Nordland fylkeskommune Brukerveiledning Excel postjournal Utarbeidet av Unni Kymre

Transkript

1 Nordland fylkeskommune Arkiv i Nordland Brukerveiledning Excel postjournal Utarbeidet av Unni Kymre Desember 2006 Versjon 1.02

2 INNHOLD: Innledning 3 Hvordan komme i gang og hvordan bruke journalen 4 Tilpassing til egen organisasjonsenhet/ arkivskaper/ delarkiv 4 Metadata 6 Huskeregel for lagring! 6 Hvordan registrere i postjournalen uten saksnummer 7 Hvordan registrere i postjournalen med saksnummer 8 Feltforklaringer, feltverdier og bruk av feltene i journalen 9 Autofilterfunksjonen 13 Ferdig med utkjøring og tilbake til opprinnelig liste 15 Journalutskrifter 16 Daglige lister 16 Daglig journalutskrift / postliste 16 Postlister etter dokumenttype 17 Offentlig postjournal 19 Postjournal til avdelingene/ avdelingsleder 20 Periodiske utskrifter 21 Løpende journal 21 Restanseliste 21 Svarfristliste 22 Saksoversikt 23 Ved periodisering - avleveringsliste/bortsettingslister 23 Endelig kronologisk journalutskrift 24 Avleveringsliste/ saksoversikt 24 Endelig alfabetisk avsender/mottakerliste 25 Avlevering til Arkiv i Nordland 26 Sikkerhetsrutiner 26 Hjemmelsreferanser for å unnta dokumenter fra offentlighet 27 Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 2 av 28

3 Innledning Denne enkle postjournalen ble utarbeidet i excel for å hjelpe offentlige enheter som ennå ikke har fått noe elektronisk sak-/arkivsystem. Journalen inneholder kravene som stilles til offentlige enheter i lov om arkiv av 4. desember 1994 nr. 126 med forskrift om offentlige arkiv (alf) av 11. desember 1998 nr Forskriftens kapittel II Arkivorganisering og arkivsystem, Del B Journal og elektronisk arkivsystem, med 2-6 t.o.m. 2-8 er lagt til grunn her. Noen felt og begreper er hentet fra kommunal standard for edb-baserte sak- /arkivsystemer (Koark) og standarden Noark-4 (Norsk arkivsystem). I tillegg er noen kolonner lagt til av praktiske hensyn. Forskriftens kapittel III Arkivrutiner er tatt hensyn til, men organisasjonen må selv følge opp rutinene. Dvs. å registrere nødvendige opplysninger for oppfølging av dokumentenes gang i saksbehandlingen og hvor de befinner seg rent fysisk. Forskriftens stempling av saksdokument (sammenheng med 2-7) og avskriving og arkivlegging, er spesielt viktige å følge for å holde orden og oversikt. Nedenfor følger en oversikt over de forskjellige feltene, hvordan de skal brukes, hva de brukes til og sammenhenger mellom enkelte felt. Det følger også en veiledning i hvordan en kjører ut forskjellige oversikter /journalutskrifter som Norsk standard for elektroniske arkivsystemer (Noark) forlanger av et elektronisk system, her tilpasset en "manuell elektronisk" journal. Det er spesielt daglige postlister, offentlig postliste og endelig løpende journal som er viktige lister å sikre utskrifter av og å bevare. Her ligger muligheter for å følge disse for å sikre organisasjonen et godt arbeidsverktøy og for å dokumentere sin eksistens av historiske og juridiske hensyn jfr. arkivlovens 1: Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 3 av 28

4 Hvordan komme i gang og hvordan bruke journalen Journalen har en topptekst som forteller at dette er en postjournal, hvilket år og side dette er. Organisasjonen må selv legge inn mellom postjournal og årstall hvilken organisasjonsenhet/ arkivskaper/delarkiv som denne journalen tilhører. Tilpassing til egen organisasjonsenhet/ arkivskaper/ delarkiv Velg på hovedmenyen : Vis - Topptekst og bunntekst Så egendefinert topptekst Deretter velger du det midterste feltet og skriver inn hvilken organisasjon/ arkivskaper/ delarkiv postjournalen gjelder for. Gå inn på knappen A og velg skrift. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 4 av 28

5 Velg skrift (Arial 14 pkt. halvfet er valgt i de andre feltene). Slik, og trykk deretter OK og deretter velg Fil - Lagre som og velg et dekkende filnavn for eksempel "Postjournal XX skole xls". Selve arbeidsboken (datafilen) er bygd opp med flere regneark som du kan velge mellom. Hvert alternativ (regneark) har en egen fane som vist nederst i skjermbildet: Postjournal uten saksnummer men med felt for lenking et for hvert år (2006, ) Postjournal med saksnummer med skjulte felter for lenking for hvert år (2006 m saksnr, 2007 m saksnr osv.-t.o.m. 2009) Egne ark/faner med Eksempler og Eksempler med saksnummer Egne ark/faner med "200X mal" og "200X m saksnr mal" Kolonne Rad Med journalnummer, uten saksnummer Feltene for lenking er skjult Med journalnummer, og med saksnummer NB! Alle kolonnene (loddrett) er laget med fast bredde slik at alle kommer med på utskriften på et liggende ark. Lengden av dokumentet/ antall rader (vannrett) avgjør hvor mange sider som må skrives ut. Feltene utvides og tekst flyttes ned på linje 2 osv. når feltet fylles opp med tekst. Sjekk om alle linjene i raden vises før du skriver ut. Hvis ikke, klikk og dra i linjen under slik at du får med alt. Dersom noen kolonner ser for smale ut, kan det være at du bare har vist arket i mindre enn 75% visningsstørrelse, f.eks. slik på verktøylinja under hovedmenyen. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 5 av 28

6 Metadata NB! Det anbefales at alle felt som det gjøres forkortelser i, defineres og settes opp i et eget ark i postjournalen og forteller hvilke kolonner de benyttes i og hva de står for. Slike forkortelser kan være kontor, saksbehandler etc. Dette arket kjøres ut og settes fremst i postjournalen for hvert år eller periode, og i arkivplanen. Huskeregel for lagring! Vær obs på at du bør lagre ofte i tilfelle stans i nettverk, ved strømbrudd etc. eller at maskinen/programmet streiker. Mellomlagre (Ctrl+S)gjerne etter hvert dokument du har registrert. Du må derimot ikke lagre når du bruker autofilterfunksjonen for utkjøring av ulike lister, verken ved sortering eller filtrering. Dersom du oppdager feil i lista mens du har på filteret og har sortert, må du gå ut av dokumentet UTEN å lagre, for deretter å gå inn å rette. Etter retting og lagring kan du gå inn å sette på autofilter og kjøre ut de listene du skal. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 6 av 28

7 Hvordan registrere i postjournalen uten saksnummer Vi starter med en kort forklaring i dette kapitlet til kolonnene A-R. Nærmere om bruken og innhold i kapittel om feltforklaringer m.m. Kolonnene N, O og P utfylles ved senere anledninger, dvs. ikke ved føring av dagens post. A. Journalnummer settes inn en del nummer er lagt inn og du tar en linje/nr. for hvert dokument. Tekstfeltet utvides etter behov. B. Brevets dato (dd.mm.åå) udatert brev skriv apostrof først slik: 'Udatert. C. Journaldato dvs. den dagen det kom inn eller ble sendt ut om en vil markere det i stedet for den dagen en hadde tid til å journalføre. Egne rutiner må lages og følges. D. Dokumenttype settes. E. Avsender/mottaker bruk samme skrivemåte og standardiser den i egen org. Spesifiser det slik at det er lett å skille ulike avdelinger fra en avsender/mottaker en har mye korrespondanse med. F. Innhold sammendrag av innholdet i brevet og hvem brevet er stilet til om din enhet bare er kopimottaker, evt. andre viktige opplysninger som ikke ligger i egne felt. G. Svarfrist som står i brevet, ikke den ordinære fristen etter forvaltningsloven. H. Avdeling 3 tegn. I. Saksbehandler 3 tegn. J. Primærkode - velg arkivdel etter oversikt som er forhåndsdefinert i virksomheten din. Blankt felt tilsvarer saksarkivet (sortert etter K-koder eller annen nøkkel). K. Arkivkoden fra arkivnøkkel eller objektet (navn, nr. etc.) i spesialarkiv (eks. personal-/ elevarkiv). L. Sekundærkode underdeling i saksarkivet (fagklasse eller objekt) eller emnekode i mappe i spesialarkiv. M. Tidligere journalnummer lenking til et tidligere brev (se henvisning i brevet). N. Senere journalnummer slå opp i det tidligere journalnummeret og sett kryssreferanse (senere journalnummer) til det nye brevet. Q. Unntatt offentlighet - eller en annen kode i h.h.t. sikkerhetsinstruksen eller beskyttelsesinstruksen. Se neste kapittel og vedlegg 1. R. Hjemmel for unntak fra offentlighet fra offentlighetsloven, og evt. en særlov eller forvaltningslovens bestemmelser om unntak fra partsinnsyn/innsyn for offentligheten. O. Avskrivning Dato når (brevdato) ble det evt. besvart med et utgående brev (UB) jfr. senere jnr.) - eller datoen det er arkivlagt osv. se neste pkt. P. Avskrivning Måte - Når du arkiverer et dokument, skal det påføres hva som har skjedd med det, om det er gått svar ut (UB), besvart pr. tlf, tatt til orientering eller bare lagt til arkiv. Få saksbehandlers påskrift på dokumentet for hvilken måte det er besvart på. Sjekk at det er originalen og ikke en kopi fra andre saksbehandlere som påføres notater her. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 7 av 28

8 Hvordan registrere i postjournalen med saksnummer Brukerveiledning Excel postjournal - versjon 1.02 Vi starter med en kort forklaring i dette kapitlet til kolonnene A-S. Nærmere om bruken og innhold i kapittel om feltforklaringer m.m. Kolonnene N, O er skjult men valgfri. Kolonnene P, Q og evt. O utfylles ved senere anledninger, dvs. ikke ved føring av dagens post. A. Sett inn saksnummer som skal følge saken og alle dokumentene i saken. Skrives slik: Årstall/løpenummer - eks.05/0003. Antall siffer i løpenummeret (her 0003) må være nok mange for et helt år. Mer enn journalnummer i året krever 4 nuller foran saker lavere enn nr. 10 dvs.07/ B. Journalnummer settes inn en del nummer er lagt inn og du tar en linje/nr. for hvert dokument. Tekstfeltet utvides etter behov. C. Brevets dato (dd.mm.åå) udatert brev skriv apostrof først slik: 'Udatert. D. Journaldato dvs. den dagen det kom inn eller ble sendt ut om en vil markere det i stedet for den dagen en hadde tid til å journalføre. Egne rutiner må lages og følges. E. Dokumenttype settes. F. Avsender/mottaker bruk samme skrivemåte og standardiser den i egen org. Spesifiser det slik at det er lett å skille ulike avdelinger fra en avsender/mottaker en har mye korrespondanse med. G. Innhold Sakens tittel (se neste kap.) og sammendrag av innholdet i brevet og hvem brevet er stilet til om din enhet bare er kopimottaker, evt. andre viktige opplysninger som ikke ligger i egne felt. H. Svarfrist som står i brevet, ikke den ordinære fristen etter forvaltningsloven. I. Avdeling 3 tegn. J. Saksbehandler 3 tegn. K. Primærkode - velg arkivdel etter oversikt som er forhåndsdefinert i virksomheten din. Blankt felt tilsvarer saksarkivet (sortert etter K-koder eller annen nøkkel). L. Arkivkoden fra arkivnøkkel eller objektet (navn, nr. etc.) i spesialarkiv (eks. personal-/ elevarkiv). M. Sekundærkode underdeling i saksarkivet (fagklasse eller objekt) eller emnekode i mappe i spesialarkiv. N/O. Tidligere og senere journalnummer se forrige side pkt Kolonnene ligger skjult her men kan om ønskelig tas fram igjen. Ved utskrifter bør disse skjules igjen for å få alt med i et liggende arks bredde. Se forklaring på side 25 pkt. 4. R. Unntatt offentlighet - eller en annen kode i h.h.t. sikkerhetsinstruksen eller beskyttelsesinstruksen. Se neste kapittel og vedlegg 1. S. Hjemmel for unntak fra offentlighet fra offentlighetsloven, og evt. en særlov eller forvaltningslovens bestemmelser om unntak fra partsinnsyn/innsyn for offentligheten. P. Avskrivning Dato når (brevdato) ble det evt. besvart med et utgående brev (UB) jfr. senere jnr.) - eller datoen det er arkivlagt osv. se neste pkt. Q. Avskrivning Måte - Når du arkiverer et dokument, skal det påføres hva som har skjedd med det, om det er gått svar ut (UB), besvart pr. tlf, tatt til orientering eller bare lagt til arkiv. Få saksbehandlers påskrift på dokumentet for hvilken måte det er besvart på. Sjekk at det er originalen og ikke en kopi fra andre saksbehandlere som påføres notater her. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 8 av 28

9 Feltforklaringer, feltverdier og bruk av feltene i journalen Saksnr. Unikt identifikasjonsnummer innen hvert enkelt år som saken opprettes i og som benyttes for å lenke dokumenter sammen som hører til i samme saksmappe. Feltet er formatert som tekst dvs. tallene som skrives inn kan ikke benyttes til f.eks. å summere. Saksnummer består av årstall/fortløpende nummer og skrives slik: 05/00322, 05/ uten mellomrom med nuller foran dvs. IKKE SLIK: 05/ 322 eller 05/322. Feltet er ikke obligatorisk og krever samtidig at du finner saksnummer til alle dokumenter om det skal ha fullgod verdi her, og at en har funnet rett sak til hvert dokument. Det anbefales nytt ark for hvert år, også med saksnr.feltet i bruk. Jnr Bdato Jdato Doktype Avsender/ mottaker Journalnummer: Unikt identifikasjonsnummer innen hvert enkelt år. Journalnummeret består av fortløpende nummer/år og skrives slik på selve dokumentet : 344/05. Her i excel-journalen i dette feltet skal imidlertid kun løpenummeret skrives inn og ikke årstallet dvs. slik : 344. Brevdato: Datoen som står på brevet. Feltet er formatert for å skrive inn datoen som følger dd.mm.åå slik : Er brevet udatert settes udat. (atpostrof og ordet du ønsker (eks. udat) inn. Atpostrofen gjør feltet om til et rent tekstfelt. Journaldato: Feltet er formatert som datofelt jfr. Bdato. Feltet benyttes til dato for mottatt post eller utsendingsdato og forteller derfor om viktige tidspunkt både for avsender og mottaker. Noen benytter feltet til å fortelle hvilken dag de journalfører posten. Alf 2-7a) krever journalføringsdato men har da ikke tatt høyde for at du faktisk kan være opptil flere måneder på etterskudd. Det er lite interessant å vite hvilken dato du satt og registrerte posten. Feltet benyttes for å kjøre ut postlister etter dato. Alternativt kan selvfølgelig feltet Avskr. under Avskrivning benyttes til ekspedisjonsdato og UB i feltet Måte for å oppfylle alf 2-7, 1.ledd, siste setning. Dokumenttype: Verdiene I, U, N, X, S er vanligst. I = Inngående brev, U = Utgående brev, N = internt Notat (som skal følges opp), og evt. X = internt Notat som bare er til orientering. S = Saksfremlegg om disse registreres i journalen som post mellom avdelinger o.l. Hva med typen EI = e-post inngående og EU = e-post utgående? Feltet må sees sammen med feltet dokumenttype. I forteller at det er avsender som står i feltet og U viser til mottaker. For notater ("N"/"X") er det avsender som settes inn i avs/mottakerfeltet (f.eks. administrasjonsavd.), og saksbehandler blir da mottaker. Er det et saksframlegg er det kanskje fra en ytre enhet til et eller annet styre, råd eller utvalg. Hvilken sakstype (eks. formannskapssak) bør da evt. settes i innholdsfeltet. Det bør tilstrebes å skrive inn adressaten likt hver gang. Dette for å lette gjenfinning av korrespondenten. Se bruk av autofilterfunksjoner for søk. Dersom du har korrespondansepartnere i offentlige eller store virksomheter bør du registrere avdelings-/enhetsnavnet først for lettere å skille mellom de ulike avdelingene/kontorene. Benytt det laveste nivå som er hensiktsmessig for rask identifisering. Eks. Kultursenteret i Bodø er en institusjon under kultur- og miljøavdelingen i Nordland fylkeskommune. Det vil være uhensiktsmessig å benytte NFK på alt fra egen fylkeskommune eller bare kultur- og miljøavdelingen og vanskeligere å finne enkeltdokumenter. Skriv derfor : Bodø kultursenter, NFK eller Bodø kultursenter, Nordland fylkeskomm. Da vet du også at det ikke ligger under Bodø kommunes organisering. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 9 av 28

10 Et kort resymé over innholdet i dokumentet. Dersom du velger å benytte skjemaet med saksnummer, må du i første del av innholdet identifisere saken. Dvs. at du skriver sakstittelen først og så det som er spesifikt for det enkelte dokumentet. Innhold Dersom du har mottatt kopi av et dokument som er stilet til andre enn din organisasjon, kan du skrive sist i innholdet: Kopi av brev til fylkesmannen. Da vet du at originalen ikke var sendt til dere. Dette kan du også benytte om originalen går til en bestemt saksbehandler hos dere og kopi til en annen saksbehandler eller avdeling. Husk bare å skrive hvem sitt eks. du legger i arkivet når du avskriver og arkiverer dokumente(t/ne). Kast kopien når originalen arkiveres om kopien først er arkivert. HUSK å merke saksbehandler på kopien slik at du gjenkjenner hvilket ark som er hvem sitt. Du kan også skrive annen tilleggsinformasjon bakerst eller f.eks. at du sender kopi til andre enheter eller flere saksbehandlere: Kopi AHJ, SSA, teknisk etat. Dette skriver du på dokumentet før du tar kopi av det men etter du har stemplet det. Da ser andre at dokumentet er journalført og hvor. Dersom et dokument er registrert inn her men videresendes til rette instans kan det føres i dette feltet hvem det sendes til. Brevet må avskrives med en kode for videresending e.l. og dato Svarfrist Feltet er formatert som datofelt jfr. Bdato. Benyttes både til inn og utgående frist. Om feltet skal ha noen nytteverdi må det følges opp med restanser som beskrevet i alf 3-7 og nedenfor under kap. om utskrifter. Saksbehandler kan også følge med på postlista om hun/han får kopi. Da må alltid slike frister registreres når dokumentet kommer inn. Avd Avdeling: For å kunne kjøre ut avdelingsvise / kontorvise postlister o.l. internt er kolonnen opprettet og kan også benyttes i sammenheng med feltet saksbehandler. Feltet bør inneholde faste verdier for hver enhet som ønskes å skille mellom i organisasjonen. Eks. PER = Personalavdelingen, ØKO = økonomiseksjonen osv. Det anbefales at alle enhetene og forkortelser defineres settes opp i et eget ark i postjournalen. Se nederst i kapitlet. Saksbeh Saksbehandler: Dette feltet benyttes til den som er saksbehandler på dokumentet/saken. Dersom andre får kopi kan det skrives bakerst i innholdsfeltet. Benytt helst 3 store bokstaver og fastlagte initialer slik : ATO. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 10 av 28

11 Primærkode Den fysiske plasseringen av saken med tilhørende dokumenter. Dette er vist med hvilken arkivdel saken befinner seg i (saksarkivet, personalarkivet etc.). Sorteringsrekkefølgen i denne arkivdelen settes i feltet Kode. Kode Arkivdel: Henviser til hvilken arkivserie mappen tilhører. Personalarkiv, gnr/bnr-arkivet, saksarkivet (arkivnøkkelsortert). Arkivdelene gis en kode for eksempel PERS for personalarkiv, PERSA = personalarkiv i administrasjonen om det er flere slike, SAKS for saksarkivet (eller blankt felt er vanligst her). NÆRF for næringsfondet osv. Alle har forskjellige fysiske plasseringer,ordningsprinsipp og sorteringsverdier. Man organiserer arkivet og definerer disse delene etter behov. Kode : I primærkodefeltet er kode den sorteringen (identifikatoren) som det sorteres etter. Emnekode (arkivkode), navn, personnummer eller andre sorteringskoder (nummer, navn etc.) Arkivdel Sekundærkode Kode Felt som viser en evt. undersortering av mapper eller dokumenter i skuffen eller mappen. I f.eks. personalarkivet kan man primært sortere på hovedmapper for hver ansatt (samlemappe) og så undersortere i separate mapper eller omslag på hver ansatt etter arkivkode. F.eks. egne mapper for studiepermisjon, velferdspermisjon, tjenestebil, lønnsforhandlinger etc... alt etter hva man bestemmer skal tas vare på etter et reglement for arkivering av personalsaker og beskrevet i arkivplanen. I sekundærkodefeltet er kode den sorteringen (identifikatoren) som det undersorteres etter. I spesialarkiver er emnekoder (arkivkoder) vanligst å benytte for undersortering, gjerne på mappenivå. I store saksarkiver hvor man primært sorterer etter arkivkode kan det undersorteres på navn, sted, gate eller andre sorteringskoder (nummer, navn, eiendom etc.) I prosjektarkiver kan man lage egne sorteringsnøkler som passer til prosjektet. Det skal dokumenteres at egen nøkkel benyttes i tilknytning til denne postjournalen/arkivet. Alternativt kan prosjektet føre egen postjournal. Arkivplanen skal også oppdateres med informasjon om nøkkel til prosjektarkiver. Nøkkelen må følge med en avlevering (se eget kapittel). Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 11 av 28

12 Feltene benyttes til å vise hvilket brev som besvares eller følges opp. Feltene benyttes særskilt når saksnummer ikke benyttes for å lenke dokumenter som hører sammen. Alf 2-7, siste ledd krever lenking eller saksnummer for å knytte dokumentene sammen som hører i lag. Lenking Tidl.jnr Sen. jnr Avskrivning Om feltene benyttes i tillegg til saksnummerfeltet, henspeiler de da på hvilket brev som besvares eller følges opp og ikke forrige nr. i saken. HUSK! Registrerer du et tidligere jnr, skal du gå tilbake til dette nummeret og registrere senere jnr. også, dvs. motsatt lenking! Husk årstall også, slik: 318/06 da lenking også går til tidl./senere år. Dersom lenking i en journal som det er foretatt endelig utskrift på, må det noteres for hånd i den versjonen av journalen som skal bevares og er innbundet. Tidligere journalnummer: I elektroniske saksbehandlersystemer brukes feltet for å vise til forrige dokument i saken. Det er ofte vanskelig å finne uten saksnummeridentifisering. Feltet benyttes til å fortelle hvilket tidligere dokument denne linjens dokument er svar på eller en oppfølging til og finnes oftest ved å se på referanser i dokumentet du sitter med. Senere journalnummer: Her benyttes feltet til å fortelle hvilket senere dokument som denne linjens dokument er forespørsel til eller en oppfølging av. Alf 2-7, 1.ledd, siste setning krever ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte. Her benyttes Jdato feltet og dok.type til eksp.dato og kun andre avskrivninger her under avskrivning. Koark og Noark-4 benytter noen gode eksempler som vist under Måte. Avskr. dato Måte Avskrevet: Feltet er formatert som et datofelt - dd.mm.åå slik : Måte: Benyttes alltid sammen med avskrevet dato i feltet avskr.dato ARK = til arkiv, TE = til etterretning, VS = Videresendt, MAK = Makulert, TLF = besvart pr telefon (påføres også på dokumentet eller et notat som vedlegges saken). Det kan også legges inn egendefinerte koder og må da beskrives jfr. siste avsnitt nedenfor i dette kapitlet. U. Off Hjemmel: Unntatt offentlighet: Her skriver man U dersom dokumentet unntas offentlighet, blankt om det ikke unntas. Andre koder kan benyttes om det er spesielt behov for å gradere sterkere. Disse kodene må da beskrives som sist i dette kapitlet. Det må vises til hvilken i offentlighetsloven som dokumentet unndras etter. Dersom Offvl 5a benyttes, skal også særlov eller forvaltningslovens også vises til. Slik: Offvl 6.2 b) siste ledd eller Offvl. 5a jf fvl. 13 b. Se for øvrig vedlegg om hjemmelsreferanser i vedlegg 1. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 12 av 28

13 Autofilterfunksjonen Denne funksjonen ligger under menyen Data Filter Autofilter. Den benyttes til å innskrenke/ redusere datamengdene ved å filtrere bort uønskede linjer ut fra forskjellige kriterier. En kan også sortere dataene for hver linje via autofilter på kolonner. VIKTIG! Når du utfører disse filter-/sorteringsfunksjonene må du IKKE LAGRE dokumentet underveis, gjør det før du setter på autofilter. Dersom du lagrer dokumentet spesielt etter sortering, kan du oppleve problemer med å få tilbake den opprinnelige sorteringen på journalnummer. Se for øvrig eget kapittel om avslutning etter filtrering/sortering og utkjøring av lister. Man kan stå hvor som helst i arket, men helst i data-/utskriftsområdet (det området som inneholder tekst/tall og som er ikke er en overskrift), og så velge Data Filter Autofilter. Da blir alle felt i nederste overskriftsrad merket med en klikkboks/ pil. Enkel filtrering gjør du ved å velge en av verdiene som kommer fram på rullegardinmenyen under hver pil. En kan velge å sortere (over streken) eller filtrere (under streken). Du kan f.eks. sortere en kolonne, og filtrere en annen kolonne. Man kan filtrere en kolonne av gangen og til sist få fram et snevert lite utvalg. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 13 av 28

14 En kan som i eksemplet her velge en avdeling først og deretter en saksbehandler fra lista. Det kan være flere saksbehandlere med samme initialer i en organisasjon, men mer sjelden i samme avdeling. Her kan en kjøre ut lister for hver enkelt saksbehandler om det er flere med samme initialer men med forskjellig avdelingstilhørighet, om en ikke har gitt andre initialer for å skille dem. Ved å legge filter på avdeling og neste kolonne saksbehandler, kan en ta ut lister pr. avdeling og f.eks. tomme felt (Tomme) i kolonnen saksbehandler for å få oversikt over hvilke dokumenter som ikke er tildelt saksbehandler. OBS! En kan også velge å sette filter på enkeltkolonner eller kolonner som ligger nære hverandre ved å merke disse som nedenfor, men det er ikke å anbefale om en skal sortere stigenede/synkende. Ved å markere kolonner som ovenfor, vil filterknappene bli liggende på øverste linje som her: En sortering (ikke filtrering) vil dermed også sortere nederste overskriftsrad slik at denne (blå) raden havner lenger ned i oversikten slik: Kolonnen for avdeling er sortert alfabetisk, men har tatt med seg feltet Avd som tilhører overskriftsraden. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 14 av 28

15 En kolonne som har autofilter aktivisert, kan sorteres på ulikt vis. Man kan sortere en kolonne enten ved å sortere stigende eller synkende. Da sorteres det etter alfabet, stigende nr. e.l. ut fra hva feltet inneholder, tekst eller tall. Det kan stå tall der men med formatering som tekst. Da vil f.eks. inntasting av 001 bli stående som 001. Er feltet formatert som tall, vil en inntasting av 001 bli omformatert til tallet 1. Arkivkodekolonnene m.fl. er formatert med "tekst" eller "standard". Arkivkoder kan være mellom og kan derfor ikke formateres som tall. Ellers får man ikke skrevet inn koder med lavere verdi enn 100. Arkivkoden 038 ville blitt omskrevet til 38 som tilsvarer arkivkode 380. Tredje alternativ er å markere det feltet som tilhører den kolonnen du skal sortere. Her er feltene (de blå/overskrift 2) for avdeling og saksbehandler merket. Deretter er autofilter satt. Når du har filtrert (ikke sortert) en kolonne vises pila med blå pil pil. Ved sortering stigende/synkende er pila sort., ufiltrert kolonne med sort Ferdig med utkjøring og tilbake til opprinnelig liste NB! Det sikreste for å få tilbake opprinnelig rekkefølge er å lukke dokumentet UTEN å lagre det. Likevel er det mulig å følge 2 alternativer nedenfor: Filtrering Når du er ferdig med evt. utkjøring til papir og vil tilbake til originalsorteringen på jnr, velger du en av kolonnene og knappen. Velg så "Alle" fra listen. Da får du fram linjene igjen som du har skjult via filtrering, dersom du ikke har lagt filter på andre kolonner som foregående filtrering. Velg "Alle" for de kolonnene som er filtrert, og listen skal være som normalt igjen, dersom du ikke har lagret fila underveis mens du sorterte kolonnene. Alternativt kan du fjerne autofilter på alle kolonnene samtidig ved å velge fra menyen Data Filter Autofilter på nytt, og autofilterfunksjonen blir da avslått. Sortering Når du er ferdig med sortering og evt. utkjøring til papir og vil tilbake til originalsorteringen, kan du lukke dokumentet uten å lagre det. Forutsetningen for at du skal få tilbake den opprinnelige sorteringen på journalnr (jnr) er at du ikke har lagret dokumentet etter at du har sortert kolonnene. En sortering kan ikke velges bort dersom du har lagret dokumentet etterpå. Skulle du mot formodning ha lagret et sortert dokument likevel, markerer du kolonnen jnr og deretter å sortere stigende, og listen skal være som normalt igjen. HUSK da å lagre det på nytt igjen! Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 15 av 28

16 Journalutskrifter Av sikkerhetshensyn i tilfelle at Excel-filen eller deler av innholdet i den blir ødelagt skal man kjøre ut lister daglig. Da er muligheten til stede for å kunne rekonstruere journalopplysninger i ettertid. Daglige lister Noen lister tilhører de daglige (evt. kortperiodiske) rutinene. Andre lister skal kjøres ut noen ganger i året, mens andre igjen skal kjøres ut ved periodeslutt og før bortsetting/avlevering. Daglig journalutskrift / postliste Denne skrives fortrinnsvis ut når du har registrert både dagens inngående (I) og dagens utgående (U), dvs. kanskje neste dag. Er det behov for å kjøre ut liste umiddelbart for inngående post, må egen liste for utgående post og andre dokumenttyper (N,X) kjøres ut etterpå. Autofilterfunksjonen benyttes på Jdato-feltet og evt. Dok.type, og man velger aktuell dato evt. at man velger de aktuelle siste dokumentene i lista og merker disse for utskrift. En kan sortere lista på type dokumenter f.eks. stigende (I, N, X, U etc.), se neste side. Alle typer dokumenter skal kjøres ut. Merk feltene Jdato og Dok.type og velg : Data Filter - Autofilter Deretter velger du fra pilen i kolonnen Jdato den datoen du vil kjøre ut og evt. fra Dok.type den typen du ønsker. Jdato: Velg dato Dok.type: Velg type Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 16 av 28

17 Postlister etter dokumenttype Ønsker du å kjøre ut postlistene sortert stigende etter dokumenttype, må du først sortere postlisten. Etter at du har merket feltene Jdato og Dok.type og satt autofilteret på, trykker du fram listen under pilen på feltet Dok.type og velger Sorter stigende. Når du har sortert listen vil du se at absolutt alle dokumenter i lista er omrokkert og journalnumrene har endret rekkefølge, dvs. ikke lenger stigende rekkefølge. Her ser du at alle dokumentene nå er sortert alfabetisk etter dokumenttype. Deretter velger du ønsket dato fra kolonnen for Jdato slik: Denne er nå klar til utskrift. Sjekk om utskriftsområdet er dekket ved å forhåndsvise dokumentet først. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 17 av 28

18 Ønsker du å skrive ut bare en type dokumenter av gangen må du merke det området du vil ha utskrift av, og går så inn på menyen Fil Utskriftsområde Angi utskriftsområde. Det gamle utskriftsområdet vil nå endre seg. Se omriss av arket markert med stiplet linje rundt tekstområdet. HUSK å ikke lagre dokumentet mens du holder på med disse sorteringene og utskriftene. Gjenta prosessen til du har fått ut alle listene. Dette er en daglig utskrift, men er ikke god nok for å bevare for evigheten. Den fungerer som en sikkerhetskopi og som grunnlag for en offentlig postjournal. Som sikkerhetsutskrift for å få med alle endringer underveis i perioden, må du kjøre løpende journalutskrift når perioden er omme, før du setter bort arkivperioden. For sikkerhets skyld kan du også kjøre løpende utskrift for å få med endringer i avskrivingsfeltene og lenkefeltene og eventuelle endringer på arkivkoder, saksbehandler etc. i løpet av året. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 18 av 28

19 Offentlig postjournal Kopier arket for årets postjournal til et nytt ark slik: Høyreklikk nede på årets fane 2006 og velg Flytt eller kopier. - Merk det arket du vil at det nye arket skal stå foran, slik at det blir liggende til venstre for arket du merket. - Kryss ut for Lag en kopi - Du oppretter da et nytt regneark/ fane som får navnet 2006 (2). - Navnet kan du endre ved å høyreklikke og velge "Gi nytt navn", eller ved å dobbeltklikke fanen og så overskrive dette med nytt navn f.eks. "Offentlig journal 15.12" I det nye arket "Offentlig journal dd.mm" jobber du videre med å sladde ut opplysninger som navn og annet som står i innholdet som ikke skal offentliggjøres. Sjekk spesielt i feltene for Avsender/mottaker, Innhold, Primærkodens felt for Kode og evt. SekundærKode om opplysninger som skal utelates. En arkivkode forteller mye om hva en sak gjelder om koden f.eks. står for disiplinære forhold og andre opplysninger for øvrig kan identifisere hvem det gjelder og at det finnes en sak med "touchy"/sensitiv karakter. Kravene til hva som skal med i postlisten er i hovedsak det som står nevnt i alf 2-7, 1. og 2. ledd. Man kan skjule kolonner (se s. 25, pkt. 4) for Saksnr., Svarfrist, Avd., Saks.beh., Lenking begge kolonner. I tillegg benytter man autofilter som for vanlig postliste (Jdato / Dok.type). I feltet U.off. kan du også filtrere bort alle blanke felt (Tomme) slik at du lettere ser bare de som er unntatt og kan redigere disse uten å bomme på en linje som det ikke skal sladdes opplysninger fra. Gjør du dette må du huske å stille tilbake filtreringen på U.off. og velge "alle" slik at de som virkelig er helt offentlig også kommer med på utskriften! Nye liste lages for hver dag eller periode som så kjøres ut og bevares. Om ønskelig kan disse arkene "Offentlig postjournal dd.mm." slettes i excel etter utskrift. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 19 av 28

20 Det stilles ingen krav til at ny oppdatert offentlig journal skal kjøres ut ved periodeslutt. Nyhetens interesse har som oftest stilnet kraftig av etter en uke. Oppstår problemer med å finne fram på et senere tidspunkt via denne offentlige journalen, foretar en bare kontrollsjekk mot den endelige løpende utskriften. Postjournal til avdelingene/ avdelingsleder For å kjøre ut postliste til en avdeling og evt. sortere saksbehandlerne, se eksempelveiledningene fra kap. om autofilterfunksjonen sidene Er dette en daglig utskrift, må også feltet for journaldato (Jdato og evt. Dok.type) merkes og filtreres aller først. Alle feltene på 2. overskriftsraden (blå) fra C (Jdato) til I (Saks-beh) merkes ved å venstreklikke på Jdato. Dra så musepekeren mot høyre mens du holder venstreknappen på musa inne t.o.m. feltet for Saksbeh. Sett autofilter på. Velg fra menyen Data Filter og Autofilter. Pilene markerer at autofilter er aktivert på disse kolonnene. Velg deretter den avdelingen du skal kjøre ut postliste til (her valgt ADM). Nå er det sortert på avdelingen ADM. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 20 av 28

21 Vi kan ytterligere sortere i stigende rekkefølge på saksbehandler ved å velge Sorter stigende Her ser vi at saksbehandlerne kommer alfabetisk innenfor denne avdelingen. Om ønskelig kan en først sortere stigende kolonnen for avdeling, i stedet for å velge bare en avdeling, og deretter sortere saksbehandlerkolonnen stigende. Periodiske utskrifter Løpende journal Denne skal kjøres ut ved periodeslutt, men anbefales å kjøre ut med jevne mellomrom som et sikkerhetstiltak. Funksjonen til en løpende journal er å kunne finne tilbake til dokumentene i stigende rekkefølge og for å holde kontroll med og ha oversikt over alle dokumenter. Denne lista kjøres ut uten filterfunksjoner. Restanseliste En skiller mellom restanse på dokumenter som ikke er besvart og liste for dokumenter med svarfrist. For å kunne kjøre ut oppdatert restanseliste er forutsetningen at avskrivning benyttes og at en lenker dokumenter som hører sammen. Definisjon i Noark-4 av: Restanse: - Liste over mottatte dokumenter (dokumenttype I og N) som ikke er avskrevet. Avskrivning: Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet. Når dokumenter skal legges til arkiv uten at de er besvart med brev eller på annen måte, må det påtegnes i feltene for avskrivning (se s. 12). Restanser kjøres ut pr. saksbehandler eller pr. avdeling. Følg filtreringsveiledningen for å kjøre ut postlister pr. avd./saksbehandler, men en må i tillegg filtrere på Dok.type og felt for avskriving /- måte eller avskr.dato og velge tomme felt. Her bør en ikke sortere noen kolonner fordi en skal ha en løpende journalutskrift med ubesvarte inngående brev og notater. Kjør så ut denne "sjekklisten" til saksbehandler til oppfølging. Ta evt. 1 eks. eller kopi til arkivet slik at du slipper Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 21 av 28

22 å gjøre jobben om igjen om lista blir borte. Du må ikke sende dokumentet elektronisk til saksbehandlerne. Selv om du lagrer ny kopi og lagrer visningen slik du har filtrert den, ligger alle journalposter i fila med alle opplysninger som vedkommende ikke har noe med å få kjennskap til. Det er et ledd i virksomhetens informasjonssikkerhet og taushetsplikt, samt ansvar for skjerming av innsyn. Organet bestemmer selv hvor ofte det skal kjøres ut restanselister (staten 4 g. årlig) og påfølgende oppfølgingsfrist for saksbehandlerne. Svarfristliste Arkivet kjører ut lista en stund før fristen går ut etter virksomhetens egne rutiner jfr. alf. 3-7, 1.ledd. Den kjøres ut som restanselista, men her må det filtreres på kolonnen for svarfrist i tillegg til kolonner pr. avdeling og/eller saksbeh. samt felt for avskr.dato eller Måte som er tomme. Du velger her: (Egendefinert) Velg så å vise rader hvor Svarfrist "er større enn eller lik" og så skriver du inn datoen dvs. f.o.m. den datoen du ønsker ut på lista og nyere. Gamle datoer er kun interessante når fristen er gått ut. Dokumenter som ikke er besvart eller arkivert /makulert o.l., må ajourføres (se forklaring avskrivning -måte s. 12). Husk at når du har avskrevet et inngående dokument mot et utgående brev/notat, vil lenkingen fortelle om sammenhengen og du finner hvilket brev som er svaret. Men du må legge inn verdier på absolutt alle I og N, også de som er besvart, for å slippe unødig arbeide med restanselistene. Skriv på raden for det inngående dokumentet, datoen for det utgående brevet i feltet avskr.dato og BU i feltet måte, slik: Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 22 av 28

23 Journalnummer 2215 trenger du ikke å avskrive dersom du har rutine på at dokumentet alltid arkiveres når det er gått ut og journalført. Sørg alltid for å hente inn det inngående dokumentet og legg det på saken samt registrere utgående referanse (dato + måte). Tomme felt på avskrivninger for utgående brev skaper ikke problemer ved utkjøring av restanser dersom du velger restanselister for dokumenttypene I og N. Uansett er det viktig å registrere hvor dokumentene befinner seg om du ikke har gode arkiveringsrutiner som gjør at journalen forteller hvor dokumentet er til enhver tid. Husk også at saksbehandlerne må si fra til arkivet når andre saksbehandlere får dokumenter overlevert. Det skal alltid gå via arkivet for påføring i journalen. Saksbehandlerne må "oppdras" til å notere Måte og Dato på det inngående dokumentet dersom de ikke har skrevet et utgående brev eller notat som svar. Dokumentet skal arkiveres når de har tatt det til etterretning e.l. og arkivet skal ha denne påtegningen som grunnlag for å oppdatere journalen samt for å se at noen har gjort noe med brevet eller vurdert det for arkivlegging. Saksoversikt Saksoversikt (oversikt over en bestemt sak) får du kun fram om du har valgt å benytte skjemaet med saksnummerregistrering og at alle dokumentene er påført saksnummer slik: årstall/løpenummer (05/00003) Se veiledningen ovenfor s. 8.A og 9. Slik liste kan kjøres ut og legges fremst i saksmappa når saken er avsluttet, evt. oppdatert ny liste når nye dokumenter arkiveres i saken. Ved periodisering - avleveringsliste/bortsettingslister I anledning av at virksomheten din nå har tatt i bruk denne Excel-journalen fra Arkiv i Nordland, passer det å bevare også den elektroniske fila av journalen i tillegg til papirutskriftene. Papirutskriftene skal kjøres ut og legges ved den perioden som settes bort sammen med kopi av Excel-fila til 2 CD'er. I flg. Koark-standarden skal: Rapportutskrifter utkjøres umiddelbart etter avslutning og ajourføring av arkivet. Endelig saksordnet utskrift Endelig kronologisk journalutskrift Avleveringsliste/ saksoversikt Endelig alfabetisk avsender/mottakerliste Den endelige saksordnede utskriften er ment som et hjelpemiddel for egen virksomhet etter at en journalbase er sanert (ikke lenger tilgjengelig for søking) og før den er avlevert til depot. Her vil det kun være aktuelt for de som har valgt å benytte saksnr-kolonnen og ikke lenger har en lesbar excelfil som oppslag. Det ansees som for omfattende når en ikke har et datasystem, og det anbefales derfor å la være å kjøre ut denne typen utskrift. Derfor er det heller ikke beskrevet her. Sørg for å kjøre ut de andre utskriftene som beskrevet nedenfor her. Alfabetisk register vil være til hjelp for å finne avsender/mottaker med opplysninger om dato, jnr evt. saksnr. og arkivkoder, for så å finne fram i den løpende journalen, avleveringslista/ saksoversikten eller i bortsatt arkiv på arkivdel/arkivkode. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 23 av 28

24 Endelig kronologisk journalutskrift Den er identisk med løpende journal (se eget kap.). Den bør kjøres ut når du er ferdig med periodiseringen og fått avskrevet og oppdatert alle journalposter. Avleveres til depot sammen med papirarkivet. Avleveringsliste/ saksoversikt Denne kan redigeres og kjøres ut dersom en har benyttet versjonen av journalen med felt for Saksnr på alle dokumenter, og øverste del av Innhold har tekst som dekker arkivsaken/ arkivmappas innhold. Hvis ikke sistnevnte er gjennomført, blir arbeidet for omfattende i ettertid å gjøre. Avleveres til depot med papirarkivet. 1. Ta kopi av fila eller kopi til nytt ark som merkes med nytt navn (se fremgangsmåte s. 19). Denne skal redigeres IKKE originaljournalen. 2. Marker alle kolonnene i hele arket. Velg så fra menyen Data Sorter og du får fram følgende meny: Velg så å sortere stigende etter Primærkode, Kolonne L og til sist Kolonne A. Marker klikkboksen "Overskriftsrad" og trykk OK. Alternativt, om en har lagt sekundære koder på saksmappenivå og ikke bare på enkeltdokumentene (saksnr. er forskjellige), skal en markere alle radene under 2. (den blå )overskriften (til venstre for teksten) og sortere etter kolonnene: Primærkode, Kolonne L og til slutt Sekundær-kode. Trykk OK. Her vil du få sortert de sekundære kodene i tillegg til primære, dersom du har sortert på disse. Hvis ikke det er gjort kan siste sortering gjøres på saksnummer (kolonne A). 3. Kolonner som skal være med på denne lista er: Saksnr., Innhold, Primær- og sekundærkodefeltene (alle kolonner).unntatt og Hjemmel er også greit å ha med. 1. rad er nok å ta med for opplysninger om hver sak, dvs at en fjerner alle andre dokumenter unntatt det øverste i en sak. Har en benyttet ulike sekundære koder på enkeltdokumenter i saken, må det vurderes å ta også disse med i utskriften. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 24 av 28

25 Her er ikke denne kolonnen sortert Brukerveiledning Excel postjournal - versjon For å skjule kolonner, merk kolonnene ved å holde musepekeren over hver av de kolonnene som du ønsker å skjule mens du samtidig holder inne Ctrl-knappen og klikker på venstre musetast. En liten sort pil vises over kolonnen når du er i posisjon til å merke den. Når du har merket de kolonnene du vil skjule, høyreklikker du på en av de merkede kolonnene og får fram høyremenyen og velger Skjul. Når du vis vise kolonnene igjen, merk kolonnene på begge sidene av de skjulte, høyreklikk og velg Vis. 5. Følgende oversikt vil bli synlig. Her sletter man så alle dokumenter (rader) som er i samme sak med unntak av 1.linje. Her skal 2.dokument slettes i sak 05/003. I tillegg skal Innholdet dekke sakens tittel. I denne saken ser vi at det gjelder en elev og saken i arkivet er elevens mappe. Sak 05/321 kunne hatt en tittel som f.eks.: Asphaugen bygg 3 flytting av undervisningsbygg. I eksemplene ovenfor er mappetittel ikke godt nok tatt hensyn til. Ved en avlevering til depot skal en liste over alle saksmapper følge med det fysiske arkivet. Derfor kan det være greit å bruke denne journalen for å lage avleveringsliste etter arkivkodene. Listen må lages manuelt, om ikke denne muligheten benyttes. Endelig alfabetisk avsender/mottakerliste Denne kan kjøres ut og har som funksjon at en ikke trenger å vite når en person/virksomhet eller organet har skrevet brevet en leter etter. I følge Koark skal denne kjøres ut som sikkerhet ved driftsstans. Dersom organet vurderer det slik at enhetene ikke har for stor ulempe med å lete i de daglige journalutskriftene om datanettet er nede, kan slik daglig utskrift sløyfes. Som oversikt for bortsetting er den mer aktuell om excel-fila ikke legges tilgjengelig for søking. Kolonnene som skal være med i utskriften er: Saksnr, Jnr, Bdato, Dok.type, Avsender/mottaker (sorteres stigende), Primær-og Sekundærkoder(alle kolonnene), Innhold. Resten av kolonnene kan skjules. Alle dokumentene skal være med. Avleveres til depot sammen med papirarkivet. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 25 av 28

26 NB! For at denne listen skal være god, må man tilstrebe å standardisere skrivemåten på samme avsender/mottaker slik at en ikke får mange forskjellige måter navnet er skrevet på. Det vil bli uoversiktlig og verdien av en slik liste blir vesentlig redusert. Avlevering til Arkiv i Nordland I tillegg til papirutskrifter og egen sikkerhetscd skal dere sende kopi av hele journalen på 2 CD'er til Arkiv i Nordland ved periodeslutt, dvs. ikke vente til en avlevering. Slik kan vi få sikret journalene og sørge for oppdateringer til lesbart format til resten blir avlevert og for framtida. Rutine ved periodeslutt: Lister for avlevering til depot sammen med papirarkivet: Rapportutskrifter som skal skrives ut umiddelbart etter avslutning og ajourføring av arkivet og legges ved papirarkivet (i første boksen) inntil avlevering til depot foretas: Endelig kronologisk journalutskrift Endelig alfabetisk avsender/mottakerliste Avleveringsliste/ saksoversikt Send umiddelbart etter at arkivet er periodisert: CD av excel-fila og evt. opplysninger om arkivet til Arkiv i Nordland. Kopi av evt. andre arkivnøkler enn K-koder/NFK-nøkkelen (prosjektkoder etc.) Sikkerhetsrutiner Denne postjournalen i excel-format er ikke en elektronisk journal. Det vil si at originaldokumentet skal skrives ut på papir. Utskrifter skal tas med jevne mellomrom, helst daglig, slik at man sikrer at organisasjonen følger lovpålagt krav om å ha postjournal. Sikkerhetskopi av den elektroniske fila skal gjøres daglig (2 eks) og den ene skal lagres fysisk på annet sted enn originalversjonen jfr. alf 2-10, 2.ledd for elektroniske arkiv. Denne kvalitetsrutinen bør også følges her. Selv om en tar sikkerhetskopi er den ikke nok sikret mot at data kan ødelegges/ slettes av andre som har tilgang til området på serveren. En må for det første tenke på hvilket område man legger datafilen på og hvor mange som har tilgang til å lese og /eller gjøre endringer i fila evt. slette hele fila. Uautorisert innsyn er andre hensynet en må sikre seg mot. Legger man datafilen på et felles tilgjengelig område blir opplysninger av sensitiv karakter ikke skjermet nok selv om man legger begrensninger på fila. Det samme gjelder om en sender "postlista" eller "restanselista" elektronisk til saksbehandler etter at man har sortert og filtrert til et snevert utvalg. Resten av dataene ligger i fila og kan åpnes av den som måtte ha en kopi, med mindre en tar jobben og fysisk sletter alle andre rader/ journalposter. Å legge datafilen på en PC er heller ikke sikkert nok, selv om du daglig tar sikkerhetskopi og lagrer denne på en sikker plass. PC en kan bli stjålet, eller når den evt. selges til ansatte etter X års bruk, vil uvedkommende få tilgang til journalen. Selv om filen slettes fra harddisken kan disse rekonstrueres av kyndige personer med egnet dataverktøy. Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 26 av 28

27 Brukerveiledning Excel postjournal - versjon X.xx Vedlegg 1 Hjemmelsreferanser for å unnta dokumenter fra offentlighet UNNTAK: Hjemmelsreferanse for saker som behandles etter rettspleielovene jfr. Offvl. 1.3 Henv. til Offvl. 6, 1.ledd nr.5 for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt Må henvise til aktuell lov i tillegg til offentlighetsloven. Særlover går over fvl, men fvl kan i tillegg føres i på. 1) noens personlige forhold Offvl. 5a jf. Fvl. 13, 1.ledd nr.1 Offvl. 5a jf. Hlsregl. 15 Offvl. 5a jf. Bvl 6-7 Offvl. 5a jf. Sotjl 8-8 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller Offvl. 5a jf. Fvl. 13, 1.ledd nr.2 forretningsforhold av konkurransemessig betydning å hemmeligholde for den som opplysningen angår. om sladding gir misvisende bilde av saken eller unntatte opplysninger utgjør vesentlige deler av dokumentet Hele dokumentet kan unntas Offvl. 5a, 2.ledd for personalsaker Offvl. 5a jf. Fvl. 13, 1.ledd nr.1 for dokumenter utarbeidet: Offvl. 5, 1.ledd - for intern saksforberedelse - av andre organer for intern saksforberedelse av : Offvl. 5, 2.ledd a a) av et underordnet organ b) av særlige rådgivere eller sakkyndige Offvl. 5, 2.ledd b for dokumenter som gjelder innhenting av dokumenter for Offvl. 5, 3.ledd intern saksforberedelse Kan unntas pga dokumentets innhold: - Offentliggjøring ville skade rikets sikkerhet, landets forsvar eller Offvl. 6, 1.ledd nr.1 forholdet til fremmede makter/ internasjonale organisasjoner - Er påkrevd av hensyn til: Offvl. 6, 1.ledd nr.2a - økonomi-,lønns- eller personalforvaltning - en forsvarlig gjennomføring av økonomiske rammeavtaler med Offvl. 6, 1.ledd nr.2b næringslivet - fordi offentlighet ville motvirke offentlige kontroll- eller Offvl. 6, 1.ledd nr.2c reguleringstiltak eller andre nødvendige pålegg eller forbud, eller medføre fare for at de ikke kan gjennomføres - Unntak for dokument i sak om ansettelse eller forfremmelse i Offvl. 6, 1.ledd nr.4 offentlig tjeneste (ikke søkerliste) - Unntak for dokument som inneholder anmeldelse, rapport o.a Offvl. 6, 1.ledd nr.5 dokument om lovovertredelse - Eksamensbesvarelse el.l. prøve og innlevert konkurranseutkast e.l. Offvl. 6, 1.ledd nr.6 Utvidet unntak for andre dokumenter i en sak som kan gi misvisende bilde av denne, og hvor tidligere dokumenter er unntatt. Tilleggskrav Hele saken kan unntas Offvl. 6, 2.ledd om at samfunnsmessige eller private interesser blir skadelidende er påkrevd fordi offentlighet: Offvl. 6a - vil lette utføringen av straffbare handlinger og - kan medføre påføring av skade på deler av miljøet som er særlig utsatt eller som er truet av utryddelse. der det overveiende antall dokumenter /hele saksområder etter offvl. 5, 5a og 6 kan unntas offentlighet. Se forskrift til offentlighetsloven av nr. 351 kap. V og VI - Gjelder hele journaler og de underliggende dokumenter Offvl. 11, 2.ledd jf. forskr. Kap. V eller VI med gjeldende 'er og underpunkter. (spesifiser!) Benyttes i sjeldne tilfeller. Det kreves at tidspunkt for opphør registreres eller konsekvent tas opp til vurdering ved forespørsel:...utsatt offentlighet i særlige tilfeller, kort unntakelse til saken er avgjort Offvl. 4 1.ledd Arkiv i Nordland - Unni Kymre Side 27 av 28