Barnehagemelding 2018 for barnehagene i Aurskog-Høland kommune. Representantskapsmøte Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS 26.

Transkript

1 MØTEINNKALLING Kommunestyret Dato: kl. 18:00 Sted: Kommunestyresalen Arkivsak: 19/00065 Arkivkode: 033 Forfall meldes snarest til politisk sekretariat på mail til Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Gruppemøtene starter kl 16:30. SAKSKART Side Saker til behandling 43/19 19/ /19 19/ /19 19/ /19 19/ /19 19/ /19 18/ /19 19/ Sak fra Kontrollutvalget om forvaltningsrevisjonsrapport bruk av konsulent og rapporteringspraksis - psykisk utviklingshemmede og særlig ressurskrevende tjenester Sak fra kontrollutvalget om forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av kommunale bygg Barnehagemelding 2018 for barnehagene i Aurskog-Høland kommune Representantskapsmøte Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS 26. september 2019 Overgang til nye Aurskog-Høland kommune - vedtakskompetanse mellom nytt kommunestyre og nåværende kommunestyrer Forslag til reguleringsplan for Smestadtoppen, 33/11 og 34/40, Løken 2. gangs behandling Innløsning av eiendom - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl

2 Orienteringssaker 9/19 19/ Orienteringer / presentasjoner i kommunestyret Referatsaker 8/19 19/ Protokoll Kommunestyret Interpellasjon Bjørkelangen, Roger Evjen Ordfører 2

3 Saker til behandling 43/19 Sak fra Kontrollutvalget om forvaltningsrevisjonsrapport bruk av konsulent og rapporteringspraksis - psykisk utviklingshemmede og særlig ressurskrevende tjenester Arkivsak-dok. 19/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Rune Alfred Holter Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret /19 Kontrollutvalgets innstilling: Kontrollutvalget er kritisk til at kommunen inngikk en avtale med en slik betalingsmodell som konsulenten benyttet. Kontrollutvalget tilslutter seg kritikken revisjonen reiser i forhold til de problemstillingene som rapporten påpeker, dvs. anskaffelsesregelverket, arkivbestemmelser, kommunens egne rutiner og retningslinjer og betryggende internkontroll. Basert på dette oversender kontrollutvalget rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber rådmannen påse at kommunen følger anskaffelsesregelverket, arkivbestemmelser og kommunens egne rutiner og retningslinjer. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å sørge for en betryggende internkontroll vedrørende innrapportering av kriteriedata for psykisk utviklingshemmede og særlig ressurskrevende brukere. Vedlegg: 1. Saksutskrift fra kontrollutvalgets behandling av sak 22/19 forvaltningsrevisjonsrapporten om bruk av konsulent og rapporteringspraksis. 2. Endelig rapport. 3. Faktaark PU. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen 3

4 Saksopplysninger: Når det gjelder saksopplysninger henvises det til vedlegg nr. 1, «Saksutskrift fra kontrollutvalgets behandling av sak 22/19». Her fremkommer bakgrunn for saken, orientering om tidligere behandlinger og revisjonens oppsummering og vurderinger. Rådmannens kommentarer: Rådmannens uttalelse til rapporten fremkommer på side 40 i «Endelig rapport» (vedlegg 2). 4

5 44/19 Sak fra kontrollutvalget om forvaltningsrevisjonsprosjektet - Vedlikehold av kommunale bygg Arkivsak-dok. 19/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Rune Alfred Holter Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret /19 Kontrollutvalgets innstilling: Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmannen om å: 1. Sørge for at kommunen får på plass en overordnet eiendomsstrategi, langsiktig planlegging og hensiktsmessige mål for de kommunale boligene. 2. Sørge for at gjennomføring av tilstandsvurderinger av de kommunale boligene i større grad formaliseres, gjennom for eksempel å utarbeide rutiner og retningslinjer for en mer systematisk og likartet tilstandsvurdering, med klare kriterier for de ulike tilstandsgradene. 3. Sørge for et mer systematisk og målrettet arbeid med boveiledning i kommunen, blant annet for å sikre bevaring av boligens tilstand. Vedlegg: 1. Saksutskrift fra kontrollutvalgets behandling av sak 23/19 vedlikehold av kommunale bygg. 2. Forvaltningsrevisjonsrapport for vedlikehold av kommunale boliger. 3. Faktaark vedlikehold. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen 5

6 Saksopplysninger: Når det gjelder saksopplysninger henvises det til vedlegg nr. 1, «Saksutskrift fra kontrollutvalgets behandling av sak 23/19». Her fremkommer bakgrunn for saken, tidligere behandlinger, formål, metode og revisjonens oppsummering. Rådmannens kommentarer: Ingen spesielle kommentarer til saken 6

7 45/19 Barnehagemelding 2018 for barnehagene i Aurskog-Høland kommune Arkivsak-dok. 19/ Arkivkode. Saksbehandler Anne Mari Færgestad Saksgang Møtedato Saknr 1 Komite for oppvekst og utdanning /19 2 Formannskapet /19 3 Kommunestyret /19 Komite for oppvekst og utdanning har behandlet saken i møte sak 12/19 Møtebehandling Ingen avvikende forslag Votering Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Vedtak Barnehagemelding 2018 for barnehagene i Aurskog-Høland kommune tas til orientering Formannskapet har behandlet saken i møte sak 70/19 Møtebehandling Ingen avvikende forslag Votering Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Vedtak Barnehagemelding 2018 for barnehagene i Aurskog-Høland kommune tas til orientering Saksfremlegg Rådmannens innstilling: Barnehagemelding 2018 for barnehagene i Aurskog-Høland kommune tas til orientering Vedlegg: 7

8 Barnehagemelding 2018 for barnehagene i Aurskog-Høland kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Barnehagemelding 2018 skal gi kommunestyret som barnehageeier og barnehagemyndighet, samt andre interessenter informasjon om barnehagetilbudet i kommunen. I tillegg skal meldingen bidra til å gi innsikt i, forståelse og oversikt over sentrale områder på barnehagefeltet som det har vært fokus på foregående år. Barnehageloven stiller ikke samme krav til barnehageeier som Opplæringsloven stiller til skoleeier vedr. årlig tilstandsrapport som en del skoleeiers forsvarlige system. De siste årene er det likevel fremlagt en barnehagemeldingen for å synliggjøre hvordan kommunen har forvaltet barnehageeieransvaret og myndighetsrollen. Meldingen skal inneholde faktaopplysninger og en beskrivelse av fokusområder som har preget arbeidet - både fra barnehageeiers og barnehagemyndighetens side. Relevante bestemmelser: Ingen Vurderinger: Barnehagemeldingen bidrar til å synliggjør på hvilken måte administrasjonen har forvaltet kommunens barnehageeieransvar og myndighetsrolle i Som i mange andre kommuner er det i Aurskog-Høland kommune samme tjenesteområdet som ivaretar rollen som både myndighet og eier. Kommunen må være bevisst håndteringen av dobbeltrollen for at myndighetsoppgavene og eieroppgavene blir ivaretatt på en god måte. Det vil i mange situasjoner være slik at rollene glir i hverandre, og det er viktig at man har dette i tankene når man leser barnehagemeldingen. En barnehagemelding vil ikke kunne omfatte alle sider ved kommunens barnehagedrift, men meldingen gir en beskrivelse av vesentlige fokusområder i Økonomiske vurderinger: Ingen Alternativer og konsekvenser: Dersom det ikke legges fram en barnehagemelding vil politikerne få mindre innsyn i hvordan administrasjonen forvalter barnehageeieransvaret og ansvaret som barnehagemyndighet, og dermed mindre innsyn innenfor et viktig forvaltningsområde for politikerne. Konklusjon: Barnehagemeldingen 2018 er utarbeidet av administrasjonen og legges fram til orientering våren

9 Meldingen synliggjør hvordan kommunen har forvaltet rollen som barnehageeier og barnehagemyndighet og bidrar til å gi innsikt i, forståelse og oversikt over sentrale områder innenfor barnehagesektoren. 9

10 46/19 Representantskapsmøte Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS 26. september 2019 Arkivsak-dok. 19/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Knut Røgholt Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /19 2 Kommunestyret /19 Rådmannens innstilling: 1. Kommunens representant støtter styrets innstilling i sak 6/ Kommunens representant støtter styrets innstilling i sak 7/ Kommunens representant støtter styrets innstilling i sak 8/ Kommunens representant kan støtte alternative forlag til vedtak utfra informasjon som framkommer på møte og som formannskapet ikke har tatt stilling til. Vedlegg: Innkalling til representantskapsmøte Utredning Viken kontrollutvalgssekretariat ( ) Tillegg til sak 8/19 Selskapsavtale Viken kontrollutvalgssekretariat IKS ( ) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 10

11 Saksopplysninger: Det er innkalt til representantskapsmøte i Romerike kontrollutvalgssekretariat den 26. september Sakspapirene er sendt til eierkommunene. Totalt foreligger det fem saker til behandling i representantskapsmøte. Alle saker som skal behandles i representantskapsmøte fremmes for politisk behandling slik at formannskapet kan instruere hvordan Aurskog-Høland kommunes representant skal stemme i de ulike sakene. Følgende saker foreligger til behandling i representantskapsmøte: Sak 5/19 Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen Sak 6/19 Budsjettforslag 2020 for Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Sak 7/19 Økonomiplan for Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Sak 8/19 Forslag om å slå sammen kontrollutvalgssekretariatene i Follo, Buskerud på Romerike Sak 9/19 Møteplan 2020 Sakene 5 og 9 legges frem uten innstilling. Relevante bestemmelser: Selskapsavtale. Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper. Vurderinger: Sak 6/19 Budsjettforslag 2020 for Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Det fremlegges et budsjettforslag med en drift og investeringsramme på kr Tilskuddene fra eierkommunene utgjør kr Dette er en nedgang på omlag kr som skyldes nedgang i antall kommuner grunnet kommunereformen. Aurskog-Hølands kommunes andel er kr Budsjettet for 2020 er basert dagens finansieringsmodell. Styrets forslag til vedtak/innstilling: Budsjett for Rokus IKS for 2020 (driftsbudsjett og investeringsbudsjett) vedtas Forslaget til ramme på kr for sekretariatets tjenester sendes kontrollutvalgene til videre behandling Budsjettet salderes ved å benytte kroner fra disposisjonsfondet Rådmannen støtter styrets innstilling. 11

12 Sak 7/19 Økonomiplan for Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Økonomiplanen bygger på videreføring av budsjettet for Finansieringen fra eierkommunene er videreført etter dagens modell. Styret har forutsatt salg av tjenester fra Økte salgsinntekter er forenlig med reglene om egen regi. Utgiftssiden er redusert ved å kutte i tidligere budsjettert engasjementstilling. Styrets forslag til vedtak/innstilling: Økonomiplanen for Rokus IKS for vedtas. Rådmannen støtter styrets innstilling. Sak 8/19 Forslag om å slå sammen kontrollutvalgssekretariatene i Follo, Buskerud og på Romerike. Kontrollutvalgene står foran økte utfordringer som krever bred kompetanse og større fagmiljø i sekretariatet. Styret mener en fusjon mellom kontrollutvalgssekretariatene i Follo, Buskerud og Romerike vil gjøre det lettere å møte disse utfordringene. Bak forslaget om sammenslåing av de 3 sekretariatene er ønske om å bygge en mere robust organisasjon med større fagmiljø, bredere kompetansebase og større fleksibilitet. Det er etter rådmannens vurdering viktige å sike at sekretariatet fungerer som faglig ressurs ovenfor kontrollutvalget, og mener dette er et viktig argument for en sammenslåing. Sentrale forhold som vil bli berørt ved en fusjon er behandlet i vedlagte utredning: Antall deltakere/eiere i selskapet vil utgjøre 30 kommuner. Dette kan synes å være en utfordring å koordinere eierstyringen med så mange deltakere. Sekretariatet skal være uavhengig av rådmennene og revisjonen. Det er kontrollutvalgene som er bestillere av tjenestene. Eierstyring vil derfor være på et begrenset område og bør ikke skape utfordringer. Ulike selskapsformer er diskutert. Organisering som et IKS fremstår som mest egnede organisasjonsform for levering av tjenester i egenregi for eierne. Sekretariatene i Buskerud og Follo er organisert som interkommunale samarbeid. En fusjon kan gjennomføres ved en virksomhetsoverdragelse til ROKUS IKS. Det er ønskelig med en desentralisert kontorstruktur for å begrense reiseavstandene for kontorenes virkeområde. Det foreslåes at hovedkontoret legges til Lørenskog og avdelingskontor i Follo og Buskerud Det henvises forøvrig til vedlagte utredning om saken. Styrets forslag til vedtak/innstilling: Representantskapet godkjenner selskapsavtalen for Viken kontrollutvalgssekretariat IKS, og oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar deltakelse i Viken kontrollutvalgssekretariat IKS. 2. Kommunestyret slutter seg til fremlagte selskapsavtale for Viken kontrollutvalgssekretariat IKS. 3. Til representantskapet i Viken kontrollutvalgssekretariat IKS velges følgende: a) Medlem: b) Vara: 12

13 4. Kommunestyret forutsetter at nytt kontrollutvalgssekretariat ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget fra og med Rådmannen støtter styrets innstilling. 13

14 47/19 Overgang til nye Aurskog-Høland kommune - vedtakskompetanse mellom nytt kommunestyre og nåværende kommunestyrer Arkivsak-dok. 19/ Arkivkode. 044 Saksbehandler Dagfinn Lunner Saksgang Møtedato Saknr 1 Fellesnemnd for kommunesammenslåing /19 2 Formannskapet /19 3 Kommunestyret /19 Fellesnemnd for kommunesammenslåing har behandlet saken i møte sak 35/19 Møtebehandling Forslag fra Rune Skansen (Krf) om godtgjørelse: «Politiske representanter skal ikke motta dobbel eller økt godtgjørelse dersom de sitter i både «de gamle» og «det nye» kommunestyret/formannskap i perioden fra konstituering etter valget i 2019 fram til kommunesammenslåingen 1. januar 2020» Forslaget ble enstemmig vedtatt. Andre bemerkninger under møtebehandlingen Det ble bemerket at tekst på side 2 om berammede møter i saksopplysningene må rettes så det også er samsvar med vedtatt møteplan for fellesnemnd, nytt formannskap og nytt kommunestyre. Det utarbeides oversikt over retningslinjer for utbetaling av møtegodtgjørelser i overgangsperioden. Votering Prosjektrådmannens innstilling enstemmig vedtatt Forslaget fra Rune Skansen (Krf) om tilleggspunkt, enstemmig vedtatt Vedtak 1. Fellesnemnda tar foreliggende sak til etterretning. 2. Saksbehandling høsten 2019 følger de prinsipper som det er redegjort for i dette saksfremlegget 3. Politiske representanter skal ikke motta dobbel eller økt godtgjørelse dersom de sitter i både «de gamle» og «det nye» kommunestyret/formannskap i perioden fra konstituering etter valget i 2019 fram til kommunesammenslåingen 1. januar 2020 Saksfremlegg Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar fellesnemndas vedtak til orientering. 14

15 Vedlegg: Skriv inn vedlegg her Saksopplysninger: Konstituering av nye Aurskog-Høland kommunestyre Kommunevalget 2019 gjennomføres som om sammenslåingen alt har funnet sted, og det skal som kjent velges 35 representanter til kommunestyret. I henhold til inndelingsloven 27 skal kommunestyret konstitueres innen utgangen av oktober Konstituerende møte er berammet til 7. oktober. Det er leder av fellesnemnda som kaller inn og leder møtet inntil ny ordfører er valgt. Utover dette gjelder reglene i kommuneloven 17 nr. 1 til 3. Dette betyr blant annet at kommunestyre, formannskap og kontrollutvalg trer i funksjon fra det konstituerende møte. Dette gjelder også andre folkevalgte organ som eventuelt velges i dette møtet. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret er konstituert, jfr. inndelingsloven 26. Fellesnemnda skal likevel forberede arbeidet med budsjett og økonomiplan. Selv om det nye kommunestyret trer i funksjon fra konstituerende møte, kan det ikke treffe vedtak som binder de eksisterende kommunene. Vedtak som fattes i det nye kommunestyret vil tidligst kunne gjelde fra (Rundskriv H-10/15). Vedtaksmyndighet i de eksisterende kommunestyrene I henhold til inndelingsloven 27 forlenges funksjonstiden for kommunestyrene i Aurskog-Høland og Rømskog til Ansvar og fullmakter for disse kommunestyrene er likevel begrenset til det som er nødvendig for å avslutte virksomheten i de eksisterende enhetene. Det gis ingen nærmere veiledning i hva som ligger i betegnelsen «nødvendig for å avslutte virksomheten». I en tolkningsuttalelse peker Kommunal- og moderniseringsdepartementet på at dette i strengeste forstand kan innebære å kun håndtere avviklingssaker, som for eksempel å avslutte og avlevere arkiv til depot. Men det må også, etter prosjektrådmannens oppfatning, forstås slik at de eksisterende kommunene må sørge for å opprettholde den daglige driften fram til Rådmannen ser at andre kommuner har påpekt at det nyvalgte kommunestyret ikke kan utsette eller gjøre endringer som medfører at den nye kommunen ikke har gyldig vedtak fra og med sammenslåingstidspunktet Dette er også aktuelt for nye Aurskog-Høland kommune. De eksisterende kommunene vil bestå som selvstendige rettssubjekter fram til årsskiftet, og kommunen er dermed ansvarlig overfor sine innbyggere og for å oppfylle sine plikter som forvaltningsorgan. Kommunal- og moderniseringsdepartementet poengterer derfor at de må kunne fatte nødvendige vedtak for å holde driften i gang. Samtidig er de i en avslutningsfase, og skal ha fokus på avvikling. De skal dermed unngå å fatte vedtak som får virkning inn i ny kommune. 15

16 Funksjonstid for andre styrer, råd og utvalg I og med at funksjonstiden for kommunestyrene blir forlenget til gjelder dette også underliggende utvalg som formannskap, kontrollutvalg, komiteer, råd m.v. Oppgavene er som for kommunestyret å avslutte virksomheten og sørge for at daglig drift opprettholdes. Etter konstituering av det nye kommunestyret er det berammet følgende møter i Aurskog-Høland: Formannskap, 21. oktober, 4. november og 9. desember Kommunestyret, 28. oktober og 25. november Det er ikke berammet møter i råd og komiteer. Tilsvarende er det forutsatt følgende møter i Rømskog kommune: - Formannskapet, 11. november - Kommunestyret, 5. desember Det nye kommunestyret vil velge nye medlemmer til utvalgene, men disse får først virkning fra Fordeling av arbeidsoppgaver og fullmakter Inndelingsloven og tolkningsuttalelsen fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet gir ikke et entydig svar på hvilke saker som skal behandles hvor, og det vil heller ikke lokalt være mulig å lage en uttømmende oversikt over dette. To saker av samme type vil også kunne ende opp i hver sin beslutningslinje avhengig av når det er hensiktsmessig å effektuere vedtaket. En sak om ny skjenkebevilling må for eksempel behandles i et av de eksisterende kommunestyrene dersom det skal være oppstart før nyttår Dersom det søkes skjenkebevilling for et sted som åpner etter skal saken behandles i det nye kommunestyret. Inndelingsloven og KMDs tolkningsuttalelse gir likevel tydelige føringer på at eksisterende kommunestyrer kun skal fatte nødvendige vedtak, og at de skal unngå vedtak som binder ny kommune i unødvendig grad. Dette gir en tydelig ansvarsfordeling for de fleste saker. Dersom det i enkeltsaker er tvil om hvor de skal behandles vurderes dette av rådmennene i samråd med ordførerne. Generelle prinsipper for saksbehandling Nytt kommunestyre konstitueres og trer i funksjon i oktober Den eneste myndighetsbegrensningen ligger i at vedtak fattet her først vil kunne gjelde fra Dette tilsier at saker som skal til politiske behandling, og som gjelder forhold etter , som hovedregel skal behandles i det nye kommunestyret eller dets underliggende organer. Saker som likevel skal behandles i de eksisterende kommunestyrene (eller deres underliggende organ) vil være: Avviklingssaker: Saker som er nødvendige for å avslutte eksisterende enhet Nødvendig drift: Saker som av hensyn til innbyggere, samarbeidspartnere eller forsvarlig drift må effektueres før Økonomi Fellesnemnda har etter inndelingslovens ledd ansvaret for det forberedende arbeidet med økonomiplan og budsjett for det første driftsåret i nye Aurskog-Høland kommune. Økonomiplan og budsjett skal vedtas av det nye kommunestyret i desember

17 Rådmannen mener generelt at de gamle kommunestyrene ikke kan ta opp nye saker som får økonomiske konsekvenser for den nye kommunen med unntak av det som er innarbeidet i budsjett og økonomiplan. Det vises i denne sammenheng til intensjonsavtalens pkt (Fellesnemnda) der det heter at Spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen skal drøftes i Fellesnemnda før vedtak fattes i opprinnelseskommunen. Eventuelle unntak vil være utgifter til lovpålagte oppgaver som ikke kan vente, f.eks. i en beredskapssituasjon. Ansvaret for sivil beredskap Aurskog-Høland og Rømskog kommuner består som nevnt som selvstendige rettssubjekter fram til årsskiftet, og den beredskapsplikten som er hjemlet i lov og forskrift ligger dermed til de eksisterende kommunestyrer ut året. Dette innebærer at kriseledelsen i de eksisterende kommunene må være operative til Fellesnemnda fastsatte mandat for overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for den nye kommunen, og arbeidet planlegges sluttført før nyttår. Med grunnlag denne skal det utarbeides ny beredskapsplan for kriseledelse som skal gjelde for den nye kommunen fra Både ROS og og beredskapsplan for kriseledelsen forutsettes lagt fram til politisk behandling i den nye kommunen. Som et minstekrav må beredskapsplanen for kriseledelsen være operativ fra IKS Det er de nåværende kommunene som er deltakere i de interkommunale selskapene, og det er dermed de nåværende formannskapene som kan instruere sine representanter. Dette vil gjelde helt fram til Saker som er av en slik art at de innholdsmessig burde vært behandlet i nye Aurskog-Høland kommune sine organer. KS anbefaler derfor at det utarbeides felles saksframlegg og forslag til vedtak for de eksisterende kommunene og den nye kommunen. Dersom det er saker som har betydning for forhold utover bør også disse behandles i formannskapet i den nye kommunen. Plansaker Etter 5 i forskrift om sammenslåing av kommunene er fastsatt at kommuneplaner og kommunedelplaner etter plan- og bygningsloven kapittel 11, inkludert arealdelen, gjelder inntil de erstattes av nye planer vedtatt av det nye kommunestyret. Reguleringsplaner etter lovens kapittel 12 gjelder inntil de erstattes av nye planer eller de vedtas opphevet. Plansaker som er startet opp i de eksisterende kommunene og som ikke blir ferdigbehandlet før vil måtte avsluttes i det nye kommunestyret. På spørsmål om hvordan man kan sikre kontinuitet i pågående saker som gjelder tjeneste- og samfunnsutvikling legger Kommunal- og moderniseringsdepartementet et særlig ansvar på administrasjonen. Tidligere vedtak kan i større eller mindre grad ha forpliktet kommunen, og det kan ligge forventninger til videre saksgang fra innbyggere og næringsliv. Dette må det redegjøres for i saksframlegg til nytt kommunestyre slik at det danner grunnlag for arbeidet i ny kommune. Representasjon Så lenge kommunene Aurskog-Høland og Rømskog eksisterer er det naturlig at det er sittende ordfører, rådmannen/prosjektrådmannen eller andre organer/roller som representerer sin kommune. Dette gjelder både ved arrangementer, mottakelser eller lignende i en av dagens kommuner, eller dagens kommuner skal være representert utenfor kommunens grenser. 17

18 Dersom et representasjonsoppdrag spesifikt gjelder den nye kommunen vil det være naturlig at nyvalgt ordfører, rådmann/prosjektrådmann eller organer/roller for nye Aurskog-Høland kommune representerer. Lokale forskrifter, vedtekter og planvedtak Vedtekter og forskrifter som er gjeldende i Aurskog-Høland kommune og Rømskog kommune, og som ikke er erstattet av nye ved sammenslåingstidspunktet, skal fortsatt gjelde for vedkommende områder inntil nye lokale vedtekter og forskrifter er fastsatt av kommunestyret. Etter forskrift om sammenslåing av Aurskog-Høland og Rømskog kommuner er det satt en frist for å gjøre nye vedtak innen På samme måte antar prosjektrådmannen at Retningslinjer for overordnet alkoholpolitikk og alkoholservering i kommunale bygg ", fastsatt av Aurskog-Høland kommunestyre 13. mai 2019 fortsatt vil gjelde i gamle Aurskog-Høland. Dette kan også gjelde andre typer av retningslinjer som per dato gjelder i de 2 kommunene. Høringer Høringer gjelder forhold fram i tid, og er neppe av interesse for de gamle kommunene. Høringer med frist etter at nytt kommunestyre er konstituert kan behandles av det nye kommunestyret. Relevante bestemmelser: Inndelingsloven: Rundskriv til inndelingsloven H - 10/15: delingslova_oppdatering_2017-.pdf Veileder og tolkningsuttalelse fra KMD til inndelingsloven 27: Vurderinger: Rådmannen mener at foreliggende saksfremlegg med prinsipper for saksbehandlingen vil bidra til å klargjøre myndighets- og kompetanseforholdet mellom nytt kommunestyre og de nåværende kommunestyrene. Økonomiske vurderinger: Det vises til avsnitt om økonomi under saksopplysninger. Miljømessige konsekvenser: Ingen miljømessige konsekvenser. 18

19 Alternativer og konsekvenser: Manglende prinsipper for saksbehandlingen kan medføre uklare forhold knyttet til roller, oppgavefordeling og fullmakter mellom de «gamle» kommunene og ny kommune, men antas ikke å inntreffe. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at foreliggende saksfremlegg med prinsipper legges til grunn for saksbehandlingen i kommunene fram til I tillegg til behandling i Fellesnemnda blir saken lagt fram for kommunestyret i Aurskog-Høland 2. september og Rømskog 5. september 2019 til orientering. 19

20 48/19 Forslag til reguleringsplan for Smestadtoppen, 33/11 og 34/40, Løken 2. gangs behandling Arkivsak-dok. 18/ Arkivkode. --- Saksbehandler Vegard Gulli Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /19 2 Kommunestyret /19 Rådmannens innstilling: Aurskog-Høland kommune godkjenner forslaget til reguleringsplan for Smestadtoppen, 33/11 og 34/40, datert , med bestemmelser, datert Vedtaket er fattet med hjemmel i plan- og bygningslovens Vedlegg: Planbeskrivelse, datert Forslag til reguleringsplan, datert Forslag til reguleringsbestemmelser, datert Situasjonsskisser, datert Uttalelse fra NVE, datert Uttalelse fra Statens vegvesen, datert Uttalelse fra Akershus fylkeskommune, datert Uttalelse fra Fylkesmannen i Oslo og Viken, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): ROS-analyse VA-notat Geoteknisk datarapport Geotekniske vurderinger VA-rammeplan Støykart Vedlegg til uttalelse fra Statens vegvesen 20

21 Saksopplysninger: Planområdet ligger under 1 km vest for Løken sentrum, inntil fv. 169, Hølandsveien. Planområdet er på 4,3 daa. Planforslaget fremmes av Øvre Romerike Prosjektering AS på vegne av utbygger Tor Unneberg. Planområdet er avsatt til boligformål på nylig vedtatte kommuneplan. På planforslaget er BYA satt til 40 %. Bebyggelsen kan oppføres med inntil 7 meter gesimshøyde og 10 meter mønehøyde. Planforslaget forutsetter eksisterende bebyggelse revet og erstattet med leilighetsbygg i 2 etasjer, totalt 9 boenheter; fra kvm med balkong/terrasse i en bygningsdel og en leilighet på 148 kvm med terrasse over garasje. Bygget skal i hovedsak utføres i tre, fortrinnsvis massivtre, kombinert med prefabrikkert system levert av Jatak. Hele bygget vil i hovedsak forsynes med energi fra tak monterte solcelle paneler og vil fungere sammen med jordvarmeanlegg som befinner seg i eksisterende bygg. Garasjene vil ligge langs Hølandsveien. De vil fungere som støyskjerm. I alt 9 plasser + carport, parkeringsplasser + HC-parkering, vil bli etablert på samme område. Det er regulert felles lekeplass i planområdet. Denne har et areal på 300 m 2. Lekeplassen er planlagt støyskjermet fra Fylkesvegen ved opparbeidelse av støyskjerm med 2,5 meter høyde. Igangsetting av planarbeidet har blitt varslet på vanlig måte. Planforslaget ble vedtatt utlagt til offentlig ettersyn av formannskapet den , F-sak 56/19. Det foreligger tilbakemeldinger i henhold til vedleggsliste fra Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE), Statens vegvesen, Akershus fylkeskommune og Fylkesmannen for Oslo og Viken. Ut fra tilbakemeldingene er det foretatt små justeringer i reguleringsplanen og reguleringsbestemmelsene. I reguleringsplanen er frisiktsonen justert opp til 6x70 meter slik som Statens vegvesen foreslår. Videre er reguleringsbestemmelsen 2.3 om støy tydeliggjort og det er lagt til at støynivået for lekeplassen skal være lavere enn LDEN 55 db. Samt at grenseverdier for anleggsstøy gitt i T-1442 skal overholdes. Det er lagt til rekkefølgekrav om at støyskjerm skal være ferdig bygget før det gis brukstillatelse. Administrasjonen kommenterte lekeplassen i forhold til dens plassering nær vei og garasjeanlegg når forslaget ble fremmet til 1. gangbehandling. Ut fra innspill fra Fylkesmannen i Oslo og Viken og administrasjonen, har forslagsstiller lagt inn støykrav til lekeplassen og krav til at det etableres gjerde/hekk mellom parkeringsarealet og lekeplassen, for å hindre farlige situasjoner mellom kjøretøy og barn. Det foreligger ingen innsigelser til planforslaget, som dermed formelt kan egen godkjennes av kommunestyret. Relevante bestemmelser: Plan- og bygningsloven. 21

22 Vurderinger: NVE har ingen merknader. Statens vegvesen har merknader til utformingen av avkjørselen fra fylkesvei 169. Planforslaget er blitt justert slik at avkjørselen fra fylkesveien er i samsvar med statens vegvesens krav. Fylkesmannen i Oslo og Viken har kommentert at støykravene er noe utydelige. Planbestemmelsene er oppdatert slik at de ivaretar Fylkesmannen i Oslo og Akershus sine merknader til støy. Fylkesmannen i Oslo og Viken har kommet med merknad på at det skal velges lokal overvannshåndtering. Dette er ivaretatt gjennom planbestemmelsen 2.1 som om handler overvann. Fylkesmannen i Oslo og Viken og Akershus fylkeskommune har gitt merknader på at de ønsker at det skal settes maksimumsnormer for parkeringsplasser i reguleringsbestemmelsene. Administrasjonen ser ikke behovet for å sette maksimumsnorm for parkering i planen, siden Løken er et bilbasert tettsted. Akershus fylkeskommune oppfordrer kommunen til å inkludere rekkefølgebestemmelse om sikker gang- og sykkelvei mellom utbyggingsområdet og Løken skole. Trygg skolevei er allerede etablert på andre siden av fylkesvei 169 med gang- og sykkelforbindelse til Løken skole. Det foreligger et godt gjennomarbeidet planforslag, som legger opp til en fornuftig utnyttelse av et areal som ligger under 1 km fra Løken sentrum. Området ligger inne i nylige vedtatte kommuneplan. De endringer som er foretatt siden 1. gangbehandling vil være positive for prosjektet, samt være i tråd med de krav som stilles til støy og utforming av avkjørsel mot fylkesvei. Økonomiske vurderinger: Utbyggingen omfatter mer enn 5 boenheter. Før utbyggingen kan gjennomføres, må det foreligge en signert utbyggingsavtale. Utbyggingsavtale fremmes som egen sak. Miljømessige konsekvenser: Av naturmangfoldlovens 7 fremgår det at omsøkt tiltak skal vurderes etter naturmangfoldlovens prinsipper for offentlig beslutningstaking ( 8 til 12). 8: Kunnskapsgrunnlaget. Det er gjort søk i NIBIO sin kartløsning «Kilden». Den er knyttet opp til Artsdatabanken, Naturbase og MiSregistreringer (nøkkelbiotoper). Det foreligger ingen registreringer i disse basene som tiltaket kommer i konflikt med. Kommunen mener å ha tilstrekkelig kunnskap om naturmangfoldet i området og konsekvensene av det omsøkte tiltaket slik at det ikke er nødvendig å innhente ny kunnskap om dette. I og med at naturmangfoldet i liten grad berøres av planlagte tiltak, og det ikke kan påvises effekter av tiltaket på verdifull natur, legger kommunen til grunn at det ikke er nødvendig å foreta vurderinger etter de andre miljøprinsippene i 9 til 12. Det regulerte området ligger i nærheten av bussholdeplasser med bussforbindelse til Bjørkelangen og Lillestrøm. Det er godt tilrettelagt med separate gang- og sykkelveier fra området og til sentrum 22

23 med skole, barnehage og idrettsanlegg, samt matbutikk. Nærhet til Løken sentrum samt bussforbindelse er med på å redusere klimagassutslipp. I planbeskrivelsen beskrives det at bygget i hovedsak skal utføres i tre, fortrinnsvis massivtre. Bygget skal også i hovedsak forsynes av energi fra takmonterte solcellepaneler og jordvarmeanlegg. Disse tiltakene vil redusere klimagassutslippene under bygging og i driften, i motsetning til tradisjonelle byggemetoder i stål og betong. Alternativer og konsekvenser: Planforslaget kan godkjennes. Planforslaget kan avslås. Tiltakshaver må reorientere sine planer. Konklusjon: Det foreligger et gjennomtenkt og gjennomarbeidet planforslag. Rådmannen anbefaler at planforslaget godkjennes. 23

24 49/19 Innløsning av eiendom Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1 Arkivsak-dok. 19/ Arkivkode. 75/25,344 Saksbehandler Jahn Arvid Svendsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /19 2 Kommunestyret /19 Saksdokumentet er unntatt offentlighet 24

25 Orienteringssaker Saknr Arkivsak Tittel 9/19 19/ Orienteringer / presentasjoner i kommunestyret

26 Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 8/19 19/ Protokoll Kommunestyret

27 Interpellasjon 27