Til klubbens medlemmer

Transkript

1 Til klubbens medlemmer Årsmøte Salten Taekwon-Do Klubb Det innkalles til årsmøte i Salten Taekwon-Do klubb. Dato: 17 februar 2015 Tidspunkt: Kl Sted: TKD-lokalet Rønvik Leira (Engrossenteret) Behandlede saker: 1. Gjennomgang og godkjenning av innkalling 2. Valg av dirigent 3. Valg av referent 4. Gjennomgang av klubbens årsmelding 5. Gjenomgang av klubbens regnskap foregående år 6. Behandle innkomne forslag 7. Fastsette honorar for instruktører 8. Fastsette klubbens kontingent gjeldende for 2016 Forslag til vedtak: Kontingenten i 2016 beholdes uendret: Barn kontingent kr 180 Ungdom kontingent kr 220 Voksen kontingent kr Gjennomgang og vedta klubbens budsjett 10. Gjennomgang av handlingsplan 11. Valg av styret a. Valg av Leder b. Valg av Nestleder c. Valg av Økonomiansvarlig d. Valg av 2 Styremedlemmer (1. styremedlem, 2. styremedlem) e. Valg av 1 Ungdomsrepresentant f. Valg av 2 Varamedlemmer g. Valg av 2 Representanter til møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet h. Valg av Valgkomite, tre personer + vara i. Valg av Revisorer for gjennomgang av neste års regnskap 12. Valg av andre tillitsvalgte For å ha stemmerett på årsmøter må et medlem være fylt 15 år, ha vært medlem i minst en måned, og ikke skylde klubben kontingent. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Årsmøtet er innkalt av styret med minst 4 ukers varsel, og direkte til medlemmene. Forslag som skal behandles på årsmøtet, må være sendt til styret senest 1 uke før årsmøtet. Fullstendig saksliste med innstillinger til vedtak på hver sak, må være tilgjengelig senest 4 dager før årsmøtet. Styret Salten Taekwon-Do Salten Taekwon-do Postboks BODØ Ansvarlig instruktør: Peter Kvig Styreleder:Sjur Hartveit

2 Årsmelding for 2014 Styret i 2014 har bestått av : Leder: Sjur Hartveit Nestleder: Tommy Øyen Økonomiansvarlig: Ingelise Sandø 1. Styremedlem: Morten Bach Nymo 2. Styremedlem: Laila Gregussen (1. halvår) Ungdomsrepresentant: Frida Ytterstad Abelsen 1. vararepresentant: Rune Bye 2. vararepresentant: Jan Størkersen Det ble gjennomført 6 styremøter i Laila Gregussen måtte dessverre fratre verv som 2. styremedlem og ble da erstattet av Rune Bye. Hovedpunkter fra handlingsplan for 2014: Partier og medlemstall: o Oppstart av 5 nye parti. Noen av disse er i ettertid slått sammen med eksisterende parti som en del av arbeidet med å strukturere partiene og utnyttelse av treningslokaler. o Medlemstall: 293 (2012: 318, 2013: 275) o Mål: 300 Medlemsfordeling Følgende medlemstall er innrapportert til idrettsregistreringen pr : Totalt: 388 ( ) Kvinner: 137 (35%) Menn: 251 (65%) 5-12 år: 234 (60%) år: 76 (20%) år: 5 (1%) 26+ år: 73 (19%) --- o Alder på medlemmene spenner fra 6 til 58 år. Dette betyr at Salten TKD er størst i nord, og sannsynligvis fortsatt Norges 4. største NTN klubb! Resultater fra mesterskap og konkurranser EM Riccione Italia o Gull - Peter Kvig - lagmønster herrer senior ITF World Cup Montego Bay Jamaica august o Gull - Rune Bye mønster 2. Dan + 46 år o Gull Victor Rebours sparring Gup jr 68 kg o Sølv Elise Bye, mønster 1. Dan

3 o Bronse Victor Rebours mønster Gup NM/LM Tromsø november (18 deltagere) : NM Gull Peter Kvig mønster 3. Dan Gull Lars-Herman Nordland sparring eldre junior herrer Dan -56kg Sølv Frida Ytterstad Abelsen sparring eldre junior damer Dan +65kg Sølv Rune Bye veteran +40 mønster herre Bronse Frida Ytterstad Abelsen mønster eldre junior damer 1-3 Dan Bronse Frida Ytterstad Abelsen lagmønster damer LM Gull Vida Andrea Høyersten Holm senior damer mønster blått belte Sølv Kevin Ånneland Halvorsen sparring junior herrer blått/rødt -50kg Bronse Andreas Moen sparring eldre junior herrer blått/rødt +75kg Bronse Kristin Syraksen mønster damer +40 blått/rødt belte NNM Bodø 18. oktober Salten beste klubb med 54 poeng (Tromsø 50 og Kirkenes 37) ITF Winter Cup Narvik 15. februar 12 utøvere, som hentet med seg 9 gull, 6 sølv og 7 bronse Foreldremøter o Det er gjennomført få foreldremøter i år. Dette arbeidet bør tas opp igjen med målsetning om at alle barne og juniorparti skal gjennomføre minst ett foreldremøte pr år. Sosialt samvær o Det ble gjennomført ulike sosiale tiltak i 2014, men færre enn i 2013 en hektisk høst med ulike mesterskap/nnm i Bodø gjorde at det ikke ble arrangert kick off. o Sommeravslutning. o Juleavslutning for barn på Tverlandet. o Juleavslutning for styre, instruktører og hjelpeinstruktører graderingshelgen på Great Gandhi o Videre ble det gjennomført ulike sosiale arrangement på de enkelte partiene i løpet av året. Lokaler o Klubben leier fortsatt lokaler på Kirkhaugen skole og på Engrossenteret. På Tverlandet leier klubben lokaler på samfunnshuset. Klubben er i dialog med Bodø Kommune om leie av lokaler i nybygd idrettshall tilknyttet Bankgata skole. Utdanning o Instruktører og andre medlemmer har deltatt på en rekke kurs og seminarer i løpet av året. Jentesparringsseminar i Surnadal

4 Sommerleirer i Målselv og Surnadal NTN grunnkurs Dommerkurs Andre instruktørkurs i regi av NTN og NKF. Økonomi o Klubben har fortsatt sunn økonomi med et lite overskudd for o Det refereres for øvrig til årsregnskap 2014 og budsjett for Nettsiden saltentkd.net o Klubben benytter nå de nye sidene i regi av NTN. o Nettsidene har vært jevnlig og kontinuerlig oppdatert med nyheter og informasjon. I tillegg så har klubben tilstedeværelse på Facebook og andre sosiale medier. Markedsføring o Arbeidet med synliggjøring i lokalmiljøet har pågått gjennom året ved oppvisninger, deltakelse på idrettsskoler, gymtimer på skoler og barnas idrettsdag. o Vi har videre jobbet for å få bedre pressedekning på våre arrangementer. Dette mener vi å ha lyktes med, og spesielt på høsten fikk vi mange positive og store oppslag i Avisa Nordland. Måned Dato Hendelse Januar Uke 2 Oppstart trening etter jul Vinterleir Gran Canaria Februar 15/2 ITF Winter-Cup Narvik Mars 12/3 Årsmøte 14/3 NTN Grunnkurs April 4-6/4 Påskegradering 27/4 EM i Riccione Italia Mai 17/5 Stor oppslutning av klubbens medlemmer i borgertoget 17.mai.( 90 stk. i skikkelig ruskevær) Juni 1/6 Treningssamling Stordalshallen 13-15/6 Sommergradering (190 oppe til test) Deltakelse sommerleir ungdom Surnadal Deltakelse barneleir Målselv (19 deltakere + 2 instruktører) Juli Deltakelse på voksensleir i Surnadal August September Deltakelse på barneleir i Surnadal Uke 34 Oppstart treninger etter sommerferie /8 ITF Taekwondo World Cup Jamaica Oppstart nybegynnerparti ungdom og voksen, Rønvikleira

5 Oppstart nybegynnerpartier barn, Kirkhaugen. Oppstart nybegynnerpartier barn + voksne Tverlandet Oktober 18-19/10 Deltakelse NNM Bodø November 8-9/11 Deltakelse NM Tromsø klubben stilte med 18 utøvere 29/11 Barnefestival (NKF) og treningssamling Nordstrandahallen Desember Julegradering -222 påmeldte medlemmer opp til test.(2 nye sortbelter) Juleavslutning for styre, instruktører og hjelpeinstruktører

6 RESULTAT 2014 KONTO KONTONAVN REGNSKAP 2014 BUDSJETT 2014 DIFFERANSE BUDSJETT 2015 DIFF REGNSKAP Renter bankinnskudd Salg butikk mva Sponsorinntekter Salg butikk mvafritt Salg kiosk/cafe Kursinntekter Grasrotandel Annen inntekt Tildeling utstyrsmidler Medlemskont Graderingsavgift DRIFTSINNTEKTER: Vareinnkjøp kiosk/cafe Graderingsutgifter Rekv.treningsutstyr eget bruk Innkjøp varer for salg/butikk VAREKOSTNADER: BRUTTOFORTJENESTE: Honorar instruktører Styrehonorar Husleie Lys og varme Renhold Andre kostnader lokaler Leie/leasing maskiner Leie postboks Inventar (ikke aktivert) Regnskapstjenester Kickoff/møtekostnader for instr Kontorrekvisita Kurs/seminar Sommerleir Konkurransestøtte Sosiale arr Porto Kontingenter Gaver Forsikringer Bankgebyrer Annen kostnad Avskr. Tap på fordringer SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER: DRIFTSRESULTAT: Leverandørrenter SUM FINANS: RESULTAT ETTER FINANS: C:\Users\Sjur\Dropbox\Salten styret\årsmøte\dok under arbeid\2015\regnskap 2014 og budsjett 2015

7 BALANSE SALTEN TAEKWON-DO KLUBB KONTO KONTONAVN Inng.balanse 2014 Utgående balanse 1460 Beh.av innkjøpte varer , , ,00 Varelager og forskudd leverandører , , , Kundefordringer 0,00 0,00 0,00 Kundefordringer 0,00 0,00 0, Kasse 760, , , P-konti , , , Budsjettkonto , , , Graderingskonto , , , Sparekonto , , ,73 Kontanter, bank , , ,77 Omløpsmidler , , ,77 EIENDELER , , , Annen egenkapital , , , Oppgjørskonto balanse ,42 0, ,42 Opptjent egenkapital , , , Leverandørgjeld , , ,40 Leverandørgjeld , , , Oppgjørskonto MVA , , ,79 Skyldig offentlig avgift , , , Annen kortsiktig gjeld , ,00 0,00 Kortsiktig gjeld , , ,19 EGENKAPITAL OG GJELD , , ,77

8

9 Handlingsplan for 2015 Vår visjon: Å bygge en klubb med sunn økonomi, høy trivselsfaktor og bli allment anerkjent som en seriøs klubb som innehar høy ekspertise innenfor etikk, selvforsvar, trening og personlighetsutvikling. Partier/medlemstall Vi bygger videre på de eksisterende partier og trener disse med tanke på gradering. Oppstart av nye partier er normalt aktuelt til vår- og høstsesongen dersom trenersituasjonen og tilgang på treningslokaler tilsier dette. Klubben hadde ved årsskiftet 293 aktive medlemmer og har de siste to årene stabilisert seg på rundt 300 aktive medlemmer etter å ha hatt en formidabel vekst i 2012, der vi på et tidspunkt var oppe i rundt 320 medlemmer. Totalt viste idrettsregistreringen for medlemmer ( medlemmer). Vi har startet opp flere partier i byen, og treningstilbudet på Tverlandet er nå godt etablert og det ble startet nye partier i I 2015 ønsker klubben å jobbe for fortsatt gradvis vekst. Likevel er stabilitet i etablerte partier viktigst. Som mål skal klubbens medlemstall være passert 300 aktive medlemmer ved utgangen av 2015 Mesterskap/konkurranse Klubben har satt seg som mål å arrangere minimum et klubbmesterskap/treningssamling i løpet av året. Vi vil prioritere å sende folk til aktuelle stevner og konkurranser i NM (Stavanger) og NNM (Kirkenes), er som vanlig satsingsfelt. Deltakelse på eventuelle regionsmesterskap er også aktuelt. Klubben skal også være representert ved EM og VM, etter at vi har fått utøvere på landslaget. Klubben skal også tilrettelegge muligheter for utøvere som står i posisjon til å delta på landslagsnivå, i forhold til å støtte utgifter som dette medfører. Klubben ønsker også å se på muligheter for å få til et regionalt opplegg for utøvere som har potensiale til å hevde seg i mesterskap.

10 Foreldremøter Vi satser på å holde foreldremøter (partivis eller samlet) for å styrke kommunikasjon mellom klubb og foresatte. Møtene avholdes tidligst mulig etter oppstart av partier, eller på andre tidspunkt etter behov. Sosialt samvær For å opprettholde det sosiale samværet i klubben og redusere antall medlemmer som slutter, satses det på å gjennomføre fellesarrangement. F.eks. akedag, sommeravslutning og juleavslutning. Utover dette planlegger de enkelte partier egne opplegg for sine medlemmer, og da minimum ett arrangement per år. Lokaler Klubben må i 2015 fortsette arbeidet med å sikre mer langsiktig tilgang til treningslokaler. Framtiden til Kirkhaugen er svært usikker, og langtidskontrakt er ikke oppnåelig. Bodø Kommune har signalisert at vi vil få leie lokaler på Kirkhaugen inntil lokalene knyttet til flerbrukshall ved Bankgata skole er klar. Vi vil opprettholde leie av gymsalen på Kirkhaugen skole hos Bodø kommune inntil videre, men klubben må utrede alternative lokaler da det er svært usikkert om vi kan erstatte all kapasitet på Kirkhaugen skole med lokaler i Bankgata. I tillegg disponerer/leier klubben fortsatt lokalet i Engrossentret på Rønvikleira, og vi leier lokaler på Samfunnshuset Tverlandet. Det kan være aktuelt å utvide leietid på Tverlandet for å romme nye partier. Utdanning Klubben arbeider kontinuerlig for å heve kompetansen for instruktører og styremedlemmer. Satsningen på instruktørutvikling og oppdatering videreføres. Klubben sponser noe av deltakelsen på NTNs sommerleir (evt. andre kompetansehevende arrangement) for instruktører med partiansvar dersom økonomien tillater det. Kvalitetssikringsarbeidet rundt instruktørene fortsetter i regi av ansvarlig instruktør. Sponsoravtaler Klubben vil søke å etablere samarbeid med kommune og næringsliv som vi skal forsøke å forvalte på beste måte, slik at vi kan få sponsoravtaler på lang og kort sikt. Økonomi Klubbens økonomi er i dag bra. Opplegg med avtalegiro og direkte innbetaling til konto skal fortsette for å hindre flyt av kontanter ved graderinger, mesterskap, samlinger osv. Klubben vil fortsette konseptet med økonomiansvarlig og ekstern revisjon

11 Klubbens størrelse har ført til etablering av utbetaling av instruktørhonorar denne skal evalueres og justeres slik at den er tilpasset klubbens aktuelle situasjon. Klubben vil fortsatt føre regnskapet i egen regi og videreutvikle etablert løsning med bruk av kortterminal ved betaling av graderingsavgift og utstyrssalg. Nettsiden saltentkd.net Hjemmesiden til klubben er et meget viktig informasjonsmedium for våre medlemmer, og også et ansikt utad til omverden. Arbeidet med hyppig å legge ut nyheter og informasjon om aktiviterer skal videreføres. Informasjonen som ligger ute på hjemmesiden hva angår treningstider, medlemskontingent, kontaktinformasjon etc, skal til enhver tid være oppdatert og korrekt. Videre har klubben en aktiv side på Facebook som benyttes for hurtig informasjonsformidling, i tillegg til e-post, hjemmesider og andre sosiale medier som Twitter og Instagram. Det meste av informasjon vil fortsatt formidles elektronisk, og det er derfor viktig at medlemmene påser at medlemsprofilene deres inneholder riktige e-postadresser. Markedsføring Klubben fikk i 2014 god synliggjøring gjennom deltakelse på gymtimer og barneidrettsskoler. Klubben har også hatt god pressedekning. Synliggjøring av klubbnavnet i nærmiljøet er viktig med tanke på fremtidig rekruttering. Derfor vil vi også i 2015 jobbe aktivt for dette med de samme virkemidlene, slik som deltakelse på gymtimer, idrettskoler, barnas idrettsdag, oppvisninger og best mulig pressedekning på våre arrangementer. De eksisterende medlemmene er også en veldig viktig kanal i forbindelse med rekruttering av nye medlemmer. Det viktigste punktet i forhold til markedsføring vil være å ha mest mulig fornøyde medlemmer. Vi håper at også 2015 skal bli et år hvor vi lykkes på alle fronter og at medlemmene får den klubben de ønsker seg. Med vennlig hilsen Styret Salten Taekwon-Do Klubb

12 Bodø, 12. januar 2015 Valgkomiteens innstilling til årsmøtet 2015 Styreleder: Trond Nordland Nestleder: Carl-Fredrik Donjem Økonomiansvarlig: Ingelise Sandø Styremedlem 1: Morten Bach Nymo Styremedlem 2: Thomas Bomstad Styremedlem 3/ungdomsrepresentant: Frida Y. Abelsen Varamedlem 1: Rune Bye Varamedlem 2: Tommy Øyen For valgkomiteen Peter Kvig Magne Fredriksen Amanda Jensen Salten Taekwon-do Postboks BODØ