Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Flora kontrollutval Møtestad: Flora samfunnshus, møterom Ytterøyane Dato: Tid: Kl. 09:30 Innkalling: Faste medlemar i utvalet Ordførar i sak Rådmannen i sak Revisor i sak Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: ) Sakliste Sak nr. Sakstittel 69/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 70/17 Skriv og meldingar 71/17 Informasjonsutveksling mellom kontrollutvalet og ordførar 72/17 Samarbeidsforum i Sunnfjord (SIS) - informasjon om oppfølging av vedtekter 73/17 Forvaltningsrevisjon: Barnevern - bekymringsmeldingar - løypemelding 74/17 Oppfølgingsliste /17 Eventuelt Med helsing Bjørn Hollevik Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 69/17 Flora kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 70/17 Flora kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar 32T Saksnummer Tittel Invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018 Møteprotokoll for fellesnemnda Flora / Vågsøy Møteprotokoll - Fellesnemnda Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Skriv og meldingar utan vedlegg Informasjon frå rådmannen om endra stilling for kultursjef Roald Leivestad Eigarskap i Kystvegen Måløy - Florø

4 Fra: Bjørn Bråthen på vegne av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Sendt: 27. november :25 Til: Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Emne: Invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018 Vedlegg: KU2018.pdf #ku18nkrf Vi har gleden av å invitere til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse Hovedtemaene på konferansen blir: Digitalisering Arbeidslivskriminalitet Etikk Personvern På konferansen vil du bl.a. kunne høre: Karin Andersen Geir Lippestad Bjørn Erik Thon Harald Stanghelle Påmeldingsfristen er 19. desember. Vi forventer som vanlig stor deltakelse og oppfordrer alle til å være tidlig ute med påmeldingen. Konferansen arrangeres for 14. gang i Tidspunktet er februar 2018, og stedet er det samme som tidligere - The Qube ved siden av Clarion Hotel & Congress Oslo Airport og Comfort Hotel RunWay på Gardermoen. Programmet følger vedlagt, og du finner nærmere informasjon om priser og påmelding på våre nettsider» < ollutvalgskonferanse_/detaljer> Vel møtt på Kontrollutvalgskonferansen 2018! Vennlig hilsen Norges Kommunerevisorforbund Telefon Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Org.nr.: MVA <

5 Ta miljøhensyn - vurder om du virkelig må skrive ut denne e-posten! Følg NKRF på twitter.com/nkrf < Abonner på nyheter fra nkrf.no her >> < Del innholdet på nkrf.no med andre i sosiale medier.

6 P R O G R A M NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 7-8 februar 2018 Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen Hovedtemaer: Digitalisering > Arbeidslivskriminalitet > Etikk > Personvern > Målgruppe Ledere/medlemmer av kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som er interessert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren Følg konferansen på Twitter: #ku18nkrf

7 Onsdag 7. februar u Møteleder: Daglig leder Rune Tokle, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Registrering og kaffe + noe å bite i / utstilling Velkommen u Daglig leder Rune Tokle, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Åpning u Stortingsrepresentant Karin Andersen (SV), leder av Stortingets kommunal- og forvaltningskomite DIGITALISERING En tilstandsrapport fra digitaliseringen i kommune-norge u Elin Wikmark Darell, leder av Værnesregionen IT Digitaliseringsstrategi i kommune-norge u Line Richardsen, avdelingsdirektør for digitalisering i KS FOTO KS Lunsj Innovasjonsbyen Bergen u Dag Inge Ulstein (KrF), byråd for finans og innovasjon i Bergen kommune FOTO STIG MARLON WESTON Pause / utstilling Hvordan kan den etiske standarden som lages for kommunene bistå kommuneledelsen og kontrollutvalgene? u Tina Søreide, professor ved NHH Pause / utstilling Kontrollutvalgets rolle i undersøkelsen av byggesaksbehandling i Tjøme kommune u Dag Erichsrud (H), leder av kontrollutvalget i Tjøme kommune Pause / utstilling Offentlig eierskap i et samfunn i endring u Geir Lippestad (A), byråd for næring og eierskap i Oslo kommune Middag FOTO SKODVIN, NHH FOTO STURLASON på vakt for fellesskapets verdier

8 Torsdag 8. februar u Møteleder: Daglig leder Mona Moengen, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (Rokus) og leder av NKRFs kontrollutvalgskomite Er den nye personopplysningsloven svaret på de teknologiske utfordringene vi møter de neste årene? u Bjørn Erik Thon, direktør i Datatilsynet Pause / utstilling Kriminelle bygger Norge u Einar Haakaas, journalist og forfatter av boka Svartmaling. Kriminelle bygger Norge FOTO ÅSA MIKKELSEN Pause / utstilling Etikk i en ny mediehverdag u Per Arne Kalbakk, NRKs etikkredaktør FOTO NRK Omdømme, varsling og kontroll et skråblikk u Harald Stanghelle, redaktør i Aftenposten Lunsj på vakt for fellesskapets verdier

9 GENERELL INFO NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 7-8 februar 2018 Påmelding Påmeldingsfrist: 19. desember Bindende påmelding skal skje via NKRFs nettsider Faktura vil bli tilsendt etter påmeldingsfristens utløp. Det tas forbehold om endringer i programmet. Konferansepriser* Kr eks. mva. med overnatting (ikke-medlemmer: Kr 7 000) Kr eks. mva. uten overnatting (ikke-medlemmer: Kr 5 330) Kr eks. mva. for overnatting m/frokost fra 6. til 7. februar 2018 *) Deltakere fra kontrollutvalg i kommuner/fylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Avbestillingsbetingelser Avbestilling må skje skriftlig. Det vil ved avbestillinger etter påmeldingsfristens utløp kreves et gebyr på kr 500 til dekning av administrasjonsutgifter. Ved avbestilling senere enn en uke før konferansestart belastes 50 % av konferanseavgiften. Avbestilling ved legitimert sykdom behandles særskilt. Avmelding på konferansedagen, eller ev. uteblivelse, medfører full konferanseavgift. Ved hotellreservasjon kommer i tillegg ev. ansvaret overfor hotellet. Deltakelse kan ved behov overføres til en annen kollega. Konferansested The Qube - Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen Forhåndsgodkjenning 11 timer iht. NKRFs krav til etterutdanning. Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Telefon , post@nkrf.no, (#ku18nkrf) Velkommen på konferanse! erling@erlingsdesign.no / faglig arena nettverksbygging inspirasjon

10 FLORA KOMMUNE Møtedato: Møtestad: Flora samfunnshus, festsalen Møtetid: 08:45-15:45 Møteprotokoll for Fellesnemnda Flora/Vågsøy Desse møtte frå Flora: Bente Frøyen Steindal Ola Teigen Hanne Eva H. Kristensen Jacob Nødseth Jan Henrik Nygård Wenche Kvalvik Thor Albrektsen Desse møtte frå Vågsøy: Kristin Maurstad Edvard Iversen Rolf Domstein Nils Myklebust Ingunn Frøyen Forfall: Amila Adzemovic Parti Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Høgre Samlingslista Venstre Tillitsvalgt Ungdommens bystyre Arbeiderpartiet Venstre Høgre Senterpartiet Tillitsvalgt Ungdomsrådet Møteleiar: Merknad til innk.: Godkj. sakliste: Kristin Maurstad Ingen Godkjent. Repr. Nils Myklebust gjorde framlegg om å handsame sak 023/17 før sak 022/17. Leiar Kristin Maurstad gjorde framlegg om å handsame sakene i den rekkefølgje dei er sett opp på saklista. Det vart røysta alternativt mellom desse to framlegga og framlegget frå Maurstad vart vedteke med 6 mot 3 røyster: (Myklebust, Nødseth og Domstein) Repr. Jan Henrik Nygård tok til orde for å få ta opp ei ekstra sak: Ungdom og entreprenørskap i Kinn kommune. Fleire av måla i intensjonsavtalen omtalar næringsutvikling, tilflytting, attraktivitet, bærekraft og stadsidentitet. For å nå desse måla, er det naudsynt å ha ei brei deltaking frå innbyggjarane i Kinn kommune. I den samanheng er det viktig å få med dei som skal bringe dette vidare til nye høgder etter som tida går, nemleg dagens ungdom.

11 1. Våre mål: - Verte ein attraktiv tilflyttingskommune - Verte den sentrale utviklingsaktøren mellom Ålesund og Bergen - Sikre gode tenester med høg kvalitet for innbyggjarane - Styrke vår attraktivitet som lokalisering for næringsverksemd - Sikre ei berekraftig utvikling med målretta satsing på klima og miljø - Styrke lokal stadsidentitet og fellesskapskjensle til innbyggjarane i den nye kommunen Her må vi særskilt sjå på korleis vi kan gjere kommunen attraktiv for ungdom. Lokal ungdom må sikrast god kjennskap til lokalt næringsliv og dei næringsmessige høva som er i Kinn kommune. Dette vil bidra til at fleire søker utdanning og læretid i Kinn kommune, og/eller at de lettare flyttar tilbake til kommunen etter ferdig første utdanning. Kysten er full av grundarar, jobbskaparar og entreprenørar og dette må vi ha eit system for å dyrke vidare i Kinn kommune. Dette arbeidet bør gjerast parallelt med arbeidet i fellesnemda, og ende i ein eigen plan for korleis ein sikrar at ungdom får denne kjennskapen og kunnskapen. Framlegg til vedtak: Det etableras ei arbeidsgruppe med medlemmer frå UR i Vågsøy og UB i Flora, fellesnemda, representantar frå næringslivet og Ungt entreprenørskap Sogn og Fjordane. Arbeidsgruppa skal arbeide fram ein plan for korleis ein sikrar at lokal ungdom får kunnskap om og kjennskap til næringsmulighetene i Kinn kommune, sett opp mot måla i intensjonsavtalen. Framlegg frå leiar i Fellesnemnda Kristin Maurstad: Dette vert sak til neste møte i fellesnemnda etter å ha vore på høyring hos ungdomane i Ungdommens bystyre i Flora og Ungdomsrådet i Vågsøy. Frå adm. møtte: Orientering: Spm./interpell.: Synfaring: Ymse: Prosjektleiar Rolf Bjanre SUnd, formannskapssekretær Ester Frøyen, rådmann i Flora Terje Heggeheim (deler av møtet), rådmann i Vågsøy Knut Ove Leite, informasjonsleiar Møyfrid Ellingsund Frequency AS orienterte om sitt arbeid. Dagleg leiar for Aksello Arne Olsen orienterte om næringslivet i Flora, Prosjektleiar Rolf Bjarne Sund orienterte om m.a arbeidsgjevaravgift, kyrkjelege fellesråd Etter handsaming av sakene kl reiste nemnda på omvuisning på Fjordbase.

12 Sakliste Saknr. Tittel 020/17 Godkjenning av møtebok 021/17 Refererte skriv og meldingar Oversikt over medlemmar - alle temagrupper Prosjektleiarsamling Referat 3. møte i leiargruppene 16. okt /17 Tilsetting av prosjektrådmann for Kinn kommune 023/17 Delt kommunesenter 024/17 Uttale til søknad om grensejustering - Totland, Bryggja og Maurstad krets i Vågsøy kommune 025/17 Møteplan Fellesnemnda våren /17 Førebels handsaming av prosjektplan for etablering av Kinn kommune 027/17 Orienteringssak - Informasjonsplan

13 020/17: Godkjenning av møtebok Framlegg til vedtak: Møteboka vert godkjent slik den ligg føre. Repr. Nils Myklebust etterlyser svar på sitt spørsmål vedk. arbeidsgjevaravgift. Prosjektleiar Rolf Bjarne Sund vil orientere om dette under neste sak. Repr. Jacob Nødseth spør fellesnemnda sitt møte i Måløy vert heildagsmøte. Maurstad svarar at det vert heildagsmøte. Møteboka vart samrøystes vedteken godkjent slik den ligg føre. Møteboka vert godkjent slik den ligg føre /17: Refererte skriv og meldingar Framlegg til vedtak: Refererte skriv og meldingar vert tekne til etterretning slik dei ligg føre. Prosjektleiar Rolf Bjarne Sund orientere om: * Temagrupper * Prosjektleiarsamling * Referat frå leiargruppene * Arbeidsgjevaravgift * Konferanse i Molde 14.og Arealplanlegging i havrommet. Desse er påmelde: Jan Henrik Nygård, Edvard Iversen, Jacob Nødseth og Rolf Bjarne Sund. Refererte skriv og meldingar vart samrøystes tekne til etteretning sllik dei ligg føre. Refererte skriv og meldingar vert tekne til etterretning slik dei ligg føre : Oversikt over medlemmar - alle temagrupper Framlegg til vedtak: Referert

14 Referert : Prosjektleiarsamling Framlegg til vedtak: Referert Referert : Referat 3. møte i leiargruppene 16. okt 2017 Framlegg til vedtak: Referert Referert /17: Tilsetting av prosjektrådmann for Kinn kommune Framlegg til vedtak: Som prosjektrådmann for Kinn kommune blir tilsett. Framlegg frå repr. Ola Teigen: 1. Som prosjektrådmann/rådmann for Kinn kommune blir Terje Heggheim tilsett. 2. Fellesnemnda vel eit forhandlingsutval på to personar som får fullmakt til å kome til semje med

15 Heggheim om tilsettingsvilkåra. 3. Fellesnemnda vel Kristin Maurstad og Jan Henrik Nygård som forhandlingsutval. 4. Prosjektrådmannen i Kinn tiltrer stillinga frå Framlegg frå repr. Nils Myklebust: Nytt pkt.5: Fellesnemnda tek avgjerd vedk. kontorstad for prosjektrådmannen. Repr. Jacob Nødseth la fram slikt endringsframlegg i Teigen sitt framlegg: 2. Fellesnemnda vel eit forhandlingsutval på to personar som får fullmakt til å forhandle med Heggheim om tilsettingsvilkåra. Nytt:. 5. Dei framforhandla tilsettingsvilkåra skal leggast fram for fellesnemnda til endeleg vedtak. 6. Kontorstad skal vere Måløy og Florø. Myklebust trakk sitt framlegg til fordel for Nødseth sitt framlegg pkt.6 Røysting: Pkt.1 i Teigen sitt framlegg vart samrøystes vedteke. Pkt.2: Teigen sitt framlegg pkt.2 vart sett opp mot Nødseth sitt framlegg der Teigen sitt framleggvart vedteke med 7 mot 2 røyster. Pkt.3: Teigen sitt framlegg vart samrøystes vedteken. Pkt.4: Framlegget frå Teigen vart samrøystes vedteke. Pkt.5: Framlegget frå Nødseth går ut som ein følge av vedtaket i pkt.2. Pkt.6: Framlegget frå Nødseth vart samrøystes vedteke. (vert pkt.5) Etter framlegg frå leiaren vart det vedteke mot ei -1- røyst(nødseth) å lukke møtet etter KL 31.3 for å drøfte prosjektrådmannen si løn Som prosjektrådmann/rådmann for Kinn kommune blir Terje Heggheim tilsett. 2. Fellesnemnda vel eit forhandlingsutval på to personar som får fullmakt til å kome til semje med Heggheim om tilsettingsvilkåra. 3. Fellesnemnda vel Kristin Maurstad og Jan Henrik Nygård som forhandlingsutval. 4. Prosjektrådmannen i Kinn tiltrer stillinga frå Kontorstad skal vere Måløy og Florø /17: Delt kommunesenter Framlegg til vedtak: 1. Den politiske ledelsen skal ha kontorsted i Florø og Måløy 2. Den administrative ledelsen skal ha kontorsted i Florø og Måløy 3. Tallet på administrative arbeidsplasser/rådhusfunksjoner i Måløy og Florø skal forholdsmessig være som før sammenslåingen

16 4. Organisering av den administrative virksomheten i kommunen skal bygge på intensjonsavtalen sine syv strekpunkt slik de fremkommer i under overskriften «Administrativt og fagleg» i kapitel 4 Framlegg frå Nødseth,Domstein og Myklebust: Alternativt punkt 4: Administrasjonen skal kome med framlegg til fellesnemnda om korleis ein kan fordele funksjonar i sentralforvaltninga (kommunalsjefar, fellesfunksjonar m.v.) mellom Florø og Måløy, jf. mellom anna kapittel 4 i intensjonsavtalen. Røysting: PKt.1,2 og 3 i tilrådinga vart samrøystes vedtekne. Pkt..4: Tilrådinga og framlegget frå Nødseth/Domstein og Myklebust vart sett opp mot kvarandre og tilrådinga vart vedteken med 6 mot 3 røyster. Mindretalet krev at saka vert lagt fram for bystyra i begge kommunane. 1. Den politiske ledelsen skal ha kontorsted i Florø og Måløy 2. Den administrative ledelsen skal ha kontorsted i Florø og Måløy 3. Tallet på administrative arbeidsplasser/rådhusfunksjoner i Måløy og Florø skal forholdsmessig være som før sammenslåingen 4. Organisering av den administrative virksomheten i kommunen skal bygge på intensjonsavtalen sine syv strekpunkt slik de fremkommer i under overskriften «Administrativt og fagleg» i kapitel 4 Eit mindretal i nemnda beståande av Rolf Dombstein, Jacob Nødseth og Nils Myklebust krev at saka blir lagt fram for Bystyret/kommunestyret for uttale jamfør reglement for fellesnemnda: 10 Krav om handsaming i kommunestyra Eit mindretall på 3 eller fleire medlemmer i fellesnemda kan krevje ei avgjerd lagt fram for dei to kommunestyra til uttale, før fellesnemnda fatter endeleg avgjerd /17: Uttale til søknad om grensejustering - Totland, Bryggja og Maurstad krets i Vågsøy kommune Framlegg til vedtak: Fellesnemnda for Kinn kommune sluttar seg til vedtak i Flora bystyre og kommunestyret i Vågsøy og vil med det gje eit tydeleg signal om at dei tre aktuelle kretsane fortsatt må vere ein del av Vågsøy kommune og framtidige Kinn kommune.

17 Framlegg frå repr.nils Myklebust: Søknaden frå Bryggja vert imøtekomen. Røysting: Tilrådinga og framlegget frå Myklebust vart sett opp mot kvarandre og tilrådinga vart vedteken med 8 mot 1 -ei- røyst. Fellesnemnda for Kinn kommune sluttar seg til vedtak i Flora bystyre og kommunestyret i Vågsøy og vil med det gje eit tydeleg signal om at dei tre aktuelle kretsane fortsatt må vere ein del av Vågsøy kommune og framtidige Kinn kommune /17: Møteplan Fellesnemnda våren 2018 Framlegg til vedtak: Møteplanen blir vedteke slik den kjem fram av saka. Framlegg frå leiar Kristin Maurstad: Endring av dato for Studietur: Studieturen vert flytta fram ei vek til Framlegg frå rep.jacob Nødseth: Møteplanen for 2.halvår 2018 vert å legge fram i neste møte. Røysting: Møteplanen med endring av dato for studietur vart samrøystes vedteken. Framlegget frå Nødseth vart samrøystes vedteke. Møteplanen blir vedteke slik den kjem fram av saka., med desse endringane: Studieturen vert flytta fram ei vek til Møteplanen for 2.halvår 2018 vert å legge fram i neste møte

18 026/17: Førebels handsaming av prosjektplan for etablering av Kinn kommune Framlegg til vedtak: 1. Orienteringa i saka og gjeve i møte blir teke til orientering. Moment frå diskusjonen i Fellesnemnda blir teke med i det vidare arbeidet med prosjektplanen. 2. Det blir starta opp eit arbeid med kommuneplanen sin samfunnsdel for Kinn kommune. Det blir oppretta ei arbeidsgruppe med følgjande medlemmar frå Fellesnemnda: Prosjektrådmannen deltek i gruppa med aktuelle fagpersonar. Prosjektrådmannen legg saka fram for Fellesnemnda for vidare handsaming. 3. Det blir starta opp eit arbeid med å få på plass politisk organisering av Kinn kommune. Det blir oppretta eit arbeidsutval med følgjande medlemmar frå Fellesnemnda: Prosjektrådmannen er sekretariat for utvalet. Arbeidsutvalet legg saka fram for Fellesnemnda for vidare handsaming. Framlegg frå repr.edvard Iversen: Pkt.2: Desse vert valde: 1. Kristin Maurstad 2. Ola Teigen Framlegg frå leiar Kristin Maurstad: Pkt.3: Rolf Domstein Framlegg frå repr. Ola Teigen: Pkt.3: Hanne Husebø Kristensen Framlegg frå repr. Jacob Nødseth: Pkt.3: Bente Frøyen Steindal Røysting: Pkt.1 - Tilrådinga vart samrøystes vedteken. Pkt.2 - Tilrådinga med framlegget frå Iversen vart samrøystes vedteke. Pkt.3 - Tilrådinga med framlegg til 3 personar vart samrøystes vedteke.

19 1. Orienteringa i saka og gjeve i møte blir teke til orientering. Moment frå diskusjonen i Fellesnemnda blir teke med i det vidare arbeidet med prosjektplanen. 2. Det blir starta opp eit arbeid med kommuneplanen sin samfunnsdel for Kinn kommune. Det blir oppretta ei arbeidsgruppe med følgjande medlemmar frå Fellesnemnda: 1. Kristin Maurstad 2. Ola Teigen Prosjektrådmannen deltek i gruppa med aktuelle fagpersonar. Prosjektrådmannen legg saka fram for Fellesnemnda for vidare handsaming. 3. Det blir starta opp eit arbeid med å få på plass politisk organisering av Kinn kommune. Det blir oppretta eit arbeidsutval med følgjande medlemmar frå Fellesnemnda: 1. Rolf Domstein 2. Hanne Husebø Kristensen 3. Bente Frøyen Steindal Prosjektrådmannen er sekretariat for utvalet. Arbeidsutvalet legg saka fram for Fellesnemnda for vidare handsaming /17: Orienteringssak - Informasjonsplan Framlegg til vedtak: Orienteringa gjeve i møte blir teke til vitande. Innspel frå Fellesnemnda i møtet blir teke med i det vidare arbeidet. Frequency AS v/geir Arne Solheim, Rune Schanke Eikum og Mariann Sjaastad orienterte. Orienteringa gjeve i møte blir teke til vitande. Innspel frå Fellesnemnda i møtet blir teke med i det vidare arbeidet

20 Møte i Fellesnemnda kl Ingen merknader til innkalling. Tilleggsdokument sendt ut i sak 031/17. Ingen merknader til saklisten. 028/17 Godkjenning av møtebok Repr. Nils Myklebust etterlyste oversikt over planlagde investeringar i Flora og Vågsøy kommunar. Ordførar Kristin Maurstad viste til at Fellesnemnda får orientering om økonomiplan under orienteringssakene seinare i møtet i dag. Røysting: Framlegg til vedtak samrøystes vedteke. Møteboka vert godkjent slik den ligg føre. 029/17 Refererte skriv og meldingar Om ordninga med differensiert arbeidsgjevaravgift i samban(1) VNBs tilbud Vågsøy, Flora, Kinn Ingen merknadar som førte til endringsforslag. Røysting: Framlegg til vedtak samrøystes vedteke. Refererte skriv og meldingar vert tekne til etterretning slik dei ligg føre. 030/17 Delt kommunesenter Fellesnemnda har tidlegare vedteke samrøystes punkt 1-3. Dei 2 alternativa til punkt 4 vart diskutert og fremja som framlegg til vedtak. Fleirtallsvedtak: «4. Organisering av den administrative virksomheten i kommunen skal bygge på intensjonsavtalen sine syv strekpunkt slik de fremkommer i under overskriften «Administrativt og fagleg» i kapitel 4.»

21 Mindretalsvedtak: «4. Administrasjonen skal kome med framlegg til fellesnemnda om korleis ein kan fordele funksjonar i sentralforvaltninga (kommunalsjefar, fellesfunksjonar m.v.) mellom Florø og Måløy, jf. mellom anna kapittel 4 i intensjonsavtalen.» Røysting: Det vart røysta alternativt over dei 2 ulike framlegga til punkt 4. Mindretallsforslaget fekk 5 røyster og vart vedteke. 1. Den politiske ledelsen skal ha kontorsted i Florø og Måløy. 2. Den administrative ledelsen skal ha kontorsted i Florø og Måløy. 3. Tallet på administrative arbeidsplasser/rådhusfunksjoner i Måløy og Florø skal forholdsmessig være som før sammenslåingen. 4. Administrasjonen skal kome med framlegg til fellesnemnda om korleis ein kan fordele funksjonar i sentralforvaltninga (kommunalsjefar, fellesfunksjonar m.v.) mellom Florø og Måløy, jf. mellom anna kapittel 4 i intensjonsavtalen. 031/17 Kommunikasjonsstrategi for etablering av Kinn kommune Ingen merknader som førte til endringsforslag. Røysting: Framlegg til vedtak samrøystes vedteke. Kommunikasjonsstrategi for prosessen med etablering av Kinn kommune blir vedteke slik den ligg Føre. 032/17 Satsing på kysten som transportåre Fellesnemnda fremma følgjande medlemmar som representantar i arbeidsgruppe: Nils Myklebust og Jan Henrik Nygård. I tillegg vart det fremma følgjande endring i siste setning: «Prosjektådmann og arbeidsgruppe skal legge fram sak om innhald og mandat i slikt arbeid i første møte i Fellesnemnda i 2018.» Røysting: Framlegg til vedtak med endringar føreslått i møtet samrøystes vedteke.

22 Det blir starta opp eit arbeid med å auke kapasitet og frekvens på båtruter på kysten. Målet skal vere å leggje til rette for utviding av bu- og arbeidsområde på kysten, samt leggje til rette for «frå land til sjø» når det gjeld både person- og godstransport. Det blir sett ned ei politisk arbeidsgruppe beståande av Nils Myklebust og Jan Henrik Nygård. Prosjektrådmannen deltek i gruppa med aktuelle fagpersonar. Arbeidsgruppa kan også knytte til seg aktuelle samarbeidsparter t.d. hamneføretaka, næringsliv, andre kommunar og fylkeskommunen. Sakar til handsaming blir lagt fram via prosjektrådmannen. Prosjektådmann og arbeidsgruppe skal legge fram sak om innhald og mandat i slikt arbeid i første møte i Fellesnemnda i /17 Prosjektplan, slutthandsaming Prosjektleiar Rolf Bjarne Sund orienterte. Fellesnemnda fremma følgjande framlegg til struktur for politiske underutval og arbeidsgrupper: Følgjande blir vald til å delta i politiske underutval (AU): Felles identitet, kultur og symbol: 1., repr. frå Fellesnemnda 2., repr. frå Flora kommune 3., repr. frå Vågsøy kommune 1 av medlemmane skal vere ungdomsrepresentant. Næringsutvikling, Næringsselskap, Hamn, KF og Eigarskap: 1., repr. frå Fellesnemnda 2., repr. frå Flora kommune 3., repr. frå Vågsøy kommune Politisk organisering og Val 2019: 1. Rolf Domstein 2. Hanne Kristensen 3. Bente Frøyen Steindal Følgjande blir vald til å delta i arbeidsgrupper for samhandlingsprosjekt mellom politikk og

23 administrasjon: Interkommunale samarbeid: 1., repr. frå Fellesnemnda 2., repr. frå Flora kommune 3., repr. frå Vågsøy kommune Arbeidsgjevarpolitikk: 1., repr. frå Fellesnemnda 2., repr. frå Flora kommune 3., repr. frå Vågsøy kommune Røysting: Det vart først votert over framlegg frå Fellesnemnda om endring i struktur i politiske utval og arbeidsgrupper. Samrøystes vedteke. Det vart deretter votert over framlegg til vedtak om at prosjektplanen blir vedteke slik den ligg føre. Samrøystes vedteke. Prosjektplanen blir vedteke slik den ligg føre. Ny struktur for politiske underutval vert slik: Følgjande blir vald til å delta i politiske underutval (AU): Felles identitet, kultur og symbol: 1., repr. frå Fellesnemnda 2., repr. frå Flora kommune 3., repr. frå Vågsøy kommune 1 av medlemmane skal vere ungdomsrepresentant. Næringsutvikling, næringsselskap, hamn, KF og Eigarskap: 1., repr. frå Fellesnemnda 2., repr. frå Flora kommune 3., repr. frå Vågsøy kommune Politisk organisering og Val 2019: 1. Rolf Domstein 2. Hanne Kristensen 3. Bente Frøyen Steindal

24 Følgjande blir vald til å delta i arbeidsgrupper for samhandlingsprosjekt mellom politikk og administrasjon: Interkommunale samarbeid: 1., repr. frå Fellesnemnda 2., repr. frå Flora kommune 3., repr. frå Vågsøy kommune Arbeidsgjevarpolitikk: 1., repr. frå Fellesnemnda 2., repr. frå Flora kommune 3., repr. frå Vågsøy kommune Tillitsvalde kan delta med inntil to representantar i kvar gruppe. 034/17 Møteplan hausten 2018 Framlegg frå Fellesnemnda om endring av dato for studietur til (avreise søndag ettermiddag med båt) i tillegg til at Fellesnemnda ønskar og ny studietur hausten 2018, gjerne i samband med oktobermøtet. Ein fekk innspel til aktuelle instansar å besøke på studieturen til Bergen i februar Røysting: Framlegg til vedtak, med endring av dato for studietur vinter 2018 og studietur hausten 2018, samrøystes vedteke. Fellesnemnda sin møteplan for hausten 2018, med endring av dato for studietur vinter 2018 og studietur hausten 2018, vert slik den kjem fram av saka. ORIENTERINGAR/DRØFTINGSSAKER: Studietur. Organisering av hamn. Godtgjerslereglement for fellesnemnda. Leiar i Fellesnemnda Kristin Maurstad fremma følgjande framlegg til vedtak: «Fellesnemnda får tilbakeført mynde frå bystyret i Flora og kommunestyret i Vågsøy til å avgjere reglement for møtegodtgjersle i Fellesnemnda.» Votering:

25 Fellesnemnda får tilbakeført mynde frå bystyret i Flora og kommunestyret i Vågsøy til å avgjere reglement for møtegodtgjersle i Fellesnemnda. Orientering om rådmennene sine budsjettframlegg for 2018 og økonomiplan. Økonomisjef Henrik Skovly i Vågsøy kommune orienterte. Rådmann Terje Heggheim frå Flora kommune orienterte. Informasjon frå Måløy Maritime Group. Informasjon om Måløy Maritime Group v/ Laetitia Rosing.

26 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 71/17 Flora kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Informasjonsutveksling mellom kontrollutvalet og ordførar Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: Vi viser til kontrollutvalsmøte den 17. november. I samband med oppfølgingslista konkluderte utvalet med å sette opp sak om erfaringsutveksling med ordførar på neste møte. Frå oppfølgingslista: Informasjonsutveksling med ordførar Frå KU-sak 67/17 den (oppfølgingsliste) Neste møte: Informasjonsutveksling med ordførar vert sett opp på neste møte. Tema: Kinn kommune, oppnemning til generalforsamlingar og liknande. Eventuelt andre tema : Sendt til ordførar.

27 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 72/17 Flora kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Samarbeidsforum i Sunnfjord (SIS) - informasjon om oppfølging av vedtekter Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: Viser til drøfting under oppfølgingsliste i møte den 17. november. Rådmannen vert kalla inn for å informere om korleis utkast til vedtekter for SIS vert handsama vidare. SIS (Samarbeidsforum I Sunnfjord) Frå sak 39/17, skriv og meldingar : Utkast til vedtekter var sendt ut. SIS: Kontrollutvalet ønskjer tilbakemelding frå rådmannen om utkast til vedtekter vert formelt handsama i bystyret. Sekretariatet etterspør avklaring : E-post til rådmannen. KU-sak 67/17 den (oppfølgingsliste) SIS: Utvalet ønskjer informasjon frå rådmannen på neste møte.

28 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 73/17 Flora kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Forvaltningsrevisjon: Barnevern - bekymringsmeldingar - løypemelding Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: Vi viser til drøfting og konklusjon i samband med gjennomgang av oppfølgingslista i møte den 17.november. Revisor vert kalla inn for å informere. Klipp frå oppdatert oppfølgingsliste: Barnevern Sak 43/17 den , vedtak: bekymringsmeldingar Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon frå KRYSS Revisjon om (forvaltningsrevisjon) «Barnevern bekymringsmeldingar». Hovudproblemstilling: Sikrar kommunen ei god oppfølging av bekymringsmeldingar? Underproblemstillingar: Har kommunen styringsdokument for oppfølging av bekymringsmeldingar? Vert desse følgde opp? Har kommunen styringsdokument for bekymringsmeldingar til barnevernet frå andre tenesteområde (t.d. barnehage, skule, helsestasjon, NAV)? Vert desse følgde opp? Følgjer kommunen gjeldande fristar og andre sakshandsamingsreglar for oppfølging av bekymringsmeldingar? Kor mange saker har kommunen pr år? Kor mange av sakene vert lagde vekk og kor mange vert det sett i verk tiltak for? Revisor får fullmakt til val av tidsperiode for revisjonsprosjektet. Frist for prosjektplan: Frist for rapport: : Sendt til KRYSS Revisjon. KU-sak 55/17 den , vedtak: Prosjektplan for forvaltningsrevisjon om Barnevern bekymringsmeldingar vert godkjent slik den ligg føre : Sendt vedtak til KRYSS Revisjon KU-sak 67/17 den (oppfølgingsliste): Forvaltningsrevisjon: Løypemelding i neste møte.

29 : Sendt til revisor.

30 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 74/17 Flora kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering Saksutgreiing: Sak Dato Status Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll , KU-sak 61/16, vedtak: Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prosjekt: ( Barnevern - internkontroll (A) Barnehagane (B) Sjukefråværsoppfølging (C) Læringsmiljø i skulen (D) Politisk styring på personalområdet (H) Kontrollutvalet får fullmakt til prioritering, og legge til nye prosjekt i perioden. Bystyresak 93/16 den : Kontrollutvalet si tilråding vart samrøystes vedteken. KU-sak 33/17 den (utdrag frå vedtak): Kontrollutvalet vedtek følgjande prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt: Barnevern internkontroll (A). Læringsmiljø i skulen (D). Saker og oppgåver for kontrollutvalet Ikkje prioritert i denne omgang: Sjukefråvær / arbeidsmiljø(c). Politisk styring påpersonalområdet (H). Sekretariatet legg fram sak med problemstillingar til prioritet 1 og 2 til neste møte. KU-sak 43/17 den : Utvalet tinga «Barnevern bekymringsmeldinar». Frist KU-sak 14/16 Aktuelle skriv og meldingar:

31 Fylkesdekkande revisjonseining Politiattest ved tilsetjingar Innkrevjing ved sjukefråvær Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan Frå KU-sak 87/16, skriv og meldingar den : Revisjonssjef Terje Førde informerte om prosessen med mogeleg omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane: Kontrollutvalet ønskjer å vere løpande orientert om prosessen vidare. Viser mellom anna til kontrollutvalet si rolle som innstillar til bystyret om val av revisjonsordning. KU-sak 65/17 den , vedtak: Handsaminga i kontrollutvalet knyter seg til den delen av saka som gjeld kommunen si revisjonsordning. Kontrollutvalet har ikkje merknadar til «Rapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane til ei revisjonseining» datert Kontrollutvalet legg til grunn at selskapsendringa skjer innanfor same kostnadsråme som i dag, og skal gi revisjonstenester som i omfang og fagleg nivå vert minst like bra som no. Utvalet legg vekt på at ei eventuell samanslåing ikkje inneber ei endring frå interkommunalt samarbeid til anna revisjonsordning. Dersom andre løysingar vert aktuelle, skal kontrollutvalet etter kommunelova handsame og innstille til kommunestyret i saka : Sendt til Flora kommune som vedlegg til bystyresak KU-sak 89/16: oversending av revisjonsrapport til bystyret : Bystyret tok rapporten til orientering , KU-sak 27/17: Informasjon frå personalsjefen. Utvalet ønskjer ein presentasjon når oppfølginga er digitalisert , KU-sak 39/17. Dokumentasjon av rutinar sendt ut under skriv og meldingar. Kontrollutvalet ønskjer å kalle inn personalsjefen når dei nye rutinene har fungert ei stund. Føremålet er å få tilbakemelding på korleis oppfølginga fungerer. Eventuell kontroll på oppfølginga seinare. KU-sak 67/17 den (oppfølgingsliste): Politiattest: Etterspørre milepælar med tanke på digitalisering av dette : Sendt til Flora kommune ved personalsjefen med frist KU-sak 64/16, Eventuelt. Bestilt rapport frå revisor KU-sak 06/17 den : Informasjonen vert teken til orientering. Revisjonsnotatet vert sendt bystyret til informasjon. KU-sak 28/17 den : Informasjon ved controller Berit S Osa. NAV har signalisert absolutt frist for avklaring til som kommunen har akseptert. Uteståande pr på ca 10 millionar kroner Frå sak 45/17 den oppfølgingsliste: Refusjonar frå NAV: Kontrollutvalet ønskjer tilbakemelding frå administrasjonen på neste møte om status. Både totalbeløp og eventuelt kva år uteståande gjeld. KU-sak 49/17 den , handsaming: Statusrapport frå Flora kommune ved Berit S Osa datert vart delt ut. Kontrollutvalet ønskjer informasjon om kor stor den årlege

32 Møteplan 2017 SIS (Samarbeidsforum I Sunnfjord) Barnevern bekymringsmeldingar (forvaltningsrevisjon) refusjonen frå NAV er, og kor stor andelen av uteståande er : Sendt e-post til Berit S Osa KU-sak 67/17 den (oppfølgingsliste) Innkrevjing NAV: Informasjon frå revisor: Nye krav for 2017 er på 17,8 millionar. Restanse på 5,7 millionar pr i dag : Ca 1,3 millionar. Dei eldste beløpa har gått mykje ned. Utvalet minner om spørsmål til administrasjonen om fordeling : Sendt til Flora kommune ved controller med frist Sak 83/16 den med endringar og tillegg seinare: 19. januar 2. mars flytta til 30. mars 27. april flytta til 4. mai 15. juni felles samling for kontrollutvala i fylket 1. juni 31. august 28. september 16. november Flytta til 17. november (tidleg start, kl 8.30) 14. desember Møtestart kl Frå sak 87/16, skriv og meldingar den : Endringar mellom møta: Leiar bestemmer ut frå innhenta informasjon kva som blir nytt tidspunkt. Finn ein ikkje ny dag som passar for alle, går møtet som planlagt. Sak 45/17, oppfølgingsliste : Møte den 16. november vert flytta til 17.november : E-post til medlemane med fleire om at møtetidspunktet vert skunda fram til kl 8.30 den Frå sak 39/17, skriv og meldingar : Utkast til vedtekter var sendt ut. SIS: Kontrollutvalet ønskjer tilbakemelding frå rådmannen om utkast til vedtekter vert formelt handsama i bystyret. Sekretariatet etterspør avklaring : E-post til rådmannen. KU-sak 67/17 den (oppfølgingsliste) SIS: Utvalet ønskjer informasjon frå rådmannen på neste møte Sak 43/17 den , vedtak: Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon frå KRYSS Revisjon om «Barnevern bekymringsmeldingar». Hovudproblemstilling: Sikrar kommunen ei god oppfølging av bekymringsmeldingar? Underproblemstillingar: Har kommunen styringsdokument for oppfølging av bekymringsmeldingar? Vert desse følgde opp? Har kommunen styringsdokument for bekymringsmeldingar til barnevernet frå andre tenesteområde (t.d. barnehage, skule, helsestasjon, NAV)? Vert desse følgde opp? Følgjer kommunen gjeldande fristar og andre sakshandsamingsreglar for oppfølging av bekymringsmeldingar? Kor mange saker har kommunen pr år? Kor mange av sakene vert lagde vekk og kor mange vert det sett i verk tiltak for? Revisor får fullmakt til val av tidsperiode for revisjonsprosjektet. Frist for prosjektplan:

33 Budsjett 2018 for kontrollutvalet Frist for rapport: : Sendt til KRYSS Revisjon. KU-sak 55/17 den , vedtak: Prosjektplan for forvaltningsrevisjon om Barnevern bekymringsmeldingar vert godkjent slik den ligg føre : Sendt vedtak til KRYSS Revisjon KU-sak 67/17 den (oppfølgingsliste): Forvaltningsrevisjon: Løypemelding i neste møte : Sendt til revisor Sak 44/17 den , vedtak: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet i 2018: : Sendt til Flora kommune Kinn kommune Frå sak 46/17 den Eventuelt: Det er ønskje om møte i Kalvåg som høver med båtruter for begge utvala. Frå sak 48/17 den Skriv og meldingar Mogeleg felles møte med kontrollutvalet i Vågsøy: 12. desember og 13. desember er aktuelle : Sendt informasjon til Vågsøy ved Vest kontroll. KU-sak 60/17 den , frå skriv og meldingar: Kontrollutvalet ønskjer møtebøker frå fellesnemnda for Kinn kommune under skriv og meldingar framover Frå Rolf Bjarne Sund. Dei lagar rutine på å sende til SEKOM : Innkalling til fellesmøte sendt pr e-post. Påminning om KUmøta til rådmann og Forfall frå rådmannen på grunn av kollisjon med utvida Frå sak 47/17, Godkjenning av innkalling og sakliste: ordførar formannskapsmøte: Sekretariatet sjekkar med rådmannen at det ikkje er møtekollisjonar resten av året. Samstundes minne om at ordførar er velkomen til kontrollutvalsmøta. Jf forventningsavklaring. Dersom det er møtekollisjonar, vurderer utvalet endring av sine møtedatoar : E-post til rådmann og ordførar. Eigarskapskontroll og KU-sak 62/17 den : selskapskontroll Kontrollutvalet ber revisor og rådmannen om å skissere eit mogeleg opplegg for selskapskontroll i Florø Parkering AS. Saka vert teken opp på første møte i : Sendt til revisor og rådmann. Frist Møteplan KU-sak 66/17 den : Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2018: 18. januar 15. mars 3. mai 14. juni 30. august 27. september 15. november 13. desember Konferansar i 2018 Møtestart kl Frå KU-sak 66/17 den (møteplan)

34 Deltaking på konferansar: Olav Mølster og Else Marie Hammerseth deltok ikkje i 2017 og er prioriterte i NKRF: Olav Mølster FKT: Else Marie Hammerseth Resten vert bestemt på neste møte. Årsrekneskap 2018 Flora kommune Informasjonsutveksling med ordførar Brønnøysundregisteret oppdatering Leverandørregister bruk av Knutholmen Frå KU-sak 67/17 den (oppfølgingsliste) Erfaringar med prosjektarbeid vert ført opp med oppfølging i samband med årsrekneskap og årsmelding. Jf sak : Sendt til revisor Frå KU-sak 67/17 den (oppfølgingsliste) Neste møte: Informasjonsutveksling med ordførar vert sett opp på neste møte. Tema: Kinn kommune, oppnemning til generalforsamlingar og liknande. Eventuelt andre tema : Sendt til ordførar Frå KU-sak 68/17 den (eventuelt): Oppdateringar i Brønnøysundregisteret. Informasjon frå Olav Mølster om at han framleis står som styremedlem i KF Flora Bustad og eigedom : Sendt til revisor Frå KU-sak 68/17 den (eventuelt): Leverandørregister : Stor auke på bruk av Knutholmen. Utvalet ber revisor om å undersøke desse med tanke på føremål og innhald i rekningane : Sendt til revisor

35 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 75/17 Flora kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Eventuelt