veldig populært og er åpen hver lørdag. Tidligere har åpningstider fulgt skoleruta, men i år så har vi prøvd å ha åpent i skoleferiene også. Dette ble for lite brukt. Vi har også et tilbud med å feire bursdag i basishallen. Dette er også mye brukt. Det har vært jobbet mye med å få Frøya Arena (gml. Helhetlig idrettspark) opp å gå. Dette har vært et tett samarbeid med Frøya Storhall AS. Rett før sommerferien fikk vi hjemmesiden til Frøya Arena igangsatt. Den har vi fått en del tilbakemeldinger på om at folk synes er bra. Det ble satt ned en gruppe som skulle jobbe med rehabilitering av svømmehallen. Det ble lagt ned et stort stykke arbeid med det og etter sommerferien kom det inn et anbud på 10

77 mellom millioner kroner. Etter henvendelse fra privat aktør er kommunen nå i dialog om et offentlig/privat samarbeid av et nytt svømmeanlegg. Avvik regnskap Det er gjort en del undersøkelse på overforbruk lønn. Der er det en del omposteringer som må gjøres. Fra så lønnes en medarbeider fra dette området i 88% stilling som egentlig ligger til renhold teknisk. Badevaktene i svømmehallen som ligger under utgjør pdd ,- og de ligger ikke inn i budsjett. Når det gjelder utgifter på kontostreng til så har vi et overskudd på ,- Ennå vi har en utgift på nytt pålagt kassasystem på pdd ca ,- som vi i utgangspunktet ikke har budsjett til. Den største årsaken til avviket er urealistisk høyt inntektskrav. Sammenlignet med samme periode i fjor så hadde vi et inntektskrav på ,-. Da fikk vi en budsjettjustering på ,- og i år har vi et krav på ,- Dette er urealistiske krav sett på regnskapstall for tidligere år. I 2017 hadde vi en budsjettendring på ,- med de samme inntektskravene. I 2018 hadde vi en budsjettendring på ,- med de samme inntektskravene. Hvis man i tillegg ser på utleiefrekvensen i Frøyahallen så er det nesten umulig å ta inn noe mye mere inntekt enn det som er ifølge regnskap i dag. I tillegg har inntektene på utleie i hallen har gått en del ned etter det ble bestemt at frivilligsentralen skulle flyttes tilbake til Frøyahallen. Frivilligsentralen Aktiviteter har vært allsangcafe, bingo, «gretne gamle gubber» frokostklubb, språkkafe, dagsenter i samarbeid med PLO, seniortrim, vareutkjøring og ungdomsbase. Det er også opprettet et samarbeid med Guri Kunna videregående og familie og helse for et treffsted for hybelboere på Frøya som er i oppstartsfasen. Det er også planlagt trim for ungdom som faller utenfor andre fysiske aktiviteter i samarbeid med familie og helse som har oppstart i oktober. Frivilligsentralen har også gjennomført sommerjobb for ungdom hvor 38 ungdommer fikk arbeide hver i 75 timer. Sommerjobb for ungdom ble i år utvidet til Dalpro og Stall SLT for ungdommer som trenger ekstra tilrettelegging. Etter søknad til Wold Stiftelsen deltok 18 barn på sommerøya som er for barn mellom år. Frøya kommune mottak kr til formålet og årets tur gikk til Trondheim med masse aktiviteter. Det er å utført et samarbeid med PLO om sommermarked på sykehjemmet. Frivilligsentralen er også med i planleggingsmøter for å utvikle morgendagens omsorg, samt at sentralen administrere hjem for en 100 og 50 lapp. Det har også vært deltakelse i Titranspelet og småjobber for frivilligheten. Prøve å få til en personbank for ledsagere til eldre. Frivilligsentralen har vært på befaring sammen med Salmar for å kunne dokumentere hva salmarmidlene er brukt på. Det er også en ny runde med søknader i forbindelse med årets salmarmidler der fordeling foregår i september. 11

78 Frivilligsentralen har hele tiden et tett samarbeid med Frøyahallene hvor vi er samlokalisert. Siste tiltak før sommeren var kulturbuss til Trøndelag Teater. Kulturvern Bygdetunet Vindu og skodder til bygdetunet er ferdig produsert. Disse monteres i løpet av september/oktober av teknisk. Dører utbedres der behovet er. Adkomst til tunet skal forenkles med grusvei lagt i ny trase. Byggesøknad påbegynnes medio september. Naustet er brukt til lager for diverse utstyr. Dette ryddes. Pågående planlegging om bruk av alle hus og uteområdene. Gamle Sistranda skole Ressursgruppa er i gang med riving innvending. Riksantikvar kontaktes for tilstandsvurdering og eventuelt videre arbeid. Stabben Fort Pågående arbeid med utstilling, men døra er åpen for publikum. Sommeråpent og omvisninger er gjennomført. Nytt do og nye benker er på plass. Avtaler for tilsyn og renhold er under utarbeidelse med grendelaget. Kommunen har oppretta restavfallspunkt. Kulturminneskilt på Titran -Pågående samarbeidsprosjekt med fylket for etablering av Kul-Min på Titran. Prosjektet innbefatter 4 skilt med tema: Stabben Fort, Titranulykka, Fiskeværet Titran og Sletringen Fyr. Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial Antall ansatte 14 Antall årsverk 9,73 Sykefravær % 0,0 Nærvær 100 Kommentarer: Investeringsprosjekter Nummer Navn Tidligere års budsjett Årets budsjett Total budsjett Regnskap Sikring Stabben Fort Titranspelet Vinduer Bygdetun

79 Utbedring svømmehall Kommentarer: I regnskap for Titranspelet er det ikke lagt inn lønn eller overtid. De involverte ansatte skal avspasere mest mulig. 13

80 Rammeområde oppvekst Virksomhet: Nesset barnehage Navn leder: Eirin Teigås Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Nesset barnehage har siden 2016 vært med på satsningen Pedagogisk dokumentasjon gjennom Orkdal Øy, som har vært drevet av Mona Nicolaysen gjennom Utdanningsdirektoratet. Det har vært kursing med hele personalet og det startet med alle barnehagene, men nå er det Nesset, Nabeita og Sistranda som fortsatt er med. Styrere har vært på egne samlinger og ped. lederne har vært på egne, men også sammen med styrer. I mellom samlingene har vi også hatt prosjekter/forberedelsesoppgaver på barnehagen til neste gang vi skulle møtes og Mona Nicolaysen har vært rundt på besøk i barnehagene og kommet med tilbakemeldinger. Det har derfor vært en pågående læringsprosess. I 2018 ble det bestemt at vi skulle velge ressurspersoner innen pedagogisk dokumentasjon i de ulike barnehagene, da disse skulle kurses videre og drive dette videre. I prosjektet har vi midler ut Både Eirin og Hilde Jeanette er ressurspersoner på Nesset og har blant annet vært på samling i Skien der vi også fikk hospitere på barnehage der. Vi har et tett samarbeid med ressurspersonene på Nabeita og Sistranda og har nettverksmøter cirka annenhver måned og i forbindelse med samlinger vi skal på. Der drøfter vi hverandres problemstillinger, leser litteratur og styrker våre roller. Pedagogisk dokumentasjon er en arbeidsmetode og en arbeidsprosess i tråd med den nye rammeplan som kom i Det er en ny måte å tenke på og bryter litt med det tradisjonelle. Derfor krever det tid for å få til denne endringen og vi er inne i et stort endrings- og utviklingsarbeid som krever mye møtetid for personalet for å lære seg å reflektere kritisk, vi må ha mye lesetid, men det er spennende og vi ser hvilke muligheter dette kan by på. Barn som subjekt blir løftet frem og medvirknings står i høysetet. Vi benytter barns interesser for å skape et godt læringsmiljø. Til barnehageåret fikk vi en del nye medarbeidere, vi rullerte på personalet på avdelingene og delte barnegruppa mye mer tydelig etter alder, i tillegg til at det er ny styrer. Om virksomheten - tjenesteproduksjon Vi har i år valgt å dele etter alder på avdelingene og styrke bemanning på ettåringene. Det er noe vi er fornøyd med. Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial Antall ansatte 17 (inkludert lærling) Antall årsverk 14 Sykefravær % 7,5% (per. august), men har hatt 17-20% mai - juli Nærvær 90,2 % (per august) Vi har hatt et høyt sykefravær første ½ år og skyldes i all hovedsak to langtidssykemeldte 14

81 Investeringsprosjekter Nummer Navn Tidligere års budsjett Årets budsjett Total budsjett Regnskap Kommentar på regnskap og budsjett: Det største avviket i regnskapet ligger i at vi har hatt et barn (4 år og som begynte sommeren 2018) som krevde en voksen gjennom hele dagen. Familien har nå flyttet fra Frøya. Kostanden til denne ekstraressursen utgjorde kr ,- og er postert mot Styrket tilbud førskolebarn (art 211). Ordinær lønnskostnad ligger noe høy og skyldes at blant annet at lønnsoppgjøret ikke er overført virksomheten. I tillegg er det manglende refusjon for sykelønn for juli og august. Virksomhet: Frøya kulturskole Navn leder: Toril Antonsen Aae Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten For skoleåret har Frøya kulturskole som mål å utarbeide lokale fagplaner, i tråd med rammeplanen for kulturskolen. Arbeidet er godt i gang og tenkes sluttført innen Knyttet til KST-vedtaket fra 2016 om å igangsette et prosjekt der en ser på hvordan kulturskolens tilbud kan brukes målrettet for å øke lese- og skriveferdigheter til barn med lese- og skrivevansker, ble det sendt søknad til Forskningsrådet høsten Her fikk vi avslag. Det er nylig sendt en ny søknad, i samarbeid med NTNU Samfunnsforskning. Om virksomheten - tjenesteproduksjon I høst er så og si alle individuelle elevtilbud fullbooket. Når det gjelder gruppene, opplever kulturskolen et generasjonsskifte i Frøya skolekorps og teatergruppa. Skolekorpset har imidlertid nå et aspirantkorps som er voksende. Teatergruppa er ikke amangler ktiv nå pga for få elever, men dramaleik for de yngre elevene blomstrer. Kulturskolen er meget fornøyd med å ha fått nye lokaler på ungdomsskolen for gruppene i visuell kunst. Ung Kultur Møtes (UKM), som kulturskolen er koordinator for, hadde i 2019 det laveste antall deltakere noensinne. UKM har vært arrangert sammen med Hitra de siste fire årene. Nå er avtalen opp til revidering. Det er nå samlet inn respons fra Ungdomsrådet og ungdommer for øvrig, og i løpet av høsten, vil en fornyet utgave av UKM formes, blant annet ved å satse bredere innen kulturuttrykkene. Frøya kulturskole er også koordinator for Den kulturelle skolesekken (DKS) i Frøya kommune. Det har det siste året vært jobbet med å få god utnyttelse av det årlige tilskuddet fra Trøndelag fylkeskommune, og få arbeidsgruppa med kulturkontaktene på hver skole til å fungere godt. Flere skoler satser nå på kulturarv. 15

82 Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial Antall ansatte 7 Antall årsverk 5,7 Sykefravær % 1,9% Nærvær 94,9% Kommentarer: Mangler tertialtall. Investeringsprosjekter Musikkbingen ved Nordskag oppvekstsenter ble i sommer sluttført Virksomhet: Mausund oppvekstsenter Navn leder: Håvard Holte Os Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Det sterkeste fokuset i andre tertial i skolen, har vært på opplæring og implementering i den digitale satsinga i kommunen. Personalet har deltatt i den felles kommunale opplæringa og vi har også jobbet en del med dette i den interne utviklingstida ved virksomheten. Ellers har vi fortsatt kompetanseheving i vurdering, gjennom SkoleVFL etter sommerferien. Lærere fra skolen har deltatt i de kommunale nettverkene som er etablert, både for språk, regning og begynneropplæring, samt digitaliseringsgruppa. Vil også trekke fram ungdomsskolens prosjekt «Fra idé til produkt», et praktisk prosjekt i Kunst & håndverk, som har endt opp i et hus i skolegården. Barnehagen har fortsatt sitt fokus på leseglede dette tertialet. I barnehage personalet har vi også hatt noe intern kompetanseheving i bruk av digitale ressurser, og hvordan nettbrett kan brukes som utgangspunkt for lek, læring og språkutvikling Om virksomheten - tjenesteproduksjon Det har ikke vært noen større endringer i tjenesteproduksjonen ved virksomheten i 2. tertial. Antall barn i barnehagen er har gått ned, fra 7 før sommeren til 5 etter. Antall elever i skolen har gått opp, fra 16 før sommeren til 20 på nåværende tidspunkt. Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial Antall ansatte 10 Antall årsverk 7,96 Sykefravær % 7,9 % Nærvær 90,1 % Kommentarer: Ligger noe høyt på antall årsverk, da virksomhetsleders frikjøpt på 20% er medregnet, samt at vi har en lærer i videreutdanning gjennom den statlige videreutdanningsordninga, som tilsvarer 37,5% stilling som vi får refundert. Det relativt høye sykefraværet skyldes en langtids sykemelding. Liten tue velter stort lass med så få ansatte. 16

83 Investeringsprosjekter Nummer Navn Tidligere års budsjett Årets budsjett Total budsjett Regnskap Kommentarer: Ingen investeringsprosjekter. Virksomhet: Nabeita oppvekstsenter Navn leder: Tove Karlsen Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Hovedmålet vårt er kvalitet og måloppnåelse i forhold til kommunens 4-års plan. Dette krever ressurser og vi prøver å utnytte de ressursene vi har til å bygge kvalitet på læringsløpet til elever og barn i bhg. Om virksomheten - tjenesteproduksjon Vi ligger i kant i forhold til at det utløses ressurser i forhold til lærernorm i skolen. Vi har nå fått en økning på 70% lærer fra Dette bedrer forholdene en del her hos oss og gir oss mulighet til å ha tolærersystem i noen flere timer. Dekker fremdeles på langt nær alle timer i basisfag i alle klasser. Mye går til 1. og 2. klasse fordi det er viktig med en god start, men også fordi vi her har noen elever med særskilte behov i disse klassene.. Sårbart i forhold til behov som avdekkes underveis i året. Dette er fremdeles gjeldende. Alle barnehageplasser er tildelt. Press på rammen pga av økt pedagognorm og ikke økt bemanningsnorm. Flere timer hvor pedagoger er ute av avdelingen. Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial Antall ansatte 35 + vikarer Antall årsverk 30,69 Sykefravær % 7,1% på hele senteret. Nærvær 90,8% Kommentarer: det er i hovedsak barnehagen som har sykefravær. Den største delen av dette er langtidssykefravær hvor det jobbes ut fra gjeldende prosedyrer. Skole og SFO ligger samlet på 1,8%. Investeringsprosjekter Nummer Navn Tidligere års budsjett Årets budsjett Total budsjett Regnskap ny sklie uterom skole Angående sklien: dette er det hentet inn anbud på, vi venter på det siste før vi kan bestille. Skal være klart med det første. 17

84 Virksomhet: Nordskag oppvekstsenter Navn leder: Lise Måsøval Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten: Mai-august 2019 Generelt: Sykefravær: Ledelsen kjøpte tjenester fra BHT, og fikk støtte til gjennomføring av oppfølgingsamtaler. Fra mai og ut august har fraværet vært langt lavere enn starten av året, og arbeidet med å være tett på vil fortsette med håp om å kunne se lave tall også fremover. Vi har også hatt fokus på bygget med mål om å kunne komme i mål med utbedringer og ferdigstillelse av uteområdet. Der er vi fremdeles ikke ferdige, men samarbeider med teknisk avdeling. I juni hadde vi tilsyn knyttet til miljørettet helsevern, og fikk flere avvik og anmerkninger. Noe er rettet på, andre punkter samarbeider vi med kommunelege, teknisk og andre etater om, da det er på organisasjon og systemnivå. Økonomi: Vi har hatt et mindreforbruk hele veien noe skyldes høyere refusjoner enn vikarutgifter, og mer i foreldrebetaling på SFO og skole, i tillegg til at vi har arbeidet med å utnytte ressursene bedre. Godt samarbeid blant ansatte i barnehagen har ført til at unødvendig bruk av vikarer har blitt mye lavere. Barnehage: Arbeidet med språkleikgruppene har fortsatt, og særlig på den ene avdelingen kan vi nå se resultater. De gode erfaringene tas med videre og arbeidet fortsetter. Gruppene fikk litt mer tid med god voksentetthet fra august, da kokk (lønnsmidler dekkes av overskudd) tilbereder lunsj i stedet for at en voksen fra hver avdeling må forlate gruppen sin. Dette muliggjør flere minutter med fokus på språk hver formiddag. Et samarbeid med kulturskolen for å få mer kompetanse på bruk av sang og rytme ble startet opp i juni, og vi håper at gjennom å styrke og trygge de voksne vil musikk kunne være et redskap som jevnlig brukes for å bidra til språkopplæring. Skole: Arbeidet knyttet til lesing har fokus hele tiden, i og læringsbrettene brukes mye i arbeidet. Elevene produserer mer tekst og benytter andre apper som gir lesetrening. Utfordringen som skolen har vært nødt til å ta tak i er at elever som snakker et annet morsmål enn norsk samhandler kun med andre som snakker samme språk i friminutt og i læringssituasjoner, og vi må løse dette for å kunne ivareta et trygt og læringsmiljø for alle, og for at elevene utvikler sine norskferdigheter. Skolen innhentet kunnskap ved Stokksund oppvekstsenter i Åfjord rundt en annen organisasjonsmodell, og startet opp med dette i august. Foreldrene ble informert og fikk delta i diskusjonsgrupper i vår, og med tolk fra på polsk og litauisk fikk vi et godt oppmøte. Vi innhenter hjelp og støtte hos mobbeombud, sosiallærer og andre hele veien for å løse denne utfordringen. 18

85 Om virksomheten - tjenesteproduksjon - Nå er det 35 barn i bhg, delt på tre avdelinger. De fleste (91,4%) barna har minoritetssrpåklig bakgrunn elever på trinn. Godt over halvparten (77,8%) av elevene har minoritetsspråklig bakgrunn. - Ca 12 elever som benytter seg av SFO - 10,3 stillinger i barnehagen - 5,7 lærerstillinger - 1,55 assistentstillinger i skolen - 1,8 admin (virksomhetsleder 100%, avd.leder 50%, merkantil 30%). Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial Antall ansatte 22 Antall årsverk 19,35 Sykefravær % 2,5 Nærvær 96,3 Investeringsprosjekter Nummer Navn Tidligere års budsjett Ingen prosjekt i 2.tertial. Årets budsjett Total budsjett Regnskap Virksomhet: Sistranda skole Navn leder: Sissel Jorid Østheim Strømøy for Sistranda barneskole Margit Kristiansen Myrseth for Frøya ungdomsskole Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Fokus på grunnleggende ferdigheter. Spesielt fokus på grunnleggende lese- og språkferdigheter og læringsmiljø. Fokus på tidlig innsats. Læringsmiljø: Begge skolene jobber systematisk for å fremme et trygt og godt leke - og læringsmiljø. Sosiallærer brukes aktivt inn i dette arbeidet sammen med øvrige ansatte. Det jobbes kontinuerlig for å gjøre overgangsrutinene så gode som mulig. Skolen jobber kontinuerlig for å ha gode prosedyrer og rutiner for forebygging, avdekking og handtering av mobbing. Det jobbes med å bedre skole-hjem samarbeidet ytterligere. Innen utgangen av 2020 skal resultatet for grunnskolepoeng og nasjonale prøver ligge på landsgjennomsnittet. 19

86 Måloppnåelse: Grunnskolepoengene for Sistranda skole lå over landsgjennomsnittet for avgangskullet vår Resultater på NP er for lave. Totalen ligger under nasjonalt nivå både på 8.trinn og 5.trinn, mens 9.trinn lå på landsgjennomsnittet. Det jobbes kontinuerlig gjennom skoleåret for å heve den enkelte elevs resultater, og for å kunne oppnå målet for 2020, med tanke på elevenes læringsutbytte. Høstens NP er i gang, ingen resultater tilgjengelig enda. Arbeidet med analyse av resultat, tiltak, oppfølging og evaluering av tiltak er i gang. Tett oppfølging fra ledergruppa, skolevandring er innført. Oppfølgingsmøter med alle trinn gjennomføres kontinuerlig. Tiltakene skal gå gjennom hele skoleåret. Om virksomheten - tjenesteproduksjon Virksomheten jobber etter politiske mål for Sistranda skole er fra delt opp i to enkeltstående enheter, Sistranda barneskole og Frøya ungdomsskole. Enhetene har pr. dato felles budsjett, dette gjør det mer komplisert mht ha den fulle oversikten over forbruk til enhver tid, på den enkelte enhet. Det har tidligere vært stort sykefravær. Mangel på rekruttering av lærere med riktig fagsammensetting, i ledige stillinger/sykevikariater, gir en større utfordring mht å nå oppsatte mål. Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial Antall ansatte 66 Antall årsverk 54.9 Sykefravær SB Mangler rapportering Sykefravær FU 3,8 Nærvær SB Mangler rapportering Nærvær FU 94,5 Bemanning: i tillegg til 54,9 er det kommet en ny fast stilling på 45% kantine på Frøya ungdomsskole. I årsverkene ligger også nyopprettet ass.rektor stilling ( Frøya ungdomsskole) samt spes.ped.koordinator 60% ( Frøya ungdomsskole). Kommentarer: Innsatsteamet fra NAV arbeidslivssenter er bestilt inn i nærværsarbeidet fra høst Gjennomført kurs for ansatte «Tankevirus» med arbeidslivssenteret på Sistranda barneskole i uke 37, det samme kurset gjennomføres for ansatte ved Frøya ungdomsskole i uke 38. Investeringsprosjekter Nummer Navn Tidligere års budsjett Årets budsjett Total budsjett Regnskap Kommentarer: Regnskap 2.tertial viser et mindreforbruk på kr ,- Mindreforbruk skyldes bla underbemanning av tiltenkte stillinger. 20

87 Virksomhet: Sørburøy barne- og ungdomsskole Navn leder: Line Brendberg Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten I arbeidet med lesing/språkutvikling har virksomheten særlig fokus på skriveutvikling og tekstkunnskap, der vi setter inn nye tiltak i tillegg til videreføring av arbeidet med veileda lesing og systematisk bygging av ordforråd. Det er gjort noen grep også organisasjonsmessig og timeplanmessig internt for å få til å sette i gang nye tiltak som oppfølging av kartleggingsresultater og læringsstøttende prøver våren Dette innebærer blant annet en mer konkret fordeling av spesifikt elevretta arbeid i basisfaga norsk, matematikk og engelsk, slik at det er kompetansene og ikke fagskilla som styrer sammenhengen i opplæringa. Det har potensiale til å bli et interessant utviklingsarbeid, særlig i kombinasjon med et tiltak vi starter opp nå, der lærerne samskriver produktplaner for elevgruppene. Vi har vært nødt til å utsette ferdigstillinga av løpet vårt i studiet «Vurdering for læring» for å ha kapasitet nok til å utforme disse tiltakene samtidig som vi arbeider med å ta inn i klasserommene det vi har lært på kursdagene i digitaliseringsløftet, men skal avrunde dette før fristen går ut til jul. Basert på resultater i barneskolen har vi også et langsiktig arbeid med regning og logisk trening i gang. Dette er spennende arbeid som har åpna opp for tverrfaglige innsikter både hos elevene og lærerne. Målsetninga er nå at det skal bedre resultater i regning på mellomtrinn på samme vis som vi har lyktes med å løfte resultater i lesing og engelsk for elever som har vært under bekymringsgrensene i småskolen. Systematisk arbeid «smitter» mellom fagområder. Det har vært arbeidet langvarig og godt med yrkesorientering i ungdomsskolen med tanke på å veilede inn i gode videre utdanningsløp, og vi ser at de neste livsmestringstemaene som vi må ta for oss er psykisk helse/ «psykologisk førstehjelp» og personlig økonomi. Dette er livsnære tema som er viktige for alle, og vi ser det som et konkret arbeid med ny overordna læreplan å ta dette inn i fagene på en ny måte som kan hjelpe elevene. Skolen forventer at tilsynet på miljøretta helsevern i september vil føre til behov for arbeid med å lukke avvik på teknisk tilstand/sikkerhet, og at vi må prioritere både økonomiske ressurser og arbeidstid inn på tiltak og rutiner som skal til for å få godkjent bygg, lekeområde og internkontroll innen fristen. Om virksomheten - tjenesteproduksjon Virksomheten har seks elever fra fjerde til tiende klasse. På ungdomstrinnet kjøres valgfag trafikk, og fordypningsfag i engelsk. Skolen kjøper undervisningstjenester fra kulturskolen i samarbeid med skolekorpset, og fjernundervisningstjenester fra Sameskolen i midt-norge i sørsamisk. Det tilbys leksehjelp på alle trinn to halvtimer i uka. Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial Antall ansatte 3 Antall årsverk 2,8 Sykefravær % Mai Juni 0,0% Juli 0,0% August 1,4 % Nærvær 21

88 Kommentarer: Registrerte fravær er egenmeldt fravær. Den tredje stillinga ved skolen er redusert til delstilling fra august 2019 grunna nedgang i elevtall i småskolen, med mindre behov for tidlig innsats midler. Det er forventa ytterligere nedgang i ramma i 2020 dersom det ikke skjer tilflytting til øya, noe det er tatt høyde for i budsjett. Investeringsprosjekter Nummer Navn Tidligere års budsjett Årets budsjett Total budsjett Regnskap Kommentarer: Har ingen investeringsprosjekt i en størrelsesorden som ikke blir løst innenfor ordinært budsjett. Virksomhet: Dyrøy oppvekstsenter Navn leder: Randi Gaustad Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Perioden (mai-august) har dreid seg om flytting. Før ferien ryddet og pakket vi ned hele oppvekstsenteret, unntatt barnehagedelen som skulle være i bruk gjennom sommeren, og nytt tilbygg ble ferdigstilt til barnehage- og skolestart i august. I praksis betydde dette at tilbygget var ferdig NOK til å flytte inn, selv om mye arbeider gjensto. Det ble arrangert dugnad med foreldre en lørdag for å få fortgang på flyttingen, og resterende ble tatt av ansatte på planleggingsdagene i august. Barna startet opp i nye lokaler; barna i sine tiltenkte lokaler, mens skole vil nå ha tilhold i midlertidige lokaler dette halvåret (Barnehage, arbeidsrom og musikkrom fungerer nå som klasserom, inntil renovering av gamle skoledel er ferdigstilt til ). Sommeren gikk greit, men driften bar preg av at det var et anleggsområde her. Barnehagen flyttet til Nesset barnehage i fem dager, hovedsakelig på grunn av utfordringer med borearbeid til energibrønner og komplikasjoner i forbindelse med det. Det var også annen byggeaktivitet tett inntil bygget, som gjorde at vi flyttet driften til Nesset for en periode. Rehabilitering av eksisterende bygg tok til i midten av august alt går som planlagt! Inventar- og utstyrsliste ble klargjort i løpet av sommeren, og overlevert Otto Falkenberg (byggherre) i august for anbudsutsendelse. Det gjenstår endelig prosjektering av uteområde skole, både hva angår trafikale løsninger og barnas uteareal. Ved oppstart av nytt barnehage- og skoleår har vi stor elevvekst, med hele 44% økning. Økningen skyldes først og fremst 11 skolestartere. I barnehagen er det nå 12 barn, og vi har flere barn på venteliste. SFO ser ut til å ha stabilisert seg, vi lå på ca 10 barn gjennom forrige skoleår, og ligger nå på ca 12 barn. Med full barnehage og så mange barn på SFO, er det behov for å få en fast stilling inn i SFO (pr i dag har vi ingenting, og er nå på tredje året med midlertidig tilsetting på SFO). For å ta inn flere barn i barnehage er vi avhengig av å få på plass en barnehagelærer (økning i stilling) da det er pedagognorm som setter en stopper nå. Ellers er status og behov meldt inn som driftstiltak for planperioden

89 Om virksomheten - tjenesteproduksjon Ombyggingen av oppvekstsenteret er godt i gang alle hjerter gleder seg! Sykefravær og nærvær Bemanning 1. tertial Antall ansatte 9 Antall årsverk 8,7 Sykefravær % 1,5% Nærvær 97,9% Virksomhet: Voksenopplæringen/flyktningetjenesten Navn Avdelings leder: Åse Stene Telnes Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Mai- august 2019 Generelt: Før skoleslutt skoleåret 2018/2019: Tjenesten har manglet flyktningkonsulent fra mars d.å.. R.R.H. har utvidet omsorgspermisjon. Avdelingsleder har derfor måtte utføre og fylle deler av denne rollen i tillegg til de administrative oppgavene. På mai hadde lærer og elever blikket mot eksamen i norsk muntlig og skriftlig, samt eksamen samfunnskunnskap på eget språk eventuelt på norsk. Lærer gjennomført elevsamtaler med veiledning til hver enkelt elev om hva de måtte jobbe ekstra med mot eksamen 3-4 juni. Øving inn mot eksamen ble prioritert, både skriftlig og muntlig. Gjennomføring av eksamen i samarbeid med Hitra voksenopplæring. Lærer Valborg Mauseth deltok som eksaminator og sensor sammen med lærere fra Hitra v.o. Vi er stort sett veldig fornøyde med resultatene ved eksamen. Vi har de siste 2 årene hatt 1 elev som har tatt grunnskolefag ved Hitra voksenopplæring. Han var nå avgangselev og mottok vitnemål sammen med 7 andre elever/flyktninger fra Hitra. Dalpro startet opp kurs på mai for Frøya kommune i våre lokaler på Siholmen. Det er norsk kurs rettet mot ansatte/vikarer i kommunen innenfor område helse og renhold. Det er et 140 t kurs finansiert gjennom midler fra Kompetanse Norge. Skoletur til nedbrent trim hytte før skoleslutt. Siste skoledag ble avsluttet med felles måltid. Sommer og nytt skoleår: Frøya kommune fikk tildelt 3 flyktninger som skulle bosettes her i kommunen på august d.å. Nødvendige forberedelser ble gjort, men i begynnelsen på august så takket de nei til bosetting i kommunen. Mail ble sendt til IMDI om anmodning om tildeling av 3 nye flyktninger. Dette er til behandling nå. Flyktningkonsulent R.R.H søker om permisjon uten lønn fra sin stilling som flyktningkonsulent. Hun ønsker kun å tre inn i den nye stillingen på NAV som 50 % programveileder i flyktningetjenesten. 23

90 Programveileder vil ha kontorer på NAV. 50 % stilling 6 måneder vikariat som ny flyktningkonsulent ble utlyst, og det er nå ansatt en dame ved navn Inger Camilla Storøy. Hun starter Luftrenser ble kjøpt inn til klasserom før skolestart på grunn av tilbakemeldinger på dårlig luft skoleåret 2018/2019. Det har vært mange henvendelser til tjenesten på august på grunn av oppstart i videregående skole. Flere av våre flyktninger har fått ny skoleplass/lærlingeplass og oppstart i nye jobber. Dette har medført til mange henvendelser på august. (Angående for eksempel: Veiledning flytting og anskaffelse hybel i byen, møbler, økonomi i påvente studielån, bekreftelse på at de er ferdig i intro, lånekassen osv.) Om virksomheten - tjenesteproduksjon Ca. 12 elever familiegjenforente rett og plikt elever til norsk og samfunnskunnskap 600 timer (550 t norsk og 50 t samf.k.skap.) Varierende oppmøte på grunn av at de ofte kombinerer skole/jobb, og vår tjeneste er lovpålagt å ta hensyn til dette. Flyktninger under oppfølging av tjenesten: 23 personer (+ 2 barn født i Norge) Deltaker i intro.: 0 Elever i Videregående skole: (tar fag høyskole) fag v.g.s. : 4 Vg 1: 1 elev Vg3: 1 elev Vg 2: 4 elever Fagbrev - lærlingeplasser: 3 elever Arbeid : 11 (noen på deltid kombi med studie. Arbeidssøkere: 2 ( 3) Vi har til sammen tatt imot 44 flyktninger siden 2015 (derav 7 barn og 2 sek. Bosatt) 12 voksne 9 barn (2 født i Norge) har flyttet ut av kommunen ( 1 person er død og 1 er flyttet tilbake til Syria. Sykefravær og nærvær Bemanning x. tertial Antall ansatte 2 Antall årsverk 2 Sykefravær % Nærvær Kommentarer: Investeringsprosjekter Nummer Navn Tidligere års budsjett Årets budsjett Total budsjett Regnskap 24

91 Rammeområde helse og velferd Virksomhet: Bo-, aktivitet og miljøtjenesten Navn leder: Berit Gulbrandsen Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Morgendagens omsorg Virksomheten er deltagende inn i arbeidet med «Lev hele livet». Dette arbeidet innebærer å prioritere satsningsområder fra St.Melding 15, og videre kartlegge behov og utfordringer i de tre virksomhetene på rammeområdet Helse/Mestring. Med bakgrunn i brukernes endring i tjenestebehov ser virksomheten et stort behov for ny og utviklet kompetanse hos ansatte, med tanke på å ivareta morgendagens omsorg og tjenester for våre målgrupper. Tjenesteutvikling Fokusområde og mål for Helse og mestring; Organisering av rus og psykisk helse. o Forprosjektet FACT er avsluttet, det kommer en rapport på dette arbeidet i løpet av september. o Pilotprosjektet Telepsykiatri som blant annet Frøya kommune var en del av, er nå avsluttet. Resultatet er at DPS forsetter å tilby denne tjenesten for de brukere som vil ha behov for denne type tjeneste. o Det regionale samarbeid med DPS gjennomføres 4 ganger i året. Våre representanter opplever møtet som positivt og nyttig. o Det ble i juni gjennomført en evaluering av det interne samarbeidet på målområdet, dette for å gjøre kvalitetsforbedringer av strukturer, rutiner etc som er etablert. Mål BAM Dagtilbud/ aktivitet «noe å stå opp til» som gir en meningsfull hverdag. o Virksomheten har startet et samarbeid med Dalpro om å utarbeide et forslag på et tjenestetilbud som skal omfatte arbeid/aktivitetstilbud/møteplassen for målgruppen. o Dagtilbudet Varden, Oppfølgingstjenesten opplever at de samarbeider godt og har faste møter med Hitra kommune om tilbudet til målgruppen. Har fortsatt mere kapasitet/ plasser ledig ang tildeling av tilbudet til de som melder et behov. o Det jobbes med å finne et egnet dagtilbud til en beboer som bor ved Heia. Mål BAM- driften i virksomheten BAM er godt tilpasset for å kunne møte dagens og morgendagens behov for tjenester og etterspørsel fra målgruppen. o 18 juni ble det holdt en presentasjon av kartleggingen av BAM og funnene til HFD og virksomhetens ansatte. Rapporten viser til flere forbedringsområder som det må jobbes videre med. Er nå i kontaktet med ekstern leverandør RO ang behov for bistand knyttet til lederutvikling og prosessbistand for økt kvalitet på tjenesteleveransen i virksomheten. Målet med å starte dette arbeidet er forbedring av samskapning og arbeidsprosesser, på alle nivå. Mål BAM Robust ledergruppe i møte med morgendagens omsorg o Har etablert kontakt med ekstern veileder «Lederskap as» for styrking av virksomhetens ledergruppe for å skape en samlet/ felles lederutøvelse, basert på tillit og en god lederautoritet. Bistå både den samlede ledergruppen og den enkelte leder. Det er sendt inn søknad om OU-midler på tiltaket. Kvalitetssikring/ internkontroll o GDPR informasjonssikkerhet i BAM, har gjennomført samlinger med ansatte på tjenesteområdene. En gjennomgang av de viktigste områdene innenfor kommunens 25

92 retningslinje og prosedyrer etc. Reflektert over personvern og informasjonssikkerhet, «hvordan håndtere dette i vår arbeidsdag»? Om tjenesteområdet - tjenesteproduksjon Vedtak og tjenesteleveranse. Vedtak o Kontinuerlig arbeid med å bistå forvaltningskontoret med kartlegging o Kontinuerlig arbeid med å effektuere enkeltvedtak, utforme tiltak som er tilpasset individuelt. o Oppfølgingstjenesten har etablert samarbeidsmøter med forvaltningskontoret for bedre oppfølging av vedtakene. Tjenesteleveransen o Har gjennomført/ avviklet hovedferien hos ansatte i denne perioden. Ferieavviklingen har gått bra, noe utfordringer med å ha nok faglærte på vakt gjennom sommeren. Merker dette godt når det blir ekstra oppgaver inn i tjenestebilde som krever at den som løser oppgaven er faglært. Har samhandlet godt tverrfaglig med de interne samarbeidspartene, eks PLO, hjelpemiddellagret når situasjonen har krevd det. o Har hatt en del fravær i ferieavviklingen som har krevd innleie, bruk av overtidsbetaling etc. o Har brukt vikarbyrå inn på to tjenestesteder i ferieavviklingen, vikarene har dekt nattvaktstilinger tilsvarende 2 x 100% over 8 uker. o Har hatt flere sykehusinnleggelser på flere beboere, dette medfører ekstra kostnader og mere krevende oppgaver hos ansatte. Belastningen kan være både fysisk og psykisk hos de som har ansvaret, i sike situasjoner må en arbeide mye med å trygge bruker, pårørende og kollega. o De som har ønsket det av våre brukere har fått muligheten til å deltatt på ulike arrangementer og aktiviteter i nærmiljøet gjennom sommeren, både individuelt og i felleskap. I tillegg har det vært gjennomført flere forskjellige ferieturer (i Norge, Sverige og Danmark), individuelt og i felleskap. HMS- arbeid o Vernerunde gjennomført på tjenesteområdet 3502 Moa Avvik Avvik i legemiddelhåndteringen på tjenesteområdene. Avvikene er av liten alvorlighetsgrad, jobbes kontinuerlig på forbedring. Trusler og vold fra beboere rettet mot ansatte. Arbeidsgruppene jobber godt med å finne gode løsninger for å bedre situasjonen for begge parter og redusere denne type atferd. Avvik ang at brannalarmen på Herredhuset (avlastningen) er koblet opp mot tjenestetelefon ved Heia. Avvik, bygningsmessig art ved avlastningen. Arbeidsmiljø Oppfølgingstjenesten; Den intern arbeidsmiljøprosess ble sluttført juni. Prosessen har gitt positiv effekt på arbeidsmiljøet i tjenesten. Avdelingsleder og ansatte jobber nå videre med de behov for tiltak som prosessen har avdekket. Ny oppfølgingsmøte med leder og ansatte i desember. 26

93 Kompetanse/ opplæring o Interne fagsamlinger; Førstehjelpskurs, Brannøvelser o Gjennomgang av GDPR, informasjonssikkerhet og personvern med alle ansatte. o Videreutdanning Helseledelse v/ro oppstart av Modul 5, Helse og juss (VL og 3 avd.ledere deltar). o Videreutdanning i psykisk helsearbeid en ansatt ved Oppfølgingstjenesten. Samarbeid med andre Tverrfaglig og tverrsektorielt samarbeid; Det har meldt seg et økt behov for bistand med virksomheten PLO på enkelte fagområder/oppgaver, samt større samarbeid mellom avdelingene innad i egen virksomheten. Sykefravær og nærvær Bemanning 2. kvartal Antall ansatte 63 Antall årsverk 54,32 Sykefravær % 9,2 % Nærvær 88,5 % Kommentarer på fraværet/nærværet: Fraværet ved virksomhetens tjenesteområder bærer preg av høyt langtidsfravær. Noen av de ansatte er under avklaring inn mot % vis uføresøknad, andre er under medisinsk behandling med/uten gradvis oppstart i sin stilling. Fraværet følges opp av avdelingsledere med dialogmøter og samarbeid med Nav og lege. Korttidsfraværet har ikke vært urovekkende for denne perioden, her er det en nedgang fra 1.tertial fra 1,6% til 1,2% i 2.tertial dvs 0,4% nedgang. Investeringsprosjekt Viktige poster å kommentere for denne måneden Nummer Navn Tidligere års budsjett Årets budsjett Total budsjett Regnskap Kommentar; De investeringspostene som virksomheten har jfr rapport 1. tertial er det fortsatt ikke påstartet noe konkret arbeidet rundt. Virksomhet: Familie/Helse/Rehabilitering Navn leder: Renate Loktu Sandvik Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten FOKUSOMRÅDER RAMMEOMRÅDET HELSE OG MESTRING Fokusområde Tjenesteutvikling b.4 Organisering av rus og psykisk helsearbeid 27

94 Det jobbes fremdeles med tjenestebeskrivelsene, med mål om at de skal samles for hele tjenesteområdet og behandles politisk høsten Jobben med samarbeidsavtaler er fremdeles ikke i gang. Er satt opp som arbeidsmål fra høsten-19. Det er opprettet en tverrsektoriell ledergruppe for rus/psykisk helse som består av alle virksomhetsledere på rammeområdet helse og mestring, avdelingsleder helsestasjon og skolehelsetjenesten, avdelingsleder oppfølgingstjenesten, avdelingsleder friskliv og mestring, avdelingsleder hjemmetjenesten og avdelingsleder forvaltningskontoret. Felles mål på rammeområdet er ikke jobbet med som ønsket. Arbeid med felles handlingsplan for å ivareta felles fokusområder på rammeområdet vil bli prioritert høst FOKUSOMRÅDER VIRKSOMHETEN FAMILIE OG HELSE Fokusområde Morgendagens omsorg/ tjenester a.1 Velferdsteknologi og hverdagsmestring. Velferdsteknologi er overført til virksomheten strategi og utvikling og prosjektleder har skiftet tjenestested. Økonomien i prosjektet ligger fremdeles til virksomheten, men vil bli overført strategi og utvikling fra Avdelingsleder Friskliv og mestring og ergoterapeut fortsatt i prosjektleders ressursgruppe. Hverdagsmestringsteamet er ledet av ergoterapeut, og med avdelingsleder Friskliv og mestring (fysioterapeut) som aktiv deltaker i rehabilitering. Tjenesten hverdagsrehabilitering er organisatorisk plassert i PLO. Dette gjør at teamet først og fremst jobber med refleksjonsgrupper i hjemmesykepleien og korttidsavdelingen, med mål om å få de til å bli bedre kjent med «Veileder for Hverdagsmestring og Hverdagsrehabilitering». Teamet har som strategi å fortsette og utvikle tjenesten og spre tankesettet til andre aktuelle brukergrupper/pårørende og tjenester. Fokusområde Tjenesteutvikling b.1 Videreutvikle Familiesenteret og Ideologien «Familiens hus». Plan for gjennomføring av kurs / grupper i samarbeid med Friskliv for vordene foreldre lagt for høst Første kurs i september med tema livsstil. Tilbudet ble presentert i lokalavisen før sommeren. I forbindelse med at avdelingene i virksomheten er blitt blandet mht kontorplassering med mål om økt samhandling og tjenesteutvikling på tvers av alle avdelinger, er det nå også etablert flerbruksrom i helsestasjonens gamle grupperom. Er under utvikling i forhold til fleksibel bruk observasjon / samspillsveiledning. b.2 Diabetessykepleier sin rolle inn i folkehelsearbeidet. Diabetessykepleier har i 60 % stilling vært en del av kommunes frisklivstilbud siden januar 2018 med prosjektmidler. Stillingen er nå lagt inn som ønsket driftstiltak fra Diabetessykepleier bidrar nå i samarbeid med helsesykepleier og jordmor i gjennomføring av livsstil og fødselsforberedende kurs (jmf første punkt b.1 tjenesteutvikling) b.3 NED -Frisklivssentralen- Redusere langtidsfraværet i Frøya kommune med 2%: Prosjektet er evaluert i avdeling friskliv og mestring. Fra deltakerne er det påpekt at det har vært utfordrende med så mange oppmøter når de er i jobb. Tidspunkt blir også trukket frem som en utfordring. Deltakerne opplever at det har vært lite tilrettelegging på arbeidsplassen og at de har følt på dårlig samvittighet ovenfor kollegaer som har fått høyere arbeidspress. Deltakerne har satt spørsmålstegn ved prosjektets forankring hos ledelse og påpekt manglende informasjon til ansatte som ikke er en del av prosjektet. 28

95 Deltakerne melder tilbake at de kjenner seg heldige som har fått være med i prosjektet, og at det helhetlige tilbudet er noe de har hatt god bruk for. De opplever å ha fått en helsegevinst ved å delta, og beskriver dette som et «boost» i hverdagen. Det trekkes frem som positivt at et slikt tilbud er gratis. I tillegg synes flere at det å bli kjent med andre i lignende situasjon har vært verdifullt, og at fokuset på veien videre i stedet for på sykdom har vært viktig. Flere av deltakerne gir tilbakemelding om at belastningsmestringskursene(kib) har gjort at de har «snudd tankegangen». De trekker frem det å ha fokus på at de selv skal ha det bra har vært en god læring, og at de har lært nye mestringsstrategier. BraMat kurset drevet av diabetessykepleier beskrives som veldig bra, og deltakerne nevner at de er mer trygg på kostholdsvalgene de gjør. Det trekkes frem at informasjonen blir formidlet på en lettfattelig måte. Prosjektleder arbeidstidsordninger og sykefravær sluttet i sin stilling før prosjektet NED- Frisklivssentralen var sluttført. Effekt opp imot nedgang i sykefravær har ikke vi kjennskap til. Det er ikke tatt en endelig beslutning på hvordan og om prosjektet skal videreføres i organisasjonen. Ved oppstart var prosjektet tenkt finansiert av tilretteleggingstilskudd fra NAV. Denne ordningen opphørte fra nyttår, så ekstra ressurs og kostander ifbm prosjektet er ikke fullfinansiert. Har mottatt ,- fra fylkesmannen ifbm med styrking og utvikling av Frisklivssentralen som er brukt i prosjektet. Eksempel på suksesshistorie i prosjektet: Vedkommende 100% sykemeldt. Kommer i treningsrommet med store smerter i kne. Utnytter treningstilbudet og har lite fravær. Etter hvert oppleves en bedre hverdag med mindre smerter. Får delta på kurs i BraMat og belastningsmestring og klarer å sette situasjonen sin i sammenheng. Resultatet blir friskmelding og større mestring i hverdagens utfordringer. b.4 Ledergruppe som utfører god ledelse: Virksomheten Familie og helse gikk fra fagledere til avdelingsledere juni Planlagt evaluering av lederstruktur i løpet av Evalueringen skal ikke ha til hensikt endring av struktur, men evaluering for forbedring. Virksomhetsleder har ikke fått prioritert dette som ønsket og fremdeles usikkert på om det blir gjennomført i 2019 som opprinnelig tenkt. Avdelingsleder ved legekontoret og friskliv og mestring er fortsatt videreutdanning helseledelse. Avdelingsleder ved barneverntjenesten er fortsatt videreutdanning i barnevernledelse. Virksomhetsleder er fortsatt videreutdanning i coaching. Avdelingslederne og virksomhetsleder har hatt hyppigere ledermøter også i 2.tertial og felles strategiarbeid på sentrale områder innen virksomheten har vært fokus. Har valgt å videreføre lagt struktur og hyppighet på møter. Fokusområde Kvalitetssikring/ Internkontroll c.1 Kvalitetsstyringsarbeidet i virksomheten. Det var i 1. tertial fokus på oppbygging av avviksstruktur i KF kvalitet. Avviksbehandling var tema både på ledermøter og avdelingsvis. I 2.tertial vises dette i at ansatte i større grad melder avvik enn tidligere. Fremdeles en vei å gå, men absolutt en stor forbedring. Faste møter i HMS gruppen er nå godt etablert og fungerer godt og gjennomføres annenhver mnd. 29

96 c.2 Revidering av internkontroll på alle avdelinger jmf internkontrollforskriftene. Arbeidet er i gang ved alle avdelingen, men er ikke ferdigstilt. c.3 Oppdaterte interne styringsdokumenter, retningslinjer etc. Virksomhetens styringsdokument og funksjonsbeskrivelse ble ferdig revidert i 1.tertial. Det er nå jobbet med en felles ros analyse ifbm samlokaliseringen av tjenestene og 1 dør inn. Ut i fra dette skal det jobbes fram felles varslingsrutiner ved uønskete hendelser. HMS tjenesten har bistått virksomheten med gjennomføring av ROS analysen. c.4 Tjenestebeskrivelser Ny tjenestebeskrivelse psykisk helse i Friskliv og mestring ble ferdigstilt 1.tertial. Skal jobbes videre med en spissing av tjenestetilbudet på kurstilbud. Avdelingens handlingsplan for lavterskeltjenesten i psykisk helse, med en utførende generell tjenestebeskrivelse, er satt i drift som en del av Frisklivsresepten. Helsestasjon og skolehelsetjenesten jobber fremdeles med utarbeidelse. Endelig frist er satt til Tjenestebeskrivelsene legges fram politisk i løpet av høsten i samarbeid med resten av rammeområdet. c.5 Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen. Tiltaksplan følges opp i personalmøter. Fokusområde d.1 Fokus på systemisk arbeid. Tverrfaglig samarbeid helse/oppvekst Helsestasjon og barnevern ble i 1.tertial faste deltakere i Forum oppvekst. Mandat og oppgaver i Forum oppvekst oppleves fremdeles uklart for helsestasjon og barnevern. Felles årshjul etablert med grunnskolen og videregående skole. Skal videreutvikles videre. Evaluering og gjennomgang av arbeidsløypa og samarbeidsteam pågår i forum oppvekst. Skolehelsetjenesten i Frøya og Hitra kommune deltar i fellesmøter med elevtjenesten for Guri Kunna videregående skole x 2 pr år. Fokus på å etablere likt tilbud til elever på begge skolested. Skolehelsetjenesten i begge kommuner samarbeider ved gjennomføring av tiltak (vaksinering / helseopplysning). Fra skolestart er skolehelsetjenesten til stede på ungdomsskolen og videregående skole to dager pr uke v/ helsesykepleier og ungdomskontakt. Eget tilbud ved ungdomsbasen for elever ved videregående skole er etablert i samarbeid med videregående skole, frivillighetssentralen, kirkekontoret og skolehelsetjenesten. Det bli i vår sendt inn en søknad på fylkesmannens midler på 0-24 tiltaket, som går ut på bedre tverrfaglige tjenester for utsatte barn og unge. Søknad ble innsendt med bakgrunn i politisk bestilling på forpliktende samarbeid helse/oppvekst og arbeidsgruppens arbeid, samt fokus på et forslag omkring hvordan vi bedre kan løse koordinering av tjenestene spesielt til denne gruppen. Frøya kommune får tildelt midler som en av fire kommuner i Trøndelag i prosjektperioden Arbeidet skal følges av forskere og de bistår nå kommunen med en nullpunktsanalyse før vi starter selve prosjektet. Om virksomheten - tjenesteproduksjon Friskliv og Mestring: Avdelingen har hatt hovedansvaret for gjennomføringen av NED prosjektet i Frisklivssentralen. Prosjektet er gjennomført som utvidet og forbedret frisklivstilbud. Jmf fokusområdet b.3 NED -Frisklivssentralen- Redusere langtidsfraværet i Frøya kommune med 2%. Der er det gis gitt tilbud om Bra-Mat kurs og Kurs i belastningsmestring (KIB), samt 3 kurs i fysisk aktivitet. Dette var obligatorisk for alle deltakerne. Ordinær frisklivsresept er fremdeles veldig populært tilbud. Det ble allerede i februar rapportert om stort påtrykk i Frisklivssentralen. 30

97 Stillingen i Fysioterapitjenesten og ergoterapitjenesten har også i 2.tertial vært besatt av vikarer på grunn av permisjoner og sykmeldinger, dette har gitt tjenesten noen utfordringer med tanke på kapasitet og opplæring. Hverdagsmestring er fremdeles prioritert og i full drift til tross for vikariater i både fysioterapi - og ergoterapistilling. Barnevern: Barneverntjenesten ser fortsatt en økning i saker med flerkulturelle familier. Dette er som forventet ut fra befolkningssammensetningen, og fortsetter som forventet ut fra 1.tertial. Det er fortsatt en økende andel saker knyttet til vold i nære relasjoner. Barneverntjenesten har jobbet videre med implementering av familieråd og har som en av fem kommuner i Trøndelag fått tilbud om å delta i utvidelse av tiltaket med «Shuttle-råd». Dette er familieråd i saker med høyrisiko der partene ikke kan møtes. Familieråd er et godt benyttet tiltak og tjenesten får mange gode tilbakemeldinger fra barn, familier og samarbeidspartnere som har deltatt. Barneverntjenesten inngår i et regionalt læringsnettverk med 4 andre tjenester i Trøndelag. Læringsnettverket har fått en stilling fra Fylkesmannen på fosterhjemsoppfølging. Stillingen skal serve alle kommunene i læringsnettverket. Orkland kommune skal være vertskommune. Stillingen skal bidra til å styrke rekruttering, opplæring og veiledning til fosterhjem i regionen. Stillingen vil trolig være på plass i Barneverntjenesten har jobbet med å lukke pålegg fra Arbeidstilsynet etter tilsyn ifht vold og trusler. Frist for å lukke pålegg var Etter pålegg og innsendt dokumentasjon fikk barneverntjenesten ny utsatt frist og nytt pålegg med bakgrunn i at ros analysen ikke var tilstrekkelig på alenearbeid. Barneverntjenesten har fortatt en ny ros analyse, og vurdert dette som en faktor alene ihht arbeidstilsynet sine krav. Ny frist for lukking er Barneverntjenesten har hatt bistand av HMS tjenesten i arbeidet. Legekontor: Det er pr. d.d ikke ansatt lege i ledig svangerskapsvikariat. Det har i sommer perioden vært bruke firma til innleie av legevikarer. Har nå ikke vikarlege, men ledig liste dekkes av de gjenværende legene ved legekontoret. Dette kan ikke bli en varig løsning da vi er sårbare på legevakt. Har nå en 4.gangs utlysning ute. Og målet er en legevikar på plass innen desember. Legekontoret jobber som nevnt i 1.tertial på mandatet fra kvalitetsutvalget Hitra/Frøya (interkommunal legevakt), på bakgrunn av gjennomført ROS analyse om hjelperessurs på legevakt. Legekontoret jobber nå med pilot prosjekt på hjelpepersonell i legevakt. Det er laget turnus. Dette resulterer i en reduksjon på ca % stilling i løpet av 1 uke. Kostnader for kveld, helg og helligdagsgodgjøring kommer i tillegg. Piloten skal kjøres over 12-uker, med oppstart i uke 2/2020. Piloten kjøres innenfor dagens rammer. Helsestasjon: Innredning av kontor som brukes til helseundersøkelser 0-5 år i henhold til personvernloven er gjennomført. Innkjøp og oppgradering av medisinsk utstyr er gjennomført. Stelleområde og skjermet ammekrok etablert i ventearealet ved helsestasjonen. Fortsatt uavklart når det gjelder bruk av prosjektmidler til økt jordmorstilling. Dette handler om samarbeidet med Hitra kommune. Hitra har nå lagt inn driftstiltak om ønsket økning på 50%. Besluttet nå å vente med evt utlysning til avklaring her, slik at det evt kan tilbys en 100% stilling. Siden januar er det 55 meldte avvik (alvorlig og et meget alvorlig) på manglende hjemmebesøk av jordmor etter hjemkomst fra sykehus. Avvikene er brudd på anbefaling i nasjonale retningslinje for barselomsorgen. 31

98 Frøya har manglende beredskap og følgetjeneste for gravide ihht krav. Kommunen har over 1 ½ time i reiseavstand til sykehus og bør tilby en slik tjeneste i henhold til nasjonale retningslinjer for svangerskapsomsorgen. Kommunen har ikke inngått avtale med regionalt helseforetak for etablering av dette. Kommunen er delansvarlig for at beredskap og følgetjeneste skal etableres. Administrativ og politisk ledelse er invitert til møte ved St.Olav i oktober 2019 for en gjennomgang av eksiterende avtale. Helsestasjon og skolehelsetjenesten har i perioden tatt i bruk instagram for å nå ut med informasjon til ungdom. Siden heter UngHelseFrøya. Tjenesten har etablert felles fagdag med helsestasjon /skolehelsetjenesten i Hitra kommune x 2 pr år. Felles fagtur til Estland ble gjennomført i vår med besøk til barnehage og barnesykehus. Dette ga økt innsikt i helsemessige og sosiale utfordringer hos barn av arbeidsinnvandrere til våre kommuner. Tjenesten har et ønske om å tilby tjenester ved Helsestasjon for ungdom etter skoletid, dette for å nå flere ungdommer. Utfordring er mangel på offentlig transport etter skoletid. Hitra kommune gjennomfører prøveprosjekt med åpningstid til kl 17 frem til jul. Rådmannsutvalget den og i Fylkestinget den anbefalte kommunene i Trøndelag å delta i et utviklingsprosjekt for utvidet skolehelsetjeneste. - Forsøk med utvidet skolehelsetjeneste i Trøndelag foreslås igangsett i et samarbeid mellom kommunene, Helse Nord-Trøndelag, St. Olav og Trøndelag fylkeskommune. Partene eier prosjektet i felleskap. - Virksomhetsleder Familie og helse er valgt inn som representant i arbeidsgruppen. Det jobbes nå med å utarbeide et forslag til modell for utvidet skolehelsetjeneste i Trøndelag i videregående skole - Prosjektet gjennomføres fra høsten 2020 til og med våren I løpet av denne fasen så skal premisser for videre drift avklares. - Modellen innebærer felles drift av et lavterskeltilbud til elever i videregående skole i et samarbeid mellom kommuner og helseforetakene i Trøndelag. - Fylkeskommunen forplikter seg til å legge til rette for egnede lokaler, godt samarbeid og øvrig koordinering. - Tilbudet skal ta utgangspunkt i de ulike tjenester sine ansvarsområder og utgifter fordeles i tråd med dette. - I løpet av prosjektfasen så skal det utredes og avklares om samarbeidsmodellen kan innføres i ordinær drift fra og med skoleåret 2022/2023. Sykefravær og nærvær Bemanning 2 x. tertial Antall ansatte 34 Antall årsverk 31,28 Sykefravær % Nærvær Kommentarer: Investeringsprosjekter Nummer Navn Tidligere års budsjett Årets budsjett Total budsjett Regnskap Kommentarer: 32

99 Virksomhet: Pleie- og omsorg Navn leder: Ann Kristin Sandvik Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Fokusområder og fellesmål Helse og mestring: Organisering av rus og psykisk helse: Avsluttet ekstern veiledning til avdelingsledere og virksomhetsleder på rammeområdet med Lederskap i mars-19. Har lagt strukturer i drift som ivaretar den tverrfaglige ledelsen og arbeidet inn mot målgruppen. Tjenestebeskrivelser, rus og psykisk helse: Det jobbes med tjenestebeskrivelsene, med som mål at de skal samlet for målområdet behandles politisk høsten GDPR: Det er ikke jobbet felles på rammeområdet med GDPR i 2. tertial. I pleie- og omsorgstjenesten har i gjennomgått sjekklisten for gjennomførte aktiviteter på sikkerhetsarbeid, og gjort tiltak i virksomheten for å utbedre det som ikke var på plass. Fokusområder og mål Pleie- og omsorgstjenesten: Morgendagens omsorg: Er et viktig vedtak for pleie- og omsorgstjenesten, og er fortsatt et stort fokusområde for virksomheten. Siste brukermøte i forhold til skissene av det nye helsehuset og bofellesskapene er gjennomført. Det har vært nyttig at ansatte har vært involvert i denne prosessen. I forhold til organisering og bemanning jobbes det med lederstruktur, og det vil komme forslag på fremtidige modeller i nærmeste fremtid. Livsglede for eldre: Frøya sykehjem og boenheten Beinskaret ble re-sertifisert som livsgledehjem i Resertifiseringen fikk ingen merknader, men vi har fortsatt fokus frem mot resertifisering 3 i Det skjer mye aktiviteter for beboerne på sykehjemmet og Beinskardet. I sommer har beboere vært både på Mausund og Sula. I høst står blant annet havets festbord og konsert med Ole Ivars for tur. Hverdagsrehabilitering: Virksomheten er representert i tverrfaglig hverdagsmestringsteam. Hverdagsmestringsteamet jobber godt, og det kommer stadig flere henvendelser på hverdagsrehabilitering. Hverdagsmestringsteam oppleves som positivt på brukerens mestring. Fysioterapeuten som er ansatt i pleie- og omsorgstjenesten har blitt en del av hverdagsmestringsteamet. Dette er positivt da han både treffer brukerne i korttidsavdelingen på sykehjemmet og i eget hjem. Holdningsskapende arbeid: Virksomheten opplever at holdningsskapende arbeid nytter, og vi ser det formålstjenlig å ha fokus på dette. I tillegg erfarer vi at holdningsskapende arbeid er «ferskvare» som må jobbes med kontinuerlig. Vi har faste refleksjonsgrupper i virksomheten der blant annet case som skaper refleksjon rundt holdninger er tema. VI har eget «veilederteam» som driver refleksjonsgrupper. Heltidskultur: 33

100 Virksomheten har jobbet med heltidskultur siden høsten Dette har vært jobbet som medarbeiderdrevet innovasjon, der ansatte selv har jobbet frem resultatene. Heltidskulturprosjektet krever mye jobbing, og det er to skritt frem og ett tilbake, men vi har ikke gitt opp I hjemmesykepleien er det 5 ansatte med langvaktturnus i ulik grad. Dette fungerer bra er tilbakemeldingene. Turnus har blitt evaluert og videreføres i samme grad. På miljøavdelingene er det utarbeidet ny turnus, og vi har startet opp. På miljø 1 har vi 4 ansatte med langvakter hver 4. helg. Øvrige ansatte har fått turnus med jobb hver 3. helg, og 1 hinkvakt på 12 uker. Siden 1. tertial har vi også utarbeidet ny turnus med fokus på heltidskultur og fagdekning på helg på den somatisk avdeling i 2. etg. Denne skal vi starte opp med 1. januar. NED- Prosjektet: Har gjennomført samarbeidsmøte med legene med fokus på holdninger i forhold til sykefravær og handlingsrom for tilrettelegging. Om virksomheten - tjenesteproduksjon Hjemmebasert omsorg: Det har vært greit i 2. tertial i hjemmesykepleien. Hjemmetjenesten møter de behovene brukerne som kommer fra sykehjemmet/sykehuset til eget hjem har. I BPA har vi fortsatt vikarbyrå i vakante stillinger og vi får ikke rekruttert noen fast inn i disse stillingene. Beinskardet omsorgsbolig: I 2. tertial 2019 har det vært endring i behov for tjenester til beboerne som bor der. I og med at behovet for hjelp er mindre enn tidligere, har vi ikke leid inn i vakante stillinger på helg. Dagsenter for demente og dagsenter for eldre: VI har mange brukere som benytter seg av dagsentertilbud. Dagsenter for demente har noen ledige plasser, og dagsenter for eldre har litt ledig kapasitet, og vi tar inn nye brukere fortløpende. Det er gjennomført brukerundersøkelser på begge dagsentrene før sommeren, med gode tilbakemeldinger. Sykehjemmet: I 2. tertial har vi hatt for liten kapasitet på korttidsavdelingen. Vi har mange på sykehus og brukere i kommunen med behov for sykehjemsopphold. Hitra har ikke hatt mulighet til å hjelpe oss med korttidsplasser som tidligere år. I 2. tertial vil vi få mange døgn med betaling for utskrivningsklare pasienter vi ikke har hatt mulighet til å ta imot. Dette ser også ut til å vedvare utover høsten. På sykehjemmet er det pr. nå ingen tilgang på sykepleiere fra vikarbyrå, så ansatte må jobbe en del overtid ved fravær for å sikre sykepleierdekning 24/7 som er lovkrav. Sykepleiere fra hjemmetjenesten bistår sykehjemmet ved kapasitet. På miljøavdelingene har vi fortsatt utfordringer med uro hos enkeltbruker. Vedkommende har behov for en til en bemanning store deler av døgnet. Vi har også demente brukere på korttidsavdelingen med behov for ekstra oppfølgning. Pr. i dag har vi for lite tilrettelagte plasser for demente. Flere plasser på miljøavdelingene ville vært bedre for de brukerne vi pr. i dag har på korttidsavdelingen. Vi har også behov for å kunne tilby avlastning på de skjemmede avdelingene istedenfor på korttidsavdelingen for de som har kognitiv svikt. Døgn sykehus så langt i 2019: 41 døgn 34

101 Døgn Hitra så langt i 2019: 4 Hitra kommune har så langt kjøpt 17 døgn ved Frøya sykehjem. Positivt fra hele virksomheten: Ansatte er innstilte på å få til best mulige tjenester for innbyggerne i Frøya kommune, og det jobbes kontinuerlig med dette. Utfordringer som oppstår tas på strak arm, og vi ser på muligheter fremfor begrensninger. Vi får gode tilbakemeldinger fra fornøyde brukere og pårørende. Det er også gjennomført brukerundersøkelser på dagsenter for demente og dagsenter for eldre, med gode tilbakemeldinger. Avvik: Det er meldt 41 avvik i 2. tertial. 29 gjelder sykehjemmet, 16 gjelder hjemmetjenesten og det er 1 HMS- avvik. Av 49 avvik er det 14 avvik som er meldt som meget alvorlig. Alle avvikene er lukket på virksomheten. 37 av 49 avvik gjelder medisin/medisinhåndtering. I forhold til hva som er avvik har vi fokus på i avdelingsmøtene, samt internundervisning. Avvik bli også gjennomgått på avdelingsmøter, og gått igjennom med enkeltansatte når det er behov, for eksempel ved gjentagende avvik. Personell ressurs og ressursutnyttelse, kompetanse: Vikarbyrå: Sammenlignet med 2018 har vi brukt mindre på vikarbyråtjenester så langt i (ca. 4,5 mill. pr. 2.tertilal 2018 og 3,2 mill. pr. andre tertial 2019). Det er primært BPA- tjenesten som har brukt vikarbyråtjenester i (ca. 2,3 mill. er bruk her) Det er stor bruk av vikartjenester i BPA- tjenesten da det er vanskelig å rekruttere noen inn. I tillegg er det en utfordring at det ikke er budsjettert med utgifter til vikartjenester i BPA- tjenesten. Årsaken til at det ikke er brukt vikarbyrå i sykepleierpool, er at vi etter ny rammeavtale på vikartjenester har fått leverandører som ikke har hatt mulighet til å levere sykepleiere. Dette gjør at det i sykepleierpoolen bli brukt en god del overtid istedenfor. Dette har spesielt vært utfordringen i ferieavviklingen. Dette må vi gjøre for å kunne gi forsvarlige tjenester og fylle lovkravet med sykepleier 24/7 på sykehjemmet. Sykefravær og nærvær: Sykefraværet i 2. tertial er på 7,7%. Nærvær på 90,3%. Sammenlignet med 2. tertial i 2018 har fraværet gått ned fra 12,1% til 7,7%. Dette er bra. Erfaringsvis ser vi at fraværet er lavere sommer månedene, enn ellers i året. Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial 2019 Antall ansatte Ca. 130 faste ansatte og vikarer Antall årsverk 97,1 Sykefravær % 7,7% Nærvær 90,3% 35

102 Virksomhet: Kommunale tjenester i NAV Frøya Navn leder: Elin Reppe Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten «Vi gir mennesker muligheter» Fokus på utsatte brukergrupper: Ungdom Innvandrere/Flyktninger - Langtidsledige. Alle ansatte i NAV Frøya har fokus på individuell og arbeidsretta brukeroppfølging. Det betyr at vi har fokus på å få folk i arbeid uansett om den enkelte står nært eller langt fra arbeid. Derfor kvalitetssikrer vi brukersamtalene ifht avklaring, brukermedvirkning, oppfølging, kvalifisering, tilrettelegging og formidling. Dette innebærer en kontinuerlig jobbing. Om virksomheten - tjenesteproduksjon Sosialtjenesten i NAV Frøya (3300): NAV Frøya har fortsatt høye utbetalinger på art Bidrag livsopphold. Det er gitt detaljert info og bakgrunn for tallene sett opp mot brukergrupper, men ser at denne arten likevel ikke er oppjustert i revidert budsjett. Vi har som tidligere sagt hatt en jevnt økning på utbetalinger siden 2015, men budsjett-tallene er de samme. De totale utbetalingene av sosial stønad hittil i 2019 viser at den største andelen går til enslige f.o.m. fylte 25 år og enslige forsørgere. Vi ser også at utbetalinger til flyktninger og arbeidsinnvandrere er økende. De fleste ungdommer som omfattes av aktivitetsplikt er i en eller annen form for aktivitet, et fåtall går passivt ledig. De mottar supplerende sosial stønad fordi de er i kvalifiserende tiltak med forholdsvis lave satser, eller de er i små deltidsjobber/ tilkallingsvikariat som gjør at de ikke har nok midler til å klare sine økonomiske forpliktelser. Oppstart av prosjekt rettet mot ungdom f.o.m. 1. juli 2019: «Utvidet oppfølging ungdom» Brukere med stor gjeld hvor det søkes gjeldsordning, må ofte ha økonomisk bistand i påvente av at saken er ferdig behandlet hos namsmann. En endring i bostøttelovgivningen har også forverret situasjonen for flere lavtlønte. NAV-kontoret var 7.mai 2019 i dialogmøte med Fylkesmannen i Trøndelag. Her ble det påpekt at de økonomiske rammene for tjenesten er utilstrekkelig ifht å sikre god nok oppfølging av brukerne. Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial Antall ansatte 3 Antall årsverk 3 Sykefravær % 3,5 % Nærvær 96,5 % 36

103 Rammeområde teknisk Virksomhet: Teknisk - Drift Navn leder: Kitt Julie Hansen Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Mål: Virksomheten er nyopprettet og har foreløpig ingen egne fastsatte mål. Likevel vil målene og satsningsområdene - i kommuneplanens samfunnsdel for årene være styrende for vår aktivitet. Virksomheten har hatt størst fokus på følgende arbeidsområder: - Kultur- og omdømmebygging - Saksbehandling - Rekruttering av gode medarbeidere - Økonomioppfølging Om virksomheten - tjenesteproduksjon Virksomhet for forvaltning består av 12 ansatte fordelt på 4 fagområder; administrasjon (2), plan og byggesak (5), kart og oppmåling (2) og landbruk, natur og miljø (3). Forvaltningen jobber i et varierende landskap bestående av kommunens innbyggere, sektormyndigheter og politisk nivå. Administrasjon består nå av virksomhetsleder og en merkantil person. Sistnevnte deles med Virksomhet for Drift og Kommunalteknikk (50/50). Området har i perioden jobbet mest med økonomi, rekruttering, strukturer og kulturbygging. Både leder og virksomhet er ny og trenger derfor tid for å «finne seg selv». Det er igangsatt et arbeid med å etablere et saksbehandlingssystem for bygge- og delingssaker med tanke på å kunne digitalisere prosesser. Avtale er inngått med Tieto AS om kjøp av Ebyggesak, men systemet vil trolig ikke kunne implementeres før neste år. Plan og byggesak består nå av 3 arealplanleggere og 2 byggesaksbehandlere. Plan jobber hovedsakelig med delingssaker, dispensasjoner, reguleringsplaner, områdeplaner og kommuneplaner. Rekrutteringen av personell til området har gått veldig greit. To av medarbeiderne er rekruttert internt, men alle tre må vel kunne sies å være uerfarne innenfor fagområdet. Til tross for dette har gruppa jobbet svært godt og fått unna mange saker, både dispensasjoner og reguleringsplaner. En planlegger har sagt opp sin stilling på grunn av jobbtilbud hos fylkesmannen i hjemfylket Rogaland. Stillingen ble lyst ut i sommer og ny medarbeider er rekruttert. Personen starter i stillingen 1. oktober. I tillegg er det igangsatt arbeid med områderegulering av Sistranda sentrum (sentrumsplan). Dette er et tverrfaglig arbeid som ledes av plan men som vil involvere mange aktører - både interne og eksterne og som vil pågå over lang tid (1,5-2 år). Det er gjennomført en minikonkurranse på utarbeidelse av planen med tilbudsfrist 1. september. Planleggerne har sammen med virksomhetsleder deltatt på plandager i Stjørdal; et 2-dagers arrangement i regi av fylket. De deltar også i et nyopprettet plannettverk sammen med andre kommuner i nærområdet. Byggesak jobber hovedsakelig med byggesøknader, kontroll, tilsyn, klagebehandling og ulovlighetsoppfølging. Bemanningssituasjonen på området har vært svært utfordrende! En saksbehandler avsluttet sitt arbeidsforhold i slutten av januar - samtidig med at den andre saksbehandleren hadde fødselspermisjon (50 %). Rekrutteringsprosess ble igangsatt tidlig i januar og en ny person ble tilsatt i slutten av april. I mellomperioden har virksomheten engasjert en seniormedarbeider på timebasis i ca. 40 % stilling, samt kjøpt saksbehandlingstjenester fra eksternt firma for å løse ordinære byggesaker. 37

104 Området har generelt stor saksmengde, men også stort overheng fra i fjor. Særlig gjelder dette klagesaker. Slike saker kan være svært ressurskrevende både faglig og tidsmessig og virksomheten har derfor sett seg nødt til å be om juridisk bistand på noen av disse. Det samme er tilfellet i større tilsynssaker. Selv om vi benytter innleid hjelp så må mye av grunnarbeidet utføres av egne saksbehandlere, særlig i tilsynssaker. En større tilsynssak har tatt noe tid i 2. tertial, men nå ser det heldigvis ut til at vi nærmere oss en avslutning. Byggesaksbehandlerne deltar i byggesaknettverk sammen med andre kommuner i nærområdet. Kart og oppmåling består nå av 2 oppmålingsingeniører, hvorav den ene også har GIS-ansvar. Det har pågått en lang rekrutteringsprosess for å finne ny oppmålingsingeniør til vakant stilling. Først i april ble stillingen besatt, og da av en intern medarbeider som økte sin stillingsandel fra 40 % til 100 %. Fagområdet har derfor 0,5 årsverk vakant. GIS-ansvarlig har jobbet mye med kartdelen i tilknytning til rulleringen av kommuneplanens arealdel. Kommunen har vedtatt at 16-ukersfristen ikke gjelder i perioden 1. november til 1. mars (vinterforskrift). Oppmålingsarbeider i felt ble derfor gjenopptatt i mars, og da ble rekvisisjoner mottatt i løpet av vinteren prioritert først. Sommeren er for så vidt høysesong for oppmålingsarbeider, samtidig som det skal avvikles lovpålagte ferier, noe som kan være vanskelig å kombinere. Til tross for dette har oppdragene blitt gjennomført innenfor sine frister. Landbruk, natur og miljø består nå av en rådgiver på landbruksforvaltning, en rådgiver på naturog miljøforvaltning og en VA-ingeniør på forvaltning av spredt avløp. Alle deltar i fagspesifikke nettverk sammen med andre kommuner i nærområdet. Landbruk har hatt særlig fokus på produksjonstilskudd og ulike støtteordninger i landbruket, men har også hatt en jevn flyt av jordlov- og konsesjonssaker. For sistnevnte er særlig egenerklæringer om konsesjonsfrihet i forbindelse med kjøp og salg av eiendommer aktuelt. Området koordinerer også felles vaktordning for veterinærtjenesten for kommunene Frøya, Hitra og Snillfjord. Landbrukssjefen har sagt opp sin stilling på grunn av jobbtilbud i hjemkommunen. Stillingen ble lyst ut i sommer og ny medarbeider er rekruttert. Personen starter i stillingen 1. oktober. Natur og miljø har hatt særlig fokus på bekjemping av uønskede arter, marin forsøpling, klima og spredt avløp. Området har søkt og mottatt støtte til bekjemping av sitkagran og berg- og buskfuru i kommunen. Hoveddelen av støtten er ment til kartlegging for å få kunnskap om artenes utbredelse og volum. Arbeidet med å få engasjert nødvendig kartleggingskompetanse er påbegynt. Allskog har gjennomført en kartlegging og taksering i løpet av sommeren. Rapport forventes mottatt i slutten av september. Marin forsøpling er en politisk initiert oppgave. Miljøuka er et ledd i dette arbeidet og ble første gang arrangert i En tverrfaglig arbeidsgruppe ledet av miljøkonsulenten har utarbeidet innhold og tema til årets Miljøuke. Årets utgave av Miljøuka ble en suksess. Flere ansatte i kommunen deltok under strandryddingsarrangementet. Det pågår et utredningsarbeid med tanke på etablering av ladepunkter/hurtigladestasjon for elbiler i kommunen. Det er søkt om tilskudd til tiltaket fra Enova. Arbeidet vil fortsette. Vi har mottatt tilskudd for etablering av en hurtigladestasjon. I tillegg er det søkt om investeringsmidler for å kunne fullfinansiere tiltaket. Forvaltning, kontroll og tilsyn av spredt avløp har vært et forsømt område i kommunen. Det er nå utarbeidet forslag både til saneringsplan for spredt avløp og ny lokal forurensningsforskrift. Samtidig er det blitt arbeidet med en gebyrforskrift for saksbehandling, kontroll og tilsyn på området. Området har hatt stort fokus på saksbehandling av utslippssøknader. Her var det et stort etterslep fra Både forslag til saneringsplan, forslag til ny lokal forurensningsforskrift og gebyrforskrift for saksbehandling, kontroll og tilsyn har ligget ute på høring i sommer. Sluttbehandling av disse forventes i slutten av september. 38

105 Sykefravær og nærvær Bemanning 1. tertial 2. tertial Antall ansatte Antall årsverk 11,5 11,5 Sykefravær % 1,1 0,8 Nærvær 96,4 97,5 Kommentarer: Merkantil personell deles med Virksomheten Drift og Kommunalteknikk (50/50). Virksomheten har fortsatt 0,5 årsverk vakant på Kart og oppmåling. Økonomi på virksomheten Regnskap Forvaltning har et mindreforbruk på millioner kroner ved utgangen av 2. tertial. Dette skyldes i hovedsak et mindreforbruk på fastlønn som følge av treghet i tilsettingsprosesser for å få på plass nødvendig personell samt ubudsjetterte refusjoner ifm fødselspermisjoner. I tillegg er ikke tilskuddet til veterinærtjenesten blitt periodisert, noe som gir en feilaktig inntekt på i denne perioden. Ekstraordinær inntekt på som følge av ilagt tvangsmulkt ligger også i regnskapet. Budsjett Siden virksomheten er ny er det vanskelig å si noe eksakt om budsjettet på dette tidspunktet, men noen erfaringer har vi fått etter 8 måneder. Områder som utpeker seg er: - Behov for avsetning til inventar/utstyr som følge av omorganiseringen. Her har vi likevel sett oss nødt til å bestille nye arbeidspulter for å ivareta ansattes HMS. Dette får økonomisk virkning i siste tertial. - Inntektskravet til oppmåling er urealistisk høy. Denne bør tas ned med Budsjettert inntekt bør dessuten periodiseres annerledes enn i dag som følge av vinterforskrift (1/11-1/3). - Avsetning til juridisk bistand. Hittil har vi brukt til dette formålet. - Avsetninger til annonseringer og informasjon mangler. Hittil har vi brukt ifm kunngjøringer av reguleringsplaner, arealplan mm, samt til sms-varslinger til befolkningen ifm arealplan. På grunn av tidsfrister kan vi ikke benytte oss av kommunens fellesannonseringer. 39

106 Virksomhet: Teknisk Bygg og kommunalteknikk Navn leder: Ann Magtitt Glørstad Status i arbeidet med fokusområder/ mål for virksomheten Mål: Bygg og Kommunalteknikk er ny fra årsskiftet 2019 og en del av gamle Teknisk. I forbindelse med splitting av teknisk og nyansettelse av leder er det ikke laget målekart for Fokusområder har vært oversikt og kontroll i årsbudsjett, investeringsprosjekter, avtaler, eksterne og interne tjenester samt rasjonell drift av avdelingen. Om virksomheten - tjenesteproduksjon Virksomhet for bygg og kommunalteknikk består av 60 ansatte fordelt på fagområdene, vaktmestre, renhold, uteseksjon, vann/avløp, prosjektledelse og øvrig administrasjon. Primæroppgavene er drift og vedlikehold av kommunale bygg, kommunale veier/gangveier/parkeringsplasser/broer/kaier og andre uteanlegg, drift, vedlikehold og utbygging på vann- og avløpssektoren samt prosjekteringsledelse og byggeledelse på prosjekter. Videre har enheten ansvar for å iverksette administrative og politiske vedtak innenfor fagområdene og følge opp disse samt tjenesteyting overfor kommunens innbyggere og brukere. Administrasjon består av virksomhetsleder, avdelingsleder bygg og uteseksjon, avdelingsleder VAR-området, renholdsleder 60%/konsulent 40% og merkantil konsulent 50% som deles med forvaltningsavdelingen samt 2 prosjektledere i 100% stilling, 1 prosjektleder i 20% (st.ressurs 60%) og 1 stilling 37% på ledningskartverk VAR. Avdelingsleder bygg og uteseksjon innehar 20% stilling som brannsjef. Enheten har fått innvilget ny stilling som VA-ingeniør og innehaver tiltrådte stillingen medio august Det legges vekt på å utvikle gode rutiner, strukturer og rapportering innad og ellers i organisasjonen. Det er fortsatt stor fokus på budsjett og ved «tap» av midler fra disposisjonsfond etter lagt budsjett for 2019 er det flere oppgaver som ikke gjennomføres pga økonomi. Dette gjelder spesielt vedlikeholdsoppgaver og utbedringer på bygningsmasse og uteområder. Noen utbedringer må allikevel gjennomføres både mtp avvik og konsekvens. Her kan eksempelvis nevnes elektriske installasjoner, alarmer, vannlekkasjer etc. Kommunale bygg og eiendommer: Vaktmestertjenesten har 8 årsverk som server rådhus, sykehjem, kommunale boliger/leiligheter, oppvekstsentre, Nesset barnehage, svømmehall, Frøyahallen og øvrige anlegg. To av vaktmestre er dedikert til snekkeroppgaver. Det har ikke vært noen spesielle hendelser i perioden, tradisjonell drift og vedlikeholdsoppgaver med rasjonell gjennomføring har vært fokus. Ledende vaktmester er en del av teamet i Teknisk vakt og har vakt hver 5 uke. Det er en god del «utrykninger» på kommunale bygg og vi vil fokusere på mer opplæring hos brukere for å søke mindre behov for vaktmestertjenester utenfor normal arbeidstid. Det er et stort etterslep på vedlikehold av kommunale bygninger. Ved at det ikke avsettes tilstrekkelige midler til normalt vedlikehold vil være svært fordyrende for kommunen sett i et langsiktig økonomisk perspektiv. Uteseksjonen: Uteseksjonen består av 3 årsverk med primæroppgaver innenfor veg, gate-/fortau, kaianlegg, broer, begravelser m.m. Det er fortsatt økende antall begravelser i denne perioden sammenlignet med forrige år. Det har ikke vært noen spesielle hendelser, fokus er daglig drift og vedlikehold på en rasjonell måte. Det er et etterslep på tømming av sandfangkummer, siktrydding, skraping og høvling av veger, kantslått. Avdelingen leier inn en del eksterne tjenester i mangel av eget utstyr for oppgaveutførelse. 40

107 Driftsleder er en del av brannmannskap i kommunen. VAR-området: Var-området har 6 årsverk hvorav 1 driftsleder og 5 driftsoperatører. Det er stor aktivitet på fagområdet vann med flere utbyggingsprosjekter og legging og utbedring av nye ledningsanlegg som krever oppfølging og delaktighet i prosjekterings- og utførelsesfase. Høgdebasseng på Bremnestuva er under bygging, overføringsledning Kjerkdalsvatnet/Bremnestuva er iverksatt 2018 og er i avslutningsfase. Høgdebasseng på Sistranda er i prosjekteringsfase, legging av ny vannledning Sistranda-Hamarvik hvor del 1 avsluttes i løpet av juni, del 2 iverksettes arbeider i august og del 3 prosjektering iverksettes til høsten. Sanering og oppgradering av avløpsanlegg ved Nordskaget samt avløpsanlegg Sula forventes igangsatt med prosjektering ila den nærmeste framtid. Framtidig avløpsrenseanlegg Sistranda-Hamarvik-Flatval er forprosjektert, politisk sak på valg av lokasjon forventes fremlagt i oktober. Det har vært noen utfordringer med membranrigg på Kjerkdalsvatnet en periode i sommer, forholdet er utbedret og det er stabil drift på anlegget, hendelsen har ingen betydning for kvalitet og leveranse til abonnentene. Fokus er å levere tilstrekkelig vann til våre abonnenter, tette lekkasjer på ledningsnettet. Det er god progresjon med kartlegging og innmåling av eksisterende ledningsnett. 4 av personalet er med i Teknisk vakt, med vakt hver 5 uke. Ny driftsoperatør har tiltrådt stilling etter tidligere medarbeider og er i god utvikling innenfor fagområdet. Prosjektområdet: Prosjektområdet består av 3 stillinger fordelt med 2,6 årsverk. Stillingene skal i størst mulig grad konteres på selvkost, dvs utgifter med disse skal være en del av kostnadene i prosjekter. Det er stor aktivitet i Frøya kommune med mange prosjekter og fokusområdet er også her rutiner, strukturer og god ressursutnyttelse. Prosjektleder innen VA-sektoren tiltrådte stilling primo august og har god progresjon i flere prosjekter og fagområdet. Koordinerende prosjektleder bygg og anlegg sluttet i stilling i juni og det har ikke lykkes med tilsetting i denne. Stillingen er p.t. lyst ut på nytt med søknadsfrist medio oktober. Andreas Kvingedal er engasjert som prosjektleder på flere prosjekter inntil vi har stabilitet på dette fagområdet. PROSJEKT 2019 Merknad VANNFORSYNING: Nytt høydebasseng Sistranda Forslag til reg.plan er utarbeidet. Nytt høydebasseng Bergheia 9000 Reg.plan fremmes politisk Løpende investeringer vannledninger 2000 Fortløpende utførelse Utvendig rehab. Høgdebasseng 1200 Kartlegging rehabilitering igangsettes Innkjøp vannmålere 500 Igangsatt Oppgradering/utskifting - vannkummer 800 Fortløpende utbedring AVLØP Løpende investeringer kommunale avløp 1500 Fortløpende utbedring Sanering og oppgradering avløp - Nordskag 4000 Forprosjekt iverksatt Sanering/oppgradering-avløpsanlegg Sula 6500 Under planlegging TOTALT VAR VEIER OG KAIER Gjetøy bru - Oppgradering til 8t 2300 Forprosjekt igangsatt Bogøy bru utbedring 2300 Tilbudsforespørsler pågår 41

108 Trafikksikkerhetstiltak 500 Inngår i trafikksikkerhetsplanen. Kommunale veier 1000 Prioriteringsliste utarbeidet Traktor og feiemaskin 1000 Tilbudsforespørsler innhentet ikke tilstrekkelig kapital for innkjøp BYGNINGER Sistranda skole - Elektrokjel/Varmepumpe 3000 Varmepumpe prosjektert (3000) Mausund oppv.senter varmeanlegg 2850 Prosjektering pågår ANDRE KOMMUNALE ANLEGG Liggekai Sistranda Peling ferdig, kaidekke lagt arbeider med toppdekke m.m. - framdriftsplan ihht sluttdato Gang/sykkelveg Rådhusgata/Mellomveien 2400 Tilbudskonkurranse pågår (3700) Gang/sykkelveg Nordhammarvika Hamarvik 5200 Avklarende møte vedr byggherreansvarlig med Fylket og Vegvesen gjenstår Holahauan boligfelt infrastruktur Kontrakt entreprenør inngått oppstart arbeider infrastruktur ferdigstillelse Beinskardet 3 infrastruktur 3891 Tilbudskonkurranse ferdig kontrahering entreprenør gjenstår Sykefravær og nærvær Bemanning 2. tertial Antall ansatte 60 Antall årsverk 46,04 Sykefravær % 5,7 Nærvær 92,9 Kommentarer: Merkantil personell deles med virksomheten Forvaltning(50/50). 1 prosjektlederstilling har 60% ressurs i lønnsbudsjett, men pga eget ønske jobber prosjektleder 20% stilling ut året Økonomi på virksomheten Regnskap Bygg og uteareal/drift har et merforbruk på kroner. Dette skyldes i hovedsak at husleieinntekter er lagt på et for høyt nivå slik at det vil være behov for å justere ned forventet inntekt. Videre er det mye overtidsbruk på tjenester til brukere i kommunale bygg og ved begravelser. Avtale med Dalpro er underbudsjettert samt at det er tilkommet nye avtaler uten 42

109 overføring av midler. Det er ikke budsjettert vikarmidler for renhold innenfor 16-dagers perioden hvor innleie er nødvendig. Prognose viser at det vil være krevende å få et balansert regnskap med de oppgaver og tjenester enheten er tillagt. På VAR-sektoren viser regnskapet et positivt resultat på Dette har bl.a. sammenheng med utfakturering kommunale avgifter som ikke er periodisert riktig i årsbudsjettet. Dette vil rettes opp. Det er i perioden foretatt færre innkjøp i drifta enn forutsatt. Budsjett Budsjett 2019 viser et resultat med for lav tildelt ramme i forhold til bundne utgifter og oppgaver enheten skal løse. All aktivitet ved enheten utløser direkte eller indirekte kostnader i form av kjøp av varer og tjenester. Flere oppgaver er lovpålagt og avtalefestet og enkelte utbedringer må gjennomføres for å opprettholde daglig drift ved bl.a. skoler, barnehager og sykehjem. Enheten har «mistet» 2 millioner av Driftsfond i Dette medfører store utfordringer for virksomheten med alle uforutsette hendelser på bygninger som har vært løst ved bruk av midler fra dette fondet tidligere. Nødvendige vedlikeholdsoppgaver- og utbedringer er ikke gjennomført med bakgrunn i manglende kapital. 43

110 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Ingrid Kristiansen Arkiv: G10 &30 Arkivsaksnr.: 19/2373 Saken skal behandles i følgende utvalg: Hovedutvalg for drift Kommunestyret PLAN FOR MILJØRETTET HELSEVERN Vedtak: Forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar vedlagte Plan for miljørettet helsevern i Frøya kommune. 2. Planen skal revideres ved behov (lovmessig/faglig) og/eller innen Vedlegg: Plan for miljørettet helsevern i Frøya kommune Saksopplysninger: Bakgrunn Det fysiske miljøet som omgir oss er grunnleggende for helse, trivsel og livskvalitet. Miljørettet helsevern omfatter alt i vårt miljø som direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen, det være seg fysiske, kjemiske, biologiske og sosiale miljøfaktorer. Kvaliteten på miljøfaktorene har stor betydning for livskvalitet, helse og trivsel. Ansvar og myndighet for fagområdet miljørettet helsevern er tillagt kommunen med hjemmel i Folkehelseloven. Plan for miljørettet helsevern Planen er basert på gjeldende lovhjemler og regelverk, samt IS-2288 Veileder for kommunens tilsyn med miljørettet helsevern. Planen tar for seg hvordan Frøya kommune skal Organisere tilsyn med miljørettet helsevern på en forsvarlig måte Sikre at man har en interkontroll som sikrer at arbeidet med tilsyn med miljørettet helsevern blir ivaretatt Sikre at man har et system for at tilsyn skal baseres på risikovurderinger jfr. folkehelselovens 30 Sikre at man i henhold til folkehelselovens 9 dokumenterer særskilt:

111 o Hvem som har ansvar for å følge opp tilsynet med virksomheter etter MHVregelverket o Hvilken faglig kompetanse, kapasitet og ev. delegert myndighet de som i praksis utfører tilsynet, har o Hvordan det er sikret at tilsynet er tilstrekkelig uavhengig i forhold til de virksomheter som er gjenstand for tilsyn o At tilsynsorganet har tilstrekkelig styring med tilsynsoppgavene, blant annet gjennom risikovurderinger og tilsynsplan, samt rutiner for oppfølging av avvik osv. Vurdering: Rådmannen anbefaler at planen for miljørettet helsevern i Frøya kommune godkjennes. Forhold til overordna planverk: Kommunens samfunnsdel 3. Levekår og folkehelse

112 Plan for miljørettet helsevern Frøya kommune Plan for miljørettet helsevern

113 Innhold... 1 Innhold... 2 Om miljørettet helsevern i Frøya kommune... 3 Innledning og bakgrunn... 3 Mål... 3 Plan for MHV... 3 Beskrivelse... 4 Myndighetsområde... 5 Informasjon... 6 Saksbehandling... 6 Myndighetsutøvelse... 6 Godkjenning av virksomheter... 7 Styring med tjenesten... 7 Oversikt over lover og forskrifter på lovdata... 8 Plan for miljørettet helsevern 2

114 Om miljørettet helsevern i Frøya kommune Miljørettet helsevern skal føre tilsyn med at ulike typer virksomheter planlegges, etableres, drives og avvikles på en helsemessig forsvarlig måte. Prioritering av oppgaver og tilsyn er basert på en risikoog sårbarhetsanalyse avhendelser som kan inntreffe i kommunen og vi prioriterer slik: 1. Forhold av stor betydning for enkeltmennesket 2. Forhold av betydning for barn og unge 3. Forhold av betydning for folk flest Tilsyn i virksomheter og på eiendommer skal som hovedregel være planlagte, forutsigbare og oppleves rettferdig av partene. I tillegg til planlagte systemtilsyn blir det gjennomført tilsyn i forbindelse med søknader om godkjenning samt hendelsesbasert tilsyn basert på bekymringsmeldinger. Innledning og bakgrunn Miljørettet helsevern er en lovpålagt oppgave for kommunene. Miljørettet helsevern omfatter fysiske, kjemiske, biologiske og sosiale miljøfaktorer som til enhver tid, direkte og indirekte, kan innvirke på helsen, jf. Lov om folkehelsearbeid (Folkehelseloven) 8. Miljørettet helsevern. I henhold til folkehelselovens 30. Internkontroll plikter kommunen å utarbeide internkontrollsystem for MHV -myndigheten av hensyn til likebehandling og dokumentere at MHVmyndighet er uavhengig av virksomhetene det føres tilsyn med. Intensjonen med denne planen er å synliggjøre at tjenesten er planlagt, begrunnet, forutsigbar og etterprøvbar, og at krav til kompetanse og nøytralitet er ivaretatt. Miljørettet helsevern er en viktig oppgave og ressurs i det brede folkehelsearbeidet, der oppmerksomheten er rettet mot hele befolkningen. Den er sektorovergripende og gir kommunen virkemidler overfor virksomhet og eiendom, både privat og offentlig. Denne myndigheten er en forutsetning for at kommunen skal kunne ivareta sitt ansvar for å sikre liv og helse og fremme folkehelse. Miljørettet helsevern og folkehelseloven kapittel 3 inngår som et sentralt virkemiddel i kommunens helhetlige folkehelseansvar. Denne planen er forsøkt utarbeidet i tråd med gjeldende føringer og veileder IS-2288, Veileder for kommunens tilsyn med miljørettet helsevern. Mål Mål for kommuneoverlegen, miljørettet helsevern er å bidra til «å utvikle miljørettet helsevernkompetansen» i virksomheter, i kommunen, i egen enhet og i samfunnet for øvrig gjennom systematisk og metodisk arbeid. Plan for MHV Plan for miljørettet helsevern omfatter beskrivelse av tjenesten, tilsynsprogram, årlige tilsynsplaner, beredskapsplan for tjenesten og tilhørende prosedyrer. Plan for miljørettet helsevern 3

115 Beskrivelse MHV-tjenesten utføres gjennom systematisk tilsyn, råd, veiledning og deltakelse i de fora som opprettes for å bidra til å ivareta befolkningens helse, trivsel, gode sosiale og miljømessige forhold og bidra til en helsefremmende samfunnsutvikling (Folkehelselovens 1 Formål). Kriteriene for prioriteringer av oppgaver og tilsyn framgår av Tabell 1. Enkeltindividets helse og sikkerhet har høyest prioritert, deretter vesentlig helsemessige ulemper og til sist tilgjengelighet til samfunnet. Barns og unges helse og miljø har høy prioritet. I skoler og barnehager er miljørettet helseverntilsynet å anse som «Barnas arbeidstilsyn». MHV-tjenesten er basert på en risikovurdering av hva som kan inntreffe i befolkningen, ROS-analyse er vist i Tabell 2. Plan for miljørettet helsevern 4

116 Miljørettet helsevern tjenesten er en liten enhet i kommunen. Nasjonale normer tilsier at det bør være minst 1 person med minst 3 årig teknisk hygienisk kompetanse på høyere utdanningsnivå på miljørettet helsevern per innbyggere. Frøya kommune har ingen dedikerte personer til oppgaven. Det er derfor nødvendig med strenge prioriteringer og innhenting av ekstern tilsynskompetanse. Myndighetsområde Kommuneoverlegen har delegert myndighet fra kommunestyret og rådmannen til å håndtere saker som kommer inn under folkehelselovens kapittel 3. Miljørettet helsevern. Kommuneoverlegen er ansvarlig for saksbehandling av prinsipielle saker, klagesaker og saker som kan danne presedens for senere tilsvarende saker. Kommuneoverlegen rapporterer til rådmannen. Kommunens utøvende innenfor miljørettet helsevern er organisert i Forum miljørettet helsevern. Dette er en tverretatlig arbeidsgruppe som skal ivareta arbeidet med miljøretta helsevern. Gruppa er forankret i rådmanns ledergruppe (SLG). Kommunelegen kan utøve myndighet i hastesaker om miljørettet helsevern. Medlemmer Forum Miljørettet helsevern (Forum MHV): Ingrid Kristiansen (kommuneoverlege); leder Lars Christian Larsen (internkontroll) Ann-Magritt Glørstad (avdelingsleder teknisk drift) Roger Antonsen (kommunalsjef oppvekst) Ekstern tilsynsaktør Plan for miljørettet helsevern 5