Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 17/70 Møtedato/tid: Kl 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Pål Sture Nilsen, nestleder Regine Bianca Ness Bente Rhodèn Forseth Jan Erik Engan Forfall: Andre møtende: Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Rådgiver, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 17/17 Godkjenning av protokoll fra møte /17 Forvaltningsrevisjon vedr. mobbing i grunnskolen - prosjektplan 19/17 Budsjettkontroll pr /17 Forslag til budsjett 2018 og økonomiplan 2019 for kontrollutvalget 21/17 Orientering om aktuelle saker 22/17 Referatsaker 23/17 Eventuelt 2

3 Godkjenning av protokoll fra møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/70-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3

4 Forvaltningsrevisjon vedr. mobbing i grunnskolen - prosjektplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 17/50-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Prosjektplan - Mobbing i grunnskolen Saksutredning På kontrollutvalgets møte 3. mai bestilte utvalget en forvaltningsrevisjon med fokus på mobbing i grunnskolen i Klæbu kommune. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 10/17: Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller en forvaltningsrevisjon med fokus på mobbing i grunnskolen i Klæbu kommune. Prosjektplan og ressursramme legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte 21. september Kontrollutvalget ber om at endelig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat innen Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Revisjonen har konkretisert følgende problemstilling for forvaltningsrevisjonen: Arbeides det aktivt og systematisk for å avdekke og håndtere mobbing i grunnskolene i Klæbu kommune? - Kunnskap om skolemiljøet - Skolemiljøutvalg - Kompetansetiltak - Meldinger - Rutiner og praksis for håndtering av saker - Dokumentasjon av saker (enkeltvedtak/aktivitetsplan, håndtering av personopplysninger, arkiv) Forvaltningsrevisjon med fokus på mobbing i grunnskolen i Klæbu kommune gjennomføres med et timeforbruk på 300 timer, 150 timer i 2017 og 150 timer i Ferdig rapport leveres sekretariatet innen Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om problemstillingen revisjonen skisserer i prosjektplanen dekker det utvalget vil ha svar på i denne forvaltningsrevisjonen. På bakgrunn av dette så legges saken frem uten forslag til vedtak. 4

5 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Klæbu Prosjekt: Mobbing i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2530 Styringsgruppe, dato: Mobbing i grunnskolen BESTILLING Kontrollutvalget i Klæbu kommune vedtok i sak 10/17 å bestille en forvaltningsrevisjon knyttet til mobbing i grunnskolen: Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller en forvaltningsrevisjon med fokus på mobbing i grunnskolen i Klæbu kommune. Prosjektplan og ressursramme legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte 21. september Kontrollutvalget ber om at endelig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat innen I plan for forvaltningsrevisjon er temaet mobbing omtalt på følgende måte: Opplæringsloven stiller krav om at kommunene skal arbeide aktivt og systematisk for å fremme et godt psykososialt miljø ved skolene. Har grunnskolene i Klæbu kommune tilstrekkelig fokus på og et godt opplegg for å forebygge, avdekke og håndtere mobbing? Revisor var til stede i utvalgets møte og bistod utvalget under behandling av sak 10/16. Kontrollutvalget ønsket at forvaltningsrevisjonen skulle omfatte alle tre skolene i kommunen. Videre ønsket utvalget at revisor ser på Klæbu kommune sin håndtering av sensitive opplysninger i forbindelse med mobbesaker, samt arkiv- og journalføring av dokumenter. BAKGRUNN Elevenes skolemiljø har vært og er et aktuelt tema i samfunnsdebatten. I 2013 nedsatte regjeringen Stoltenberg et utvalg som skulle vurdere de samlede virkemidlene for å skape et godt psykososialt skolemiljø, motvirke og håndtere mobbing og andre uønskede hendelser i skolen. I utvalgets rapport (NOU 2015:2) ble det identifisert flere svakheter i virkemiddelbruken for et trygt og godt skolemiljø: 1. Rettssikkerhet elevenes rettigheter blir ikke oppfylt 2. Skolekultur skolekulturen fokuserer for lite på nulltoleranse for krenkelser, mobbing, trakassering og diskriminering 5 side 1 av 6

6 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Klæbu Prosjekt: Mobbing i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2530 Styringsgruppe, dato: Involvering og samarbeid elever og foreldre involveres ikke godt nok i skolens arbeid med det psykososiale skolemiljøet 4. Ansvarliggjøring og systematikk skoleeiernes og skoleledernes kapasitet til å jobbe systematisk og langsiktig med å utvikle skolemiljøet er mangelfull 5. Organisering ansvarsfordelingen i støttesystemet er for utydelig I utredningen ble det foreslått flere endringer i opplæringsloven. Lovendringsforslaget har vært ute på høring hos kommuner, fylkeskommuner og andre berørte aktører. Med virkning fra er det gjort en rekke endringer i opplæringslovens kapittel 9A med sikte på at skolene og skoleeier skal få tydeligere, enklere og mer effektive føringer for sitt arbeid med skolemiljøet. Den grunnleggende elevrettigheten, altså retten til et trygt og godt skolemiljø, er uendret. Tilsvarende er også kravet til systematisk arbeid videreført, og rektorenes ansvar er tydeliggjort. Nulltoleranse overfor krenkelser som mobbing, vold, diskriminering og trakassering er presisert. Videre framhever loven et årvåkenhetsansvar for alle som arbeider i skolen, altså en plikt til å følge med på at elevene har et trygt og godt skolemiljø. Fram til var skolene forpliktet til å fatte enkeltvedtak i saker hvor elever ikke fikk oppfylt retten til et trygt og godt skolemiljø. Kravet til å fatte enkeltvedtak er etter lovendringen erstattet med en aktivitetsplikt for skolen. denne aktivitetsplikten innbefatter å utarbeide en skriftlig tiltaksplan. Denne planen skal beskrive; a) hvilke problem tiltakene skal løse, b) hvilke tiltak skolen har planlagt, c) når tiltakene skal gjennomføres, d) hvem som er ansvarlig for gjennomføringen av tiltakene, og e) når tiltakene skal evalueres. Det presiseres at skolen skal dokumentere hva som blir gjort for å oppfylle aktivitetsplikten. Dokumentasjonen skal håndteres i tråd med personopplysningsloven. Videre gir loven adgang for elever/foreldre å melde saken direkte til fylkesmannen etter at den er tatt opp med rektor. Om det er mer enn en uke siden det er meldt til rektor, og om det ikke foreligger særlige forhold, så skal Fylkesmannen ta stilling til saken. Fylkesmannen er også gitt adgang til å ilegge skoleeier tvangsmulkt om aktivitetsplikten ikke blir overholdt. Alle elever har ifølge opplæringsloven rett til et godt og inkluderende læringsmiljø. Med læringsmiljø menes de samlede kulturelle, relasjonelle og fysiske forholdene på skolen som har betydning for elevenes læring, helse og trivsel. Det psykososiale miljøet skal virke positivt på elevenes helse, trivsel og læring, trygghet og sosiale tilhørighet. Det er den enkelte elevs subjektive opplevelse av å bli krenket som er utgangspunktet for skolens håndtering av opplæringsloven kapittel 9a ( elevenes arbeidsmiljølov ). Det 6 side 2 av 6

7 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Klæbu Prosjekt: Mobbing i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2530 Styringsgruppe, dato: understrekes at det psykososiale miljøet omfatter mer enn mobbing og at kapittel 9a gjelder for både grunnskolen og videregående opplæring. Det er en diskusjon om hvordan mobbing skal defineres, men Utdanningsdirektoratets definisjon og tolkning ligger tett opp til Dan Olweus definisjon av begrepet. Olweus definerer mobbing slik: "En person er mobbet eller plaget når han eller hun, gjentatte ganger og over en viss tid, blir utsatt for negative handlinger fra en eller flere andre personer". Det finnes andre definisjoner på mobbing. De fleste av disse krever at følgende kjennetegn er tilstede: Det må være ubalanse i styrkeforholdet mellom de som mobbes og de som mobber. Et mobbeoffer kan imidlertid mobbe andre elever (ca. 17 % av mobbeofrene). Elever som ofte slåss med hverandre blir ikke mobbet dersom det varierer hvem som tar initiativet til slåssingen. Mobbingen må foregå over en viss tid. Over hvor lang tid kan diskuteres, men enkeltepisoder kalles vanligvis ikke mobbing, selv om de er aldri så alvorlige. Handlingene må være av en viss alvorlighetsgrad. En kan ta utgangspunkt i hva eleven opplever som alvorlig. Det er klart at lett erting, som eleven ikke plages av, ikke er mobbing. Elevundersøkelsen indikerer at andelen elever som opplever å bli mobbet ligger på 4,5 til 5,5 % i perioden Det anslås derfor at over elever kan være utsatt for mobbing hvert år. Elevundersøkelsen i Klæbu i 2014/15 viser at 4,9 % av elevene på 7.trinn svarte at de hadde blitt mobbet på skolen de siste månedene. Tilsvarende tall for elever på 10.trinn var 2,9 %. Elevundersøkelsen for 2015/16 viser at andelen som oppgir å ha blitt mobbet var på 6,0 % på 7.trinn, mens på 10.trinn var denne andelen 0,0 %. For skoleåret 2016/17 var tallene hhv 5,5 % (7.trinn) og 8,3 % (10.trinn). Det totale elevtallet i grunnskolene i Klæbu ligger på ca. 940 disse årene 1. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING I dialog med kontrollutvalget har skolenes arbeid mot og håndtering av mobbing vært det sentrale diskusjonstema. Utvalget er opptatt hvordan skolene arbeider systematisk for å avdekke mobbing, hvilke tiltak som iverksettes og hvordan disse tiltakene følges opp. Utvalget har signalisert at de ønsker fokus på håndtering av personopplysninger og dokumentasjon i mobbesaker. 1 Det er brudd i tidsserien for spørsmål om mobbing i elevundersøkelsene. Dette skyldes en omformulering av spørsmålet f.o.m side 3 av 6

8 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Klæbu Prosjekt: Mobbing i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2530 Styringsgruppe, dato: AVGRENSNING Revisor har på bakgrunn av utvalgets diskusjoner avgrenset undersøkelsen til å gjelde mobbing av elever i grunnskolen, og vil ikke berøre psykososialt miljø blant ansatte ved skolene, og den vil heller ikke belyse det fysiske skolemiljøet. Øvrige forhold og tiltak for trivsel ved skolene vil tas inn i den grad det har relevans i arbeid med avdekking av mobbing. Revisor avgrenser seg fra å undersøke og vurdere forhold som ligger utenfor virkeområdet for kapittel 9a i opplæringsloven (elevens fritid jfr. rundskriv Udir ). 3.2 PROBLEMSTILLING Arbeides det aktivt og systematisk for å avdekke og håndtere mobbing i grunnskolene i Klæbu kommune? Kunnskap om skolemiljøet Skolemiljøutvalg Kompetansetiltak Meldinger Rutiner og praksis for håndtering av saker Dokumentasjon av saker (enkeltvedtak/aktivitetsplan, håndtering av personopplysninger, arkiv) REVISJONSKRITERIER Overordnet er det opplæringsloven som angir rammen for skolenes og skoleeiers arbeid med det psykososiale miljøet for elevene i videregående opplæring. Det er kapittel 9A som regulerer forholdet mellom elevenes rettigheter og skolens plikter i forhold til skolemiljøet. Loven beskriver blant annet ansattes plikt til å følge med, gripe inn, varsle, undersøke dersom man får kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger som mobbing, diskriminering, vold eller rasisme. Den peker videre på krav til systematisk arbeid som sikrer at lovkravene blir oppfylt ( 9A-3), skolenes aktivitetsplikt og krav til håndtering av mulige brudd på elevenes rettigheter ( 9A-4). Videre plikter skolene å dokumentere hva som blir gjort for å oppfylle aktivitetsplikten ( 9A-4). I forskrift til opplæringsloven er skoleeier pålagt å få gjennomført de nasjonale undersøkelser om skolemiljøet ved hver skole, og sørge for at skolene følger opp resultatene ( 2-3). 8 side 4 av 6

9 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Klæbu Prosjekt: Mobbing i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2530 Styringsgruppe, dato: Videre har utdanningsdirektoratet utgitt veiledningsmatriell etc. for hvordan skolene skal arbeide for å ivareta elevenes rettigheter til et godt psykososialt miljø ( Dette er viktige og autorative føringer for hvordan skolene og kommunen som skoleeier skal arbeide for et godt skolemiljø og hvordan man skal håndtere eventuelle mobbesaker. Lokale styringsdokument vil også være viktige kilder, som mobbeplaner og mål i andre overordna styringsdokument som gjelder elevenes læringsmiljø og mobbing. METODE I denne undersøkelsen vil det etterstrebes å innhente foreliggende data fra skoleadministrative system og utdanningsdirektoratets databaser. Det vil bli behov for å innhente dokumentasjon for rutiner og prosedyrer knyttet til den enkelte skoles arbeid med skolemiljøet, og dokumentasjon for oppfyllelse av aktivitetsplikten. Det synes viktig at lærerne får gi uttrykk for hvordan de følger med, avdekker og håndterer mobbing blant elevene. Det er viktig å komme i kontakt med og få informasjon fra lærere og annet personell som jobber tett på elevene. Det kan være aktuelt gjennom en spørreskjemaundersøkelse eller intervju med representanter for det pedagogiske personalet og andre relevante ansatte. Datainnsamling i korte trekk: - Intervju med et enhetsledere - Intervju med ledere for skolemiljøutvalg - Gjennomgang av planer, rutiner og prosedyrer for skolemiljøet, sentralt i kommunen og lokalt ved den enkelte skole - Gjennomgang av tiltaksplaner og dokumentasjon for aktivitetsplikt - Eventuelt spørreskjema til lærere - UBAS og skoleadm system 9 side 5 av 6

10 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Klæbu Prosjekt: Mobbing i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe ORGANISERING AV PROSJEKTET Prosjektnr.: 2530 Styringsgruppe, dato: Tor Arne Stubbe vil være oppdragsansvarlig revisor for prosjektet, og Anna Ølnes vil være prosjektmedarbeider. Prosjektet gjennomføres innen en timeressurs på 300 timer med avtalt levering side 6 av 6

11 Budsjettkontroll pr Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering. Vedlegg Budsjettkontroll kontrollutvalget Saksutredning For å holde kontrollutvalget godt informert om sin økonomiske status legger sekretariatet herved fram en økonomisk oversikt pr

12 Vedlegg Konto Tekst Regnskap pr Budsjett 2017 *. Til disp. Budsjett 2017 Folkevalgte fast godtgjørelse Folkevalgte - møtegodtgjørelse Folkevalgte - tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Abonnement tidskrifter Bevertning Opplæring kurs Konsulenttjenester Utgifter og godtgjørelse for reiser, diett, bil m Avgifter, gebyrer, lisenser m.v Kontrollutvalget Kjøp fra KonSek Midt-Norge IKS Kjøp fra Revisjon Midt-Norge IKS /03 Kjøp fra IKS Totalsum Kolonnen Budsjett 2017 * er tall som er lagt inn i regnskapssystemet i Klæbu kommune. Kontrollutvalgets eget budsjett er redusert med kr ,-, som i hovedsak er posten konsulenttjenester, i forhold til budsjettforslaget fra kontrollutvalget. Kolonnen Budsjett 2017 er det budsjettet kontrollutvalget sendte over til kommunestyret (jf. forskrift om kontrollutvalg 18). Kommunestyret har ikke endret på forslaget fra kontrollutvalget (jf. vedtak i kommunestyrets sak 78/16). Kjøp av revisjonstjenester er tom. 3. kvartal Kjøp av sekretariatstjenester er tom. 2. kvartal

13 Forslag til budsjett 2018 og økonomiplan 2019 for kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for , samt budsjett for 2018 med en ramme på kr ,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2018 i Klæbu kommune. Budsjettet for 2018 med økonomiplan 2019 Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets sekretariat Kommunestyret i Klæbu kommune vedtok i sak 52/17 å gå inn som eier i den nye sekretariatsselskapet Konsek Trøndelag IKS, samt å kjøpe sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos selskapet. Representantskapet i Konsek Trøndelag IKS behandlet budsjettet for 2018 på møte den Det er lagt til grunn en økning på 3 % fra 2017 til 2018, noe som betyr en økning på kr 7.050,- for Klæbu kommune. Økonomiplantallet for 2019 er basert på en framskriving ut fra de prinsippene som er skissert i sammenslåingsdokumentet (avrundet til hele tusen). Kontrollutvalget Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet så er budsjettet satt opp med utgangspunkt i tidligere års budsjetter for kontrollutvalget. Vi har i beregningene tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 6 møter i året. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste har sekretariatet gjort et anslag basert på reglene i kommunens reglement. Det er ikke tatt hensyn til eventuelle andre endringer som følge av økonomiplanarbeidet i kommunen. I tillegg er det lagt inn noen midler til kurs og faglig oppdatering for at kontrollutvalget skal ha mulighet til å skaffe seg kunnskap og ha mulighet til å delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Samlet er det foreslått en økning på kr 200 (0,13 %) for kontrollutvalgets egen virksomhet. Det er ikke lagt noen inn økning i økonomiplanen for

14 Kjøp av revisjonstjenester Kommunestyret i Klæbu kommune vedtok i sak 43/17 å gå inn som eier i det nye revisjonsselskapet Revisjon Midt-Norge SA, samt å kjøpe revisjonstjenester fra selskapet. Daglig leder i Revisjon Midt-Norge IKS (dagens revisjonsselskap) har informert sekretariatet om at det ikke vil bli vedtatt noe nytt budsjett for 2018 for det nye revisjonsselskapet, honorarene videreføres på samme nivå inn i det nye selskapet. Budsjett 2018 og økonomiplan er derfor basert på representantskapets budsjettvedtak I revisjonens økonomiplan for er utgiften til revisjon anslått til kr ,- for 2018, videre i økonomiplanperioden er det anslått en økning på 4 prosent per år. Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir etter dette kr ,-, som er en samlet økning på kr fra Budsjettet kan spesifiseres som følger: Budsjett 2018 Vedtatt budsjett 2017 Konto Tekst Folkevalgte fast godtgjørelse Folkevalgte - møtegodtgjørelse Folkevalgte - tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Abonnement tidskrifter Bevertning Opplæring kurs Utgifter og godtgjørelse for reiser, diett, bil m Avgifter, gebyrer, lisenser m.v Konsulenttjenester Sum Kontrollutvalget Revisjon Sekretariat Sum kjøp fra IKS Totalsum Kontrollutvalgets sekretariat foreslår en budsjettramme på kr ,- for kontrollutvalget for 2018, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. 14

15 Økonomiplan for perioden 2018 og 2019: Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for 2018 og 2019 legges frem: Vedtatt budsjett for 2017 Forslag budsjett for 2018 Anslag for 2019 Kontrollutvalget Sekretariat Revisjon Driftsutgifter Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2018 og 2019, samt budsjett for Budsjettet for 2018 har en ramme på kr ,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. 15

16 Orientering om aktuelle saker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/70-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Status kommunereformen - sammenslåing av Klæbu kommune og Trondheim kommune Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. Sakspapirer fellesnemnda Klæbu og Trondheim kommuner: 16

17 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Steinar Lianes Arkiv: 026 Arkivsaksnr-dok.nr: 16/ Kommunereformen - sammenslåing av Klæbu kommune og Trondheim kommune - status Rådmannens innstilling Kommunestyret tar framlagte sak til orientering. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Kommunestyret ble orientert om arbeidet med sammenslåingen mellom Klæbu og Trondheim i det forrige møtet den 15.juni. Etter den tid har det ikke vært møter i partssammensatt utvalg og fellesnemnda. Videre møteplan 2.halvår 2017: - Partssammensatt utvalg har møter 20.september, 18.oktober, 1.november, 29.november. - Fellesnemnda har møter 26.september, 24.oktober, 7.november, 5.desember. Fellesnemndas og partssammensatt utvalgs sakspapir og protokoll klikk på lenke til Trondheim kommunes innsynsløsning. Se også Klæbu kommunes hjemmesider Politikk Saksdokument. Den administrative prosjektgruppen som består av medarbeidere fra begge kommuner, har i perioden siden sist orientering hatt 3 møter. Arbeidet har i stor grad bestått i å forberede saker for fellesnemnda. Gruppen har i tråd med prosjektplanen arbeidet videre med omstillingsavtale for ansatte. Det arbeides også med muligheten for å engasjere en prosjektkoordinator. Rådmannen har tidligere i år initiert en gjennomgang av områder og tjenester som kan egnes for tidlig integrering med Trondheim. Dette på bakgrunn av en bestilling til budsjettkonferansen i juni. Resultatene av gjennomgangen med anbefalinger ble lagt fram på budsjettkonferansen. Formannskapets budsjettkonferanse tok rådmannens anbefalinger til etterretning. Rådmannens anbefaling over områder for tidligintegrering: Flyktningetjeneste PPT Barnevern DOV Nav Psykisk Helse Kommuneoverlege Legetjeneste 17

18 Ta i bruk Trondheims systemer for arkiv, lønn/personal og økonomi fra 2019, hvis positiv kost / nytte Disse områdene tenkes overført i løpet av 2018 som fase en områder. Resterende tenkes beholdt i Klæbu til sammenslåingen, med mindre andre forhold oppstår som kan gjøre det nødvendig å vurdere dette på nytt. Etter budsjettkonferansen har andre forhold kommet til. NAV-leder slutter og en saksbehandler på byggesakskontoret skal slutte. Disse forholdene må det tas hensyn til, og det kan bli en annen prioritering i rådmannens anbefalinger. Det jobbes med å løse utfordringene på byggesakskontoret. Økonomiske og administrative konsekvenser Ihht. budsjett for fellesnemnda. 18

19 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/70-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 23/17 Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 24/17 Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 25/17 Melding om politisk vedtak - Vedtakskontroll Rapport over ikke iverksatte vedtak - Kommunestyret Rapport over ikke iverksatte vedtak - Formannskapet Vedtakskontroll Utvalg for oppvekst, kultur, idrett og fritid Tilbakemelding etter årsrevisjonen 2016 Journalplikt for politikere som offentlig tjenestemann Alle dokumenter skal journalføres fortløpende Alvorlig å røpe varsler Norske kommuner er ikke bærekraftige Rådmann kan nekte å svare revisor i møte Skolestart, nye regler mot mobbing, mer svømming og programmering som valgfag Hva skjer hvis en kontrakt er inngått i strid med anskaffelsesregelverket Kan ikke avsette ordfører som velges til Stortinget Må finne setterådmann når rådmann er inhabil Også kommuneadvokatens journal er offentlig Referat fra møte i kommunesektorens etikkutvalg 11.mai 2017 Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets sak 23/17 Forvaltningsrevisjonsrapport sykefravær 2. Kommunestyrets sak 24/17 Kontrollutvalgets årsmelding Kommunestyrets sak 25/17 Valg av revisor for fellesnemnda Klæbu og Trondheim kommuner 4. Vedtakskontroll Klæbu kommune. 5. Revisjonens tilbakemelding etter årsrevisjon Håndtering av henvendelser til kontrollutvalgets medlemmer 7. Når det skjer grove brudd på plikten til journalføring, bør det reageres tjenestemessig, sier jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 8. Identiteten til den som varsler må anses som et «personlig forhold» underlagt taushetsplikt, skriver jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 9. Økonomiprofessor Victor Norman (NHH) mener Kommune-Norge ikke er i stand til å takle eldrebølgen. 10. Revisor kan stille spørsmål til rådmannen i kontrollutvalgets møter. Men rådmannen kan nekte å svare, hvis hun mener spørsmålene ligger utenfor det hun ble innkalt for å besvare. 11. Flere endringer trår i kraft når skoleåret kommer i gang. Nye regler gjelder for å håndtere mobbing, og skolen kan få dagbøter hvis den ikke følger opp. 12. Hvis en kontrakt er inngått i strid med anskaffelsesregelverket, kan retten bestemme at kontrakten skal settes til side umiddelbart, at den skal slutte å løpe fra et bestemt tidspunkt (avkortning) og/eller at det skal ilegges gebyr. 13. Ordførere som blir innvalgt til Stortinget i høst, velger helt og holdent selv om de 19

20 vil gå av som ordførere, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 14. Når rådmannen er inhabil, må innstilling til et folkevalgt organ utformes og avgis av noen som ikke er tilsatt i kommunens administrasjon, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. 15. At et dokument inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, er ikke en hjemmel for å unnta hele dokument fra innsyn. Og det fjerner aldri plikten til journalføring, ei heller hos kommuneadvokaten. 16. Referat fra møte i Kommunesektorens etikkutvalg 11. mai 2017 Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 20

21 Melding om politisk vedtak Klæbu kommunestyre Kommunestyrets møte Sak 23/17 Forvaltningsrevisjonsrapport sykefravær Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport vedr. sykefravær til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Behandling: Gard Lyng fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte og svarte på spørsmål. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport vedr. sykefravær til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen

22 Melding om politisk vedtak Klæbu kommunestyre Kommunestyrets møte Sak 24/17 Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2016 til orientering. Behandling: Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2016 til orientering. 22

23 Melding om politisk vedtak Klæbu kommunestyre Kommunestyrets møte Sak 25/17 Valg av revisor for fellesnemnda Klæbu og Trondheim kommuner Kontrollutvalgets innstilling Klæbu kommunestyre velger Trondheim kommunerevisjon som revisor for fellesnemnda for Klæbu og Trondheim kommuner. Behandling: Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak Klæbu kommunestyre velger Trondheim kommunerevisjon som revisor for fellesnemnda for Klæbu og Trondheim kommuner. 23

24 Klæbu kommune Rådmannen KonSek MIdt-Norge IKS Kontrollutvalget i Klæbu v/eva J. Bekkavik Kongensgt TRONDHEIM Vår ref. Saksbehandler/enhet Deres ref. Dato 11/ SLI/RÅD Melding om politisk vedtak - Vedtakskontroll formannskap/kommunestyre Kommunestyret behandlet i møte sak 57/17. Følgende vedtak ble fattet: Kommunestyrets vedtak Kommunestyret tar orienteringen om vedtakskontroll til etterretning. Melding om dette oversendes kontrollutvalget. Se vedlegg 1 og 2 for ikke iverksatte vedtak i formannskap og kommunestyre. Det harogså vært avholdt vedtakskontroll i hovedutvalgene. Her er det kun et ikke iverksatt vedtak i utvalg for oppvekst se vedlegg 3. Utvalget fattet imidlertid vedtak om å be rådmannen gjennomføre et temamøte om mobbing i samsvar med tidligere vedtak. Mvh Steinar Lianes fagsjef Vedlegg 1 ikke iverksatte vedtak formannskap Vedlegg 2 ikke iverksatte vedtak kommunestyre Vedlegg 3 ikke iverksatte vedtak utvalg for oppvekst Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefaks: E-post: Postboks 200 Vikingvegen postmottak@klabu.kommune.no 7541 KLÆBU 7540 Klæbu 24

25 Utvalg: KOMMUNESTYRET Dato: Enhet: / Status: IIV Ikke iverksatt Kategori: OPPFØLGING AV VEDTAK Sak: KST 61/ Status: Behandlet Arkivsak: 12/821 Forskuttering av vegforsterkningmidler for fylkesveg 885 Amundsdalen Ansvarlig: Plan, eiendom og kommunalteknikk / Byggesak, eiendom og arealbruk / Maren Blomset Malvik Kommunestyrets vedtak 1. Kommunestyret vedtar å forskuttere inntil 7,5 millioner kroner eks mva til vegforsterkning og utvidelse av vegskulder av fylkesveg 885 Amundsdalen. 2. Kommunestyret legger til grunn at beløpet i sin helhet tilbakebetales fra Sør-Trøndelag Fylkeskommune og/eller Miljøpakken. 3. Kommunestyret ber Rådmannen sende søknad om refusjon til Fylkeskommunen umiddelbart. Merknad: Punkt 1 og 3 iverksatt.punkt 2 er ubesvart. 25

26 Utvalg: FORMANNSKAPET Dato: Status: IIV Ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK Sak: FSK 102/ Status: Behandlet Arkivsak: 14/658 Detaljregulering for Tanem massedeponi gnr/bnr 39/1 og 40/1 Ansvarlig: Plan, eiendom og kommunalteknikk / / Tove Kummeneje Formannskapets vedtak 1. Formannskapet vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven å legge forslag til detaljregulering for Tanem massedeponi ut til offentlig ettersyn. Forslaget sendes samtidig på høring til berørte. 2. Før planen sendes ut på høring og legges ut til offentlig ettersyn foretas følgende opprettinger av plankartet: a. Formålsgrensen for massedeponi mot sør og sørvest endres slik at det sikres et vegetasjonsbelte på m eller mer langs fv. 921 under drift, og settes uten vegetasjonsbelte langs fv. 921 når prosjektet er ferdig. b. Lokalitet registrert som lokalt viktig gråor-heggeskog i LNFR-området i nordvest avgrenses og gis formålet grønnstruktur. c. Åpen del av bekk, inklusive fangdam/sedimentasjonsbasseng, tas med på plankartet. 3. I bestemmelsene foretas følgende endringer: a. Pkt. 3.2 Driftstid endres til: «Driften skal kun foregå innenfor tidsrommet mandag til fredag kl. 07:00-22:00 og lørdag 08:00-15:00. Det tillates ikke drift på søndager, hellig- og høytidsdager.» b. Pkt. 3.4 Støy L evening = 50 db tilføyes som ekvivalentnivå som ikke skal overstiges. c. Pkt. 3.5 Støv Følgende tilføyes: PM10 skal ikke overstige 35 mikrogram/m 3 med mer enn 7 overskridelser i året. d. Pkt. 3.6 Krav til rene masser følgende tilføyes: Rene masser defineres som jord, stein, sand, grus og leire uten forurensning. e. Pkt. 3.8 Oppfylling Det innarbeides at oppfyllingen skal starte fra voll i nord og skje sørover, og at profilene A-C skal ligge til grunn for gjennomføringen. I tillegg vises det til vedlagt geoteknisk rapport og jordbruksfaglig vurdering. f. Pkt Følgende tilføyes: De siste 1,2 meterne av oppfyllingen skal skje under regelmessig tilsyn fra jordbruksfaglig personell eller etter opplæring av utførende personell. Dette laget skal inneholde det eksisterende matjordlaget på eiendommen. Terrenget som utgjør en gammel skredgrop, skal når det er ferdig oppfylt ha en avslutning som viser tilnærmet den opprinnelige formen. g. Pkt. 9 a. Offentlige godkjenninger: Første setning strykes. 4. Rådmannen gis for øvrig myndighet til å foreta mindre endringer i bestemmelsene fram til 2. gangs behandling, så lenge det ikke vil være av betydning for innholdet i planen. 26

27 Utvalg: FORMANNSKAPET Dato: Status: IIV Ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK 5. Før saken legges fram til sluttbehandling i formannskapet og kommunestyret skal følgende være vurdert: a. Avkjøring til massedeponiet i vest er felles med avkjøring til gårdstun med bolighus. Det må vurderes om avkjøring skal flyttes 40 meter vestover, for å minimere ulemper med støy og støv, samt ivareta trafikksikkerhet for tomannsbolig på gårdstunet. b. Mulighet for å etablere åpen bekk gjennom området ved ferdig oppfylling. Merknad: Ikke endelig vedtatt på grunn av vilkår fra fylkesmannen om egengodkjenning. Sak: FSK 113/ Status: Behandlet Arkivsak: 14/400 Forslag til detaljert reguleringsplan for Forset - Tanem Grustak, gnr 38/2, 39/1 Ansvarlig: Plan, eiendom og kommunalteknikk / / Tove Kummeneje Formannskapets vedtak 1. Formannskapet vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven å legge forslag til reguleringsplan for Forset-Tanem grustak ut til offentlig ettersyn. Forslaget sendes samtidig på høring til berørte. 2. Før forslaget legges ut, må følgende endres på plankartet: Kartet tilføyes: Bestemmelsesområde «viltkorridor» innenfor formål råstoffutvinning/lnf. Bestemmelsesområde må strekke seg helt ned mot naboeiendom Nedre Forset. Område for næring endres til område for råstoffutvinning Før forslaget legges ut, må følgende innarbeides i reguleringsbestemmelsene: Generelle bestemmelser: - Ny bestemmelse «Uttak av grus»: Uttak av grus skal som prinsipp skje fra nord mot sør, slik at virksomheten tidligst mulig trekkes sørover, bort fra tettbebyggelsen på Tanem. Råstoffutvinning endres til Råstoffutvinning 1 og 2. Første avsnitt endres til: Området kan nyttes til uttak av grus, lagring/transport, knusing/sikting og vasking av masser. Femte avsnitt endres til: Innenfor området er det tillatt med midlertidig bebyggelse og virksomhet som er direkte knyttet til produksjon av masser; som matjordproduksjon, behandling av asfalt etc. Bestemmelsen suppleres med: Finknusing og sortering av stein fra grustaket skal skje i eksisterende steinbrudd når uttak av stein er fullført her. 27

28 Utvalg: FORMANNSKAPET Dato: Status: IIV Ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK Det må ikke tas ut grus i vår og sommermånedene i skråninger hvor sandsvaler aktivt hekker. 4.2 Overskrift endres til Råstoffutvinning 3. Første setning endres til: Innenfor området er det tillatt med bebyggelse og virksomhet som er direkte knyttet til produksjon av masser; som matjordproduksjon, behandling av asfalt etc. Ved planlegging og utbygging skal det legges til rette for effektiv arealutnyttelse. Søknad om tiltak skal vise hvordan plassering og utforming av bebyggelse og uteareal kan bidra til god utnytting av tomta. Utnyttingsgrad innenfor området skal være BYA = %, inklusive parkeringsareal (oppstillingsplasser for bil). Det skal avsettes maksimum 1 parkeringsplass for personbiler pr. 100 m 2 BRA. 6 tilføyes ny 6.3 Råstoffutvinning/LNF og gis følgende ordlyd: Uttak innenfor formålsgrensen kan ikke skje før område avsatt til råstoffutvinning 2 er istandsatt. Områdene skal etter uttak benyttes til landbruksformål og skal sammen med grønnstruktur og LNF-områder utgjøre en grøntkorridor gjennom uttaksområdet, også i anleggsperioden. Grøntkorridoren skal også fungere som en viltkorridor. Det tillates etablert driftsveg til framtidig steinbrudd innenfor formålet, men grøntkorridorens funksjon skal tillegges vekt ved etablering av denne. 6.3 må flyttes foran 6, slik at rekkefølge på bestemmelsene blir riktig. Ny Grønnstruktur endres med følgende ordlyd: Områder avsatt til grønnstruktur skal beplantes/skjøttes slik at hensynet til bevaring av naturverdier og skjerming blir ivaretatt. Snauhogging skal unngås. Arealene skal fungere som en buffer mot grustaket. Turvegen/driftsvegen skal være tilgjengelig for bruk av allmennheten og for landbruksdrift. Innenfor arealene er det tillatt å etablere viltgjerde/sikringsgjerde mot område for råstoffutvinning. Kart og bestemmelser tilføyes nytt bestemmelsesområde #2 «viltkorridor» med bestemmelse om hvordan korridoren skal sikres, også i anleggsperioden. Følgende rekkefølgekrav tilføyes bestemmelsene: - Uttak i grenseområdet mellom kommuneplanens område K1 C og K2 B skal samordnes. Driftsplanen skal vise hvordan dette skal gjennomføres. - Før Råstoffutvinning 1 videreføres, skal det i buffersonen nord i planområdet være ferdig plantet tett skog. - Før uttak innenfor område avsatt til råstoffutvinning 2 videreføres, skal skråninger mot nord og vest i område avsatt til råstoffutvinning 1 være ferdig utviklet som permanent grønnstruktur. - Uttak i område avsatt til Råstoffutvinning/LNFR kan ikke skje før område K2 A i kommunedelplan for Vassfjellet, datert , er istandsatt. Driftstider endres som følger: Knusing og sortering Mandag torsdag kl Fredag kl Lørdag, søndag, hellig- og høytidsdager Ingen virksomhet Opplasting og utkjøring 28

29 Utvalg: FORMANNSKAPET Dato: Status: IIV Ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK Mandag torsdag kl Fredag kl Lørdag kl Søndag, hellig- og høytidsdager Ingen virksomhet 4. Rådmannen gis myndighet til å foreta mindre endringer på plankart og bestemmelser, som ikke vil være av betydning for innholdet i planen. Dette gjøres før saken sendes på høring og legges ut til offentlig ettersyn. Merknad: Ikke endelig vedtak på grunn av at det mangler noen avklaringer med fylkesmannen. Sak: FSK 24/ Status: Behandlet Arkivsak: 14/121 Detaljregulering for Lauvåsen bolig- og friluftsområde Ansvarlig: Plan, eiendom og kommunalteknikk / / Geir Magne Sund Formannskapets vedtak 1. Formannskapet vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven og å legge forslag til reguleringsplan for Lauvåsen ut til offentlig ettersyn. Forslaget sendes samtidig på høring til berørte. 2. Før forslaget legges ut, må følgende punkter endres: Reguleringskartet: Endres slik at kartet sikrer utforming av turveg-adkomst til Lauvåsen, grønnstruktur og boligformål BK2 med grunnlag i illustrasjonsplan utarbeidet av Boligpartner, datert Øvrig illustrasjonsmateriale oppdateres tilsvarende. Renovasjonsløsning avklares med renovasjonsselskap. Plankart oppdateres ved behov. Reguleringsbestemmelsene: 4.3 Utforming av bebyggelse og anlegg Innenfor felt BK2, BK6 og BK7 skal det mellom husene beplantes med busker og trær i forskjellige høyder for å redusere innsyn mot fjellskjæring. Høye fjellskjæringer søkes minimert ved terrassering/trapping av terrenget slik at skråningene kan tilsås Sikring av terrengsprang 29

30 Utvalg: FORMANNSKAPET Dato: Status: IIV Ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK Terrengsprang høyere enn 3,0 meter skal sikres med rekkverk med min. 1,0 meter høyde. Terrengsprang høyere enn 10 m skal sikres med rekkverk med min. 1,2 meter høyde. 8.2 Felles lekeplass Endres ved å fjerne krav om midlertidig opparbeidelse av lekeplass samt sikre opparbeidelse av lekeplass før ferdigattest til første bolig. Endret bestemmelse lyder: Felles lekeplass f_l1 ferdigstilles før første bolig innen BK1 og 2 gis ferdigattest. F_L2 ferdigstilles før første bolig innen BK3-7 gis ferdigattest. 8.6 Anleggsvirksomhet Endres ved å presisere støygrensene i T-1442/2016. Ny bestemmelse lyder: Plan for beskyttelse av omgivelsene mot støy og andre ulemper i bygge- og anleggsfasen skal følge søknad om igangsetting. Planen skal redegjøre for trafikkavvikling, massetransport, driftstider, trafikksikkerhet for gående og syklende, renhold og støvdemping og støyforhold. Nødvendige beskyttelsestiltak skal være etablert før bygge- og anleggsarbeider kan igangsettes. For å oppnå tilfredsstillende støyforhold i anleggsfasen skal støygrenser som angitt i Miljøverndepartementets retningslinjer for behandling av støy i arealplanleggingen, T-1442/2016, tilfredsstilles: Anleggsdriften skal følge støygrensene angitt i tabellen nedenfor: Skjerping av støygrensene fra tabell over for drift som gir støyulemper i lengre tid enn 6 uker: Grensene gjelder for hele anleggsdriften samlet, ikke for hver entreprenør/underentreprenør. Øvrige illustrasjoner: Det må utarbeides ytterligere illustrasjonsmateriale for de 6 boenhetene som er planlagt ved hoppbakken innenfor BK8. Den tillatte maksimale utnytting må 30

31 Utvalg: FORMANNSKAPET Dato: Status: IIV Ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK illustreres med en enkel volumstudie som vises i snitt i to retninger og solskyggediagrammer. 3. Før planforslaget legges fram til 2. gangs behandling, må det skaffes en geoteknisk vurdering av planlagte utbyggingsareal som dokumenterer at sikkerheten blir godt nok ivaretatt. Merknad: Trolig sluttbehandling i kommunestyret høsten Sak: FSK 35/ Status: Behandlet Arkivsak: 11/1871 Reguleringsplan for oppfylling og nydyrking - Nidarheim, gnr 2/11 - forutsetninger for videre behandling Ansvarlig: Plan, eiendom og kommunalteknikk / / Geir Magne Sund Formannskapets vedtak 1. Formannskapet vil signalisere at et planforslag med adkomst til deponiområdet kun på egen eiendom vil bli avslått. Grunneier bes om å avklare om det skal utarbeides et endret planforslag med adkomstveg via Thomas Angells Stiftelser sin eiendom. 2. Formannskapet slutter seg foreløpig til følgende endringer for øvrig: Reguleringskartet: Område for uttak av grus avsettes i landbruks-, natur- og friluftsområdet sør for område M1, jf. avgrensning på skisse i vedlegg 11. Etappeinndelingen for område M2 endres i samsvar med skisse i vedlegg 11. Eksisterende veg med kulvert over ravinedalen fra område M1 markeres som adkomst til sikringstiltakene, og videreføres deretter som driftsveg for landbruk. Reguleringsbestemmelsene: Pkt. 1 Det tillates at bekker legges i rør i område M2 under fyllingsperioden. Pkt Tidsramme for massedeponi utvides fra 10 til 15 år. Pkt Eksisterende veg med kulvert beholdes og benyttes som adkomst i forbindelse med sikringsarbeid i ravinedalen, og videreføres deretter som driftsveg for landbruk. Nye bestemmelser om område for uttak av grus, basert på følgende forutsetninger: 31

32 Utvalg: FORMANNSKAPET Dato: Status: IIV Ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK o Grusen benyttes kun til tiltak innenfor reguleringsområdet. o Uttaket begrenses til et nivå 2-3 m under de flate delene av området, og formes slik at direkte avrenning unngås ut mot bekken og Nidelva. o Området skal istandsettes etter uttak. 3. Etter at det eventuelt er utarbeidet et forslag til endring av planen, sendes det på en begrenset høring til Fylkesmannen og berørte grunneiere. Saken tas så opp til behandling i formannskapet og kommunestyret til avgjørelse. Merknad: Avventer forslag fra tiltakshaver før endelig behandling. 32

33 Utvalg: UTVALG FOR OPPVEKST Dato: Status: BE Behandlet OPPFØLGING AV VEDTAK Sak: OP 19/ Status: Behandlet Arkivsak: 13/450 Utfordringene rundt mobbing jfr. orientering i KST 19.mai veien videre Ansvarlig: Kultur og oppvekst / / Anders Stenvig Utvalg for oppveksts vedtak Utvalg for oppvekst vedtar at leder for utvalget planlegger i samråd med ordfører og kommunalsjef for kultur og oppvekst en utvidet oppfølging av temasak mobbing for kommunestyret ilpa. høsten Frivillige lag, organisasjoner og foreldre/foresatteutvalg og kommunens relevante helsetjenester inviteres til kommunestyrets oppfølging. Status for oppfølging: Ikke gjennomført. 33

34 34

35 35

36 Notat Fra: Sverre B. Midthjell Dato: Arkivsaknr: 17/80-4 Håndtering av henvendelser til kontrollutvalgets medlemmer Hvordan skal kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet håndtere skriftlige henvendelser som sendes eller overleveres privat til et enkeltmedlem? Her vil vi prøve å gi en veiledning om temaet. Dette er vår beste tolkning av litt komplisert materie, og vi bygger blant annet på innspill fra fylkesmannen, IKA Trøndelag og Arkivverket. Kontrollutvalget er et offentlig organ underlagt arkivloven og offentleglova. Formålet med disse lovene er blant annet å styrke tilliten til offentlig forvaltning gjennom at offentligheten har mulighet til å etterprøve det de offentlige organene foretar seg. For kontrollutvalget som politisk organ betyr dette at innbyggerne og pressen, så langt det er mulig innenfor rammene av taushetsplikten, skal ha tilgang på den samme informasjonen som utvalget selv har, så de kan gjøre seg opp en mening om sakene. En viktig del av innsynsretten nedfelt i offentleglova 10 er en plikt til å føre postjournal. Dette er regulert i arkivforskriften 2-7. Alle innkommende og utgående dokumenter som anses for å være «saksdokumenter for organet» skal føres i denne journalen, uansett på hvilken måte de har kommet til organet. Også dokumenter unntatt offentlighet skal føres i journalen, men det er anledning til å sladde taushetsbelagt informasjon. At journalen er komplett er viktig for at det skal være mulig å vite at et dokument eksisterer, så man kan kreve innsyn i det. Journalen skal inneholde journaldato, saksnummer, avsender, tittel eller beskrivelse av innholdet og brevdato. Journalplikten gjelder for alle dokumenter som er saksdokumenter for organet. Dette er alle dokumenter som kommer til organet og kan være, eller er ment å skulle være, gjenstand for saksbehandling i organet, uavhengig om de faktisk fører til en sak eller ikke. Med «organet» menes i denne sammenhengen sekretariatet og kontrollutvalget selv. Kontrollutvalgssekretariatet er ansvarlig arkivtjeneste for kontrollutvalget. Etter arkivforskriften kap. IIIA skal derfor post til organet i utgangspunktet åpnes og journalføres av sekretariatet. Dette innebærer alle innkomne dokumenter, uansett medium (papir, e-post, SMS e.l.). De fleste dokumenter til organet sendes rett til kontrollutvalgssekretariatet. Da trenger ikke kontrollutvalgsmedlemmene selv å forholde seg til disse reglene. Fra tid til annen sendes imidlertid dokumenter som ender opp som saksdokumenter til organet til medlemmer av utvalget. Dersom et brev er adressert til et medlem av kontrollutvalget, eller kommer på e-post direkte til dette, så er det medlemmet, ikke 36

37 sekretariatet (arkivtjenesten) som skal åpne det. Dersom den som mottar dokumentet åpner det og anser dette for å være et brev til organet, eller på annen måte et saksdokument til organet, må vedkommende medlem selv sørge for å levere eller videresende det til sekretariatet så vi kan sørge for riktig journalføring. Dette bør gjøres så snart som mulig. Medlemmene av kontrollutvalget må selv vurdere om e-post og andre dokumenter de mottar er post til organet eller til dem selv. Hvilken adresse det er sendt til er i utgangspunktet ikke avgjørende. Dersom en henvendelse kommer til et medlems private e-post og begynner med «Til kontrollutvalget», eller er utformet som et formelt brev med «kontrollutvalget» eller «kontrollutvalgets leder» som mottaker er det ganske åpenbart at det dreier seg om post til organet. En oppfordring til et kontrollutvalgsmedlem om å ta opp en sak er ikke nødvendigvis et brev til organet. Da må medlemmet selv (evt. med bistand fra sekretariatet) vurdere det ut fra form og innhold. Et medlem kan få en e-post fra f.eks. en bekjent eller et partimedlem om en sak de oppfordrer til å ta opp i kontrollutvalget,. Det vil da være opp til medlemmet å vurdere om man vil ta den oppfordringen. Dette mener vi ikke trenger å anses for å være post til organet som må journalføres. Dersom dokumentet med henvendelsen legges fram for kontrollutvalget, eller dersom det inneholder informasjon som er viktig for saksbehandlingen, så skal den imidlertid journalføres. Sverre B. Midthjell seniorrådgiver 37

38 Alle dokumenter skal journalføres fortløpende Kommunal Rapport Når det skjer grove brudd på plikten til journalføring, bør det reageres tjenestemessig, sier jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Kontrollutvalget i Kristiansund har tatt for seg rutiner og journalføring og utlegging av postlister på kommunens nettsted, særlig etter at det i vinter dukket opp et halvannet år gammelt brev på postlista. Senere skal også sju år gamle brev ha dukket opp. Kontrollutvalget har spurt om hvorfor journalføringen ikke skjer fortløpende. Det framkom også at postlista viste maks 100 journalføringer per dag, slik at nummer 101 og oppover ikke framkom da man søkte på lista. Kontrollutvalget ville også vite hvorfor brev til og fra kommuneadvokaten ikke er på postlista. Kommuneadvokaten svarte utvalget med at korrespondansen blir journalført, men ikke satt på postlista fordi mye av den er unntatt offentlighet. Hun viste videre til at det ikke er et lovkrav eller pålegg å legge ut postlister på nett, ifølge Tidens Krav. Spørsmål: Kan en kommunal etat med hjemmel i lov unnlate å sette journalført post på postlista? Er det lov å sette tak på antall journalføringer per dag? Hvor lang tid kan kommunen bruke på å journalføre post? Svar: Det at et dokument er unntatt fra offentlighet, er ikke relevant for plikten til journalføring. Det er i så fall et klart brudd på journalføringsplikten etter offentlighetsloven 10, første avsnitt, og arkivforskriften, der det er fastsatt i 2 6 en alminnelig plikt til å «registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet». Det er klar forutsetning at journalføring skal skje ganske umiddelbart etter utsendelse eller mottak av dokumentet, også der dette er et ledd i en løpende saksbehandling som ikke er avsluttet. I arkivforskriften 3 1 er det fastsatt at «Inngåande post skal leverast til arkivtenesta», og at «Post til organet skal opnast av arkivtenesta». Og i arkivforskriften 3 8 har vi en regel om at utgående brev skal oversendes til arkivet «Når behandlinga er avslutta og svarbrev er ekspedert». Det er etter dette ingen tvil om at all inn- og utgående post skal leveres til arkivtjenesten og journalføres umiddelbart etter at den er sendt eller mottatt. Dette gjelder uavhengig av om journalen føres manuelt eller elektronisk, og finnes det to versjoner, må de selvsagt være identiske. Plikten til journalføring gjelder også der det er adgang til å gjøre unntak helt eller delvis fra retten til innsyn i det aktuelle dokumentet. Allmennheten har rett til å få vite at dokumentet finnes, også om det ikke skal gis innsyn i det. Slik journalføring er ingen omfattende og krevende operasjon, man skal bare registrere dato, avsender eller adressat og tema for dokumentet. Hvis man er usikker på om det er rett til innsyn i et dokument, skal man dessuten ikke ta stilling til dette før det eventuelt kommer krav om innsyn. 38

39 I offentlighetsloven 29, første setning, er det fastslått at når et organ mottar et innsynskrav, skal det «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», altså der og da. Det skal ikke foretas noen form for forhåndsklassifisering av dokumenter når det gjelder innsynsrett, så usikkerhet om innsynsretten er ikke en holdbar unnskyldning for manglende journalføring. Offentlighetsloven inneholder ingen regler om straff eller andre sanksjoner overfor den som bevisst eller uaktsomt bryter lovens regler om rett til innsyn i forvaltningens dokumenter. Dette er én av årsakene til at man tar så lett på etterlevelsen av loven mange steder i forvaltningen. Men ved brudd på plikten til journalføring har arkivloven en straffebestemmelse i 22: «Den som handlar i strid med føresegner gjevne i eller i medhald av denne lova, kan straffast med bøter». Jeg vil mene at interne regler som setter tak på antall journalføringer per dag i kommunen, må ses som et klart brudd på loven. Og grove brudd på reglene om dette, bør det i alle fall reageres tjenestemessig på. 39

40 Alvorlig å røpe varsler Kommunal Rapport Det er alvorlig å røpe identiteten til en varsler, sier advokat Birthe Eriksen, som har varsling som spesialområde. - Det gjelder strenge personvernkrav i varslingssaker, sier advokat Birthe Eriksen. Hun mener det er særlig alvorlig når det er øverste, ansvarlige arbeidsgivere som røper en varslers identitet. I går ble det kjent at rådmann Gudrun Grindaker i Sandefjord hadde informert sin ledergruppe om hvem som står bak varslingen mot henne, noe som vekker kraftige reaksjoner. Det gjelder strenge personvernkrav i varslingssaker. For varsleren er vern om hans identitet av stor betydning, fordi det ligger beskyttelse i det; beskyttelse mot gjengjeldelse, sier Eriksen. Hun mener det er særlig alvorlig når det er den øverste, ansvarlige arbeidsgiveren som røper en varslers identitet. Det er strenge forventninger til en slik person om etterlevelse av dette regelverket. Kan være gjengjeldelse Arve Due Lund, varslerens advokat, ser svært alvorlig på saken. Lund opplyser at han fått bekreftet av rådmannens advokat, Einar Engh, at informasjonen ble gitt. Engh avviste i går å kommentere dette overfor Kommunal Rapport. Lund sier han har sendt et langt brev om saken til kommunen hvor det går fram hvor alvorlig han ser på dette. Å avsløre identiteten til en varsler bryter med en hel rekke lover og regler. I dette tilfellet er det brudd på flere bestemmelser i personopplysningsloven, vedtak i formannskapet, interne regler i kommunen og rettsreglene for vern av varslere, sier Lund til Kommunal Rapport. Det kan også være i strid med arbeidsmiljøloven, idet det gir en ekstra belastning for arbeidstakeren og dermed kan betraktes som gjengjeldelse. Varsleren ønsket å kunne gå på jobb som vanlig, men det kan nå bli vanskelig. Kan det finnes gode grunner til å informere om identitet i en slik sak? Jeg ser ingen plausible grunner, sier Lund. Berømmer ordføreren I Sandefjord ble varselet levert ordfører Bjørn Ole Gleditsch (H) direkte av varslerens advokat. Ordføreren anså tidlig hele administrasjonen som inhabil i oppfølgingen, ettersom det var rådmannen selv varselet gjaldt. En egen, politisk gruppe lønnsog forhandlingsutvalget ble delegert oppfølgingsansvaret. 40

41 Birthe Eriksen berømmer ordføreren for å ha håndtert habilitetssituasjonen og løftet saken vekk fra rådmannen for å sikre en prosess som tar hensyn til risikoen for interessekonflikt. Det fortjener ros. Vi har hatt altfor mange saker i offentlig sektor de siste årene hvor det har utviklet seg alvorlige konflikter og arbeidsmiljøproblemer, nettopp som følge av manglende fokus på å sikre habile og objektive saksbehandlingsprosesser, sier hun. Eriksen hadde varsling som tema for sin doktorgrad og er nå medlem av det regjeringsoppnevnte ekspertutvalget som gjennomgår varslingsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Ønsker ikke debatt i mediene Kommunal Rapport har spurt Gudrun Grindaker om å kommentere og eventuelt begrunne sin beslutning om å informere ledergruppen om varslerens identitet. Vi har fått dette svaret på e-post fra hennes advokat, Einar Engh: «Vi ønsker ikke å føre en juridisk debatt med advokat Due Lund i media, men nøyer oss med å gi uttrykk for at vi er rettslig uenige. Vi kan vanskelig se at Due Lunds utspill i media har anen effekt enn å øke belastningen på rådmannen. Spesielt løsningsorientert er utspillene i alle fall ikke. De faktaopplysninger og juridiske synspunkter Grindaker har i saken videreformidles til advokatfirmaet kommunen har engasjert for å undersøke og vurdere varslingssaken.» 41

42 Norske kommuner er ikke bærekraftige Kommunal rapport Økonomiprofessor Victor Norman (NHH) mener Kommune-Norge ikke er i stand til å takle eldrebølgen. Vi vil ha noen som kommer inn på rommet og sier: «Passer det med rødvin nu, min kjære?» Hvis ikke vi får det av kommunen, så får vi det privat, sier Victor Norman. På Kommuneøkonomikonferansen på Thon Hotel Oslo Airport var hundrevis av kommuneinteresserte samlet mandag morgen. Økonomiprofessorens budskap var at toppen i norsk økonomi er nådd, bortsett fra når det gjelder utgiftene: Toppen er nådd. Det blir vanskeligere framover, sa Victor Norman (NHH). «Mange oppgaver» Det er mange oppgaver som venter Kommune-Norge i framtiden, blant annet vil eldrebølgen kreve et solid innhogg i budsjettene: Det er et av de største sjokkene vi har vært utsatt for noen gang. Vi har lagt opp til et system som sier at alt ansvar for eldreomsorg skal kommunene ta. Også har det vært tungt nok for kommunene å begynne og ta det ansvaret for denne generasjonen. Og det er for en av de minste generasjonene vi har. Selv det har nesten tatt knekken på kommunene. Nå kommer en generasjon som er nesten dobbelt så stor, sier Norman. Hvis du skal oppsummere: Hvor bærekraftig er norske kommuner? Per i dag vil de ikke kunne være i stand til å takle eldrebølgen. Det er jeg helt sikker på. Han utdyper: Men det betyr ikke at de skal begynne å løse eldrebølgen nå. Det handler om at de skal skaffe seg en handlefrihet. Den har de ikke i dag. De er for stive når det gjelder alt som heter fysisk planlegging. Man har ikke et inntektsgrunnlag. Man kan ikke regne med å få nok finanser. Man må jobbe med arbeidstidsordninger og organisering. Det er der jeg tror man må ha innsats de neste månedene, sier Norman. «Kan miste fotfestet» Så norske kommuner er ikke bærekraftige? Nei. Ikke fordi at det er nødvendigvis noe galt med kommunene, men fordi tilleggsoppgavene som kommer er så sterke, at man risikerer å miste fotfestet. Man har verken økonomisk grunnlag eller organisasjonsmessig grunnlag til å takle det. De oppgavene som venter Kommune-Norge er for store? Ja, de er rett og slett så store. Det er et av de største sjokkene vi har vært utsatt for noen gang. Nå kommer en generasjon eldre som er nesten dobbelt så stor, med lav inntekt. Det er det kommunene ikke har mulighet til å løse. 42

43 Det er sikkert noen som vil kunne klare det. Men noen av dem som har dårlige forutsetninger får den største prosentvise økningen. Er du bekymret? Nei. Hovedutfordringen til kommuner de nærmeste årene er å forberede seg. Det handler ikke om å bygge flere gamlehjem, men å jobbe med arbeidsmetodikken og arbeidstidsordninger. Det handler om hvordan man forenkler teknologi og hjemmebaserte tjenester. Man kan ikke regne med at staten vil betale. Så man kan ikke vente på at noen andre skal ordne opp, dette må man ta tak i selv? Ja, jeg er redd for det. I innlegget med tittel: «Økonomisk politikk - hvordan få den samfunnsøkonomiske bærekraftfloken til å gå opp?» påpekte økonomiprofessoren at hans generasjon vil sørge for en god eldreomsorg, enten om kommunen gir den eller ei. Men: Hvis man ønsker et system der alle får eldreomsorg, må man sørge for at de med god råd også vil velge det kommunale tilbudet. Kommunepolitikk Økonomiprofessoren nevnte noen prinsipper for god kommunepolitikk: Tenk halvlangt. Tenk fem år i stedet for ti år. Skaff handlefrihet. Redusere avhengighet av statlige overføringer. Bygg opp kompetanse. Tenk utenfor boksen. Vent med investeringer. 43

44 Rådmann kan nekte å svare revisor i møte Kommunal Rapport Revisor kan stille spørsmål til rådmannen i kontrollutvalgets møter. Men rådmannen kan nekte å svare, hvis hun mener spørsmålene ligger utenfor det hun ble innkalt for å besvare, skriver jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. ut SPØRSMÅL: I en kommune ba rådmannen om at kontrollutvalget vurderte kommunerevisors rolle i kontrollutvalgsmøtene. Han syntes det var krevende at revisor stiller oppfølgingsspørsmål til rådmann direkte i møtene. Han stilte spørsmål ved om revisjonssjefen kunne stille spørsmål på vegne av kontrollutvalget, og om revisor i det hele tatt skal ha noen slik rolle i kontrollutvalgets saksbehandling. Hvilke regler gjelder for dette? SVAR: Kontrollutvalg og revisor er to atskilte deler av kommunens interne tilsyn. Det kan være nyttig først å se på de generelle reglene om disse to organenes organisering og oppgaver: Revisor har ansvaret for kontroll med kommunens økonomiforvaltning og virksomhet ellers «regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon» (kommunelovens 70 nr. 2). Regnskapsrevisjonen er i første rekke kontroll med årsregnskapet fra rådmannen og kommunale foretak. Den omfatter også kontroll med at økonomiforvaltningen er organisert på en betryggende måte. Saksgangen er formalisert i linjen revisor, kontrollutvalg, formannskap og kommunestyre og er basert på klare skiller mellom de ulike trinn i prosessen. Kontrollutvalget trer først i funksjon når det foreligger en årsberetning fra revisor om årsregnskapet som er lagt fram av rådmannen. Rollefordelingen mellom de ulike instansene vil normalt ikke være noe problem. For forvaltningsrevisjonen er bildet mer komplisert: Forvaltningsrevisjonen er en bredere anlagt kontroll med lovlighet, måloppnåelse, effektivitet og forsvarlighet av forvaltningens virksomhet. I kommunelovens 77 nr. 4 fastslås det at kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Videre skal utvalget påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen og at det blir gjennomført «systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger» (forvaltningsrevisjon). Dette er en svært viktig presisering av kontrollutvalgets ansvar og arbeidsmåte. Skal påse at I kommunelovens 77 står det at kontrollutvalget velges for å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning. I dette ligger det ikke at kontrollutvalget er tildelt en selvstendig løpende kontroll- og tilsynsfunksjon med saksbehandling og avgjørelser i enkeltsaker. Utvalget skal påse at det føres kontroll også på andre områder enn regnskapene. Utvalget har ingen selvstendig vedtaksmyndighet, men skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Som grunnlag for sine rapporter kan utvalget foreta de undersøkelser som det mener er nødvendig for å vurdere om administrasjonen påser at kravene til 44

45 økonomiforvaltning blir oppfylt, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse osv. Det er altså ikke kontrollutvalget selv som skal forestå disse undersøkelsene. Det skal bare påse at det blir gjort, og om nødvendig rapportere til kommunestyret. Det er kommunestyret som så skal vurdere hva som bør gjøres for å rette opp feil og mangler. Men for å vurdere om systemet fungerer, kan det være nødvendig å gå inn i enkeltsaker. En helt generalisert og abstrakt systemkontroll vil sjelden tilføre noe særlig. Treet må kjennes på sine frukter. Dette er bakgrunnen for bestemmelsen i kommunelovens 77 nr. 7. Den gir kontrollutvalget en prinsipielt ubegrenset rett til å «kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». Det gjelder uavhengig av om det er tale om rent interne forhold i forvaltningen eller opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Det betyr at utvalget både kan kreve skriftlige redegjørelser og innkalle tilsatte i administrasjonen, herunder rådmannen, til å forklare seg for utvalget. Og utvalget avgjør selv hva «det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». Revisors rolle Hvor kommer så revisor inn i bildet ved slik forvaltningsrevisjon? Også forvaltningsrevisjon er en del av revisors ansvar. Nærmere bestemmelser om dette er gitt i revisjonsforskriftens 7. Dette er en løpende kontroll «systematiske vurderinger» som revisor setter i gang etter et fastsatt program eller av eget tiltak i situasjoner der det kommer opp opplysninger som tilsier at slike undersøkelser bør foretas. Også revisor kan, uten hinder av taushetsplikt, kreve alle de opplysninger/redegjørelser/dokumenter fra kommunen, og foreta de undersøkelser han/hun finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Revisor skal fortløpende rapportere til kontrollutvalget om resultatene av forvaltningsrevisjoner. Kontrollutvalg og revisor er altså to ulike instanser som begge har ansvar for forvaltningsrevisjon. Men mens revisor selv har ansvaret for å foreta også slik revisjon av kommunens virksomhet, er kontrollutvalgets oppgave i siste instans å påse at slik revisjon foretas i tilstrekkelig grad og omfang. Her er ikke rolleforståelsen alltid like klar i utvalgene eller hos allmennheten. Mange oppfatter kontrollutvalget som en slags kommunal domstol, som skal ta stilling til konkrete påstander om feil i kommunal saksbehandling og avgjørelser, for eksmpel om noen er inhabil eller om saken er forsvarlig utredet. Kontrollutvalget har imidlertid ingen slik myndighet, og har normalt heller ikke spesiell kompetanse til å ta stilling til juridiske, forvaltningsmessige eller politiske tvilsspørsmål. Når utvalget går inn i en enkelt sak eller et bestemt saksområde, vil det primært være med sikte på å få en best mulig avklaring av de faktiske forhold, herunder om man har foretatt den nødvendige kvalitetssikring av de juridiske eller andre faglige vurderingene som de avgjørelsene som er truffet, bygger på. 45

46 Revisors rolle i kontrollutvalget Saker for kontrollutvalget kan enten ha utgangspunkt i en rapport om en undersøkelse fra revisor om foretatt forvaltningsrevisjon, eller kan være satt på dagsordenen av kontrollutvalget selv, enten av lederen eller ved vedtak i utvalget. At revisor skal rapportere til kontrollutvalget om resultatene av utførte forvaltningsrevisjoner, innebærer at slike rapporter må legges fram for utvalget. Hva kontrollutvalget så velger å gjøre med en slik rapport, er det i utgangspunktet opp til utvalget selv å avgjøre. Men utvalget skal, etter kontrollutvalgsforskriften 11, avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. Revisor kan i sin rapport til kontrollutvalget komme med anbefalinger om hvordan saksforholdet bør følges opp. Men dette er ikke den formelle innstilling til utvalget. Den er det utvalgets sekretariat som skal utarbeide. I kontrollutvalgsforskriften 20 er det bestemmelser om utvalgets sekretariat: Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen. Sekretariatets oppgave er å «påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt». I praksis vil revisors rapport normalt være det klart viktigste dokument i saken. Men sekretariatet skal foreta en selvstendig vurdering av saksforholdet på grunnlag av rapporten, uavhengig av og uten ytterligere medvirkning av revisor. Møte- og talerett Spørsmålet blir så hvilken rolle revisor har når en sak kommer til behandling i kontrollutvalget. Kan han eller hun delta aktivt i møtet, og også stille spørsmål til og kreve svar fra rådmann eller andre tilsatte som er innkalt av utvalget? Svaret på første del av dette spørsmålet finner vi i kontrollutvalgsforskriften 19: «Oppdragsansvarlig revisor ( ) har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert». Revisor har altså rett til å ytre seg og delta debatten, men har ingen formell forslagsrett med rett til å få sine forslag satt under votering, og ingen stemmerett. Revisor vil også ha rett til å delta i møte der rådmann eller andre tilsatte er innkalt, og må da også kunne kommentere det som framkommer i møtet, også i redegjørelser fra rådmannen eller andre tilsatte som møter der. Revisor må da, på linje med kontrollutvalgets medlemmer, kunne stille spørsmål i tilknytning til den sak som er under behandling. Rådmannen, eller andre som møter fra administrasjonen, kan imidlertid nekte å svare på spørsmål, hvis de mener dette går ut over rammen for det man er innkalt for å svare på. Men spørsmål som angår det tema den som møter er bedt om å forklare seg om, må besvares, herunder også oppfølgingsspørsmål om samme sak. Om saken settes på spissen, er det bare kontrollutvalget, ikke enkeltmedlemmer, som kan kreve opplysninger fra administrasjonen. Dette gjelder også revisor når han 46

47 eller hun møter i utvalget. Revisors egen rett til å kreve opplysninger etc. må utøves av revisjonen som sådan ved formell forespørsel, ikke av revisor som deltaker i et kontrollutvalgsmøte. Jeg vil anta at terskelen for å nekte å svare på slike spørsmål vil og bør være høy. Men det må i alle fall være helt legitimt at rådmann eller andre som møter, svarer at dette spørsmålet kan jeg ikke svare på her og nå, men jeg skal undersøke det og komme tilbake. 47

48 Skolestart: Nye regler mot mobbing, mer svømming og programmering som valgfag Kommunal rapport Flere endringer trår i kraft når skoleåret kommer i gang. Nye regler gjelder for å håndtere mobbing, og skolen kan få dagbøter hvis den ikke følger opp. Kunnskapsminister Torbjørn Røe Isaksen (H) sier det er viktig at skolen tar tak i ting med én gang de oppstår. Skolene har fått det som kalles en aktivitetsplikt, som erstatter enkeltvedtak i mobbesaker. Plikten innebærer at alle som jobber på skolen, skal følge med, varsle og gripe inn overfor mobbing. Skolen har plikt til å følge opp saken straks. Elever og foreldre har mulighet til å klage direkte til Fylkesmannen hvis de mener at skolen ikke gjør nok. På denne måten sier regjeringen klart ifra om at mobbing ikke skal skje. Det skal nytte å si fra og regelverket skal virke for elevene, sier Isaksen. Skolen må også dokumentere hva de gjør, slik at saken eventuelt kan overprøves. Om skolen ikke gjør jobben sin, kan den i ytterste konsekvens ilegges dagsbøter. Det nye regelverket mot mobbing gjelder også på skolefritidsordningen og leksehjelpen. Endringen er imidlertid tidligere kritisert av Foreningen Mobbing i Skolen, som frykter at elevenes rettigheter svekkes ved at en juridisk knagg inn i forvaltningsloven forsvinner Ferdighetsprøve i svømming Det blir også mer svømming i skolen for de yngste. Fra skoleåret blir det obligatorisk med ferdighetsprøve for elever på 1. til 4. trinn. Dette var tidligere frivillig, men nå skal alle skoler gjennomføre det. Svømming er ikke noe du lærer i løpet av noen få timer, og siden prøven består av testøvelser, får skolene en pekepinn underveis om hvilke elever som trenger ekstra støtte, sier Isaksen. Fjerdeklassinger skal blant annet kunne svømme 100 meter på magen og underveis dykke ned og hente en gjenstand med hendene. Ferdighetsprøven består av i alt sju forskjellige testøvelser fra 1. til 4. trinn. Programmering som valgfag Nytt av året er også at alle ungdomsskoler kan tilby programmering som valgfag. Faget har tidligere blitt tilbudt som prøveprosjekt på utvalgte skoler. Det har vært stor interesse for programmering som valgfag, og vi åpner nå for at alle skoler som ønsker det, kan tilby faget til sine elever. Det vil fortsatt være opp til den enkelte skole hvilke valgfag som tilbys, sier kunnskapsministeren. 48

49 Til våren skal alle ungdomsskoler tilby elever nettbaserte hjelpemidler på eksamen i 10. klasse. Elevene vil på denne måten sikres mest mulig lik praksis når det gjelder hvilke hjelpemidler de får bruke på eksamen. Kunnskapsministeren mener det vil gi elevene en opplevelse av at eksamen er mer rettferdig. En annen endring som trer i kraft, er at skoletilbud til flyktninger skal styrkes. Barn som kommer til Norge, skal får grunnskoleopplæring så raskt som mulig og senest innen én måned, opplyser Kunnskapsdepartementet. 49

50 Hva skjer hvis en kontrakt er inngått i strid med anskaffelsesregelverket? KS-Bedrift Hvis en kontrakt er inngått i strid med anskaffelsesregelverket, kan retten bestemme at kontrakten skal settes til side umiddelbart, at den skal slutte å løpe fra et bestemt tidspunkt (avkortning) og/eller at det skal ilegges gebyr. Disse sanksjonene er regulert i henholdsvis anskaffelsesloven 13 og 14. Kontrakten kjennes «uten virkning» Etter anskaffelsesloven 13 skal kontrakter over EØS-terskelverdi (se anskaffelsesforskriften 5-3) som er inngått i strid med anskaffelsesregelverket kunne kjennes "uten virkning". At en kontrakt kjennes "uten virkning" medfører at partene ikke kan forholde seg til kontrakten fremover - kontrakten settes til side. Det er domstolen som kan kjenne en kontrakt uten virkning. Begrepet "uten virkning" er bevisst valgt for ikke å gi assosiasjoner til kjente begreper som ugyldighet og hevning, og er dermed noe nytt i norsk rett. Domstolene må gjennom praksis utpensle hva som ligger i at en kontrakt kjennes uten virkning. En inngått kontrakt skal kjennes «uten virkning» hvis: 1. Kontrakt er inngått uten pliktig kunngjøring (såkalt ulovlig direkte anskaffelse) 2. Kontrakt er tildelt under en rammeavtale med flere leverandører i strid med regler om gjenåpning av konkurransen eller er tildelt under en dynamisk innkjøpsordning i strid med forskrift 3. Kontrakt er tildelt ved brudd mot karensperioden/suspensjonsplikten når dette har fratatt tilbyder muligheten for rettslig prøving og dette har påvirket muligheten for klager til å få tildelt kontrakten Det kreves ikke at det foreligger skyld hos oppdragsgiver. Det er tilstrekkelig at det er skjedd et brudd på et av de ovennevnte alternativene. Av anskaffelsesloven 14 andre ledd følger det at retten skal ilegge overtredelsesgebyr hvis kontrakten kjennes «uten virkning» for fremtidig kontraktsoppfyllelse, se mer nedenfor. Dersom en kontrakt kjennes «uten virkning» kan det utløse erstatningsplikt for oppdragsgiver dersom medkontrahenten har vært i god tro. Hvordan erstatningsreglene nærmere skal utformes er overlatt til domstolene. Avkortning og gebyr Etter anskaffelsesloven 14 kan retten avkorte en kontrakt og/eller ilegge overtredelsesgebyr ved brudd på anskaffelsesregelverket. Disse sanksjonene kan komme i stedet for, eller komme i tillegg til, at en kontrakt kjennes «uten virkning» etter anskaffelsesloven 13. Avkortning innebærer at det gjøres en avkortning av kontraktens løpetid fra et tidspunkt som retten bestemmer, for eksempel fra det er gjennomført en ny konkurranse om kontrakten eller et annet hensiktsmessig tidspunkt. 50

51 Overtredelsesgebyr vil være en aktuell sanksjon i saker der det er behov for at kontraktsforholdet består. Gebyr vil kun pålegges oppdragsgiver. Hvis kontraktens verdi overstiger EØS-terskelverdien er det to situasjoner der avkortning og/eller overtredelsesgebyr er aktuelt: 1. Hvis en kontrakt er tildelt ved en ulovlig direkte anskaffelse, men ikke kan kjennes «uten virkning» på grunn av vesentlige hensyn til allmennhetens interesser som gjør det nødvendig å opprettholde kontrakten. 2. Ved brudd på reglene om karensperiode eller suspensjon der retten ikke kan kjenne kontrakten uten virkning etter anskaffelsesloven 13, fordi ikke alle vilkårene er oppfylt. Se punkt nr. 3 ovenfor. 3. Overtredelsesgebyr skal ilegges hvis en kontrakt kjennes «uten virkning» for fremtidig oppfyllelse etter anskaffelsesloven 13. Hvis kontrakten ikke overstiger EØS-terskelverdiene, men overstiger en nasjonal terskelverdi (anskaffelsesforskriften del II og del V), er det to situasjoner der avkortning og/eller overtredelsesgebyr er aktuelt: 1. Ved en ulovlig direkte anskaffelse. Sanksjonene er likevel ikke aktuelle hvis oppdragsgiver kunngjør en frivillig intensjonskunngjøring og deretter venter i minst ti dager før kontrakten inngås, se anskaffelsesforskriften Når oppdragsgiveren har foretatt brudd på lov eller forskrift som har påvirket leverandørens mulighet for å få kontrakten, i kombinasjon med at bestemmelser om karensperiode også er brutt slik at leverandøren ikke har fått mulighet til å iverksette rettslige skritt før kontraktsinngåelsen Når retten skal fastsette sanksjonene skal det særlig legges vekt på bruddets grovhet, størrelsen på anskaffelsen, om oppdragsgiveren har foretatt gjentatte brudd, muligheten for å gjenopprette konkurransen og den preventive virkningen. Overtredelsesgebyret kan uansett ikke settes høyere enn 15 prosent av anskaffelsens verdi. 51

52 Kan ikke avsette ordfører som velges til Stortinget Kommunal Rapport Ordførere som blir innvalgt til Stortinget i høst, velger helt og holdent selv om de vil gå av som ordførere, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Kommunestyret kan ikke ta fra ordføreren vervet. Flere ordførere er ventet å komme inn på Stortinget i høst. Hvis ikke en ordfører som blir innvalgt på Stortinget søker om fritak fra vervet, kan ikke kommunestyret ta det fra vedkommende, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. v ut Vår ordfører er kandidat til stortingsvalget i høst, og det kan se ut som hun vil bli innvalgt. I reglementet for ordfører står det «Ordføreren arbeider med kommunens saker på heltid.» Må hun fratre vervet som ordfører om hun blir stortingsrepresentant? Bernt svarer I Grunnloven 63 er fastsatt en alminnelig plikt til å ta imot valg som stortingsrepresentant hvis man blir valgt fra det valgdistrikt man har stemmerett, og dermed selvsagt til å møte i Stortinget og ta del i virksomheten der. Det betyr at så langt deltakelse i Stortingets arbeid kommer i veien, har ordfører «gyldig forfall» fra sin plikt til deltakelse i møter i kommunestyre og formannskap etter kommuneloven 40, nr. 1, første avsnitt, og fra utførelsen av andre oppgaver som innkalling til møter i disse organene etter 32 nr. 2, og representasjon av kommunen i ulike sammenhenger. Når ordfører har forfall eller ikke kan utføre noen av sine oppgaver, ligger det da i vervet som varaordfører etter 9, nr. 1, første setning, at denne skal tre inn i ordførers sted. Ordfører som velges til Stortinget, vil kunne søke kommunestyret om fritak for ordførervervet og andre folkevalgte verv etter bestemmelsen i 15 nr. 2, med den begrunnelse at vervet som stortingsrepresentant medfører at hun «ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet». Noen rett til slikt fritak har imidlertid ordfører ikke, og hvis ordfører ikke søker om fritak, kan kommunestyret ikke frata henne vervet. Valget som ordfører gjelder da stadig for resten av valgperioden. Det er altså i siste instans opp til ordfører selv å vurdere om hun kan kombinere disse to vervene på en forsvarlig måte. Men i en slik situasjon er det nærliggende at kommunestyret endrer både reglementsbestemmelse om at ordførervervet er et heltidsverv, reduserer godtgjøringen for vervet, og eventuelt oppgraderer varaordførervervet og godtgjøringen for dette slik at denne avspeiler den økte arbeidsmengden i dette vervet. Man kan også trekke tilbake fullmakter til ordfører til etter 9 nr. 5 til å treffe vedtak i enkeltsaker, og eventuelt overføre disse til rådmannen eller folkevalgt organ. 52

53 Må finne setterådmann når rådmann er inhabil Kommunal Rapport Når rådmannen er inhabil, må innstilling til et folkevalgt organ utformes og avgis av noen som ikke er tilsatt i kommunens administrasjon, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Et vesentlig poeng er at innstillinger fra administrasjonen som klar hovedregel vil være avgjørende for utfallet av saken når det treffes vedtak i et politisk organ, skriver Jan Fridthjof Bernt. Skriv ut SPØRSMÅL: Hvis rådmannen er inhabil i en sak, kan andre i administrasjonen skrive innstilling til vedtak i vedkommende folkevalgte organ? Bernt svarer I forvaltningsloven 6, tredje avsnitt, er det fastsatt at hvis en overordnet tjenestemann er inhabil, «kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan». For rådmannen er dette da alle som er tilsatt i kommunens administrasjon. Bestemmelsen gjelder der det treffes «avgjørelse». Den avskjærer i utgangspunktet ikke at personer som er underordnet en inhabil sjef, medvirker ved saksforberedelsen når de ikke selv treffer avgjørelse i saken. Spørsmålet blir da om det å utforme en innstilling til et folkevalgt organ som så treffer vedtak, er en «avgjørelse» som går inn under denne regelen, eller bare saksforberedelse, som altså kan foretas også av en underordnet når andre skal treffe vedtak. Rettstilstanden er litt usikker her, men de beste grunner taler for at denne bestemmelsen også avskjærer den som underordnet en inhabil sjef, fra å avgi innstilling eller uttalelse der dette fremtrer som et separat, formalisert og selvstendig ledd i beslutningsprosessen. Slike innstillinger er undergitt offentlighet og partsinnsyn, og fremtrer som resultatet av «sluttført saksbehandling» fra administrasjonens side. Saksforberedelsen er med andre ord avsluttet. På det mer praktiske plan er det et vesentlig poeng at slike innstillinger som klar hovedregel vil være avgjørende for utfallet av saken når det treffes vedtak i et kollegialt organ. Slike kollegiale organer herunder folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner - vil normalt ikke ha mulighet for å gjennomføre en uttømmende og selvstendig vurderinger av de premissene og vurderingene som er lagt for avgjørelsen i innstillingen fra administrasjonen. Dermed vil regelen i 6, tredje avsnitt, i de fleste saker bare være et tomt skall om den ikke gjelder også for slike innstillinger. Dette betyr at når rådmannen er inhabil, må innstilling til et folkevalgt organ utformes og avgis av noen som ikke er tilsatt i kommunens administrasjon. Det mest praktiske er da at dette gjøres av administrasjonen i en nabokommune. 53

54 Også kommuneadvokatens journal er offentlig At et dokument inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, er ikke en hjemmel for å unnta hele dokument fra innsyn. Og det fjerner aldri plikten til journalføring, ei heller hos kommuneadvokaten. Kommunal Rapport Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt SPØRSMÅL I en kommune ble kommuneadvokatens post unntatt fra postlisten. På forespørsel opplyste kommuneadvokaten at all korrespondanse ble journalført der, men fordi mesteparten er unntatt fra offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt, ble det ikke oversendt til journalføring i kommunens postliste. I stor grad handler dette om barnevernssaker. Kommuneadvokaten viste også til at det ikke er noe lovmessig krav eller pålegg om at kommunen skal legge ut sine postlister på nett. I tillegg ble det framholdt at det trolig ville bli en god del ekstraarbeid hvis kommuneadvokatens korrespondanse skulle inkluderes i postlisten. I så fall må hvert enkelt dokument kontrolleres slik at man ikke publiserer taushetsbelagt informasjon. Er dette en lovlig praksis? SVAR Plikten til å føre postjournal er fastslått i offentlighetsloven 10, første avsnitt, som viser til «reglane i arkivlova» om dette. Arkivloven sier ikke selv noe om dette, men i arkivforskriften 2-6, første og andre setning, er det fastslått at: «Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar», og: «I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon». Som alminnelig regel kan man velge mellom elektronisk journal eller journal på papir (arkivforskriften 2-6, fjerde avsnitt, første setning). Det er etter dette antakelig ikke noe i veien for at det etableres en egen journal for dokumenter hos kommuneadvokaten, også om kommunens journal for annen korrespondanse er elektronisk. Men kommuneadvokatens journal er da et offentlig dokument på linje med andre journaler, og skal føres etter reglene i arkivforskriften om dette, se dennes Offentlighetsloven inneholder ingen bestemmelser om at dokumenter kan unntas på grunn av taushetsplikt, bare en bestemmelse i 13 første avsnitt om at: «Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov, er unnatekne frå innsyn». Dette er altså en bestemmelse om «sladding» av de deler av et dokument som inneholder slike opplysninger, normalt ikke en hjemmel for å unnta dokumentet i sin helhet fra innsyn, og aldri fra plikten til å journalføre det etter bestemmelsene 54

55 arkivforskriftten 2-7, der det blant annet kreves at journalinnføringen skal angi hva dokumentet handler om og hvem som er sender eller mottaker. Men hvis en slik journalinnføring i seg selv avdekker forhold som er taushetspliktbelagt, noe som typisk vil være tilfelle i barnevernssaker, vil man kunne sladde for eksempel navnet på mottaker eller avsender, og eventuelt gi angivelsen av sakstypen en så nøytral form at det ikke lar seg gjøre å slutte seg til hva saken gjelder, se 2-7, første setning: «Innføring i journalen skal skje på ein måte som gjer det mogleg å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjerast utan å røpe opplysningar som er undergitt teieplikt i lov eller i medhald av lov, eller som elles kan unntakast frå offentleg innsyn». Dette er knapt nok noe uoverkommelig merarbeid for kommuneadvokaten, og det må det i alle fall avsettes tid til det. Journalføring skal skje fortløpende etter hvert som dokumenter kommer inn eller sendes ut, se arkivforskriften 3-1, tredje avsnitt, første setning: «Post til organet skal opnast av arkivtenesta», og 3-5, første setning: «Saksdokument skal registrerast i journalen før dei går til saksbehandling», og 3-8, første setning: «Når behandlinga er avslutta og svarbrev er ekspedert, skal alle dokumenta i saka tilbake til arkivtenesta». 55

56 REFERAT Fra: KS administrasjonen Dato: Til: Kommunesektorens etikkutvalg Dokument nr.: 15/ Kopi til: Referat fra møte i Kommunesektorens etikkutvalg 11. mai 2017 Tilstede Tora Aasland Toril Eeg Anne Hafstad Tor Dølvik Katalin Nagy Lene Conradi Paul Leer-Salvesen Forfall: Camilla Dunsæd Nils Røhne Fra KS-administrasjonen Lise Spikkeland Anne Margrete Fletre Christine Haga Sørlie Hilde Ravnaas, sak 8 5/17 Godkjenning innkalling, saksliste og referat Innkalling og saksliste til møte, samt referat fra 8. februar godkjent 6/17 Ytringsfrihet og varsling i norske kommuner og fylkeskommuner Sissel Trygstad og Anne Mette Ødegård fra FAFO presenterte hovedfunn fra rapport om ytringsfrihet og varsling i kommunal sektor som er gjennomført på oppdrag fra KS. Presentasjonen følger referatet. Noen spørsmål som er stilt: hva preger ytringsbetingelsene i kommunal sektor, og benyttes varslingsretten? I tillegg har FAFO gjennomgått varslingsrutiner i 50 kommuner. Momenter fra diskusjonen Utvalget anbefaler at kommunenes systemer rundt varsling har maksimal åpenhet. Erfarer at nyansatte som får utlevert varslingsplakat sammen med arbeidsavtale, likevel svarer at de ikke kjenner kommunens rutiner. Viktig at varslingsmottak har legitimitet, både mottak i linja og ev andre kanaler. Utfordring at varsler sitter med inntrykk av at det ikke hjalp å varsle viktig å gi tilbakemelding til varsler i en egnet form. Innbyggere som «varsler» til folkevalgte om kommunens ansatte kan være krevende å håndtere selv om de ikke er varslere i lovens forstand. Viktig å ha mulighet til å varsle anonymt, selv om det har noen klare utfordringer. Funn fra rapporten brukes inn i arbeidet med å revideres KS veileder om varsling. Se mer i diskusjonen nedenfor. 56