Utredning av relokalisering av flow cytometri og cellelab fra Kirkeveien til Gaustad ved Avdeling for immunologi og transfusjonsmedisin.

Transkript

1 Utredning av relokalisering av flow cytometri og cellelab fra Kirkeveien til Gaustad ved Avdeling for immunologi og transfusjonsmedisin. Oppdragsgiver: Mandat: Eli Marie Sager, klinikkleder, KDI. Med bakgrunn i prinsippvedtak om målbilde for bygg 25 i Kirkeveien og i tråd med vedtak om relokalisering av immunologi til Gaustad oppnevnes en arbeidsgruppe for å utrede og fremsette et konkret forslag om relokalisering av diagnostisk flow cytometri-virksomhet fra Kirkeveien til Gaustad. Tidsrammen for relokalisering er innen fjerde kvartal Oppdrag: Utred muligheten for relokalisering av flow cytometri og cellelab. Utred videre muligheten for annen intern omrokering av aktivitet i avdelingen på tvers av lokalisasjoner. Fremsett konkret tidsplan og prisestimat. Beskriv driftsmessige konsekvenser. Gruppen bes levere sluttrapport innen mandag 15. februar I den utstrekning det er behov kan ressurser fra klinikkstaben benyttes etter nærmere avtale. Frist utvidet: Gruppens sammensetning: Dato: Frist utvidet til (epost fra JTV av ), senere til umiddelbart over påske (muntlig av JTV). Vidar Bosnes (Leder) Katrine Blomfeldt Reidun Dahle Liv Toril Osnes Gro Jaaberg Talgø Eli Taraldsrud Liv Slettevoll Steen (Verneombud) Magnhild K. Fjeldvær (NITO tillitsvalgt)

2 Innholdfortegnelse 1. Oppsummering og anbefaling...4 Scenario Scenario 2B Innledning Historikk for sammenslåingsprosessen Forutsetninger for en vellykket fusjon, uavhengig av lokalisasjon...7 Konklusjon Valg av IT-system Plan for implementering av Unilab Prøvemottak i bygg 25, samt prøvetransport til Kirkeveien...13 Preanalytisk håndtering ved laboratoriene i dag...13 Løsning til preanalytisk håndtering...13 Føringer fra vedtak og utredninger ved Oslo Universitetssykehus...15 Konkluderende bemerkninger HMS-krav, generelt Tekniske behov diagnostisk flowcytometri Ulemper ved at Seksjon for Medisinsk immunologi forblir delt...17 Alternative planer for relokalisering Scenario Arealskisse Gaustad, cellelab i MIs arealer Arealskisse Ullevål Prisestimat...21 Ombygninger Gaustad...21 Ombygninger Ullevål Tidsestimat Arealmessige betraktinger Faglige og driftsmessige konsekvenser HMS-aspekter Scenario Scenario 2A Arealskisse midlertidige lokaler Prisestimat Tidsestimat. Flytting, varighet Arealmessige betraktninger Faglige og driftsmessige konsekvenser HMS-aspekter Scenario 2B Arealskisse cellelab i A3.2071, A tilstøtende benker Prisestimat Tidsestimat Arealmessige betraktninger Faglige og driftsmessige konsekvenser HMS-aspekter Scenario 2C Arealskisse deler av MI relokalisert internt Prisestimat...33 Side 2

3 4.4.3 Tidsestimat Arealmessige betraktninger Faglige og driftsmessige konsekvenser HMS-aspekter Scenario Gjennomførbarhet HMS aspekter Scenario Gjennomførbarhet HMS aspekter Personellmessige relokaliseringer...37 Side 3

4 1. Oppsummering og anbefaling Opprettelsen av OUS har bl.a. som langsiktig mål å samle regional/høyspesialisert virksomhet på Gaustad. All virksomhet som utføres ved Seksjon for medisinsk immunologi er å oppfatte som slik høyspesialisert medisin. Rapport av Laboratoriesamarbeid RH/UUS Immunologi og transfusjonsmedisin konkluderte med en anbefaling om å slå sammen de immunologiske seksjoner ved daværende Rikshospitalet og Ullevål universitetssykehus, til et samlet laboratorium på Gaustad. Rapporten resulterte i et styrevedtak ved Rikshospitalet med samme konklusjon. Dette styrevedtaket står fortsatt ved lag, men har vist seg vanskelig å implementere. Arbeidsgruppen oppfatter derfor denne rapporten som et supplement til Rapport av Laboratoriesamarbeid RH/UUS Immunologi og transfusjonsmedisin, og er enige om at en samling av hele Seksjon for medisinsk immunologi i egnede lokaler på Gaustad, ville være å foretrekke framfor de scenarier som er skissert i denne rapport. Alle alternativene som presenteres, resulterer i en lokalisering av Enhet for autoanstistoffer og allergi på Ullevål. Rapporten tar opp fire hovedscenarier, hvorav scenario 2 er delt inn i tre varianter, 2A, 2B og 2C. Scenario 3 og 4 er delte løsninger, hvor enten Enhet for autoanstistoffer og allergi, eller Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri, midlertidig deler sin aktivitet mellom de to lokalisasjoner. Arbeidgruppen finner at kun to av de drøftede scenarier er akseptable: Scenario 1 og Scenario 2B. Scenario 1 Scenario 1 går ut på at Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri flytter inn i lokaler disponert av seksjonen på Gaustad; Enhet for autoantistoffer og allergi flytter inn i lokaler disponert av seksjonen på Ullevål; og at dette skjer i samme tidsrom, i løpet av noen uker. Arbeidsgruppen er enige i at scenario 1 er den beste av de drøftede løsninger. Arbeidsgruppen er imidlertid delt med hensyn til hvor raskt den flytting som beskrives bør gjennomføres. Representantene for Enhet for autoantistoffer og allergi, Gaustad, mener at samlokalisering på Ullevål tidligst kan skje 12 måneder etter at en beslutning er fattet. Årsaken til at flyttingen krever gode forberedelser og god tid, er beskrevet i avsnitt 2.3. Representantene for Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri, Ullevål, mener at flyttingen bør skje slik at en samlet Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri er på plass høsten Årsaken til at dette haster, er at enheten utfører analyser hvor Hematologisk avdeling og Barneavdelingen på Ullevål er de største rekvirentene. Hematologisk avdeling er planlagt flyttet til Gaustad i løpet av 3. kvartal Det er ikke kommet signaler om at denne flytteprosessen er forsinket. Videre foreligger det også planer om en samling av barneonkologi-hematologi på Gaustad. For at Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri skal kunne yte god service overfor disse rekvirentene er det derfor viktig at flyttingen skjer i samme periode som flytting av Hematologisk avdeling, dvs. i løpet av høsten Side 4

5 Scenario 2B Scenario 2B går ut på at det foretas en ombygning i arealer som i dag ikke disponeres av seksjonen. De ombygde arealer blir en del av den fremtidige Enhet for celleulær immunologi og flowcytometri. Dette gjør det mulig for Enhet for autoantistoffer og allergi å flytte til Ullevål i løpet av våren Beskrivelsen av scenariet tar utgangspunkt i en tegning laget av arkitekt Kari Anne Munthe-Kaas, hvor A og A3.2072, og rom merket A3.2061A i figurene [stemmer nummereringen?] ble omgjort til flowcytometrilaboratorium. Arbeidsgruppen er klar over at disse arealene ikke nødvendigvis er tilgjengelige, men forutsetter i så fall at andre, tilsvarende arealer gjøres tilgjengelige. Løsningen oppfattes som akseptabel av begge enheter, men det er vanskelig å se at man har tilstrekkelig tid til å gjennomføre de ombygginger som er beskrevet, slik at lokalene er ferdige til innflytting høsten Det mest realistiske alternativet er dermed scenario 1. Det må derfor gjøres en avveiing mellom risiko for at Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri mister grunnlaget for sin aktivitet fordi en stor rekvirent flytter, og ulempene for Enhet for autoantistoffer og allergi ved en fremskyndet flytting til Ullevål. 2.1 Innledning Seksjon for medisinsk immunologi vil etter ny organisasjonsstruktur bestå av to enheter: Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri og Enhet for autoantistoffer og allergi. Begge enheter har per mars 2010 virksomhet både på Ullevål og Gaustad. For Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri er den mest sentrale aktiviteten på Gaustad cellulære funksjonsundersøkelser og immunfenotyping i forbindelse med immunsvikt. Den mest sentrale aktiviteten på Ullevål er immunfenotyping i forbindelse med maligne og premaligne hematologiske lidelser, lymfomer og immunsvikt, samt Tcellekvantiteringer i forbindelse med HIV-infeksjon. For Enhet for autoantistoffer og allergi er store deler av analyserepertoaret felles på de to lokalisasjonene. Analysene utføres til dels på identisk apparatur. Det er dermed et klart potensiale for rasjonalisering. Det ble i 2008 gjennomført en utredning som i sluttrapport av anbefalte en samling av medisinsk immunologi fra daværende Rikshospitalet (RH) og Ullevål universitetssykehus (UUS) i lokalene til daværende Immunologisk institutt, RH (IMMI), med tilskudd av arealer fra andre deler av RH for etablering av et prøvemottak på Gaustad. Med frigjøring av arealer på IMMI (både prøvemottaksarealer og andre arealer), konkluderte man at det var tilstrekkelig plass. Den ble det levert en rapport, Organisering av flowcytometri, som anbefalte at det ble dannet et nettverk basert på en multidisiplinær tilnærming til flowcytometrisk diagnostikk ved hematologisk onkologi og immunsvikt. Nettverket skulle ha hovedlokalisasjoner på Rikshospitalet og Radiumhospitalet. Januar 2010 utarbeidet klinikkleder det mandat som er grunnlaget for denne rapport, og som er gjengitt innledningsvis. Arbeidsgruppen har av avdelingsleder blitt bedt om å vurdere en samling av Enhet for autoantistoffer og allergi i Kirkeveien, for å gi plass til flowcytometrivirksomheten på Gaustad, samt å vurdere en midlertidig løsning for flowcytometri på Gaustad basert på en Side 5

6 arealbruk tilsvarende rommene A og A3.2072, samt tilstøtende lab-benker. Rapportens oppbygning Arbeidsgruppen ser at en relokaliseringsprosess av flow cytometri og cellelab kan gjennomføres på flere forskjellige måter. Arbeidsgruppens medlemmer er delt i synet på hvilken av disse som er best. Vi legger i denne rapporten derfor frem seks forskjellige scenarier, hvert med sine fordeler og ulemper. Noen av alternativene krever at det gjøres tilgjengelig arealer for midlertidig lokalisering av virksomhet på Gaustad, eventuelt også permanent omrokering av virksomhet på Gaustad. For de alternativene som krever et slikt areal, har vi tatt utgangspunkt i rommene A og A3.2072, samt tilstøtende labbenker. Dette innebærer ikke nødvendigvis at akkurat dette arealet frigjøres, men at et tilsvarende areal gjøres tilgjengelig. For å estimere kostnader for disse alternativene, har vi tatt utgangspunkt i hva det ville koste å omdisponere de nevnte arealer. De tilknyttede kostnader er forsøkt estimert, med varierende grad av usikkerhet for de forskjellige alternativene. Estimatene er, når ikke annet er angitt, basert på arbeidsgruppens medlemmers skjønn, på bakgrunn av vår kjennskap til tidligere kostnadsestimater. Rapport av Laboratoriesamarbeid RH/UUS Immunologi og transfusjonsmedisin resulterte i et styrevedtak i daværende Rikshospitalet, som gikk inn for en samling av medisisk immunologi på Gaustad. Dette vedtaket er ikke reversert, og arbeidsgruppen mener at en samlokalisering av hele seksjonen ville være en ideell løsning. Arbeidsgruppens mandat innebærer imidlertid å utrede muligheten av en rask flytting av Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri til Gaustad, innenfor et begrenset handlingsrom. Arbeidsgruppen har derfor kun sett på alternativer til den totalløsning som er skissert i rapporten av Historikk for sammenslåingsprosessen Våren 2008 tok Rikshospitalet og Ullevål sykehus initiativet til en større utredning som ledd i Hovedstadsprosessen. Som en del av dette utredningsarbeidet ble det oppnevnt en arbeidsgruppe bestående av representanter fra IMTRA og IMMI for å utrede om samling av laboratoriene var mulig på lokalisasjonen Rikshospitalet. Gruppen konkluderte med at en samling ville medføre en betydelig økning av analyse- og prøvevolumet på Rikshospitalet. Dette ville igjen gi utfordringer i forhold til prøvemottak, arealutnyttelse og fleksibilitet til laboratoriedatasystemene med tanke på analysesamarbeid på tvers av avdelingene innen laboratorieklinikken (Rapport av Laboratoriesamarbeid RH/UUS Immunologi og transfusjonsmedisin, nedenfor kalt «november-2008 rapporten»). Ledelsen ved Rikshospitalet satte derfor ned en arbeidsgruppe våren 2009 bestående av representanter for de involverte avdelingene samt IT, MTA, Eiendomsavdelingen ved Rikshospitalet i tillegg til arkitekt. Hensikten var å gjøre et kostnadsestimat på «november2008 rapporten» basert på forutsetningene arbeidsgruppen hadde lagt til grunn. Det ble samtidig foretatt en egen utredning av et nytt Felles prøvemottak ved Rikshospitalet i nåværende AMBs lokaler. Konklusjonen av kostnadsberegningene var at ombygging av arealer på IMMI og AMB i tillegg til innkjøp av nytt utstyr til sammen ville koste NOK 17 M. Side 6

7 Ombygging IMMI: ca 5,6 M Ombygging AMB: ca 4,1 M Flyttekostnad: ca 1,1 M Utstyr: ca 7 M (hvorav 6 M var samlet pris på to prøvefordelingsmaskiner) Virksomheten i et samlet laboratorium omfatter flowcytometrisk immunfenotyping ved hematologisk diagnostikk. Denne diagnostikken utføres ved de fleste universitetssykehusene i landet av spesialister i immunologi og transfusjonsmedisin og er en del av spesialistutdannelsen til immunologene. I Oslo blir diagnostikken utført av to fagmiljøer: immunologi og patologi. For å se på mulighetene for en samordning av flowcytometrisk immunfenotyping i Oslo-området ble det høsten 2009 nedsatt en arbeidsgruppen satt sammen av representanter fra rekvirentene ved Ullevål og Rikshospitalet og laboratoriene som utfører diagnostikken. Rapporten anbefalte organisering av denne diagnostikken som et multidisiplinært nettverk med to lokalisasjoner, Rikshospitalet og Radiumhospitalet. Det ble gitt føringer for videre samarbeid mht. samordning av analyseprotokoller, diagnostisk flyt, felles rapporterings- og arkiveringssystemer samt opparbeidelse av felles kompetanse i morfologi og molekylær diagnostikk. Det foreliggende mandatet er forstått i lys av de to ovennevnte prosessene: ønske om å samle medisinsk immunologi og legge til rette for flowcytometrisk immunfenotyping med pasientnær lokalisasjon. En samling av immunologisk diagnostikk på Gaustad er en betydelig kostnadsmessig utfordring, og det kan være ønskelig å se på alternative løsninger som er mindre kostnadskrevende. Dette vil først og fremst bety løsninger uten store ombygninger, noe som er lagt vekt på i denne rapporten. 2.3 Forutsetninger for en vellykket fusjon, uavhengig av lokalisasjon Sammenslåingen av Seksjon for Medisinsk immunologi, Rikshospitalet og Seksjon for immunologi ved Ullevål universitetssykehus er en konsekvens av opprettelsen av Oslo universitetssykehus. Seksjonen er i følge vedtatt organisasjonsplan delt i to enheter, Enhet for autoantistoffer og allergi og Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri. Det er ikke avgjort hvor enhetene skal lokaliseres, men denne rapportens mandat innebærer å tilrettelegge for lokalisering av Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri på Gaustad. For begge enheters vedkommende, er det per mars 2010 virksomhet ved begge lokalisasjoner. Begge enheter må derfor samordne sin virksomhet og sine prosedyrer. Utfordringene er likevel noe annerledes for de to enhetene. For Enhet for autoantistoffer og allergi er analyserepertoarene i stor grad overlappende. Det er derfor nødvendig å komme til enighet om metodevalg, og å opprette felles prosedyrer for de to enhetene. Situasjonen for Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri er noe annerledes, ved at hoveddelen av virksomheten ved de to lokalisasjoner ikke overlapper, slik at problemene med metodesynkronisering er mindre. For seksjonen som helhet, er det viktig å ha et felles IT-system. Legene vil ha funksjoner på begge enheter, og vil ha behov for å kunne validere analyser som er utført ved én av lokalisasjonene, mens de selv befinner seg ved den andre lokalisasjonen. Ettersom metodesykroniserings-utfordringene er størst for Enhet for autoanstistoffer og allergi, vil vi i Side 7

8 det følgende fokusere på denne enheten. Figur 1 illustrerer noen av deloppgavene som må løses i tilknytning til en samlokalisering av Enhet for Autoantistoffer og allergi. Figur 1. Samlokaliseringsprosessen for Enhet for autoantistoffer og allergi. Det er en forutsetning for forsvarlig drift av et laboratorium, at man har et kvalitetssystem med godkjente prosedyrer for alle analyser som tilbys. Det betyr at man for hver analyse som utføres ved begge lokalisasjoner, må bli enige om detaljer i metodevalg etc., og skrive en ny, felles prosedyre. Dette forutsetter en faglig diskusjon, som tar sikte på å velge det beste fra begge miljøer. Man må også bli enige om hvilke analysepakker man skal tilby, og må treffe en rekke valg mht. analysekaskader. Det er mye man må bli enige om, og selv om hver enkeltsak ikke nødvendigvis er stor, vil prosessen som helhet trenge god tid. Erfaringsmessig inneholder prosedyrer mange referanser til lokale forhold. Dersom prosessen ikke gis tilstrekkelig tid, vil man i overgangsfasen av forsvarlighetshensyn tvinges til å bruke prosedyrene til det laboratorium som ikke flytter, for de analyser man ikke har rukket å gjennomarbeide sammen. Dette vil kunne oppfattes som en faglig «overkjøring» av de medarbeiderne som flytter. Opprettelsen av OUS har medført behov for endringer i grunnleggende infrastruktur. Mange av løsningene er ennå ikke gjennomført. Det er også kommet varsler om forsinkelser. Fungerende infrastruktur er en forutsetning for et operativt laboratorium. Eksempler på viktig infrastruktur er vist i Tabell 1. Side 8

9 Tabell 1 Eksterne infrastrukturelle faktorer som påvirker tidsestimatene for samorganisering og samlokalisering. Faktor Kritisk for drift Tidsestimat fylles inn Valg av laboratoriedatasystem, jf. pkt JA April 2010? Felles Klinisk Arbeidsflate for OUS. a Kun kritisk for drift dersom en samlet seksjon må benytte ProSang og Felles Klinisk NEIa Arbeidsflate ikke er i funksjon for Rikshospitalets rekvirenter. Felles rekvirentkodeverk Sjekke! JA Sjekke! JAb Sjekke! NEIc 1. januar 2010 Transporttjeneste mellom sykehusene i OUS. JA Ingen opplysninger Føringer for analysesamarbeid mellom avdelingene. NEI Ingen opplysninger Felles elektronisk dokumentstyringssystem for OUS. b Seksjonen må etter gjennomgang av metodene for analysene foreta metodevalg og det må skrives nye prosedyrer som gjelder for hver av enhetene. Utarbeidelse av prosedyrene relatert til analysering og instrumenter må skje før den fysiske flyttingen kan finne sted. Felles elektronisk avvikssystem for OUS c Seksjonen må etablere felles saksgang og rutiner. Det må verifiseres at avvik kan sendes på tvers av lokalisasjoner. Felles prøvemottak og føringer for preanalytisk NEI samarbeid mellom avdelingene, se pkt 2.6 i rapporten. Utredning pågår Forutsetninger for inntektsgrunnlag, rammebevilgninger og investeringsbudsjett. d OUS avgjørelser og prioriteringer mht. til meldte behov for investeringer vil påvirke aktiviteten til seksjonen. Felles personaladministrasjonsverktøy. JAd Ingen opplysninger JA Q1, 2010? Dette er forhold som laboratoriet ikke selv alene kan påvirke eller beslutte, men som vil kunne påvirke hva slags løsninger en velger innad i laboratoriet i forhold til prøveflyt og Side 9

10 metodevalg. Dersom laboratoriene velger feil løsninger i forhold til hva som endelig besluttes, kan dette få implikasjoner i forhold til økonomi og evne til å yte god service. Eksempler på slike interne faktorer er vist i Tabell 2. Tabell 2 Interne faktorer som påvirker tidsestimatene for samorganisering og samlokalisering. Faktor Kritisk for drift Tidsestimat Implementering av felles laboratoriedatasystem, jf. pkt 2.5. JA September 2011 JA* ca. 12 mnd. Felles rutiner i et felles laboratoriedatasystem * Laboratoriedatasystemet må konfigureres etter at beslutninger om nye felles rutiner foreligger etter metodegjennomgang. Beslutning om organisering av stillinger på alle nivå i avdelingen og seksjonen. Avklaring av roller og ansvar JA i seksjonen. 1. juni 2010 Metodegjennomgang, faglige vurdering og metodevalg. JA ca. 12 mnd. Behov for opprettelse av nye metoder er kritisk for drift JA etter felles metodegjennomgang. ca. 12 mnd. Synkronisering av kvalitetssystemet for analyse- og instrumentprosedyrer. JA ca. 12 mnd. Synkronisering av vedlikeholdsrutiner for instrumenter og utstyr. JA ca. 12 mnd. Beslutning av felles arbeidsrutiner, hyppighet av analysekjøringer osv., prioritering av personellressurser. JA ca. 12 mnd. Opplæring av personell som har fått nye oppgaver. JA ca. 12 mnd. Kvalitetssikring av analyser og instrumenter etter fysisk flytting. JA ca. 12 mnd. Eventuell ventetid for gjennomføring av ombyggingsarbeider. JA ca. 12 mnd. Konklusjon Seksjonen, og spesielt Enhet for autoantistoffer og allergi, står foran en krevende fusjonsprosess. Uavhengig av hvilken løsning som velges for lokalisering av Seksjonens to enheter, vil arbeidsgruppen sterkt anbefale at arbeidet med metodesynkronisering starter snarest. Side 10

11 2.4 Valg av IT-system Arbeidsgruppen mener at det er en forutsetning for å skape en integrert seksjon, at man har et felles laboratorie-it-system (LIS). Arbeidsgruppen mener videre at man for å få til en rask og smidig fusjonsprosess, må benytte ett av de to LIS som er i bruk på seksjonen, Unilab eller ProSang. Arbeidsgruppen mener at det har klare fordeler å velge Unilab fremfor Prosang. Prosang i nåværende versjon er planlagt utfaset av leverandøren, fordi programmet bygger på en plattform som ikke lenger supporteres (BuildProfessional). Leverandøren arbeider derfor på spreng med å skrive ett nytt program i programmeringsspråket Java, der «Gamle ProSang» i praksis fungerer som spesifikasjon. Brukerne ble gjort kjent med problemet 11. april 2007, og ble presentert en plan som innebar at ProSang skulle være ferdig reimplementert i Java innen starten av Status i dag er at reimplementeringen er betydelig forsinket. Den versjon som leveres i 2010 inneholder ingen vesentlige moduler i Java, og bygger fortsatt på BuildProfessional. Immunologi-modulen er den av programmets tre hovedmoduler som planlegges reimplementert sist. Det er følgelig betydelig risiko ved å velge ProSang. Reimplementeringen av ProSang medfører at leverandøren har lang ventetid på nye oppdrag. Leverandøren av Unilab har kort ventetid på nye oppdrag. Det vil derfor være langt enklere å gjøre nødvendige justeringer dersom man velger Unilab. Unilab er et moderne labdatasystem som er anvendelig for flere labfag enn immunologi og transfusjonsmedisin. De forskjellige fagene må regne med at samarbeidet på tvers vil øke fremover, det virker da lite fremtidsrettet å velge et fagspesifikt system. Fagforvaltningen av Unilab er lagt til klinikken og ikke til sykehuspartner, mens sistnevnte har ansvar for infrastruktur. Dette er i tråd med modellen som er valgt for bl.a. Karolinska. KDI har allerede etablert en robust og meget kompetent forvaltningsgruppe som favner flere fag i tillegg til immunologi (medisinsk biokjemi, farmakologi, mikrobiologi). Det er viktig å bygge på denne kompetansen videre. Når seksjonen er delt på to lokalisasjoner, vil noen utredninger omfatte prøver som analyseres både på Gaustad og Ullevål. Dette gjelder f.eks. immunsviktutredninger. Ved besvarelse av slike analyser, vil man ha behov for rask tilgang på analyser utført begge steder, inklusive analyser utført ved AMB, Gaustad. For å utnytte legeressursene effektivt, vil det til tider kunne være behov for at man validerer besvarelser som er utført ved begge laboratorier. En samling nå med Unilab som felles IT-system, er ikke til hinder for at Seksjonen som helhet på et senere tilsdpunkt bytter til et annet IT-system, dersom OUS velger en felles plattform. Tvert i mot en samling nå på ett IT-system vil gjøre det lettere senere å bytte til et nytt system, enn hvis seksjonen måtte migrere fra to IT-systemer til et tredje. 2.5 Plan for implementering av Unilab For at seksjonen skal ha et felles utgangspunkt i det kommende store arbeidet med metodevalg og rutiner for analyselogistikk anbefaler arbeidsgruppen at Unilab etableres på seksjonen på Ullevål etter dagens rutiner i laboratoriet. Vi ser for oss at analysekoder og rutiner i den samlede seksjonen kan legges opp etter mal fra Avdeling for medisinsk Side 11

12 biokjemi på Rikshospitalet der tre lokalisasjoner av laboratoriet benytter samme analysekoder og logistikk der dette er mulig og separate rutiner der dette er nødvendig. Etter hvert som vi har gjennomført analysevalg og blitt enige om nye rutiner kan analyse for analyse endres til felles rutiner selv om vi er lokalisert på to forskjellige steder. Dette igjen medfører at når flytting av enhetene utføres så er rutinene i Unilab etablert og driften skal ikke bli forsinket på grunnlag av Unilab-konfigurering. Konfigurering som er utført for hver av lokalisasjonene gjenbrukes i stor grad for felles rutiner. Arbeidsgruppen foreslår oppstartstidspunkt for Unilab til 1. september 2010 (uke 35). Vi forutsetter at teknisk infrastruktur for å få Unilab i drift på Ullevål er tilstede. I Tabell 3 angis tidsestimater for noen versjoneringer av Unilab og Prosang. I «fixen» som kommer i Unilab i mai planlegger vi å få lagt til kritiske behov for etablering av Unilab på Ullevål. Videre kommer en ny versjon av Unilab i uke 37. Ut fra tidligere erfaringer anses det som viktig å planlegge en ny versjon av Unilab kort tid etter en oppstart for å ha mulighet til raskt å gjøre endringer som man ikke forutså behovet for før oppstartstidspunktet. I tillegg til disse oppgraderingene kan akutte problemer løses av leverandør utenom versjoneringene. Siden Prosang ikke sender elektroniske svar til journalsystemet på Ullevål, kan oppstart av Unilab på seksjonen på Ullevål skje på et tidligere tidspunkt enn oppstart av Felles Klinisk Arbeidsflate (KA). Plan for oppstart av Unilab må likevel ses i sammenheng med replanleggingen av oppstartstidspunktene til KA når denne foreligger, for så å avgjøre om det er nødvendig å utvikle og teste grensesnittet mellom immunologidelen i Prosang og KA. ProSang sender imidlertid et stort antall elektroniske svar til eksterne rekvirenter (primærhelsetjenesten). Det må settes av tid til testing av at tilsvarende elektroniske svar kan sendes fra Unilab til journalsystemene som brukes på de forskjellige legekontorene som til nå har mottatt Prosang-svar. Tabell 3 Plan for innføring av Unilab. Testmiljø Produksjon Ny versjon Unilab Uke 9 Uke 15 Fix med rettelser Unilab Medio mai Medio mai Oppstart KA Dag 2 utsatt Oppstart Unilab Ullevål Når starter vi i test? Uke 35 Ny versjon Prosang Uke 15 dobbeltsjekk Uke 37 dobbeltsjekk Ny versjon Unilab Uke 37 Ca uke 41 Tidsplanen kan virke stram, men arbeidsgruppen anser den som realistisk, på bakgrunn av erfaring fra tidligere installasjoner. Unilab ble installert på alle de store laboratoriene på Rikshospitalet i løpet av tre måneder (høsten 2007). All konfigurasjon og utvikling av applikasjonen ble utført av avdelingenes ansatte i samarbeid med leverandøren av Unilab. Arbeidsgruppen henviser også til Notat av ang. utvidet bruk av Unilab innen immunologi, sendt fra Jens Gleditsch til Eli Marie Sager 25. februar Side 12

13 Detaljert plan for implementering av Unilab på Seksjon for medisinsk immunologi på Ullevål vil lages i et separat prosjekt når valg av felles laboratoriedatasystem for seksjonen er foretatt. 2.6 Prøvemottak i bygg 25, samt prøvetransport til Kirkeveien Preanalytisk håndtering ved laboratoriene i dag Immunologisk seksjon på Ullevål mottar årlig rekvisisjoner ekskludert rekvisisjoner for calprotectinanalysen. Alle prøvene ankommer laboratoriet direkte via rørpost (ca. 40 % interne) eller post/ bud (ca. 60 % eksterne) og håndteres deretter i seksjonens eget prøvemottak for oppakking, sortering og fordeling i sekundærrør. Alt arbeidet foregår manuelt og krever et personell på omtrent 3 årsverk. Prøvene som ankommer den delen av seksjonen som omfatter Cellelab ankommer enten via rørpost, portør eller drosje. Seksjon for medisinsk immunologi på Rikshospitalet mottar årlig prøver. Alle tilsendte prøver pakkes opp på Felles prøvemottak ved AMB. Ca. 80 % av det totale prøvevolumet registreres og fordeles i sekundærrør på seksjonen mens 20 % registreres og fordeles til sekundærrør ved AMB. Den sistnevnte gruppen gjelder prøver der det er rekvirert prøver til flere laboratorier på samme rekvisisjon enten via Klinisk portal eller FREK. Ved seksjonen utføres alt arbeid manuelt. Arbeidet tilsvarer omtrent 2 årsverk mens ved AMB benyttes et preanalytisk prøvefordelings og sorteringsinstrument som tilsvarer ca. 0,20 (kvalitetssikre tallet) bioingeniørårsverk i utgifter for seksjonen. (Referanse: Rapport av Laboratoriesamarbeid Rikshospitalet Ullevål: Organisering av Felles prøvemottak på Rikshospitalet) Løsning til preanalytisk håndtering Når seksjon for medisinsk immunologi samles fysisk, vil laboratoriet måtte yte service fra et sykehus lokalisert på to steder: Ullevål og Gaustad. Dette forutsetter en godt fungerende transportordning mellom sykehusene. Det bør opprettes en egen budrute mellom Ullevål og Rikshospitalet fire ganger daglig fra Rikshospitalet til Ullevål og omvendt. Ø-hjelpsproblemstillinger må løses via drosje. Det bør også opprettes egne budruter mellom Ullevål og andre sykehusinstitusjoner i Oslo-området inkludert en hentetjeneste for primærhelsetjenesten. 1. Enhet for autoantistoffer og allergi på Ullevål: Prøver tatt på Rikshospitalet vil måtte bringes fra et oppsamlingssted ved prøvemottaket til AMB til seksjonens prøvemottak på Ullevål sykehus. Prøver fra Ullevål ankommer på samme måte som tidligere via rørpost mens eksterne prøver ankommer via post, budruter eller drosjebud. Størrelsen av det samlede prøvevolumet vil kunne rettferdiggjøre anskaffelse av en preanalytisk prøvefordelings- sorteringsinstrument. Antall bioingeniørårsverk/ helsesekretærårsverk vil trolig bli fem. (parentes fjernes på senere tidspunkt; 10 prøver i timen per arbeider, gitt prøver) Prøveflyten til Enhet for autoantistoffer og allergi er illustrert i Figur Enhet for cellulærimmunologi og flowcytometri på Rikshospitalet: Interne prøver til immunsviktutredning kan ankomme via Felles prøvemottak på RH, mens prøver til immunfenotyping bør bringes direkte til enheten vha. portør. Prøver fra Ullevål eller eksterne rekvirenter vil ankomme via drosje eller budbil (avhengig av hastegrad) direkte til enheten på Rikshospitalet. Side 13

14 Figur 2. Prøveflyt mellom Ullevål og Rikshospitalet for Enhet for autoantistoffer og allergi. * Elektronisk rekvirering ved Ullevål dersom Unilab innføres. Side 14

15 Føringer fra vedtak og utredninger ved Oslo Universitetssykehus Ullevål sykehus vedtok oktober 2008 at det skal være et Felles eksternt prøvemottak i Kirkeveien (Bygg 25, 1. etasje nord). Dette vedtaket står ved lag, men er ikke detaljspesifisert. Det foreligger ingen vedtak om prøvemottaket også skal omfatte mottak av prøver til andre lokalisasjoner enn Ullevål innenfor OUS. Det arbeides nå med å flytte prøvemottaket tilhørende Avdeling for mikrobiologi fra andre etasje i Bygg 25 til de nye lokalene i første etasje. Det er så langt bestemt at et Felles eksternt prøvemottak skal ta i mot alle prøver til Avdeling for mikrobiologi og eksterne prøver til de øvrige laboratoriene på Ullevål. Man regner med at Felles eksternt prøvemottak vil være i drift for mikrobiologi i løpet av 2. eller 3. kvartal Tidspunktet for når det kan motta prøver til de andre laboratoriene er usikkert. Inntil videre vil det være mest hensiktsmessig at utpakking av eksterne prøver foretas på Felles prøvemottak, og at videre prøvefordeling skjer i Enhet for autoantistoffer og allergi. Interne prøver fra Ullevål vil også i fremtiden komme via i rørpost til Blodbanken, 3. etasje. Interne prøver fra Rikshospitalet vil kunne leveres direkte på enhetens prøvemottak eller via Felles eksternt prøvemottak. Effektiviteten til Felles eksternt prøvemottak vil være avgjørende for hvilken løsning som velges. Arbeidsgruppen forutsetter følgende tidsrammer som er i tråd med premisser for prøveflyt og svartid i Rapport av Laboratoriesamarbeid Rikshospitalet Ullevål: Organisering av Felles prøvemottak på Rikshospitalet: 1. Inneliggende pasienter Ullevål sykehus: registrert og fordelt innen to timer etter ankomst 2. Tilsendte prøver fra andre helseinstitusjoner og primærhelsetjeneste: registrert og fordelt innen 4 timer og prøver som ankommer mottaket mellom kl og 15.00, skal være registrert og fordelt innen kl neste dag mens prøver som ankommer etter kl må være ferdig fordelt og registrert innen kl Inneliggende pasienter ved Rikshospitalet: som punktet ovenfor. Tidsestimatene for oppstart av et Felles eksternt prøvemottak i bygg 25 på Ullevål er meget usikre. Et operativt Felles eksternt prøvemottak kan derfor ikke være en forutsetning for samling av Enhet for autoantistoffer og allergi på Ullevål. Arbeidsgruppen går derfor ut fra at Enhet for autoantistoffer og allergi i oppstartsfasen må kunne håndtere mottak av både eksterne og interne rekvirenter. Konkluderende bemerkninger 1. Det må i løpet av kort tid opprettes budruter mellom Rikshospitalet og Ullevål med en frekvens på fire turer i løpet av en åtte timers arbeidsdag. 2. Behov for felles Laboratoriedatasystem ved registerering og ved analysesamarbeid. 3. Både eksterne og interne prøver til Enhet for autoantistoffer og allergi må i en periode håndteres på enhetens prøvemottak fortrinnsvis med hjelp av et preanalytisk prøvefordelings- sorteringsinstrument. 4. På sikt vil et nyopprettet Felles eksternt prøvemottak i Bygg 25 kunne håndtere eksterne prøver til Enhet for autoantistoffer og allergi. 5. Prøver til immunfenotyping ved Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri kommer direkte til enheten vha. portør (interne) eller drosje. Interne prøver til immunsviktutredning/t-lymfocyttkvantitering kan ankomme via Felles prøvemottak på RH, mens eksterne prøver bør bringes direkte til laboratoriet. Side 15

16 2.7 HMS-krav, generelt Det foreligger et vedtak i daværende Rikshospitalets styre om at det som i dag er hele Seksjon for medisinsk immunologi, skal samles på Gaustad. Vedtaket er ikke reversert, og det letes fremdeles etter egnede lokaler. Et svært uheldig senario vil være at Enhet for autoantistoffer og allergis virksomhet på Rikshospitalet flyttes til Ullevål, for så om kort tid å måtte flytte tilbake til Gaustad. Noen av løsningene som omtales i denne rapporten plasserer heldagsarbeidsplasser i lokaler som i dag er uten dagslys og utsyn. Grunnkurs i HMS på Rikshospitalet benytter følgende regel til vurdering av heldagsarbeidsplasser: En heldagsplass er en arbeidsplass som benyttes mer enn 3 1/2 time per dag. Arealet for denne plassen skal være minimum 6 kvadratmeter. I forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler ( 13. Dagslys og utsyn) heter det: «Det skal om mulig sørges for dagslys og utsyn fra de enkelte arbeidsplasser.» Det gis imidlertid et unntak i bokstav d: «I alminnelighet kan lokaler uten dagslys og utsyn benyttes til arbeidsrom i følgende tilfelle:»... «d) Når det for eksisterende arbeidsrom vil medføre store ulemper og store omkostninger å foreta ombygninger.» I sin veiledning til forskriften skriver Arbeidstilsynet: «Hovedregelen må være at små rom uten dagslys i alminnelighet ikke kan godtas da de gir en følelse av innestengthet. I vurderingen skal imidlertid også trekkes inn andre faktorer enn gulvareal, bl.a. om lokalers utforming, innredning og den virksomhet som pågår der vil påvirke arbeidsmiljøet i positiv retning.» De ansatte ved Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri frykter at det som omtales som midlertidige lokaler i denne rapporten, blir de permanente lokalene. Det er derfor ønskelig at dette blir vurdert nøye før beslutningen blir tatt, slik at man unngår å påføre de ansatte unødvendig økt arbeidsbelastning. 2.8 Tekniske behov diagnostisk flowcytometri Leverandøren anbefaler bruk av trykkluft slik at trykket i instrumentene blir jevnere. Dette fører også til at flowcytometrene støyer mindre. Flowcytometre er følsomme for temperatursvingninger, og det er derfor viktig at ventilasjonen er god. Hvis nødvendig må det tilrettelegges for solskjerming. Analyse av flowcytometri-data er konsentrasjonskrevende, og må foregå på stille arbeidsplasser avskjermet fra laboratoriet. Konsentrasjonskrevende pipettering må foregå i avskjermet benk. HIV prøver til T-lymfocytt-kvantitering bør skje i egen prepareringsenhet, direkte koblet til avløp. Alternativt, ved manuell preparering av disse prøvene, kreves et stort avtrekkskap. Det avtrekk som brukes i dag er 150cm 90cm. Det er behov for en egen «uren» utslagsvask med avlastningsplass rundt til vasking av prøver og tømming av avfallsvann. Pause/spiserom må befinne seg i nærheten av laboratoriet. I den daglige rutine kan man ikke forlate laboratoriet for lunsj. Alle ansatte har egne arbeidslister, og kan derfor ikke ta over for hverandre, eller ha lunsj på rundgang. Et filområde på en server må være avsatt til resultatfilene, og brukerrettigheter satt opp slik at dette er lese- og skrivbart for det personale som arbeider med diagnostisk flowcytometri. Det er i dag etter avtale avsatt 300 GB hvorav 97 GB er brukt. Datamengden som akkumuleres har de siste årene vært 13 GB i 2007, 22 GB i 2008 og 26 GB i Det er rimelig å anta at mengden som vil Side 16

17 akkumuleres i 2010 overstiger 30 GB. Økningen i datamengde skyldes i hovedsak MRD-diagnostikk, hvor man teller 1 million events for å kunne påvise eventuelle små populasjoner av maligne celler. 2.9 Ulemper ved at Seksjon for Medisinsk immunologi forblir delt Alle scenariebeskrivelsene i denne rapporten innebærer en fortsatt deling av Seksjon for medisinsk immunologi. Tidligere har delingen innebåret en duplisering av mange funksjoner, spesielt for diagnostikk knyttet til autoantistoffer og allergi. Modellene som her legges frem, innebærer en deling i to enheter, med separate funksjoner, på forskjellige lokalisasjoner. En eventuell omgjøring av vedtaket om lokalisering av hele seksjonen til Gaustad, har negative konsekvenser for den delen av seksjonen som i dag er lokalisert på Gaustad og som arbeider med diagnostikk knyttet til autoantistoffer og allergi. Denne virksomheten er i høy grad knyttet til regionfunksjoner som er samlet på Gaustad. For autoimmunitet gjelder dette de kliniske miljøene ved Avdeling for revmatologi, hud- og infeksjonssykdommer og avdeling for blodsykdommer. For allergi vil det gjelde Øre-nesehals avdelingen og Avdeling for revmatologi, hud og infeksjonssykdommer og Kvinne og barneklinikken. Nærhet med gangavstand til de kliniske miljøene gjør det mulig å kommunisere med hverandre direkte og delta på klinikernes fagmøter. Sistnevnte er svært viktig for faglig oppdatering på klinikernes behov for analyser og gjør det erfaringsmessig mulig å løse faglige pasientrelaterte problemstillinger på en raskere og mer fleksibel måte. Kontakt med klinikerne er en hjelp til å kunne skaffe prøver til kvalitetskontrollmateriale. Fysisk avstand til forskningsmiljøet tilknyttet universitetet og Senter for immunregulering er også en ulempe siden det for legene blir vanskeligere å delta på møter relatert til forskningsprosjektene. Det blir også vanskeligere å kunne ta raske og uforpliktende samtaler i korridorene for å løse faglige problemer av ulik art. For legene som vil måtte benytte større deler av tiden sin på Ullevål, vil dette være en ulempe. Forskningsmiljøet vil merke at det ikke lenger er like enkelt og raskt å kunne få utført samarbeidsprosjekter med Enhet for immunologi og autoantistoffer, og at brohodet mellom klinikerne og avdelingen er borte. En del av personalet vil også måtte bruke noe av arbeidstiden til forflytning mellom Gaustad og Ullevål. Dette vil først og fremst gjelde legene, men også annet personell med arbeidsoppgaver på begge lokalisasjoner. Dårligere utnyttelse av arbeidstiden kan medføre økt behov for overtidssarbeid. Alternative planer for relokalisering 3.1 Scenario 1 Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri flytter inn lokaler disponert av seksjonen på Gaustad. Enhet for autoantistoffer og allergi flytter inn i lokaler disponert av seksjonen på Ullevål. Flyttingen skjer i samme tidsrom på noen uker. Side 17

18 Løsningen innebærer forholdsvis beskjeden ombygging for å kunne gjøre rommene i stand til å ta i mot nødvendig utstyr og personellmessige behov i forhold til forsvarlig arbeidsmiljø Arealskisse Gaustad, cellelab i MIs arealer Fjerning av en lettvegg, og montering av en annen lettvegg, er nødvendig for å tilpasse rommet til avskjermet analysearbeid (areal markert med grønn bunn). Flowcytometrene er i hovedsak samlet i ett av rommene noe som krever en vurdering av ventilasjonskapasitet og støybelastning. I tråd med føringer fra Rapport av Organisering av flowcytometri er det lagt til rette for multidisiplinær diagnostikk rom A3.2064B tenkes bygd om til et laboratorium for molekylærgenetisk diagnostikk (areal markert med rosa bunn). Enheten har et mørkerom for mikroskopi i A Arbeidsgruppen har valgt å la hensynet til disse føringene gå på bekostning av noe bedre romlig kapasitet i forhold til preparering av prøver. Inntil et multidisiplinært samarbeid kommer på plass, vil det derfor være hensiktsmessig å benytte dette laboratoriearealet til preparering av prøver. Side 18

19 Figur 3. Permanent flowcytometri-lab i arealene som i dag brukes av Medisinsk immunologi Arealskisse Ullevål Løsningen innebærer at arealene på Ullevål må gjøre plass til tre store automatiske analyseinstrumenter fra seksjonen på Gaustad. Disse instrumentene avgir noe støy og vil derfor kreve ombygging som tar hensyn til dette. De tre mest støyende instrumentene bør derfor plasseres et avlukket område, i rom Dette medfører at analysen for påvisning av calprotectin i fæces må flyttes. Analysen er foreslått overført til Avdeling for medisinsk biokjemi i Rapport av Laboratoriesamarbeid RH/UUS Immunologi og transfusjonsmedisin. Det er nødvendig med et spiserom med god oversikt til laboratoriet og som kan romme det antall personer som vil avvikle lunsj i samme tidsrom. Med en økning av antall arbeidstakere etter samlokalisering blir dagens spiserom for lite og må derfor dobles i størrelse. I tråd med målbilde for bygg 25, vil Avdeling for mikrobiologi ha et Side 19

20 økt arealbehov i 5. etasje. Arbeidsgruppen vurderer at området markert med gult i figuren i nåværende arealer til Cellelab kan avses. Dette forutsetter imidlertid at en del av prøvemottaket gjøres om til et rom for "Vekt, kalibrering pipetter" som markert på figuren. I tillegg vil det være nødvendig å kunne benytte rom 5080 og 5081 sammen med Avdeling for mikrobiologi for å ivareta behov for kjemikalierom og kjølelager. En ytterligere reduksjon av arealene tilsvarende grønn markering forutsetter at seksjonen i stedet får disponere rommene 5084, 5085 og 5086 (rosa markering). Dette vil kreve bygningsmessig oppgradering til laboratorium. Siden denne sistnevnte ombygningen ikke er motivert av Avdeling for immunologi og transfusjonsmedisins behov, er den ikke kostnadsestimert i rapporten. Side 20

21 Figur 4. Arealskisse Ullevål med minimal ombygning Side 21

22 3.1.3 Prisestimat Ombygninger Gaustad Tabell 4 Permanent flowcytometrilab i arealene som per mars 2010 disponeres av Medisinsk immunologi, Gaustad Cellelab permanent, uten ombygging (Se Figur 3 ). Kostnad Elektrikerarbeid, stikkontakt, UPS kurs, vurdere eksisterende UPS-kurser Ventilasjon Fjerne lettvegg og skyvedør mot A3.2066B Sette opp en lettvegg A3.2066B med skyvedør Fjerne arbeidsbenker A3.2066A Flytte vask fra A3.2066A til A Prisanslag: NOK Ombygninger Ullevål Tabell 5 Samlet Enhet for Autoantistoffer og allergi i bygg 25 på Ullevål. Kostnad Ullevål, med minimale ombygninger. (Se Figur 4 ) Kilde: Jørn Svendsen, forvalter, eiendomsavdelingen. rive vegg mellom 5010 og 5011 flikking gulv/vegg/tak 5010 og 5011 elektroarbeider i forbindelse med riving av vegg blinde dør 5011 remontere 3 glassfelt fra 5010 til avtrekkskap fjernes i 5009 og 5001 skyvedør i nisje stålbenk og 1 servant, flyttes Installasjon av kjøling i rom 5009 Prisanslag: NOK Prisanslag: NOK Prisanslag: NOK hvis nyanskaffelse hvis flytting av eksisterende Side 22

23 3.1.4 Tidsestimat I Rapport av Laboratoriesamarbeid RH/UUS Immunologi og transfusjonsmedisin ble det vektlagt at man beregnet tilstrekkelig tid fra en avgjørelse om flytting ble fattet, til flyttingen ble gjennomført fysisk. Hovedutfordringen var IT-problematikk og metodesynkronisering. Opprettelsen av Oslo Universitetssykehus har medført at de to seksjonene nå tilhører samme avdeling, men det står fortsatt et betydelig arbeid igjen før seksjonen kan være operativ som en enhet. Arbeidsgruppen finner derfor at en fusjonering av Enhet for autoantistoffer og allergi innen 1. oktober 2010 er vanskelig å forene med de premisser for en god fusjonsprosess, som er beskrevet i punkt 2.3. Arbeidsgruppen frykter at en forsert samlokalisering av Enhet for autoantistoffer og allergi, vil kunne få negative konsekvenser: Stress som rammer arbeidstakerne på grunn av tidsknapphet. Redusert analysekvalitet på grunn av at analyseproduksjon startes opp før felles kvalitetssikrede rutiner foreligger. Økt svartid som følge av manglende rutiner i forhold til arbeidsflyt. Disse ulemper vil måtte veies opp mot de fordeler det innebærer at Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri flytter samtidig med sine rekvirenter. Arbeidsgruppen er delt i synet på hvilket av disse hensyn som bør tillegges størst vekt Arealmessige betraktinger Plassbehov for Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri. Cellelab på Ullevål disponerer i dag om lag 127 m2. Av dette brukes ca. 27 m2 til genomisk HLA-B27 typing, og 100 m2 til flow cytometri. Cellelab disponerer i tillegg det meste av plassen i rom 5080 (kjølerom) og en del av 5081 (kjemikalierom). I løsningen som er vist i figur Figur 3, bruker Enheten ca. 120 m2. Det tar her høyde for planlagt anskaffelse av et tredje Cantoinstrument. Det er i tillegg satt av ca. 40 m2 (inklusive mikroskopirom), som er tenkt disponert i samarbeid med Avdeling for patologi, til hemato-onkologisk diagnostikk. Plassbehov for Enhet for autoantistoffer og allergi. Enhet for autoantistoffer og allergi, lokalisasjon Ullevål, disponerer i dag om lag 290 m2. I tillegg benyttes om lag 21 m2 til calprotectin-undersøkelser (rom 5009). Enheten disponerer også noe lagerplass i rom 5080 (kjølerom) og 5081 (kjemikalierom). Enhet for autoantistoffer og allergi, lokalisasjon Gaustad, disponerer i dag om lag 168 m2. I tillegg til kjernearealet, deler seksjonen en rekke felles-fasiliteter med Seksjon for transplantasjonsimmunologi og forskergruppene. Arbeidsgruppen mener at den samlede enheten på Ullevål vil trenge mer areal enn det som disponeres til autoantistoffer og allergi på Ullevål i dag. Arbeidsgruppen tar utgangspunkt i at Avdeling for medisinsk biokjemi overtar calprotectin-undersøkelsene, som forutsatt i Rapport av Laboratoriesamarbeid RH/UUS Immunologi og transfusjonsmedisin. Ved frigjøring av rom 5009, vil man kunne samle Enhetens tre ImmunoCap 250-maskiner på rom Arbeidsgruppen mener at det i tillegg vil være behov for omlag 75 m2 for å romme den totale aktiviteten. Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri disponerer totalt om lag 127 m2. Enhet for autoantistoffer og allergi vil Side 23

24 altså trenge en del av dette arealet, men noe areal vil kunne frigjøres (markert med gul bunn i Figur 4 ). Løsningen forutsetter at enheten fortsatt kan disponere noe plass i rommene 5080 (kjølerom) og 5081 (kjemikalierom). Dersom det er behov for frigivelse av mer areal enn det som er markert med gult i figuren, kan man tenke seg en løsning hvor rom 5086 (vaskerom) og 5085 (kontor) frigjøres, og hvor Enheten får disponere det areal som er markert med rosa bunn i figuren, slik at både arealet som er markert med gul bunn og grønn bunn kan frigjøres. Det vil fortsatt være behov for noe plass i rommene 5080 og Den siste løsningen vil forutsette ombygninger, som ikke er kostnadsestimert i denne rapporten. De beskrevne løsninger, skulle gi tilfredsstillende plassforhold både for Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri, og for Enhet for autoantistoffer og allergi Faglige og driftsmessige konsekvenser Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri: En fysisk nærhet til de kliniske miljøene enheten betjener er viktig. Ettersom disse samles på Gaustad, er en rask flytting viktig for enheten. Nærhet til forskningsmiljøene på Gaustad vil også være en gevinst. Enhet for autoantistoffer og allergi: En samlokalisering vil innebære en styrking av fagmiljøet innenfor diagnostikk knyttet til autoimmunitet og allergi i Oslo, og gi mulighet for effektivisering og stordriftsfordeler. At dette samtidig innebærer en svekking av kontakten med miljøet på Gaustad, både de kliniske miljøene og forskningsmiljøene, er et betydelig faglig tap, som beskrevet i punkt 2.9. Delt lokalisasjon i forhold til Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri, vil medføre mindre effektiv anvendelse av personalet enn det man håpet å oppnå gjennom full samlokalisering, jf. samdriftsfordelene som omtales i Rapport av Laboratoriesamarbeid RH/UUS Immunologi og transfusjonsmedisin, i tabell fig 4.2, og i avsnittet "Cellelaboratorium" side 9. De tenkte samdriftsfordelene var relatert til en bedre koordinering av eventuelt ledig arbeidskapasitet gjennom en arbeidsdag. En nærmere drøfting av ulempene ved at seksjonen forblir delt er gitt i denne rapportens punkt 2.9. Interne rekvirenter ved Rikshospitalet vil måtte forvente en økt svartid på 1 dag basert på erfaringer fra sammenlignbare ordninger mellom Radiumhospitalet og Rikshospitalet. En tilsvarende økt svartid ville imidlertid også oppstå for interne rekvirenter ved Ullevål, dersom enheten ble lokalisert til Rikshospitalet HMS-aspekter Lokalene på Ullevål: Gruppen mener at det er nok plass i disse lokalene i dag til hele Enhet for autoantistoffer og allergi. ImmunoCapene er planlagt plassert i eget rom, som er vurdert som tilfredsstillende støyskjerming. Lokalene på Rikshospitalet: A3.2067: Dette rommet kommer til å få et støynivå som det kan bli vanskelig å løse hvis det her plasseres 3 flowcytometer. Støyskjerming må vurderes. A3.2066: Deler man dette rommet med en lettvegg får man to trange rom med høyt under taket. Det vil bli lite dagslys i det ene rommet. Derfor anbefales det glass i denne veggen. Hvordan ventilasjonen i disse rommene vil påvirkes av denne Side 24

25 veggen er ikke vurdert. Til preparering av prøver til flowcytometri må det være nok avtrekkskap/punktavsug til at arbeidet kan utføres av flere samtidig. Paraformaldehyd som benyttes til preparering kan påføre de ansatte helseskader. I dag har 11 personer heldagsplasser i disse lokalene. Antallet personer i Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri som skal ha sine arbeidsplasser i disse lokalene er litt lavere (Se Tabell 9 ). Lokalene antas derfor å være store nok. 4.1 Scenario 2 Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri, Ullevål, flytter til Gaustad innen 1. oktober. Enhet for autoanstistoffer og allergi, Gaustad, flytter til Ullevål i løpet av våren Dette scenario tar hensyn til at en harmonisering av rutinene for autoantistoffer og allergi på Ullevål og Gaustad gjøres i et tempo som gir tid til faglig diskusjon om de rutiner der praksis er forskjellig ved de to laboratoriene, slik at man forsikrer seg om at man tar med seg det beste fra begge miljøer. Det forutsetter at tilfredsstillende og store nok lokaler stilles til disposisjon for Enhet for cellulær immunologi og flow cytometri. Arbeidsgruppen tar utgangspunkt i rommene A og A med tilstøtende arbeidsbenker som midlertidige, eventuelt permanente (se Scenario 2B) lokaler. Dette innebærer ikke nødvendigvis at det er disse lokalene som stilles til disposisjon. Disse arealene ble imidlertid planlagt brukt til dette formål i Rapport av Laboratoriesamarbeid RH/UUS Immunologi og transfusjonsmedisin, slik at det er noe lettere å gjennomføre et kostnadsestimat, som vil gi en antydning også om hva kostnadene vil bli dersom andre, tilsvarende lokaler stilles til disposisjon. 4.2 Scenario 2A Enhet for cellulær Immunologi og flowcytometri flytter inn i midlertidige lokaler på Gaustad innen 1 oktober, uten store ombygninger. Enhet for autoanstistoffer og allergi, Gaustad flytter til Ullevål i løpet av våren Gruppen har drøftet om Enhet for cellulær Immunologi og flowcytometri kan flytte inn i arealer på Gaustad som frigjøres midlertidig, uten store ombygginger. Det har ikke vært gitt entydige signaler om hvilke arealer som eventuelt kunne tenkes brukt. Gruppen har derfor, på bakgrunn av Rapport av Laboratoriesamarbeid RH/UUS Immunologi og transfusjonsmedisin, vurdert en midlertidig løsning basert på rommene A og A3.2072, samt tilstøtende lab-benker. Rommene A og A vil i en slik løsning måtte brukes til å plassere flowcytometre, og vil bli brukt i mange timer av gangen, og vil være å oppfatte som heldagsarbeidsplasser (jf. punkt 2.7). Det vil derfor være sterkt ønskelig å få dagslys inn, ved å erstatte eksisterende lettvegger med glass. En løsning med glass i veggene, til benkehøyde, er vist i figuren nedenfor. Side 25

26 Figur 5. Fotomontasje av rom A med glass i veggene Arealskisse midlertidige lokaler Arealet som er tenkt disponert av Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri er markert med kremgul bunn i figuren. De viktigste instrumentene er vist. Behov for tilgang på noe plass i kjølerom A er også angitt. Arbeidgruppen er kjent med at det i avdelingens arealer på Gaustad er begrenset kjøleroms-kapasitet, og at behovet til Enhet for cellulær immunologi og flowcytometri vil måtte veies opp mot andre behov. Side 26