Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune Arkivsak: Møtedato/tid: Møtested: Deltagere: 11/ , kl. 18:00 Rådhuset Ole Halvard Bondahl, leder Brynjolv Haave Olga Irene Fuglem Helga Renå Arnstein Trøite Rådmannen Tor Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Forfall: Kopi: Postmottak Revisjon Midt-Norge IKS, Postmottak Selbu kommune varamedlemmer, ordfører og rådmann Sakliste 001/11 002/11 003/11 004/11 005/11 006/11 Referatsaker Forvaltningsrevisjonsrapport - Omdømme og omdømmebygging i Selbu kommune Rutiner for utbetaling av tilskudd til skogsbilveier i Selbu kommune. KonSek - tidsforbruk perioden Årsmelding 2010 for kontrollutvalget Eventuelt. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Ole Halvard Bondahl (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Arvid Hanssen Daglig leder KonSek

2 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/11 Arvid Hanssen 033, &17 11/17-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Selbu kommune årsmelding 2010 Skatteoppkrever.doc Medlemsbrev pdf Rapport om kontrollutvalg_wirum(r).pdf Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: Kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Selbu kommune, datert Årsrapport 2010 Værnes-regionen skatteoppkreverkontor, datert Medlemsbrev nr 1/2011 fra FORUM for KONTROLL og TILSYN. Datert Rapport utarbeidet av Kjell Tore Wirum, datert , - Valg til kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg etterlevelse av kommunelovens bestemmelser. Sak 5/11 i Arbeidsmiljøutvalgets møte den Arbeidstilsynets Pålegg til Selbu kommune. Noen av dokumentene er omfattende og oversendes kontrollutvalget som egne vedlegg. I tilknytning til sak 33/10 i kontrollutvalgets møte den ba kontrollutvalget sekretariatet om, via rådmannen, å innhente alle fremtidige eksterne tilsynsrapporter vedrørende Selbu kommune og at disse forelegges kontrollutvalget. Rapport, rådmannens svarbrev, samt sak 5/11 i Arbeidsmiljøutvalget legges i denne omgang frem som referatsak. Kontrollutvalget kan i møte vurdere om de ønsker å følge opp rapporten raskt eller om utvalget vil avvente til fristen for å utbedre påleggene går ut den I sak 5/11 opplyser administrasjonen at det er naturlig å se oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om sykefravær som kommunestyret behandlet i 2010, i sammenheng med påleggene fra Arbeidstilsynet.

3

4

5

6 Årsrapport 2010 Værnes-regionen skatteoppkreverkontor Denne rapporten gir en oversikt over sentrale aktiviteter i 2010 og virksomhetens økonomiske status. 1. Virksomhetsområde Sentrale hendelser og aktiviteter i perioden har vært: I 2010 har den gode trenden vi hadde i 2009 fortsatt og det ble igjen et et år med et godt arbeidsmiljø og gode resultater. SOFIE systemet utvikles videre og vi har blitt pålagt en del nye rutiner gjennom noe som kalles DTI. Dette går på saksbehandling der det maskinelle løpet gjør stadig flere vurderinger for oss. Vi har som resultat av dette fått betydelig mindre betalingsavtaler som må sies og være bra. Det kreves også søknad med dokumentasjon ved de fleste henvendelser. Dette gir raskere betaling og også større grad av likebehandling. Dette er i tråd med sentrale føringer. Vi har som følge av innføringen av DTI også blitt pålagt i større grad og ta telefonisk kontakt med skattyterne og det blir positivt mottatt og vi ser at det også kan øke andelen som betaler før innkreving igangsettes. Skatteinngangen er særdeles god i Malvik og Stjørdal der økningen fra året før ligger på ca 10 %. I Selbu og Tydal er økningen i størrelsesorden 3 %. Sum av all skatteinngang både personlig og blant selskap utgjør nå i overkant av kr. 3 mrd. for alle fire kommunene. Stjørdal står for ca halvparten. Malvik en tredel og resten på Selbu og Tydal. Inntektsutjevningssystemet gjør at kommunene bare får beholde deler av en slik økning selv. Revisjon og tilsyn av skatteoppkreverens arbeid foretas av staten ved regional kontrollenhet. De kontrollerer både betaling og regnskap og den innkrevingsmessige delen av virksomheten. Vi har hatt revisjon på begge områdene i året uten at større forhold er avdekket. Det vil komme en årsrapport fra revisjon som kan behandles sammen med denne årsberetningen. Det ble gjennomført en brukerundersøkelse gjennom Værnes-regionen der vår funksjon fikk en god attest av de ansatte på at vi langt på vei har nådd målene for samarbeidet. Det er avtalt at kommunene får innsyn i skatteoppkreverens arbeid gjennom fremleggelse av denne årsberetning med årsregnskap og årlig rapport fra revisjonen. I tillegg bør en behandle arbeidsgiverkontrollen sin årsrapport samtidig. Disse dokumentene legges fram

7 for kontrollutvalgene i første kvartal hvert år for spørsmål og videre kan den enkelte kommune velge om det skal legges fram for kommunestyret som en orienteringssak. Det følger av arbeidsoppgaven at det er viktig og ha en god intern kontroll. Skatteoppkreveren har utarbeidet rutiner for intern kontroll i tråd med de føringer som ligger på området. Det er endringer i kontantkasse behandlingen som følge av at lokal bank ikke lengre har skrankefunksjon. 2. Personal Oppgavedelingen ved kontoret er gjenstand for løpende vurdering. Dette går på ressurser og innsats i forhold til arbeidsoppgaver. Vi har gjort flere endringer internt i løpet av året Det er avholdt månedlige felles personalmøter i løpet av I tillegg har gruppene sine egne møter. Korttids sykefraværet er lavt (1,4 %) og ellers har vi noe langtidssykdom ved kontoret og utgjør 0,8 årsverk p.t. Det er ikke jobbrelatert fravær. Det har gitt oss noen utfordringer knyttet til organisering og oppgaveløsning, men vi har klart det bra. Det blir naturlig en mer belastning på enkelte i perioden på grunn av dette. Det ble gjennomført medarbeidersamtaler i 2010 og de forhold som der ble tatt opp er behandlet. Det har vært gode muligheter til og delta på kurs i 2010 og det er benyttet. Vi har fortsatt fokus på egenopplæring og kompetansen ved kontoret er god. Skatteoppkreveren anser ressursene for å være tilstrekkelig i forhold til hovedområdene og kompetansen er god, men det er behov for videre fokus på opplæring og utvikling. 3. Økonomi Regnskap 2010 Budsjett 2010 Art 10 Lønn/sos.utgifter Art 11 Kjøp av varer og tjenester Art 14 Overføringer Sum utgifter Kommentarer til regnskapet Regnskapet viser et underforbruk i forhold til budsjett på kr I forhold til regnskapet året før er underforbruket på kr Gebyrinntektene til kommunene fremgår ikke av dette. De gjøres opp direkte. For 2010 genererte vår virksomhet gebyrinntekter i størrelsesorden kr. 674.

8 Kostnadsfordelingen mellom kommunene iht. fakturering (tall i tusen kr.) Kommune: Tydal Selbu Malvik Stjørdal Resultatvurdering Skatteoppkreveren måles etter en styringsdialog mellom oss og Skatt Midt-Norge der vi i forkant har blitt enige om målene som skal oppnås på innkrevingssiden. Måletidspunktet er året etter inntektsåret. Vi setter oss ambisiøse mål for innkrevingen og vi har på de fleste områder langt overskredet målene våre og det er vi særdeles godt fornøyd med. Det er en stor økning i antall gjennomførte aktiviteter gjennom året. Detaljene rundt dette finnes i fagrapporten som er sendt til staten. Her vil de som ønsker det kunne finne mange flere detaljer om skatteoppkreverens virksomhet. Avdeling betaling og regnskap har for 2010 gjennomført et utebesøk til regionens regnskapsførere for og informere om innlevering av oppgaver og for og vise oss fram. Det har vært bare positive tilbakemeldinger ifra dette og vi tror det vil gi oss bedre grunnlagsdata og høyere grad av effektivitet framover. Arbeidsgiverkontrollen har i hovedsak nådd målsettingen og kravet til antall gjennomførte kontroller i alle kommunene. Det er i tillegg avdekket større beløp som skulle vært innberettet og det vil i neste omgang gi oss krav som ved innkreving øker inntektene. Hommelvik 3 februar 2011 Jan Erik Slind Skatteoppkrever

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18 Forvaltningsrevisjonsrapport - Omdømme og omdømmebygging i Selbu kommune Saken behandles i Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/11 Arvid Hanssen 11/115-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Omdømme og omdømmebygging til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Omdømme og omdømmebygging til etterretning. 2. Kommunestyret ber om at rådmannen følger opp anbefalingene i rapporten og bruker rapporten som et av flere virkemidler i det videre arbeidet med å opprettholde et godt omdømme av Selbu kommune. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på omdømmearbeidet i Selbu kommune i kontrollutvalgets første møte i Vedlegg Omdømme og omdømmebygging - Selbu kommune Saksutredning Omdømme og omdømmebygging er blitt stadig mer brukte begrep i de siste årene. Organisasjoner, bedrifter, kommuner og enkeltpersoner blir stadig mer bevisst på hvordan de fremstår og oppfattes av andre. I et åpent samfunn, med stor frihetsgrad og der media spiller en stor rolle, vil meninger og oppfatninger om andre ofte dannes gjennom de inntrykk som frembringes gjennom direkte kontakt, de saker som media formidler og generelt hvordan man fremstår i det daglige. I en tid hvor det er konkurranse om arbeidskraft, innbyggere, kunnskap og kapital er det viktig for regioner, kommuner og lokalsamfunn å tiltrekke seg innbyggere og arbeidsplasser. En forvaltningsrevisjonsundersøkelse med fokus på omdømme er ingen typisk granskingsoppgave, men mer en kartlegging av hva Selbu kommune gjør for å ivareta et godt omdømme i eget nærmiljø og hvordan Selbu fremstår i regionen for øvrig. Formålet med en slik undersøkelse er å holde fokus på arbeidet med omdømme og omdømmebygging og bidra til at Selbu kommune kan fremstå på en god og positiv måte i sitt nærmiljø og sine omgivelser. Kontrollutvalgets bestilling I henhold til plan for forvaltningsrevisjon bestilte kontrollutvalget på møte i juni 2010 en forvaltningsrevisjon med fokus på omdømme og omdømmebygging i Selbu kommune. Da det pågikk andre undersøkelser knyttet til omdømme i Værnesregionen ble det etter en prosess, hvor revisor og kontrollutvalget deltok, bestemt at prosjektet skulle ha fokus på arbeidet med omdømmebygging i den kommunale organisasjonen. Problemstilling

19 Dialogen mellom kontrollutvalget og revisor endte opp i følgende problemstillinger som skulle besvares: Hovedproblemstilling: Arbeider Selbu aktivt, helhetlig og systematisk med omdømmebygging? Delproblemstillinger: Er Selbu kommunes visjon og verdiplattform forankret i organisasjonen? Hvilken strategi og hvilke virkemidler har Selbu kommune anvendt for å bygge organisasjonens omdømme? Hvordan har man kvalitetssikret og evaluert omdømmearbeidet i Selbu kommune? Resultater fra undersøkelsen Revisjon Midt-Norge IKS sin konklusjon på side 36 i rapporten gjengis i sin helhet: Denne forvaltningsrevisjonen har hatt fokus på omdømme og omdømmebygging i Selbu kommune, avgrenset til den kommunale organisasjonen. Hovedproblemstillingen har vært hvorvidt Selbu kommune arbeider aktivt, helhetlig og systematisk med omdømmebygging? Revisor er av den oppfatning at rådmannen i Selbu kommune har et engasjement i forhold til omdømme og omdømmebygging i og for organisasjonen. Rådmannen, alle sektorledere og utvidet ledergruppe har vært involvert i drøftinger av omdømme og omdømmebygging. Dette tilsier at man forsøker å ta et helhetlig grep i forhold til tematikken. Ut i fra våre intervjuer og spørreskjemadata kan det synes som om det kan være en del å hente i forhold til å systematisere omdømmearbeidet. Revisor har gjennom rapporten påpekt blant annet; forholdet mellom visjon og slagord, en formulert strategi for arbeidet, konkretisering av målsettinger, gjennomføring av konkrete tiltak, og evaluering og justering av tiltak i forhold til overordnede mål. Revisor vil allikevel henvise til omdømmeundersøkelsen i regi av Værnesregionen, og presisere at Selbu kommune generelt ser ut til å ha et godt omdømme. Innbyggerne i Selbu skårer høyere enn landet som helhet og likt med de andre kommunene i Værnesregionen når det gjelder tjenestetilfredshet. Det er også viktig å påpeke at omdømmearbeid er en langsiktig prosess, og at arbeidet med denne forvaltningsrevisjonen kan være ett av flere bidrag som kan forbedre omdømmebyggingen i Selbu kommune. Revisors anbefalinger På bakgrunn av undersøkelsen gir revisor følgende anbefalinger: Revisor anbefaler at kommuneledelsen gjør en vurdering av de utfordringer som er knyttet til bruk av visjon og slagord. Revisor anbefaler at kommuneledelsen gjør en vurdering av behovet for en mer systematisk tilnærming til omdømmebygging for organisasjonen. Kontrollutvalgssekretariatets vurderinger Etter kontrollutvalgets sekretariat sine vurderinger har Revisjon Midt-Norge IKS gjennomført en relevant undersøkelse ut fra spissingen av prosjektet som ble gjort i bestillingsprosessen. Hovedkonklusjonen på arbeidet med omdømme i organisasjonen er positiv. Dette i tillegg til gode tilbakemeldinger i forhold til omdømmeundersøkelsen i Værnesregionen, gir samlet et

20 oppløftende bilde. Sett i lys av disse undersøkelsene er det mye som tyder på at Selbu kommune har lykkes med omdømmearbeidet. Noe av årsaken kan, ut fra sekretariatets vurdering, tilskrives at rådmannen har hatt et meget bevisst forhold til viktigheten av at alle i organisasjonen skal opptre og fremstå på en positiv måte overfor innbyggere, internt i kommunen, samt ut mot lokale medier der dette er aktuelt. Selv om rapporten som helhet er positiv, viser resultatet av spørreundersøkelser og intervjuer ute i organisasjonen at det kan være noe å hente ved å systematisere omdømmearbeidet ytterligere. Dette gjenspeiler seg i revisors anbefalinger. Rapporten inneholder god statistikk over tilbakemeldinger fra ansatte, noe som gjør at den bør gjøres kjent og benyttes som grunnlag i den videre prosessen internt i kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Omdømme og omdømmearbeid i Selbu kommune for å gi en relevant tilbakemelding på omdømmearbeidet i organisasjonen Selbu kommune. Rapporten, inklusive omtalen av omdømmeundersøkelsen i Værnesregionen, tyder på at organisasjonen Selbu kommune har bidratt til at Selbu har et godt omdømme og dermed har gjort mye riktig. Da omdømme lett kan endres er det viktig å ha løpende bevissthet i organisasjonen på dette området og at ledelsen tar tak i og vurderer områder som revisor har pekt på i rapporten. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med innstillingen som følger saken.

21 Rutiner for utbetaling av tilskudd til skogsbilveier i Selbu kommune. Saken behandles i Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/11 Arvid Hanssen /91-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning På bakgrunn av en henvendelse til kontrollutvalget la sekretariatet frem en oversikt over utbetalinger av tilskudd til skogsbilveier i Selbu kommune i perioden i kontrollutvalgets møte den Oversikten, som er utarbeidet av administrasjonen, er spesifisert på år og det enkelte veianlegg som har fått innvilget tilskudd. Det er utbetalt ca 3,5 mill kr i tilskudd i perioden Administrasjonen har på forespørsel fra KonSek opplyst følgende knyttet til rutiner for utbetaling: Gjeldende rutiner for utbetalinger av både kommune- og statstilskudd til skogsbilveier, er at kommunen godkjenner og anviser disse, og at de går til veiforeningene eller byggherre. Det er veiforeningen eller byggherre som kommer til kommunen med regningen, der de ber om utbetaling av tilskuddene de er berettiget. På bakgrunn av en konkret forespørsel knyttet til en utbetaling av tilskudd har administrasjonen i Selbu kommune foretatt stikkprøve-kontroller av utbetalinger av tilskudd til skogsbilveier i perioden Med unntak av fakturaen som KonSek viste til fra 2002, har alle de kontrollerte utbetalingene gått til veiforeninger eller byggherrer, iflg e-post fra kommunen til KonSek. Administrasjonen har sjekket i arkivet uten å finne opplysninger som sier hvorfor en utbetaling har gått direkte til entreprenør. Dersom det er ønskelig vil administrasjonen svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Henvendelsen til kontrollutvalget knyttet til utbetaling av tilskudd til skogsbilveier viser at det har forekommet avvik fra etablert praksis/rutiner i ett tilfelle. Konklusjonen bygger på administrasjonens gjennomgang. Sekretariatet foreslår ingen spesiell revisjonsgjennomgang på området nå, men lar området inngå i vurderingen av risikobilde sammen med den øvrige virksomheten i kommunen

22 KonSek - tidsforbruk perioden Saken behandles i Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/11 Arvid Hanssen /114-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar statusrapportering fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS over tidsforbruk i perioden i Selbu kommune til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget skal i henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven sørge for en tilfredsstillende kontroll og tilsynsordning i kommunen. Det viktigste verktøyet kontrollutvalget har for å utøve denne funksjonen er utvalgets kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. For å kunne utøve denne funksjonen på en god måte er det viktig at kontrollutvalget har oversikt over forbruket av ressurser til revisjons- og tilsynsarbeidet slik at disse kan prioriteres på en best mulig måte. Tilgjengelige ressurser vil i første rekke være avhengig av budsjettrammene som kontrollutvalget har for å kjøpe revisjons- og sekretariatstjenester. Utvalget vil også ha muligheten til å påvirke innretningen på tilsynsarbeidet gjennom hvordan kontrollutvalget prioriterer ulike tilsynsoppgaver som forvaltningsrevisjonsarbeid, selskapskontroll, undersøkelser eller utvidet finansiell revisjon innenfor særskilte områder. For å kunne styre kontroll og tilsynsarbeidet er kontrollutvalget avhengig av å ha oversikt over tilgjengelige tidsressurser. Dette gjelder både hos revisor som utøver det operative kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, men også hos kontrollutvalgets sekretariat som sørger for saksforberedelsene for kontrollutvalget og som foretar mindre undersøkelser og kartlegginger av virksomheten i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem oversikt over forbrukt tid til sekretariatsarbeid for kontrollutvalget i Selbu kommune for perioden Direkte arbeid Sum Budsjettert Merforbruk KU-felles, indirekte. * Kjøring 1/15 av total kjøring i KonSek *) KU-Felles er tid som er brukt felles for kontrollutvalgene, f eks til møter med revisor, felles samlinger m.m. i 2010 er det brukt mye tid til utarbeidelse av felles base over selskaper som KonSek-kommuner har eierinteresser i. Basen brukes som grunnlag for risikovurderinger for fremtidig selskapskontroll.

23 Representantskapet i KonSek har gjort vedtak om at tidsforbruket i de enkelte kommuner over tid skal tilsvare andelen de enkelte kommuner betaler inn i honorar. KonSek legger frem oversikter over tidsforbruk for alle kommuner på representantskapsmøter hvert år og avvikene som er fremlagt har ikke resultert i krav om endringer i fordelingsnøkler de siste år. KonSek har samlet produsert flere timer enn budsjettert i perioden, noe som også har kommet Selbu kommune til gode. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS anser det som viktig å være regelmessig til stede i kommunene, både for å få innblikk i kommunens virksomhet og for å vise at kontrollutvalget er representert i forvaltningen. Vi har likevel valgt å redusere reisevirksomheten noe for å øke tiden til direkte arbeid. Vi belaster ikke den enkelte kommune for faktisk reisetid, men fører dette over et felles budsjett. KonSek legger opp til likebehandling av kommunene uavhengig av geografisk beliggenhet. Det er brukt noe mindre reisetid til Selbu kommune enn det som er belastet i perioden, noe som har sammenheng med at en av og til besøker Tydal samtidig og sekretær for utvalget har relativt kort vei til Selbu. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem oversikt over forbrukt tid til Selbu kommune for perioden , og ber om at kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering, jf. innstillingen.

24 Årsmelding 2010 for kontrollutvalget Saken behandles i Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/11 Arvid Hanssen /113-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2010 til orientering. Vedlegg Årsmelding for kontrollutvalget for 2010.doc Saksutredning Etter endringer i kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll, er kontrollutvalgets oppgaver og ansvar betydelig utvidet, og det er i så måte viktig med en nær dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til den vedlagte årsmeldingen for kontrollutvalget for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret til orientering.

25 Årsmelding for kontrollutvalget for Innledning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget har i 2010 gjennomført nok et aktivt år, der mange saker og problemstillinger har vært tatt opp til behandling. Gjennom kontakt med politikere og ansatte ønsker kontrollutvalget å være synlig og tilgjengelig slik at saker løses raskt og effektivt. Slik kan innbyggere og brukere ha trygghet for at Selbu kommune har en god og aktiv egenkontroll i egen organisasjon. Brynjulf Haave rykket opp som fast medlem av kontrollutvalget fra etter at Kim Olsen Stokke måtte tre ut av utvalget pga ansettelsesforhold i Selbu kommune. Det ble samtidig noen endringer i sammensetning av varamedlemmer. Fra har kontrollutvalget hatt følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Ole Halvard Bondahl Leder 1. Liv Kjelstad Sundal 2. Ole Lund 3. Steffan Tollefsen Arnstein Trøite Helga Renå Nestleder 1. Else May Engen 2. Oddvar Uglem 3. Bjørn Einar Jørgensen 4. Bodil Olsen Brynjolv Haave Olga Irene Fuglem 1. Jon Erik Haarstad 2. Liv Grøtte 3. Arild Hegge 4. Jørund Hølaas I henhold til kommuneloven skal minst ett av medlemmene være fra kommunestyret. Kontrollutvalget er opptatt av å ha en tett og god dialog med kommunestyret og mener forankringen i kommunestyret er positivt. Likestilling Kontrollutvalget består av 2 kvinner og 3 menn. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. Kontrollutvalgets funksjon Kontrollutvalget skal være et aktivt organ som fremstår med integritet og respekt i den kommunale forvaltningen. Utvalget skal sikre at kommunen ivaretar sine oppgaver på en formålstjenlig og effektiv måte i henhold til lov og kommunestyrets forventninger. Kontrollutvalget utøver således sin funksjon på vegne av kommunestyret. Et velfungerende kontrollutvalg er en del av det kommunale selvstyret og en viktig bestanddel i lokaldemokratiet.

26 Kommunestyret har vedtatt egne retningslinjer for kontrollutvalget i Selbu. Disse finnes på KonSeks hjemmesider under utvalgene/selbu. Kontrollutvalget er opptatt av å legge vekt på samarbeid og opptre på en nøytral og upolitisk måte. I tillegg til lovpålagte oppgaver inneholder reglementet bestemmelser rundt saksbehandling og arbeidsmåter som benyttes i kontrollutvalget. Det er enighet om at det er viktig at ordfører benytter sin møterett og deltar i enkelte kontrollutvalgsmøter. Rådmannen inviteres eller innkalles til flere møter for å gi kommentarer eller svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget har i 2010 avholdt 6 møter og behandlet 37 ordinære saker. I tillegg har utvalget hatt mange referatsaker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som referatsaker. Leder i utvalget eller andre fra kontrollutvalget har orientert og svart på spørsmål knyttet til protokollen, når dette har vært nødvendig. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten. Regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget oversender hvert år en uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap. For regnskapsåret 2009 merket kontrollutvalget seg at det på enkelte sektorer var store avvik mellom regulert budsjett og regnskap, hva angår inntekter og kostnader. Utvalget mente at noen av avvikene ikke er kommentert tilstrekkelig i årsberetningen. For øvrig påpekte kontrollutvalget at regnskapet og årsmeldingen ga god informasjon om virksomheten. Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i 2010 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende sykefravær i Selbu kommune, med hovedvekt på forebygging, tiltak og oppfølging innen Hjemmetjenestene. Kommunestyret har behandlet rapporten og vedtatt at rådmannen skal gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding høsten 2011, om status i arbeidet med å redusere sykefraværet innen hjemmetjenestene. Rapport, saksfremlegg og vedtak i kontrollutvalget ligger på hjemmesiden til KonSek. Kontrollutvalget har fulgt opp kommunestyrevedtak etter en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende Kompetansestrategi for grunnskolen som ble behandlet i KS-sak 47/2009. Kontrollutvalget er fornøyd med administrasjons oppfølging og behandling av rapporten. Kommunestyret behandlet i sak 15/09 kontrollutvalgets vurdering av rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende økonomisk sosialhjelp fra Kommunestyret vedtok da at rådmannen måtte gi kontrollutvalget ny skriftlig tilbakemelding på status i forhold til utarbeidelse av skriftlige saksbehandlingsrutiner innen Kommunestyrets vedtak er nå effektuert og dokumenterte retningslinjer for behandling av enkeltsaker vedrørende sosialhjelp er på plass. Selskapskontroll: Formålet med selskapskontroll er å følge opp at selskapene driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner med selskapenes virksomhet, samt at kommunen har gode rutiner for oppfølging.

27 Kommunestyrets vedtak fra 2007 om at rådmannen skal legge frem forslag til rutiner for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter er ikke effektuert, men kontrollutvalget har hatt fokus på forholdet og rådmannen opplyser at prosessen er i gang. Kontrollutvalget har i 2010 startet arbeidet med plan for selskapskontroll for kommende valgperiode og har bedt KonSek om å få fremlagt en helhetlig gjennomgang av kommunens eierskapsportefølje. Andre forhold: Kontrollutvalget har i tillegg til lovpålagte saker også vurdert og behandlet noen ordinære saker og hatt referatsaker etter innspill fra utvalget selv og andre. Eksempler på slike saker er: - Orientering om organisering av og arbeid med - psykisk helsevern i Selbu kommune. Orientering om resultater av de nasjonale prøver for 5. og 8. klasse ved skolene i Selbu. Orientering om driften -, samt en praktisk oppfølging av kommunens etiske retningslinjer ved Selbu sykehjem Orientering fra ordfører og rådmann om prosessen i tilknytning til spørsmål om kjøp av aksjer i Kjelstad Holding AS. Bestillingsprosessen i forhold til forvaltningsrevisjonsprosjekter. Oppfølging av Helsetilsynets rapporter til Selbu kommune, datert og Innspill i forbindelse med Kommunal- og regionaldepartementets arbeid med veileder for kontrollutvalg. System for oppfølging av politiske vedtak i Selbu kommune, rådmannens oppfølging. Selbu kommunes rutiner/retningslinjer for gaver/gavemidler, sett opp mot sentralt lovverk. Følges opp juni Kontrollutvalget er opptatt av at kommunens interne kontrollsystem fungerer. Kontrollutvalget har i 2010 drøftet rapport 85 tilrådninger for styrkt eigenkontroll i kommunane, som en arbeidsgruppe nedsatt av Kommunal- og regionaldepartementet kom med i desember Varaordfører, rådmann og revisor deltok i kontrollutvalgets møte i desember 2010, da egenkontrollrapporten var oppe som sak siste gang. En av hovedanbefalingene i rapporten går på at det må være god rolleforståelse mellom aktørene i egenkontrollen, hvorav også kommunestyret er viktig, i tillegg til aktørene som deltok i møtet. Kontrollutvalget vil som en del av den videre oppfølging avrapporten å ha a spesiell fokus på følgende områder: - Dialogen mellom alle med ansvar for egenkontroll må fortsette. - Større fokus på innholdet i tilsyn og kontroll bør inn i folkevalgtopplæringen. - Arbeidet og prioriteringer i forbindelse med forvaltningsrevisjon. - Anbefaling 18 om at kommunene bør dokumentere internkontrollen i større grad. - Kontrollutvalget ønsker å få fremlagt eksterne tilsynsrapporter vedrørende Selbu kommune.

28 Kontrollutvalgets økonomi Regnskapet for kontrollutvalget føres under ansvar 110 og tjeneste Kommuneregnskapet for 2010 viser at kostnader til kjøp av tjenester til revisjon og sekretariatstjenester er i samsvar med budsjettet. Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet (møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, reise, kurs, mv) ligger samlet under budsjettet, slik at det totalt er et mindreforbruk på knapt kr for kontrollutvalgets virksomhet for Kontrollutvalget har som følge av relativt stor aktivitet i perioden brukt noen flere timer til sekretariatsbistand enn det er budsjettert med Dette har ikke fått økonomiske konsekvenser for Selbu, men representantskapet i KonSek har vedtatt at ressursbruken, over tid, skal tilsvare det den enkelte kommune betaler inn til selskapet. Gjennom forslag til økonomiplan for kontrollutvalget for perioden fremmet utvalget i 2010 forslag om økte ressurser til forvaltningsrevisjon i 2011, med kr , som skulle bruke til et større forvaltningsrevisjonsprosjekt knytet til interkommunalt samarbeid. Kommunestyret sluttet seg ikke til forslaget om økt bevilgning.. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om eget arbeid har vært preget av mange saker og problemstillinger som spenner over et vidt område av kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Selbu kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalget er opptatt av å bygge opp egen kompetanse innen kontrollarbeidet og har deltatt på opplæring for kontrollutvalg. Dette videreføres i Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Selbu kommune. Utvalget takker for samarbeidet i året som har gått og ser frem til et godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget bidra til en velfungerende forvaltning, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Selbu kommune. Selbu, den Ole Halvard Bondahl Kontrollutvalgets leder

29 Eventuelt. Saken behandles i Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Arvid Hanssen 033, &17 11/17-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato Saksnr 006/11