Håndbok i offentlige anskaffelser

Transkript

1 Håndbok i offentlige anskaffelser 1

2 2

3 3 Marianne H. Dragsten Håndbok i offentlige anskaffelser Universitetsforlaget

4 4 Universitetsforlaget 2006 ISBN-13: ISBN-10: Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med rettighetshaverne er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning og kan straffes med bøter eller fengsel. Henvendelser om denne utgivelsen kan rettes til: Universitetsforlaget AS Postboks 508 Sentrum 0105 Oslo Omslag: Markus Stabel Sats: Rusaanes Bokproduksjon AS Trykk og innbinding: AIT Trykk Otta AS Boken er satt med: Minion 11/14 Papir: 90 g Dito 1,27

5 5 Forord Etter å ha skrevet kommentarutgaven Offentlige anskaffelser sammen med Esther Lindalen så jeg et behov for en kortere og mer praktisk fremstilling av regelverket for offentlige anskaffelser. Håndboken er ment som et hjelpemiddel først og fremst for praktikere, både på oppdragsgiversiden og leverandørsiden, men jurister vil også kunne ha nytte av å bruke boken. I fremstillingen har jeg prøvd å trekke på mine erfaringer som advokat, hvor jeg har bistått både oppdragsgivere og leverandører i praktiske spørsmål rundt gjennomføringen av anskaffelsesprosedyrer, tvister mv. Jeg håper håndboken kan brukes både som en samlet fremstilling av de viktigste reglene fra anskaffelsesprosessen starter til inngåelse av kontrakt, og også som en oppslagsbok. Jeg vil takke alle som har gitt meg gode innspill og støtte ved arbeidet med håndboken. Særlig vil jeg takke Esther Lindalen. Videre har samarbeidet med Universitetsforlaget vært utmerket. En stor takk til Eline Ova Sveen for konstruktive innspill i innspurten. Alt kan forbedres og det gjelder også denne håndboken. Jeg tar gjerne i mot kommentarer og innspill til senere utgaver. Disse kan gis enten på e-post (marianne.dragsten@gmail.com) eller mobil ( ). Oslo, september 2006 Marianne H. Dragsten

6 6 Forord

7 Innholdsfortegnelse 7 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Forord Formålet med boken Regelverkets oppbygning og sentrale begreper Hvem er oppdragsgiver? Generelt Statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter Offentligrettslige organer Generelt Selvstendig rettssubjekt Tjener allmennheten, og ikke er av industriell eller forretningsmessig karakter Kontrollert av offentlige organer Private rettssubjekter Grensen mot forsyningsforskriften Overdragelse av enerett eller særrett til å utføre offentlige tjenester

8 8 Innholdsfortegnelse 4 Hvilke kontrakter er omfattet? Hovedregelen Når foreligger det en «kontrakt» eller «anskaffelse»? Varekontrakter Bygge- og anleggskontrakter Tjenestekontrakter Nærmere om konsesjonskontrakter Avgrensning mellom bygge- og anleggskontrakter og tjenestekontrakter Avgrensningen mellom varekontrakter og henholdsvis bygge- og anleggskontrakter og tjenestekontrakter Unntaksbestemmelser Generelt Kort om hvilke anskaffelser som er unntatt fra regelverkets anvendelsesområde Egenregi Hovedregelen Egenregi kan unntaksvis foreligge mellom to forskjellige juridiske personer Utgangspunktet Kontrollvilkåret Omsetningsvilkåret Grunnleggende krav til alle anskaffelser Generelt God forretningsskikk og høy forretningsetisk standard Likebehandling Konkurranse Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Forbud mot diskriminering på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet Proporsjonalitet

9 Innholdsfortegnelse 9 7 Terskelverdier og regler for hvilke regelsett som kommer til anvendelse Anvendelsesområdet til forskriftens ulike deler hovedregler Særregler Terskelverdier Terskelverdier ved delarbeider Beregning av anskaffelsens verdi Generelt Hovedregelen Forsvarlig beregningsgrunnlag Prinsipper for beregningen Krav om lojal verdiberegning Delytelser Løpende tjenestekontrakter Vare- og tjenestekontrakter som inngås regelmessig Opsjoner Nødvendige materialer Særregler for visse tjenester Kontrakter om leie og leasing Rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger Alminnelige krav til en anskaffelsesprosess Innledning Taushetsplikt Generelt Hvem gjelder taushetsplikten for? Hvilke opplysninger omfattes av taushetsplikten Inhabilitet Generelt Forvaltningslovens regler Offentlighet Offentlighetsloven Offentlighet kan begrenses Anskaffelsesprotokoll

10 10 Innholdsfortegnelse 10 Planlegging av anskaffelsen Oversikt over planleggingsfasen Kartlegging av behov Generelt Miljøhensyn, livssykluskostnader, universell utforming Valg av konkurranseform De ulike konkurranseformene Hvilken konkurranseform bør oppdragsgiveren velge? Fastleggelse av kontraktstype Skal det inngås en eller flere kontrakter? Bruk av eksterne rådgivere Rådgiverhabilitet Konsekvensene av brudd Aktuelle problemstillinger Hva leverandørene bør være oppmerksomme på Interne tilbud (kontrolltilbud) Utgangspunkter Behandling av kontrolltilbud Direkte anskaffelser Generelt Hvilke regler gjelder for direkte anskaffelser? Gebyr for ulovlige direkte anskaffelser Rammeavtaler Generelt Rammeavtale med én leverandør Rammeavtale med flere leverandører Konkurransepreget dialog Generelt Når kan konkurransepreget dialog benyttes?

11 Innholdsfortegnelse Hvordan konkurransen skal gjennomføres Godtgjørelse for deltakelse i konkurransen Dynamiske innkjøpssystemer Generelt Gjennomføring Elektronisk auksjon Generelt Hvilke elementer kan være omfattet av en elektronisk auksjon? Gjennomføring av elektronisk auksjon Kunngjøring Generelt Kunngjøring av konkurranser Krav til innhold Hva bør være klart før kunngjøringen sendes til DOFFIN? Veiledende kunngjøring ved anskaffelser over EØS/WTO-terskelverdiene Generelt Varer og tjenester Bygge- og anleggsarbeider Kunngjøring av konkurranseresultater Kvalifikasjonsgrunnlag Hva er et kvalifikasjonsgrunnlag? Hva kvalifikasjonsgrunnlaget skal inneholde Konkurransegrunnlag Generelt om konkurransegrunnlag Hva konkurransegrunnlaget skal inneholde hovedtrekkene Beskrivelse av ytelsen/kravspesifikasjonen Hvordan kravspesifikasjonen kan angis

12 12 Innholdsfortegnelse Alle tekniske spesifikasjoner skal angis i konkurransegrunnlaget Forbudet mot tekniske spesifikasjoner som nevner et bestemt fabrikat mv Konkurranseform Henvisning til kunngjøringen Kontaktinformasjon i tilbudsfasen Tilbudsbefaring og tilbudskonferanse Suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Tilbakekallelse av eller endringer i innsendte tilbud Tilbudsinnlevering, herunder om tilbudsfrist, adresse for innlevering, merking av tilbud osv Vedståelsesfrist Tilbudsåpning Offentlighet og taushetsplikt Språkkrav Innhold og disponering av tilbudene Angivelse av pris Forbehold og andre avvik fra konkurransegrunnlaget Alternative tilbud Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Deltilbud Informasjon om avslutning av konkurransen samt klageprosedyrer Kontraktsbestemmelser Oversikt over andre forhold det kan være aktuelt å omtale i et konkurransegrunnlag Vedlegg Utsendelse av konkurransedokumenter Hvem konkurransedokumentene skal sendes til Tidsfrister for utsendelse Betaling for konkurransegrunnlaget

13 Innholdsfortegnelse Endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget eller konkurransegrunnlaget Endringer før tilbudsfristens utløp Generelt Vesentlig endring Forlengelse av tilbudsfristen på grunn av endringer mv Endring av tildelingskriterier Endringer etter tilbudsfristens utløp Kvalifikasjonskrav Generelt Lovlige kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav som bør stilles i det konkrete tilfellet Tekniske kvalifikasjoner Økonomisk og finansiell stilling Andre kvalifikasjonskrav Råd til leverandører Tildelingskriterier Generelt Lavest pris Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Generelt Krav til lovlige tildelingskriterier oversikt Kriteriet må knytte seg til kontraktens gjenstand og være relevant for kontraktens verdi Kriteriet må ikke medføre at oppdragsgiveren får et ubetinget fritt valg Tildelingskriteriet må være i overensstemmelse med de grunnleggende kravene i anskaffelsesloven Kriteriet må fremgå av kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget Kriteriet må knytte seg til etterspurte opplysninger

14 14 Innholdsfortegnelse Forholdet til kvalifikasjonskriterier Prioritering/vekting Råd til leverandørene Frister for forespørsel om deltakelse Tilbudsfrist Generelt Utgangspunktet for fristberegningen Tilbudsfrister etter anskaffelsesforskriften del II Tilbudsfrister etter anskaffelsesforskriften del III Oversikt Konkret fastsettelse av tilbudsfristene Plikt til å forlenge tilbudsfristen i visse tilfeller Forkortelse av tilbudsfristen Hasteprosedyre Formkrav til forespørsel om deltakelse og tilbud Forespørsel om deltakelse Tilbud Ordinære tilbud Elektroniske tilbud Informasjon til leverandører under anskaffelsesprosessen Henvendelser om utlevering av og utsendelse av kvalifikasjonsgrunnlag og konkurransegrunnlag Spørsmål fra leverandørene Befaringer og konferanser Tilleggsinformasjon Råd til leverandørene ved utarbeidelse av tilbud Mottak av tilbud eller forespørsel om deltakelse

15 Innholdsfortegnelse Evalueringen av kvalifikasjonskravene Generelt Nærmere om evalueringen av kvalifikasjonene Hvem må oppfylle kvalifikasjonskravene? Supplerende dokumentasjon Tilleggsfrist Prekvalifisering Når skal det foretas en prekvalifisering? Tidspunktet for prekvalifiseringen Hvem kan anmode om deltakelse? Utvelgelse av deltakere som får delta i konkurransen Fastsettelse av antall deltakere som skal inviteres Utvelgelse av hvilke leverandører som skal få inngi tilbud Utsendelse av invitasjon til deltakelse og konkurransegrunnlag til de utvalgte leverandørene Tilbudsåpning Avvisning Oversikt over avvisningsreglene Når skal avvisningsvurderingen foretas? Begrunnelsesplikt ved avvisning Formelle feil ved forespørsel om deltakelse eller tilbud For sen levering Manglende oppfyllelse av formkrav Forhold hos leverandøren Generelt Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav Manglende skatteattest/skatterestanser Manglende HMS-egenerklæring Rådgiver Leverandøren er konkurs mv Kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel

16 16 Innholdsfortegnelse Alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje Manglende innbetaling av trygdeavgifter Grovt misvisende eller feilaktige opplysninger mv Kriminell organisasjon, korrupsjon mv Forhold ved tilbudet Alternative tilbud Avvik fra konkurransegrunnlaget Ikke-sammenlignbare tilbud Ikke ubetydelige avvik mv Unormalt lavt tilbud Forhandlingsforbud og avklaringsadgang Generelt Innholdet av forhandlingsforbudet Avklaringsadgangen Hva kan avklares? Leverandørens egne løsninger, arbeidsmetoder eller materiale Mindre justeringer på grunn av tekniske eller funksjonelle grunner Retting av åpenbare feil Forhandlingsfasen i en konkurranse med forhandling Generelt Forhandlinger i en eller flere faser Hvordan forhandlingene skal gjennomføres Hva det kan forhandles om Inngivelse av nye tilbud under forhandlingene Evaluering av tilbudene Innledning Lavest pris Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Generelle krav til evalueringen

17 Innholdsfortegnelse Krav til dokumentasjon av evalueringen Hvilke forhold kan og skal vektlegges? Hva skal evalueres? Hvilke krav stilles til evalueringen? Egne erfaringer Avvik fra konkurransegrunnlaget Når foreligger det avvik? Leverandørens angivelse av avvik Når kan et avvik føre til avvisning? Særlig om vesentlige forbehold Korrigering av tilbud Tilbudsprisen prissetting av avvik Estimering av antall og omfang Opsjoner Evaluering av alternative tilbud Krav til alternative tilbud Evaluering Bruk av rådgivere ved evaluering av tilbudene Totalforkastelse av tilbud Generelt Krav om saklig grunn Avlysning av konkurransen Generelt Saklig grunn Delvis avlysning Tildeling meddelelse og klagebehandling Meddelelse om tildeling klagefrist Klage til oppdragsgiver Adgangen til å omgjøre tildelingsbeslutningen Oppdragsgivers begrunnelsesplikt Generelt Oppdragsgivers uoppfordrede begrunnelse

18 18 Innholdsfortegnelse Generelt Begrunnelsen skal gis snarest mulig Avvisning Avlysning, totalforkastelse Tildeling av kontrakt Manglende etablering av en kunngjort dynamisk innkjøpsordning Andre beslutninger Nærmere begrunnelse Kontraktsfasen Innledning Kontraktsperiodens lengde Endringer i inngått kontrakt Kontraktsbestemmelser Tvister Klagenemnda for offentlige anskaffelser Generelt Klageberettigede Fremsettelse av klage Saksbehandling hos klagenemnda Midlertidig forføyning for domstolene Søksmål for domstolene Erstatning Generelt Erstatning for den positive kontraktsinteressen Erstatning for den negative kontraktsinteressen. 259 Stikkordregister